De Politiewet 2012 bepaalt dat de politie een publiekrechtelijke rechtspersoon is. De Minister van Justitie en Veiligheid (hierna: de minister) stelt jaarlijks een begroting en een meerjarenraming voor de politie vast (Politiewet 2012, artikel 34). Ook stelt de minister jaarlijks een beheersplan voor de politie vast (Politiewet 2012, artikel 37). Het betreft de sturingsdocumenten uit de beheerscyclus van de politie. De verantwoordingsdocumenten uit deze cyclus zijn de jaarrekening en het jaarverslag van de politie, ook deze stukken worden jaarlijks door de minister vastgesteld (Politiewet 2012, artikel 35 en 37).

De jaarrekening van de politie gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (Politiewet 2012, artikel 35). Dit accountantsprotocol geeft invulling aan het vierde lid van artikel 11 van het Besluit financieel beheer politie, waarmee de minister regels stelt aan de reikwijdte van de controle door de accountant en aan het vijfde lid van dit besluit (de inhoud van de controleverklaring die de accountant naar aanleiding van zijn controle moet afgeven). Dit accountantsprotocol wordt jaarlijks opgesteld en geldt alleen voor de verantwoording over het jaar 2024.

De inhoud van het jaarverslag van de politie en de overige gegevens wordt bepaald in artikel 47, tweede lid, van het Besluit beheer politie, de artikelen 391, en 392, eerste lid, onder a en b, en tweede lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en de aanwijzingen zoals vermeld in de meerjarige aanschrijving.

De jaarverantwoording van de politie bestaat uit:

1. •

   het jaarverslag van de politie (bestuursverslag);

2. •

   de jaarrekening van de politie;

3. •

   de overige gegevens.

Dit accountantsprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de controle van de jaarrekening, de werkzaamheden ten aanzien van de andere informatie zoals opgenomen in het jaarverslag, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren materialiteit voor de controle van de jaarrekening van de politie.

Het accountantsprotocol geeft aan welke accountantsproducten moeten worden geleverd. In het geval van de politie worden drie type (accountants)producten gevraagd:

1. •

   een controleverklaring;

2. •

   een management letter;

3. •

   een accountantsverslag.

Onderstaand worden de voor dit protocol relevante definities en begrippen toegelicht.

De door de minister aangewezen accountant draagt de zorg voor het tijdig opleveren van de accountantsproducten. Tijdig betekent dat de politie in staat is om de verantwoordingsinformatie (de jaarverantwoording) en de afgesproken accountantsproducten vóór 1 mei 2025 aan de minister op te leveren. Nadere afspraken ten aanzien van de tijdigheid worden door de politie en betreffende accountant overeengekomen en betreft de verantwoordelijkheid van de politie.

Getrouwheid van de verantwoording over de financiële rechtmatigheid

1. •

   Comptabiliteitswet 2016 artikel 4.7 (hanteren van de zgn. voorhangprocedure);

2. •

   Comptabiliteitswet 2016, artikel 6.1, onder a (onder 1) en c en artikel 6.3, eerste lid, onder c (inzage in het accountantsverslag);

3. •

   Europese aanbestedingsrichtlijnen, als ook nationale wetgeving: Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit;

4. •

   Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen op het gebied van specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties;

5. •

   Wet normering topinkomens (WNT) en ministeriële regeling ‘Controleprotocol WNT’;

6. •

   Treasurystatuut politie 2017;

7. •

   Cao-akkoorden politie;

8. •

   Besluit algemene rechtspositie politie;

9. •

   Besluit bezoldiging politie;

10. •

    Besluit reis-, verblijf- en verhuiskosten politie;

11. •

    Besluit levensfase-uren;

12. •

    Regeling landelijk sociaal statuut politie;

13. •

    Regeling teveel en te weinig gewerkte uren politie;

14. •

    Besluit bovenwettelijke werkloosheidsuitkering politie;

15. •

    ABP pensioenreglement 2017;

16. •

    Besluit verdeling sterkte en middelen politie;

17. •

    Anticumulatieregeling RPU Politie;

18. •

    Instellingsbesluit commissie werktijdenmodaliteiten sector Politie;

19. •

    Regeling in verband met plaatsgebonden consignatie;

20. •

    Regeling maaltijdvergoeding bij overwerk politie;

21. •

    Regeling nachtdienstontheffing politie;

22. •

    Regeling ontslaguitkering vliegers landelijke eenheid;

23. •

    Regeling ruilmogelijkheden arbeidsvoorwaarden politie (RAP);

24. •

    Regeling smartengeld dienstongevallen politie;

25. •

    Regeling studiefaciliteiten politie;

26. •

    Regeling tegemoetkoming rechtskundige hulp politie;

27. •

    Regeling vergoeding beroepsziekten politie;

28. •

    Regeling vergoeding schade persoonlijk eigendom;

29. •

    Regeling voorzieningen hondengeleiders politie;

30. •

    Uitvoeringsregeling plaatsgebonden consignatie landelijke eenheid;

31. •

    Uitvoeringsregeling Voorzieningen in plaats van levensloopbijdragen voor (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte politieambtenaren.

Verslaggevingskader

1. •

   Politiewet 2012;

2. •

   Besluit beheer politie;

3. •

   Besluit financieel beheer politie¹;

4. •

   Meerjarige aanschrijving van de minister aan de korpschef².

Overige wet en regelgeving

1. •

   De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG),

2. •

   Richtlijn (EU) 2016/680 en Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (WJSG);

3. •

   Informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 27001-27002);

Controleverklaring

De controle van de jaarrekening dient te worden uitgevoerd door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De controle voldoet aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld. De grondslag voor de controle is opgenomen in artikel 35 van de Politiewet 2012.

Op basis van het normenkader zoals vermeld in paragraaf 3.1 dient de accountant te rapporteren aan de minister of:

1. •

   de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen van de politie per ultimo verslagjaar, van het resultaat van de politie over het verslagjaar en van de financiële rechtmatigheidsverantwoording;

2. •

   de jaarrekening voldoet aan de Wet Normering Topinkomens (WNT);

3. •

   de andere informatie die gelijktijdig met de jaarrekening wordt verstrekt (het jaarverslag) met de door hem gecontroleerde jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. De andere informatie omvat onder meer het in-control-statement van de korpschef. De accountant stelt de verenigbaarheid van het in-control-statement met de uitkomsten van de controlewerkzaamheden op de jaarrekening vast (overeenkomstig NBA Standaard 720).

Er worden geen afzonderlijke controleverklaringen gevraagd voor bijzondere bijdragen aan de politie. Bij bijzondere bijdragen wordt per project aangegeven hoe de verantwoording dient te geschieden. Daarbij is als voorwaarde gesteld dat de verantwoording per project in de jaarrekening dient te worden opgenomen. De bijzondere bijdragen dienen te worden betrokken in de reguliere jaarrekeningcontrole.

Management letter

De management letter bevat een overzicht van de bevindingen inzake administratieve organisatie en interne beheersing.

Accountantsverslag

Het accountantsverslag bevat bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening voor zover voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening. Hierin wordt onder meer, en indien van toepassing, het volgende opgenomen:

1. •

   Een overzicht van fouten en onzekerheden, die gelet op rapporteringstolerantie moeten worden gerapporteerd, voorzien van een toelichting.

2. •

   Een overzicht van de bevindingen inzake administratieve organisatie en interne beheersing.

3. •

   De kernpunten van de controle: de aangelegenheden die, in de professionele oordeelsvorming van de accountant, het meest significant waren bij de controle van de financiële overzichten van het betreffende verslagjaar.

4. •

   Een overzicht van de constateringen bij het beoordelen van de verenigbaarheid van de financiële informatie in het jaarverslagverslag met de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie en het lezen van de andere (niet-financiële) informatie in het jaarverslag.

De controle behoort zodanig te worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, in de jaarrekening geen afwijkingen (fouten) respectievelijk onzekerheden op het gebied van getrouwheid voorkomen die meer dan respectievelijk 1% respectievelijk 3% van de totale baten bedragen. Bij het toetsen van de betreffende toleranties dienen de geconstateerde en niet gecorrigeerde afwijkingen (fouten) en onzekerheden separaat van elkaar te worden geëvalueerd, conform onderstaande tabel.

Afwijkingen in de verantwoording en onzekerheden in de controle

Van een afwijking in de verantwoording is sprake indien is gebleken dat een (gedeelte van een) verantwoorde post niet voldoet aan één of meer aspecten van de geldende wet- en regelgeving of dat een (gedeelte van een) post niet juist of volledig is verantwoord. Afwijkingen van wet- en regelgeving (rechtmatigheidsfouten ten behoeve van de financiële rechtmatigheidsverantwoording) worden in absolute zin opgevat. Saldering van afwijkingen is niet toegestaan.

Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de voorwaarden.

Omgaan met geconstateerde afwijkingen (fouten) en onzekerheden

Het uitgangspunt is dat de politie de door de accountant geconstateerde afwijkingen voor zover mogelijk corrigeert. Een materiële afwijking in de verantwoording en/of onzekerheid in de controle die niet door de politie kan worden gecorrigeerd, leidt tot een aangepast (niet goedkeurend) oordeel van de accountant.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het accountantsverslag (op basis van clustering naar posten in de jaarrekening of naar onderwerpen). De rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op 10% van de betreffende goedkeuringstolerantie, oftewel 0,1 procent. Hierbij maakt het niet uit of het om rechtmatigheid of de getrouwheid gaat. Fouten dienen ongesaldeerd te worden weergegeven. Het gaat om het verkrijgen van een compleet beeld van alle grotere fouten en onzekerheden. De accountant rapporteert de fouten en onzekerheden in het accountantsverslag.

Rechtmatigheid

De korpschef legt aan de minister verantwoording af over de financiële rechtmatigheid en stelt in dat kader de financiële rechtmatigheidsverantwoording op die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. De korpschef neemt de hierboven vastgelegde rapporteringtoleranties (zijnde 10% van de materialiteitsgrens – 1% respectievelijk 3% van de totale baten) in acht bij de opstelling van de in de jaarrekening opgenomen verantwoording over de financiële rechtmatigheid. Indien de rapporteringstolerantie wordt overschreden dient het totale bedrag aan fouten en onzekerheden door de korpschef in de jaarrekening te worden vermeld. Vermelding van fouten en onzekerheden geschiedt per onderwerp (post of onderwerp in de jaarrekening).

De accountant dient vast te stellen dat het bedrag en de aard van de fouten en onzekerheden getrouw in de financiële rechtmatigheidsverantwoording worden gerapporteerd. De accountant zal de in de jaarrekening onvermeld gebleven fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid beschouwen als een getrouwe weergavefout die dient te worden meegewogen bij het bepalen van het soort oordeel in de af te geven controleverklaring (inclusief het eventueel opnemen van een benadrukkende paragraaf).

De minister kan de ADR verzoeken een review uit te voeren op de uitgevoerde accountantscontrole, met als doel te beoordelen of, in het kader van het toezicht, op de controle van de accountant kan worden gesteund. De minister informeert de korpschef en de accountant over dit verzoek. De accountant, die de controle uitvoert, verstrekt de ADR desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met de review komen ten laste van de politie.

In geval van de politie wordt om een drietal accountantsproducten gevraagd:

1. 1.

   een controleverklaring bij de jaarrekening omtrent de getrouwheid van de jaarrekening;

2. 2.

   een accountantsverslag;

3. 3.

   een management letter;

Zie hiervoor ook hoofdstukken 2 en 3. Waar het de inhoud van de verklaring over de getrouwheid betreft dient de accountant zoveel als mogelijk aan te sluiten op voorbeeldtekst 10.1 van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). In de controleverklaring neemt de accountant op dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van dit accountantsprotocol. De accountant stelt een aparte schriftelijke bevestiging op voor de minister.

Het accountantsverslag bevat bevindingen over de getrouwheid voor zover voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening. Het verslag is in principe vormvrij maar dient de informatie inzake de onder de reikwijdte genoemde aspecten (paragraaf 3.2) te bevatten.

De management letter is in principe vormvrij maar dient de informatie inzake de onder de reikwijdte genoemde aspecten (paragraaf 3.2) te bevatten.