Het register heeft tot doel de informatievoorziening in het kader van de uitvoering van artikel 2 van de Politiewet 1993 binnen de Nederlandse Politie mogelijk te maken voor zover het betreft:

1. a.

   de doelmatige controle van vaar- en (rail)voertuigen;

2. b.

   de voorkoming en bestrijding van aan het railverkeer, wegverkeer en de scheepvaart gerelateerde strafbare feiten;

3. c.

   de opsporing en vervolging van verdachten van de onder b genoemde strafbare feiten.

Gegevens uit het register kunnen worden gebruikt ten behoeve van interne bedrijfsstatistiek, interne bedrijfsvoering en interne ontwikkeling van beleid met betrekking tot de uitvoering van de politietaak.

Het register wordt deels geautomatiseerd en deels handmatig gevoerd.

Het register is ondergebracht bij de Dienst operationele Ondersteuning & Coördinatie.

De functioneel registerbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de beheerder en de registerbeheerder, belast met de zeggenschap over het register. Hij draagt zorg voor de naleving van de WPolr, het BPolr en het reglement. Hij treft daartoe onder meer voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het register tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Tevens treft hij maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de in het register opgenomen gegevens.

De functioneel registerbeheerder wijst het Hoofd van de Unit Informatie Coördinatie aan als zijnde belast met de dagelijkse leiding over het gegevensbeheer.

Omtrent de in artikel 5, onder a, b en c genoemde categorieën van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

1. a.

   volledige personalia en nationaliteit;

2. b.

   datum, tijdstip, plaats, aard en andere op de controle, het misdrijf, de overtreding of het incident betrekking hebbende gegevens;

3. c.

   gegevens betreffende het (rail)voer- of vaartuig;

4. d.

   specifieke gegevens: soort lading, herkomst, bestemming;

5. e.

   weergave van de afgelegde verklaringen;

6. f.

   het controleresultaat: controle op welke wet- en regelgeving, eventuele overtreding van welke wet met artikel/randnummer en lid en de eventueel ondernomen actie: proces-verbaal, waarschuwing, c.q. maatregel.

Omtrent de in artikel 5, onder d, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

1. a.

   volledige personalia en nationaliteit;

2. b.

   adresgegevens en postcode;

3. c.

   weergave van de afgelegde verklaringen.

Omtrent de in artikel 5, onder e, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

1. a.

   dienstnummer, organisatie-aanduiding, e-mail adres, rang, functie;

2. b.

   vermelding ambtseed of -belofte.

De gegevens worden uit het register verwijderd wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van het register, en zodra mogelijk vernietigd.

De gegevens worden in ieder geval uit het register verwijderd na verloop van vijf jaar na laatste opname.

Indien noodzakelijk voor het doel van het register kan de functioneel registerbeheerder bij besluit afwijken van het bepaalde in het tweede lid.

Van iedere verstrekking die rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de Wpolr en het Bpolr aantekening gehouden.

Van iedere verstrekking die niet rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de Wpolr en het Bpolr aantekening gehouden, tenzij overeenkomstig het doel wordt verstrekt aan vaste gebruikers.

Vaste gebruikers zijn:

1. a.

   personen die geautoriseerd zijn tot rechtstreekse toegang;

2. b.

   overige door de functioneel registerbeheerder bij besluit aan te wijzen personen of instanties aan wie bijna dagelijks gegevens worden verstrekt. Het besluit wordt bij het reglement gevoegd.

Een geregistreerde kan de registerbeheerder ingevolge artikel 20 van de Wpolr verzoeken hem mede te delen:

1. a.

   of hij in het register voorkomt;

2. b.

   welke gegevens over hem in het register zijn opgenomen;

3. c.

   van wie of van welke instanties de in het register over hem opgenomen gegevens zijn verkregen;

4. d.

   aan wie of aan welke instanties gegevens over hem zijn verstrekt.

Een verzoek tot kennisneming dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris, postbus 3970 AC Driebergen. Het verzoek is ontvankelijk na ontvangst van de betaling van € 4,50 (viereneenhalve euro) op rekening nr. 1923.25.523 ten name van het Korps landelijke politiediensten onder vermelding van ‘privacyverzoek’.

Een verzoek tot kennisneming wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

Op een verzoek tot kennisneming wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvankelijk is, beslist.

De functioneel registerbeheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De behandelend functionaris kan verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt alsmede die van degene namens wie hij optreedt.

In geen geval worden mededelingen in antwoord op een verzoek tot kennisneming in schriftelijke vorm gedaan.

Een geregistreerde aan wie ingevolge artikel 20 van de WPolr kennisneming is verleend, kan de registerbeheerder ingevolge artikel 22 van de WPolr verzoeken:

1. a.

   bepaalde gegevens over hem te verbeteren;

2. b.

   bepaalde gegevens over hem aan te vullen;

3. c.

   bepaalde gegevens over hem te verwijderen;

4. d.

   bepaalde gegevens af te schermen.

Een correctieverzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, ter attentie van de privacyfunctionaris, postbus 100, 3970 AC Driebegen. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering aangegeven te worden.

Een correctieverzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Verstrekking aan een dergelijke gemachtigde vindt niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de te verstrekken gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

Op een correctieverzoek wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvangen is, schriftelijk beslist. Een weigering wordt gemotiveerd.

Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd bij het bureau Communicatie van het Korps landelijke politiediensten te Driebergen, alsmede bij de voorlichtingsdienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het reglement treedt in werking met ingang van 1 november 2005.

Het reglement kan worden aangehaald als: Privacyreglement Tracopol.