In deze regeling wordt verstaan onder:

1. administratieve organisatie: het geheel van organisatorische maatregelen en procedures binnen een ministerie of een college gericht op:

   1. a.

      de beheersing van de processen, die direct of indirect betrekking hebben op een goede werking van het financieel beheer en de financiële administratie;

   2. b.

      de informatievoorziening over die processen;

   3. c.

      de verantwoording die over de beheersing moet worden afgelegd;

2. betaaldienst: de dienst, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht;

3. betaaldienstverleners: de dienstverleners, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht;

4. buiteninvorderingstelling: een door de staat genomen beslissing om een vordering op een derde niet in te vorderen;

5. derde: een wederpartij die niet tot de staat behoort;

6. directeur FEZ: de persoon die binnen een ministerie leiding geeft aan het centrale dienstonderdeel dat belast is met financieel-economische aangelegenheden;

7. financiële administratie: de administratie van de financiële handelingen die bestaat uit een ramings- en een realisatieadministratie van verplichtingen, uitgaven, ontvangsten, baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten, alsmede de standen van de (saldi)balansposten en de mutaties daarvan met betrekking tot vorderingen, schulden, rechten, activa, liquide middelen, deelnemingen, voorschotten, leningen, garanties en salarissen;

8. geldmiddelen: de middelen, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht;

9. geldswaardige papieren: alle papier waaraan in het maatschappelijk verkeer een geldswaarde wordt toegekend;

10. kwijtschelding: een overeenkomst tussen de Staat en een derde waarbij de Staat afstand doet van zijn vorderingenrecht;

11. voorschot: een vooruitbetaling door de Staat met betrekking tot de levering van een product of dienst aan de Staat, de verlening van een subsidie of de verstrekking van een bijdrage ten laste van de begroting van het Rijk, bedoeld in artikel 2.1 van de Comptabiliteitswet 2016;

12. vordering: de aanspraak van de Staat op geldmiddelen.

De definities van artikel 1.1 van de Comptabiliteitswet 2016 zijn van overeenkomstige toepassing op deze regeling.

Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 sluiten de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, huur, huurkoop- en leaseovereenkomsten namens de Staat in overeenstemming met de Minister van Financiën, voor zover:

1. a.

   de duur van de overeenkomst tien jaar of meer is;

2. b.

   de huur, huurkoop of lease die aan de overeenkomst ten grondslag ligt € 2.500.000 of meer inclusief btw bedraagt; of

3. c.

   de huur, huurkoop of lease betrekking heeft op de huisvesting van de ministeries en de colleges en € 25.000.000 of meer inclusief btw bedraagt.

Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 verrichten de Ministers en de colleges, ieder met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, de privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat die zien op het vervreemden van vermogen in privaatrechtelijke rechtspersonen in overeenstemming met de Minister van Financiën.

Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 sluiten de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, geen valutatermijncontract af voor de financiële verplichtingen van de Staat waarmee de toekomstige financiële risico’s betreffende de wisselkoers van vreemde valuta ten opzichte van de euro worden gedekt.

Ingeval van omvangrijke budgettaire risico’s voor de Staat kunnen de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, in afwijking van het derde lid in overeenstemming met de Minister van Financiën een valutatermijncontract afsluiten. In dat geval wijst de Minister van Financiën de bank, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht, aan die het contract uitvoert.

Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 sluit de Minister van Financiën namens de Staat overeenkomsten met de bankinstellingen en betaaldienstverleners waar de Ministers en de colleges bankrekeningen aanhouden en betaaldiensten afnemen.

Privaatrechtelijke rechtshandelingen kunnen namens de Ministers, ieder met betrekking tot de begroting waarvoor hij verantwoordelijk is, worden verricht door:

1. a.

   de onder de Ministers ressorterende natuurlijke personen voor zover aan hen door de Ministers een volmacht is verleend;

2. b.

   de niet onder de Ministers ressorterende natuurlijke personen en rechtspersonen voor zover aan hen door de Ministers een volmacht is verleend.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op:

1. a.

   de colleges, elk met betrekking tot de taak waarvoor hij verantwoordelijk is, indien zij volmacht verlenen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

2. b.

   de rechtbanken, de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de Raad voor de rechtspraak, elk met betrekking tot het door hem beheerde deel van de begroting van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, indien zij volmacht verlenen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

De volmacht bepaalt welke natuurlijke personen en rechtspersonen de op de volmacht betrekking hebbende privaatrechtelijke rechtshandelingen mogen verrichten.

De Ministers, ieder voor zover het hem aangaat, houden een openbaar register bij waaruit blijkt aan welke natuurlijke personen en rechtspersonen een volmacht is verleend en op welke privaatrechtelijke rechtshandelingen de volmacht betrekking heeft.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op de colleges, de rechtbanken, de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de Raad voor de rechtspraak.

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, dragen zorg voor een administratieve organisatie ten aanzien van het begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering en de daartoe gevoerde administraties.

Ten aanzien van de administratieve organisatie wordt een controletechnische functiescheiding aangebracht tussen het betalen en het innen van vorderingen en de functies het beschikken, het bewaren, het registreren en het controleren.

De Minister van Financiën bepaalt bij welke bankinstellingen en betaaldienstverleners de ministeries en colleges bankrekeningen aanhouden en betaaldiensten afnemen.

Bij de bankrekeningen en betaaldiensten wordt de euro als valuta gehanteerd met uitzondering van de bankrekeningen en betaaldiensten die in de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba worden aangehouden en afgenomen. Bij deze bankrekeningen en betaaldiensten wordt de valuta van die openbare lichamen gehanteerd.

In afwijking van het eerste en tweede lid kunnen de Ministers en de colleges in overeenstemming met de Minister van Financiën de bankrekeningen en betaaldiensten bij een andere bankinstelling of betaaldienstverlener aanhouden en afnemen en de bankrekeningen en betaaldiensten in een andere valuta aanhouden en afnemen. De Minister van Financiën verleent zijn instemming schriftelijk en kan daaraan voorwaarden verbinden.

De Minister van Financiën draagt zorg voor de aan de Staat toebehorende en toevertrouwde effecten, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht.

De betaalmiddelen waarmee namens de Staat op krediet kan worden betaald kunnen uitsluitend worden gebruikt door:

1. a.

   de Ministers;

2. b.

   de onder de Ministers ressorterende natuurlijke personen met dien verstande dat het gebruik voor deze personen is beperkt tot:

   1. 1°.

      de aanschaf van producten en diensten die niet op een andere wijze kunnen worden betaald;

   2. 2°.

      het verrichten van betalingen in het buitenland die verband houden met de werkzaamheden die zij namens het ministerie uitvoeren;

   3. 3°.

      andere betalingen waarvan het naar het oordeel van de directeur FEZ van het betrokken ministerie geoorloofd is om die op deze wijze te verrichten.

De directeur FEZ van het betrokken ministerie kan voorwaarden verbinden aan het gebruik van de betaalmiddelen waarmee op krediet kan worden betaald.

De betalingen ten laste van de Staat geschieden door middel van een overboeking van geldmiddelen naar de bankrekening van de begunstigde, met dien verstande dat betalingen die door middel van een automatische incasso worden verricht via een voor dat doel ingerichte bankrekening geschieden.

In afwijking van het eerste lid kan in bijzondere gevallen een betaling door de Staat op een andere wijze geschieden indien dit doelmatiger is, met dien verstande dat een betaling die door middel van chartale geldmiddelen en geldswaardige papieren plaatsvindt tegen de ontvangst van een betalingsbewijs geschiedt.

De ontvangsten ten gunste van de Staat geschieden door middel van een overboeking van geldmiddelen naar een bankrekening van het Rijk.

In afwijking van het eerste lid kan in bijzondere gevallen een ontvangst ten gunste van de Staat op een andere wijze geschieden indien dit doelmatiger is, met dien verstande dat de ontvangst van chartale geldmiddelen en geldswaardige papieren geschiedt tegen de afgifte van een betalingsbewijs.

De chartale geldmiddelen die zijn ontvangen, worden periodiek op een bankrekening van de Staat gestort.

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, verrichten een betaling ten laste van de Staat aan een derde nadat zij hebben vastgesteld:

1. a.

   de noodzaak van de betaling,

2. b.

   dat de derde de voorwaarden die aan de betaling, subsidie, lening of garantie ten grondslag liggen, is nagekomen, en

3. c.

   dat er voldoende budget voor de betaling beschikbaar is.

In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder b, kan voor een betaling tot € 2.000 inclusief btw de vaststelling of de derde de prestatie die aan de vordering ten grondslag ligt, heeft geleverd achterwege blijven, mits:

1. a.

   op basis van risico-inschatting in de administratieve organisatie is vastgelegd bij welke categorieën betalingen en bij welk bedrag het achterwege laten van de prestatieverklaring is toegestaan,

2. b.

   de levering van de prestatie na het verrichten van de betaling steekproefsgewijs wordt vastgesteld,

3. c.

   de inrichting, de omvang, de periodiciteit, de criteria en de evaluatie van de steekproef in de administratieve organisatie zijn vastgelegd, en

4. d.

   de risico-inschatting periodiek wordt geëvalueerd.

De resultaten van de verificatie, bedoeld in het tweede lid, onder b, worden controleerbaar vastgelegd.

In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder a en b, kan bij de vaststelling van de noodzaak tot betaling en de vaststelling of de prestatie door de derde is geleverd, de hoogte van het bedrag ten hoogste tien procent met een maximum van € 1.000 inclusief btw afwijken van het bedrag waartegen de goederen of diensten zijn besteld of de prestatie is geleverd, mits in de administratieve organisatie is vastgelegd:

1. a.

   bij welke categorieën goederen en diensten, tot welk percentage en tot welk bedrag de afwijking op basis van risico-inschatting wordt toegepast,

2. b.

   wat de onderbouwing van de risico-inschatting per categorie goederen en diensten is, inclusief de onderbouwing van de beoogde doelmatigheidswinst, en deze waar mogelijk te kwantificeren, en

3. c.

   op welke wijze de verantwoordelijkheden, de monitoring en de periodieke evaluatie van de risico-inschatting en de controle van de opzet en werking van de maatregelen, bedoeld onder a en b, zijn ingericht.

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen onderling een betaling verrichten of een vordering innen voor zover de onderliggende handelingen volgens het maatschappelijk verkeer tot een betaling of vordering leiden.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op het verrichten van een betaling of het innen van een vordering door de dienstonderdelen onderling.

De artikelen 10 en 11 zijn van overeenkomstige toepassing bij de betaling en de inning, bedoeld in het eerste en tweede lid.

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen aan een derde een voorschot verlenen. Het voorschot bedraagt niet meer dan het bedrag van het bestelde product of dienst of de te verlenen subsidie of bijdrage.

In afwijking van het eerste lid verlenen de Ministers en de colleges geen voorschot indien op basis van een risicoanalyse blijkt dat de derde de voorwaarden die aan de levering van het product of dienst, de verlening van de subsidie of de verstrekking van de bijdrage ten grondslag liggen niet zal nakomen.

De verlening van een voorschot met als doel om het voorschot ten laste van een eerder begrotingsjaar te brengen, is niet toegestaan, tenzij dit in het belang van de Staat is. In dat geval geschiedt de verlening van het voorschot in overeenstemming met de Minister van Financiën. De instemming wordt schriftelijk verleend.

De Ministers en de colleges kunnen nadere voorwaarden verbinden aan de verlening van een voorschot dat betrekking heeft op de levering van een product of dienst aan de Staat en de verstrekking van de subsidie of bijdrage. Indien het voorschot betrekking heeft op de levering van een product of dienst of de verstrekking van een bijdrage en € 500.000 of meer inclusief btw bedraagt, wordt een bankgarantie van de derde geëist. De bankgarantie kan uitsluitend worden afgegeven door banken en schadeverzekeraars, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht en met instemming van de Minister van Financiën door andere rechtspersonen.

De Ministers en de colleges brengen rente in rekening over een verleend voorschot, voor zover dit vanwege de aard van het geleverde product of dienst, de subsidie of bijdrage die aan het voorschot ten grondslag ligt redelijk wordt geacht.

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen aan een agentschap of dienstonderdeel, bedoeld in artikel 1.1 van de Comptabiliteitswet 2016, een voorschot verlenen.

Artikel 13, derde lid, is van overeenkomstige toepassing.

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen een aan de Staat toekomende vordering buiteninvordering stellen indien blijkt dat de vordering op de derde niet invorderbaar is. De buitenvorderingstelling vindt niet eerder plaats dan nadat verschillende keren is geprobeerd om de vordering bij de derde te innen.

De buiteninvorderingstelling geschiedt in overeenstemming met de Minister van Financiën indien de vordering die aan de buiteninvorderingstelling ten grondslag ligt € 1.000.000 of meer inclusief btw bedraagt.

De Ministers en de colleges voorzien de buiteninvorderingstelling van een deugdelijke motivering.

De Ministers en de colleges boeken de vordering die aan de buiteninvorderingstelling ten grondslag ligt af en verwerken dit in de financiële administratie.

De Ministers en de colleges stellen de derde op wie de vordering betrekking heeft niet in kennis van de buiteninvorderingstelling.

Onverminderd het bij of krachtens de wet bepaalde kunnen de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, in bijzondere gevallen een aan de Staat toekomende vordering kwijtschelden. De kwijtschelding is onherroepelijk.

De kwijtschelding geschiedt in overeenstemming met de Minister van Financiën indien de vordering die aan de kwijtschelding ten grondslag ligt € 1.000.000 of meer inclusief btw bedraagt.

De Ministers en de colleges voorzien de kwijtschelding van een deugdelijke motivering.

De Ministers en de colleges boeken de vordering die aan de kwijtschelding ten grondslag ligt af en verwerken dit geoormerkt in de financiële administratie.

De Ministers en de colleges stellen de derde op wie de vordering betrekking heeft, in kennis van de kwijtschelding.

De financiële administratie bevat in ieder geval informatie over:

1. a.

   de actuele stand van:

   1. 1°.

      de ontvangsten en de uitgaven die aan de begroting ten grondslag liggen;

   2. 2°.

      de meerjarenramingen van de ontvangsten en de uitgaven;

   3. 3°.

      de kasreserves en de begrotingsreserves, bedoeld in de artikelen 2.20, achtste lid, en 2.21, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016;

   4. 4°.

      de financiële verplichtingen;

   5. 5°.

      de garantieverplichtingen;

   6. 6°.

      de vorderingen en schulden;

   7. 7°.

      de voorschotten;

2. b.

   voor zover van toepassing de wijzigingen van:

   1. 1°.

      de ontvangsten en de uitgaven die aan de begroting ten grondslag liggen;

   2. 2°.

      de meerjarenramingen van de ontvangsten en de uitgaven;

   3. 3°.

      de financiële verplichtingen;

3. c.

   het budget dat voor de ontvangsten, de uitgaven en de financiële verplichtingen beschikbaar is.

De informatie, bedoeld in het eerste lid, wordt voorzien van een onderbouwing. De onderbouwing kan in de financiële administratie worden opgenomen.

De ramingen in de financiële administratie die worden beïnvloed door macro-economische factoren, worden gebaseerd op de door de Minister van Financiën vastgestelde basiswaarden.

De wijzigingen ten aanzien van de meerjarenramingen, bedoeld in het eerste lid, onder b, sub 2º, geschieden in overeenstemming met de Minister van Financiën.

De ramingen en de realisaties die ten grondslag liggen aan de begroting en de verantwoording van het Rijk, bedoeld in de artikelen 2.1 en 2.29 van de Comptabiliteitswet 2016, en de uitgaven en ontvangsten die buiten begrotingsverband zijn geboekt, bedoeld in artikel 2.17 van de Comptabiliteitswet 2016, worden aan de financiële administratie ontleend.

De financiële informatie die vereist is om het EMU-saldo en de EMU-schuld, bedoeld in artikel 1 van de Wet houdbare overheidsfinanciën, te bepalen, wordt mede aan de financiële administratie ontleend.

De Minister van Financiën bepaalt welke informatie als bedoeld in het eerste en tweede lid, door de Ministers aan hem wordt verstrekt.

De Ministers verstrekken de informatie, bedoeld in het eerste en tweede lid, op de door de Minister van Financiën te bepalen wijze en met behulp van de door hem aangewezen systemen.

Voorafgaand aan een betaling registreren de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, een financiële verplichting in de financiële administratie die wordt voorzien van een einddatum.

Van de financiële verplichting, bedoeld in het eerste lid, wordt een raming gemaakt.

Een verhoging of verlaging van het bedrag dat aan de financiële verplichting, bedoeld in het eerste lid, ten grondslag ligt, wordt in de financiële administratie verwerkt alsmede wordt de raming van de financiële verplichting met dat bedrag verhoogd respectievelijk verlaagd.

Voor de volgende categorieën financiële verplichtingen van de Staat kan het jaar waarin de betaling is gedaan als het begrotingsjaar worden aangemerkt waarin de met de betaling samenhangende verplichting is aangegaan of is ontstaan:

1. a.

   de financiële verplichtingen tot € 30.000 inclusief btw;

2. b.

   de financiële verplichtingen met een facilitair of personeel karakter, waarvan het maximale bedrag over de gehele looptijd op het moment van het aangaan of het ontstaan niet vaststaat en die worden nagekomen door het periodiek verrichten van betalingen;

3. c.

   de financiële verplichtingen, anders dan met een facilitair of personeel karakter, waarvan het maximale bedrag over de gehele looptijd op het moment van het aangaan of het ontstaan niet vaststaat, maar die op grond van een raming onder € 1.000.000 inclusief btw blijven en die worden nagekomen door het periodiek verrichten van betalingen;

4. d.

   de financiële verplichtingen waarvan het maximale bedrag over de gehele looptijd op het moment van het aangaan of het ontstaan vaststaat, die voorzienbaar geheel binnen één begrotingsjaar worden betaald en waarbij sprake is van maximaal één jaargrensoverschrijding tussen het aangaan of ontstaan van de verplichting en de daarmee samenhangende betalingen.

Voor de volgende categorieën financiële verplichtingen van de Staat kan het jaar waarin de betaling is gedaan als het begrotingsjaar worden aangemerkt waarin de met de betaling samenhangende verplichting is aangegaan of is ontstaan:

1. a.

   de financiële verplichtingen in het kader van het begrotingsartikel met de omschrijving Geheim;

2. b.

   de financiële verplichtingen die samenhangen met claims die voortvloeien uit een onrechtmatige daad van de Staat;

3. c.

   de financiële verplichtingen die voortvloeien uit de toepassing van de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht inzake het betalen van een dwangsom bij het niet tijdig geven van een beschikking op aanvraag;

4. d.

   de financiële verplichtingen die samenhangen met uitgaven die met een ander dienstonderdeel dan wel met een derde worden verrekend, indien die uitgaven buiten begrotingsverband worden geboekt;

5. e.

   de financiële verplichtingen in de vorm van afdrachten aan medeoverheden of aan andere organisaties, niet zijnde dienstonderdelen, van belastingen, premies en andere heffingen die ten behoeve van die medeoverheden of andere organisaties zijn geïnd;

6. f.

   de onderlinge financiële verplichtingen tussen dienstonderdelen.

De financiële verplichtingen, bedoeld in het eerste en tweede lid, worden in de financiële administratie vastgelegd, met dien verstande dat artikel 20, eerste lid, niet van toepassing is.

Het bedrag betreffende de (saldi)balansposten met betrekking tot liquide middelen wordt gevormd door het saldo van de bankrekeningen, bedoeld in artikel 6, eerste lid, en het chartale geld waarvoor de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, verantwoordelijk zijn.

De Minister en de colleges verwerken de wijzigingen ten aanzien van de schatkist van het Rijk op de rekening-courant die betrekking heeft op de hoofdboekhouding van het Rijk die door het Ministerie van Financiën wordt beheerd.

In bijzondere gevallen kan in overeenstemming met de Minister van Financiën worden afgeweken van de bepalingen van deze regeling. De Minister van Financiën verleent de instemming ten aanzien van afwijking van het percentage en het maximum bedrag, bedoeld in artikel 10, vierde lid, aanhef, nadat hij overleg met de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer heeft gevoerd.

De Minister van Financiën verleent de instemming schriftelijk en kan daaraan voorwaarden verbinden.

De toepassing van de afwijking en de overeenstemming worden in de financiële administratie vastgelegd.

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, informeren de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer over de toepassing van de afwijking.