Dit controleprotocol heeft betrekking op de verantwoording van de aanwending van de door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat verleende subsidie die in het kader van de Subsidieregeling Stichting Rail Cargo 2006–2009 is verleend.

De volgende regelgeving en begrippen zijn van toepassing

1. 1.

   de regeling: Subsidieregeling Stichting Rail Cargo 2006–2009;

2. 2.

   de beschikking: de beschikking van de Minister van Verkeer en Waterstaat houdende subsidieverlening en/of subsidievaststelling op grond van de regeling;

3. 3.

   subsidieontvanger: de Stichting Rail Cargo information Netherlands;

4. 4.

   de verantwoording: de financiële verantwoording door de subsidieontvanger, te overleggen aan het Ministerie van Verkeer en Waterstaat;

5. 5.

   alle overige correspondentie tussen de Minister van Verkeer en Waterstaat en de subsidieontvanger voorafgaand aan en volgend op de beschikking.

In dit controleprotocol wordt uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de uitvoering van de controle van de financiële verantwoording door de accountant van de Stichting Rail Cargo, alsmede op welke wijze de uitkomsten van deze controle dienen te worden gerapporteerd ten behoeve van de gebruiker van de verantwoording met bijbehorende accountantsverklaring (het Ministerie van Verkeer en Waterstaat).

De verantwoordelijkheid voor het opstellen van de verantwoording berust bij de subsidieontvanger. Het is mogelijk dat door de Departementale Accountantsdienst van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat of door deze dienst aangewezen accountants een review zal worden uitgevoerd bij de controlerend accountant van de subsidieontvanger ter toetsing van de naleving van dit controleprotocol. Indien een review wordt uitgevoerd zal hierover overleg worden gepleegd met de subsidieontvanger.

De controle betreft zowel de getrouwe weergave van de verantwoording als de rechtmatige besteding van de ter beschikking staande middelen. Van de derde-accountant wordt derhalve verwacht dat hij niet alleen de getrouwe weergave controleert , maar ook dat hij de naleving van de subsidievoorwaarden toetst, dat nagegaan wordt of de prestaties daadwerkelijk zijn geleverd en of de uitgaven passen binnen het kader van de regeling. Ten aanzien van de uitvoering van de controle door de accountant geldt een controletolerantie van 1% van de subsidiabele kosten zoals deze blijken uit de verantwoording.

Bij de uitvoering van de controle van de verantwoording dient, met inachtneming van de onder punt 2 genoemde uitgangspunten, door de derde accountant te worden vastgesteld dat aan de volgende specifieke vereisten is voldaan:

1. a.

   dat de door de subsidieontvanger gevoerde administratie zodanig is ingericht dat daaruit door de Minister op ieder moment op eenvoudige en eenduidige wijze de aan de Exploitatie Rail Cargo information Netherlands gerelateerde kosten kunnen worden afgeleid;

2. b.

   of, qua werkzaamheden en de daarmee samenhangende kosten, gehandeld is naar en getoetst is aan het in artikel 2 van de regeling genoemde doel van de subsidie.

3. c.

   of, indien er activiteiten hebben plaatsgevonden welke hebben geresulteerd in de totstandkoming van rapporten, documenten en dergelijke, deze door de subsidieontvanger ter kennisname aan de Minister zijn gezonden;

4. d.

   of de verantwoording zoveel als mogelijk is opgesteld conform de indeling van de subsidieaanvraag;

5. e.

   of er aan de subsidieontvanger surséance van betaling is verleend, het faillissement van de subsidieontvanger is aangevraagd, dan wel er een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend;

6. f.

   of alle bijdragen van derden voor het juiste bedrag in mindering zijn gebracht op de in de verantwoording opgevoerde kosten.

Een model van de accountantsverklaring luidt als volgt:

‘Accountantsverklaring met betrekking tot de Stichting Rail Cargo Information Netherlands’.

afgegeven ten behoeve van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Wij hebben (in dit rapport/verslag opgenomen) de door ons gewaarmerkte verantwoording inzake de kosten van de Stichting Rail Cargo Information Netherlands in het kader van de Subsidieregeling Stichting Rail Cargo 2006–2009 gecontroleerd. De verantwoording is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de verantwoording te verstrekken. Deze verantwoording is bestemd voor de bepaling van de definitieve bijdrage in het kader van de subsidieregeling. De gewaarmerkte verantwoording is genummerd van blad <nr.> tot en met blad <nr.>.

Onze controle is verricht overeenkomstig algemeen in Nederland aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Verder is onze onderzoek verricht met inachtneming van hetgeen is vermeld in het controleprotocol Subsidieregeling Stichting Rail Cargo 2006–2009 d.d. < datum>. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijk grondslag vormt voor ons oordeel.

Wij zijn van oordeel dat de verantwoording voldoet aan de terzake gestelde eisen en dat de relevante regelgeving is nageleefd.

<Plaats en datum>

<Handtekening en naam van de ondertekenaar>

<Paraaf voor waarmerkingdoeleinden en naam van de parafeerder>”