De regeling is bestemd voor hen die een biografie schrijven met als onderwerp een Nederlandstalig schrijver of letterkundige die toonaangevend dan wel van groot belang is (geweest) voor de letterkunde in Nederland en/of Vlaanderen. De biografie dient toegankelijk te zijn voor een breed geïnteresseerd publiek en geschreven in de Nederlandse taal.

Alleen biografieprojecten die gericht zijn op publicatie in boekvorm worden in behandeling genomen. Een uitgeverscontract (voor Nederland het Modelcontract GAU/VvL en voor Vlaanderen een vergelijkbaar contract) of een schriftelijke toezegging dient aan het dossier te kunnen worden bijgevoegd. Toezeggingen van een uitgever die tot stand komen doordat de auteur zelf bijdraagt in de productiekosten voldoen niet. De biografie dient verkrijgbaar te zijn in de reguliere boekhandel in Nederland en Vlaanderen en in een redelijke oplage van minimaal 1000 exemplaren te verschijnen.

Werk in de vorm van redactie en samenstelling valt niet binnen het kader van deze regeling. Ook biografische schetsen die niet als zelfstandige publicatie verschijnen, maar bij voorbeeld samen met een keuze uit het werk van de gebiografeerde, komen niet voor subsidie in aanmerking.

De regeling is in het algemeen niet bedoeld voor biografieën die tot stand komen binnen een universitair of wetenschappelijk werkverband.

Voorstellen moeten door de biograaf zelf worden ingediend met het aanvraagformulier. Alle aanvragen worden door een Vlaams/Nederlandse adviescommissie vergelijkenderwijs besproken en beoordeeld in één subsidieronde in het najaar. De aanvragen van Vlaamse biografen dienen ingediend te worden bij het Vlaams Fonds voor de Letteren en aanvragen van Nederlandse biografen bij het Nederlands Fonds voor de Letteren. Alle dossiers moeten ingediend worden voor 1 september (cf. poststempel).

Om een aanvraag goed te kunnen beoordelen, is het belangrijk dat ze in ieder geval de volgende informatie bevat:

1. 1.

   Inhoud project:

   1. -

      een schets van de gebiografeerde en een motivering van de keuze;

   2. -

      een omschrijving van de voorgenomen biografie, waarin met name omvang van het werk, werkwijze, werkhypothesen en theoretische uitgangspunten worden toegelicht;

   3. -

      een synopsis, bij voorkeur voorzien van (voorlopige) hoofdstukindeling.

2. 2.

   Informatie over het bronnenmateriaal:

   1. -

      welke bronnen worden gebruikt, toegang tot de archieven, toestemming van de rechthebbenden;

   2. -

      welke selectiecriteria worden gehanteerd.

3. 3.

   Tijdschema:

   1. -

      benodigde tijd voor research en schrijven;

   2. -

      benodigde tijd voor tekst/eindredactie;

   3. -

      verwacht tijdstip van publicatie.

4. 4.

   Motivering aanvraag: noodzakelijkheid van financiering van (een deel van) het biografieproject door de fondsen. Indien in de aanvraag om een inkomenscompensatie wordt gevraagd voor de duur van het project dient een overzicht te worden toegevoegd van het huidige inkomen.

5. 5.

   Beschrijving van kennis van het onderwerp, ervaring met archiefonderzoek en schrijfervaring vergezeld van representatieve (tijdschrift)publicaties over het te behandelen onderwerp, referenties ed.

6. 6.

   Uitgeverscontract of schriftelijke toezegging van een uitgever (voor Nederland het Modelcontract GAU/VvL en voor Vlaanderen een vergelijkbaar contract), waarbij een redelijke oplage (min. 1000 ex.) en verspreiding van de publicatie wordt gegarandeerd.

De aanvrager is verantwoordelijk voor een juiste en volledige informatieverstrekking op grond waarvan de commissie redelijkerwijs tot een advies kan komen.

Nadat is vastgesteld dat de aanvraag aan alle voorwaarden voor behandeling voldoet, wordt de beoordeling van de aanvragen voorbereid door de voor een periode van twee jaar te benoemen Adviescommissie Literaire Non-Fictie. Deze commissie is voor een periode van twee jaar benoemd en bestaat uit twee leden van de Adviesraad van het Fonds voor de Letteren en twee leden benoemd door de Raad van Deskundigen van het Vlaams Fonds voor de Letteren. De commissie kan gebruik maken van adviezen van voor het onderwerp deskundige adviseurs Alle aanvragen worden door de Vlaams/Nederlandse adviescommissie vergelijkenderwijs beoordeeld in één subsidieronde in het najaar.

Bij de beoordeling van de aanvragen wordt rekening gehouden met de volgende (combinatie van) factoren:

1. a.

   verwachtingen die de adviescommissie heeft ten aanzien van de te verschijnen biografie, gebaseerd op:

   1. -

      het belang van het onderwerp voor de letterkunde in Nederland en/of Vlaanderen;

   2. -

      de motivering van de keuze voor de gebiografeerde; de omschrijving en de (voorgenomen) aanpak van het project, alsook de synopsis;

   3. -

      de kennis van het onderwerp en eventueel vroeger biografisch onderzoek van de aanvrager;

   4. -

      essayistische ervaring en stilistische vaardigheid;

2. b.

   noodzakelijkheid van (gedeeltelijke) financiering door de fondsen, waarbij ook de financiële positie van de aanvrager bij de beoordeling wordt meegewogen;

3. c.

   aanwezigheid van een uitgeverscontract (voor Nederland het Modelcontract GAU/VvL en voor Vlaanderen een vergelijkbaar contract) c.q. schriftelijke toezegging van een uitgever tot het afsluiten van een contract, waarbij een redelijke oplage en verspreiding van de publicatie in Nederland en Vlaanderen wordt gegarandeerd;

4. d.

   het beschikbare budget;

5. e.

   de beschikbaarheid van andere fondsen c.q. subsidies voor het biografieproject.

Na een beoordeling van de aanvragen door de Adviescommissie Literaire Non-Fictie zullen de besluiten van het bestuur (voor Nederland) en de Raad van Deskundigen (voor Vlaanderen) zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval voor het einde van het jaar bekend worden gemaakt. Een inhoudelijke motivering van het besluit wordt niet samen met de mededeling verstrekt. De aanvrager kan daartoe een verzoek doen.

De honorering van een aanvraag voor een biografieproject is aan de volgende verplichtingen verbonden:

1. a.

   De biograaf dient de financiële bijdrage uitdrukkelijk aan te wenden voor het in de aanvraag omschreven biografieproject. Bij wijzigen of staken van het project dienen de fondsen onmiddellijk te worden ingelicht. De biograaf dient rekening te houden met de mogelijkheid dat hij/zij verplicht kan worden het reeds uitbetaalde voorschot geheel of gedeeltelijk terug te betalen.

2. b.

   Jaarlijks dient de biograaf tussentijds schriftelijk verslag in te sturen met betrekking tot de voortgang van de werkzaamheden aan de biografie. Op grond van deze rapportage zal de subsidieverstrekker zich een oordeel vormen over kwaliteit en voortgang van de werkzaamheden. Mocht de rapportage daartoe aanleiding geven dan kan er een gesprek volgen.

3. c.

   De biografie ten behoeve waarvan subsidie is verleend, dient zo spoedig mogelijk na publicatie (in drievoud) te worden ingezonden.

4. d.

   In de biografie dient een vermelding te komen dat de publicatie mede tot stand is gekomen door een subsidie van het Fonds voor de Letteren en het Vlaams Fonds voor de Letteren.

Bij honorering van de aanvraag wordt het toegekende bedrag in drie termijnen uitbetaald. Meteen na het besluit kan de biograaf schriftelijk verzoeken tot betaling van maximaal 50% van het toegekende bedrag als voorschot. Om uitbetaling van een tweede termijn van 25% kan worden verzocht na een voortgangsrapportage. Het restant van het toegekende bedrag wordt uitgekeerd na publicatie van de biografie in boekvorm. Voor deze regeling geldt geen inkomensgrens.

Indien de schrijver overlijdt na toekenning van een biografie-subsidie, maar voordat de biografie is afgerond, worden reeds betaalde voorschotten niet teruggevorderd. Op niet-uitbetaalde restanten van de subsidie kan geen aanspraak meer worden gemaakt.

De bezwaarprocedures tegen de besluiten verschillen in Vlaanderen en Nederland. Deze worden bij het besluit kenbaar gemaakt.

Deze regeling is een deelreglement als bedoeld in artikel 5 lid 2 van het Algemeen Reglement van het Nederlands Fonds voor de Letteren. In dit Algemeen Reglement zijn algemene bepalingen over de subsidieverdeling opgenomen, zoals de aanvraagprocedure, de criteria, de voorwaarden en de bezwaarprocedure. Eveneens van toepassing is het Huishoudelijk Reglement waarin de interne organisatie van het Fonds voor de Letteren is geregeld. De interne werking van het Vlaams Fonds voor de Letteren wordt geregeld door het decreet van 30 maart 1999 (Belgisch Staatsblad 27 augustus 1999), het Huishoudelijk Reglement van 6 juli 2001 en de specifieke reglementeringen per subsidievorm.

De reglementen zijn op verzoek verkrijgbaar op het secretariaat van het betreffende Fonds.