De CCD kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

De bestuursleden maken, voor zover zij dit noodzakelijk achten, een evenredige verdeling van werkzaamheden door de aangelegenheden waarover de CCD besluiten moet nemen, te verdelen in portefeuilles voor elk lid, met inachtneming van de specifieke deskundigheid van het commissielid, waarbij commissieleden elkaar kunnen vervangen.

De voorzitter ondertekent de besluiten die de CCD heeft genomen en bij zijn afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter, tenzij het gaat om besluiten die namens de CCD in mandaat worden genomen.

Zowel de voorzitter als de plaatsvervangend voorzitter kunnen in rechte optreden namens de CCD.

De algemeen secretaris is belast met de uitvoering van door de CCD genomen besluiten.

Conform artikel 13 van de Kaderwet oefenen bestuursleden geen nevenfuncties uit die met het oog op een goede vervulling van zijn functie of handhaving van zijn onafhankelijkheid ongewenst zijn.

In verband met artikel 13, tweede en derde lid, van de Kaderwet worden nevenfuncties en belangen van de leden van de CCD als onderdeel van de verklaring in de Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling (Bijlage 1) openbaar gemaakt.

Op de CCD is het integriteitsbeleid van EZ (Regeling van de Minister van Economische Zaken van 4 maart 2013, nr. WJZ/13025564), tot vaststelling van de regeling uitvoering integriteitbeleid EZ (Regeling Integriteitbeleid EZ)van overeenkomstige toepassing.

Voor de afweging of er sprake is van ongewenste belangen of handelingen wordt naar het doel en de strekking gekeken van de bepalingen van de regeling, genoemd in het eerste lid, en van de Code, genoemd in artikel 4, tweede lid.

Overeenkomstig artikel 2:5, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht neemt een bestuurslid, ook na zijn aftreden, de vertrouwelijkheid in acht van alle informatie die hij in het kader van zijn functie verkrijgt en die als vertrouwelijk is aangemerkt of waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden.

Overeenkomstig artikel 2:5, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op het secretariaat en op derden die op uitnodiging van de CCD vergaderingen van de CCD geheel of gedeeltelijk bijwonen of hebben bijgewoond.

De CCD vergadert zo dikwijls als nodig is voor een goede voortgang van de uitvoering van haar taken.

De voorzitter roept de CCD in vergadering bijeen en leidt de vergadering.

Bij aanwezigheid van ten minste drie bestuursleden vindt de vergadering plaats.

De voorzitter wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. Het in dit besluit ten aanzien van de voorzitter bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend voorzitter.

Bij afwezigheid van de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter bepalen de aanwezige bestuursleden wie als voorzitter zal optreden.

De algemeen secretaris stelt, in overleg met de voorzitter, de agenda samen en draagt zorg voor de rondzending van de uitnodigingen, de agenda en de overige voor de vergadering bestemde stukken.

Bij elke vergadering van de CCD is de algemeen secretaris of een plaatsvervangend secretaris aanwezig, tenzij de CCD anders bepaalt.

De vergadering is niet openbaar. Toegang hebben de voorzitter, de andere bestuursleden en genodigden.

Ter voldoening aan artikel 18, achtste lid, van de wet:

1. a.

   kan een bestuurslid verzoeken zich te mogen verschonen, indien hij van mening is dat zijn onpartijdigheid bij een bepaalde aangelegenheid in het geding zou kunnen komen. Indien hij zich wil verschonen, richt hij zijn verzoek aan de voorzitter dan wel, indien het de voorzitter betreft, aan de plaatsvervangend voorzitter;

2. b.

   kan de CCD, indien zij van mening is dat de onpartijdigheid van een bestuurslid bij een bepaalde aangelegenheid in het geding zou kunnen komen of de schijn van partijdigheid de taakvervulling van de CCD met betrekking tot die aangelegenheid kan schaden, besluiten een bestuurslid ook zonder verzoek verschoning te verlenen.

Indien verschoning wordt toegewezen of verleend, neemt het desbetreffende bestuurslid niet deel aan en is niet aanwezig bij de behandeling van en de besluitvorming over de desbetreffende aangelegenheid.

De mededeling of het gebruik van het recht tot verschoning wordt vastgelegd in het verslag.

De CCD neemt besluiten bij stemming, tenzij mandaat is verleend. Bij stemming geldt een meerderheid van stemmen.

Elk bestuurslid heeft één stem. Blanco stemmen of onthoudingen worden als ongeldig beschouwd.

Een bestuurslid stemt zonder last of ruggespraak.

Een bestuurslid is bevoegd zijn stem via een machtiging uit te laten brengen. Deze machtiging dient schriftelijk of door middel van een reproduceerbaar, elektronisch bericht te worden gegeven en gericht te zijn aan een ander bestuurslid dan wel de algemeen secretaris.

Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

De algemeen secretaris stelt een verslag op van het verhandelde in de vergadering. Het verslag bevat ten minste:

1. a.

   een opgave van de aanwezige personen;

2. b.

   een vermelding van de behandelde aangelegenheden;

3. c.

   zo nodig, een voor goed begrip van hetgeen is besloten noodzakelijke, korte weergave van de gevoerde discussie;

4. d.

   een lijst van de genomen besluiten en actiepunten.

Een bestuurslid dat zich niet kan verenigen met een genomen besluit, kan daarvan een met redenen omklede aantekening in het verslag doen opnemen.

Het verslag wordt binnen 10 werkdagen na de vergadering aan de bestuursleden verzonden.

Het verslag wordt de eerstvolgende vergadering na verzending, al dan niet gewijzigd, vastgesteld door de voorzitter.