De Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden van het kerndepartement van Financiën, inclusief de Audit Dienst Rijk (ADR) en de Dienst Roerende Zaken (DRZ) maar met uitzondering van de personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie van wie de P-dossiers zijn ondergebracht bij de Rijksbrede Centrale Archiefvoorziening voor Personeelsdossiers (CAP) van P-Direkt.

De Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 is niet van toepassing op het beheer van de archiefbescheiden van de Belastingdienst. Ten aanzien van de Belastingdienst worden afzonderlijke beheersregels vastgesteld.

DeRegeling Informatiehuishouding Financiën 2016 is geldig voor alle archiefbescheiden, zowel voor de digitale als voor de papieren archiefbescheiden. Bij het archiveren van nieuwe documenten is het digitale archief leidend. De documentaire informatievoorziening dient hoofdzakelijk digitaal te verlopen, tenzij een bijzondere omstandigheid of de wet voorschrijft papieren documenten te gebruiken.

De minister van Financiën

1. a.

   De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995.

2. b.

   De minister stelt hiervoor beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.

De secretaris-generaal

1. a.

   De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.

2. b.

   De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.

3. c.

   De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan afzonderlijke archiefbeheerders.

De Chief Information Officer (CIO)

1. a.

   Het kerndepartement van het ministerie en de Belastingdienst hebben ieder een eigen Chief Information Officer.

2. b.

   De Chief Information Officer van het kerndepartement stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.

3. c.

   De Chief Information Officer van het kerndepartement houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels.

4. d.

   Chief Information Officer van het kerndepartement coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.

5. e.

   De Chief Information Officer van het kerndepartement neemt deel aan het Strategisch Informatie overleg (SIO) met het Nationaal Archief.

De archiefbeheerders

1. a.

   Voor het ministerie worden hierin onderscheiden: de directeur Bedrijfsvoering voor het kerndepartement en de directeur-generaal voor de Belastingdienst.

2. b.

   De archiefbeheerders zijn namens de secretaris-generaal verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.

3. c.

   De archiefbeheerders leggen verantwoording af aan de secretaris-generaal.

4. d.

   De archiefbeheerder kerndepartement is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.

5. e.

   Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder kerndepartement vastgesteld.

6. f.

   Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder kerndepartement uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienst Verlenings Overeenkomst (DVO).

De archiefvormende onderdelen

1. a.

   Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden dienstonderdelen (directies).

2. b.

   Onder archiefvormende onderdelen worden tevens begrepen de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.

3. c.

   Onder archiefvormende onderdelen worden tevens begrepen de zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen waarvan de archieven van voor de verzelfstandiging dan wel privatisering onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen, dan wel publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid (zie bijlage I).

4. d.

   De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of creëren en bewaren gegevens nodig voor hun activiteiten en handelingen op hun beleidsterrein. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.

5. e.

   De archiefvormende onderdelen zijn in deze hoedanigheid als gegevenseigenaar aan te merken.

6. f.

   De archiefvormende onderdelen zijn ervoor verantwoordelijk hun archiefbescheiden in beheer over te dragen aan hun archiefbeherend onderdeel in overeenstemming met het bepaalde in deze Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 en de hierover onderling nader gemaakte afspraken.

Het archiefbeherende onderdeel (kerndepartement)

1. a.

   Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.

2. b.

   Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 en andere van toepassing zijnde regelgeving.

3. c.

   Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.

4. d.

   Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.

5. e.

   Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.

6. f.

   Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.

7. g.

   Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.

8. h.

   Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.

9. i.

   Medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het documentmanagementsysteem. Gerubriceerde documenten zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening.

De medewerker

1. a.

   Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het documentmanagementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.

2. b.

   Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.

3. c.

   Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.

4. d.

   Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt ook de BVA (Beveiligingsambtenaar) hiervan verwittigd.

De raden, commissies en programma- en/of projectorganisaties

1. a.

   De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.

2. b.

   De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het betrokken archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archief in goede en geordende staat direct over aan het betrokken archiefbeherend onderdeel.

3. c.

   De projectsecretaris is verantwoordelijk voor een projectarchief dat toegankelijk is en alle archiefwaardige projectstukken bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).

De private partijen

1. a.

   Externe private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.

2. b.

   Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.

3. c.

   Het hoofd van de private partij is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat aanleveren van het afgesloten archief aan het archiefbeherend onderdeel.

De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden door ze in het juiste dossier op te slaan. Het archiefbeherend onderdeel speelt hierbij een faciliterende rol.

Bij het opslaan in een dossier krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het documentmanagementsysteem. De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel documentgebonden metagegevens, als ook metagegevens die bij het betreffende dossier horen. Het archiefbeherend onderdeel speelt hierbij een faciliterende rol.

Het archiefbeherend onderdeel stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt het archiefbeherend onderdeel in samenspraak met de gegevenseigenaar direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13 genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt. Een ander metadatagegeven is het al dan niet vertrouwelijk zijn van een dossier.

Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een documentmanagementsysteem van (nieuwe) papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt het archiefbeherend onderdeel de bepalingen in artikel 14 betreffende vervanging.

De behandelende archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn. Indien de afdoeningstermijn niet wettelijk is voorgeschreven bepalen de behandelende archiefvormende onderdelen zelf de afdoeningstermijn voor de archiefbescheiden.

De archiefbeheerder stelt de ordeningsstructuur vast voor het lopende archief, gebaseerd op de taken en werkprocessen van de betreffende directie.

Het archiefbeherend onderdeel bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart de archiefbeheerder de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie.

Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor de koppeling van de dossiers aan de werkprocessen en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur.

De medewerkers van een archiefvormend onderdeel voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen, die op een zaak betrekking hebben, tenzij de directeur van een archiefvormend onderdeel bepaalt dat dit niet doelmatig is.

De directeur van een archiefvormend onderdeel bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. De directeur is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook eindverantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers.

De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.

Het archiefbeherend onderdeel treedt in overleg met het archiefvormend onderdeel over het afsluiten van dossiers.

Bij het afsluiten van een dossier wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Het archiefvormende onderdeel is hiervoor verantwoordelijk.

Bij het afsluiten van het dossier moeten de metagegevens de waardering van het dossier vermelden, namelijk of de archiefbescheiden in het dossier bestemd zijn voor blijvend bewaren of (op termijn) vernietigen.

Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en wanneer de rubricering kan vervallen.

Het archiefbeherend onderdeel laat in overeenstemming met het archiefvormend onderdeel in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.

Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan de directeur van het archiefvormend onderdeel besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement te verhelpen dat de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier in het geding brengt.

Het toevoegen of verwijderen van archiefbescheiden in een afgesloten dossier, is voorbehouden aan het archiefbeherend onderdeel.

Het ministerie en haar medewerkers maken gebruik van documentmanagementsystemen voor het dagelijks beheer en de opslag van digitale archiefbescheiden. Het documentmanagementsysteem voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Het archiefbeherend onderdeel ontwikkelt en onderhoudt in overleg met de archiefvormende onderdelen instrumenten voor de informatieontsluiting van de archiefbescheiden en de daarin aanwezige gegevens. Daartoe behoort ook het rekening houden met de eventueel ingerichte beperkingen voor de raadpleegbaarheid.

Het ontsluiten van de archiefbescheiden wordt zodanig verricht, dat het gebruik van de hierin aanwezige gegevens in combinatie met andere gegevensverzamelingen mogelijk is.

Voor elk binnen het ministerie gebruikt documentmanagementsysteem moet een metagegevensschema beschikbaar zijn, dat duidelijk omschrijft welke metagegevens ten minste aan documenten of dossiers gekoppeld moeten zijn.

De op grond van een metagegevensschema’s toegekende metagegevens zijn het resultaat van het toepassen van het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid en maakt het te allen tijde mogelijk van digitale archiefbescheiden het gedrag vast te stellen.

Om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, maakt het ministerie bij het vormen en bewaren van permanent te bewaren archiefbescheiden gebruik van standaarden en procedures die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.

De archiefbeheerder draagt er eveneens zorg voor, dat niet permanent te bewaren archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat blijven.

De archiefbeheerder voert onder verantwoordelijkheid van de directeuren van de archiefvormende onderdelen kwaliteitscontroles uit op de archieven binnen het ministerie, om de duurzame toegankelijkheid van de archieven te garanderen. Hierbij dienen de Archiefregeling 2009 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIHR) als richtlijn voor goed archiefbeheer.

Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor het technische onderhoud van de digitale archiefbescheiden onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de archiefbescheiden.

De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (e-depot) die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.

De archiefbeheerder kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (Record Management Applicatie) die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009(DWR-archief).

Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard via de DWR-werkplek aangeboden kantoorautomatiseringsapplicaties (inclusief het standaard documentmanagementsysteem), opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Daarnaast kunnen andere computerapplicaties aangewezen worden als digitaal archiefbestand (bv financiële administraties). Deze worden vastgelegd in een apart overzicht.

Digitale archiefbescheiden worden in principe bewaard in het formaat waarin ze zijn aangemaakt.

Indien papieren archiefbescheiden door de aard van de gebruikte materialen niet (langer) voldoen aan het in artikel 10 bepaalde, gaat de archiefbeheerder over tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 14, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging.

De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten papieren archiefbestanden op laten slaan bij derden in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten die voldoen aan de voorschriften voor archiefruimten in de Archiefregeling 2009.

De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een toepasbare vastgestelde selectielijst.

Een selectielijst is een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, die:

1. a.

   geordend is volgens de werkprocessen, in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur;

2. b.

   per categorie archiefbescheiden ten minste de bewaartermijn aangeeft;

3. c.

   aangeeft voor welke periode zij geldig is.

Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat de vastgestelde selectielijst(en) bij het archiefbeheer worden toegepast.

Indien door taakveranderingen van een archiefvormend onderdeel een selectielijst niet meer aansluit bij de gewijzigde taken, draagt de archiefbeheerder zorg voor het ontwerp van een nieuwe selectielijst, waarbij de archiefbeheerder namens het archiefvormend onderdeel actualiseringvoorstellen doet.

Het vaststellen van nieuwe selectielijsten verloopt conform de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995. De secretaris-generaal tekent nieuwe selectielijsten.

De secretaris-generaal kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door gelijkluidende reproducties, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging. Vereist is dat de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.

Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de secretaris-generaal in zijn besluit tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces (Handboek Vervangingsbesluit), overeenkomstig de Archiefregeling 2009.

De secretaris-generaal geeft in zijn besluit tot vervanging een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgesloten van vervanging.

Van de vervanging van archiefbescheiden laat het archiefbeherend onderdeel een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden behelst.

Vernietiging van archiefbescheiden vindt uitsluitend plaats op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 13, of na vervanging van de betreffende archiefbescheiden door reproducties zoals bedoeld in artikel 14.

Het archiefbeherend onderdeel draagt in overleg met het betrokken archiefvormend onderdeel zorg voor de vernietiging op grond van de selectielijst van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen, zo snel mogelijk na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn en vóór dat overbrenging van het archief naar een archiefbewaarplaats plaatsvindt.

Het archiefbeherend onderdeel stelt het archiefvormend onderdeel op de hoogte van het voornemen tot vernietiging en overlegt met het archiefvormend onderdeel, of onderdelen van het archief wellicht uitgezonderd moeten worden van vernietiging en juist moeten worden bewaard en zo ja, op welke grond.

Van de vernietiging stelt het archiefbeherend onderdeel een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden behelst en die vermeldt op welke grond de vernietiging heeft plaatsgevonden en op welke wijze. De verantwoordelijk directeur van het betrokken archiefvormend onderdeel ondertekent de verklaring van vernietiging evenals de archiefbewaarder. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vernietiging blijvend in het archief.

Vernietiging van de archiefbescheiden vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het archiefbeherend onderdeel. Voor gerubriceerd archief gelden specifieke, strengere regels.

Indien op grond van artikel 9 lid 2 van de Archiefwet 1995 in bijzondere omstandigheden moet worden afgeweken van de voorgeschreven vernietigingsprocedures, draagt het archiefbeherend onderdeel zorg voor de uitvoering van de dan geldende regels voor noodvernietiging.

De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. De selectielijst, zoals beschreven in artikel 13, is in dit proces leidend. De archiefbeheerder brengt de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in principe twintig jaar na het afsluiten van het dossier over naar een archiefbewaarplaats.

De archiefbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de naar het Nationaal Archief over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat.

Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de archiefbeheerder de bijbehorende decryptiesleutel aan de beheerder van de archiefbewaarplaats.

Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.

Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de archiefbeheerder met de directeur van het archiefvormend onderdeel over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid.

De archiefbeheerder laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld. Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de archiefbeheerder een Verklaring van Overbrenging (VvO) opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat, die de grondslag aangeeft op basis waarvan de overbrenging plaatsvindt. Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent de archiefbeheerder de Verklaring van Overbrenging en bewaart deze blijvend in zijn archief. Indien er wel beperkende bepalingen zijn ondertekent de secretaris-generaal. De beperking wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

De archiefbeheerder kan beslissen dat het wenselijk is de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten.

Bij opschorting van overbrenging zijn de openbaarheidsregels van de Archiefwet 1995 op de niet overgebrachte archiefbescheiden van toepassing.

Indien een directie de verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden overdraagt aan een andere directie, stelt het archiefbeherend onderdeel een verklaring op, die een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden bevat. Zowel de overdragende als de ontvangende directeur ondertekenen de Verklaring van Overdracht (VvO). Het archiefbeherend onderdeel bewaart de Verklaring van Overdrachtin het archief.

De archiefbeheerder draagt er zorg voor dat bij het overdragen van archiefbescheiden een voorziening wordt getroffen betreffende de bestemming en het beheer van de archiefbescheiden met inachtneming van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie.

De directeur van een archiefvormend onderdeel en de archiefbeheerder kunnen besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Indien de vervreemding niet plaatsvindt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift, is voor de vervreemding een machtiging vereist van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt de verantwoordelijke directeur bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.

Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor de uitvoering van de procedure ‘vervreemding vanaf verzoek tot feitelijke vervreemding’.

Van de vervreemding van archiefbescheiden wordt door het archiefbeherend onderdeel een Verklaring van Vervreemding (VvV) opgemaakt.

De Verklaring van Vervreemding wordt ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.

Dossiers zijn voor iedere medewerker van het ministerie in te zien, tenzij er beperkende voorschriften van toepassing zijn. Gerubriceerde dossiers zijn alleen in te zien met toestemming van de directeur van het betreffende archiefvormend onderdeel.

Het archiefbeherend onderdeel houdt een uitleenadministratie bij van de uitgeleende papieren dossiers in een dossierbeheersysteem.

Het archiefbeherend onderdeel ziet toe op de tijdige terugbezorging van uitgeleende papieren dossiers.

Verzoeken van derden om beschikbaarstelling van archiefbescheiden behandelt het ministerie in overeenstemming met de van toepassing zijnde artikelen uit de Algemene wet bestuursrecht(Awb), Wet openbaarheid van bestuur(Wob), de Archiefwet 1995 en de Wet bescherming persoonsgegevens(Wbp).

De archiefbeheerder draagt er zorg voor dat bij een verandering in de organisatie van het ministerie door opheffing, samenvoeging, splitsing of door overdracht van taken, een voorziening wordt getroffen betreffende de bestemming en het beheer van de archiefbescheiden met inachtneming van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie.

Indien deze voorziening bestaat uit het ter beschikking stellen van archiefbescheiden, dan wordt door het betrokken archiefbeherend onderdeel een verklaring van terbeschikkingstelling opgemaakt.

De verklaring van terbeschikkingstelling wordt door het archiefbeherend onderdeel ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.

De archiefbeheerder ondertekent de Verklaring van terbeschikkingstelling.

Het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 2007 (VIR 2007), het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst – Bijzondere Informatie 2013 (VIR-BI 2013) en de Baseline Informatie Beveiliging (BIR) vormen de kaders voor de beveiliging van het informatiebeheer. Deze kaders gelden ook wanneer sprake is van (digitaal) kopiëren of anderszins reproduceren van bijzondere informatie.

Het management van het archiefvormend onderdeel is verantwoordelijk voor adequate informatiebeveiliging. Dit behelst het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (betrouwbaarheid) van de beheerde informatie. Informatiebeveiliging omvat procedurele, organisatorische en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

De door de secretaris-generaal aangewezen functionaris die de rubricering van een document aanbrengt is tevens bevoegd de rubricering te herzien of te beëindigen (derubriceren).

Alleen geautoriseerde personen kunnen (gerubriceerde) documenten openen, registreren, behandelen, aanmaken, wijzigen, verzenden en archiveren, raadplegen en/of vernietigen. De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel zijn namens de secretaris-generaal gemachtigd voor toegang tot archiefbestanddelen en voor beheersactiviteiten. Voor staatsgeheim gerubriceerde archiefbescheiden geldt dat toegang alleen verleend wordt aan medewerkers die een verklaring van geen bezwaar (VGB) van de AIVD hebben ontvangen.

De verantwoordelijk directeur ziet er op toe, dat voor de bescherming van de in archiefbescheiden opgenomen persoonsgegevens een passend beveiligingsniveau in acht wordt genomen conform de beveiligingseisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) daaraan stelt.

Op het informatiebeheer binnen het ministerie is het informatiebeveiligingsbeleid van toepassing. Het informatiebeveiligingsbeleid is door de secretaris-generaal vastgesteld. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het treffen van passende beveiligingsmaatregelen voor hun (bijzondere) informatie.

Er is sprake van een informatiebeveiligingsincident als een gebeurtenis de betrouwbaarheid van beheerde archiefbescheiden ernstig in gevaar brengt of heeft gebracht.

Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct zijn leidinggevende op de hoogte en meldt dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt ook de BVA (Beveiligingsambtenaar) hiervan verwittigd.

Als een noodsituatie dit vereist, zorgt de archiefbewaarder met het archiefbeherend onderdeel, in samenspraak met de secretaris-generaal, voor de onmiddellijke en vervolgens periodieke verplaatsing van archiefbescheiden naar veilige locaties. De archiefbeheerder stelt de Erfgoedinspectie hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte.

De archiefbeheerder kan overgaan tot noodvernietiging van bijzondere informatie in uitzonderlijke noodsituaties, die zijn omschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. De archiefbeheerder meldt iedere noodvernietiging van archiefbescheiden aan de secretaris-generaal en aan de Erfgoedinspectie.

Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat (afgesloten) archiefbestanddelen worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat in geval van een calamiteit zodanige maatregelen zijn en worden getroffen, dat de archiefbescheiden die zich in de archiefruimten bevinden, zo min mogelijk gevaar lopen. Hiertoe stelt het archiefbeherend onderdeel een calamiteitenplan op.

Het archiefbeherende onderdeel zorgt ervoor dat archiefruimten waarin te bewaren archiefbescheiden worden bewaard voldoen aan de normen die zijn opgenomen in de Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling)

Van de in archiefruimten opgeslagen bestanden wordt door het archiefbeherend onderdeel een bestandsadministratie bijgehouden.

Archiefruimten dienen ten minste een keer per jaar te worden gecontroleerd op de normen die zijn opgenomen in hierboven aangehaalde Archiefregeling. Het archiefbeherend onderdeel rapporteert hierover aan de archiefbeheerder.

Data in gebruik bij het ministerie in documentmanagementsystemen, wordt opgeslagen in de gesloten Rijks Cloud (GRC) binnen één van de vier Overheids Datacenters (ODC). Deze ODC’s voldoen aan de geldende voorschriften en richtlijnen zoals de Baseline Informatie Beveiliging (BIR) en het normenkader Beveiliging rijkskantoren (NkBR).

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst,

Hiermee vervalt de Regeling van de minister van Financiën van 1 juli 2008, nr. BenC/2008-1089 N: Het Statuut documentaire informatievoorziening Financiën 2008,

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 (RINFIN2016).

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.