De aanvrager dient een projectvoorstel in bij de minister.

De minister kan ondersteuning bieden bij de uitwerking van het projectvoorstel.

Wanneer het projectvoorstel past binnen de doelstelling van het EGF en voldoet aan de bij of krachtens de verordening gestelde voorwaarden, kan de minister besluiten het voorstel conform de daaraan gestelde voorwaarden in te dienen bij de Europese Commissie.

De aanvrager dient de aanvraag binnen 6 weken na de referentieperiode in bij de minister.

De minister dient slechts een verzoek om middelen op grond van het EGF in bij de Europese Commissie, na controle van de vereiste ontslagen in de referentieperiode en nadat hij een convenant heeft afgesloten met de aanvrager, waarin afspraken over de samenwerking en de wijze van uitvoering van de beheers- en controle activiteiten worden vastgelegd.

De minister dient de aanvraag binnen 12 weken na de referentieperiode bij de Europese Commissie in.

De kosten van een project als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van de verordening, zijn subsidiabel vanaf de datum waarop gestart wordt met individuele dienstverlening aan de ontslagen werknemers, welke datum niet voor de referentieperiode ligt.

De kosten die gemaakt zijn ter ondersteuning van het tot stand brengen van een aanvraag, zijn subsidiabel vanaf de einddatum van de referentieperiode mits de individuele dienstverlening is gestart. De aanvrager draagt er zorg voor dat deze kosten marktconform zijn.

Het project heeft, vanaf de datum waarop de minister de aanvraag indient, een looptijd van 24 maanden. Het individuele begeleidingstraject kan uiterlijk 3 maanden na de indieningdatum starten; de looptijd van 24 maanden vangt dan aan vanaf de startdatum van het individuele begeleidingstraject.

De periode voorafgaand aan de indiening van de aanvraag door de minister kan worden toegevoegd aan de looptijd van het project, vanaf de datum waarop het eerste individuele begeleidingstraject voor de ontslagen medewerker is gestart.

Deze startdatum valt binnen de referentieperiode.

De aanvrager start met het project uiterlijk 3 maanden na indiening van het verzoek door de minister bij de Europese Commissie.

De minister geeft de aanvrager een beschikking tot subsidieverlening, nadat de Europese Commissie het projectvoorstel heeft goedgekeurd.

De minister verstrekt de aanvrager een voorschot van de Europese financiering voor de projectsubsidie naar rato van de gerealiseerde kosten, mits:

1. a.

   de Europese Commissie het projectvoorstel heeft goedgekeurd;

2. b.

   de uitvoering conform de aanvraag en het convenant, bedoeld in artikel 4, tweede lid, geschiedt;

3. c.

   de gerealiseerde kosten zijn gecontroleerd door de managementautoriteit.

De aanvrager draagt zorg voor een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie met betrekking tot de uitvoering van de projectactiviteiten en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Hierin zijn een financiële administratie, een deelnemersadministratie en een projectadministratie met geleverde prestaties opgenomen.

De aanvrager richt de nodige beheers- en controle systemen in conform de eisen die worden gesteld bij en krachtens de verordening en werkt volledig mee aan de door de minister en de auditautoriteit uitgevoerde controles.

De aanvrager bewaart de projectadministratie op een centrale locatie; dit lid is ook van toepassing voor sectorale aanvragen.

De aanvrager geeft inzage in of toegang tot de projectadministratie op verzoek voor controle door de minister, de auditautoriteit, de Europese Commissie en de Europese Rekenkamer.

De projectadministratie wordt bewaard tot 3 jaar na de vaststelling van de subsidie, bedoeld in artikel 10.

De aanvrager verstrekt aan de managementautoriteit, onder gebruikmaking van het daartoe door de minister elektronisch beschikbaar gestelde formulier, 3 maal het burgerservicenummer van de deelnemers aan zijn project.

Uiterlijk zes weken na afloop van het project dient de aanvrager bij de minister een verzoek in tot vaststelling van de subsidie. Dit verzoek bestaat uit een eindverslag over de uitvoering van de projectactiviteiten en een einddeclaratie van de kosten.

Indien de minister tot het oordeel komt dat bepaalde kosten in de einddeclaratie van de aanvrager niet subsidiabel zijn onder de gestelde voorwaarden van de verordening deelt hij dit aan de aanvrager mee met het verzoek de einddeclaratie op dit punt te wijzigen.

Uiterlijk zes maanden na afloop van het project levert de minister, na controles door de managementautoriteit, de auditautoriteit en de certificeringsautoriteit, aan de Europese Commissie het eindverslag in samen met de einddeclaratie waarin de uitgaven worden verantwoord conform de in de verordening gestelde eisen.

De minister stelt de aanvrager zo snel mogelijk op de hoogte van de definitieve beslissing van de Europese Commissie waarin de financiële bijdrage van het EGF wordt afgesloten, en stelt, met inachtneming van het oordeel van de Commissie, de subsidie vast.