De bepalingen in dit reglement zijn van toepassing op het aanvragen, beoordelen, verlenen en vaststellen van een bijdrage voor een project. Dit reglement geldt naast de statuten, het huishoudelijk reglement en de Algemene wet bestuursrecht. In deelregelingen kan het SfA nadere formele, financiële, kwalitatieve of kwantitatieve vereisten stellen.

Een bijdrage wordt altijd verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden aan het SfA ter beschikking worden gesteld.

Het SfA kan, ten aanzien van de volgorde van de beoordeling en de verlening van een bijdrage, voorrang verlenen aan een bepaalde aanvraag in verband met:

1. a.

   het beschikbare budget van het SfA;

2. b.

   door het SfA vastgestelde prioriteiten in het daartoe vastgestelde en gepubliceerde beleidsplan;

3. c.

   Het oormerken van bedragen ten behoeve van de uitvoering van deelregelingen.

De verlening van een bijdrage wordt geweigerd wanneer door verstrekking van de bijdrage het financieel plafond van de regeling en/of deelregelingen zou worden overschreden.

Voor een bijdrage van het SfA komen alleen rechtspersonen of bij de Kamer van Koophandel ingeschreven organisaties in aanmerking.

Het bestuur heeft projectcategorieën vastgesteld op basis waarvan aanvragen kunnen worden ingediend. Bijdragen kunnen worden gevraagd voor door het bestuur vastgestelde projectcategorieën. Per projectcategorie worden aanvullende door het bestuur geformuleerde formele eisen vastgesteld die zijn opgenomen in de aanvraagformulieren en eventuele deelregelingen.

Een bijdrage kan slechts worden verleend:

1. a.

   indien er sprake is van een begrotingstekort en de behoefte aan een bijdrage, naar het oordeel van het SfA, is aangetoond;

2. b.

   wanneer de aanvrager een zodanige werkwijze toepast dat redelijkerwijs mag worden verwacht dat de door de aanvrager gestelde doeleinden zullen worden bereikt;

3. c.

   indien de aanvrager niet toerekenbaar tekortgeschoten is in de nakoming van de subsidieverplichtingen van een project waaraan het SfA een eerdere bijdrage heeft verleend;

4. d.

   indien het SfA ervan overtuigd is dat het project voldoet aan de in artikel 1 van dit reglement opgenomen doelstelling;

5. e.

   indien de aanvrager aannemelijk heeft gemaakt dat de voor het project beschikbare financiële middelen, met inbegrip van de bijdrage van het SfA en eventuele eigen inkomsten uit entreegelden, sponsoring of anderszins, voldoende zijn om het project in overeenstemming met de in dit reglement opgenomen voorwaarden uit te voeren;

6. f.

   indien het resultaat van het project openbaar toegankelijk is. Daarvan is in elk geval geen sprake wanneer het resultaat uitsluitend toegankelijk is voor de instelling die heeft aangevraagd.

Bijdragen worden niet verleend aan:

1. a.

   instellingen die een structurele subsidierelatie hebben met de rijksoverheid;

2. b.

   gemeenten en provincies;

3. c.

   projecten die een reprise betreffen of een herdruk;

4. d.

   projecten die plaatsvinden in het kader van studie of opleiding;

5. e.

   projecten waarbij geen sprake is van een redelijke eigen bijdrage, eigen inkomsten, sponsoring en/of overige bijdragen van derden.

Er kan geen bijdrage worden gevraagd voor:

1. a.

   onderwijsprogramma’s en aanverwante activiteiten van onderwijsinstellingen;

2. b.

   aan hbo en universiteit verricht onderzoek;

3. c.

   studiereizen;

4. d.

   exploitatietekorten;

5. e.

   haalbaarheidsonderzoeken;

6. f.

   arbeidskosten medewerkers van rijks, provinciale en gemeentelijke instellingen;

7. g.

   het verwerven van eigendommen;

8. h.

   bouw- en restauratiekosten;

9. i

   inrichtings-, restauratie- en verbouwingsplannen;

10. j.

    projecten met een looptijd langer dan 24 maanden.

Het SfA kan in deelregelingen nadere en/of andere vereisten stellen aan het verlenen van een bijdrage.

Het bestuur maakt tenminste drie maal per jaar informatie openbaar over de mogelijkheden tot het aanvragen van een bijdrage. Het bestuur vermeldt daarbij de inzendtermijnen en de eisen waaraan een aanvraag voor een bijdrage dient te voldoen.

Aanvragen voor bijdragen kunnen tenminste drie maal per jaar worden ingediend, doch steeds minimaal 10 weken voor de aanvang van het project, met inachtneming van door het bestuur te bepalen inzendtermijnen.

Voor het indienen van een aanvraag stelt het SfA een aanvraagformulier vast. Het formulier kan worden gedownload op de website www.archfonds.nl. Op verzoek van de aanvrager zal het SfA het formulier per post toezenden. Dit formulier dient volledig te worden ingevuld en dient te voldoen aan de richtlijnen die in de toelichting staan omschreven. Het moet door de aanvrager worden ondertekend. De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als aan deze eisen is voldaan.

Een aanvraag wordt niet in behandeling genomen als het betreffende project – blijkens de aanvraag – niet binnen twaalf maanden na de op de dagtekening van deze aanvraag eerstvolgende wordt aangevangen.

Indien de aanvraag kennelijk niet-ontvankelijk dan wel kennelijk ongegrond is, kan het SfA besluiten de aanvraag onmiddellijk af te wijzen zonder nader onderzoek of advies.

Het SfA kan besluiten een aanvraag niet in behandeling te nemen als het formulier niet volledig is ingevuld of als er anderszins onvoldoende gegevens en bescheiden zijn aangeleverd voor de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van het verlangde besluit. De aanvrager wordt van tevoren in de gelegenheid gesteld binnen een termijn van twee weken de gegevens en bescheiden aan te vullen.

Aanvragen moeten in de Nederlandse of Engelse taal zijn gesteld.

Een besluit om de aanvraag niet te behandelen wordt aan de aanvrager bekend gemaakt binnen vier weken nadat de aanvraag is aangevuld of nadat de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Indien een aanvrager na een geheel of gedeeltelijk afwijzend besluit door het SfA binnen zes maanden na dat besluit een nieuwe aanvraag indient voor hetzelfde project, wordt deze aanvraag zonder nader onderzoek of advies afgewezen, tenzij gewijzigde omstandigheden of nieuwe feiten worden vermeld.

Het SfA kan besluiten een aanvraag zonder nader onderzoek of advies af te wijzen wanneer over een voorafgaand project van dezelfde aanvrager, waarvoor het SfA een financiële bijdrage heeft verleend, nog niet of niet naar genoegen van het SfA verantwoording is afgelegd.

De aanvraag wordt door een rechtsgeldige vertegenwoordiger van de aanvrager ondertekend en bevat tenminste de volgende informatie:

1. a.

   datum aanvraag, naam, adres en woonplaats van de aanvrager en in geval van een rechtspersoon – opgave van de rechtsvorm en bankgegevens;

2. b.

   de hoogte van de verlangde bijdrage en een beschrijving van het project waarvoor deze wordt aangevraagd. In die beschrijving moet worden vermeld wat de doelstelling van het project is; waar, wanneer, door wie en hoe het project wordt uitgevoerd en voor wie het project bestemd is. Ook moet beschreven zijn op welke wijze de resultaten naar buiten gebracht zullen worden. Tevens moet het belang van het project worden beschreven om te beoordelen of het aansluit bij de doelstellingen van het SfA zoals geformuleerd in artikel 1 en 8 van het onderhavige reglement;

3. c.

   een realistische begroting van het project, bestaande uit een duidelijk overzicht van de geraamde inkomsten en uitgaven;

4. d.

   een opgave van aanvragen die bij derden zijn ingediend voor een bijdrage, sponsoring of vergoeding voor hetzelfde project. Daarbij moet worden vermeld wat de stand van zaken is met betrekking tot de beoordeling van en/of besluitvorming over die betreffende aanvragen;

5. e.

   een kopie van de voor de aanvrager geldende statuten en een uittreksel uit het handelsregister dat niet ouder is dan twaalf maanden;

6. f.

   het aanvraagformulier dient te worden vergezeld van het in de toelichting bij het formulier voorgeschreven documentatiemateriaal en informatiemateriaal, opdat beoordeeld kan worden of de aanvraag aan de criteria, zoals geformuleerd in het Bijdragereglement en/of de betreffende deelregeling, voldoet.

Het SfA kan in deelregelingen nadere en/of andere vereisten stellen ten aanzien van de informatie die door de aanvrager dient te worden verstrekt.

Een bijdrage kan slechts worden verleend wanneer het project voldoet aan een of meer van de volgende vereisten:

1. a.

   kennisontwikkeling: het project draagt bij aan de Nederlandse kennisontwikkeling met betrekking tot architectuur, het ruimtelijk ontwerp en/of de ruimtelijke inrichting en is gericht op de ontwerpende disciplines en/of bij de bouwwereld betrokken partijen. Het is een toevoeging aan de bestaande theorie en/of praktijk en/of stimuleert door zijn uitzonderlijke, voorbeeldstellende karakter naar verwachting nieuwe ontwikkelingen op het gebied van het ruimtelijke ontwerp en/of de ruimtelijke inrichting. En/of stelt gangbare inzichten en werkwijzen ter discussie;

2. b.

   kennisuitwisseling: het project draagt bij aan de kennisuitwisseling tussen partijen die bij het ruimtelijk ontwerp en/of de ruimtelijke inrichting zijn betrokken en heeft betrekking op actuele (internationale) architectonische en ruimtelijke vraagstukken in de brede zin van het woord. Het is een toevoeging aan de bestaande theorie en/of praktijk en/of stimuleert door innovatieve coalitievorming, voorbeeldstellende praktijkcases en/of de mate waarin onderbelichte of urgente ruimtelijke vraagstukken aan de orde komen. De resultaten van het project dienen van belang te zijn voor de Nederlandse ontwerppraktijk;

3. c.

   publieksbereik: het project levert een positieve bijdrage aan de vergroting van de publieke belangstelling voor architectuur, het ruimtelijk ontwerp en de ruimtelijke inrichting in de brede zin van het woord; er is een relatie met actuele ruimtelijke vraagstukken en er is draagvlak voor het project zoals blijkt uit de te verwachten publieke belangstelling en de samenwerking met en/of bijdragen van derden.

Het SfA neemt bij zijn besluit tot verlening van een bijdrage in elk geval het volgende in overweging:

1. a.

   de vereisten en criteria uit dit reglement en/of de betreffende deelregelingen;

2. b.

   nadere vereisten die betrekking hebben op de uitvoering van het project en die zijn vastgesteld door het bestuur en opgenomen in de aanvraagformulieren;

3. c.

   prioriteiten zoals bedoeld in artikel 3, lid 3;

4. d.

   de noodzaak en omvang van de financiële bijdrage;

5. e.

   de statutaire doelstelling van de aanvrager;

6. f.

   het advies dat naar aanleiding van een aanvraag aan het SfA is uitgebracht.

Het SfA kan een aanvraag ter advisering voorleggen aan een adviseur of een adviescommissie.

Het SfA heeft per bestuursbesluit een beleid vastgesteld waarin is vastgelegd wanneer het een verzoek om advies noodzakelijk acht en aan welke adviescommissie de aanvraag wordt voorgelegd.

Het SfA kan de adviseur of de adviescommissie verzoeken bij de beoordeling van aanvragen rekening te houden met door het bestuur vastgestelde prioriteiten.

Bij de formulering van het advies over het al of niet verlenen van een subsidie dient de adviseur of adviescommissie zich te baseren op de door de aanvrager verstrekte gegevens, documentatie, het beeldmateriaal en eventuele aanvullende informatie.

De adviseur of adviescommissie wordt een oordeel gevraagd over de mate waarin een aanvraag voldoet aan de in artikel 8 lid 1 van het Bijdragereglement en eventuele in deelregelingen gestelde inhoudelijke criteria.

Een positief advies kan vergezeld gaan van een aanbeveling over de hoogte van de te verlenen bijdrage en/of van aanbevelingen met betrekking tot de uitvoering van het project.

De werkwijze, benoemingen, benoemingstermijnen en nadere regels ten aanzien van het functioneren van een adviseur en adviescommissie zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement.

Voordat de definitieve bijdrage wordt vastgesteld, neemt het SfA een besluit over de verlening van de verlangde bijdrage.

Het verleningsbesluitbevat een weergave van het eventuele advies, de voorwaarden waaronder de bijdrage beschikbaar wordt gesteld, de verplichtingen waaraan de ontvanger zich dient te houden, de maximale hoogte van de bijdrage of de wijze waarop deze zal worden bepaald en informatie over de betaalbaarstelling en de bevoorschotting.

Besluiten over aanvragen worden genomen binnen tien weken, tenzij in een deelregeling een andere beslistermijn is bepaald. Indien een aanvraag onvolledig is, wordt de termijn voor het geven van een besluit opgeschort vanaf de dag waarop het SfA de aanvrager heeft uitgenodigd de aanvraag aan te vullen tot de dag waarop de aanvraag is aangevuld of de daarvoor geldende termijn ongebruikt is verstreken.

Het besluit en alle daaruit voortvloeiende aanspraken kan vervallen indien het project binnen twaalf maanden na de verlening geen aanvang heeft genomen. Hiervoor is geen verdere mededeling door het SfA vereist. Het SfA kan bij deelregeling een afwijkende termijn vaststellen.

In het verleningsbesluit kan het SfA voorbehouden maken en voorschriften en voorwaarden stellen, in elk geval ter zake van de voorbereiding en/of uitvoering van het project, de presentatie van de resultaten, de wijze van betaalbaarstelling, de verslaglegging en de wijze van financiële en inhoudelijke verantwoording.

Aan het verlenen van een bijdrage kunnen door de aanvrager nooit rechten worden ontleend met betrekking tot de honorering van een volgende aanvraag voor een bijdrage.

Zolang de bijdrage nog niet definitief is vastgesteld, kan het SfA het besluit tot verlening van de bijdrage intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen, in elk geval indien:

1. a.

   het project waarvoor de bijdrage is verleend niet of niet geheel volgens de wet, het bijdragereglement, de betreffende deelregeling of de vereisten in het verleningsbesluit heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden;

2. b.

   de ontvanger van de bijdrage heeft gehandeld in strijd met de verplichtingen die aan de bijdrage zijn verbonden;

3. c.

   de ontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de juiste of volledige gegevens tot een ander besluit op de aanvraag zouden hebben geleid;

4. d.

   het besluit onjuist was en de ontvanger ervan dat wist of behoorde te weten;

5. e.

   de verantwoording niet binnen de vermelde termijn is geschied (zie artikel 13, lid 1);

6. f.

   gewijzigde omstandigheden of nieuwe inzichten in het project zich in overwegende mate verzetten tegen (ongewijzigde) voortzetting van de bijdrage;

7. g.

   de ontvanger failliet is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

De intrekking of wijziging werkt terug tot het tijdstip waarop de bijdrage is verleend, tenzij bij het besluit tot intrekking of wijziging anders is bepaald.

De ontvanger van een bijdrage dient binnen vier maanden na afloop van het project een inhoudelijke en financiële verantwoording in. Deze verantwoording moet inzicht geven in de aard, duur en omvang van de verrichte activiteiten (zie artikel 14, lid 1). In de verantwoording worden de daadwerkelijk verrichte activiteit en de in de aanvraag voorgenomen activiteit met elkaar vergeleken. Voorwaarden met betrekking tot de wijze waarop de inhoudelijke en financiële verslagen moeten zijn ingericht, zijn als bijlagen bij het positieve besluit met betrekking tot de aanvraag gevoegd.

De aanvrager dient in alle publicitaire uitingen het SfA te vermelden als subsidieverstrekker. In publicaties en verslagen dient het logo van het SfA te worden opgenomen. Wanneer een aanvrager logo’s opneemt van commerciële sponsors dient ook het logo van het SfA te worden gebruikt.

Indien de totale bijdrage van het SfA voor een project meer bedraagt dan 50.000 euro moet de financiële verantwoording worden voorzien van een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 393 lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek omtrent de naleving van de bepalingen van het reglement en eventuele deelregelingen. De ontvanger garandeert het SfA dat het project op doelmatige en financieel verantwoorde wijze wordt uitgevoerd. In dat kader voert de ontvanger een goed beleid en beheer, gebruikt hij de bijdrage op efficiënte wijze voor het doel waarvoor ze is verleend en leeft hij alle verplichtingen na die door het SfA zijn verbonden aan de verlening van de bijdrage.

Indien de totale bijdrage van het SfA voor een project minder dan 50.000 euro bedragen moet de financiële verantwoording met bewijsstukken worden gestaafd.

De ontvanger van de bijdrage doet zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de relevante bescheiden, schriftelijke mededeling aan het SfA indien zich feiten of omstandigheden (zullen) voordoen die van invloed kunnen zijn op het verlenen of vaststellen van de bijdrage, dan wel het intrekken of wijzigen ervan.

De ontvanger van de financiële bijdrage dient ter vaststelling van deze bijdrage binnen vier maanden na afloop van het project een financiële verantwoording in. Deze geeft inzicht in de wijze waarop de aanvrager de bijdrage heeft aangewend en besteed voor zijn project. De financiële verantwoording sluit aan op de indeling van de begroting die bij de aanvraag is ingediend. Belangrijke verschillen tussen verantwoording en begroting worden toegelicht. Bij het afleggen van verantwoording toont de ontvanger van de bijdrage aan dat het project heeft plaatsgevonden en wel volgens de aanvraag of volgens de door het SfA toegestane wijzigingen in de uitvoering van het project.

Het SfA kan de ontvanger nadere aanwijzingen geven over de controle op de naleving van de voorwaarden die zijn verbonden aan de verlening van de bijdrage.

Het besluit tot vaststelling van de bijdrage wordt door het SfA schriftelijk kenbaar gemaakt binnen drie maanden na ontvangst van de verlangde gegevens, die zijn aangegeven in dit reglement en/of de deelregelingen. Het vaststellingsbesluit vermeldt het bedrag van de definitieve bijdrage.

Het bedrag van de bijdrage wordt overeenkomstig de vaststelling van de bijdrage betaald.

Onterecht en/of onverschuldigd betaalde bijdragen en voorschotten kunnen door het SfA worden teruggevorderd.

Een belanghebbende kan bezwaar maken door een bezwaarschrift in te dienen bij het SfA. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan op de dag nadat het besluit bekend is gemaakt.

Het bezwaarschrift wordt rechtsgeldig ondertekend en bevat tenminste:

1. a.

   naam, adres en woonplaats van de indiener van het bezwaarschrift;

2. b.

   de datum van het bezwaarschrift;

3. c.

   een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht;

4. d.

   de gronden van het bezwaar;

5. e.

   indien van toepassing en voorzover nog niet in het bezit van het SfA: een kopie van de statuten van de rechtspersoon die het bezwaar indient en een uittreksel uit het handelsregister dat niet ouder is dan vier maanden waaruit blijkt dat de rechtspersoon rechtsgeldig vertegenwoordigd wordt;

6. f.

   een schriftelijke machtiging indien de belanghebbende zich door een gemachtigde laat vertegenwoordigen.

Het SfA bevestigt de ontvangst van het bezwaarschrift schriftelijk aan degene die het bezwaarschrift heeft ingediend.

Het SfA kan een bezwaarschrift ter advisering voorleggen aan een hoorcommissie, waarvan de samenstelling nader door het SfA wordt bepaald.

Voordat het SfA op het bezwaar beslist, stelt het belanghebbenden in de gelegenheid te worden gehoord.

Van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien indien:

1. a.

   het bezwaarschrift kennelijk niet ontvankelijk is;

2. b.

   het bezwaar kennelijk ongegrond is;

3. c.

   de belanghebbenden schriftelijk hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord;

4. d.

   aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad.

Van het horen wordt een verslag gemaakt door een persoon die daartoe door het SfA is aangewezen en bij het horen aanwezig is geweest.

Het SfA beslist binnen zes weken of, indien een bezwaarcommissie is ingesteld, binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift. Wanneer de aanvrager is verzocht een verzuim zoals bedoeld in artikel 6, lid 6 van de Algemene wet bestuursrecht te herstellen, wordt deze termijn opgeschort met ingang van de dag van dit verzoek tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. Het SfA kan de beslissing voor maximaal vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daarmee niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen.