Alleen Nederlandse of buitenlandse organisaties die zich (gaan) bewegen op het gebied van de literatuur kunnen subsidie aanvragen. Uitgesloten zijn organisaties die zich uitsluitend bezighouden met wetenschap of onderwijs evenals organisaties met een winstoogmerk.

De aanvrager dient een rechtspersoon te zijn. Op verzoek dienen oprichtingsakte en statuten opgestuurd te worden.

Het NLPVF maakt door middel van een brochure de informatie over de regeling en de aanvraagprocedure bekend aan mogelijke aanvragers.

Subsidie kan aangevraagd worden voor in beginsel maximaal 50% van het exploitatietekort van een internationale literaire manifestatie of voor een internationaal programmaonderdeel van een literaire manifestatie, of voor een internationaal project of de internationale onderdelen van een literair project.

Aanvragen kunnen alleen worden ingediend via een daartoe door het NLPVF op te stellen aanvraagformulier.

Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend en worden iedere 2 maanden behandeld.

Aanvragen dienen minimaal 3 maanden en maximaal 2 jaar voor de geplande manifestatie of voor aanvang van het voorgenomen project ingediend te worden.

De aanvraag voor subsidie dient gebaseerd te zijn op het begrote exploitatietekort (uitgaven min inkomsten) van de activiteit. Aanvragen die het bedrag van € 150.000,– overstijgen kunnen niet bij het NLPVF worden ingediend.

De aanvraag kan uitsluitend betrekking hebben op de geplande internationale manifestatie of het voorgenomen internationale project, en niet op reguliere taken van de instellingen die gefinancieerd worden uit Cultuurnotamiddelen.

De aanvraag kan wel afkomstig zijn van een uit de Cultuurnota gesubsidieerde organisatie indien de aanvraag betrekking heeft op activiteiten met een vernieuwend, bijzonder karakter.

Aanvrager moet aannemelijk maken dat de geplande manifestatie of het voorgenomen project daadwerkelijk met de financiële middelen, inclusief de gevraagde subsidie, adequaat uitgevoerd kan worden.

Een aanvraag dient vergezeld te gaan van het in de toelichting bij het formulier bedoelde documentatiemateriaal en van een begroting.

In de begroting dient aangegeven te worden welke andere financiers, sponsors, subsidiegevers of particuliere fondsen zijn aangeschreven, en voor welk bedrag, en in welk stadium de aanvraag is.

In de begroting dient aangegeven te worden welke publieksinkomsten worden verwacht.

De aanvraag dient vergezeld te zijn van een marketingplan en een schatting van het publieksbereik.

Het NLPVF kan besluiten een aanvraag niet in behandeling te nemen als niet voldaan is aan het bepaalde in artikel 3 en artikel 5.1 en 5.2.

Het NLPVF kan besluiten een aanvraag niet in behandeling te nemen als het aanvraagformulier onjuist of onvolledig is ingevuld, of als de benodigde bijlagen of informatie ontbreken, zoals bedoeld in artikel 5.4, 5.5, 5.6, 5.7 en 5.8, nadat de aanvrager gedurende een periode van twee weken in staat is gesteld de benodigde gegevens alsnog te verstrekken.

Het NLPVF legt iedere aanvraag die aan de formele eisen voldoet ter advisering voor aan de Adviescommissie internationale literaire manifestaties en projecten.

De commissie toetst de aanvragen voor internationale manifestaties op de volgende criteria:

1. a.

   Professionaliteit van de aanvrager;

2. b.

   Artistieke visie van de aanvrager;

3. c.

   Kwaliteit van de uit te nodigen schrijvers en andere deelnemers;

4. d.

   Aard en kwaliteit van het programma;

5. e.

   Internationale karakter van het programma;

6. f.

   Kwaliteit en realiteitszin van het marketingplan;

7. g.

   Publieksbereik;

8. h.

   Uitstraling (internationaal, landelijk, regionaal, plaatselijk);

9. i.

   Kwaliteit en realiteitszin van de begroting.

De commissie toetst de aanvragen voor internationale projecten op de volgende criteria:

1. a.

   Professionaliteit van de aanvrager;

2. b.

   Artistieke visie van de aanvrager;

3. c.

   Kwaliteit van de bij het project betrokken schrijvers en andere deelnemers;

4. d.

   Aard en kwaliteit van het project;

5. e.

   Internationale karakter van het project;

6. f.

   Kwaliteit en realiteitszin van het marketingplan;

7. g.

   Doelgroep en werkingssfeer van het project;

8. h.

   Uitstraling (internationaal, landelijk, regionaal, plaatselijk);

9. i.

   Kwaliteit en realiteitszin van de begroting.

Aanvragen die betrekking hebben op of komen uit een prioriteitsland hebben de voorkeur boven aanvragen met betrekking tot of uit niet-prioriteitslanden. De prioriteitslanden zijn (in 2005): Canada, Egypte, Indonesië, Japan, Marokko, de Russische Federatie, Suriname, Turkije, de Verenigde Staten, Zuid-Afrika, plus alle huidige en toekomstige lidstaten van de Europese Unie, met bijzondere aandacht voor: België, Duitsland, Estland, Frankrijk, Hongarije, Letland, Litouwen, Polen, Slovenië, Tjechië en het Verenigd Koninkrijk.

Aanvragen die een nieuwe dimensie toevoegen aan de internationale profilering van de Nederlandse cultuur hebben de voorkeur.

Bij de beoordeling van de aanvragen speelt de hoogte van de financiële bijdrage van buitenlandse zijde een belangrijke rol.

Geen subsidie wordt verleend dan na voorafgaand advies door de Adviescommissie internationale literaire manifestaties en projecten.

Binnen 3 maanden na indiening van de volledige aanvraag geeft het NLPVF schriftelijk uitsluitsel over de subsidieverlening.

De subsidie kan slechts in hoge uitzondering meer dan 50% van het exploitatietekort bedragen.

De commissie kan adviseren een subsidiebedrag toe te zeggen dat afwijkt van het gevraagde bedrag.

Subsidie kan slechts worden verleend voorzover de middelen van het NLPVF dat toelaten.

Van de toegekende subsidie wordt 80% als voorschot uitbetaald, binnen drie weken na de bekendmaking van het besluit tot toekenning. Na inlevering van het inhoudelijke en financiële verslag wordt de resterende 20% uitbetaald.

Het advies van de commissie waarop de beslissing genomen is kan opgevraagd worden bij het NLPVF.

Het NLPVF kan nadere voorwaarden en verplichtingen aan de subsidieverlening verbinden.

Aan de verlening van subsidie kunnen geen rechten ontleend worden die betrekking hebben op een volgende aanvraag van de subsidieontvanger.

De aanvrager verplicht zich bij de ontvangst van de subsidieverlening tot vermelding van het NLPVF in alle publieksuitingen die betrekking hebben op het festival of het project. Verder dienen alle eventuele publicaties die betrekking hebben op de manifestatie of het project aan het NLPVF direct na gereedkomen opgestuurd te worden naar het NLPVF en dient het NLPVF uitgenodigd te worden voor de manifestatie of eventuele presentatie van het project.

De Stichting Internationale Culturele Activiteiten/SICA (Van Diemenstraat 410, 1013 CR Amsterdam) dient op de hoogte gebracht te worden van de voorgenomen activiteiten, en publicaties zoals een programmaboekje te ontvangen. In het geval de aanvrager niet in Nederland zetelt, moet ook de culturele afdeling van de ambassade of het consulaat in het betreffende land op de hoogte gesteld worden.

Indien zich na verlening van de subsidie substantiële wijzigingen voordoen in de inhoud, vorm of doelstelling van de manifestatie of het project, in de marketingplannen, in de planning of in de personele invulling van sleutelfuncties binnen de organisatie, dient het NLPVF per ommegaande op de hoogte gesteld te worden. Dergelijke wijzigingen kunnen ertoe leiden dat de aanvraag opnieuw voorgelegd wordt aan de commissie en dat de beslissing herzien wordt.

De aanvrager dient de subsidie daadwerkelijk te gebruiken voor de aangevraagde manifestatie of het aangekondigde project of een onderdeel daarvan en niet voor enige andere activiteit of last van zijn organisatie.

De aanvrager zorgt voor een goed beleid en beheer van de financiële middelen, voor een efficiënt gebruik van de subsidie en voor een juiste, overzichtelijke en actuele financiële verantwoording.

Een aanvrager kan bezwaar aantekenen tegen de subsidiebeslissing van het NLPVF. Op de bezwaarschriftenprocedure is de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing.

Bij de bekendmaking van de beslissing wordt de aanvragen op de toepasselijke bezwaarprocedure gewezen.

Binnen vier maanden na afloop van de manifestatie of voltooiing van het project dient het inhoudelijke verslag door de aanvrager te worden ingediend. Het verslag moet een duidelijke reflectie bevatten op het ingediende plan, moet aangeven in hoeverre de beoogde programmering of de beoogde projectdoelen gerealiseerd is/zijn, en verantwoorden in hoeverre het artistieke doel bereikt is, alsmede inzicht geven in de publiekswaardering, het publieksbereik en de uitstraling van het programma of het project.

Binnen zes maanden na afloop van de manifestatie of voltooiing van het project dient ook de financiële verantwoording te worden ingediend, volgens dezelfde opstelling als de begroting.

Het financiële verslag moet een getrouw overzicht zijn van alle gedane uitgaven en inkomsten, op verzoek van het NLPVF moeten alle mogelijke bescheiden, rekeningen en andere bewijsstukken kunnen worden overlegd.

De subsidie wordt definitief vastgesteld na ontvangst van de verantwoording en kan nooit hoger zijn dan het verleende bedrag. Teveel betaalde voorschotten moeten door de aanvrager terstond worden geretourneerd aan het NLPVF.

Het NLPVF behoudt zich het recht voor nadere voorwaarden te stellen aan de inhoudelijke en financiële verslaglegging.