Wanneer bij omvangrijke leer- en/of werkopdrachten vanuit pedagogische overwegingen een intensieve begeleiding door medewerkers van het Halt-bureau plaatsvindt, kan aanspraak gemaakt worden op een hogere vergoeding voor zover de eigen begeleiding langer heeft geduurd dan vijf uur.

De afdoeningen met eigen begeleiding meer dan 5 uur mogen niet meer bedragen dan 15% van het totaal aantal afdoeningen van een Halt-bureau.

Teneinde te kunnen vaststellen of sprake is van meer dan 5 uur begeleiding wordt van elke eigen begeleiding een formulier opgemaakt, waarop het volgende aangegeven staat:

1. -

   de datum waarop de begeleiding daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en de begin- en eindtijd; indien er meerdere bijeenkomsten zijn geweest, wordt van elke bijeenkomst de datum en de begin- en de eindtijd aangegeven;

2. -

   de naam van de Halt-medewerker die de begeleiding heeft uitgevoerd;

3. -

   de naam (namen) van de betrokken jongere(n);

4. -

   een (kort) inhoudelijk verslag van de inhoud en het resultaat van de begeleiding.

Het formulier wordt ondertekend door of namens de coördinator van het Halt-bureau.

Het formulier wordt opgeborgen in het Halt-dossier ten behoeve van de accountantscontrole.

Voor uiterlijk 1 oktober in het jaar voorafgaande aan het subsidiejaar dient een Halt-bureau aan de Minister te doen toekomen:

1. a.

   de begroting voor het subsidiejaar voor Halt-afdoeningen en Stop-reacties;

2. b.

   een raming van het aantal te realiseren afdoeningen in het subsidiejaar, gespecificeerd in de zes typen afdoeningen;

3. c.

   een raming van het aantal te realiseren Stop-reacties in het subsidiejaar.

De begroting behelst een overzicht van de voor het boekjaar geraamde inkomsten en uitgaven, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd. De begrotingsposten dienen ieder afzonderlijk van een toelichting te worden voorzien.

De raming van het aantal Halt-afdoeningen dient gebaseerd te zijn op het gemiddeld aantal gerealiseerde afdoeningen in de afgelopen drie jaar, vermeerderd met maximaal 3%. Afwijkingen dienen te worden gemotiveerd. De verdeling van het totaal naar de zes typen Halt-afdoeningen zullen als maatstaf gelden bij de beoordeling van de ingediende begroting.

De raming van het aantal Stop-reacties dient gebaseerd te zijn op de gegevens vanaf het jaar (2000) dat Stop landelijk is ingevoerd.

Er is er een maximum gesteld voor de categorieën met eigen begeleiding. Daarbij geldt dat de som van de categorieën b, d en f niet meer mag bedragen dan 15% van het totaal aantal afdoeningen. Middels een evaluatieonderzoek wordt nagegaan wat de effecten zijn van eigen begeleiding. Dit kan leiden tot een bijstelling van dit percentage.

De Minister geeft de beschikking tot subsidieverlening uiterlijk vóór 31 december in het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar af.

Ten behoeve van de uitvoering van de Halt-afdoeningen en Stop-reacties verstrekt de Minister ieder kwartaal een voorschot op het bedrag van de subsidieverlening.

Het 3e (en zonodig 4e) deel van het voorschot wordt overgemaakt na ontvangst van de jaarstukken (financieel overzicht, opgave kwantitatieve productie accountantverklaring) van het jaar vóórafgaande aan het begrotingsjaar.

Indien het te laat indienen van de jaarstukken niet te wijten is aan het Halt-bureau zelf kan de Minister af wijken van lid 2.

De vaststelling geschiedt op basis van een opgave van de gerealiseerde afdoeningen, gespecificeerd in de zes typen afdoeningen en de Stop-reactie.

De vaststelling geschiedt op basis van een door het bestuur van het Halt-bureau ondertekend financieel overzicht, waaruit de werkelijke kosten ten behoeve van de Halt-afdoeningen en Stop-reacties blijken.

Van de Halt-bureaus zal jaarlijks een accountantsverklaring worden verlangd over de kwantitatieve productie met betrekking tot het aantal afdoeningen.

De volgende voorwaarden gelden ten aanzien van de egalisatiereserve:

1. a.

   de egalisatiereserve kan worden opgebouwd uit het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten;

2. b.

   de jaarlijkse toevoeging aan deze reserve mag niet meer bedragen dan 5% van het definitieve subsidie. Indien het verschil tussen de werkelijke kosten en het definitieve subsidie meer bedraagt dan 5%, dan zal het meerdere worden teruggevorderd;

3. c.

   het totaal van de egalisatiereserve mag niet meer bedragen dan 10% van het definitieve subsidie inzake het jaar waarover afgerekend wordt;

4. d.

   een subsidietekort komt ten laste van de egalisatiereserve van het Halt-bureau. Is de egalisatiereserve niet toereikend, dan wordt in het navolgend boekjaar een plan van aanpak overgelegd om dit tekort op te heffen.

Alsdan kan het subsidietekort ten laste komen van het eigen vermogen.

Ten behoeve van de accountantcontrole is er een controleprotocol, dat wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de Minister.

De opgave van de kwantitatieve productie van het Halt-bureau dient vergezeld te gaan van een (goedkeurende) accountantsverklaring.

Indien er geen (goedkeurende) accountantverklaring kan worden afgegeven en er bijvoorbeeld geen adequate productregistratie plaatsvindt, kan er een sanctie worden opgelegd aan het Halt-bureau van maximaal 10% van de definitieve subsidie.

De ontwerpbegroting en het meerjarenbeleidsplan met voorgenomen activiteiten van de stichting geeft voor het komende subsidiejaar en indicatief voor de vier daarop volgende jaren in ieder geval aan:

1. a.

   een visie in hoofdlijnen op de te verwachten ontwikkelingen voor Halt als onderdeel van de jeugdstrafrechtsketen;

2. b.

   de beleidsvoornemens met een financiële vertaling en een prioriteitsstelling die bij de uitvoering daarvan wordt aangehouden.

De in het eerste lid genoemde ontwerpbegroting is gebaseerd op het besluit waarbij de subsidie met betrekking tot het lopend subsidiejaar is verleend en het bedrag dat volgens de meerjarenraming zoals aangegeven in de toelichting van de rijksbegroting beschikbaar is voor Halt in het subsidiejaar.

Om de aan de stichting opgedragen taken en bevoegdheden uit te voeren, verstrekt de Minister in ieder geval ieder kwartaal aan de stichting een voorschot op het bedrag van de subsidieverlening.

Het 3E (en zonodig 4e) deel van het voorschot wordt overgemaakt na ontvangst van de jaarstukken (financieel overzicht, opgave kwantitatieve productie, accountantverklaring) van het jaar vóórafgaande aan het begrotingsjaar.

Indien het te laat indienen van de jaarstukken niet te wijten is aan de Stichting Halt Nederland zelf kan de Minister af wijken van lid 2.

De jaarrekening van de stichting bestaat uit de balans en de exploitatierekening met toelichting.

De jaarrekening geeft in samenhang met het jaarverslag een zodanig inzicht dat de minister een verantwoord oordeel kan vormen omtrent:

1. a.

   de werkelijke uitgaven voor de activiteiten uit het jaarplan waarvoor subsidie is verleend;

2. b.

   het vermogen en het exploitatiesaldo;

3. c.

   de solvabiliteit en de liquiditeit van de stichting, voor zover de aard van de jaarrekening dit toelaat.

De subsidievaststelling geschiedt aan de hand van het jaarverslag en de jaarrekening.

De subsidievaststelling voor de uitgevoerde activiteiten uit het jaarplan waarvoor subsidie is verleend, geschiedt op basis van de gerealiseerde producten.

De subsidievaststelling over het producten kan ten hoogste het bedrag zijn dat in de subsidieverlening voor het boekjaar waarop de subsidieverlening betrekking heeft, is vermeld.

De subsidie voor de reguliere bedrijfsvoering wordt afgerekend op werkelijke uitgaven. De niet bestede gelden daarvan worden toegevoegd aan de egalisatiereserve (maximalisering: zie artikel 20).

De stichting kan binnen het door de Minister toegekende financiële kader reserves vormen.

De volgende typen reserveringen zijn mogelijk:

1. a.

   egalisatiereserve;

2. b.

   voorziening groot onderhoud;

3. c.

   voorziening ziekengeld;

4. d.

   voorziening vakantiegelden/-uren;

5. e.

   bestemmingsreserve registratiesysteem AuraH.

Aan de reserves /voorzieningen zijn de volgende algemene voorwaarden verbonden:

1. a.

   de met subsidies verkregen reserves/voorzieningen dienen tegen een zo hoog mogelijke rente en optimaal veilig te worden belegd. De daarmee gekweekte rente dient aan de reserves te worden toegevoegd;

2. b.

   bij beëindiging van de subsidie komen de dan aanwezige reserves aan de Staat toe;

3. c.

   de reserves en voorzieningen dienen zichtbaar in de balans te worden verantwoord.

De opbouw van de reserves/voorzieningen zal worden geëvalueerd.

Met ingang van het jaar 2001 is een jaarlijkse reservering ten behoeve van het Aurah-systeem mogelijk ten bedrage van ad. € 211.858,-. Dit bedrag is ontleend aan de afspraken zoals deze zijn gemaakt in het periodiek overleg ministerie van Justitie - Halt Nederland van 24 september 2001, die betrekking hebben op het eindrapport platform informatisering van 11 september 2001.

Vervangingstermijn van AuraH is vastgesteld op 3 jaar.

De maximale toegestane hoogte van de bestemmingsreserve AuraH bedraagt ad. € 635.574,- (zijnde 3 x € 211.858,-).

Een eventuele overschrijding op de jaarlijkse reservering AuraH of een overschrijding van de maximale hoogte van de bestemmingsreserve AuraH zal leiden tot een terugbetaling aan het Ministerie van Justitie.

De stichting informeert de Minister uiterlijk vier weken na iedere vier maanden en na afloop van het subsidiejaar over de uitvoering van de verschillende activiteiten die in het jaarplan staan vermeld voor zover deze zijn vastgelegd in managementsafspraken. Daartoe wordt in ieder geval een inhoudelijke en financiële toelichting gegeven ten aanzien van de verschillen met de vorige perioden van vier maanden en een planning voor het betreffende jaar.

De stichting verstrekt de in het eerste lid genoemde informatie aan de hand van het informatieprotocol Halt en Stop. Het informatieprotocol is als bijlage bij de ministeriële regeling gevoegd.

De stichting verstrekt uiterlijk twee maanden na afloop van het subsidiejaar een intern controleverslag met een cijfermatig overzicht van de geconstateerde fouten en tekortkomingen alsmede een mededeling met betrekking tot de ontwikkeling van de betrouwbaarheid van de productiecijfers van de gelopen periode.

Ten behoeve van de accountcontrole is er een controleprotocol vastgesteld (zie de bijlage). In dit protocol wordt de accountant aanwijzingen gegeven ten aanzien van welke gegevens in welke mate moeten worden gecontroleerd. Ook staan er aanwijzingen voor een aanvullend onderzoek (review).

De inhoud van het protocol zal periodiek worden geëvalueerd.

Periodiek (eens per twee jaar) wordt de stand van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de Halt-afdoening en Stop-reactie door de stichting Halt Nederland zelf in beeld gebracht, door een zelfevaluatie. Daarbij wordt het model van het Instituut Nederlandse Kwaliteit voor zelfevaluatie en audit gebruikt.

Onder verantwoordelijkheid van de Minister kan een auditteam worden samengesteld, dat een toets op de validiteit en betrouwbaarheid van deze zelfevaluatie uitvoert.