In deze bevoegdhedenregeling gelden de begripsbepalingen zoals opgenomen in artikel 1.1 van het Bestuursreglement NWO. Daarnaast wordt in deze bevoegdhedenregeling verstaan onder:

1. a.

   Algemeen budgethouder: de raad van bestuur. Deze stelt het doel en de omvang van het budget vast, en neemt, waar dit niet anders is geregeld via toekenning van bevoegdheden (mandaat of volmacht) zelf de besluiten;

2. b.

   Autorisatie: het geven van goedkeuring voor het aangaan van een feitelijke verplichting met een derde, binnen het vastgestelde budget, door middel van de voorgeschreven procedure;

3. c.

   Awb:Algemene wet bestuursrecht;

4. d.

   Begroting en budget: deze bevatten de maximaal toegestane verplichtingen, die jaarlijks mogen worden aangegaan per organisatieonderdeel;

5. e.

   Budgetverantwoordelijke: de budgetverantwoordelijke heeft ten aanzien van uitvoeringsbesluiten tekenbevoegdheid. Ten aanzien van civielrechtelijke verplichtingen heeft de budgetverantwoordelijke autorisatie voor het aangaan van de desbetreffende verplichting(en) binnen de financiële kaders, tenzij anders in deze bevoegdhedenregeling aangegeven;

6. f.

   Gemandateerd budgethouder: het orgaan dan wel de functionaris, door de raad van bestuur gemandateerd als budgethouder. Het gemandateerd budgethouderschap beperkt zich tot het vastgestelde budget. Ondermandaat is niet toegestaan, tenzij in deze bevoegdhedenregeling anders is bepaald;

7. g.

   Mandaat: de bevoegdheid om namens de raad van bestuur of een, ten opzichte van de gemandateerde, hoger gelegen orgaan van NWO besluiten te nemen. De mandaatgever blijft zelf bevoegd;

8. h.

   Thematische Programma’s: de programma’s binnen de Nationale Wetenschapsagenda (NWA), het Kennis- en Innovatieconvenant (KIC), de Internationale Programma’s (INT) en het Nationaal Groeifonds (NGF);

9. i.

   Portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën: het lid van de raad van bestuur met de portefeuille bedrijfsvoering en financiën;

10. j.

    Register: het overzicht waarin de (onder)mandaten zijn opgenomen;

11. k.

    Regieorgaan: een orgaan als bedoeld in artikel 5 van het Bestuursreglement NWO, belast met een specifieke NWO-activiteit;

12. l.

    Uitvoeringsbesluit: een besluit met rechtsgevolgen voor derden, zowel bestuursrechtelijk als civielrechtelijk, genomen door de algemeen dan wel gemandateerd budgethouder;

13. m.

    Volmacht: een bevoegdheid om namens de raad van bestuur civielrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

1. 1.

   Deze bevoegdhedenregeling is vastgesteld op grond van het Bestuursreglement NWO. Indien en voor zover deze regeling in strijd is dit bestuursreglement, heeft het Bestuursreglement NWO voorrang.

2. 2.

   De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de onderscheiden organen en organisatieonderdelen van NWO is op hoofdlijnen vastgesteld in het Bestuursreglement NWO. Deze bevoegdhedenregeling is een nadere uitwerking en concretisering van specifieke bevoegdheden die zijn toegekend aan de onderscheiden organen, organisatieonderdelen en functionarissen binnen NWO.

3. 3.

   Deze bevoegdhedenregeling is vastgesteld door raad van bestuur op 26 mei 2021.

4. 4.

   Alle lopende (onder)mandaten en verstrekte volmachten verleend op basis van de bevoegdhedenregeling van 15 januari 2020 aan organen, organisatieonderdelen en/of functionarissen die deel uitmaken van NWO, blijven gehandhaafd.

5. 5.

   Deze regeling kan worden aangehaald als "Bevoegdhedenregeling NWO".

1. 1.

   Op grond van de wet komen alle bevoegdheden van NWO toe aan de raad van bestuur, tenzij uitdrukkelijk is bepaald dat een ander orgaan, organisatieonderdeel en/of functionaris over de desbetreffende specifieke bevoegdheid beschikt krachtens mandaat of volmacht.

2. 2.

   Aan de raad van bestuur komen de bevoegdheden toe die aan NWO zijn toegekend op grond van de wet. De raad van bestuur wordt in dat verband aangemerkt als orgaan met openbaar gezag bekleed, zoals bedoeld in de Kaderwet Zelfstandige Bestuursorganen. De raad van bestuur is algemeen budgethouder van NWO. De raad van bestuur stelt de begroting vast van NWO, waarin zijn opgenomen de budgetten voor de onderscheiden organen en organisatieonderdelen: de vier domeinen, Thematische Programma’s, NWO-I, de regieorganen, de afdeling bedrijfsvoering, het bureau van de raad van bestuur en de afdeling interne audit.

1. 1.

   De raad van bestuur is gezamenlijk bevoegd tot het uitoefenen van zijn (algemene) bestuurstaak, alsmede de wettelijke taken van NWO. Een lid van de raad van bestuur is niet individueel bevoegd.

2. 2.

   De voorzitter en de vicevoorzitter zijn, onverminderd het bepaalde in artikel 7, eerste lid, van de Wet individueel bevoegd NWO in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

3. 3.

   De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën is bevoegd om een besluit te nemen naar aanleiding van een verzoek in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Algemene Verordening Gegevensbescherming alsmede overige wettelijke regelingen, met uitzondering van het nemen van subsidiebesluiten die krachtens deze regeling tot de bevoegdheid van een domeinbestuur of een regieorgaan behoren.

4. 4.

   De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën is bevoegd beslissingen te nemen in geval van Europese aanbestedingen.

1. 1.

   Indien een belanghebbende bezwaar maakt tegen een besluit van (een orgaan van) NWO, wordt de beslissing op bezwaar genomen door of namens de raad van bestuur, gehoord een Awb-hoorcommissie als bedoeld in artikel 7:13, eerste lid, Awb, behoudens bij toepassing van artikel 7:3, Awb. De beslissing op bezwaar wordt ondertekend door de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën. De beslissing op bezwaar tegen een besluit als bedoeld in artikel 2.2, derde lid, wordt ondertekend door de voorzitter van de raad van bestuur.

2. 2.

   Indien tegen een beslissing op bezwaar van de raad van bestuur beroep wordt ingesteld, wordt daartegen namens NWO verweer gevoerd in een gerechtelijke procedure door de raad van bestuur.

3. 3.

   Het voeren van (verweer in) gerechtelijke procedures door de raad van bestuur is gemandateerd aan de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën.

1. 1.

   Op grond van deze bevoegdhedenregeling verleent de raad van bestuur bevoegdheden aan organen, organisatieonderdelen en/of functionarissen van NWO. Daartoe worden mandaten verleend (ten aanzien van de bestuursrechtelijke bevoegdheden) respectievelijk volmachten (ten aanzien van de civielrechtelijke bevoegdheden). Genoemde organen, organisatieonderdelen en/of functionarissen hebben de bevoegdheid om namens NWO verplichtingen aan te gaan met juridische en/of financiële consequenties, binnen de aangegeven (financiële) kaders.

2. 2.

   Uitsluitend de raad van bestuur is bevoegd om mandaat respectievelijk volmacht te verlenen. Het is de gemandateerde dan wel de gevolmachtigde toegestaan om de hem toegekende bevoegdheden vervolgens te ondermandateren of een subvolmacht te verlenen aan anderen overeenkomstig deze regeling en waar van toepassing, overeenkomstig het bepaalde in de reglementen van de domeinen. De verleende mandaten worden opgenomen in een bevoegdhedenmatrix en gepubliceerd op de website van NWO. De matrix maakt als bijlage onderdeel uit van deze bevoegdhedenregeling. Uitsluitend de raad van bestuur is bevoegd tot vaststelling, wijziging en intrekking van deze regeling (inclusief matrix; als bijlage bij deze regeling gevoegd).

1. 1.

   De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën is de gemandateerde budgethouder voor het bureau van de raad van bestuur en stelt het doel en de middelen vast voor het bureau.

2. 2.

   De dagelijkse leiding van het bureau raad van bestuur berust bij het hoofd. Het hoofd is budgetverantwoordelijke voor het bureau en daarmee bevoegd autorisatie te geven voor het aangaan van financiële verplichtingen met derden, indien en voor zover deze passen binnen de begroting en budget van het bureau.

1. 1.

   De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën is de gemandateerde budgethouder voor de afdeling interne audit en stelt het doel en de middelen vast voor de afdeling.

2. 2.

   De dagelijkse leiding van de interne audit afdeling berust bij het hoofd. Het hoofd is budgetverantwoordelijke voor de afdeling en daarmee bevoegd autorisatie te geven voor het aangaan van financiële verplichtingen met derden, indien en voor zover deze passen binnen de begroting en budget van de afdeling.

1. 1.

   Het domeinbestuur is gemandateerd budgethouder en daarmee bevoegd subsidies te verstrekken ten behoeve van onderzoeksprojecten en onderzoeksprogramma’s binnen het eigen domein, met inachtneming van de financiële kaders en de NWO Subsidieregeling 2017.

2. 2.

   Het domeinbestuur behoeft voorafgaande goedkeuring door de raad van bestuur met betrekking tot het aangaan van financiële en/of juridische verplichtingen in het kader van de activiteiten genoemd in artikel 6.3, achtste lid, Bestuursreglement NWO.

1. 1.

   Het domeinbestuur is gezamenlijk bevoegd tot het uitoefenen van de hem toegekende bevoegdheden. Een lid van het domeinbestuur is niet individueel bevoegd.

2. 2.

   De voorzitter (of bij diens afwezigheid of ontstentenis de vicevoorzitter) is individueel bevoegd het domein te vertegenwoordigen.

1. 1.

   Het domeinbestuur is in het kader van zijn taakuitoefening en binnen de grenzen van de goedgekeurde begroting bevoegd namens de raad van bestuur civielrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

2. 2.

   Het domeinbestuur kan binnen de grenzen van het bepaalde in het eerste lid, subvolmacht verlenen aan de domeindirecteur voor de in dit lid genoemde rechtshandelingen, na expliciete goedkeuring door de raad van bestuur.

1. 1.

   De domeindirecteur is budgetverantwoordelijke voor het eigen domein.

2. 2.

   De domeindirecteur ondertekent de uitvoeringsbesluiten, genomen door het domeinbestuur [3.1, eerste lid, en 3.3, eerste lid, van deze regeling].

3. 3.

   De domeindirecteur heeft volmacht tot het aangaan van financiële verplichtingen, met in achtneming van de in de matrix genoemde volmachtbedragen (bijlage).

4. 4.

   Vervallen.

5. 5.

   De domeindirecteur wijst een onder hem staande functionaris aan, die tekenbevoegdheid krijgt voor akkoord van de geleverde prestatie.

1. Bovengenoemde bevoegdheden van het domein zijn van overeenkomstige toepassing op regieorganen, zoals bedoeld in artikel 5 van het Bestuursreglement NWO. In dat geval kan voor ‘domeinbestuur’ worden gelezen het bestuur van het regieorgaan en voor ‘domeindirecteur’ kan worden gelezen de directeur van het regieorgaan.

1. 1.

   De raad van bestuur is algemeen budgethouder en neemt de besluiten voor de programma’s binnen de NWA en het KIC en binnen INT, ressorterend onder de raad van bestuur.

2. 2.

   De raad van bestuur is algemeen budgethouder en belegt de coördinatie van het NGF bij de directeur Thematische Programma’s. De raad van bestuur kan een specifiek programma binnen het NGF mandateren aan een domein of regieorgaan.

3. 3.

   De directeur Thematische Programma’s is budgetverantwoordelijke voor de programma’s binnen de NWA, het KIC en INT.

4. 4.

   De directeur Thematische Programma’s ondertekent de uitvoeringsbesluiten, genomen door de raad van bestuur.

5. 5.

   De directeur Thematische Programma’s kan hiervoor ondermandaat verlenen. Daarbij draagt hij er zorg voor dat het ondermandaat is opgenomen in het register zoals bedoeld in artikel 5.4 van de bevoegdhedenregeling.

6. 6.

   Vervallen.

7. 7.

   De directeur Thematische Programma’s is voor opleidingen bevoegd tot een bedrag tot maximaal € 2.500,– per opleidingsverzoek.

8. 8.

   De directeur Thematische Programma’s wijst een onder hem staande functionaris aan, die tekenbevoegdheid krijgt voor akkoord van de geleverde prestatie.

1. 1.

   De dagelijkse leiding over Thematische Programma’s berust bij de directeur Thematische Programma’s.

2. 2.

   Over de uitvoering van het beleid zoals vastgesteld door de raad van bestuur en opgenomen in de begroting, legt de directeur Thematische Programma’s verantwoording af aan de raad van bestuur.

3. 3.

   Over aangelegenheden met betrekking tot de bedrijfsvoering legt de directeur Thematische Programma’s verantwoording af aan de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën van de raad van bestuur.

4. 4.

   De directeur Thematische Programma’s is verantwoordelijk voor het functioneren van de medewerkers die direct werkzaam zijn voor Thematische Programma’s.

1. 1.

   De directeur Thematische Programma’s is bevoegd namens de raad van bestuur:

   1. a.

      te beslissen over verzoeken tot wijziging binnen het kader van de toegekende subsidie, indien deze geen belangrijke veranderingen brengen in het doel waarvoor de gelden beschikbaar zijn gesteld;

   2. b.

      verzoeken om verhoging van toegekende subsidies goed te keuren indien de verhoging niet groter is dan 15% van het oorspronkelijk vastgestelde bedrag en niet meer bedraagt dan € 25.000,– of, indien de verhoging groter is dan 15% van het oorspronkelijk vastgestelde bedrag, maar deze niet meer bedraagt dan € 12.500,–;

2. 2.

   De directeur Thematische Programma’s kan voor de onderwerpen, genoemd in het eerste lid, onder a en b, ondermandaat verlenen. Daarbij draagt de directeur Thematische Programma’s er zorg voor dat het ondermandaat is opgenomen in het register, genoemd in artikel 5.4 van de Bevoegdhedenregeling NWO.

1. 1.

   De directeur Thematische Programma’s ondertekent de besluiten inzake het in behandeling nemen van een aanvraag voor een subsidie, de toekenning, de afwijzing, de wijziging en vaststelling van subsidies namens de raad van bestuur.

2. 2.

   De directeur Thematische Programma’s kan hiervoor ondermandaat verlenen. Daarbij draagt de directeur Thematische Programma’s er zorg voor dat het ondermandaat is opgenomen in het register zoals bedoeld in artikel 5.4 van de Bevoegdhedenregeling NWO.

3. 3.

   Bij de ondertekening neemt de directeur Thematische Programma’s, dan wel de ondergemandateerde, het bepaalde in artikel 6.5 (Ondertekening) van de Bevoegdhedenregeling NWO in acht, waarin is bepaald dat de ondertekenaar van een besluit onder zijn handtekening zijn naam en functie vermeldt en aangeeft namens wie of welk orgaan het besluit is genomen.

1. De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën is de gemandateerde budgethouder voor de afdeling bedrijfsvoering en stelt het doel en de middelen vast voor de afdeling.

1. 1.

   De dagelijkse leiding van de afdeling bedrijfsvoering berust bij de directeur bedrijfsvoering.

2. 2.

   De directeur is de budgetverantwoordelijke voor de afdeling bedrijfsvoering. De hoofden binnen de afdeling bedrijfsvoering hebben ondermandaat van de directeur bedrijfsvoering, tot het nemen van besluiten, binnen de grenzen van het eigen afdelingsbudget, voor die aangelegenheden waarover de afdeling gaat.

3. 3.

   De directeur bedrijfsvoering is bevoegd civielrechtelijke rechtshandelingen te verrichten ten laste van het eigen afdelingsbudget, met inachtneming van de in de matrix genoemde volmachtbedragen.

4. 4.

   Vervallen.

5. 5.

   In geval van het aangaan van financiële verplichtingen met derden kan de directeur hiertoe overgaan na verkregen autorisatie van een andere bevoegde NWO-functionaris.

1. 1.

   De dagelijkse leiding van de bedrijfsvoeringsafdelingen (Financiën, Communicatie, Personeel en Organisatie, Informatisering en Automatisering, Facilitair Beheer en Juridische Zaken) berust bij het desbetreffende afdelingshoofd.

2. 2.

   Het afdelingshoofd van de in het eerste lid genoemde afdelingen is ondergemandateerd budgetverantwoordelijke voor de eigen afdeling en geeft autorisatie voor het aangaan van financiële verplichtingen ten laste van het eigen afdelingsbudget.

1. 1.

   De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën is bevoegd tot het voeren van onderhandelingen met de (Centrale) Ondernemingsraad alsmede de vakbonden. Daarnaast is de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën bevoegd tot het nemen van besluiten ten aanzien van de collectieve arbeidsvoorwaarden.

2. 2.

   De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën is bevoegd tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met werknemers vanaf salarisschaal 16 en hoger.

3. 3.

   Het hoofd P&O is bevoegd tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met werknemers tot en met salarisschaal 15 met inachtneming van het door de raad van bestuur vastgestelde personeelsbeleid. Afwijkende afspraken over salariëring behoeven voorafgaande goedkeuring van de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën.

1. 1.

   Ieder orgaan, organisatieonderdeel of functionaris is gehouden zijn taken te vervullen binnen de grenzen van deze bevoegdhedenregeling. De bevoegde mag die handelingen verrichten die redelijkerwijs nodig zijn voor een goede vervulling van zijn taken.

2. 2.

   De bevoegde mag zijn bevoegdheid niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor deze bedoeld is.

1. 1.

   Een orgaan of functionaris is niet bevoegd tot het nemen of ondertekenen van een besluit of overeenkomst of het autoriseren van een budgetuitgave, waarbij hij zelf belanghebbende is, dan wel een persoonlijk belang heeft.

2. 2.

   Het is niet toegestaan verplichtingen te splitsen om de begrenzing van bevoegdheden te omzeilen.

Bij afwezigheid of ontstentenis van een bevoegd functionaris vindt vervanging plaats door een of meerdere door de desbetreffende directeur aangewezen functionaris(sen) mits opgenomen in het register.

1. 1.

   De afdeling Financiën voert het beheer en de controle uit over het register waarin de geldende respectievelijk afgegeven (onder)mandaten zijn opgenomen.

2. 2.

   Een aan een functionaris toegekend (onder)mandaat blijkt uit de combinatie van:

   1. a.

      het op functieniveau toegekende (onder)mandaat waarvan een kopie is opgenomen in het register;

   2. b.

      de functie van de medewerker volgens de centrale personeelsadministratie;

   3. c.

      een mandaatformulier, met handtekening- en paraaf van de functionaris / (onder)mandaatnemer.

   4. d.

      Bij waarneming van een functie wordt deze opsomming aangevuld met:

   5. e.

      de vastlegging van deze waarneming in de centrale personeelsadministratie.

3. 3.

   De volmachten die aan functionarissen zijn toegekend blijken uit deze regeling (en uit de als bijlage bijgevoegde matrix). Deze zijn niet opgenomen in het register.

1. 1.

   De ondertekenaar van een besluit vermeldt onder zijn handtekening zijn naam en functie en geeft aan namens wie het besluit is genomen.

   Onder alle besluiten in de zin van artikel 1.3, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht dient in de voettekst de volgende formulering te worden opgenomen: “Het [naam orgaan en/of functionaris] is bevoegd dit besluit te nemen krachtens een mandaat van de raad van bestuur van NWO. Zie de website van NWO voor de volledige Bevoegdhedenregeling NWO.”

¹ De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën tekent de subsidiebesluiten genomen door de raad van bestuur, tenzij anders door de raad van bestuur bepaald.