Regeling · BWBR0011749
Vaststelling selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen 2000
Gelet op artikel 5, tweede lid, onder c, van de Archiefwet 1995;
De Raad voor Cultuur gehoord (adviezen van de Raad voor Cultuur van 17 december 1999, nr. arc-99.1302/2 en 12 april 2000, nr. arc-99.1302/4);
Besluit:
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.
Den Haag1 november 2000 De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,namens deze,de Algemene Rijksarchivaris,M.W. vanBovenDe bij dit besluit gevoegde 'selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen 2000' en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.
De 'Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale en interprovinciale organen 1989/1994' (vastgesteld bij beschikking van de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en de Minister van Binnenlandse Zaken, nr. 94.341.RWS/EIB d.d. 13 april 1994 (gepubliceerd in de Staatscourant nr. 110 d.d. 14 juni 1994)) wordt ingetrokken voorzover deze geen betrekking heeft op de rijkstaken van de Commissaris der Koningin.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
- I.
Algemene toelichting; voor bewaring in aanmerking komende stukken
- II.
Voor vernietiging in aanmerking komende stukken
- 1.
Archiefbescheiden die op grond van alle taken gevormd kunnen worden
- a.
De inhoud komt in zijn geheel of in essentie ook elders voor, alwaar bewaring is voorzien
- b.
De inhoud heeft slechts voor korte tijd informatieve waarde dan wel een regelgevend of anderszins juridisch karakter van kortstondige geldigheid
- c.
De stukken hebben voor een afzienbare periode bewijskracht
- a.
- 2.
Archiefbescheiden die slechts op grond van een bepaalde taak worden gevormd
- 2.1
-3.07 Organisme van de provincie
- a.
Eigendommen, financiën, hulpmiddelen
- b.
Organen, verkiezingen
- a.
- 2.2
-3.08 Personeell
- 2.3
Taken van de organen, belangenbehartiging
- -1.71
Belastingen
- -1.73
Ruimtelijke ordening
- -1.75
Openbare orde
- -1.78
Openbare veiligheid
- -1.79/-1.81
Waterstaat, verkeer en vervoer
- -1.82
Economische aangelegenheden
- -1.84
Maatschappelijke zorg
- -1.88
Buitenlandse betrekkingen
- -1.71
- 2.4
-3.07.83:-2/-2.91 Lagere publiekrechtelijke lichamen
- 2.1
- 1.
Deze selectielijst in de zin van artikel 5 van de Archiefwet 1995 is opgezet, uitgaande van de bij alle provinciale administraties voorkomende onderdelen: commissaris, provinciale en gedeputeerde staten, griffie, water-staat, planologische dienst en archiefinspectie, dan wel een organisatiemodel dat deze taken op overeenkomstige wijze uitvoert. Voor onderdelen, die slechts in een of enkele provincies voorkomen of voorkwamen (bij voorbeeld een provinciaal museum, psychiatrisch ziekenhuis, stoombootdienst of landbouwdienst) is deze lijst eveneens toepasbaar.
Voorts vallen ook de organen van gemeenschappelijke regelingen, aan welke één of meer provincies deelnemen, onder de werking van de lijst. Hun besturen hebben de samenstellende werkgroep daartoe opdracht gegeven; zij voeren namelijk provinciale taken uit.
Het Havenschap Delfzijl/Eemshaven heeft zelf een selectielijst doen ontwerpen. Het Recreatieschap de Biesbosch volgt krachtens zijn gemeenschappelijke regeling de regelingen van een van de inliggende gemeenten.
Sinds de invoering van de Archiefwet 1995 per 1 januari 1996 geldt de commissaris niet meer als provinciaal orgaan, voorzover het zijn taken omschreven in artikel 182 van de Provinciewet betreft. Aangezien deze lijst aan de nieuwe wet moet voldoen is deze niet meer van toepassing op deze archiefbescheiden van de commissaris. Totdat er voor de taken van de commissaris ex artikel 182 van de Provinciewet een afzonderlijke lijst wordt vastgesteld blijft op grond van het overgangsartikel in het Archiefbesluit 1995 de oude Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 van kracht. Voor zijn andere taken blijft de commissaris wel als provinciaal orgaan gelden en vallen de archiefbescheiden ook onder deze selectielijst.
Aangezien de provinciale organen hun archiefbescheiden, ouder dan 50 jaar (volgens de Archiefwet 1962) respectievelijk 20 jaar (volgens de Archiefwet 1995) behoudens uitzonderingen niet meer zelf beheren, is het niet meer nodig een datum, vóór welke de lijst niet meer toepasbaar is in de titel op te nemen. Daar vernietigbare stukken niet meer naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht mogen worden, moet de lijst wel voor vernietigbare archiefstukken ouder dan 30 jaar toepasbaar blijven. Deze termijnen komen hier en daar voor. Deze selectielijst kan worden aangehaald als: Selectielijst archiefbescheiden provinciale organen 2000.
Zoals boven reeds aangeduid moest de bestaande vernietigingslijst opgesteld op grond van de Archiefwet 1962 vervangen worden door een selectielijst in de zin van de Archiefwet 1995. Daartoe is op basis van de Vernietigingslijst 1989/1994, gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nummer 110 van 14 juni 1994, door de oorspronkelijke werkgroep een selectielijst vervaardigd. Op- en aanmerkingen van de kant van de provinciale organen, zowel mondeling als schriftelijk zijn in twee vergaderingen besproken en verwerkt. Op grond van de procedure voorgeschreven in de Algemene wet bestuursrecht heeft het ontwerp in de maanden april - juni 1998 bij alle provincies en organen van gemeenschappelijke regelingen ter inzage gelegen. Daarop zijn geen reacties binnen gekomen. Vervolgens is het ontwerp op 29 juli 1998 door het Inter Provinciaal Overleg, de opdrachtgever van de werkgroep, aan de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen aangeboden. In juli - september 1999 heeft het ontwerp op grond van artikel 4, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nogmaals ter inzage gelegen op het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschappen en de vestigingen van de Rijksarchiefdienst. Ook daarop zijn geen reacties binnengekomen. Vervolgens is de selectielijst om advies toegezonden aan de Raad voor Cultuur, en door de bijzondere commissie archieven besproken in september 1999. De Raad adviseerde de minister om op grond van eerdere afspraken tussen de minister en het veld van historici een deskundige van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap de lijst te doen beoordelen. Dit heeft in januari 2000 plaatsgehad. De Raad verzocht daarop de minister om de lijst met inachtneming van de opmerkingen van de deskundige vast te stellen. Deze opmerkingen zijn door de werkgroep zoveel mogelijk verwerkt in de hiernavolgende paragrafen.
De belangrijkste verschillen tussen deze selectielijst en de vroegere vernietigingslijst zijn:
- a.
De algemene toelichting is opnieuw geredigeerd en aangevuld als hoofdstuk te bewaren archiefstukken, conform de archiefwetgeving sinds de invoering van de Archiefwet 1995.
- b.
Eveneens conform de nieuwe wetgeving zijn de archiefbescheiden van de commissarissen der Koningin gevormd krachtens zijn grondwettelijke taak als rijksorgaan uit de lijst verwijderd. Zolang niet in een aparte selectielijst voor deze taken is voorzien blijft daarvoor dus de Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 van kracht.
- c.
Een aantal wijzigingen op details is aangebracht ten vervolge op de gebruikerservaringen, inspraakrondes en wijzigingen in de wetgeving.
De taak van de provinciale organen is in algemene zin omschreven in de provinciewet. Naast een groot aantal taken die bij bijzondere wetten aan de provincies zijn opgelegd, bepaalt het provinciale bestuur zelf wat behoort tot de huishouding van de provincie. Dit betekent dat de taken niet in elk van de 12 provincies gelijk behoeven te zijn, en dat zijn zij ook niet. In 1994 en volgende jaren heeft een aantal provincies een zgn. kerntakendiscussie gevoerd. Deze discussie werd met name ingegeven door het voornemen de efficiency te verbeteren en te bezuinigen. Zoveel mogelijk wettelijke en niet-wettelijke taken werden opgesomd en kritisch gewogen. Een van de resultaten van deze takendiscussie bestaat uit een opsomming in een bijlage van geïnventariseerde taken. Die van de provincies Drenthe, Noord-Holland en Utrecht is hieronder samengevat. De systematiek van deze kerntakendiscussie volgde niet geheel die van de Basisarchiefcode van de VNG.
Algemeen bestuur
- 1.
Onderhouden van bestuurlijke betrekkingen en samenwerking met rijksorganen, de lagere overheden binnen de provincies, de andere provincies, bestuursorganen in het buitenland, in het bijzonder die van de Europese Unie en andere Europese organen.
- 2.
Zorg voor een goede interne organisatie en goed functioneren van de provinciale organen en de lagere overheidsorganen in de provincie. Beheer van eigendommen, financiën, documenten en personeel. Voorlichting. Toepassing Algemene Wet Bestuursrecht, beslechting van geschillen tussen lagere overheden.
- 3.
(Her)indeling van gemeenten, coördinatie van gemeenschappelijke regelingen, bestuurlijke organisatie van waterschappen.
Openbare orde en veiligheid
- 4.
Coördinatie van rampenbestrijding en brandweerorganisatie (voorzover geen taak van de commissaris).
- 5.
Toezicht vervoer gevaarlijke stoffen.
- 6.
Uitvoering Drank- en horecawet ten aanzien van gemeentelijke gebouwen.
Ruimtelijke ordening, milieu, verkeer en vervoer, waterstaat
- 7.
Zorg voor streek-, waterhuishoudings- en milieubeleidsplan.
- 8.
Coördinatie van volkshuisvestingsbeleid, stads- en dorpsvernieuwing, leefbaarheid van het platteland, woonwagenbeleid.
- 9.
Drinkwatervoorziening. Zorg voor kwaliteit en kwantiteit van het grondwater.
- 10.
Coördinatie van de zorg voor kwaliteit en kwantiteit van het oppervlaktewater.
- 11.
Milieubeleid en milieueducatie. Toezicht op geluid en andere hinder. Planning van de verwijdering van afval. Uitvoering wetgeving betreffende water, bodem en luchtverontreiniging.
- 12.
Uitvoering Ontgrondingenwet.
- 13.
Natuurbeheer, landschapsbescherming.
- 14.
Toezicht op waterkeringen.
- 15.
Aanleg, onderhoud en beheer van provinciale wegen en kanalen en bijbehorende werken.
- 16.
Bevorderen van de verkeersveiligheid.
- 17.
Planning van verkeer en vervoer.
- 18.
Coördinatie openbaar vervoer.
Economische zaken, arbeid
- 19.
Bevordering van de economie en verbetering van de economische infrastructuur, coördinatie van Europese en rijksbijdragen.
- 20.
Ruilverkaveling en landinrichting, land-, tuin- en bosbouwbeleid.
- 21.
Bevordering van recreatie en toerisme. Beheer van recreatieobjecten.
- 22.
Zeggenschap in de energievoorziening.
- 23.
Bevordering van de werkgelegenheid, ook van achterstandsgroepen.
Volksgezondheid
- 24.
Uitvoering Warenwet (tot 1980).
- 25.
Toezicht kwaliteit zwemwater.
- 26.
Planning gezondheidszorg: gebiedsaanwijzing huisartsen, apotheken, ambulancevervoer. Planning ziekenhuisvoorzieningen, psychiatrische zorg, voorzieningen (verstandelijk) gehandicapten. Patiëntenbeleid.
- 27.
Planning bejaardenzorg. Toezicht bejaardenoorden (tot 1997).
Overige maatschappelijke zorg
- 28.
Beleid ten aanzien van bijzondere groepen veelal in achterstandssituaties Jeugdhulpverlening. Vrouwenhulpverlening en -emancipatie. Voorzieningen voor etnische minderheden. Woonwagenbewoners.
- 29.
Welzijnsplanning. Sociaal-cultureel werk. Kadervorming, ontwikkeling steunfuncties.
- 30.
Coördinatie kinderopvang.
- 31.
Sportbeleid.
Onderwijs, cultuur
- 32.
Coördinatie planning van basis- en voortgezet onderwijs.
- 33.
Coördinatie muziekonderwijs, beeldende vorming. Bevordering kunstzinnige vorming voor amateurs.
- 34.
Bevordering van educatieve centra, volwasseneneducatie, cultuurparticipatie.
- 35.
Algemeen provinciaal cultuurbeleid.
- 36.
Bevordering professionele kunst (beeldende kunst, muziek, theater).
- 37.
Planning openbare bibliotheken.
- 38.
Bevordering regionale omroep.
- 39.
Beleid ten aanzien van cultureel erfgoed: musea, monumenten, archeologie, natuurmonumenten, geschiedenis, archieven, streektaal.
Ontwikkelingssamenwerking
- 40.
Projecten.
Toezicht op lagere overheden
- 41.
Goedkeuring bij oprichting van of deelname in rechtspersonen.
- 42.
Financiën en belastingen.
- 43.
(Straf)verordeningen.
- 44.
Rechtspositie ambtenaren.
- 45.
Ruimtelijke ordening en milieu.
- 46.
Lokale wegen en fietspaden. Verdeling uitkeringen op grond van de Wet Uitkeringen Wegen (tot 1992).
- 47.
Toepassing Algemene bijstandswet (geschillen tot 1994).
- 48.
Geschillen inzake openbaar onderwijs (personeel tot 1 augustus 1985).
- 49.
Archiefzorg.
De verhouding van de provinciale organen tot andere overheidsorganen is nauwkeurig omschreven in de Grondwet, de Provinciewet en, voorzover het om andere wettelijke taken gaat, in de betreffende bijzondere wetgeving.
De bijzondere waarde van de provinciale archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is gelegen in het feit, dat de taken op bovenlokaal niveau worden uitgevoerd, en bijgevolg informatie opleveren betreffende een groter deel van het Nederlandse grondgebied dan de individuele gemeenten, en in een meer samenhangend verband, dan andere overheidsorganen met een beperkte taakopdracht, die een gehele provincie of zelfs een groter werkterrein hebben, bijvoorbeeld gerechtelijke instellingen, politie, onderdelen van rijkswaterstaat.
Evenals bij de overige overheidsorganen is er bij het ontwerp van de lijst van uitgegaan, dat iedere bestuurslaag ernaar streeft in het bijzonder de archiefbescheiden voortvloeiende uit de eigen taken te bewaren. Archiefbescheiden betreffende rijkstaken en taken van lagere overheidsorganen waarmee de provincies slechts zijdelings bemoeienis hebben gehad zijn in principe in het hoofdstuk te vernietigen archiefbescheiden opgenomen, met inachtneming van relevante bewaartermijnen. Daar de gemeenten en waterschappen en de politie hun eigen archiefwettelijke bewaarplicht hebben, zijn ook de archiefbescheiden betreffende de toezichthoudende taken van de provincie in het algemeen als vernietigbaar aangemerkt.
Hiermee is tevens aangegeven wat het belang is van de archiefbescheiden voor de provinciale organen zelf en het historisch onderzoek. Recht- en bewijszoekenden zullen zich op de hoogte moeten stellen, welke wettelijke bevoegdheden de provincie precies heeft of had, ten einde daarvan bijvoorbeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur profijt te kunnen trekken. De opstellers van deze lijst hebben nauwkeurig nagegaan of aan dergelijke archiefbescheiden een voldoende lange bewaartermijn is toegekend.
Met het belang van het historisch onderzoek is rekening gehouden onder meer door het bewaren van de categorieën g en h van hoofdstuk I, paragraaf 6, van meer stukken dan op grond van de Kieswet noodzakelijk is, hoofdstuk II punt 58, van een steekproef uit de psychiatrische patiëntendossiers, hoofdstuk II punt 87 en van de gemeenterekeningen van vóór 1924, hoofdstuk II punt 90.
Volgens de systematiek van deze selectielijst kunnen de archiefbescheiden betreffende alle taakgebieden vallen binnen de omschrijvingen van dit hoofdstuk I, paragraaf 6 en hoofdstuk II 1 tot en met 37. De punten 38 tot en met 93 van hoofdstuk II, voor vernietiging in aanmerking komende stukken, passen slechts op specifieke taakgebieden. Uit deze taakgebieden dienen zoals gezegd de archiefbescheiden van de categorieën opgesomd in dit hoofdstuk I onder paragraaf 6 te worden bewaard. Als vernietigbaar worden vooral beschouwd bescheiden betreffende de routinematige uitvoering van de taak.
Indien in hoofdstuk II van deze lijst geen stukken betreffende een bepaald taakgebied zijn vermeld, dan betekent dat, dat betreffende die taak alleen de stukken omschreven in de genoemde punten 1 tot en met 37 voor vernietiging in aanmerking komen. Dit geldt ook voor nieuwe taken: komen er stukken voor die niet onder de punten 1 tot en met 37 vallen, dan dienen zij te worden bewaard, totdat eventueel de selectielijst is aangepast. Deze opzet is gekozen, omdat het niet zinvol leek om bij iedere afzonderlijke taak de punten 1 tot en met 37 te herhalen.
Voor de systematiek van hoofdstuk II is in hoofdzaak gebruik gemaakt van de onderwerpsindeling van de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale admini-straties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, 9e druk (1992).
In principe zijn niet in hoofdstuk II opgenomen de stukken, waarvan de vernietiging is voorgeschreven in andere wettelijke voorschriften, daar deze voorschriften op een andere wijze kunnen worden gewijzigd dan door middel van een selectielijst. Op het moment van samenstelling van deze lijst (1997) gaat het om de Kieswet, die ruimte laat om meer te vernietigen, dan in de opzet van deze lijst past. Zie verder hoofdstuk II punt 58. Verder kan een ex-psychiatrische patiënt vanaf 5 jaar na zijn ontslag vernietiging van zijn dossier eisen, op grond van het Besluit patiëntendossier Bopz. Zie verder hoofdstuk II punt 87.
De vernietigings- en verwijderingsplicht in de Wet Persoonsregistraties overlapt hoofdstuk II punt 7 of is op provinciale registraties niet (meer) van toepassing.
De volgende categorieën archiefbescheiden dienen, ook als hun onderwerpen op grond van hoofdstuk II voor vernietiging in aanmerking lijken te komen, te worden bewaard:
- a.
bescheiden, welke een samenvatting zijn van gegevens, zoals bij voorbeeld jaarverslagen, overzichten en statistieken, voorzover deze voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast;
- b.
bescheiden, die voorschriften (provinciale verordeningen of andere regelingen) inhouden, dan wel de totstandkoming of de wijziging ervan betreffen, voorzover zij voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast;
- c.
bescheiden betreffende precedenten;
- d.
bescheiden betreffende incidentele gevallen, welke aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard;
- e.
bescheiden, houdende gegevens, die het gevoerde beleid en de uitvoering van de taak kunnen karakteriseren;
- f.
bescheiden, welke in het logisch verband van de te bewaren bescheiden niet gemist kunnen worden;
- g.
bescheiden van bijzonder belang voor de kennis van karakteristieke regionale of provinciale omstandigheden;
- h.
overige bescheiden van bijzonder historisch belang in verband met bijzondere gebeurtenissen of gerelateerd aan personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest;
- i.
bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken kunnen vervangen; door een calamiteit kunnen stukken op het bewaarniveau verloren zijn gegaan; ongeacht of dat bescheiden van een provinciaal of ander overheidsorgaan of een privaatrechtelijke instelling betreft zal men in overleg met relevante instanties een nieuw bewaarniveau moeten afspreken.
Voor de hantering van deze lijst door organen van gemeenschappelijke regelingen, moet overal waar provincie staat, gelezen worden: orgaan van de gemeenschappelijke regeling, waar gedeputeerde staten staat: dagelijks bestuur, commissaris: voorzitter en griffier: secretaris. Hoofdstuk II punt 25 strekt dan ook niet tot vernietiging van het gehele archief van een orgaan van een gemeenschappelijke regeling, integendeel.
De in hoofdstuk II gestelde termijnen zijn de termijnen na afloop waarvan vernietiging uiterlijk na een jaar moet plaatsvinden, met dien verstande dat deze termijn aanvangt op 1 januari van het jaar, volgende op de beëindiging dan wel afhandeling van een zaak.
Het begrip 'stukken' is identiek aan het begrip 'archiefbescheiden', bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995. Onder 'stukken betreffende' worden, met inachtneming van het gestelde in paragraaf 6 van dit hoofdstuk, verstaan alle tot de omschreven categorieën behorende archiefbescheiden.
Ook bescheiden, die niet door een centraal of decentraal archiefbeherend bureau worden bewaard, maar door een afdelingssecretariaat of een functionaris, zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Dit geldt ook voor al dan niet centraal beheerde digitale gegevens, die qua functie en inhoud onder artikel 1 van de Archiefwet 1995 vallen.
Kaarten en tekeningen zijn bescheiden, waarvan alleen de oorspronkelijke bij de besluitvorming en/of realisering gediend hebbende exemplaren, al of niet als zodanig gewaarmerkt, bewaard blijven of vernietigd worden met de overige bescheiden van de zaak, waartoe zij behoren. In de meeste gevallen komt de calque of het digitale equivalent (CAD) daarvan dus voor vernietiging in aanmerking, zodra de daarmee vervaardigde tekening is vastgesteld of goedgekeurd. Daar dit basismateriaal echter in tegenstelling tot het daarmee vervaardigde archiefexemplaar goed reproduceerbaar is en men het bovendien kan bijwerken, doet men er verstandig aan dit materiaal met grote voorzichtigheid te behandelen en pas tot vernietiging over te gaan als het ook door de technische tekenaars niet meer gebruikt behoeft te worden. Bij voorgenomen vernietiging van deze stukken moet men ook nagaan of er inderdaad van alle voor bewaring in aanmerking komende tekeningen exemplaren in het archief aanwezig zijn.
De vernietiging van in hoofdstuk II van de lijst genoemde bescheiden betreft steeds de originele door het desbetreffende dienstonderdeel ontvangen of opgemaakte stukken. Dubbelen (dat wil zeggen kopieën en afschriften) van deze stukken behoeven derhalve niet gedurende de voorgeschreven termijn te worden bewaard. Zij kunnen worden vernietigd, met uitzondering van de gevallen, waarin de originelen ontbreken, dan wel op de dubbelen aantekeningen zijn geplaatst die niet op het origineel voorkomen, maar wel van belang zijn voor de afhandeling van de zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en deze stukken moeten dan worden beoordeeld aan de hand van de criteria in deze lijst vermeld.
Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten) mogen worden vernietigd, tenzij er redenen zijn om dat niet te doen (vergelijk punt 4 van hoofdstuk II).
Stukken waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in het archief van een ander dienstonderdeel of in commissiearchieven voorkomen, moeten worden bewaard in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast. Dit dienstonderdeel, dat met de permanente of langdurige bewaring van bepaalde categorieën stukken is belast, wordt als het 'bewaarniveau' aangeduid. Dit begrip moet men overigens met de nodige voorzichtigheid hanteren.
Uitgaande van het klassieke griffie-dienstenmodel, daterende van vóór de reorganisaties vanaf circa 1985 moet men met het volgende rekening houden.
Wanneer het om stukken gaat waarvan een door gedeputeerde staten ondertekend exemplaar naar een geadresseerde buiten het provinciaal apparaat is verzonden, zal het bewaarniveau doorgaans het door de griffier beheerde deel van het archief zijn, daar dit het juridisch meest waardevolle ontwikkelingsstadium bevat, bij voorbeeld van vergunningen. De dossiers bij de andere dienstonderdelen vormen als het ware het spiegelbeeld en zijn dan ook in principe bij de dienstonderdelen vernietigbaar.
De bij de dienstonderdelen berustende dossiers kunnen echter belangrijke gegevens bevatten, die niet in het griffiearchief voorkomen. Deze bij de dienst berustende dossiers kunnen onbegrijpelijk worden, wanneer men de volgens het begin van deze alinea vernietigbare stukken verwijdert. In dergelijke gevallen moet men dus in beide archieven de complete dossiers bewaren. Het hangt van de organisatie van het provinciaal bestuur af, of zich dit geval voordoet of niet; zendt de dienst bij ieder advies aan gedeputeerde staten alle eraan ten grondslag liggende stukken mee, dan is het dienstarchief voor een aanmerkelijk groter deel vernietigbaar, dan wanneer alleen een advies zonder meer wordt verzonden.
Sinds de reorganisaties vanaf circa 1985 is de situatie gewijzigd; het griffie-dienstenmodel heeft plaatsgemaakt voor een meer functioneel ingericht sectorenmodel; voor de archiefvorming zijn daarbij in hoofdzaak twee verschillende organisatiemogelijkheden mogelijk, namelijk:
- 1.
één bepaalde sector is belast met het gehele archiefbeheer voor alle sectoren; in dit geval kan er slechts één plaats zijn waar de archiefbescheiden volledig worden bewaard, en is die plaats dus tevens het bewaarniveau. Ook is het mogelijk dat de bewaring van het dynamische deel van de archiefbescheiden over verschillende plaatsen binnen de organisatie wordt verspreid (gedecentraliseerd), terwijl het feitelijke beheer en de verzorging van de archiefbescheiden onder één sector berust; ook in dit geval is dit sectorniveau tevens het bewaarniveau;
- 2.
een volledig decentraal archiefbeheer: iedere sector heeft een eigen onderdeel archiefbeheer: de op centraal niveau (gedeputeerde staten, managementteam, directieraad of hoe de ambtelijke top ook heet) genomen besluiten worden in dossiers verwerkt, die na afloop van de centrale behandeling al naar gelang van onderwerp worden verspreid over de diverse sectoren; ook in dit geval is er per onderwerp van bestuur theoretisch slechts één dossier, dat voor bewaring in aanmerking kan komen. Bij andere sectoren, dan die welke in hoofdzaak met de uitvoering van een bepaalde taak is belast, doet zich in de praktijk uiteraard wel dubbelvorming voor op beleidsterreinen die elkaar raken of gedeeltelijk overlappen; in die gevallen moet men dus per onderwerp van bestuur het bewaarniveau vaststellen. De plaats van de griffier in dit geheel doet voor de bepaling van het bewaarniveau niet of nauwelijks terzake.
Archieven van commissies werden in zowel de oude als de nieuwe organisatiemodellen vaak als afzonderlijke eenheden decentraal beheerd. Bij de stukken, voortvloeiend uit hun activiteiten kan het bewaarniveau soms onduidelijk zijn. Hierbij kan men een aantal gevallen onderscheiden:
- a.
Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een bepaald provinciaal orgaan; dit provinciaal orgaan is het bewaarniveau en alle stukken van leden van de commissie die bij een ander orgaan werkzaam zijn kunnen worden vernietigd, tenzij hoofdstuk II, punt 1c van toepassing is.
- b.
Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een ander overheidsorgaan, bij voorbeeld een andere provincie, een rijksdienst of een gemeente; dit andere orgaan is het bewaarniveau, en de stukken kunnen worden vernietigd, als zij in deze lijst voorkomen (bijvoorbeeld in hoofdstuk II punt 3) en niet op grond van een ander punt bewaard moeten worden (bijvoorbeeld hoofdstuk II punt 1c).
- c.
Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een privaatrechtelijk orgaan (bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling); dit orgaan is op zichzelf het bewaarniveau, en op grond van hoofdstuk II punt 3 komen de stukken in de provinciale archieven voor vernietiging in aanmerking; het kan echter zijn, dat deze stukken deel uitmaken van een aangelegenheid waarvan de stukken moeten worden bewaard; in dat geval moeten zij op grond van hoofdstuk II punt 1c van vernietiging worden uitgezonderd; dit is des te meer van belang, omdat privaatrechtelijke organen niet de verplichting hebben hun archiefbescheiden blijvend te bewaren.
Indien voorzitterschap en secretariaat niet bij hetzelfde orgaan (provinciaal of niet-provinciaal) berusten, zal men naar bevind van zaken te werk moeten gaan en zo nodig met andere instanties moeten overleggen.
Het archiefbeheer is bij de commissies (hieronder tevens te verstaan werkgroepen en andere overlegsituaties) niet altijd even duidelijk geregeld. Vaak zijn de exemplaren van notulen, verslagen en (kopieën van) correspondentie bij vrijwel alle deelnemers identiek. In dat geval moet de afdeling, die het centrale archief van de griffie, waterstaat etc. beheert, de meest volledige serie stukken overnemen, met zo mogelijk de originele parafen, handtekeningen van voorzitter en/of secretaris. Het overgenomen archief is dan aan te merken als commissiearchief, en alle andere stukken zijn dubbelen.
Omschrijving archiefbescheiden | Bewaartermijn | Toelichting | ||
II | VOOR VERNIETIGING IN AANMERKING KOMENDE STUKKEN | |||
1. | ARCHIEFBESCHEIDEN DIE OP GROND VAN ALLE TAKEN GEVORMD KUNNEN WORDEN | |||
N.B. | Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moet steeds hoofdstuk I par. 6 in acht worden genomen. | |||
a. | De inhoud komt in zijn geheel of in essentie ook elders voor, alwaar bewaring is voorzien | |||
1. | Stukken voorkomend in archieven, anders dan het archief beheerd door de griffier, waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in het archief beheerd door de griffier voorkomen en aldaar voor langduriger bewaring in aanmerking komen, met uitzondering van: | 3 jaar | Om het gebruik van deze lijst te vergemakkelijken zijn sommige categorieën die onder deze omschrijving vallen hieronder nogmaals opgenomen. | |
a. | Stukken die een samenvatting geven van organisatie en functioneren van het desbetreffende dienstonderdeel of commissie | Blijvend bewaren | ||
b. | stukken betreffende aangelegenheid, die in hoofdzaak door het desbetreffende dienstonderdeel anders dan de griffie worden behandeld | Blijvend bewaren | ||
c. | stukken die in verband met blijvend of langdurig te bewaren stukken niet gemist kunnen worden | Blijvend bewaren, dan wel even lang als langdurig te bewaren stukken | ||
d. | stukken die in de rest van deze lijst apart als uitzonderingen zijn vermeld | Zie aldaar | ||
2. | Stukken verband houdende met de ambtsinstructie van de commissaris van de Koning voorkomende in archieven anders dan die van de commissaris | 3 jaar | ||
3. | Stukken betreffende/voortvloeiende uit deelneming in respectievelijk advisering aan besturen, commissies en andere organen waarvan het secretariaat en het archief elders worden beheerd, | 3 jaar | Zie ook punt 25 en hoofdstuk I, par. 6 | |
uitgezonderd stukken betreffende de deelneming in ruilverkavelingscommissies | Zie punt 83 | |||
4. | Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten), indien een afschrift van de voor langere bewaring in aanmerking komende expeditie wordt bewaard, voor zover de tekst van de expeditie geen om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de oorspronkelijke tekst bevat | 1 jaar | ||
5. | Concepten voor verwerking tot niet-schriftelijke registratie van gegevens | Na controle van de niet schriftelijke registratie | ||
6. | Cumulatieve uitdraai van gegevens, op niet-schriftelijke wijze opgeslagen | Na vervanging door de volgende uitdraai | ||
7. | Opgaven: | |||
a. | van derden van gegevens, die in het archief op te nemen zijn | 1 jaar | Bijvoorbeeld adreswijzigingen, korte mededelingen | |
b. | aan derden van gegevens, die in het archief opgenomen zijn | 1 jaar | ||
b. | De inhoud heeft slechts voor korte tijd informatieve waarde, dan wel een regelgevend of anderszins juridisch karakter van kortstondige geldigheid | |||
8. | Stukken, slechts opgemaakt ten behoeve van de samenstelling van verslagen, adviezen, rapporten, plannen en begrotingen, voor zover de gegevens daarin zijn opgenomen, daarbij inbegrepen primair statistisch materiaal waarvan herhaald gebruik niet te verwachten is | 1 jaar na vaststelling van het samenvattende stuk | ||
9. | Stukken opgemaakt ten behoeve van de routinematige coördinatie van werkzaamheden, met inbegrip van notulen en verslagen | 1 jaar | Bijvoorbeeld verslagen van werkoverleg en andere min of meer vrijblijvende overlegsituaties | |
uitgezonderd stukken op directieniveau | Blijvend bewaren | |||
10. | Stukken betreffende het routinematig postverkeer, zoals geleidebrieven en rappelbrieven, toezending van afschriften en drukwerken, alsmede de gegevens over de kosten daarvan | 1 jaar | ||
11. | Stukken betreffende ingetrokken bezwaar- en beroepschriften en overige zaken van incidenteel belang, die geen doorgang hebben gevonden | 3 jaar | ||
12. | Stukken betreffende het verstrekken van eenvoudige inlichtingen | 1 jaar | ||
13. | Stukken betreffende officiële representatie bij feestelijkheden, ontvangsten en lidmaatschappen van erecomités e.d., | 1 jaar | Stukken betreffende niet-officiële bezoeken (bijvoorbeeld doortocht naar Schiphol) zijn wel vernietigbaar | |
uitgezonderd die betreffende officiële of ambtshalve bezoeken van leden van het Koninklijk Huis en indien beleidsaspecten een rol kunnen spelen | Blijvend bewaren | |||
14. | Stukken betreffende samenstelling van besturen, commissies en andere organen, | 1 jaar | ||
uitgezonderd benoemingsbesluiten | 1 jaar na beëindiging van het lidmaatschap | |||
15. | Presentielijsten van vergaderingen van commissies, werkgroepen enz., | 1 jaar | ||
uitgezonderd die van provinciale en gedeputeerde staten | Zie punt 59 | |||
16. | Stukken betreffende aankondiging van vergaderingen, vaststelling van vergaderdata en reservering van vergaderruimten | 1 jaar | ||
17. | Stukken betreffende het houden van rondleidingen en het verlenen van (gratis) toegang tot gebouwen in gebruik bij de provincie, | 1 jaar | Betreft musea en kantoorgebouwen | |
indien tegen betaling | Zie punt 44 | |||
18. | Circulaires, aanschrijvingen en dergelijke afkomstig van de rijksorganen: | |||
a. | waarvan de inhoud op de provincie van toepassing is | 1 jaar na vervallen | ||
b. | waarvan de inhoud op de organen onder toezicht van de provincie van toepassing is, voor zover deze tot activiteit van de provincie hebben geleid dan wel kunnen leiden | 1 jaar na vervallen | ||
c. | idem als b., echter voor zover deze niet tot activiteit van de provincie hebben geleid of kunnen leiden en geen deel uitmaken van een bestaande zaak | 3 jaar | ||
19. | Overige conclusies en ter kennisneming ingekomen stukken die geen aanleiding hebben gegeven tot activiteit en die geen deel uitmaken van een bestaande zaak | 1 jaar, dan wel 1 jaar na vervallen van het belang | Hieronder ook verordeningen van organen onder toezicht van de provincie, al dan niet op grond van een wettelijk voorschrift meegedeeld. Zie ook punt 89. | |
20. | Prijscouranten en aanbiedingen, waarvan geen gebruik wordt gemaakt | Na afhandeling | ||
21. | Inschrijvingsbiljetten van aanbestedingen en leveringen, inlichtingen omtrent inschrijvers aan wie het werk/de levering niet is gegund | Na voltooiing dan wel levering | ||
22. | Stukken betreffende klachten, tenzij de behandeling van de klachten de tot dan toe gevolgde beleidslijn heeft gewijzigd en voor zover zij geen deel uitmaken van een te bewaren zaak | 3 jaar | ||
23. | Stukken betreffende zaken waarbij de provincie en haar functionarissen niet rechtstreeks betrokken zijn, maar waarbij hun bemiddeling wordt ingeroepen of hun advies wordt gevraagd | 3 jaar | Bijvoorbeeld benoeming notarissen en leden van de rechterlijke macht | |
c. | De stukken hebben voor een afzienbare periode bewijskracht | |||
24. | Ontvangstbewijzen, zoals reçu's voor aangetekende zendingen | 3 jaar | ||
25. | Stukken betreffende de met medewerking van de provinciale overheid ingestelde en/of in stand gehouden instellingen, externe fondsen, commissies, raden e.d., alsmede organen van gemeenschappelijke regelingen waarvan de provincie deel uitmaakt, uitgezonderd: | 5 jaar | Zie ook punt 3 | |
a. | de stukken inzake de organisatie, regelingen en voorschriften | Blijvend bewaren | Indien het gaat om privaatrechtelijke rechtspersonen, moeten bij de vernietingstermijnen de artikelen 10 en 24 van het tweede boek en 17 van het derde boek van het Burgerlijk Wetboek mede in acht worden genomen. | |
b. | indien de provincie het secretariaat dan wel de administratie van dergelijke instellingen voert | Zie punt 1 | ||
N.B. | Indien de provincie het secretariaat van een gemeenschappelijke regeling niet voert, is het orgaan van de gemeenschappelijke regeling zelf het bewaarniveau (zie hoofdstuk I, par. 7) en is dit punt niet van toepassing. | |||
26. | Stukken betreffende de bemoeienis met het personeel van de instellingen bedoeld onder punt 25 | 5 jaar | ||
uitgezonderd indien zij rechtspositioneel bij de provincie zijn ondergebracht | Zie punt 61 | |||
27. | Stukken betreffende organen, ingesteld op grond van de wet gemeenschappelijke regelingen, waarin de provincie niet deelneemt, uitgezonderd: | 5 jaar | ||
a. | regelingen en verordeningen | 3 jaar na vervallen dan wel 3 jaar na financiële afwikkeling | ||
b. | stukken betreffende financiële aangelegenheden | Zie punt 90 | ||
c. | stukken betreffende coördinatie van gemeenschappelijke regelingen | Blijvend bewaren | Bijvoorbeeld indeling samenwerkingsgebieden | |
28. | Stukken betreffende besluiten van lagere organen, tegen welke bij gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning administratief beroep wordt aangetekend, alsmede betreffende voorlopige voorzieningen daarbij, uitgezonderd: | 5 jaar na eindbeslissing | Aangeraden wordt voor typen zaken die weinig voorkomen een langere termijn aan te houden. | |
a. | precedentvormende gevallen | Blijvend bewaren | ||
b. | de stukken bedoeld onder punt 83 | Zie punt 83 | ||
c. | stukken betreffende ingetrokken beroepszaken | Zie punt 11 | ||
29. | Stukken betreffende de ambtshalve bemiddeling door de provincie in geschillen van niet-principiële aard tussen derden | 5 jaar na eindbeslissing | ||
30. | Stukken betreffende verzoeken om door het provinciaal bestuur te verlenen vergunning of ontheffing, die ten onrechte zijn aangevraagd, die niet in behandeling zijn genomen, of die, voordat een beslissing is genomen, worden ingetrokken | 3 jaar | Zie ook punt 11 | |
31. | Stukken betreffende door of aan het provinciaal bestuur te verlenen of verleende vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen, alsmede het niet verlenen ervan, uitgezonderd stukken betreffende: | 3 jaar na afloop van de geldigheid of 3 jaar na eindbeslissing | Zie ook punt 1 | |
a. | vergunningen tot ontgronding, vervening, ontginning, onttrekking van water aan de bodem en andere vergunningen voor zover zij ingrijpende, blijvende gevolgen hebben | Blijvend bewaren | ||
b. | vergunningen op grond van wettelijke voorschriften op het gebied van water-, bodem- en luchtverontreiniging, | Blijvend bewaren | ||
met dien verstande dat vergunningen voor aangelegenheden zonder blijvende gevolgen wel vernietigd mogen worden | Na afloop van de geldigheid of 3 jaar na eindbeslissing | Wel vernietigd mogen worden bijvoorbeeld vergunningen voor vervoer van radioactieve stoffen, voor brandmelders voorzien van radioactieve isotopen en dergelijke | ||
c. | vergunningen vermeld onder de nummers 43, 70, 88 en 89 | Zie punten 43, 70, 88 en 89 | ||
d. | samenvattende stukken en precedentvormende gevallen | Blijvend bewaren | ||
32. | Stukken betreffende de periodieke verlenging van de termijn van geldigheid van vergunningen en ontheffingen, | 1 jaar na afloop van de geldigheid | ||
uitgezonderd het laatstgenomen besluit tot verlenging | Zie punt 31 | |||
33. | Stukken betreffende de controle op de naleving van de voorwaarden van vergunningen, | 1 jaar na afwikkeling | ||
tenzij ten gevolge van de uitoefening van de controle wijziging of intrekking van de vergunning heeft plaatsgevonden, | Zie punt 31 | |||
uitgezonderd het laatste controleverslag | Zie punt 31 | |||
34. | Stukken betreffende verzekeringsovereenkomsten | 1 jaar na vervallen van het belang | ||
uitgezonderd polissen, die objecten van kunst of wetenschap betreffen | Blijvend bewaren | De uitzondering is met name voor provinciale musea van belang | ||
en overige polissen | 5 jaar na vervallen | |||
35. | Stukken betreffende schadeclaims, zowel ten laste als ten gunste van de provincie | 5 jaar afwikkeling | ||
36. | Stukken betreffende de beschikbaarstelling van gelden of kredieten op grond van door het bevoegd gezag gemaakte regelingen of uit daartoe beschikbare fondsen | 5 jaar mits 1 jaar na goedkeuring rekening | Het betreft bijvoorbeeld studiefondsen, uitvoering van subsidie- en schaderegelingen | |
uitgezonderd samenvattende stukken en precedentvormende gevallen | Blijvend bewaren | |||
37. | Stukken betreffende de beschikbaarstelling van gelden of kredieten in incidentele gevallen van niet-principiële aard, bij toekenning | 5 jaar mits 1 jaar na goedkeuring rekening | ||
bij niet-toekenning | 3 jaar | Vergelijk punt 11 | ||
2. | ARCHIEFBESCHEIDEN, DIE SLECHTS OP GROND VAN EEN BEPAALDE TAAK WORDEN GEVORMD | |||
2.1 | -3.07 ORGANISME VAN DE PROVINCIE | |||
N.B. | Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moet steeds hoofdstuk I par. 6 in acht worden genomen | |||
a. | Eigendommen, financiën en hulpmiddelen | |||
38. | Stukken betreffende de aankoop, de verkoop, de ruiling van gronden en opstallen of de vestiging van een zakelijk recht op gronden | 30 jaar | ||
a. | overeenkomsten en afstandsverklaringen | Blijvend bewaren | ||
b. | besluiten met bijlagen | Blijvend bewaren | ||
c. | bezwaarschriften | Blijvend bewaren | ||
d. | onteigeningsbescheiden | Blijvend bewaren | ||
39. | Stukken betreffende stichting, aanleg, verbetering, restauratie, wijziging en regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen aan gebouwen, terreinen, installaties, apparatuur en machines, alsmede gegevens omtrent details, | 10 jaar | Zie voor kleinere voorzieningen punt 21 en 49 | |
uitgezonderd beleidsbepalende bescheiden, zoals bestekken met bijbehorende tekeningen, akten van aanbesteding, staten van meer en minderwerk | Blijvend bewaren | |||
40. | Stukken betreffende vergoedingen bij verkrijging van eigendommen wegens reeds betaalde belasting of belastingschade | 10 jaar | ||
andere vergoedingen zoals: huurdersvergoeding, rentevergoeding, vergoeding verhuiskosten | 5 jaar | |||
41. | Stukken betreffende eigendomstransacties welke geen doorgang hebben gevonden | 3 jaar na beslissing | ||
uitgezonderd aanbieding van kunst- en museumobjecten | 10 jaar na beslissing | |||
42. | Stukken betreffende het in gebruik geven, nemen, (ver)huren of (ver)pachten van eigendommen | 5 jaar na afloop van het contract | Wanneer met een huurder of pachter na afloop een nieuw contract wordt aangegaan, is het verstandig het voorgaande contract, alsmede andere stukken, die bij de totstandkoming ervan hebben gediend, te bewaren tot na afloop van het laatste contract. De pachtovereenkomst, welke geldt voor een duur van ten minste twaalf jaren voor los land, wordt telkens van rechtswege met zes jaren verlengd (artikel 36, lid 1 van de Pachtwet). | |
uitgezonderd indien de in punt 38 bedoelde stukken verloren zijn gegaan en de hier bedoelde stukken kunnen strekken tot vervanging daarvan | Zie onder punt 38 | |||
en uitgezonderd bruikleen van kunst- en museumobjecten bij niet doorgaan | 10 jaar | |||
indien wel bruikleen heeft plaatsgehad | Blijvend bewaren | |||
43. | Stukken betreffende het verlenen of weigeren van toestemming tot het maken van fotografische of andere bewegende of niet-bewegende afbeeldingen van objecten van cultuur en wetenschap en tot het gebruik van afbeeldingen en teksten voor publicaties ongeacht de aard van die publicaties | 10 jaar | Deze termijnen zijn langer dan die in punt 31, omdat de publicaties tot lang na de al dan niet verleende toestemming kunnen plaatsvinden. | |
uitgezonderd indien het copyright en/of het auteursrecht bij de provincie berust | Blijvend bewaren | Voor veel provinciale publicaties is overigens geen toestemming tot overname nodig. | ||
44. | Stukken betreffende de financiële administratie uitgezonderd: | 5 jaar, mtis 1 jaar na goedkeuring rekening | ||
a. | stukken betreffende door de provincie als ondernemer aan de rijksoverheid verschuldigde belasting | 7 jaar | Deze kunnen deel uitmaken van de bijlagen tot de rekening, vergelijk punt 62 | |
b. | de begroting, alsmede begrotingswijzigingen en de daar overgelegde staten, overzichten en toelichtingen | Blijvend bewaren | ||
c. | de rekening en de daarbij overgelegde staten, overzichten en toelichtingen | Blijvend bewaren | ||
d. | de grootboeken van inkomsten en uitgaven, mits zij niet uitsluitend gegevens in cijfers bevatten | Blijvend bewaren | Van belang voor provinciale musea en kunstvoorwerpen in de kantoorgebouwen | |
e. | financiële bewijsstukken van aanschaf van kunst- en museumobjecten voor zover deze niet elders in het archief worden aangetroffen | Blijvend bewaren | ||
f. | de in dit hoofdstuk afzonderlijk vermelde categorieën | Zie aldaar | ||
45. | Overige stukken betreffende overige door de provincie verschuldigde belastingen | 5 jaar, mits 1 jaar na goedkeuring rekening | ||
46. | Stukken betreffende betaling voor goederen en diensten, geleverd of verleend door de provincie, voor zover geen deel uitmakend van de bijlagen tot de rekening | 1 jaar | ||
47. | Stukken betreffende het leveren of verlenen door de provincie van goederen en diensten van routinematig karakter, | 1 jaar | ||
uitgezonderd financiële stukken | Zie de punten 44 en 46 | |||
48. | Stukken betreffende het afstoten van overtollig materiaal | 1 jaar | Bijvoorbeeld afgeschreven kantoormeubilair | |
49. | Stukken betreffende goederen en diensten, geleverd of verleend aan de provincie, voor zover geen deel uitmakend van de bijlagen tot de rekening | 1 jaar na goedkeuring van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden zijn vervallen | Bijvoorbeeld onkostenvergoedingen en dergelijke; abonnementen, gebruiksartikelen, voorzieningen aan gebouwen van niet-ingrijpende aard, verlichting van provinciale wegen, bewegwijzering; zie ook punt 73 | |
50. | Stukken betreffende controle van comptabele functionarissen | 5 jaar, mits 1 jaar na goedkeuring van de rekening | ||
51. | Stukken betreffende belegging van gelden of in bewaring geven van geld en geldswaardige papieren | 1 jaar na beëindiging | ||
52. | Stukken betreffende kasgeldleningen | 5 jaar na aflossing | ||
53. | Stukken betreffende vaste geldleningen | |||
a. | betaling van rente en aflossingen | 5 jaar | ||
b. | overeenkomsten | 5 jaar na aflossing | ||
54. | Stukken betreffende waarborgen van renten en aflossingen van geldleningen | 5 jaar na vervallen | Ten aanzien van bijvoorbeeld gesubsidieerde instellingen kunnen beleidsaspecten aan de orde zijn | |
55. | Stukken betreffende rekening-, dag- en kasgeldovereenkomsten met postcheque- en girodienst en bankinstellingen | 5 jaar, mits 1 jaar na goedkeuring van de rekening | ||
uitgezonderd de overeenkomsten | 1 jaar na beëindiging | |||
56. | Stukken betreffende gebruiks- en verbruiksadministratie | 1 jaar, mits de controles hebben plaatsgevonden | ||
57. | Stukken betreffende registratie van ingekomen, interne en uitgaande post, daaronder begrepen drukwerken, om advies verzonden stukken, voortgangs- en afdoeningscontrole enz. | 1 jaar | ||
uitgezonderd de agenda (inschrijfregister) of de daarvoor in de plaats tredende registratievorm | Na definitieve inventarisatie van het statisch geworden archief | Zolang de agenda als neveningang op het archief dienst kan doen, moet zij derhalve worden bewaard | ||
b. | Organen, verkiezingen | |||
58. | Stukken betreffende verkiezingen van leden van de provinciale staten uitgezonderd: | 1 jaar na afloop van de zittingsperiode | De Kieswet stelt slechts vernietiging processen-verbaal van de stembureaus facultatief (Artikel M 7, tweede lid, na wetswijziging per 1 november 1989, 0 5, tweede lid), dus niet die van de hoofdstembureaus. Ook bij de gemeenten, die de organisatie van de verkiezingen als taak hebben worden deze bewaard, zodat zij op grond van punt 89 vernietigd zouden mogen worden; hier wordt echter in bewaring voorzien omdat het de organisatie van het provinciaal bestuur betreft | |
a. | uittreksel uit het geboorteregister en lijst van maatschappelijke functies uit de geloofsbrieven van leden van de provinciale staten | Blijvend bewaren | ||
b. | overige stukken uit de geloofsbrieven | 1 jaar na beëeindiging van lidmaatschap van de staten | ||
c. | processen-verbaal van het Centraal stembureau voor de verkiezingen van de provinciale staten | Blijvend bewaren | ||
59. | Presentielijsten van vergaderingen van provinciale en gedeputeerde staten | 1 jaar na afloop van de zittingsperiode | ||
2.2 | -3.08 PERSONEEL | |||
N.B. | Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moet steeds hoofdstuk I par. 6 in acht worden genomen. | |||
60. | Stukken betreffende tijdelijk personeel, aan wie geen pensioenrechten toekomen | 1 jaar na vertrek uit dienst | ||
61. | Stukken betreffende de rechtspositie, de functievervulling en het gedrag van andere individuele personeelsleden en hun gezinsleden (vgl. punt 66) uitgezonderd: | 10 jaar na vertrek uit dienst, dan wel 5 jaar na pensionering, dan wel 5 jaar na overlijden | Hieronder te begrijpen zowel de in de zogenaamde personeelsdossiers als elders opgenomen stukken (bijvoorbeeld aanmeldingsformulier IZR. Het bedoelde bericht was aangekondigd per 1 januari 1998 maar sindsdien is door het ABP opnieuw om uitstel gevraagd. | |
a. | stukken betreffende de rechtspositie van individuele personeelsleden, voor zover zij kunnen dienen bij de vaststelling van pensioenrechten, tot nader bericht van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (daarna vervalt deze uitzondering) | 5 jaar na pensionering dan wel 5 jaar na overlijden | ||
b. | stukken betreffende ambtenaren, die door provinciale staten zijn benoemd, diensthoofden en overige ambtenaren, die een bijzondere of belangrijke invloed hebben gehad op het beleid, dan wel anderszins op enig gebied van bijzondere betekening zijn geweest, voor zover deze stukken daadwerkelijk licht werpen op die invloed en/of betekenis van de individuele ambtenaar | Blijvend bewaren | ||
62. | Salarisadministratie | 7 jaar | Hierbij inbegrepen de gegevens over in te houden belasting; vgl. punt 44, sub a | |
met uitzondering van samenvattende gegevens over langere perioden | Blijvend bewaren | |||
63. | Stukken betreffende congressen, lezingen, studiereizen, excursies, oefeningen en opleidingen | 1 jaar na afloop | ||
64. | Rapporten van psychologische onderzoeken | 1 jaar | ||
65. | Sollicitatiestukken van niet-benoemden | Na indiensttreding van de wel-benoemde | ||
66. | Overige stukken van en betreffende individuele personeelsleden en hun gezinsleden, voor zover deze financiële gevolgen hebben gehad | 5 jaar na vervallen | Bijvoorbeeld onkostenvergoedingen, buitengewoon verlof. | |
voorzover deze geen financiële gevolgen hebben gehad | 1 jaar | Bijvoorbeeld gewoon verlof, gelukwensen. Grote delen vallen onder de algemene categorieën; alleen samenvattingen in het jaarverslag enz. blijven bewaard | ||
2.3 | TAKEN VAN DE ORGANEN, BELANGENBEHARTIGING | |||
N.B. | Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moet steeds hoofdstuk I par. 6 in acht worden genomen. | |||
-1.71 | Belastingen | |||
67. | Stukken betreffende inning en invordering van provinciale belastingen met inbegrip van de kohieren | 5 jaar dan wel 5 jaar na eindbeslissing | ||
68. | Stukken betreffende niet-provinciale belastingen | 1 jaar | ||
uitgezonderd regelingen voor gemeentelijke en waterschapsbelastingen | Zie punt 50 | |||
-1.73 | Ruimtelijke ordening | |||
69. | Stukken betreffende ruimtelijke ordening betrekking hebbende op aangrenzende gebieden, zowel in andere provincies als in het buitenland | 3 jaar na vervallen | Zie voor aangelegenheden binnen de eigen provincie punt 89 en nabij de rijksgrens punt 88 | |
70. | Stukken betreffende vergunningen voor het bewonen van woonwagens, met inbegrip van stukken betreffende geweigerde vergunningen | 110 jaar na geboortedatum van de aanvrager | De vergunningen zijn persoonsgebonden; zie voor stukken betreffende vergunningen voor het bewonen van woonschepen punt 30 | |
-1.75 | Openbare orde | |||
71. | Stukken betreffende strandingen, aangespoelde en geborgen strandgoederen, alsmede verkoop of afgifte daarvan | 5 jaar | De commissaris van de Koning bemiddelt ten aanzien van consuls van buitenlandse mogendheden | |
-1.78 | Openbare veiligheid | |||
72. | Stukken betreffende vervoer van gevaarlijke stoffen, voor zover niet vallende onder punt 31 | 3 jaar | ||
-1.79, 1.81 | Waterstaat, verkeer en vervoer | |||
N.B. | Zie ook punt 89 | |||
73. | Stukken betreffende onderhoud, controle van en (her)schouw over werken, wegen, paden, installaties, waterkeringen, waterovergangen, watergangen en gebouwen al of niet in beheer van de provincie | 5 jaar, mits 1 jaar na goedkeuring rekening | Zie ook punt 49 | |
74. | Stukken betreffende door de provincie ondernomen stichting, aanleg, verbetering, restauratie, wijziging en regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen aan werken, wegen, paden, installaties, apparatuur en machines, waterkeringen, waterovergangen en watergangen, alsmede gegevens omtrent details, | 10 jaar | Zie voor kleinere voorzieningen punt 49 | |
uitgezonderd beleidsbepalende bescheiden, zoals bestekken met bijbehorende tekeningen, akten van aanbesteding, staten van meer- en minderwerk | Blijvend bewaren | |||
75. | Scheepsjournalen van provinciale vaartuigen | 5 jaar | ||
76. | Stukken betreffende de regeling en de uitvoering van de dijkbewaking | 3 jaar dan wel 3 jaar na vervallen | ||
77. | Stukken betreffende de uitvoering van de Wet Uitkeringen Wegen | 5 jaar, mits 1 jaar na goedkeuring rekening | ||
78. | Stukken betreffende verkeersmaatregelen voor onbepaalde tijd, daarbij inbegrepen het aanbrengen van borden en markeringen | 3 jaar na vervallen | ||
79. | Stukken betreffende tijdelijke verkeersmaatregelen | 1 jaar na vervallen | ||
80. | Stukken betreffende dienstregelingen en tarieven van openbare middelen van vervoer alsmede verzekering van passagiers | 3 jaar | ||
81. | Stukken betreffende opruiming van gezonken vaartuigen in vaarwegen | 5 jaar na volledige opruiming | ||
82. | Stukken betreffende tijdelijke stremming van vaarwegen | 1 jaar na opheffing stremming | ||
-1.82 | Economische aangelegenheden | |||
83. | Stukken betreffende dan wel voortvloeiende uit deelneming in ruilverkavelings- en landinrichtingscommissies | 5 jaar na uitvoering | ||
uitgezonderd: plan van wegen, waterlopen en kaden met de daartoe behorende kunstwerken, landschapsplan en het besluit betreffende eigendom, beheer en onderhoud van de openbare wegen, waterlopen, kaden en kunstwerken (ex de Ruilverkavelingswet 1954) en het landinrichtingsplan of landinrichtingsprogramma en het begrenzingenplan (ex de Landinrichtingswet 1985) | Blijvend bewaren | |||
84. | Stukken betreffende toekenning van premie ingevolge investeringspremieregelingen | 10 jaar na laatste uitbetaling | Ter verklaring van de langere termijn is aangehaald de RSV-enquête | |
85. | Stukken betreffende incidentele wijzigingen van markten | 3 jaar | ||
86. | Stukken betreffende markten in andere provincies | 3 jaar | ||
-1.84 | Maatschappelijke zorg | |||
87. | Psychiatrische patiëntendossiers | 110 jaar na geboortedatum | Deze termijn is gebaseerd op relevante wetgeving betreffende de gezondheidszorg; zie ook Hoofdstuk I par. 4 en 5 | |
uitgezonderd een statistisch valide steekproef van 10% | Blijvend bewaren | |||
-1.88 | Buitenlandse betrekkingen | |||
88. | Stukken betreffende vergunningen tot het bouwen nabij de rijksgrens | 15 jaar | ||
2.4 | -3.07.83:-2/2.91 LAGERE PUBLIEKRECHTELIJKE LICHAMEN | |||
N.B. | Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moet steeds hoofdstuk I par. 6 in acht worden genomen. Zie ook de punten 25 tot en met 29 | |||
89. | Stukken betreffende de aan formele of materiële goedkeuring door de provincie onderworpen verordeningen, plannen en besluiten, | 5 jaar mits 3 jaar na vervallen | Bijvoorbeeld: goedkeuring bestemmingsplannen 3 jaar na vervallen. | |
uitgezonderd financiële aangelegenheden en vergunningen voor waterstaatszaken, verleend door lagere organen | Zie punt 90 | |||
5 jaar | ||||
90. | Stukken betreffende het financieel toezicht op lagere publiekrechtelijke organen, alsmede de verhouding tussen het rijk en de lagere publiekrechtelijke organen, uitgezonderd: | 5 jaar | ||
a. | stukken betreffende de rekening van gemeenten van vóór 1924 | Blijvend bewaren | Deze worden bewaard vanwege de onderlinge vergelijkbaarheid, die met de gewijzigde rekeningvoorschriften vanaf 1924 verloren is gegaan. | |
b. | stukken betreffende de rekening van waterschappen van vóór herindeling, waarbij grote waterschappen zijn opgericht | Blijvend bewaren 5 jaar na eindbeslissing | Deze worden bewaard,omdat gebleken is dat de zorgvuldige bewaring bij zeer kleine waterschappen niet steeds heeft plaatsgevonden | |
c. | stukken betreffende begroting, begrotingswijzigingen en overige stukken betreffende de rekening | |||
d. | stukken betreffende aan- en verkoop, onteigening en schenking, erfpacht en vestiging van andere zakelijke rechten met betrekking tot onroerende eigendommen, alsmede schenking van roerende goederen | 10 jaar na goedkeuring of onthouding daarvan | Met ingang van 1 februari 1990 behoeven deze besluiten geen goedkeuring meer | |
e. | stukken betreffende geldleningen, geldbeleggingen en garantiestelling | 5 jaar na goedkeuring of onthouding daarvan | ||
f. | stukken betreffende overeenkomsten met projectontwikkelaars | 3 jaar na vervallen | ||
g. | stukken betreffende gemeentelijke en waterschaps belastingen, | 5 jaar na vervallen | Classificatie van gronden in verband met waterschapslasten blijvend bewaren. Deze vaststelling geschiedde tot ca. 1985 wel door gedeputeerde staten | |
voor zover deze belastingen door het provinciaal bestuur zijn vastgesteld | Blijvend bewaren | |||
91. | Stukken betreffende bestuursleden van waterschappen enz. | 1 jaar na afloop van de zittingsperiode | ||
uitgezonderd door de Kroon dan wel gedeputeerde staten benoemde bestuursleden | Zie punt 92 | |||
92. | Stukken betreffende de rechtspositie van door de Kroon dan wel gedeputeerde staten benoemde bestuursleden voor zover deze financiële gevolgen hebben gehad | 5 jaar na vervallen | Beleidsstukken betreffende deze categorie blijven bewaard | |
voor zover deze geen financiële gevolgen hebben gehad | 1 jaar | |||
93. | Stukken betreffende bemoeienis met personeelsleden van waterschappen | 5 jaar |
Vernummering hoofdstuk II ten opzichte van vernietigingslijst 1989/1994 -> 2000
1989/1994 | 2000 | 1989/1994 | 2000 | 1989/1194 | 2000 |
1 | onveranderd | 25 | 26 | 79 | 73 |
1a | 2 | 26 | 27 | 80 | 74 |
2 | 3 | 27 | 28129,5 | 80a | 75 |
3 | 4 | 28 | 29 | 81 | 76 |
4 | 5 | 29 | 30 | 82 | 77 |
5 | 6 | 30 | 31 | 83 | 78 |
6 | 7 | 31 | 32 | 84 | 79 |
7 | 8 | 32 | 33 | 85 | vervallen |
8 | 9 | 33 | 34 | 86 | 80 |
9 | 10 | 34a | 35 | 87 | 81 |
10 | 11 | 35 | 37 | 88 | 82 |
11 | 12 | 36 | 38 | 89/90 | 83 |
12 | 13 | 37 | 39 | 91 | 84 |
13 | 14 | 38 | 40 | 92 | 85 |
14 | 15 | 39 | 41 | 93 | 86 |
15 | 16 | 40 | 42 | 93a | 87 |
16 | 17 | 41 | 43 | 94-97 | vervallen |
17 | 18 | 42 | vervallen | 98 | 88 |
18 | 19 | 43 | 44 | 99 | vervallen |
19 | 20 | 44 | vervallen | 100 | 89 |
20 | 21 | 45-70 | onveranderd | 101 | 90 |
21 | 22 | 71-75 | vervallen | 102-105 | vervallen |
22 | 23 | 76 | 71 | 106 | 91 |
23 | 24 | 77 | 72 | 107 | 92 |
24 | 25 | 78 | vervallen | 108 | 93 |