Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen (het Handboek) is bedoeld voor rechtspersonen (zowel aangewezen als niet aangewezen instellingen) die op grond van de artikelen 4, 4a en 4b van de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse of jaarlijkse instellingssubsidie ontvangen. Als uw instelling een dergelijke subsidie ontvangt, dient u over de besteding van de subsidie jaarlijks verantwoording aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) af te leggen. Dit is een verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend.

Rapportage van de besteding van afzonderlijk ontvangen projectsubsidies vindt bij voorkeur plaats door middel van uw reguliere jaarverantwoording.

Voor fondsen geldt het Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen als bedoeld in artikel 4 onder c van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

De verantwoording van uw instelling dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). Daarnaast bieden de kwantitatieve gegevens van instellingen belangrijke beleidsinformatie m.b.t. ontwikkelingen in de sector.

Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de Minister van OCW verleende subsidie.

Met inachtneming van de bepalingen in de Wet Openbaarheid van Bestuur, kunnen de door de instellingen geleverde verantwoordingsgegevens openbaar worden gemaakt.

Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2005–2008:

1. –

   De handboeken verantwoording cultuursubsidies musea en instellingen zijn geïntegreerd.

2. –

   Door nauwer aan te sluiten bij het Burgerlijk Wetboek 2 titel 9 en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ) is het aantal specifieke voorschriften voor de inrichting van de jaarrekening verminderd.

3. –

   Aanleveren van de verantwoordingsonderdelen dient elektronisch te geschieden,

4. –

   zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidie.nl

5. –

   Voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie is indiening van een afzonderlijk activiteitenverslag komen te vervallen. Dit kan omdat het bestuursverslag is uitgebreid met een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar.

6. –

   Met uitzondering van instellingen met een vierjaarlijkse subsidie vallend onder het mandaatbesluit FCP geldt voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie, ongeacht de hoogte van het jaarlijkse subsidiebedrag, dat indiening van een accountantsverklaring is vereist.

7. –

   Voor jaarsubsidies of projectsubsidies is een accountantsverklaring niet vereist als het subsidiebedrag lager is dan € 125.000.

8. –

   Voor podiuminstellingen is de publieksinkomsteneis vervallen.

9. –

   Voor sectorinstituten is een afzonderlijk verantwoordingsmodel voor de functionele exploitatierekening toegevoegd (model IId).

10. –

    Aan het model prestatieverantwoording zijn enkele nieuwe onderdelen toegevoegd

11. –

    Het controleprotocol en de modelaccountantsverklaring zijn aangepast.

12. –

    Jaarrekening:

    1. •

       In de model exploitatierekening is onder directe inkomsten een aparte post opgenomen voor de vermelding van sponsorinkomsten

    2. •

       De post overige subsidies/bijdragen is gesplitst in een deel subsidies uit publieke middelen en een deel bijdragen uit private middelen.

    3. •

       Er is geen specifiek voorschrift meer voor de berekening van het bestemmingsfonds OCW.

    4. •

       Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van een projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

In het verantwoordingsproces wordt een onderscheid gemaakt tussen instellingen die een éénjarige subsidie ontvangen en instellingen die een vierjaarlijkse subsidie ontvangen (aangewezen- én niet aangewezen instellingen).

Binnen vier maanden na afsluiting van elk boekjaar (vóór 1 mei) dient u de verantwoording digitaal aan te leveren.

Mocht u naast een vierjaarlijkse instellingssubsidie een projectsubsidie ontvangen, dan dient u rekening te houden met de aanwijzingen in Hoofdstuk 4 ‘verantwoording projectsubsidie’.

De jaarlijkse verantwoording voor vierjaarlijkse subsidies bestaat uit drie onderdelen, te weten: de jaarrekening, het bestuursverslag en de prestatieverantwoording. Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe.

Voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie vallend onder het mandaatbesluit FCP (fonds voor cultuurparticipatie, zie bijlage I) geldt dat als het ontvangen subsidiebedrag (exclusief eventuele projectsubsidies) in enig jaar lager is dan € 125.000, geen accountantsverklaring vereist is.

Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht) is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende onderdelen:

1. –

   Balans

   De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht

2. –

   Functionele exploitatierekening

   De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II (At/m D). In de toelichting op de modellen wordt aangegeven welke variant op uw instelling van toepassing is. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.

Aandachtspunt: Voor zover uw instelling nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw instelling hebben, is het in afwijking van het RJ, voor de verantwoording aan de Minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren. Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden, teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw instelling.

Het bestuursverslag, bedoeld in artikel 24, vierde tot en met zevende lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:

1. –

   De samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht

2. –

   Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw instelling.

3. –

   De realisatie van de voorgenomen prestaties.

4. –

   Een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar en aan het einde van de subsidieperiode tevens een beschouwing over de vier kalenderjaren gezamenlijk.

5. –

   De specifieke aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking

6. –

   Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel.

Aandachtspunt: Voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie kan een afzonderlijk activiteitenverslag tijdens en aan het eind van de subsidieperiode achterwege blijven.

Overeenkomstig artikel 35, vierde lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen (hierna Bekostigingsbesluit), dienen instellingen met een vierjaarlijkse instellingssubsidie jaarlijks een prestatieverantwoording in. De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, in relatie tot de voorgenomen activiteiten (prestatieoverzicht). U voorziet uw prestatieverantwoording van een toelichting. De prestatieverantwoording dient opgesteld te worden volgens het model III . U vermeldt in het model alleen de kwantitatieve gegevens.

De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 37 van het Bekostigingsbesluit door uw accountant voorzien van de volgende producten:

1. –

   De accountantsverklaring bij de jaarrekening

2. –

   Het rapport van bevindingen

3. –

   Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).

Bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen is in bijlage IIA het Controleprotocol Cultuursubsidies instellingen opgenomen. Onderdeel van dit protocol is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Wanneer de accountant een rapport van feitelijke bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt u dat bij uw jaarverantwoording.

De Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen geldt voor instellingen waaraan over de jaren 2009, 2010, 2011 en 2012 een vierjaarlijkse subsidie is verleend, en dus zowel voor instellingen met een vierjaarlijkse instellingssubsidie (artikel 4a van de wet), als voor aangewezen instellingen waaraan voor vier kalenderjaren subsidie is verstrekt (artikel 4b van de wet). Instellingen als bedoeld in de artikelen 9k, 9m en 9n van de regeling, en instellingen waarvan het beheer door middel van het Mandaatbesluit FCP is overgedragen aan de stichting Fonds voor cultuurparticipatie, zijn echter uitgezonderd.

Voor de wijze waarop in de periode 2009–2012 gerealiseerde extra eigen inkomsten kunnen worden gematcht met subsidie van OCW, raadpleegt u de ‘Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen.’ U kunt hierover ook informatie vinden op www.cultuursubsidie.nl.

Bij de verantwoording jaarlijkse subsidies dient een onderscheid gemaakt te worden op basis van het totale in het verantwoordingsjaar van OCW ontvangen subsidiebedrag (zie hierna).

Binnen vier maanden na afsluiting van elk boekjaar (vóór 1 mei) dient u de verantwoording digitaal aan te leveren. Zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidies.nl.

Mocht u naast de jaarlijkse instellingssubsidie een projectsubsidie ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen in Hoofdstuk 4 ‘verantwoording projectsubsidie’.

Als het van OCW ontvangen jaarlijkse subsidiebedrag (exclusief eventuele projectsubsidies) hoger is dan € 125.000, bestaat de verantwoording uit twee onderdelen:

de jaarrekening en het activiteitenverslag. Daarnaast wordt de jaarlijkse verantwoording voorzien van een aantal accountantsproducten.

1. –

   Jaarrekening en accountantsproducten

   Zie Hoofdstuk 2 van dit handboek voor een toelichting op de jaarrekening en de accountantsproducten.

2. –

   Activiteitenverslag

   Het activiteitenverslag (artikel 33 en 34 van het Bekostigingsbesluit) is vormvrij en geeft (kwalitatief en kwantitatief) inzicht in de aard, duur en omvang van de in het kader van de subsidiëring verrichte activiteiten. Het activiteitenverslag vergelijkt verrichte activiteiten met de voorgenomen activiteiten uit het activiteitenplan.

Als het van OCW ontvangen jaarlijkse subsidiebedrag (exclusief eventuele projectsubsidies) lager is dan € 125.000, bestaat de verantwoording uit de volgende onderdelen:

het financieel verslag en het activiteitenverslag. Een accountantsverklaring is hier niet vereist.

1. –

   Financieel verslag

   Het financieel verslag dient opgesteld te worden volgens het model II dat opgesteld is voor de functionele exploitatierekening.

2. –

   Activiteitenverslag

   Zie de toelichting in de voorgaande paragraaf.

Voor het verantwoorden van een in enig jaar ontvangen geoormerkte projectsubsidie, wordt onderscheid gemaakt tussen projectsubsidies die zijn toegekend aan instellingen met een vierjaarlijkse- subsidie en instellingen met een jaarlijkse subsidie.

Binnen vier maanden na afronding van het project dient u de eindverantwoording digitaal aan te leveren (artikel 33 Bekostigingsbesluit cultuuruitingen).

Instellingen met een vierjaarlijkse subsidie nemen de eindverantwoording van de projectsubsidie op in de reguliere jaarverantwoording. N.B. Voorwaarde hierbij is dat de einddatum van het project is bepaald op het einde van een subsidiejaar. Een met een projectsubsidie gefinancierd meerjarig project dient u in elke tussenliggende jaarverantwoording op te nemen.

Het verslag van activiteiten van het project kunt u opnemen in het bestuursverslag.

De financiële verantwoording van een projectsubsidie vindt plaats in de reguliere jaarrekening, op zodanige wijze dat de inkomsten en uitgaven met betrekking tot deze activiteit afzonderlijk kunnen worden afgelezen.

Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van de projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

Indien de verantwoording van een project door middel van uw jaarrekening geschiedt, hoeft u geen separate accountantsverklaring aan te leveren voor het project.

Voor projectsubsidies die verstrekt zijn aan jaarlijkse instellingen wordt een onderscheid gemaakt tussen projectsubsidies boven- en onder de € 125.000.

Als een van OCW ontvangen bedrag voor een projectsubsidie hoger is dan € 125.000, bestaat de eindverantwoording uit de jaarrekening en het activiteitenverslag en een aantal accountantsproducten (zie Hoofdstuk 3 bij ‘Jaarlijkse subsidie OCW hoger dan € 125.000’).

Als de projectsubsidie lager is dan € 125.000 bestaat de verantwoording uit het financieel verslag en het activiteitenverslag (zie Hoofdstuk 3 bij ‘Jaarlijkse subsidie OCW lager dan € 125.000)’.

Tenzij dit in de initiële beschikking anders is bepaald, dient u de verantwoording van de projectsubsidie te integreren in de jaarlijkse verantwoording op een zodanige wijze dat het project apart is af te lezen. N.B. Voorwaarde hierbij is dat de einddatum van het project is bepaald op het einde van een subsidiejaar. Een met een projectsubsidie gefinancierd meerjarig project neemt u in elke tussenliggende jaarverantwoording op.

Indien u een jaarrekening opstelt dient u het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van de projectsubsidie conform de RJ 221 op te nomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

Aandachtspunt: Een instelling met een jaarlijks subsidiebedrag onder de € 125.000 én een projectsubsidie onder de € 125.000 behoeft dus geen accountantsverklaring te overleggen, ook al zou het totale subsidiebedrag boven de € 125.000 uitkomen.

Aandachtspunt: De eindverantwoording van een (meerjarige) projectsubsidie boven de € 125.000 wordt in het laatste verantwoordingsjaar in ieder geval voorzien van een accountantsverklaring.

De volgende wet- en regelgeving zijn van toepassing op de verantwoording:

1. •

   Burgerlijk wetboek, boek 2, titel 9

2. •

   Wet op het specifiek cultuurbeleid

3. •

   Bekostigingsbesluit cultuuruitingen

4. •

   Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen

U vindt deze documenten op de website www.minocw.nl, www.cultuursubsidie.nl of www.wetten.nl

Voor het opstellen van het jaarverslag zijn de Richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving van toepassing.

Krachtens artikel 35 (eerste lid) van het Bekostigingsbesluit, is Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 Titel 9) overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.

Artikel 35, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, laat aan de Minster ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 10, 11, 12, 14 en 15 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag wordt vervangen door een bestuursverslag conform art. 24 lid 4 t/m 7 van het Bekostigingsbesluit.

Uw internationale activiteiten kunt u melden aan de Stichting Internationale Culturele Activiteiten (www.sica.nl) SICA is het instituut voor internationaal cultuurbeleid. Als netwerk- en expertisecentrum adviseert SICA over alle aspecten van internationale culturele activiteiten. SICA organiseert regelmatig publieksbijeenkomsten, bezoekersprogramma's voor buitenlandse cultuurdeskundigen en publiceert ieder kwartaal het SICAmag.

Het Europees Cultureel ContactPunt (CCP) is onderdeel van de SICA en informeert over het Europese financieringsprogramma Kaderprogramma Cultuur. Daarnaast is SICA de uitvoerende organisatie voor de Netherlands China Arts Foundation. Ook voert SICA het secretariaat van EUNIC Netherlands, de Nederlandse afdeling van de overkoepelende organisatie voor nationale instituten voor cultuur van de Europese Unie.

¹ Bij deze posten staat het u vrij een specificatie te gebruiken naar eigen inzicht, daarom zijn geen subposten vermeld.

Het is niet toegestaan van model I af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften.

Als u subsidie ontvangt voor investering in vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering op in de balans.

De ontvangen subsidie neemt u op onder de Langlopende schulden met als subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening, gelijk lopend met de afschrijvingstermijn van de investering.

U kunt activa verkregen uit sponsoring activeren. De daarvoor verkregen sponsoring neemt u – analoog aan de hierboven beschreven methode – op als subpost Sponsoring onder de Langlopende schulden. Het is voor musea niet toegestaan collectieonderdelen te activeren.

Alleen variabele voorbereidingslasten voor een activiteit (Onderhanden werk) die plaatsvindt in een op het verslagjaar volgend boekjaar, kunnen worden geactiveerd. Het is niet toegestaan personeelslasten en andere vaste lasten te activeren.

Bij het maken van onderscheid tussen algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen volgt u de voorschriften van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, RJ 640 (640.305-313). De wijze waarop de resultaatbestemming aan een bestemmingsreserve of bestemmingsfonds wordt toegerekend voorziet u van een toelichting.

De aankoopfondsen krijgen een afzonderlijke vermelding en maken geen deel uit van het eigen vermogen.

Het is niet toegestaan van model IIA af te wijken behalve voor musea en sectorinstituten. Voor deze twee typen instellingen gelden specifieke varianten (model IIB, IIC en IID). Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften.

Het voorgeschreven model IIC bestaat in grote lijnen uit een gecombineerde kostensoorten- en kostenplaatsen overzicht. De in model IIB opgenomen baten en lasten neemt u over in model IIC in de kolom Totaal. U rekent vervolgens de baten en lasten uit de kolom Totaal toe aan de in het model opgenomen kostenplaatsen (lees museale functies). Bij het toerekenen van de lasten houdt u rekening met de omschrijvingen van museale functies, zoals vermeld in het betreffende hoofdstuk definities van museale functies. Het saldo van de kolom Algemeen beheer rekent u ook toe aan de overige functies (zie de pijl in het model).

Voor de verdeling van lasten en baten over de museale functies gebruikt u verdeelsleutels.

De controleerbaarheid ten aanzien van het gebruik van sleutels staat voorop. U formuleert uw eigen sleutels, beschrijft en onderbouwt ze in de jaarrekening en hanteert ze consistent over de jaren heen. Zoveel mogelijk kiest u voor objectieve gronden. Baten en lasten die niet zijn toe te rekenen aan de museale functies vermeldt u in de kolom Algemeen Beheer.

Het voorgeschreven model IID bestaat in grote lijnen uit een gecombineerde kostensoorten- en kostenplaatsen overzicht. De in model IIA opgenomen baten en lasten neemt u over in model IID in de kolom Totaal. U rekent vervolgens de baten en lasten uit de kolom Totaal toe aan de in het model opgenomen kostenplaatsen (lees de 5 hoofdfuncties).

Voor de verdeling van lasten en baten over de 5 hoofdfuncties gebruikt u verdeelsleutels. De controleerbaarheid ten aanzien van het gebruik van sleutels staat voorop.

U formuleert uw eigen sleutels, beschrijft en onderbouwt ze in de jaarrekening en hanteert ze consistent over de jaren heen.

Zorg ervoor dat cijfers in de kolom begroting overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de Minister heeft goedgekeurd of in geval van andere dan trendmatige wijzigingen op die begroting, de meest recente begroting. In dat laatste geval geeft u een toelichting op de wijzigingen op de oorspronkelijke begroting.

Bij vermelding van de Baten wordt onderscheid gemaakt tussen Opbrengsten, Subsidies en Bijdragen. Onder Subsidies worden de subsidies van overheden en publieke fondsen begrepen. Onder Bijdragen verantwoordt u de inkomsten uit private fondsen.

1. –

   Directe Opbrengsten

   Onder de directe opbrengsten verantwoordt u alle inkomsten die in enige relatie staan tot uw kernactiviteiten. U maakt onderscheid tussen publieksinkomsten, sponsorinkomsten en overige inkomsten.

   Publieksinkomsten zijn inkomsten die direct aan de publieksactiviteiten zijn gekoppeld, zoals kaartverkoop, horeca tijdens uitvoeringen, verkoop van programma’s, beeld of geluiddragers, vergoedingen voor radio- of t.v. -optredens, uitkoopsommen, auteursrecht en eventueel overige direct aan het publiek gerelateerde inkomsten.

   Sponsorinkomsten betreffen alle inkomsten uit sponsoring door ondernemingen. Sponsoring wordt overeenkomstig de code cultuursponsoring gedefinieerd als de overeenkomst tussen een onderneming (de sponsor) die geld en/of op geld waardeerbare prestaties levert, en een culturele instelling of een organisator van een cultureel evenement (de gesponsorde), die communicatiemogelijkheden, toegangskaarten en/of overige faciliteiten als tegenprestatie levert in verband met de door de gesponsorde te verrichten culturele activiteit. Onder sponsoring wordt niet verstaan reclame.

   De overige inkomsten betreffen alle overige inkomsten die een directe relatie hebben met uw kernactiviteiten.

2. –

   Indirecte Opbrengsten

   Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die geen of slechts een indirecte relatie hebben met uw kernactiviteiten. U verantwoordt hier baten zoals verhuur onroerend goed, horeca los van voorstellingen of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.

   Zie ook de opmerking onder saldo bijzondere baten/lasten.

3. –

   Subsidies OCW, provincie en gemeente

   Vermeldt hier alle structurele subsidies die u uit deze bron ontvangt. Incidentele subsidies vermeldt u onder overige subsidies.

4. –

   Overige subsidies/bijdragen

   Onder subsidies uit publieke middelen geeft u een opsomming van alle overige subsidies, zowel van binnenlandse als buitenlandse overheden als van fondsen die subsidie ontvangen van een overheid. Bepalend is of de subsidie is verstrekt door of namens een overheid. Van het laatste is sprake als de overheid invloed heeft op de verdeling van de subsidies. Het gaat om de volgende categorieën:

   1. 1.

      subsidies die rechtstreeks zijn verstrekt door het Rijk (ministeries, agentschappen, rijksdiensten), gemeenten, provincies of waterschappen;

   2. 2.

      subsidies die zijn verstrekt door een zelfstandig bestuursorgaan, zoals een cultuurfonds (NFPK+, Fonds BKVB, NLPVF, Mondriaan Stichting, Stimuleringsfonds voor Architectuur, Fonds voor de Letteren, Fonds voor Cultuurparticipatie, Nederlands Fonds voor de Film) een gemeentelijk of provinciaal fonds (zoals het Amsterdams Fonds voor de Kunst);

   3. 3.

      subsidies die zijn verstrekt door (andere) organisaties met publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid (zoals de Taalunie);

   4. 4.

      subsidies die zijn verstrekt door de Europese Unie, buitenlandse overheden of buitenlandse publieke fondsen.

Subsidie van een publiek-privaat fonds wordt verantwoord als subsidie van een publiek fonds. N.B. Loonkostensubsidies saldeert u met de kosten.

Onder bijdragen uit private middelen vermeldt u alle bijdragen van private fondsen alsook contributies, schenkingen, donaties of legaten en bijdragen van vriendenstichtingen. Van de bijdrage die u ontvangt van het VSB-fonds maakt u een afzonderlijke vermelding onder Bijdragen VSB-fonds.

Onder de lasten maakt u onderscheid naar beheerslasten en activiteitenlasten.

1. –

   Beheerslasten

   Tot de ‘beheerslasten’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten).

2. –

   Activiteitenlasten

   Tot de ‘activiteitenlasten’ behoren lasten die direct samenhangen met de activiteiten van uw instelling.

3. –

   Saldo bijzondere baten/lasten

   Inkomsten die los staan van enig cultureel ondernemerschap zoals uitkeringen van verzekeringsmaatschappijen of het afboeken van een voorziening, verantwoordt u onder saldo bijzondere baten/lasten. Volg daarbij de actuele Richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 270).

Om inzicht te verwerven in de aard, omvang en bereik van uw activiteiten, specificeert u de door uw instelling verrichte activiteiten en het bereik (bezoekers, gebruikers of deelnemers) in het boekjaar volgens het voor uw instelling relevante deel van het model III.

Activiteitensoorten die niet in het overzicht staan vermeld, dient u toe te voegen onder overige activiteiten. Vermeld ook de resultaten uit het vorige boekjaar. In de kolom voorgenomen prestaties staat het gemiddelde aantal prestaties per jaar vermeld dat uw instelling in de periode 2009–2012 wil realiseren. Deze kolom komt overeen met het door de Minister goedgekeurde prestatieoverzicht 2009–2012.

Wanneer de resultaten in het boekjaar naar soort en omvang afwijken van uw planning (= kolom voorgenomen prestaties), voorziet u de verschillen van een toelichting. In het bestuursverslag geeft u een reflectie op het resultaat en ziet u vooruit naar de mogelijke consequenties voor toekomstige activiteiten.

1. –

   Vermeld onder 1. Producties/programma’s het aantal verschillende producties of programma’s voor het betreffende boekjaar en maak daarbij een onderscheid naar nieuwe producties en reprises.

2. –

   Vermeld onder 2. Voorstellingen/concerten het totaal van de door uw instelling verrichte reguliere uitvoeringen.

3. –

   Vermeld onder 3. Schoolvoorstellingen/-concerten alle besloten uitvoeringen die specifiek op scholieren zijn gericht, ongeacht de speellocatie.

4. –

   Specifieke uitvoeringen, zoals orkestbegeleiding bij ballet-, opera- of kooruitvoeringen, cd -opnames, besloten uitvoeringen of educatieve activiteiten vermeldt u onder 4. Overige activiteiten.

5. –

   Onder eigen regio wordt verstaan het landsdeel van vestiging (Noord, Oost, Zuid, Midden of West).

1. –

   Vermeld onder 1. Activiteiten voor algemeen publiek de door uw instelling georganiseerde activiteiten bedoeld voor een algemeen publiek, zoals tentoonstellingen of voorstellingen.

2. –

   Vermeld onder 2. Activiteiten voor vakgenoten de door uw instelling georganiseerde activiteiten (bijvoorbeeld workshops, seminars) specifiek bedoeld voor de internationale uitwisseling tussen makers.

3. –

   Filmscreenings voor professionals kunnen onder showcases worden opgenomen.

1. –

   Vermeld onder 1. Producties/projecten het aantal gerealiseerde producties, coproducties en onderzoeksprojecten.

2. –

   Vermeld ook het totale aantal beginnende makers of makers in begeleidingstrajecten, zoals regisseurs, choreografen, schrijvers, musici of componisten dat bij deze projecten is betrokken.

3. –

   Onder 2. Voorstellingen/concerten vermeldt u het totaal aan uitvoeringen dat met deze producties is gemoeid.

4. –

   Alle overige activiteiten vermeldt u onder het derde kopje. Vermeld hier ook het bereik (gebruikers, deelnemers of bezoekers).

5. –

   Onder eigen regio wordt verstaan het landsdeel van vestiging (Noord, Oost, Zuid, Midden of West).

1. –

   Vermeld onder 1. Tentoonstellingen het aantal verschillende presentaties of tentoonstellingen in een jaar.

2. –

   Onder 2. Bezoeken vermeldt u het totale aantal bezoeken inclusief het aantal bezoeken van scholieren.

3. –

   Vermeld onder 3. Bezoeken scholen het totale aantal bezoekers vanuit scholen dat uw instelling heeft bezocht.

Instellingen die niet tot een van de genoemde categorieën kunnen worden gerekend kunnen hun kwantitatieve gegevens verantwoorden onder de rubriek E Overige instellingen (zoals postacademiale en ontwikkelinstellingen). Voor zover niet in specifieke activiteitensoorten is voorzien voegt u deze toe onder 6. Anders, nl...........

Volg bij de kwantitatieve verantwoording van uw activiteiten de indeling volgens de 5 besteltaken. Vermeld de specifieke activiteiten die binnen uw instituut worden verricht op de wijze zoals opgenomen in uw activiteitenplan of prestatieoverzicht. Vermeld indien mogelijk ook het bereik in termen van aantal bezoekers, gebruikers of deelnemers.

1. –

   Bij 3. Erfgoedtaken wordt met Verwervingsactiviteiten gedoeld op activiteiten die bijdragen aan een duurzaam behoud van relevant sectoraal erfgoed, waaronder (het bevorderen van) aankopen (door derden) en schenkingen (aan derden).

2. –

   Bij 3. Erfgoedtaken worden met Waardering en ontsluiting de activiteiten bedoeld die het sectorinstituut zelfstandig of met derden onderneemt om relevant sectoraal erfgoed te identificeren en voor publiek toegankelijk te maken (incl. digitalisering en het online aanbieden van collectie-informatie).

3. –

   Met 4. Documentaire activiteiten wordt gedoeld op het verzamelen van gegevens (statistische en inhoudelijke gegevens) die relevant zijn om inzicht te verwerven in het functioneren van de sector.

Vermeld onder openingsuren het aantal uren dat uw museum publiek toegankelijk is per week. Vermeld onder bezoeken totaal het totaal aantal bezoeken per jaar.

Geef onder bezoeken scholen het totale aantal bezoekers vanuit scholen dat uw instelling heeft bezocht.

Geef buiten dit model een rapportage van de stand van zaken met betrekking tot de volgende onderwerpen: registratiegraad, registratiekwaliteit, collectieplan, veiligheidsplan, de gratis toegankelijkheid (zie verplichtingen prestatieoverzicht) en uw eigen prestatieafspraken.

Er worden drie museale functies onderscheiden naast het algemeen beheer. Deze functies zijn onderverdeeld in zes taakgebieden. Hieronder treft u daarvan een korte omschrijving ten behoeve van de toerekening van baten en lasten in model III.

1. –

   Publieksfunctie

   Hieronder vallen alle werkzaamheden en uitgaven die rechtstreeks te maken hebben met de taak van musea om het in het museum aanwezige cultureel erfgoed voor publiek toegankelijk te maken. Betekenis geven is daarbij het kernbegrip.

   1. a)

      Vaste opstelling

      De vaste opstelling is dat deel van de collectie dat voor langere tijd¹ wordt tentoongesteld en waarin binnen die termijn relatief weinig wijzigingen worden aangebracht. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het vormgeven, onderhouden en beheren van de vaste tentoonstelling worden aan deze functie toegerekend. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van de vaste opstelling worden uitgevoerd.

   2. b)

      Tijdelijke presentaties

      De tijdelijke presentaties zijn alle opstellingen die voor kortere tijd² worden geplaatst. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het ontwerpen, vormgeven, opstellen, onderhouden en beheren van tijdelijke presentaties worden aan deze functie toegeschreven. Dit is inclusief de kosten die zijn verbonden aan de voor de presentatie verkregen bruiklenen. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van een tijdelijke presentatie worden uitgevoerd.

2. –

   Collectiefunctie

   Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden ten behoeve van het beheer van de museale collectie.

   1. c)

      Registratie en onderzoek

      Aan deze functie worden de werkzaamheden en de kosten toegerekend die gemaakt zijn in het kader van het onderzoek aan de eigen collectie ten behoeve van registratie, restauratie en conservering. Doel is dat op elk gewenst moment eenduidig en volledig inzicht kan worden verschaft in de collectie, inclusief de kwantitatieve en kwalitatieve staat daarvan.

   2. d)

      Conserveren en restaureren

      Aan de functie conserveren en restaureren worden al die kosten toegerekend die worden gemaakt voor het restaureren en conserveren van de collectie, zowel in de opstellingen als in depot of opslag. Ook alle kosten die worden gemaakt om de collectie kwalitatief op niveau te houden, worden toegerekend aan deze functie.

   3. e)

      Verwerving en afstoten

      De ten behoeve van verwerving en afstoting gemaakte kosten voor werkzaamheden, transport en eventueel de aankoopsom, worden aan deze functie toegerekend.

3. –

   Wetenschappelijke functie

   Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden om de door het museum beheerde collectie in de brede context van het cultureel erfgoed te positioneren.

   1. f)

      Onderzoek en documentatie

      Aan deze functie worden de kosten toegerekend voor onderzoek dat de eigen collectie in breder verband plaatst, wetenschappelijk onderzoek in algemene zin en bijvoorbeeld de uitgave van bestandscatalogi. Ook de kosten en opbrengsten van documentatiecentrum en bibliotheek worden onder deze functie gevat.

4. –

   Lasten algemeen beheer

   Tot de lasten in de kolom ‘Algemeen beheer’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overhead).

1. 1

   Archeologische Werkgemeenschap voor Nederland (AWN) (RACM)

2. 2

   Stichting Bekijk ’t

3. 3

   Stichting Allaboutus Film Factory

4. 4

   Stichting Buitenkunst

5. 5

   Stichting Davina van Wely

6. 6

   Stichting De Grote Prijs van Nederland

7. 7

   Stichting De Noorderlingen

8. 8

   Stichting Don't Hit Mama

9. 9

   Stichting Euro+Songfestival

10. 10

    Stichting Hal Vier (Digital-playground)

11. 11

    Stichting Interart

12. 12

    Stichting Jeugdorkest Nederland

13. 13

    Stichting Kinderkunsthal Rotterdam, Villa Zebra

14. 14

    Stichting Koorbegeleidingen

15. 15

    Stichting Meer-Doen-met-Cultuur (De Kunstbende)

16. 16

    Stichting Nationaal Jeugd Orkest

17. 17

    Stichting Open Monumentendag

18. 18

    Stichting Orlando Festival

19. 19

    Stichting PopSport

20. 20

    Stichting Prinses Christina Concours

21. 21

    Stichting Ricciotti Ensemble

22. 22

    Stichting Rotterdams Wijktheater

23. 23

    Stichting Theatergroep DOX

24. 24

    Stichting Toneelbegeleidingsgroep STUT

25. 25

    Stichting Vioolprijs Iordens-Baronesse Sweets de Landas

26. 26

    Stichting Vocaal Talent Nederland

27. 27

    Stichting WMC Kerkrade

28. 28

    SWING- Landelijke Stichting Promotie Muziekimprovisatie

Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen is geschreven voor de volgende fondsen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een meerjarige subsidie ontvangen:

1. –

   Fonds voor Beeldende Kunsten, Vormgeving en Bouwkunst

2. –

   Fonds voor Cultuurparticipatie

3. –

   Fonds voor de Letteren

4. –

   Mondriaan Stichting

5. –

   Nederlands Fonds voor de Film

6. –

   Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+

7. –

   Nederlands Literair Productie en Vertalingenfonds

8. –

   Stimuleringsfonds voor Architectuur

Deze fondsen dienen verantwoording af te leggen aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) over de besteding van de subsidie. Dit is een verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend. Het onderdeel ‘wetgeving en richtlijnen’ van dit handboek verwijst naar de kaders waarbinnen deze verantwoordingsverplichting bestaat.

Met de jaarlijkse verantwoording kan de Minister van OCW vaststellen of de subsidie op een rechtmatige manier is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Dit houdt in dat het ministerie constateert of aan de eisen uit de wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd.

Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de Minister van OCW verleende subsidie.

Met inachtneming van de bepalingen in de Wet Openbaarheid van Bestuur, kunnen de door de fondsen geleverde verantwoordingsgegevens openbaar worden gemaakt.

Hieronder treft u een overzicht van wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2005–2008:

1. –

   De Kaderwet zelfstandige bestuursorganen zal gedurende de subsidieperiode worden ingepast in de Wet op het specifiek cultuurbeleid. Vooruitlopend daarop zijn de effecten hiervan verwerkt in dit handboek. Met name de inlevertermijn van de jaarverantwoording is vervroegd van vóór 1 mei naar vóór 15 maart (artikel 43 Kaderwet zelfstandige bestuursorganen)

2. –

   Aanleveren van de verantwoordingsonderdelen dient elektronisch te geschieden, zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidie.nl

3. –

   Jaarlijkse indiening van een afzonderlijk activiteitenverslag is komen te vervallen. Het bestuursverslag is uitgebreid met een kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in relatie tot de prestatieafspraken. Daarnaast wordt een kwantitatieve prestatieverantwoording gevraagd.

4. –

   Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van een projectsubsidie wordt conform de Richtlijnen voor de jaarverantwoording (RJ 221) opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

5. –

   Verplichtingen die betrekking hebben op activiteiten die in zijn geheel plaatsvinden in de volgende subsidieperiode dienen gespecificeerd te worden.

6. –

   Aan het model prestatieoverzicht zijn enkele nieuwe onderdelen toegevoegd

7. –

   Controleprotocol en model accountantsverklaring zijn aangepast.

8. –

   Indiening van het accountantsrapport van feitelijke bevindingen

9. –

   Indiening van het rapport van bevindingen/accountantsverslag

De jaarlijkse verantwoording van het bestuur of Raad van Toezicht bestaat uit drie onderdelen, te weten: de jaarrekening, het bestuursverslag en de prestatieverantwoording. Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe.

Binnen twee en een halve maand na afsluiting van elk boekjaar dient u de verantwoording digitaal aan te leveren. Voor de subsidieperiode 2009–2012 dient de eerste verantwoording ontvangen te worden vóór 15 maart 2010.

Mocht u naast uw vierjaarlijkse instellingssubsidie een projectsubsidie ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen onder het kopje ‘verantwoording projectsubsidie’.

De jaarrekening als bedoeld in artikel 35 van het Bekostigingsbesluit wordt opgesteld door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). De jaarrekening bestaat uit de financiële rapportage over het verslagjaar. Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende twee onderdelen:

1. –

   Balans met toelichting

   De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht.

2. –

   Exploitatierekening met toelichting

   De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.

Aandachtspunt: Voor zover uw fonds nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw organisatie hebben, is het in afwijking van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, voor de verantwoording aan de Minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren. Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden, teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw fonds.

Het bestuursverslag, bedoeld in artikel 24 vierde tot en met zevende lid van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, wordt opgesteld door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). Het bestuursverslag is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bevoegd gezag. Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:

1. –

   De samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht.

2. –

   Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw fonds.

3. –

   Het al dan niet realiseren van voorgenomen activiteiten (prestatieafspraken).

4. –

   Een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar en aan het einde van de subsidieperiode tevens een beschouwing over de vier kalenderjaren gezamenlijk, in relatie tot de overeengekomen prestatieafspraken (volgens model III).

5. –

   De specifieke aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking

6. –

   Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel.

De prestatieverantwoording, als bedoeld in artikel 35 vierde lid van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, wordt opgesteld door het bevoegd gezag (bestuur of Raad van Toezicht).

De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, in relatie tot de voorgenomen activiteiten. De prestatieverantwoording dient opgesteld te worden volgens het model III .

U vermeldt in het model alleen de kwantitatieve gegevens.

De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 37 van het Bekostigingsbesluit door uw accountant voorzien van de volgende producten:

1. –

   De accountantsverklaring bij de jaarrekening

2. –

   Het rapport van bevindingen

3. –

   Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).

Bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen is in bijlage IIB het Controleprotocol Cultuurfondsen opgenomen. Onderdeel van dit protocol is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Wanneer de accountant een rapport van feitelijke bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt u dat bij uw jaarverantwoording.

Als u naast uw instellingssubsidie in enig jaar een geoormerkte subsidie voor een specifiek doel (=projectsubsidie) ontvangt, geldt het volgende:

Binnen vier maanden na afloop van het project dient u een inhoudelijke verantwoording (activiteitenverslag) en een financiële verantwoording in. Het verdient de voorkeur de projectsubsidie te integreren met de reguliere jaarlijkse verantwoording.

De inhoudelijke verantwoording kan worden opgenomen in het bestuursverslag en de prestatieverantwoording.

De financiële verantwoording van een projectsubsidie vindt plaats in de reguliere jaarrekening op zodanige wijze dat de inkomsten en uitgaven met betrekking tot deze activiteit afzonderlijk worden toegelicht en kunnen worden afgelezen.

Indien de verantwoording van een project binnen uw reguliere jaarrekening geschiedt, hoeft u geen separate accountantsverklaring aan te leveren voor het project.

Als u subsidie van het ministerie van OCW heeft ontvangen voor een project dat zich uitstrekt over een periode van meer dan één jaar, dient u zich tussentijds te verantwoorden (het project opnemen in de tussenliggende jaarverantwoordingen).

Aandachtspunt: Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van de projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).

De volgende wet- en regelgeving zijn van toepassing op de verantwoording:

1. –

   Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9

2. –

   Wet op het specifiek cultuurbeleid

3. –

   Bekostigingsbesluit cultuuruitingen

4. –

   Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen

U vindt deze documenten op de website www.minocw.nl, www.cultuursubsidie.nl of www.wetten.nl

Voor het opstellen van het jaarverslag zijn de Richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving van toepassing.

Krachtens artikel 35 (eerste lid) van het Bekostigingsbesluit, is Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 Titel 9) overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.

Artikel 35, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 10, 11, 12, 14 en 15 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag wordt vervangen door een bestuursverslag conform art. 24 lid 4 t/m 7 van het Bekostigingsbesluit.

Gebruik voor het opstellen van de balans model I. Het is niet toegestaan van het model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Maak melding van de door u gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Wanneer deze afwijken van de grondslagen van het vorige boekjaar dient u dit toe te lichten.

Vaste activa kunnen worden verkregen uit eigen middelen of uit middelen van derden (sponsoring of schenking).

Als u subsidie ontvangt voor investering in vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering dan op in de balans. Ontvangen subsidie neemt u in de balans op onder de Langlopende schulden met als extra subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening, gelijk lopend met de afschrijvingstermijn van de investering.

U kunt activa verkregen uit sponsoring op de balans activeren. De daarvoor verkregen sponsoring verwerkt u analoog aan de hierboven beschreven methode als extra subpost Sponsoring onder de Langlopende schulden.

U splitst de post ‘Totaal vorderingen’ in een post ‘Vordering subsidie OCW’, ‘Voorwaardelijke vordering OCW’ en een post ‘Overige vorderingen’. Voor de post ‘Vordering subsidie OCW’ geldt het volgende: onder deze post neemt u afzonderlijk de toegezegde, nog niet ontvangen (meerjarige) subsidies van OCW op (inclusief toegezegd subsidies voor beheerslasten), zoals vermeld in de subsidiebeschikking en de wijzigingen (inclusief aanvullende subsidieverlening en prijs- en loonbijstellingen) daarop. Eventuele (beperkende) voorwaarden genoemd in de beschikking dient u te vermelden in de toelichting (bijvoorbeeld goedkeuring van de subsidie door de wetgever).

De post ‘Voorwaardelijke vordering OCW’ geeft de geclausuleerde vordering op OCW aan. Deze vordering vervangt de door OCW verstrekte garantie naar aanleiding van de liquiditeitsuitname in 2002 en kan worden ingeroepen als de continuïteit van de door OCW goedgekeurde activiteiten in gevaar komt.

Tegenover de vordering subsidie OCW verantwoordt u de posten ‘Nog te verlenen subsidies’ (over de hele subsidieperiode) en ‘Nog te realiseren beheerslasten’, waarbij u een onderscheid maakt in een kortlopend en een langlopend deel. Het bedrag van de nog te realiseren beheerslasten bepaalt u op basis van het verhoudingspercentage zoals opgenomen in uw meerjarenbegroting.

Ontvangen voorschotten van OCW komen in mindering op de post ‘Vordering subsidie OCW’. Als toelichting meldt u het kenmerk van de subsidiebeschikkingen.

Bij het maken van onderscheid tussen algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen volgt u de voorschriften van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, RJ 640 (640.305-313).

Tenzij hier afwijkende afspraken over zijn gemaakt dient u jaarlijks de rentebaten minus -lasten en/of de baten uit lager vastgestelde subsidies toe te voegen aan het bestemmingsfonds OCW. De wijze waarop de resultaatbestemming aan een bestemmingsreserve of bestemmingsfonds wordt toegerekend en/of wordt aangewend voorziet u van een toelichting. Daarbij maakt u de componenten van het resultaat inzichtelijk.

Aan het einde van de vierjaarlijkse periode wordt het restant van de balansposten ‘Nog te verlenen subsidies’ en ‘Nog te realiseren beheerslasten’ verantwoord in het bestemmingsfonds OCW. Over de bestemming van de resterende middelen in het bestemmingsfonds OCW zal aan het eind van de betreffende subsidieperiode een beslissing worden genomen.

Aandachtspunt: Als u een basissubsidie ontvangt en daarnaast een projectsubsidie geldt het volgende: een eventueel positief saldo op een projectsubsidie van OCW wordt op de balans opgenomen onder de kortlopende schulden als vooruitontvangen subsidie.

Aandachtspunt: Het verloop van de bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen dient te worden toegelicht. Relaties tussen kosten in het exploitatieoverzicht en uitputting van de bestemmingsreserves en -fondsen dient u toe te lichten. Ook de relatie met de resultaatbestemming (dotaties en aanwending) dient u inzichtelijk te maken en nader toe te lichten.

Aandachtspunt: De financieringsvorm en de mogelijkheden om uitgaven te sturen, maken dat met betrekking tot de vermogenspositie van fondsen kan worden volstaan met een beperkt Eigen vermogen.

Bij deze post staat het u vrij een specificatie te gebruiken naar eigen inzicht, daarom zijn geen subposten vermeld. Volg bij het treffen van voorzieningen de bepalingen in artikel 374 BW 2 Titel 9. Volg daarbij tevens de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 252).

De richtlijn geeft aan terughoudend te zijn in het treffen van voorzieningen, vooral waar het gaat om voorzieningen voor meer algemene bedrijfsrisico’s.

Onder ‘Subsidieverplichtingen’ neemt u de subsidies op die u in het boekjaar hebt verleend, voor zover deze subsidies nog niet zijn betaald. Van een subsidieverplichting is sprake indien u het besluit tot verlening van een (meerjarig) subsidie schriftelijk heeft meegedeeld aan de subsidieontvanger. Het betreft hier dus een in rechte afdwingbare subsidieverplichting.

In de toelichting geeft u het verloop aan tussen de beginstand en de eindstand van de subsidieverplichtingen aan subsidieontvangers. Hierbij wordt tenminste onderscheid gemaakt in de mutaties in verband met verleende subsidies, vastgestelde subsidies en betalingen op verleende subsidies.

Aandachtspunt: In de balans maakt u onderscheid tussen kortlopende (opeisbaar binnen een jaar) en langlopende subsidieverplichtingen. Het is ook toegestaan het onderscheid tussen kortlopende en langlopende subsidieverplichtingen op basis van een onderbouwde inschatting in de toelichting te vermelden. Met deze inschatting moet duidelijk worden wanneer de subsidieverplichtingen tot betalingen zullen leiden. De langlopende subsidieverplichtingen dienen in de toelichting te worden uitgesplitst naar de jaren waarin de betaalbaarstelling wordt verwacht.

Aandachtspunt: Indien u subsidieverplichtingen wilt aangaan boven het bedrag waarvoor u door OCW een (meerjarig) subsidie is verleend, dan dient u bij het verlenen van deze subsidies schriftelijk een voorbehoud te maken voor het verkrijgen van subsidie door het ministerie van OCW. Deze voorwaardelijke verplichtingen worden zichtbaar gemaakt als ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’. Dit zal vooral zich voordoen aan het einde van de subsidieperiode.

Zie hiervoor de toelichting bij de post Vordering subsidie OCW onder de Vlottende activa. In de toelichting wordt het verloop van deze posten aangegeven in relatie tot de gematchte bijdrage OCW in het exploitatieoverzicht.

Aandachtspunt: (Meerjarige) verplichtingen die betrekking hebben op activiteiten die geheel plaatsvinden in de volgende subsidieperiode, dienen gespecificeerd te worden.

Aandachtspunt: Alle voorwaardelijke verplichtingen dient u te verantwoorden onder ‘Niet uit de balans blijkende verplichtingen’. Deze verplichtingen zullen ten laste van de nog te verlenen subsidies van de volgende subsidieperiode worden gebracht.

Voorwaardelijke (subsidie)verplichtingen worden hier opgenomen (zie de toelichting op de langlopende en kortlopende schulden) en de verplichtingen aangegaan in het laatste jaar van de subsidieperiode met betrekking tot de jaren van de nieuwe subsidieperiode.

Sluit bij het opstellen van de functionele exploitatierekening aan bij model II. Het is niet toegestaan van dit model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Aan de batenkant wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en subsidies/bijdragen. Onder die laatste categorie worden de subsidies van andere overheden en/of bijdragen van particulieren begrepen. Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten. De lasten worden onderscheiden naar beheerslasten (overhead) en activiteitenlasten. Voor een nadere uitleg van genoemde posten, zie hieronder.

Zorg ervoor dat cijfers in de kolom begroting overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de minister heeft goedgekeurd. Het kan voorkomen dat in de loop van de subsidieperiode substantiële wijzigingen in de jaarbegroting optreden ten opzichte van de meerjarenbegroting. In dat geval hanteert u de meest recente jaarbegroting als referentiepunt, en licht u de belangrijkste afwijkingen van de door de minister goedgekeurde begroting toe. Kleine afwijkingen op de laatst goedgekeurde begroting als gevolg van inflatie behoeven niet te worden toegelicht. Waar voor een goed inzicht gewenst, licht u de verschillen tussen uw begroting en de realisatie toe.

Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en bijdragen. De opbrengsten worden gesplitst naar directe en indirecte opbrengsten.

1. –

   Directe opbrengsten

   Directe opbrengsten betreffen inkomsten die direct aan uw activiteiten zijn gerelateerd, waaronder lager vastgestelde en ingetrokken subsidies en overige inkomsten zoals sponsoring. Deze opbrengsten dienen afzonderlijk als opbrengsten te worden verantwoord en mogen niet gesaldeerd worden met de activiteitenlasten. Onder de opbrengsten uit lager vastgestelde verantwoordt u alle bedragen die lager zijn vastgesteld dan het bedrag van het oorspronkelijk verleende subsidie. De ingetrokken subsidies verantwoordt u afzonderlijk.

2. –

   Indirecte opbrengsten

   Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die een afgeleide relatie hebben met de activiteiten van uw fonds zoals verhuur van onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.

3. –

   Subsidie OCW

   Verantwoord de subsidie OCW als bate voor het zelfde bedrag als de bijhorende activiteitenlast. Op deze wijze vindt een exacte matching van activiteitenlasten en subsidiebaten plaats. Voor het bedrag van de verantwoorde beheerslasten wordt eveneens eenzelfde bedrag aan subsidiebaten opgenomen.

   De in een jaar verantwoorde subsidie OCW brengt u in mindering op de ‘Nog te verlenen subsidies’, respectievelijk ‘Nog te realiseren beheerslasten’ (Balans).

   Onder ‘Overige subsidies/bijdragen’ geeft u een opsomming van alle subsidies van overige overheden, alle contributies, schenkingen, donaties of legaten, de bijdragen van vriendenstichtingen en niet structurele subsidies van het ministerie van OCW.

Aandachtspunt: In de toelichting geeft u aan of de betreffende subsidies een incidenteel dan wel structureel karakter hebben (RJ 640.416). Daarnaast vermeldt u eventuele subsidievoorwaarden. Tevens geeft u aan in hoeverre subsidieafrekeningen nog niet zijn goedgekeurd door degene die aan u een subsidie heeft verstrekt (RJ 640.418).

Onder de lasten maakt u onderscheid naar beheerslasten en activiteitenlasten.

1. –

   Beheerslasten

   Tot de ‘beheerslasten’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten). U specificeert de ‘beheerslasten personeel’ bijvoorbeeld naar directie, secretariaat, personeelszaken, financiële zaken en algemene zaken. De ‘beheerslasten materieel’ kunnen worden onderverdeeld in huisvestingslasten, kantoorlasten, algemene publiciteitslasten en afschrijvingslasten. Kosten die verbonden zijn aan de advisering over subsidieaanvragen, zoals kosten van adviseurs of leden van adviescommissies (vacatiegelden, etc.) vallen eveneens onder de beheerslasten.

2. –

   Activiteitenlasten

   Alle subsidies die zonder voorbehoud zijn verleend, worden verantwoord onder ‘activiteitenlasten’ ten laste van het boekjaar waarin u de subsidie heeft verleend, ongeacht het jaar waarin de subsidie wordt betaald. Hierbij is bepalend of de subsidieontvangende partij recht kan doen gelden op een bepaald bedrag (juridisch afdwingbare verplichtingen). In het prestatieoverzicht geeft u vervolgens een overzicht van de nog vast te stellen en vastgestelde subsidies (zie ook RJ 640.418).

   Bij de post ‘Overige activiteitenlasten’ verantwoord u de kosten voor eigen activiteiten als tentoonstellingen en symposia.

Aandachtspunt: Bij het beoordelen van uw prestaties worden de beheerslasten en de overige activiteitenlasten bijeengenomen (totaal uitvoeringslasten) en afgezet tegen de aan instellingen verleende subsidies.

1. –

   Saldo bijzondere baten/lasten

   Hier verantwoordt u baten en lasten uit gewone bedrijfsuitoefening, maar die door hun aard, omvang of incidentele karakter apart moeten worden gepresenteerd en toegelicht (bijvoorbeeld boekwinst of -verlies bij afstoting van materiële vaste activa, vrijval van voorziening, lasten uit reorganisatie). Volg daarbij Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 270).

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording van rechtspersonen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een jaarlijkse of een vierjaarlijkse subsidie ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van de instelling een verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van de instelling. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van het Koninklijk NIVRA en de NOvAA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen in het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.

De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de jaarrekening van de instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende verplichtingen.

Voor subsidieontvangers/instellingen die een publieke status hebben (rechtspersonen met een wettelijke taak, RWT), is een rechtmatigheidsverklaring in brede zin bij de financiële verantwoording vereist. De omstandigheid dat de instelling overwegend met rijksmiddelen wordt gefinancierd en een rechtspersoon met een wettelijke taak is, heeft invloed op de accountantscontrole. In die gevallen is de reikwijdte van het rechtmatigheidsbegrip breder dan vermeld in dit controleprotocol. Omdat dit rechtmatigheidsbegrip breder is dan het voor OCW noodzakelijke rechtmatigheidsbegrip in het kader van de subsidierelatie, wordt hierop verder niet ingegaan in dit controleprotocol.

Dit controleprotocol is opgesteld met de door het NIVRA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007) als basis en wordt afgestemd met de werkgroep COPRO van het NIVRA.

De accountantscontrole op de jaarrekening mondt uit in een accountantsverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modeltekst en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. In voorkomende gevallen kan de accountant gebruik maken van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst voor de financiële verantwoording van een projectsubsidie. In die gevallen betrekt de accountant de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen in zijn oordeel.

De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de instellingsaccountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van de instelling worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

De prestatieverantwoording van de instelling geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De prestatieverantwoording maakt deel uit van de jaarlijkse verantwoording en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW. Indien de accountant, bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol, tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in een rapport van bevindingen. Dit rapport van bevindingen heeft het karakter van uitzonderingsrapportage en is vormvrij.

De instelling stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het eventueel afgegeven rapport van bevindingen samen met de jaarrekening, inclusief de daarbij afgegeven accountantsverklaring, naar OCW. Daarbij kan worden aangegeven hoe het bestuur heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2009 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2012 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012 op de verantwoording van de cultuurinstellingen toepassing is verklaard.

In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

1. –

   Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT),

2. –

   Europese aanbestedingsrichtlijnen,

3. –

   Besluit overheidsaanbestedingen.

Deze procedureregeling beschrijft de maatregelen vanuit OCW in geval uit een onderzoek als bedoeld in bedoeld in artikel 36, derde lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, tekortkomingen in tekortkomingen in de accountantscontrole blijken. De tekst van de procedureregeling is te vinden op www.ocwduo.nl.

De jaarlijkse verantwoording van de instelling voor het ministerie van OCW vindt zijn grondslag in het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen en bestaat uit drie onderdelen, te weten: de jaarrekening, het bestuursverslag en de prestatieverantwoording. De jaarrekening omvat de balans en de exploitatierekening met de daarbij behorende toelichtingen. De instelling dient de prestatieverantwoording in volgens het voorgeschreven model.

1. –

   De controlecriteria

   De minister van OCW gaat er van uit dat de accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). De accountant betrekt de eventueel in de subsidiebeschikking aan de instelling opgenomen aanwijzingen en vereisten in zijn controle.

2. –

   De verslaggevingscriteria

   Uitgangspunt zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9), de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 640, nader van toepassing verklaard in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012. RJ 660 geldt voor de onderwijssector van OCW en is hier niet van toepassing.

De accountant richt zijn controle zodanig in, dat hij met een betrouwbaarheid van 95 procent de uitspraak kan doen dat in de jaarrekening geen onjuistheden en onzekerheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Voor de strekking van de accountantsverklaring gelden de volgende toleranties.

Voor het omgaan met geconstateerde fouten geldt de volgende gedragslijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fouten die wel en fouten die geen invloed kunnen hebben op de financiële rechtmatigheid van de bestedingen en de inkomsten. Geconstateerde fouten die wel invloed kunnen hebben, moeten voor zover mogelijk door de instelling worden gecorrigeerd. Het betreft hier fouten als gevolg van onrechtmatige besteding van de subsidie. Hierbij is het niet van belang of de tolerantiegrenzen worden overschreden. Voor het omgaan met geconstateerde fouten die geen invloed hebben op de financiële rechtmatigheid gelden de toleranties die in het schema staan. De instelling dient deze fouten te corrigeren indien de tolerantiegrens wordt overschreden. De accountant vermeldt alle fouten groter dan 0,1% van de totale subsidie van OCW, die niet zijn gecorrigeerd, in het rapport van bevindingen. Hij vermeldt daarbij de aard en de omvang van de geconstateerde fouten. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft. Salderen van fouten is daarom niet toegestaan.

Vaste activa

1. –

   Materiële vaste activa

   De accountant beoordeelt of de instelling op afdoende wijze de risico’s heeft verzekerd zoals voorgeschreven in artikel 23 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen. Het is niet de bedoeling dat de accountant de verzekerde waarden controleert. De accountant beoordeelt wel of de instelling toereikende procedures hanteert om aan deze risico’s af te dekken.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

2. –

   Kortlopende schulden/vooruitontvangen projectsubsidies

   De accountant stelt vast dat een aan het eind van een jaar nog niet besteed deel van een projectsubsidie op de balans is opgenomen als vooruitontvangen subsidie, zoals aangegeven in RJ 221 ‘onderhanden projecten in opdracht van derden’, met name 221.304.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

Opbrengsten

1. –

   Indirecte opbrengsten

   De accountant stelt vast dat de instelling een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 29 Bekostigingsbesluit cultuuruitingen.

   Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling om kostendekkende afspraken te maken. Van de accountant wordt geen marktonderzoek verlangd. De accountant beoordeelt wel of de instelling toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn hanteert om deze vergoedingen te berekenen.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

Lasten

1. –

   Activiteitenlasten

   De accountant stelt vast dat de instelling geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 28 van Bekostigingsbesluit cultuuruitingen. De accountant beoordeelt of de instelling toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn volgt om deze vergoedingen te bepalen.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

2. –

   Incidentele (project)subsidies van OCW

   Projectsubsidies worden bij voorkeur verantwoord in de jaarrekening. Indien in de subsidiebeschikking expliciete voorwaarden zijn gesteld aan de besteding van de subsidie is sprake van een geoormerkte subsidie. De accountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van de geoormerkte subsidie. Voor de toepassing van de tabel in 2.1.3 geldt hier als omvangsbasis het totaalbedrag van de geoormerkte subsidies.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen

3. –

   WOPT

   De accountant stelt integraal vast of de opgave van de instelling op grond van de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is. De accountant neemt geconstateerde fouten op in zijn rapport van bevindingen. In aanvulling hierop neemt de instellingsaccountant, ongeacht de materialiteit, indien niet voldaan is aan de WOPT de standaard tekstpassage hieromtrent op in de accountantsverklaring onder de ‘Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties’.

De accountant stelt vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en alle voorgeschreven elementen bevat van artikel 24 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en hoofdstuk 2, onder ‘bestuursverslag’ van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009–2012. Als de accountant tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen. Zij zijn:

1. (a)

   op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:

   1. –

      de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

   2. –

      het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;

   3. –

      de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met de niet-financiële informatie zoals die in de verantwoording is opgenomen.

2. (b)

   niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.

Het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens omvat:

1. (a)

   Het beoordelen van de opzet en bestaan van de informatieverzameling en verwerking van de prestatiegegevens ten behoeve van de oordeelsvorming over de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming. Daarbij worden de doelstellingen en de beheersmaatregelen die zijn genomen om deze doelstellingen te behalen in kaart gebracht, èn

2. (b)

   het toetsen of deze maatregelen gedurende het jaar daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht. Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, omdat daarmee ook een uitspraak zou worden gedaan over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

Aan: het bestuur van de Stichting ...

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

Wij hebben de in dit rapport op pagina ... tot en met pagina ... opgenomen jaarrekening 200x van de Stichting ... te ... bestaande uit de balans per 31 december 200x en de exploitatierekening over 200x met de toelichting gecontroleerd.

Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag en de prestatieverantwoording beide in overeenstemming met het Handboek verantwoording cultuursubsidies. Tevens is het bestuur van de stichting verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuursubsidies instellingen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, alsmede het voor de naleving van de betreffende wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de stichting. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de stichting heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting ... per 31 december 200x en van het resultaat over 200x in overeenstemming met het Handboek verantwoording cultuursubsidies en voldoet aan de bepalingen van de subsidiebeschikking(en) ten behoeve van activiteiten in de periode 2009–2012.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 200x voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het controleprotocol cultuursubsidies instellingen zijn vermeld.

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde Topinkomens).¹

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

Wij hebben bijgevoegde financiële verantwoording ingevolge de subsidie (naam project) van (opdrachtgever, rechtspersoon) te (statutaire vestigingsplaats) over (tijdvak) gecontroleerd. De financiële verantwoording is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de (opdrachtgever, rechtspersoon). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de financiële verantwoording te verstrekken.

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuurinstellingen. Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Naar ons oordeel geeft de financiële verantwoording de uitgaven en inkomsten van het (naam project) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer. Voorts zijn wij van oordeel dat de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn nageleefd.

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

De financiële verantwoording van ... (opdrachtgever, rechtspersoon) en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor (opdrachtgever, rechtspersoon) ter verantwoording aan (naam subsidiegever) en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording van de door het ministerie van OCW gefinancierde cultuurfondsen (hierna te noemen ‘het fonds’) die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse subsidie ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van het fonds een verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening.

Daarnaast verlangt de minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van het fonds. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van het Koninklijk NIVRA en de NOvAA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen in het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole, zoals uitgewerkt in onderdeel 2 van dit controleprotocol.

De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de jaarrekening van het fonds verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende voorwaarden. Het rechtmatigheidsbegrip houdt bij een fonds in het bijzonder in, dat het fonds de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen juist toepast en daarover verantwoording aflegt.

Omdat een cultuurfonds een publieke status heeft (rechtspersoon met een wettelijke taak, RWT), is een rechtmatigheidsverklaring in brede zin bij de financiële verantwoording vereist. De omstandigheid dat het fonds overwegend met rijksmiddelen wordt gefinancierd en een rechtspersoon met een wettelijke taak is, heeft invloed op de accountantscontrole. Bij een RWT is de reikwijdte van het rechtmatigheidsbegrip nadrukkelijk breder dan vermeld in dit controleprotocol. Omdat dit rechtmatigheidsbegrip breder is dan het voor OCW noodzakelijke rechtmatigheidsbegrip in het kader van de subsidierelatie, wordt hierop verder niet ingegaan in dit controleprotocol.

Dit controleprotocol is opgesteld met de door het NIVRA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007) als basis en wordt afgestemd met de werkgroep COPRO van het NIVRA.

De accountantscontrole op de jaarrekening mondt uit in een accountantsverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modeltekst en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. In voorkomende gevallen kan de accountant gebruik maken van de eveneens als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst voor de financiële verantwoording van een projectsubsidie. In die gevallen betrekt de accountant de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen in zijn oordeel.

De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het fonds worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

De prestatieverantwoording van het fonds geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De prestatieverantwoording maakt deel uit van de jaarlijkse verantwoording en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% van de totale subsidie van OCW. Indien de accountant, bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol, tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in een rapport van bevindingen. Dit rapport van bevindingen heeft het karakter van uitzonderingsrapportage en is vormvrij.

Het fonds stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het eventueel afgegeven rapport van bevindingen samen met de jaarrekening, inclusief de daarbij afgegeven accountantsverklaring, naar OCW. Daarbij kan worden aangegeven hoe het bestuur heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2009 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2012 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012 op de verantwoording van de fondsen toepassing is verklaard.

In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

1. –

   Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT),

2. –

   Europese aanbestedingsrichtlijnen,

3. –

   Besluit overheidsaanbestedingen.

Deze procedureregeling beschrijft de maatregelen vanuit OCW in geval uit een onderzoek als bedoeld in artikel 36, derde lid, van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, tekortkomingen in de accountantscontrole blijken. De tekst van de procedureregeling is te vinden op www.ocwduo.nl.

De jaarlijkse verantwoording van het fonds voor het ministerie van OCW vindt zijn grondslag in het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen en bestaat uit drie onderdelen, te weten: de jaarrekening, het bestuursverslag en de prestatieverantwoording. De jaarrekening omvat de balans en de exploitatierekening met de daarbij behorende toelichtingen. Het fonds dient de prestatieverantwoording in volgens het voorgeschreven model.

1. –

   De controlecriteria

   De minister van OCW gaat er van uit dat de accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). De accountant betrekt de eventueel in de subsidiebeschikking aan het fonds opgenomen aanwijzingen en vereisten in zijn controle.

2. –

   De verslaggevingscriteria

   Uitgangspunt zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9), de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 640, nader van toepassing verklaard in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. RJ 660 geldt voor de onderwijssector van OCW en is hier niet van toepassing.

De accountant richt zijn controle zodanig in, dat hij met een betrouwbaarheid van 95 procent de uitspraak kan doen dat in de jaarrekening geen onjuistheden en onzekerheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Voor de strekking van de accountantsverklaring gelden de volgende toleranties.

Voor het omgaan met geconstateerde fouten geldt de volgende gedragslijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fouten die wel en fouten die geen invloed kunnen hebben op de financiële rechtmatigheid van de bestedingen en de inkomsten. Geconstateerde fouten die wel invloed kunnen hebben, moeten voor zover mogelijk door het fonds worden gecorrigeerd. Het betreft hier fouten als gevolg van onrechtmatige besteding van de subsidie. Hierbij is het niet van belang of de tolerantiegrenzen worden overschreden. Voor het omgaan met geconstateerde fouten die geen invloed hebben op de financiële rechtmatigheid gelden de toleranties die in het schema staan. De instelling dient deze fouten te corrigeren indien de tolerantiegrens wordt overschreden. De accountant vermeldt alle fouten groter dan 0,1% van de totale subsidie van OCW, die niet zijn gecorrigeerd, in het rapport van bevindingen. Hij vermeldt daarbij de aard en de omvang van de geconstateerde fouten. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft. Salderen van fouten is daarom niet toegestaan.

Vaste activa

1. –

   Materiële vaste activa

   De accountant beoordeelt of het fonds op afdoende wijze de risico’s heeft verzekerd zoals voorgeschreven in artikel 23 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen. Het is niet de bedoeling dat de accountant de verzekerde waarden controleert. De accountant beoordeelt wel of het fonds toereikende procedures hanteert om deze risico’s af te dekken.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

2. –

   Kortlopende schulden/vooruitontvangen projectsubsidies

   De accountant stelt vast dat een aan het eind van een jaar nog niet besteed deel van een projectsubsidie op de balans is opgenomen als vooruitontvangen subsidie, zoals aangegeven in RJ 221 ‘onderhanden projecten in opdracht van derden’, met name 221.304.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

Opbrengsten

1. –

   Indirecte opbrengsten

   De accountant stelt vast dat het fonds een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 29 Bekostigingsbesluit cultuuruitingen.

   Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van het fonds om kostendekkende afspraken te maken. Van de accountant wordt geen marktonderzoek verlangd. De accountant beoordeelt wel of het fonds toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn hanteert om deze vergoedingen te berekenen.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

Lasten

1. –

   Activiteitenlasten

   De accountant stelt vast dat de door het fonds verantwoorde subsidies rechtmatig zijn, dat wil zeggen in overeenstemming met de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen. De essentie is dat de subsidieontvangers van een fonds zich houden aan deze reglementen en regelingen en dat het fonds die regels consequent toepast bij het subsidiëren van de activiteiten van de subsidieontvanger. Ook stelt de accountant vast dat het fonds in voorkomende gevallen het eigen sanctiebeleid ten uitvoer brengt, indien de subsidieontvanger zich niet houdt aan de gestelde voorwaarden. De controle van de accountant bevat op dit onderdeel van de financiële verantwoording van een fonds minimaal de volgende toetspunten:

   1. –

      De rechtmatigheid van de subsidieaanvraag

   2. –

      De rechtmatigheid van de aangegane subsidieverplichting

   3. –

      De rechtmatigheid van de betaalde en verrekende subsidievoorschotten

   4. –

      De rechtmatigheid van de subsidievaststelling

   5. –

      De rechtmatigheid van de teruggevorderde subsidievoorschotten (lager vastgestelde en ingetrokken subsidies)

   De accountant werkt deze toetspunten uit in de opzet en de uitvoering van zijn controle.

2. –

   Overige lasten

   De accountant stelt vast dat het fonds geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 28 van Bekostigingsbesluit cultuuruitingen. De accountant beoordeelt of het fonds toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn volgt om deze vergoedingen te bepalen.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

3. –

   Incidentele (project)subsidies van OCW

   Projectsubsidies worden bij voorkeur verantwoord in de jaarrekening. Indien in de subsidiebeschikking expliciete voorwaarden zijn gesteld aan de besteding van de subsidie is sprake van een geoormerkte subsidie. De accountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van de geoormerkte subsidie. Voor de toepassing van de tabel in 2.1.3 geldt hier als omvangsbasis het totaalbedrag van de geoormerkte subsidies.

   Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

4. –

   WOPT

   De accountant stelt integraal vast of de opgave van het fonds op grond van de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is. De accountant neemt geconstateerde fouten op in zijn rapport van bevindingen. In aanvulling hierop neemt de accountant, ongeacht de materialiteit, indien niet voldaan is aan de WOPT de standaard tekstpassage hieromtrent op in de accountantsverklaring onder de ‘Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties’.

De accountant stelt vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en alle voorgeschreven elementen bevat van artikel 24 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen en hoofdstuk 2, onder ‘bestuursverslag’ van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. Als de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen. Zij zijn:

1. (a)

   op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:

   1. –

      de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

   2. –

      het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;

   3. –

      de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met de niet-financiële informatie zoals die in de verantwoording is opgenomen.

2. (b)

   niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen.

Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.

Het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens omvat:

1. (a)

   Het beoordelen van de opzet en bestaan van de informatieverzameling en verwerking van de prestatiegegevens ten behoeve van de oordeelsvorming over de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming. Daarbij worden de doelstellingen en de beheersmaatregelen die zijn genomen om deze doelstellingen te behalen in kaart gebracht, èn

2. (b)

   het toetsen of deze maatregelen gedurende het jaar daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht. Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, omdat daarmee ook een uitspraak zou worden gedaan over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

Aan: het bestuur van de Stichting ...

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

Wij hebben de in dit rapport op pagina ... tot en met pagina ... opgenomen jaarrekening 200x van de Stichting ... te ... bestaande uit de balans per 31 december 200x en de exploitatierekening over 200x met de toelichting gecontroleerd.

Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag en de prestatieverantwoording beide in overeenstemming met het Handboek verantwoording cultuurfondsen. Tevens is het bestuur van de stichting verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen.

Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuursubsidies fondsen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, alsmede het voor de naleving van de betreffende wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de stichting. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de stichting heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting... per 31 december 200x en van het resultaat over 200x in overeenstemming met het Handboek verantwoording cultuurfondsen en voldoet aan de bepalingen van de subsidiebeschikking(en) ten behoeve van activiteiten in de periode 2009–2012.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 200x voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het controleprotocol cultuursubsidies fondsen zijn vermeld.

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde Topinkomens).¹

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Plaats, datum

Naam accountantsorganisatie

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

Wij hebben bijgevoegde financiële verantwoording ingevolge de subsidie (naam project) van (opdrachtgever, rechtspersoon) te (statutaire vestigingsplaats) over (tijdvak) gecontroleerd De financiële verantwoording is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de (opdrachtgever, rechtspersoon). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de financiële verantwoording te verstrekken.

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol cultuursubsidies fondsen. Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Naar ons oordeel geeft de financiële verantwoording de uitgaven en inkomsten van het (naam project) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer. Voorts zijn wij van oordeel dat de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn nageleefd.

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

De financiële verantwoording van ... (opdrachtgever, rechtspersoon) en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor (opdrachtgever, rechtspersoon) ter verantwoording aan (naam subsidiegever) en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.