De ambtenaar maakt zijn keuze(n) in het kader van IKAP kenbaar door middel van een aanvraag. De aanvraag wordt ingediend op een door het bevoegd gezag aangegeven wijze.

De ambtenaar kan zijn keuze(n) maandelijks kenbaar maken.

De aanvraag dient te worden ingediend uiterlijk vóór de eerste dag van de tweede maand die voorafgaat aan de maand waarin aan de keuze uitvoering moet worden gegeven. Het bevoegd gezag kan toestaan dat de aanvraag na genoemd tijdstip wordt ingediend.

Als de aanvraag betrekking heeft op een bepaalde periode dient in de aanvraag de desbetreffende periode in hele kalendermaanden te worden aangegeven.

Een gemaakte keuze dient binnen het kalenderjaar te zijn gerealiseerd.

De ambtenaar kan binnen een kalenderjaar niet kiezen:

1. a.

   voor zowel meer uren werken, bedoeld in artikel 3, als voor minder uren werken, bedoeld in artikel 4;

2. b.

   voor zowel minder uren werken, bedoeld in artikel 4, als voor verlaging van de aanspraak op bovenwettelijke vakantie-uren, bedoeld in artikel 23b ARAR.

Het bevoegd gezag kent de aanvraag toe, tenzij een zwaarwegend dienstbelang zich tegen honorering van de aanvraag verzet.

Op een gehonoreerde aanvraag kan gedurende de periode waarop deze betrekking heeft niet meer worden teruggekomen.

De vergoeding voor meer uren werken, bedoeld in artikel 3, alsmede de inhouding voor minder uren werken, bedoeld in artikel 4, worden berekend op basis van het salaris per uur dat de ambtenaar geniet op de peildatum. Eventuele aanpassingen van het salaris met terugwerkende kracht naar een datum op of voor de peildatum hebben geen invloed op het per de peildatum vastgestelde salaris per uur.

De ambtenaar kan een aanvraag indienen om in een bepaalde periode meer uren te werken dan de voor hem geldende arbeidsduur. Het aantal meer te werken uren is maximaal 100 uur per kalenderjaar. Bij een onvolledige arbeidsduur geldt een naar evenredigheid vastgesteld lager aantal hele uren als maximum. De uitkomst wordt zo nodig afgerond op hele uren naar boven. Het totaal van de arbeidsduur en het ingevolge dit lid toegewezen aantal meer te werken uren bedraagt niet meer dan gemiddeld 40 uur per week. Voor dezelfde periode kan niet een tweede aanvraag om nog meer uren te mogen werken worden ingediend.

Per meer gewerkt uur ontvangt de ambtenaar een vergoeding. De vergoeding wordt uitbetaald vóór of bij aanvang van de periode waarin de ambtenaar meer uren werkt.

Het eerste lid is niet van toepassing op de ambtenaar:

1. a.

   wiens gemiddelde wekelijkse werktijd op grond van artikel 21a van het ARAR is teruggebracht;

2. b.

   die op grond van artikel 33g van het ARAR ouderschapsverlof geniet;

3. c.

   die buitengewoon verlof van lange duur geniet.

De ambtenaar kan een aanvraag indienen om in een bepaalde periode minder uren te werken dan de voor hem geldende arbeidsduur.Indien sprake is van een arbeidsduur van meer dan 36 uur per week dient, alvorens de aanvraag in behandeling kan worden genomen, die arbeidsduur teruggebracht te worden tot ten hoogste gemiddeld 36 uur per week. Het aantal minder te werken uren is maximaal 80 uur per kalenderjaar. Bij een onvolledige arbeidsduur geldt een naar evenredigheid vastgesteld lager aantal hele uren als maximum. De uitkomst wordt zonodig afgerond op hele uren naar boven. Voor dezelfde periode kan niet een tweede aanvraag om nog minder uren te mogen werken worden ingediend.

Per minder gewerkt uur vindt een inhouding op het salaris plaats. Het bedrag van de inhouding wordt verrekend in de resterende maanden van het kalenderjaar.

De ambtenaar kan bij het bevoegd gezag een aanvraag indienen om in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor een of meer in het tweede en derde lid genoemde bestemmingsmogelijkheden geheel of gedeeltelijk af te zien van een of meer van de volgende aanspraken tot de hoogte van het bedrag van die vergoeding:

1. a.

   maximaal 10% van het jaarsalaris;

2. b.

   de vergoeding voor meer uren werken, bedoeld in artikel 3;

3. c.

   de vergoeding voor het verlagen van de jaarlijkse aanspraak op bovenwettelijke vakantie-uren, bedoeld in artikel 23b van het ARAR;

4. d.

   de vergoeding voor het verlagen van de aanspraak op vakantie-uren die vóór 1 januari 2016 is ontstaan als bedoeld in artikel 129a van het ARAR;

5. e.

   de vakantie-uitkering;

6. f.

   de eindejaarsuitkering, mits deze wordt ingezet voor de bestemmingsmogelijkheid, genoemd in het tweede lid, onder h.

Voor zover de geldende fiscale bepalingen dit mogelijk maken zijn de belastingvrije bestemmingsmogelijkheden:

1. a.

   bedrijfsfitness;

2. b.

   een fiets voor het woon-werkverkeer, inclusief fietsaccessoires, en een fietsverzekering;

3. c.

   de inrichting van een telewerkruimte;

4. d.

   vakliteratuur;

5. e.

   een studie/opleiding voor een beroep;

6. f.

   openbaar vervoerbewijzen die mede voor het werk worden gebruikt;

7. g.

   vakbondscontributies;

8. h.

   een aanvulling op de tegemoetkoming voor woon-werkverkeer bij of krachtens het Verplaatsingskostenbesluit 1989 tot maximaal het verschil tussen het bedrag van de tegemoetkoming en het bedrag dat voor de in artikel 6a, vierde lid, onderdeel c, genoemde aanvulling op de tegemoetkoming voor woon-werkverkeer belastingvrij mag worden vergoed.

Van een aanspraak als genoemd in het eerste lid kan slechts worden afgezien als deze aanspraak nog niet tot uitbetaling is gekomen.

Voor zover de fiscale bepalingen dit mogelijk maken kan de gevraagde belastingvrije vergoeding in een keer worden uitbetaald voorafgaande aan het moment waarop de ingezette aanspraken tot uitbetaling zouden zijn gekomen.

De ambtenaar dient bij de in het eerste lid bedoelde aanvraag bewijsstukken te overleggen waaruit blijkt dat de kosten waarvoor die vergoeding is verstrekt daadwerkelijk zijn gemaakt.

Voor de in artikel 6, tweede lid, onder a, genoemde belastingvrije vergoeding voor de bedrijfsfitness gelden de volgende voorwaarden:

1. a.

   deelneming aan de bedrijfsfitness staat open voor alle of nagenoeg alle ambtenaren of voor alle of nagenoeg alle ambtenaren met dezelfde plaats van tewerkstelling die niet is gelegen in de woning van een van deze ambtenaren;

2. b.

   de bedrijfsfitness vindt plaats:

   1. 1°.

      in een vestiging van het bevoegd gezag of in een fitnesscentrum dat door het bevoegd gezag is aangewezen voor alle ambtenaren, met dien verstande dat, ingeval het bevoegd gezag voor bedrijfsfitness een overeenkomst sluit met één fitnessbedrijf dat meer dan één vestiging heeft, de bedrijfsfitness kan plaatsvinden in elke vestiging van dat fitnessbedrijf, of

   2. 2°.

      in een fitnesscentrum dat door het bevoegd gezag is aangewezen voor alle ambtenaren met dezelfde niet in de woning van een van deze ambtenaren gelegen plaats van tewerkstelling, met dien verstande dat, ingeval het bevoegd gezag met betrekking tot de ambtenaren op deze arbeidsplaats voor bedrijfsfitness een overeenkomst sluit met één fitnessbedrijf dat meer dan één vestiging heeft, de bedrijfsfitness kan plaatsvinden in elke vestiging van dat fitnessbedrijf;

3. c.

   onder bedrijfsfitness als bedoeld in de onderdelen a en b wordt verstaan: conditie- of krachttraining van ambtenaren welke plaatsvindt onder deskundig toezicht en welke georganiseerd of geïnitieerd wordt door het bevoegd gezag.

De in artikel 6, tweede lid, onder b, bedoelde belastingvrije vergoeding voor de fiets, inclusief fietsaccessoires, bedraagt maximaal € 750,–. Voor de toepassing van dit lid gelden de volgende voorwaarden:

1. a.

   de ambtenaar maakt op meer dan de helft van het aantal dagen dat hij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer gebruik van de fiets;

2. b.

   in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren is ter zake van de aanschaf van een fiets, inclusief fietsaccessoires, geen belastingvrije vergoeding betaald.

De in artikel 6, tweede lid, onder c, bedoelde belastingvrije vergoeding voor de inrichting van de telewerkruimte bedraagt maximaal € 1.815,– in het kalenderjaar en de vier voorafgaande kalenderjaren. Voor de toepassing van dit lid gelden de volgende voorwaarden:

1. a.

   de ambtenaar pleegt blijkens een overeenkomst ten minste eenmaal per week, gedurende de gebruikelijke werktijd en zonder dat tevens wordt gereisd naar een buiten de woning gelegen plaats van tewerkstelling, in die werkruimte ter vervulling van de dienstbetrekking te werken met behulp van telematica;

2. b.

   de in het vorige onderdeel genoemde overeenkomst bevat ten minste naam en adres van de ambtenaar en het bevoegd gezag;

3. c.

   De inrichting van de werkruimte in de woning voldoet aan de voorwaarden die in de artikelen 5.4, 5.12 en 6.3 van het Arbeidsomstandighedenbesluit zijn gesteld.

Voor de in artikel 6, tweede lid, onderdeel h, genoemde aanvulling op de tegemoetkoming voor woon-werkverkeer gelden de volgende voorwaarden.

1. a.

   In afwijking van artikel 6, eerste lid, betaalt het bevoegd gezag deze vergoeding automatisch uit en zet daartoe de eindejaarsuitkering, genoemd in artikel 6, eerste lid, onderdeel f, en indien nodig het genoten salaris in de maand november in tot het maximum, bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder a.

2. b.

   Indien de ambtenaar geheel of gedeeltelijk afziet van de automatische vergoeding, bedoeld in het eerste lid, dan meldt hij dit, voor 1 november van het kalenderjaar waarin wordt overgegaan tot uitkering van deze belastingvrije bestemmingsmogelijkheid bij het bevoegd gezag. De melding wordt gedaan op een door het bevoegd gezag aan te geven wijze.

3. c.

   De in artikel 6, tweede lid, onder h, genoemde vergoeding wordt gebaseerd op de kilometers berekend overeenkomstig artikel 12, zesde lid, van de Verplaatsingskostenregeling 1989. De reisafstand bedoeld, in artikel 11, vierde lid, van de Verplaatsingskostenregeling 1989 komt uitsluitend voor vergoeding in aanmerking als deze meer dan een kilometer is.

Zodra de ambtenaar in verband met ziekte gedurende een aaneengesloten periode van vier weken geheel of gedeeltelijk ongeschikt is zijn dienst te verrichten, wordt voor de verdere duur van de arbeidsongeschiktheid de uitbetaling van de maandelijkse vergoeding voor meer uren werken of de inhouding voor minder uren werken, stopgezet.

Zodra de ambtenaar weer volledig arbeidsgeschikt is, besluit het bevoegd gezag, na overleg met de ambtenaar, of en op welke wijze de toegewezen IKAP-aanvraag wordt voortgezet.

De voorgaande leden worden op overeenkomstige wijze toegepast zodra de ambtenaar om bijzondere redenen, anders dan vanwege arbeidsongeschiktheid wegens ziekte, vakantie of verlof, gedurende een aaneengesloten periode van tenminste vier weken geen arbeid verricht.

In geval van:

1. a.

   beëindiging van het dienstverband;

2. b.

   verplaatsing naar een ander tot aanstellen bevoegd gezag binnen de sector Rijk;

3. c.

   structurele wijziging van de arbeidsduur;

4. d.

   toepassing van artikel 21a van het ARAR;

5. e.

   vervallen;

6. f.

   ouderschapsverlof als bedoeld in artikel 33g van het ARAR;

7. g.

   buitengewoon verlof van lange duur,

wordt vastgesteld welke in het kader van dit besluit opgebouwde en in geldswaarde uit te drukken aanspraken en aangegane verplichtingen tussen het bevoegd gezag en de ambtenaar op dat moment bestaan. Indien van toepassing, vindt verrekening dan wel uitbetaling plaats.

Indien een aanvraag voor meer of minder uren werken niet meer volledig binnen het kalenderjaar kan worden uitgevoerd, heeft een herberekening van de vergoeding of de inhouding plaats op basis van de daadwerkelijk meer of minder gewerkte uren.

Bij overlijden van de ambtenaar wordt gehandeld zoals in het tweede lid is aangegeven, waarbij een eventueel saldo ten gunste van de werkgever niet wordt ingevorderd.

De ambtenaar is verplicht alle omstandigheden die van betekenis zijn voor de uitvoering van de toegewezen IKAP-aanvraag in het kader van dit besluit terstond bij het bevoegd gezag te melden.

Indien achteraf blijkt dat door onjuiste informatie van de ambtenaar een vergoeding ten onrechte belastingvrij is verstrekt, zullen de loonheffingen die over die vergoeding verschuldigd zijn, alsmede de eventuele boetes, op de ambtenaar worden verhaald.

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2004 en kan terugwerken tot en met een door onze Minister in overleg met de centrales van verenigingen van ambtenaren overeengekomen datum in 2003 voor de onder hem ressorterende ambtenaren.

Dit besluit kan worden aangehaald als IKAP-regeling rijkspersoneel.