Op grond van artikel 74, eerste lid, onder a, van de Wet veiligheidsregio’s verstrekt het Ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna: JenV) per boekjaar een bijdrage aan het Instituut Fysieke Veiligheid (hierna: IFV). JenV verstrekt deze bijdrage aan het IFV voor de uitvoering van de wettelijke activiteiten die ingevolge artikel 68 van de Wet veiligheidsregio’s zijn toebedeeld aan het IFV.

Het IFV dient zich over de besteding van deze middelen te verantwoorden, door middel van een jaarverslag, bestaande uit een bestuursverslag, een jaarrekening, overige gegevens en bijlagen. Het IFV en JenV hebben beide belang bij een goede opzet en uitvoering van de accountantscontrole bij het IFV. Dit accountantsprotocol geeft een beschrijving van de in dit kader door de accountant te verrichten werkzaamheden, en geldt met ingang van 1 januari 2019.

Hoofdstuk 1 geeft een opgave van de uitgangspunten die ten aanzien van de werkzaamheden van toepassing zijn, waaronder de doelstelling. Hoofdstuk 2 richt zich op de door de accountant te hanteren aanpak. Ten slotte bevat hoofdstuk 3 een weergave van de op te leveren accountantsproducten.

Als waarborg voor een degelijk toezicht beoordeelt JenV op basis van een jaarlijkse risicoanalyse of het huidige accountantsprotocol moet worden bijgesteld.

In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten ten aanzien van de door de accountant te verrichten werkzaamheden behandeld. Het betreft een beschrijving van de doelstelling van het protocol, de ten aanzien van het protocol relevante definities en begrippen en van de gehanteerde procedures en de daarbij van toepassing zijnde termijnen.

Dit accountantsprotocol heeft als doelstelling het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte, de betrouwbaarheid en de materialiteit van de door de instellingsaccountant van het IFV te verrichten werkzaamheden in het kader van de jaarrekening van het IFV en de jaarlijkse bijdrage aan het IFV.

Het controleprotocol geeft aan welke accountantsproducten moeten worden geleverd. In het geval van IFV worden twee type producten gevraagd:

1. •

   een controleverklaring;

2. •

   een accountantsverslag.

Als grondslag voor de controle en aanwijzingen geldt de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals opgenomen onder 2.1. Het onderzoeksobject betreft de jaarlijks door het IFV opgestelde verantwoordingsinformatie ten aanzien van de door JenV verstrekte bijdrage, bestaande uit het jaarverslag waarin opgenomen het bestuursverslag, de jaarrekening, de overige gegevens en bijlagen.

Onderstaand worden de voor dit protocol relevante definities en begrippen toegelicht.

1. •

   Accountant: Registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie het IFV de opdracht tot controle van de jaarrekening heeft verstrekt.

2. •

   Accountantsverslag: het verslag (rapport van bevindingen), bedoeld in artikel 393, vierde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, met dien verstande dat bij het IFV er geen raad van commissarissen als toezichthouder is.

3. •

   Bijdrageontvanger: het IFV. De bijdrageontvanger is binnen het gegeven normenkader verantwoordelijk voor het realiseren van de activiteiten conform de wettelijke taken, het voeren van een adequate bedrijfsvoering en het rechtmatig en doelmatig gebruik van de bijdragegelden, alsmede de betrouwbare totstandkoming van de niet-financiële informatie. Het bestuur van de bijdrageontvanger is er voor verantwoordelijk dat activiteiten van de instelling worden uitgevoerd in overeenstemming met bepalingen van de wet- en regelgeving. Daarnaast is het bestuur van de bijdrageontvanger verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de verantwoording aan de bijdrageverstrekker.

4. •

   Bijdrageverstrekker: het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het ministerie stelt middelen beschikbaar, in de vorm van een bijdrage, aan de bijdrageontvanger voor het uitvoeren van bepaalde (veelal wettelijke) taken en/of activiteiten en incidentele bijdragen. De bijdrageverstrekker is verantwoordelijk voor het vaststellen van het financiële normenkader waarbinnen de bijdrageontvanger moet opereren. Het normenkader is in geval van het IFV in belangrijke mate geregeld in een wet en daarop geënte lagere regelgeving. Met betrekking tot incidentele bijdragen zijn aanvullend daarop nadere regels gesteld, die door de bijdrageverstrekker aan de bijdrageontvanger schriftelijk zijn medegedeeld. De Inspectie Justitie en Veiligheid houdt toezicht op de wettelijke taakuitvoering. Ingevolge artikel 67 van de Wet veiligheidsregio’s is het bestuur van het IFV belegd bij de voorzitters van de veiligheidsregio’s.

5. •

   Controleverklaring: de uitslag van het onderzoek van de door de bijdrageontvanger aangestelde accountant, bedoeld in artikel 393, vijfde tot en met achtste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, omvattende een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid.

6. •

   Doelmatigheidsparagraaf (onderdeel van het bestuursverslag): de verklaring (beschrijving) van het bestuur / de directie van de instelling over de doelmatigheid van de instelling. Doelmatigheid gaat over de vraag of door de instelling dezelfde prestaties of effecten met de inzet van minder middelen gerealiseerd kunnen worden, dan wel over de vraag of niet méér prestaties of effecten verwezenlijkt kunnen worden met dezelfde inzet van middelen. Het gaat hierbij dus om informatie over de realisatie van middelen en prestaties en effecten. Deze paragraaf richt zich met name op de maatregelen die het bestuur / de directie heeft getroffen ter bevordering van een efficiënt beheer.

7. •

   Financiële rechtmatigheid: de comptabele rechtmatigheid, oftewel het besteden van bijdragen in overeenstemming met de begroting en met de wet- en regelgeving en andere afspraken zoals opgenomen paragraaf 2.1 voor zover de regelgeving van invloed is op uitkomst van de in de jaarrekening opgenomen financiële transacties.

8. •

   Jaarrekening: de jaarrekening, bedoeld in artikel 361, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Tot de jaarrekening wordt tevens gerekend het Overzicht Rijksbijdragen, subsidies en gemeenschappelijke taken.

9. •

   Jaarverslag: het bestuursverslag (met de daarbij behorende onderwerpen), de jaarrekening en de overige gegevens.

10. •

    Bestuursverslag: het verslag, bedoeld in artikel 391, eerste tot en met vierde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het bestuursverslag bestaat in beginsel uit de onderwerpen: het voorwoord, het verslag van het (algemeen / dagelijks) bestuur, informatie over de realisatie van het jaarplan van het IFV (operationele informatie onderscheiden in wettelijke taken, gemeenschappelijke werkzaamheden en taken voor derden, en bijlagen), het directieverslag, het in-control-statement en de doelmatigheidsparagraaf.

11. •

    In-control-statement (onderdeel van het bestuursverslag): de verklaring (beschrijving) van het bestuur / de directie van de instelling over de kwaliteit van de bedrijfsvoering in brede zin (waaronder de betrouwbaarheid, continuïteit en beveiliging van de geautomatiseerde informatiesystemen) die antwoord geeft op de vraag in hoeverre het bestuur / de directie de bedrijfsvoeringsprocessen beheerst.

12. •

    Overige gegevens: de overige gegevens, bedoeld in artikel 392, eerste lid, onder a en b, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, met dien verstande dat in dat lid voor ’de winst’ wordt gelezen ’een positief saldo van baten en lasten’.

De door de bijdrageontvanger aangewezen accountant draagt de zorg voor het tijdig opleveren van de controleverklaring en het accountantsverslag. Tijdig betekent dat het IFV in staat is om de verantwoordingsinformatie (jaarverslag: bestaande uit bestuursverslag, jaarrekening en overige gegevens) en de afgesproken auditproducten uiterlijk 31 mei aan de bijdrageverstrekker op te leveren. Nadere afspraken ten aanzien van deze tijdigheid worden door de bijdrageontvanger en betreffende accountant overeengekomen en betreft de verantwoordelijkheid van de bijdrageontvanger.

Dit hoofdstuk beschrijft te hanteren onderzoeksaanpak. Er wordt gestart met een opsomming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Daarna volgt een beschrijving van de reikwijdte per type werkzaamheden. Het hoofdstuk wordt afgesloten met bepalingen omtrent de betrouwbaarheid en materialiteit.

Voor de werkzaamheden van de accountant is de volgende wet- en regelgeving relevant:

1. •

   Wet veiligheidsregio’s (de artikelen 68 en 74)

2. •

   Besluit rijksbijdragen IFV

3. •

   Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (artikelen 361, eerste lid, artikel 391 eerste tot en met vierde lid, artikel 392, eerste lid, onder a en b, en artikel 393 vierde lid)

4. •

   Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 ‘Organisaties-zonder-winststreven’;

5. •

   Sociale wetgeving en pensioenwetgeving, waaronder de Ambtenarenwet en de cao Rijksambtenaren

6. •

   Algemene verordening gegevensbescherming

7. •

   Europese aanbestedingsrichtlijnen, als ook nationale wetgeving: Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit

8. •

   Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen op het gebied van specifieke bijdragen, uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere bijdrage- of subsidieverstrekkende instanties

9. •

   Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector en ministeriële regeling ‘Controleprotocol WNT 2017’

10. •

    Correspondentie van JenV gericht aan het IFV in het kader van de jaarlijkse bijdragen (algemeen en incidenteel), aanvullende bijdrageverlening (indien van toepassing), bijdragevaststelling, bekostigingsafspraken, verantwoordingsafspraken e.d.

11. •

    De voorwaarden zoals opgenomen in de bijdrageverleningen (beschikkingen) met betrekking tot het bijdragejaar

12. •

    Tweede wijzigingsbesluit Aanwijzingsbesluit rechtspersonen met een beperkte kasbeheerfunctie, samenhangend met de Comptabiliteitswet 2016 (inzake schatkistbankieren)

Als verslaggevingskader voor de jaarrekening van IFV gelden de Richtlijn voor de jaarverslaggeving voor Organisaties zonder-winststreven (RJ 640) en de Beleidsregels toepassing Wetnormering topinkomens.

Controlewerkzaamheden bij de jaarrekening

De controle dient te worden uitgevoerd door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De controle voldoet aan de controlestandaarden, zoals de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

De grondslag voor de controle is opgenomen in artikel 6, tweede lid, van het Besluit rijksbijdragen IFV.

Artikel 6, eerste en tweede lid, van het Besluit rijksbijdragen IFV stellen het volgende:

1. 1.

   Het bestuur zendt ten behoeve van de verantwoording over de besteding van de bijdragen, bedoeld in artikel 2, eerste lid, en artikel 3, uiterlijk 31 maart aan Onze Minister:

   1. a.

      de jaarrekening en het jaarverslag, bedoeld in Titel 9, Boek 2, van het Burgerlijk Wetboek, en

   2. b.

      de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

2. 2.

   De accountant verricht zijn werkzaamheden met inachtneming van de daarover bij ministeriële regeling gestelde regels.

Met het onderzoek moet de accountant een oordeel geven aan de bijdrageverstrekker of:

1. •

   de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen van het IFV per ultimo 20XX en van het resultaat en de kasstromen van IFV over 20XX;

2. •

   de in jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 20XX in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid (in overeenstemming zijn met de begroting en met de in de wet- en regelgeving zoals op genomen in paragraaf 2.1);

3. •

   de jaarrekening een getrouw beeld geeft van krachtens de Wet normering topinkomens op te nemen informatie;

4. •

   de informatie die gelijktijdig met de gecontroleerde jaarrekening wordt verstrekt (in ieder geval het bestuursverslag met de onderwerpen zoals gedefinieerd in paragraaf 1.2) met de door hem gecontroleerde verantwoording verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat (overeenkomstig Standaard 720).

Als basis geldt het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Accountantsprotocol IFV en het Controleprotocol WNT 2017.

In de specifieke wet- en regelgeving zijn ten behoeve van de controle op de bijdrageverlening aan het IFV relevante bepalingen opgenomen. De volgende (attentie)punten worden onder de aandacht gebracht.

De accountant verricht op onderdelen de controle met bijzondere aandacht voor de hiernavolgende onderwerpen, hetgeen in casu betekent dat hij beziet of:

1. a.

   de bijdrage, bedoeld in artikel 74, eerste lid, onderdeel a, van de Wet veiligheidsregio's, is besteed aan de taken van het IFV, bedoeld in artikel 68, eerste lid, de onderdelen a, e, f, g en h, van die wet. Opgemerkt wordt dat bij de bijdrage voor de wettelijke taken sprake is van één ongedeelde bijdrage (lumpsum);

2. b.

   de incidentele bijdrage, bedoeld in artikel 74, eerste lid, onderdeel a, van de Wet veiligheidsregio's, is besteed aan het doel waarvoor en onder de voorwaarden waaronder deze is verstrekt. Opgemerkt wordt dat bij de bijdrage voor bijzondere doelen sprake is van afrekening per doel (project), waardoor een verschuivingsgevaar bestaat met de bijdrage voor de wettelijke taken (attentiepunt: maken niet bestede incidentele bijdragen geen deel uit van het resultaat, maar worden deze als openstaande rijksbijdrage onder kortlopende schulden opgenomen op de balans en hoe wordt deze post in het volgende jaar op basis van afspraken met JenV behandeld?);

3. c.

   wordt voldaan aan het gestelde in artikel 74, tweede, derde en vierde lid, van de Wet veiligheidsregio's, met name of sprake is van gescheiden administraties van de baten en lasten van de taken en integrale bekostiging.

4. d.

   wordt voldaan aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als het risico bestaat dat niet aan de AVG wordt voldaan zal bij het opstellen van de jaarrekening met de consequenties van eventuele boete(s) rekening moeten worden gehouden.

Werkzaamheden met betrekking tot het bestuursverslag

Dit betreft de volgende werkzaamheden:

1. 1.

   De accountant beoordeelt de consistentie van de financiële informatie in het bestuursverslag met bijlagen met de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie (conform Standaard 720).

2. 2.

   Met betrekking tot de niet-financiële informatie volgt de accountant eveneens de werkzaamheden voortvloeiend uit Standaard 720.

3. 3.

   De accountant beoordeelt de consistentie van het in het bestuursverslag opgenomen in-control-statement en de doelmatigheidsparagraaf, waaronder de verenigbaarheid daarvan met de jaarrekening én de uitkomsten van de controlewerkzaamheden op de jaarrekening. Hierbij stelt de accountant met betrekking tot het in-control-statement het volgende vast:

   1. a.

      de aanwezigheid van een recente beschrijving van het vigerende management control systeem en de maatregelen ter bevordering van een efficiënt beheer, waaronder een economisch verantwoorde middelenverwerving,

   2. b.

      de verankering van het management control systeem en de doelmatigheidsmaatregelen in de planning & control cyclus,

   3. c.

      het uitvoeren van periodieke onderzoeken naar het management control systeem en naar de doelmatigheidsmaatregelen, en

   4. d.

      de aanwezigheid van periodieke rapportages over het management control systeem en de doelmatigheidsmaatregelen en de bespreking er van op het directieniveau en het dagelijks bestuur.

4. 4.

   De accountant beoordeelt de consistentie van alle (financieel gerelateerde) onderwerpen opgenomen in het bestuursverslag met de jaarrekening (conform Standaard 720).

Accountantsverslag

Binnen het accountantsverslag staat de vraag centraal of het financieel beheer van het IFV heeft voldaan aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Hierin wordt het volgende opgenomen:

1. •

   Een overzicht van fouten en onzekerheden in de jaarrekening, die gelet op rapporteringstolerantie moeten worden gerapporteerd, voorzien van een inhoudelijke toelichting.

2. •

   Een overzicht van de bevindingen inzake administratieve organisatie en interne beheersing [w.o. de beheersing van interne projecten het verschuivingsgevaar met betrekking tot kosten van verschillende bijdragecategorieën, informatie over het beheer (economisch verantwoorde middelenverwerving en financiële beheersdaden) en de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking], voor zover geconstateerd bij de jaarrekeningcontrole.

3. •

   De kernpunten van de controle: de aangelegenheden die, in de professionele oordeelsvorming van de accountant, het meest significant waren bij de controle van de financiële overzichten van de huidige verslagperiode, waaronder de scheiding in de administratie en boekhouding van de wettelijke taken, de gemeenschappelijke werkzaamheden en de wettelijk toegestane werkzaamheden.

4. •

   Een overzicht van de constateringen bij het beoordelen van consistentie van de financiële informatie in het bestuursverslag met de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie en het lezen van de overige informatie in het bestuursverslag, waaronder die inzake het in-control-statement en de doelmatigheidsparagraaf.

5. •

   De toepassing van Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 ‘Organisaties-zonder-winststreven’, waaronder het opnemen van aanvullende informatie in de toelichting op de jaarrekening indien de jaarrekening vanwege specifieke wet- en regelgeving en subsidievoorschriften niet geheel voldoet van deze richtlijn.

Controle

De controle behoort zodanig te worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de maximale afwijking voor wat betreft de getrouwheid als ook de financiële rechtmatigheid niet groter is dan 2% van het totaal van de baten. Bij het toetsen van de betreffende tolerantie dienen de geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden bij elkaar op te worden opgeteld (zie tabel).

Voor de toleranties voor de controle van de informatie die in het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in de jaarrekening moet worden opgenomen, wordt verwezen naar de ministeriële regeling: Controleprotocol WNT 2017.

Afwijkingen in de verantwoording en onzekerheden in de controle

Van een afwijking in de verantwoording is sprake indien is gebleken dat een (gedeelte van een) verantwoorde post niet voldoet aan één of meer aspecten van de geldende wet- en regelgeving of dat een (gedeelte van een) post niet juist of volledig is verantwoord. Afwijkingen van wet- en regelgeving worden in absolute zin opgevat, saldering van afwijkingen is niet toegestaan.

Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-) informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de voorwaarden.

Omgaan met geconstateerde afwijkingen

Het uitgangspunt is dat de bijdrageontvanger de door de accountant geconstateerde afwijkingen voor zover mogelijk corrigeert. Een materiële afwijking (conform de tabel) die niet door de bijdrageontvanger kan worden gecorrigeerd, leidt tot een aangepast (niet goedkeurend) oordeel door de accountant.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het accountantsverslag. De rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op 10% van de betreffende goedkeuringstolerantie. Hierbij maakt het niet uit of het om rechtmatigheid of de getrouwheid gaat. Fouten dienen ongesaldeerd te worden weergegeven. Het gaat om hier het verkrijgen van een compleet beeld van alle grotere fouten en onzekerheden. De accountant rapporteert de fouten en onzekerheden in het accountantsverslag.

In geval van het IFV wordt om twee accountantsproducten gevraagd:

1. 1.

   een controleverklaring bij de jaarrekening omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening;

2. 2.

   een accountantsverslag.

Zie hiervoor ook hoofdstukken 1 en 2. Waar het de inhoud van de verklaring over de getrouwheid en de rechtmatigheid betreft dient de accountant zoveel als mogelijk aan te sluiten op de modellen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). In de controleverklaring neemt de accountant aanvullend op dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van dit accountantsprotocol.

Het verslag van de accountant bevat bevindingen over de vraag of het financieel beheer van het IFV heeft voldaan aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Het verslag is in principe vormvrij maar dient de informatie inzake de onder de reikwijdte genoemde aspecten (paragraaf 2.2) te bevatten. Het accountantsverslag wordt beschikbaar gesteld aan JenV.

JenV kan de ADR verzoeken een review uit te voeren op de werkzaamheden van de accountant, met als doel het beoordelen of in het kader van het toezicht op de werkzaamheden van de accountant kan worden gesteund, voor zover dit betrekking heeft op de bijdrage voor de wettelijke taken en de incidentele bijdragen verstrekt door JenV. JenV informeert het IFV en de accountant over dit verzoek. De accountant, die de werkzaamheden uitvoert, verstrekt de ADR desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met de review komen ten laste van de ontvanger van de bijdrage.