U bekijkt een oudere versie van dit document, geldig op 01-01-2004.

Ministeriële regeling · BWBR0012598

Subsidieregeling ESF-3

Wijzigingen Officiële bron
Subsidieregeling ESF-3Subsidieregeling ESF-3De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

Gezien de Beschikking van de Europese Commissie, kenmerk C(2000)1127, d.d. 8 augustus 2000, waarbij aan Nederland voor de periode 2000-2006 gelden uit het Europees Sociaal Fonds zijn toegewezen ter verwezenlijking van maatregelen op het gebied van het arbeidsmarktbeleid en het beroepsonderwijs, binnen de kaders, als vastgelegd in het terzake door de Commissie goedgekeurde Enig Programmeringsdocument,

Overwegende dat over de besteding van deze middelen nadere regels dienen te worden vastgesteld,

Besluit:

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, W.A.Vermeend

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de minister:

de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

b. begunstigde:

degene aan wie krachtens deze regeling projectsubsidie is verleend;

c. aanvraagtijdvak:

een door de minister vastgesteld tijdvak, als bedoeld in artikel 4, waarbinnen aanvragen om projectsubsidie kunnen worden ingediend;

d. project:

een samenhangend geheel van activiteiten met betrekking tot de in artikel 3, eerste lid, genoemde onderwerpen;

e.projectsubsidie:

de subsidie, als bedoeld in artikel 7;

f.aanvrager:

de aanvrager van projectsubsidie;

g.ESF3-Beleidskader:

een door de minister vastgesteld beleidskader voor nieuwe subsidie-aanvragen, als bedoeld in artikel 4, eerste lid, waarin de groep van subsidiegerechtigden, de omvang van de ter beschikking staande subsidiemiddelen alsmede de aan projecten te stellen eisen nader worden bepaald.

Een projectsubsidie-aanvraag wordt afgewezen:

Aanvragen tot bekostiging van projecten met ESF-middelen, ingediend vanuit enig departement of onderdeel daarvan, zullen door de minister worden beoordeel in het kader van dezelfde procedure, en op basis van dezelfde beoordelingscriteria, als betrof het subsidie-aanvragen. De voorgaande artikelen zijn op die aanvragen van overeenkomstige toepassing.

identificerend kenmerk project

identificerend kenmerk deelnemers

persoonsgegevens deelnemers

ingangsdatum uitkering

aard van het ingezette (vanuit ESF-gelden bekostigde) trajectinstrument

duur van de toepassing van het trajectinstrument

Scholing van werkenden ( artikel 3, eerste lid onder c)

identificerend kenmerk project

identificerend kenmerk deelnemers

persoonsgegevens deelnemers

bedrijfstak

omvang bedrijf

opleidingsniveau voor toepassing maatregel

opleidingsniveau na toepassing maatregel

Leven lang leren (art. 3, eerste lid onder e)

identificerend kenmerk project

identificerend kenmerk deelnemers

persoonsgegevens deelnemers

opleidingsniveau voor en na toepassing maatregel

Dit controleprotocol geeft nadere aanwijzingen en een toelichting op de door de accountants uit te voeren controlewerkzaamheden in het kader van de activiteiten, die mede gefinancierd zijn uit het Europees Sociaal Fonds, Doelstelling 3 (2000-2006). Dit controleprotocol is geen werkprogramma. De accountant belast met de controle van de einddeclaratie (artikel 13 lid 3) of een tussentijdse rapportage (artikel 10 lid 3) dient zorg te dragen voor een op de situatie toegesneden werkprogramma, waarbij aan de specifieke AO-kenmerken van een project, alsmede aan de controletolerantie, voldoende aandacht wordt geschonken.

De wijze waarop het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) toezicht uitoefent op de uitvoering van ESF-projecten is beschreven in een controle- en toezichtsplan (Auditfilosofie Agentschap SZW). In dit plan worden de verantwoordelijkheden van de diverse partijen die bij de uitvoering van ESF-projecten zijn betrokken (waaronder de externe accountant) nader uitgewerkt.

In het kader van de controle op de uitvoering van de Subsidieregeling ESF-3 dient de einddeclaratie voorzien te zijn van een verklaring van een accountant (artikel 13, lid 3). De einddeclaratie en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW de basis voor het vaststellen van de definitieve subsidie.

Op grond van artikel 10 lid 3 kan SZW ook verlangen dat een tussentijdse rapportage van een accountantsverklaring wordt voorzien. De tussentijdse rapportage en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW dan de basis voor het vaststellen van een voorschot.

Daar waar in de vorige alinea wordt gesproken over einddeclaratie/tussentijdse rapportage wordt bedoeld de einddeclaratie/tussentijdse rapportage op projectniveau.

De einddeclaratie/tussentijdse rapportage is een financiële verantwoording bij een subsidie-afrekening/voorschotverzoek. De uitkomst van de werkzaamheden van de accountant is derhalve een accountantsverklaring. Deze accountantsverklaring geeft zowel een oordeel over de juistheid van de einddeclaratie/tussentijdse rapportage, alsmede over de rechtmatigheid hiervan. Het is van essentieel belang dat de strekking van de accountantsverklaring duidelijk is en dat de eventueel geconstateerde problemen goed worden weergegeven. De geconstateerde bevindingen worden door de accountant opgenomen in een rapport van bevindingen.

Voor de accountantsverklaring heeft SZW modellen ontwikkeld. Deze modellen zijn als bijlage bij dit protocol opgenomen.

De controle dient dusdanig te worden opgezet, dat daarmee wordt voldaan aan de materialiteitseis van de Rijksoverheid. Dit houdt in, dat alle fouten groter dan 1 procent van het projectbedrag dienen te worden vastgesteld. Uiteraard geldt voor de accountant het axiomatische voorbehoud. Teneinde een goedkeurende verklaring af te kunnen geven is het noodzakelijk dat alle geconstateerde fouten in de einddeclaratie / tussentijdse rapportage worden gecorrigeerd. Indien een correctie niet of niet afdoende wordt aangebracht dient dit tot uitdrukking te worden gebracht door middel van het verstrekken van een niet goedkeurende accountantsverklaring (afkeurende verklaring of verklaring met beperking). In het rapport van bevindingen dienen de geconstateerde, niet gecorrigeerde, fouten of voor de accountant niet controleerbare posten, nader te worden geanalyseerd en dienen de gevolgen voor de einddeclaratie / tussentijdse rapportage nader te worden gekwantificeerd.

De Europese regelgeving schrijft voor dat alle afwijkingen van de regelgeving groter dan € 4.000 gemeld moeten worden aan de Europese Commissie. Deze verplichte melding vindt plaats aan de zogenaamde fraude commissie van de Europese Commissie (OLAF).

SZW wenst zekerheid te verkrijgen dat de controlerend accountant tijdig op de hoogte is gesteld van de inhoud van dit controleprotocol. Bij de indiening van de aanvraag van projectsubsidie dient een kopie van de opdrachtbevestiging of een andere schriftelijke mededeling, waarin de toepassing en naleving van dit controleprotocol door de controlerend accountant wordt bevestigd, aan SZW te worden gezonden.

De tekst van deze opdrachtbevestiging is opgenomen in bijlage A van dit controleprotocol.

Zolang bovengenoemde stukken niet in het bezit zijn van SZW wordt de behandeling van verzoeken tot voorschotverlening van de aanvrager opgeschort.

De accountant maakt onderscheid tussen de volgende werkzaamheden:

De preventieve werkzaamheden zijn van belang indien de externe accountant reeds in een vroeg stadium, bijvoorbeeld in de voorbereidende fase, bij de totstandkoming van de projectaanvraag, is betrokken.

In deze voorbereidende fase beoordeelt de accountant de voorgenomen administratieve organisatie en daarin vervatte maatregelen van interne controle (AO/IC) teneinde vast te stellen of deze voorgenomen AO/IC voldoet aan de in de regelgeving gestelde eisen om te kunnen komen tot een goedkeurende accountantsverklaring.

De uitkomsten van deze beoordeling worden schriftelijk aan de opdrachtgever gerapporteerd evenals de eventuele aanbevelingen die daarbij zijn gedaan. De opdrachtgever verstrekt SZW een afschrift van deze rapportage.

De interim controle heeft mede tot doel vast te stellen of de voorgestelde AO/IC daadwerkelijk bestaat en dat de werking daarvan gedurende de te controleren periode gewaarborgd is. Voor zover tijdens de preventieve werkzaamheden door de accountant aanbevelingen zijn gedaan met betrekking tot de AO/IC onderzoekt de accountant of deze aanbevelingen zijn opgevolgd.

Uiterlijk zes maanden nadat met de uitvoering van een project is gestart, rapporteert de accountant zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de AO/IC in de vorm van een zogenaamde management letter. SZW ontvangt een afschrift van deze rapportage.

Indien de AO/IC bij latere controles van tussentijdse declaraties onderwerp van onderzoek door de accountant is, worden de bevindingen naar aanleiding van deze controles eveneens door middel van een afschrift van de schriftelijke rapportage door de opdrachtgever ter kennis van SZW gebracht.

Hetgeen in deze paragraaf wordt opgenomen met betrekking tot de eindcontrole, is eveneens van toepassing op de controle die door de accountant wordt verricht met betrekking tot een tussentijdse rapportage, indien daarbij door SZW op grond van artikel 13 lid 3 een accountantsverklaring wordt verlangd.

Ter zake van de eindcontrole dient de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole op de einddeclaratie inzake ESF-3 vast te stellen dat minimaal aan de onderstaande punten is voldaan. Hierbij wordt opgemerkt dat de naleving van de gehele subsidieregeling object van controle is.

De accountant gaat na dat alle administratieve voorschriften zoals aangegeven in artikel 11 , lid 1 tot en met 6, van de subsidieregeling ESF-3 zijn nageleefd. De belangrijkste voorwaarde is het voeren van een administratie, die waarborgt dat de volgens de subsidieregeling te verstrekken gegevens op een ordelijke, transparante en controleerbare wijze geregistreerd worden.

De accountant gaat na dat de in de einddeclaratie verantwoorde kosten juist en rechtmatig zijn. Hieraan is voldaan indien de accountant constateert dat:

De kenmerken van de deelnemers dienen te voldoen aan de eisen die daaraan, ingevolge de bij de beslissing op de subsidie-aanvraag goedgekeurde projectbeschrijving zijn gesteld.

De financiering van de activiteiten dient aan de financiële administratie ontleend te kunnen worden. Deze financiering bestaat uit:

Ook de onder d genoemde ontvangsten dienen afzonderlijk uit de administratie te blijken. Deze ontvangsten dienen op het totaal van de in de subsidiegrondslag opgenomen kosten in mindering te worden gebracht , waarna over het saldo de subsidie kan worden berekend.

De accountant dient de financiering en overige ontvangsten op volledigheid te controleren.

De accountant gaat na dat de berekening van de ESF-3 subsidie:

Indien tijdens de accountantscontrole blijkt dat er fouten in de einddeclaratie voorkomen, dan dienen deze gecorrigeerd te worden. Bij het nalaten van de correctie van deze fouten kan de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring afgeven.

De accountant hanteert voor de weergave van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden het van toepassing zijnde model Accountantsverklaring zoals dit in bijlage B, C en D bij dit controleprotocol is opgenomen.

Naast de accountantsverklaring dient door de accountant in de volgende gevallen een rapport van bevindingen ten behoeve van SZW te worden opgesteld:

Dit rapport van bevindingen dient gelijktijdig met de accountantsverklaring afgegeven en ingediend te worden bij SZW. SZW gebruikt dit rapport van bevindingen in het kader van de beoordeling van de uitgevoerde werkzaamheden alsmede de hierbij geconstateerde bevindingen. SZW heeft geen standaard model ontwikkeld voor dit rapport van bevindingen, aangezien de opzet hiervoor over wordt gelaten aan de controlerende accountants. Wel dienen ten minste de volgende onderwerpen in het rapport van bevindingen behandeld te worden:

Voorzover voor de controle van de einddeclaratie gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden van andere accountants, draagt de accountant die verantwoordelijk is voor de accountantsverklaring bij de einddeclaratie, er zorg voor dat de aanvrager hiervan op de hoogte wordt gesteld en wijst de aanvrager op het feit dat alle relevante verplichtingen uit dit controleprotocol ook aan de accountant(s), belast met de controle van de einddeclaratie van (een) deel project(en), bekend worden gemaakt en dat deze laatste accountant(s) hun werkzaamheden verrichten met inachtneming van dit protocol.

Deze laatstgenoemde categorie accountants dient schriftelijk aan de opdrachtgever te bevestigen dat zij van alle verplichtingen uit dit protocol op de hoogte zijn en dat zij deze zullen naleven. Voor deze bevestiging dient gebruik te worden gemaakt van de opdrachtbevestiging volgens bijlage A.

SZW kan steekproefsgewijs reviews dan wel monitoring onderzoeken uit (laten) voeren teneinde na te gaan of de accountantscontrole met een deugdelijke grondslag en met inachtneming van dit controleprotocol is uitgevoerd. Deze reviews komen niet in de plaats van andere controles dan wel reviews uitgevoerd door de Algemene Rekenkamer, de Europese Commissie en/of de Europese Rekenkamer.

De accountant belast met de controle van de einddeclaratie stemt er mee in dat de controle-dossiers in het kader van bovengenoemde reviews integraal aan de reviewers ter beschikking worden gesteld. Voorts zal deze accountant, schriftelijk dan wel mondeling, alle gevraagde gegevens verstrekken waarom in het kader van voornoemde review wordt verzocht.

Vorenstaande geldt onverkort voor de in de eerste alinea genoemde monitoring onderzoeken.

Elke accountant c.q. accountantsorganisatie kan zijn opdrachtbevestiging (gebaseerd op de Richtlijnen voor de Accountantscontrole) inrichten naar zijn eigen inzicht.

Ten behoeve van de controle op de uitvoering van de Subsidieregeling ESF-3 dient de accountant ten minste de navolgende paragrafen in zijn opdrachtbevestiging op te nemen;

Accountantsverklaring Subsidieregeling ESF-3

afgegeven ten behoeve van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Opdracht

Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde, door ons per pagina gewaarmerkte, einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen inzake de uitvoering van het project met registratienummer ... waarvoor subsidie is toegekend op grond van de Subsidieregeling ESF-3, gecontroleerd. Deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage* is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de aanvrager. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage te verstrekken.

De aanvrager is met beschikkingsnummer ..., d.d ... door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) voor toekenning van ESF-subsidie in aanmerking gebracht ten behoeve van prioriteit ... maatregel ...

Werkzaamheden

Onze controle is verricht overeenkomstig de bepalingen van het controleprotocol Subsidieregeling ESF-3, alsmede de nadere aanwijzingen van SZW zoals vastgelegd in brief gedateerd ... onder nummer ... en overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen dat de einddeclaratie/tussentijdse rapportage geen onjuistheden van materieel belang, zoals bedoeld in paragraaf 1.3 van het controleprotocol, bevat. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Bevindingen

Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat:

(De accountant dient de bevindingen op te nemen in een afzonderlijk op te stellen rapport van bevindingen, waarnaar kan worden verwezen).

Oordeel

Wij zijn van oordeel dat de ingediende einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen, voldoet aan de in de Subsidieregeling ESF-3 gestelde voorwaarden.

De einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen sluit met een totaal bedrag van € ...

(ondertekening)

(plaatsnaam, datering)

Indien bij de controle van de einddeclaratie onjuistheden zijn geconstateerd die niet op afdoende wijze zijn gecorrigeerd kan de accountant geen goedkeurende verklaring verstrekken. In dergelijke gevallen dient de accountant een afkeurend oordeel te geven.

(Model afkeurende accountantsverklaring)

Aan: (Naam opdrachtgever)

Accountantsverklaring Subsidieregeling ESF-3

afgegeven ten behoeve van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Opdracht

Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde, door ons per pagina gewaarmerkte, einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen inzake de uitvoering van het project met registratienummer ... waarvoor subsidie is toegekend op grond van de Subsidieregeling ESF-3, gecontroleerd. Deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage* is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de aanvrager. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage te verstrekken.

De aanvrager is met beschikkingsnummer ..., d.d... door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) voor toekenning van ESF-subsidie in aanmerking gebracht ten behoeve van prioriteit ... maatregel ...

Werkzaamheden

Onze controle is verricht overeenkomstig de bepalingen van het controleprotocol Subsidieregeling ESF-3, alsmede de nadere aanwijzingen van SZW zoals vastgelegd in brief gedateerd ... onder nummer ... en overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat zekerheid wordt verkregen dat de einddeclaratie/tussentijdse rapportage geen onjuistheden van materieel belang, zoals bedoeld in paragraaf 1.3 van het controleprotocol, bevat. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Bevindingen

Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat:

(Bevindingen aangeven die hebben geleid tot een afkeurend oordeel. Tevens de omvang van het bedrag aangeven dat niet juist is dan wel waarvan de juistheid niet kan worden vastgesteld. De accountant dient de bevindingen op te nemen in een afzonderlijk op te stellen rapport van bevindingen, waarnaar kan worden verwezen).

Oordeel

Wij zijn van oordeel dat de ingediende einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen, niet voldoet aan de in de Subsidieregeling ESF-3 gestelde voorwaarden en derhalve niet juist is.

De einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen sluit met een totaal bedrag van € ...

(ondertekening)

(plaatsnaam, datering)

Indien bij de controle van de einddeclaratie onzekerheden van materieel belang zijn blijven bestaan die niet noodzakelijkerwijs hadden moeten leiden tot een correctie van de declaratie (bijvoorbeeld bij onduidelijkheid over de juiste interpretatie van subsidievoorwaarden) en die daardoor niet hoefden te leiden tot het geven van een afkeurende verklaring kan de accountant evenmin een goedkeurende verklaring verstrekken. In dergelijke gevallen dient de accountant een verklaring met beperking te geven.

(Model verklaring met beperking)

Aan: (Naam opdrachtgever)

Accountantsverklaring Subsidieregeling ESF-3

afgegeven ten behoeve van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Opdracht

Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde, door ons per pagina gewaarmerkte, einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen inzake de uitvoering van het project met registratienummer ... waarvoor subsidie is toegekend op grond van de Subsidieregeling ESF-3, gecontroleerd. Deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage* is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de aanvrager. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage te verstrekken.

De aanvrager is met beschikkingsnummer ..., d.d. ... door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) voor toekenning van ESF-subsidie in aanmerking gebracht ten behoeve van prioriteit ... maatregel ...

Werkzaamheden

Onze controle is verricht overeenkomstig de bepalingen van het controleprotocol Subsidieregeling ESF-3, alsmede de nadere aanwijzingen van SZW zoals vastgelegd in brief gedateerd ... onder nummer ... en overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat zekerheid wordt verkregen dat de einddeclaratie/tussentijdse rapportage geen onjuistheden van materieel belang, zoals bedoeld in paragraaf 1.3 van het controleprotocol, bevat. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Bevindingen

Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat:

(Bevindingen aangeven die hebben geleid tot de verklaring met beperking. Tevens de omvang van het bedrag aangeven waarvan de juistheid niet kan worden vastgesteld. De accountant dient de bevindingen op te nemen in een afzonderlijk op te stellen rapport van bevindingen, waarnaar kan worden verwezen).

Oordeel

Wij zijn van oordeel dat de ingediende einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen, onder voorbehoud van (omschrijving van de onzekerheid) voldoet aan de in de Subsidieregeling ESF-3 gestelde voorwaarden.

De einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen sluit met een totaal bedrag van € ...

(ondertekening)

(plaatsnaam, datering)

* doorhalen wat niet van toepassing is