Ministeriële regeling · BWBR0041542

Controleprotocol voor de jaarverantwoording politie

Wijzigingen Officiële bron
Regeling van de Minister van Justitie en Veiligheid van 28 oktober 2018, houdende de vaststelling van een nieuw controleprotocol voor de jaarverantwoording van de politie (Controleprotocol voor de jaarverantwoording politie)Controleprotocol voor de jaarverantwoording politieDe Minister van Justitie en Veiligheid,

Gelet op artikel 11, derde lid, van het Besluit financieel beheer politie;

Besluit:

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Justitie en Veiligheid,F.B.J.Grapperhaus

De accountant verricht zijn werkzaamheden met inachtneming van hetgeen is bepaald in de bijlagen I, II en III bij deze regeling.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

Deze regeling wordt aangehaald als: Controleprotocol voor de jaarverantwoording politie.

In dit controleprotocol wordt verstaan onder:

Hoofdstuk 5 van het Besluit financieel beheer politie regelt de verantwoording over de besteding van de rijksbijdragen en overige baten door de politie middels de jaarrekening. Dit controleprotocol geeft invulling aan het derde lid van artikel 11 van dit besluit, waarmee de Minister van Justitie en Veiligheid (hierna: de Minister) regels stelt aan de reikwijdte van de controle van de jaarrekening, de onderdelen van de jaarverantwoording en aan het vierde lid van dit besluit (de inhoud van de controleverklaring die de accountant naar aanleiding van zijn controle moet afgeven).

De inhoud van het jaarverslag en de overige gegevens wordt bepaald in artikel 47, tweede lid, van het Besluit beheer politie, de artikelen 391, en 392, eerste lid, onder a en b, en tweede lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en eventuele aanwijzingen zoals vermeld in de jaaraanschrijving. De jaarverantwoording bestaat uit:

De jaarverantwoording bevat financiële en niet-financiële informatie en een in-control-statement van de korpschef. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de controle van de jaarrekening en de financiële onderdelen van de jaarverantwoording, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren materialiteit voor de controle van de jaarrekening van de politie.

De accountant gaat bij zijn controle uit van hetgeen gebruikelijk is bij de controle van een jaarrekening, waaronder de artikelen 391 en 393, derde en vijfde lid, onder a tot en met i, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant stelt vast of de jaarrekening voldoet aan de eisen zoals gesteld in het Besluit financieel beheer politie. De bedrijfsvoeringsparagraaf (onderdeel jaarrekening) valt onder de controle.

De accountant toetst eveneens, voor zover hij dat kan beoordelen, of de overige onderdelen van de jaarverantwoording (het jaarverslag, de beheersparagraaf, het in-control-statement en de overige gegevens, bedoeld in artikel 392, eerste lid, onder b, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) verenigbaar zijn met de jaarrekening. De accountant volgt bij het vaststellen van de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening de aanwijzingen uit Standaard 720 ‘De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot andere informatie’. De verwijzing naar Standaard 720 is opgenomen in verband het geïntegreerde karakter van de jaarverantwoording vanaf 2016 (combinatie van financiële en niet-financiële informatie / jaarverslag en jaarrekening in één document, de jaarverantwoording).

De accountant hanteert bij de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie de standaarden van de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA).

De Minister is bevoegd inzage te vorderen in de controledossiers van de accountant om te bepalen of hij kan steunen op de door de accountant uitgevoerde controle (artikel 6.3, derde lid, van de Comptabiliteitswet 2016). De Minister kan hiervoor de Auditdienst Rijk, een onderdeel van het Ministerie van Financiën, vragen een review uit te voeren om een verantwoord oordeel te vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de accountantscontrole.

Het onderzoek moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat. De accountant richt zijn controle zodanig in dat de uit te voeren controlewerkzaamheden een zodanige mix vormen dat voldoende en geschikte controle-informatie wordt verkregen zodat een deugdelijke grondslag voor de af te geven verklaring wordt verkregen. Hierdoor is de accountant in staat de uitspraak te doen dat in de verantwoording geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden) voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven materialiteit. De accountant legt dit vast in zijn controleplan en -dossier.

De accountant rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de controleverklaring èn in een verslag van bevindingen (het accountantsverslag). Voor de strekking van de controleverklaring is de volgende materialiteit van toepassing:

Fouten die de 1%-materialiteitsgrens of onzekerheden die de 3%-materialiteitsgrens met betrekking tot de totale baten van de politie overschrijden, zijn met betrekking tot het oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening van invloed op de strekking van de controleverklaring, echter uitsluitend voor zover dit de getrouwheid van het jaarverslag betreft (zie paragraaf 3.1 van deze toelichting).

Bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening geldt een uitvoeringsmaterialiteit-2 voor fouten en onzekerheden. De accountant vermeldt in het controleplan het toegepaste bedrag (of de bedragen per post van de jaarrekening) inzake de uitvoeringsmaterialiteit. De hoogte hiervan wordt gemotiveerd in het controleplan.

Opgemerkt wordt dat de materialiteitsgrens bepalend is voor de controlewerkzaamheden. Het vermelden van fouten en onzekerheden in de bedrijfsvoeringsparagaaf (door de korpschef) dan wel in het accountantsverslag is een resultante hiervan en leidt, nadat de controlewerkzaamheden zijn verricht, niet tot aanvullende werkzaamheden. Als het bedrag aan fouten respectievelijk onzekerheden de desbetreffende rapporteringstolerantie te boven gaat, dan dient het totale bedrag aan fouten en onzekerheden in de bedrijfsvoeringsparagraaf dan wel het accountantsverslag te worden vermeld (en niet alleen het bedrag dat de desbetreffende rapporteringstolerantie overschrijdt). Fouten en onzekerheden worden per onderwerp (post in de jaarrekening) beide afzonderlijk vermeld en niet bij elkaar opgeteld. Vermelding van fouten en onzekerheden geschiedt per onderwerp (post in de jaarrekening) met een ondergrens van 10% van de materialiteit voor fouten en onzekerheden.

De korpschef legt aan de Minister verantwoording af over de financiële rechtmatigheid en stelt in dat kader de financiële rechtmatigheidsverantwoording op die onderdeel uitmaakt van de bedrijfsvoeringsparagraaf. De bedrijfsvoeringsparagraaf maakt onderdeel uit van de jaarrekening en maakt daarmee eveneens onderdeel uit van het controleobject van de accountant. De bedrijfsvoeringsparagraaf bestaat voor de politie uit: de onderdelen financiële rechtmatigheid, financieel en materieel beheer (voor zover van belang voor de jaarrekening / de financiële rechtmatigheid) en misbruik en oneigenlijk gebruik. Alle onderdelen worden afzonderlijk identificeerbaar opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

De korpschef neemt de hierboven vastgelegde rapporteringtoleranties (zijnde 10% van de materialiteitsgrens – 1% respectievelijk 3% van de totale baten) in acht bij de opstelling van de in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen verantwoording over de financiële rechtmatigheid. Indien de rapporteringstolerantie wordt overschreden dient het totale bedrag aan fouten en onzekerheden door de korpschef in de bedrijfsvoeringsparagraaf te worden vermeld. Vermelding van fouten en onzekerheden geschiedt per onderwerp (post of onderwerp in de jaarrekening) met een ondergrens van 10% van de materialiteit voor fouten en onzekerheden.

De accountant moet ten aanzien van de financiële rechtmatigheid vaststellen dat het bedrag en de aard van de fouten en onzekerheden getrouw in de financiële rechtmatigheidsverantwoording worden gerapporteerd. De accountant zal de in de bedrijfsvoeringsparagraaf onvermeld gebleven fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid beschouwen als een getrouwe weergavefout die dient te worden meegewogen bij het bepalen van het soort oordeel in de af te geven controleverklaring (inclusief het eventueel opnemen van een toelichtende paragraaf).

Dit betreft de volgende werkzaamheden:

De voorgeschreven controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over:

De controleverklaring heeft de vorm van:

De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft een modeltekst-4 uitgebracht voor de goedkeurende controleverklaring. Deze verklaring dient bij een goedkeurend oordeel als uitgangspunt te worden gebruikt voor de controleverklaring bij de jaarrekening van de politie. Voor de actuele versie van deze verklaring wordt verwezen naar de betreffende themapagina’s op www.nba.nl. In de controleverklaring neemt de accountant aanvullend op dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van dit controleprotocol en dat de verslaggeving, mits daaraan voldaan is, in overeenstemming is met het Besluit financieel beheer politie. In bijlage III is een modelverklaring opgenomen aangepast aan de specifieke positie van de politie.

Het verslag van de accountant (artikel 11, vierde lid, van het Besluit financieel beheer politie) bevat bevindingen over de vraag of het financieel beheer van de politie heeft voldaan aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Verder uitgewerkt bevat dit de volgende aspecten:

De jaarrekening dient te voldoen aan de volgende wet- en regelgeving (het verslaggevingskader):

B Kader financiële (comptabele) rechtmatigheid-5Conform de Rijksbegrotingsvoorschriften 2018 (pagina 282–283): ‘Comptabele rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in het departementale jaarverslag (in casu de jaarverantwoording van de politie) dient te worden verantwoord in overeenstemming is met de begrotingswetten en met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden. Indien de voorwaarden in subsidiebeschikkingen en overeenkomsten een nadere invulling betreffen van de voorwaarden die gesteld zijn in de genoemde wet- en regelgeving en als zodanig zijn benoemd in deze wet- en regelgeving, dan vallen deze voorwaarden onder de definitie van comptabele rechtmatigheid.’ Financiële rechtmatigheid en comptabele rechtmatigheid worden als synoniemen gebruikt.

De korpschef is primair verantwoordelijk voor de naleving van de op de politie van toepassing zijnde wet- en regelgeving, om hiervoor een toetsingskader voor de financiële rechtmatigheid te ontwikkelen, bestaande uit een overzicht van die bepalingen uit het normenkader die materiële rechtmatigheidsaspecten inhouden, en vervolgens om hierover een getrouwe verantwoording op te nemen in de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarrekening. De in paragraaf 2.1 opgenomen materialiteitstabel geldt daarmee in dit verband ook voor de korpschef. Het kader financiële rechtmatigheid is zowel een verantwoordingskader voor de korpschef als een controlekader voor de accountant. Hiermee wordt bedoeld dat de korpschef eventuele rechtmatigheidsfouten en- onzekerheden boven de materialiteitsgrens van 10% van 1% en 3% (de rapporteringstolerantie) dient te vermelden in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

De wet- en regelgeving welke voor de politie concreet van toepassing is in het kader van de financiële rechtmatigheid bestaat uit:

NB:

De basis voor de controleverklaring is de Standaard 10.1, aangepast met specifieke aspecten die zich bij de jaarverantwoording van de politie voor doen. Deze worden hieronder aangegeven (als voorbeeldtekst).

Wij vestigen de aandacht op de financiële rechtmatigheidsverantwoording in de bedrijfsvoeringsparagraaf op pagina XX van de jaarrekening 20XX van de politie te Den Haag, waarin de bevindingen betreffende de financiële rechtmatigheid nader uiteengezet zijn. Hieruit is af te leiden dat op grond van de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, voor zover in het Controleprotocol voor de jaarverantwoording politie toetsing wordt verlangd, voor € XX aan bestedingen onrechtmatig zijn aangemerkt. De rechtmatigheidsfout betreft XX.-7

Dit doet geen afbreuk aan ons oordeel omtrent het getrouwe beeld van de financiële rechtmatigheid over 20XX.

Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat de jaarverantwoording andere informatie, die bestaat uit:

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie:

Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.

Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in het Besluit financieel beheer politie en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

De korpschef is verantwoordelijk voor het opmaken van de andere informatie, waaronder het jaarverslag, de overige gegevens en de bijlagen in overeenstemming met het Besluit financieel beheer politie.

De korpschef maakt de jaarrekening op, legt aan de Minister verantwoording af over de financiële rechtmatigheid en maakt in dat kader de financiële rechtmatigheidsverantwoording op die onderdeel uitmaakt van de bedrijfsvoeringsparagraaf, die onderdeel is van de jaarrekening waarop de accountant zijn controlewerkzaamheden baseert. De jaarrekening geeft het vermogen, het resultaat en de financiële rechtmatigheid getrouw weer opgesteld in overeenstemming met het Besluit financieel beheer politie. Het jaarverslag, de overige gegevens en de bijlagen worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit financieel beheer politie en de jaaraanschrijving van de Minister. Daarnaast legt de korpschef verantwoording af over het voldoen aan de eisen zoals gesteld in paragraaf 4 van de Wet normeringtopinkomens (WNT).

De korpschef is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als hij noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening door de korpschef mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet de korpschef afwegen of de politie in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van het genoemde verslaggevingsstelsel moet de korpschef de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling. De korpschef moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de politie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening.

De Minister stelt jaarlijks de door de korpschef opgemaakte jaarrekening en het door de korpschef opgemaakte jaarverslag van de politie vast.

Wij communiceren met de Minister en de korpschef onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Wij bevestigen aan de Minister en de korpschef dat wij de relevante ethische voorschriften over onafhankelijkheid hebben nageleefd. Wij communiceren ook met de Minister en de korpschef over alle relaties en andere zaken die redelijkerwijs onze onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden en over de daarmee verband houdende maatregelen om onze onafhankelijkheid te waarborgen.

Wij zijn op XX YY 20ZZ door de Minister benoemd als externe accountant van de politie vanaf de controle van het boekjaar 20XX en zijn sinds die datum tot op heden de externe accountant.