Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW

Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenWDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995,

Besluit:

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, H.J.E.Bruins Slot

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.
minister: minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;
b.
ministerie: het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;
c.
kernministerie: het ministerie met uitzondering van de onder de Minister ressorterende diensten en instellingen;
d.
dynamische archieven: archieven direct van belang voor de bedrijfsvoering;
e.
semi-statische archieven: archieven van belang voor de verantwoordingsfunctie, voor de recht- en bewijszoekende burger en van cultureel-historisch belang.

Artikel 2

Dit reglement is van toepassing op het bestuursdepartement, de buitendiensten, de agentschappen en de inspecties.

De hoofden van de directies, facilitaire diensten en stafeenheden alsmede de projectdirecteuren van het kernministerie zijn in het kader van het beheer van archiefbescheiden op het werkterrein van hun organisatieonderdeel belast met de in bijlage 1, onder A, genoemde beslissingen en werkzaamheden.

2

De directeur van het Facilitair Bedrijf draagt in het kader van het beheer van archiefbescheiden op het werkterrein van het kernministerie zorg voor de uitvoering van de in bijlage 1, onder B, genoemde werkzaamheden.

3

De in het eerste lid bedoelde personen kunnen met de directeur van het Facilitair Bedrijf overeenkomen dat zij één of meer van de werkzaamheden, genoemd in bijlage 1, onder B, op zich nemen, voor zover deze werkzaamheden betrekking hebben op het dynamisch archief van hun organisatieonderdeel en voor zover geen afstemming met de minister of de rijksarchiefdienst noodzakelijk is.

4

De in het eerste lid bedoelde personen, wijzen functionarissen aan die belast zijn met de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de taken, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 4

1

De functionarissen, genoemd in bijlage 2, onder A, dragen in het kader van het beheer van archiefbescheiden op het werkterrein van hun organisatieonderdeel in ieder geval zorg voor de uitvoering van de taken, genoemd in bijlage 2, onder B.

2

Artikel 3, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5

1

De functionarissen genoemd in bijlage 2, onder A, kunnen met de directeur van het Facilitair Bedrijf overeenkomen dat één of meer van de taken, genoemd in bijlage 2, onder B, worden uitgevoerd door de directeur van het Facilitair Bedrijf.

Artikel 6

De secretarissen van de door of op voordracht van de Minister ingestelde commissies zijn in het kader van het beheer van de archiefbescheiden op het terrein van die commissie belast met de in bijlage 1, onder C, genoemde werkzaamheden.

Artikel 7

De personen, bedoeld in de artikelen 3, 4 en 6, rapporteren jaarlijks voor 1 april, door tussenkomst van de directeur van het Facilitair Bedrijf, aan Secretaris-Generaal over de kwalitatieve en kwantitatieve stand van zaken en de ontwikkelingen met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden op het terrein van hun organisatieonderdeel of commissie in het voorafgaande jaar.

Dit reglement zal worden toegezonden aan alle directeuren en hoofden van dienst van het ministerie van OCenW.

Bijlage 1

A.
De beslissingen en werkzaamheden, bedoeld in artikel 3, eerste lid, zijn:
1. a.
  het beslissen welke documenten worden geregistreerd en in het dynamisch archief opgenomen;
2. b.
  het registreren van documenten;
3. c.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
4. d.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het betrokken dienstonderdeel;
5. e.
  het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan andere medewerkers van het ministerie;
6. f.
  het verlenen van medewerking aan de directeur van het Facilitair Bedrijf bij het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst die (mede) betrekking heeft op het beleidsterrein van het betrokken organisatieonderdeel;
7. g.
  het aan de directeur van het Facilitair Bedrijf melden van ontwikkelingen die aanpassing van de selectielijst noodzakelijk maken;
8. h.
  het opstellen van een ordeningsplan en het overeenkomstig rangschikken en ordenen van archiefbescheiden in het dynamisch archief;
9. i.
  het aan de directeur van het Facilitair Bedrijf melden van wijzigingen in het ordeningsplan van zijn organisatieonderdeel;
10. j.
  het in overeenstemming met de directeur Facilitair Bedrijf opstellen van een overzicht van archiefbescheiden die overgedragen worden van het dynamisch archief naar het semi-statisch (centraal) archief en het zorgdragen voor de overdracht;
11. k.
  het opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden en het zorgdragen voor deze vernietiging;
12. l.
  het beslissen omtrent het door reproducties vervangen van bepaalde archiefbescheiden indien het archiefbescheiden betreft die op de betrokken selectielijst als te vernietigen worden aangemerkt en het zorgdragen voor die vervanging;
13. m.
  het verzoeken aan de directeur van Facilitair Bedrijf om aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst een machtiging te vragen teneinde bepaalde archiefbescheiden die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt, te vervangen door reproducties, alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervanging;
14. n.
  het verzoeken aan de directeur van het Facilitair Bedrijf om aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst een machtiging te vragen teneinde bepaalde archiefbescheiden uit het dynamisch archief te vervreemden en, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
15. o.
  in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken organisatieonderdeel: het, in overeenstemming met de directeur van het Facilitair Bedrijf, beslissen welke archiefbescheiden uit het dynamisch archief in aanmerking komen voor overdracht en het zorgdragen voor de overdracht;
16. p.
  het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden die zich bevinden in het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel;
alsmede alle overige werkzaamheden die nodig zijn in het kader van de verantwoordelijkheid van de betrokkene voor de inrichting en ordening van het dynamisch archief van zijn organisatieonderdeel.
B.
De werkzaamheden, bedoeld in artikel 3, tweede lid, zijn:
1. a.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het kernministerie;
2. b.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
3. c.
  het bewaren van archiefbescheiden in het semi-statisch (centraal) archief;
4. d.
  het ontwerpen en actualiseren van een selectielijst voor ieder beleidsterrein;
5. e.
  het aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst ter ondertekening voorleggen van de BSD's;
6. f.
  het verlenen van medewerking aan het betrokken organisatieonderdeel bij de opstelling van een overzicht van archiefbescheiden die overgedragen worden van het dynamisch archief naar het semi-statisch (centraal) archief;
7. g.
  het verlenen van medewerking aan het betrokken organisatieonderdeel bij het opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden;
8. h.
  het op verzoek van de betrokken directeur vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het door reproducties vervangen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt;
9. i.
  het op verzoek van de betrokken directeur vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het vervreemden van archiefbescheiden uit het dynamisch archief;
10. j.
  het vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het vervreemden van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
11. k.
  het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
12. l.
  het overbrengen van archiefbescheiden naar de Rijksarchiefdienst;
13. m.
  in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken organisatieonderdeel: het, in overeenstemming met de betrokken directeur beslissen welke archiefbescheiden uit het dynamisch archief in aanmerking komen voor overdracht;
14. n.
  het beveiligen van de toegang tot archiefbescheiden die zich bevinden in het semi-statisch archief;
15. o.
  het adviseren van de directeuren inzake archiefaangelegenheden;
16. p.
  het beschikbaar hebben van de noodzakelijke apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden,
alsmede alle overige werkzaamheden die nodig zijn in het kader van de verantwoordelijkheid van de directeur van de Facilitaire Dienst voor een goed beheer van archiefbescheiden in het dynamisch archief en het semi-statisch archief van het kernministerie.
C.
De werkzaamheden, bedoeld in artikel 6, zijn:
1. a.
  a. het registreren van documenten;
2. b.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van de betrokken commissie alsmede met toestemming van de voorzitter van de desbetreffende commissie aan andere medewerkers van het ministerie;
3. c.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
4. d.
  het rangschikken, ordenen en bewaren van archiefbescheiden;
5. e.
  het verlenen van medewerking aan de directeur van het Facilitair Bedrijf bij het ontwerpen en actualiseren van een selectielijst die (mede) betrekking heeft op het beleidsterrein van de betrokken commissie;
6. f.
  het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden, met name voorzover deze persoonsgevoelige of bedrijfsgevoelige gegevens bevatten;
7. g.
  het na beëindiging van de werkzaamheden van de commissie overdragen van de archiefbescheiden van de commissie aan de directeur van het Facilitair Bedrijf,
alsmede alle overige werkzaamheden die van belang zijn voor een goed beheer van de archiefbescheiden van de betrokken commissie.

Bijlage 2

A.
De functionarissen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, zijn:
1. a.
  De algemeen directeur van het Instituut Collectie Nederland
2. b.
  De algemeen Rijksarchivaris van de Rijksarchiefdienst
3. c.
  De algemeen directeur van de Rijksdienst voor Oudheidkundig Bodemonderzoek
4. d.
  De hoofddirecteur van de Centrale Financiën Instellingen
5. e.
  De hoofdinspecteur van de Inspectie Cultuurbezit
6. f.
  De Inspecteur-Generaal van het Onderwijs
7. g.
  De directeur van de Rijksdienst voor de Monumentenzorg

B.
De taken, bedoeld in artikel 4, eerste lid, zijn:
1. a.
  het registreren van documenten;
2. b.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het betrokken dienstonderdeel alsmede met toestemming van de betrokken functionaris, bedoeld in bijlage 2, onder A, aan andere medewerkers van het ministerie;
3. c.
  het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
4. d.
  het rangschikken, ordenen en bewaren van archiefbescheiden;
5. e.
  het ontwerpen en actualiseren van een selectielijst;
6. f.
  het aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst ter ondertekening voorleggen van de selectielijst(en);
7. g.
  het jaarlijks opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden alsmede het zorgdragen voor de vernietiging overeenkomstig de door de betrokkenen geaccordeerde lijsten;
8. h.
  het beslissen omtrent het door reproducties vervangen van bepaalde archiefbescheiden indien het archiefbescheiden betreft die op de betrokken selectielijst als te vernietigen worden aangemerkt, alsmede het zorgdragen voor die vervanging;
9. i.
  het vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst teneinde bepaalde archiefbescheiden die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt, te vervangen door reproducties, alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervanging;
10. j.
  het vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het vervreemden van archiefbescheiden alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
11. k.
  het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
12. l.
  het overbrengen van archiefbescheiden naar de Rijksarchiefdienst;
13. m.
  in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken onderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden voor overdracht of overbrenging in aanmerking komen alsmede het overdragen of overbrengen van archiefbescheiden uit het archief;
14. n.
  het beveiligen van de toegang tot archiefbescheiden;
15. o.
  het beschikbaar hebben van apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden,
alsmede alle overige taken die voortvloeien uit een goed beheer van de archiefbescheiden van het betrokken organisatie-onderdeel.