U bekijkt een oudere versie van dit document, geldig op 01-08-2016.

Ministeriële regeling · BWBR0022542

Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC

Wijzigingen Officiële bron
Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 13 september 2007, nr: PO/B&B/2007 29983, houdende regels omtrent structurele gegevenslevering in het primair onderwijs (Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC)Regeling structurele gegevenslevering WPO/WECDe Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 178a, derde lid, van de Wet op het primair onderwijs, artikel 164a, derde lid, van de Wet op de expertisecentra, artikel 11a, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO, artikel 10b, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC en artikel 4 van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC;

Besluit:

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlagen die ter inzage worden gelegd bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en bekend worden gemaakt op de internetsite van CFI, agentschap van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de IB-Groep.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, S.A.M.Dijksma

In deze regeling wordt verstaan onder:

In geval van een steekproefsgewijze controle door of namens de minister geeft het bevoegd gezag inzage in de in bijlage 5 genoemde gegevens van leerlingen en hun ouders op basis waarvan de hoogte van de bekostiging is vastgesteld.

Binnen 7 dagen na de verstrekking, bedoeld in artikel 4, eerste lid, meldt de minister de geverifieerde gegevens, inclusief de uitkomsten van de controles en de aanvullende gegevens van de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 24c, eerste lid, onderdeel g, van de Wet op het onderwijstoezicht, aan het bevoegd gezag.

Deze regeling treedt in werking met ingang van 2 oktober 2007.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC.

Na inwerkingtreding van betreffende onderdelen van de Wet van 6 december 2001 tot wijziging van enkele onderwijswetten in verband met de

invoering van persoonsgebonden nummers in het onderwijs (Stb. 2001, 681) leveren de PO-scholen inschrijvingsgegevens op leerling-niveau aan de organisatie BRON. BRON verzorgt vervolgens leveringen aan partijen als Inspectie en CBS. In dit document wordt niet beschreven of (en zo ja, welke) huidige leveringen van PO-scholen aan partijen als Inspectie, CBS of andere externe partijen kunnen/gaan vervallen of worden overgenomen door BRON.

Onderdeel van de invoering van de WON is de introductie van het Basisregister Onderwijs (BRON). Via geautomatiseerde uitwisselingsprocessen leveren PO-scholen gegevens op leerling-niveau over inschrijvingen en de betrokken leerlingen aan DUO, de wettelijk beheerder van BRON. Eveneens via geautomatiseerde uitwisselingsprocessen levert BRON de geregistreerde gegevens geanonimiseerd aan de afdeling Bekostiging van DUO aan de Inspectie en (niet geanonimiseerd) aan CBS.

Samenvattend komt het erop neer, dat de invoering van de WON leidt tot een dagelijkse elektronische levering van gegevens op leerling-niveau door PO-scholen aan BRON.

Dit PvE beschrijft in detail de elektronische gegevensuitwisseling tussen PO-scholen en BRON. De positie van dit PvE in relatie tot het PvE Veld en het PvE van de afdeling Bekostiging van DUO staat beschreven in bijlage A van het contract tussen PMV en Softwareleveranciers.

Buiten de reikwijdte van dit PvE vallen zaken die geen impact hebben op de gegevensuitwisseling of de schooladministratiepakketten, zoals implementatieaspecten en -maatregelen (denk aan schaduwdraaien)

Dit PvE is mede gebaseerd op versie 5.0 van het ‘Programma van Eisen voor de PO-sector’ en de bijbehorende interfacebeschrijving, opgesteld uit het oogpunt van bekostiging en beleid.

Dit Programma van Eisen is als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 staan de belangrijkste begrippen omschreven. Het procesmodel met de verschillende gegevensuitwisselingen tussen PO-scholen enerzijds en BRON anderzijds staan in hoofdstuk 3 beschreven. De wijze van uitwisselen is voor alle PO-scholen gelijk, ongeacht of het om een WPO- of een WEC-school gaat. Welke gegevens worden uitgewisseld verschilt; in hoofdstuk 4 staan alle gegevenselementen beschreven, gesplitst naar de sectordelen WPO en WEC. Wel geldt voor beide sectordelen dat de (uitwisselingen van) persoonsgegevens gelijk zijn. Bij de elementen staan naast het formaat en lengte van het element ook de verwijzing naar de gebruikte waardelijsten of referentietabellen (de inhoud van deze tabellen staan beschreven in de bijlagen 1 en 2) en de controles (inclusief signalen) die BRON toepast op aangeleverde berichten alvorens de gegevens in BRON te registreren.

Dit hoofdstuk definieert alle relevante begrippen uit het Programma van Eisen. Gegevens uit de WON-gegevensset worden nader gedefinieerd en waar nodig toegelicht in Hoofdstuk 4.

BRON levert webservices (schermloze transacties) waarmee de onderwijsnummer-relevante gegevens gesynchroniseerd kunnen worden met het voorportaal BRON. De ontkoppeling van de verbinding ligt bij het LeerlingAdministratieSysteem (LAS). Het LAS hoeft niet gedurende het doorvoeren van mutaties verbonden te zijn met de services c.q. systemen van BRON. Het LAS werkt ook als BRON tijdelijk niet bereikbaar is. Het is overigens niet raadzaam om gedurende langere tijd in het LAS te werken zonder verbinding. Het synchronisatieproces zal dan namelijk erg veel tijd gaan vergen.

Alvorens een daadwerkelijke uitwisseling tussen LAS en BRON kan plaatsvinden, wordt de deelnemende PO-school geregistreerd en wordt door DUO een beveiligingsmiddel (certificaat) verstrekt.

De PO-scholen communiceren elektronisch met BRON over inschrijvingen en leerlingen. Hiertoe dient elke PO-school één of meer aanleverpunten (waarmee gegevensuitwisseling met BRON plaatsvindt) bij DUO op te geven. Dit vindt plaats door het aanleveren van de deelnamegegevens aan DUO.

Voor de uitwisseling van deelnamegegevens krijgen de schoolbesturen een 'akkoordverklaring' die ze getekend moeten terugsturen, waarin ze aangeven via www.bron.nl (klantspecifieke deel van de website bron.nl) de contactgegevens bij te zullen (laten) houden. Die gegevens worden door DUO geregistreerd als deelnamegegevens van de instelling en gebruikt voor onder anderen het verzenden van de PKI-wachtwoordbrief.

Met het doorgeven van deelnamegegevens geeft een PO-school aan:

Scholen hebben de vrijheid om te kiezen voor aanlevering aan BRON middels één of meerdere aanleverpunten. De school is geheel vrij bij het toewijzen van aanleverpuntnummers; hiervoor hoeven de in BRIN-tabellen aanwezige vestigingsvolgnummers niet te worden gebruikt.

Na het accorderen van de deelnamegegevens wordt de procedure gestart voor verstrekking van een beveiligingsmiddel voor de gegevensuitwisseling. Dit beveiligingsmiddel is een certificaat (een elektronisch paspoort). Dit door DUO uitgegeven en gegarandeerde certificaat wordt bij alle uitwisselingen van persoonsgegevens in het kader van BRON-PO over publieke netwerken gebruikt. Alle uitgewisselde informatie wordt ermee beveiligd in de vorm van tweezijdige SSL.

Aan de hand van gegevens in een aan de PO-school verzonden brief, dient de school een elektronische aanvraag in voor een certificaat. Voor het aanvragen en installeren van het certificaat kan de school de instructie downloaden beveiligingscertificaat raadplegen. Deze instructie is gepubliceerd op de site www.bron.nl.

Indien de aanvraag correct wordt uitgevoerd, ontvangt de aanvragende PO-school direct een certificaat.

In de algemene kenmerken van het certificaat zijn de volgende gegevens opgenomen;

Verleend aan: ‘BRINnummer + aanleverpuntnummer’ (bijvoorbeeld 14CS00)

Verleend door: IB-Groep Onderwijs Services CA Extern

Na installatie van het certificaat in het LAS, kan de PO-school starten met de gegevensuitwisseling met BRON.

Indien de aanvraag niet correct is uitgevoerd, volgt een foutmelding. Naar aanleiding van sommige foutmeldingen, bijvoorbeeld een veld vergeten in te vullen, krijgt de aanvrager een herstelmogelijkheid. Bij het invullen van een onjuiste combinatie van BRIN-aanleverpunt en wachtwoord komt er een melding waarin dat is vermeld en zal de aanvragende PO-school worden verwezen naar de helpdesk van BRON.

Indien het certificaat correct in het LAS is opgenomen, kan de gegevensuitwisseling starten. In onderstaand plaatje wordt in grote lijnen het uitwisselingsproces weergegeven.

Het gebruik van de aangeboden services is verplicht: er is geen toegang mogelijk met andere services. Het staat de softwareleveranciers wel vrij om te bepalen hoe de services in de LAS-applicatie worden ‘opgehangen’. Het staat de softwareleveranciers vrij om al dan niet de door BRON uit te voeren syntactische controles (en mogelijk deels ook de semantische controles) uit te voeren; het is echter wel aan te raden die controles ook lokaal uit te voeren. Vooral omdat de synchronisatie niet onmiddellijk hoeft plaats te vinden kan dit versnellend werken op de acceptatie van een mutatie. Het heeft weinig zin om gegevens waarvan lokaal al geconstateerd kan worden dat deze incorrect zijn te laten wachten op de uitwisseling.

De realisatie van deze controles c.q. de software daarvoor, is de verantwoordelijkheid van de softwareleveranciers; de inhoudelijke basis van deze controles is aanwezig in dit PvE.

Bij de LAS-applicatie is functionaliteit nodig om de gegevens te kunnen synchroniseren met die van BRON. Dit betekent ook dat er bij het LAS functionaliteit in het kader van ‘journaalvoering’ nodig is: duidelijk moet zijn voor welke gegevens al wel en voor welke nog niet een melding heeft plaatsgevonden en wat het resultaat is geweest. Overigens gaat het niet alleen om het synchroniseren van de meldingen vanuit de PO-school; ook de wijzigingen vanuit de BRP (spontane mutaties) die BRON naar de scholen verspreidt zijn onderwerp van de synchronisatie (maar alle uitwisselingen vinden alleen plaats op initiatief van de PO-school).

Daarnaast is binnen het LAS functionaliteit nodig om inzicht te krijgen in de uitwisselingsstatus en in bijvoorbeeld signalen naar aanleiding van niet realtime uit te voeren controles, zoals persoonscontroles bij BRP).

Hieronder worden de onderdelen uit het bovenstaande schema beschreven.

De uitwisseling tussen scholen en BRON kent een asynchroon karakter; de scholen leveren berichten (bv. identificatieverzoek, of melding inschrijving) en ontvangen op dat moment alleen een ontvangstbevestiging. Vervolgens heeft BRON de gelegenheid om de verwerking te starten. Pas na een expliciet verzoek om terugkoppeling vanuit de school levert BRON de terugkoppelingen, voor zover gereed.

Het gaat om de volgende uitwisselingen:

De productie URL voor de data-uitwisseling (XML berichten) is: https://webservice.duo.nl:6914/POKANAAL/. Voor de aanleveringberichten geldt dat de PO-school van waaruit het bericht wordt verstuurd, synchroon na versturen een ontvangstbevestiging van BRON ontvangt (in feite een protocol-antwoord dat het bericht in behandeling kan worden genomen).

NB: Omdat poort 6914 niet een standaardpoort is, moet de school goed opletten dat deze daadwerkelijk open staat en open blijft staan. Het gaat hierbij om verkeer ‘van binnen naar buiten’, dus niet andersom.

Gedurende het verzenden en het wachten op de ontvangstbevestiging moet er verbinding zijn met BRON. Als de school binnen een bepaalde tijd geen ontvangstbevestiging ontvangt, kan de school er van uitgaan dat er iets mis is gegaan met het versturen van het bericht en zal de school het bericht opnieuw moeten aanbieden. Vervolgens verwerkt BRON asynchroon (er hoeft geen verbinding meer te zijn met BRON) het bericht (zie ook de individuele beschrijving per bericht) en zet, zodra de verwerking is afgerond, het resultaat klaar in de 'terugkoppelvoorraad'. Deze terugkoppeling is een inhoudelijke terugkoppeling en is een positieve terugkoppeling of een afkeuring.

Deze procesgang geldt dus voor inhoudelijke berichten (als melding inschrijving of identificatieverzoek), maar ook voor bijv. een verzoek registratieoverzicht en kent, na de ontvangst, een asynchroon karakter. De PO-school wordt niet door BRON op de hoogte gebracht van het feit dat er een antwoord op de vraag gereed is.

De in bovenstaande figuur genoemde berichten zijn verder uitgewerkt in §5.6.

De terugkoppelvoorraad bestaat niet alleen uit antwoorden op vragen: ook op eigen initiatief vult BRON de terugkoppelvoorraad bij. Indien aan de orde (denk aan een spontane mutatie vanuit BRP of een periodiek overzicht van dubbele inschrijving) stelt BRON na interne afhandeling van de wijziging een bericht op om de PO-school op de hoogte te brengen en plaatst dit in de terugkoppelvoorraad. De PO-school wordt niet door BRON op de hoogte gebracht van het feit dat er een terugkoppeling (zonder gerelateerde vraag) aangemaakt is.

De in bovenstaande figuur genoemde berichten zijn verder uitgewerkt in § 5.6.

Deze globale procesgang beschrijft de werkwijze rondom het legen van de terugkoppelvoorraad. De PO-school verstuurt een bericht en ontvangt van BRON (synchroon) een antwoord. Dit inhoudelijke antwoord bestaat uit alle terug te koppelen berichten uit de terugkoppelvoorraad voor die PO-school.

De PO-school is niet op de hoogte van de vulling van de terugkoppelvoorraad (er wordt geen notificatie van de vulling verzonden): het is de verantwoordelijkheid van de PO-school zelf om (periodiek) de terugkoppelvoorraad te legen.

De in bovenstaande figuur genoemde berichten zijn verder uitgewerkt in § 5.6.

Periodiek wordt BRON geschoond. Dat houdt voor BRON PO in dat de berichten (identificatieverzoeken, meldingen inschrijvingen, terugkoppelingen, etc.) ouder dan de bewaartermijn verwijderd worden. De gegevens van inschrijving en leerling worden verwijderd als er langer dan de bewaartermijn geen actieve inschrijving in BRON is geweest. Hierbij houdt DUO rekening met het vervolgonderwijs dat de leerling eventueel nog volgt.

Is de inschrijving in het Primair Onderwijs bijvoorbeeld langer dan de bewaartermijn geleden, maar is er nog wel een actieve inschrijving in een vorm van vervolgonderwijs, dan worden de leerling en de inschrijving niet verwijderd uit BRON.

Ook de gegevens en de inschrijvingen van leerlingen die langer dan de bewaartermijn voor gegevens van overleden personen zijn overleden, worden verwijderd uit BRON.

Wettelijke grondslag

Het opschonen van het register is vastgelegd in artikel 24c, derde lid, van de Wet op het Onderwijstoezicht (WOT) en de Archiefwet. Hierin zijn de bewaartermijnen opgenomen en de vernietigingsplicht en overbrengingsplicht van gegevens.

De WON beschrijft in hoofdlijnen (soms ook in detail!) welke gegevens een rol spelen in de uitwisseling tussen de PO-scholen en BRON. Dit hoofdstuk bevat een detaillering van die beschrijving en omvat onder meer een nadere specificatie (per gegevenselement) van het formaat en de lengte, maar ook een definitie of nadere toelichting.

Niet alle gegevens zijn overigens rechtstreeks te herleiden tot begrippen uit de WON: bij de uitwisseling zijn ook zogenaamde procesgegevens nodig om de procesgang te stroomlijnen.

De gegevens zijn gerangschikt naar ‘kopgegevens’, ‘persoonsgegevens’, ‘inschrijving WPO gegevens’, ‘inschrijving WEC gegevens’ en ‘overige gegevens’. Binnen iedere rubriek zijn niet alleen de gegevens opgenomen die door PO-scholen worden aangeleverd (en die door BRON worden teruggekoppeld), ook gegevens die niet worden geleverd door scholen maar alleen in de terugkoppeling naar de PO-school voorkomen, zijn opgenomen; deze zijn grijs gearceerd in de tabellen.

De ‘inschrijving WPO gegevens’, ‘inschrijving WEC gegevens’ zijn gegroepeerd in gegevensgroepen. Per gegevensgroep is aangegeven of het om periode of om vaste gegevens gaat.

Periode gegevensgroepen mogen bij een mutatie niet verwerkt worden in de vorm van een uitschrijving en een inschrijving. Bij het wijzigen van periodegegevens dient de instelling (LAS) de inschrijving aan te leveren met de periodegegevens van voor en na de wijziging.

Hierop zijn enkele uitzonderingen die via uitschrijving en inschrijving mogen plaatsvinden:

Voor alle andere gevallen waarbij periodegegevens worden gewijzigd is het niet acceptabel om de wijziging van periodegegevens te doen resulteren in een uitschrijving en een inschrijving.

Ieder bericht gaat (verplicht) vergezeld van zogenaamde kopgegevens. Deze gegevens hoeven slechts éénmaal per bericht te worden opgenomen en zijn bedoeld om informatie over het bericht (identificatie en afzender) door te geven.

Hieronder staat de complete set van persoonsgegevens die in verschillende berichten kunnen voorkomen. Deels betreft het gegevens die door de PO-school kunnen worden aangeleverd, deels betreft het ook BRP-gegevens die alleen in de terugkoppeling aan de PO-school kunnen voorkomen.

Niet in alle berichten komen persoonsgegevens voor. Ook zijn niet alle items verplicht aanwezig als er persoonsgegevens in een bericht (aanlevering of terugkoppeling) aanwezig zijn. In het hoofdstuk over berichten wordt dit nader uitgewerkt.

Een inschrijving WPO kent diverse gegevensgroepen die de inschrijving kenmerken. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving WPO. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht; dit staat in detail aangegeven bij de berichtbeschrijving en de controles.

Net als een inschrijving WPO kent een inschrijving WEC diverse gegevensgroepen die de inschrijving kenmerken. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving WEC. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht; dit staat in detail aangegeven bij de berichtbeschrijving en de controles.

Naast de kopgegevens, persoonsgegevens en inschrijvingsgegevens voor WPO en WEC zijn er nog andere gegevens die een rol spelen bij de uitwisseling tussen PO-scholen en BRON: de Verplichte eindtoets.

Naast de kopgegevens, persoonsgegevens en inschrijvingsgegevens voor WPO en WEC zijn er nog andere gegevens die een rol spelen bij de uitwisseling tussen PO-scholen en BRON. Deels spelen deze een rol bij zowel de aanlevering als de terugkoppeling, deels gaat het ook om gegevens die alleen in de terugkoppeling een rol spelen.

BRON controleert ieder gegeven dat de school aanlevert. Deze controles zijn te onderscheiden in syntactische controles (bijv. voldoen aan formaten en lengtes) en functionele controles. Eerstgenoemde categorie van controles wordt op deze plaats verder niet beschreven, maar staat in de XSD opgenomen.

De functionele controles betreffen controles op toegestane waarden, maar ook op onderlinge samenhang.

Controles kunnen leiden tot ‘afkeur’ of ‘signalering’. Bij ‘afkeur’ vindt geen opname van gegevens in BRON plaats en wordt de PO-school ingelicht omtrent de reden van afkeur van het bericht.

Bij ‘signalering’ worden de gegevens zoals in het bericht opgenomen wel in BRON vastgelegd. De betrokken PO-school ontvangt een signaal dat wijst op een mogelijke tekortkoming of bijzondere situatie die is ontstaan. Deze mogelijke tekortkoming of bijzondere situatie verhindert de opname in BRON niet. Wel is het zo dat er mogelijk bekostigingsconsequenties zijn.

Signalen kunnen met een synchroon of een a-synchroon bericht worden teruggekoppeld aan de school.

In een synchroon bericht (de ontvangstbevestiging) koppelt BRON terug of een bericht is ontvangen en al dan niet in behandeling genomen kan worden. Dit bericht wordt onmiddellijk na ontvangst van een verzoek verstuurd. De controles en signalen die synchroon worden teruggekoppeld staan beschreven in de volgende paragraaf.

Signalen in a-synchrone berichten zijn in alle gevallen het gevolg van functionele controles. Controles die a-synchroon worden uitgevoerd en de bijbehorende signalen die a-synchroon worden teruggekoppeld staan per gegeven beschreven vanaf paragraaf 6.2.3.

Signalen die in synchrone berichten worden teruggekoppeld zijn in bijna alle gevallen het gevolg van niet-functionele controles. Alleen de controle op de berichtidentificatie in kopgegevens is een functionele controle.

Bij deze controle kan, indien het een afkeur van een verzoek terugkoppeling betreft, het afkeursignaal synchroon worden teruggekoppeld via het (verder inhoudelijk ‘lege’) bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

* LDAP toelichting:

Nadat een school via www.bron.nl de deelnamegegevens aan DUO heeft doorgegeven en als deze door DUO zijn goedgekeurd dan worden de instellinggegevens en BRINnummer en aanleverpuntnummer geregistreerd in een database in PKI: de LDAP. Deze scholen komen vervolgens voor een PKI-certificaat in aanmerking. Met behulp van PKI-certificaten is de informatie die over het internet wordt gestuurd, beveiligd. LDAP staat voor Lightweight Directory Access Protocol.

Op het moment dat het onderwijsnummer voor PO wordt ingevoerd hebben de PO-scholen de keuze om de gehele historie van alle gegevensgroepen te leveren, of om alleen de (periode)gegevens te leveren die geldig zijn op en/of vanaf de datum start onderwijsnummer. BRON voert echter pas vanaf de datum start onderwijsnummer controles uit. De gegevens die geldig zijn vóór de datum start onderwijsnummer worden, mits voldaan aan syntactische en waar van toepassing integriteitcontroles, opgenomen in BRON zonder controles op geldigheid. De betreffende controles zijn herkenbaar als grijs gearceerde controles in de volgende paragrafen.

De datum start onderwijsnummer is een 'variabele' die wordt vastgesteld op moment van invoering van het onderwijsnummer voor de sector PO.

Op 1 augustus 2012 traden de eerste onderdelen van de Wet passend onderwijs (Stb. 2012, 533) in werking. Op deze datum werden er echter nog geen gegevens conform de nieuwe wetgeving uitgewisseld. De uitwisseling van gegevens start twee jaar later, op 1 augustus 2014. Waar in dit document aan datum start Passend Onderwijs wordt gerefereerd wordt bedoeld: 1-8-2014.

Op 1 augustus 2015 is de wetgeving rondom het verzamelen van de beleidsinformatie voor Passend Onderwijs in werking getreden.

Dit houdt voor de aanlevering aan BRON in:

Omdat het wetgevingstraject parallel loopt aan het traject voor het aanpassen van de gegevensuitwisseling tussen LAS en BRON is een variabele ingangsdatum geïntroduceerd. Het gaat om de datum start Passend Onderwijs Beleidsinformatie. Op deze manier is het mogelijk om afhankelijk van het wetgevingstraject de ingangsdatum van de gegevens in BRON te variëren en af te stemmen op het wetgevingstraject.

Elke school moet voor elke leerling elk jaar opnieuw bepalen of deze leerling voor bekostiging in aanmerking komt, conform artikel 10, lid 1 van het Besluit Bekostiging WPO en conform artikel 9, lid 1 van het Besluit Bekostiging WEC. Dit betreft de status voor indicatie bekostiging die geldt op 1-10 van het lopende schooljaar. Zodoende moet elke school jaarlijks bepalen of de indicatie bekostiging op ja of nee gezet moet worden en deze vervolgens aanleveren aan BRON. Deze jaarlijkse aanlevering is verplicht voor alle scholen.

Met de Wet kwaliteit (V)SO (Stb. 2012, 545) is geregeld dat per 1 augustus 2014 uitstroomprofielen aangeleverd worden aan BRON. Voor WEC inschrijvingen moeten deze gegevens vanaf die datum bijgehouden worden en aangeleverd worden aan BRON, het gaat om de gegevensgroep Uitstroomprofiel WEC.

Bij het Uitstroomprofiel Vervolgonderwijs moet een Elementcode worden meegegeven. Gezien de grootte van de lijst met Elementcodes, is deze niet opgenomen in paragraaf 7.1 Referentietabellen & waardelijsten. De lijst kan worden geraadpleegd via de link: https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/leerlingenadministratie/passend-onderwijs-uitwisselen/voortgezet-speciaal-onderwijs.jsp. De code 0090 Praktijkonderwijs in deze lijst mag niet gebruikt worden.

Voor het aanleveren van examenresultaten aan BRON VO kan het Programma van Eisen elektronische gegevensuitwisseling tussen VO-scholen en VO-afdelingen van Verticale BVE-instellingen en DUO/Groningen Examenresultaten worden geraadpleegd.

In het schooljaar 2014–2015 wordt de verplichte eindtoets van kracht; eerst voor de inschrijvingen Basisonderwijs (SBAO en SO op vrijwillige basis).

In de bestaande gegevensgroep Inschrijving WPO is het attribuut Herzien advies toegevoegd.

Verplichte eindtoets is als nieuwe gegevensgroep toegevoegd (vanaf het schooljaar 2014–2015) evenals de gegevensgroepen Toetsonderdeel en Toetsdomein (vanaf het schooljaar 2015–2016).

De bestaande gegevensgroep Eindtoets WPO kan vanaf het schooljaar 2015–2016 niet meer worden gebruikt voor de uitwisseling van eindtoetsen, behalve als correctie op een eerder in BRON geregistreerde toetsgegevens.

Met BRON worden alleen de toetsonderdelen rekenen en taal uitgewisseld. Alleen van het toetsonderdeel taal de toetsdomeinen lezen en taalverzorging. Voor rekenen wordt het referentieniveau (score) bij het toetsonderdeel geregistreerd en voor taal bij de domeinen lezen en taalverzorging.

1 Dit signaal komt in voorkomende gevallen slechts eenmaal voor, ook als meerdere attributen aanleiding geven voor dit signaal.

Een webservice is een applicatie die een aantal functies biedt en aan te spreken is over het Internet. De in- en output van deze functies gebeurt voornamelijk in XML-formaat en volgens vaste afspraken. Deze afspraken zijn platformonafhankelijk; je kunt dus iedere webservice gebruiken vanaf ieder soort platform (Unix, NT, etc.).

De code achter een webservice kan gemaakt zijn met alle mogelijke middelen. Of het nu Java is, C# of een scriptingtaal, het kan allemaal een webservice bieden. Een applicatie biedt een webservice omdat de interface zich houdt aan bepaalde afspraken. Alle webservices spreken dezelfde taal, over hetzelfde protocol, met vaste afspraken over het formaat.

De definitie van een webservice ligt vast in een WSDL (Web Service Description Language). In de WSDL staat beschreven welke services DUO aanbiedt en de locatie van de service (dit moet nog worden bepaald door DUO).

Elke service bestaat uit een SOAP-header (de stuurgegevens) en een SOAP-body (de berichtgegevens). In de SOAP-body staat het te verzenden bericht of het antwoord. De berichten staan verder beschreven in hoofdstuk 5.4.

In de SOAP-header staan de volgende gegevens:

De WSDL en de XSD’s worden niet opgenomen in het PVE maar zijn aparte documenten, namelijk:

In de XSD & WSDL worden op verschillende plaatsen (include files, namespaces, ed.) verwezen naar bestandsnamen en versienummers. Dit zal op alle plaatsen moeten worden aangepast naar het nieuwe versienummer!

De gegevensuitwisseling zal gaan plaats vinden vanuit de administratiepakketten, in de vorm van webservices en ‘XML’ berichten (met de standaardcodering UTF-8).

Indien niet met UTF-8 wordt aangeleverd bestaat de kans dat BRON het bericht afkeurt met responscode 500 en de melding ‘internal server error’.

Het systeem bij DUO dat de inschrijvingen verwerkt, ondersteunt tekens die voorkomen in het tekenset ASCII819. ASCII819 ondersteunt niet alle tekens die voorkomen bij de BRP.

Scholen kunnen persoonsgegevens van leerlingen echter volgens de BRP schrijfwijze aanleveren. Afgesproken is dat, indien een PO school een bericht met persoonsgegevens aanlevert met tekens die niet voorkomen in ASCII819, het bericht wel wordt verwerkt bij BRON, door een diakritisch teken vereenvoudigd op te slaan tot het meest gelijkende teken.

Verdere uitwisseling met de BRP en elke terugkoppeling naar de PO-scholen wordt met deze gelijkende tekens gedaan.

A. Time-out

Als een bericht vanuit het LAS de applicatieserver van DUO niet bereikt, wordt er geen antwoord gegeven. Dit leidt tot een time-out bij het LAS. Oorzaken kunnen o.a. zijn: geen internetverbinding, een trage internetverbinding, overbelasting van servers bij DUO, bericht wordt door de firewall van DUO niet doorgelaten. Het LAS mag na 30 seconden ervan uitgaan dat het bericht niet is ontvangen door DUO. Dit zal door het LAS afgevangen moeten worden. Het bericht zal op een later tijdstip opnieuw aangeboden moeten worden aan DUO.

B. Foutieve berichtenopmaak

De berichtopmaak wordt gecontroleerd aan de hand van het XSD. Als de opmaak niet overeenkomt, krijgt het LAS synchroon teruggekoppeld dat het bericht is afgekeurd (zie: Bericht 17: Ontvangstbevestiging). Het LAS zal deze fout moeten kunnen afvangen. Na het herstellen van het bericht, moet het bericht opnieuw worden aangeboden aan.

A. Functionele fouten

Een functionele foutsituatie kan pas worden geconstateerd als het bericht de applicatieserver van DUO bereikt. Op basis van de inhoud van het bericht, dat qua opmaak voldoet aan de eisen van het XSD en bij DUO beschikbare gegevens wordt geconcludeerd dat de webservice niet kan worden uitgevoerd. Terugkoppeling vindt geautomatiseerd plaats door het verzenden van een afgesproken foutbericht.

B. Overige fouten

Mocht er een andere foutsituatie ontstaan dan hierboven beschreven dan wordt er een foutbericht verzonden met een algemene foutcode en omschrijving.

Bij het beschikbaar stellen van een nieuwe versie van een webservice zorgt DUO ervoor de vorige versie nog een bepaalde tijd gebruikt kan worden. Om dit mogelijk te maken wordt een versie-aanduiding opgenomen in de naam van de webservice.

WSDL

Een versie van een webservice is terug te vinden in de bij behorende WSDL, zowel in de bestandsnaam als intern, in de targetnamespace-definitions:

<naam service>_V<Versie-id>.wsdl (bijvoorbeeld: BpokServices_V1.0.wsdl)

Intern (in de wsdl) is deze versie terug te vinden bij de de targetnamespace-definitions:

xmlns:tns="http://ib-groep.nl/services/Basis-v1.0"

targetNamespace="http://ib-groep.nl/services/Basis-v1.0"

XSD

Een versie van een interface is terug te vinden in de bij behorende XSD, zowel in de bestandsnaam als intern, in de targetnamespace-definitions:

<naam interface>_V<Versie-id>.xsd (bijvoorbeeld: berichtenVerkeerIBGroepPO_V1.0.xsd)

Intern (in de xsd) is deze versie terug te vinden bij de de targetnamespace-definitions:

xmlns:tns="http://ib-groep.nl/services/Basis-v1.0"

targetNamespace="http://ib-groep.nl/services/Basis-v1.0"

NB:

Het versienummer van de targetnamespace van een XSD representeert tegelijkertijd het versienummer van alle XSD’s.

Bv XSD voor ‘BerichtenVerkeerIBGroepPO_V1.0.xsd’

xmlns:tns="http://ib-groep.nl/services/Basis-v1.0"

targetNamespace="http://ib-groep.nl/services/Basis-v1.0"

gaat altijd samen met de bestandsnaam XSD voor:

‘BegrippenregisterPersoonPO _V1.0.xsd’

‘BegrippenregisterAlgemeenPO_V1.0.xsd’

Etc.

SOAP

DUO ondersteunt versie 1.1.

Indien niet met een bestaande SOAP versie wordt aangeleverd volgt responscode 500 en de melding ‘internal server error’. Wordt er met een andere SOAP versie aangeleverd koppelt DUO het bericht terug met SOAP versie 1.1.

Functionele wijzigingen, verschijningsdatum en vervaltermijnen zullen gecommuniceerd worden door middel van wijzigingsvoorstellen op het PvE. Nieuwe versies van webservices kunnen ook worden aangemaakt zonder wijziging in het PvE (bv. ingeval van bugs).

In dit hoofdstuk staat in detail beschreven uit welke gegevens de hiervoor beschreven berichten (kunnen) bestaan. Indien noodzakelijk is een korte toelichting opgenomen. Ook is aangegeven wat de optionaliteit is van die gegevens in de specifieke berichten.

De optionaliteit geeft aan of een attribuut in een bericht gevuld moet worden aangeleverd of weggelaten mag worden.

Optioneel

Indien een rubriek optioneel (O) is gedefinieerd, dan moet in geval van geen waarde of afwezigheid van het gegeven, de rubriek niet worden aangeleverd. Dit geldt zowel voor alfanumerieke als numerieke rubrieken als datums. Is de rubriek wel gevuld, dan moet het voldoen aan alle relevante controles.

Verplicht

Indien een rubriek verplicht (V) is gedefinieerd, dan moet de rubriek gevuld worden en tevens voldoen aan alle relevante controles.

Formaat

Per gegevenselement is in hoofdstuk 6 aangegeven in welk formaat het in de interface dient voor te komen. Als bij de toelichting ‘waardelijst’ staat vermeld, betekent het dat het gegevenselement dient te voldoen aan een waardelijst of een referentietabel. Alle gebruikte waardelijsten en referentietabellen staan opgesomd in 7.1. Bijlage 1: Referentietabellen.

In geval van een datum dient het masker EEJJ-MM-DD (eeuw-jaar-maand-dag) te worden gehanteerd. Het dient een bestaanbare datum te zijn die ligt tussen 1900-01-01 en 2199-12-31. Daarnaast zijn er ook datums waarbij de dag en/of maand onbekend zijn. Deze datums worden in het bericht niet als datum gedefinieerd maar als een numeriek veld. Hierbij dient het masker EEJJMMDD te worden gehanteerd.

Beschrijving

Dit bericht kent twee varianten:

Ad a) Als de PO-school niet de beschikking heeft over het Persoonsgebonden Nummer (PGN) van een leerling, kan met dit bericht het PGN worden opgevraagd bij DUO. Na besluit tot toelating meldt de PO-school de beschikbare gegevens van de leerling (waarvan een aantal verplicht, te weten geboortedatum, geslacht, naam en voornamen), alsmede (indien in gebruik) het leerlingnummer.

DUO start het identificatietraject om aan de hand van de registratie in BRON of BRP de juiste persoon te vinden. Uitkomst van dit traject is:

de persoon is gevonden in BRP met Burgerservicenummer Burgerservicenummer wordt PGN

de persoon is gevonden in BRP zonder Burgerservicenummer DUO kent onderwijsnummer toe als PGN

de persoon is niet gevonden in BRP  DUO kent onderwijsnummer toe als PGN

ad b) Als de PO-school wel de beschikking heeft over het PGN (Burgerservicenummer of onderwijsnummer) van een leerling, kan met dit bericht worden geverifieerd of de combinatie PGN, geboortedatum en geslacht correct is en dus gebruikt kan worden voor verdere communicatie met DUO.

DUO start het identificatietraject om aan de hand van de registratie in BRON of BRP de geleverde combinatie van gegevens te verifiëren. Uitkomst van dit traject is:

Let wel: de constatering dat een combinatie van PGN, geboortedatum en geslacht niet gebruikt kan worden zegt niets over het al dan niet juist zijn van één van de onderdelen, maar alleen over de juistheid van de combinatie van de drie onderdelen.

Inhoud

Beschrijving

Dit bericht kan alleen worden gebruikt om wijzigingen op sleutelgegevens/adresgegevens (adres: alleen postcode/landcode volgens instelling) door te geven voor personen bij wie geen BRP-relatie aanwezig is (dus alleen voor personen met onderwijsnummer). Een persoon zonder BRP-relatie heeft een onderwijsnummer; maar niet voor iedere persoon met een onderwijsnummer geldt dat er geen BRP-relatie is. Voor personen met onderwijsnummer én een BRP-relatie zal dus, indien de PO-school een wijziging van sleutelgegevens doorgeeft, deze melding worden afgekeurd.

Onder 'situatie oud' vermeldt de PO-school de bestaande situatie, bij 'situatie nieuw' vermeldt de PO-school de gehele nieuwe situatie (dus ook gegevens die niet gewijzigd zijn!).

Uitkomst van dit traject is:

De inhoudelijke terugmelding wordt klaargezet en kan door de PO-school worden opgehaald (middels 'verzoek terugkoppeling').

Inhoud

Beschrijving

Dit bericht kent twee varianten:

Ad a) Als de PO-school de beschikking heeft over een PGN (al dan niet na een voorafgaand traject van identificatie middels een identificatieverzoek) meldt de PO-school met dit bericht de set van WPO/WEC-inschrijvingsgegevens van een leerling aan BRON (zowel initieel als bij wijzigingen). BRON beoordeelt allereerst of het bericht verwerkt kan worden. Vervolgens vinden persoonscontrole en inhoudelijke inschrijvingscontrole plaats. Op hoofdlijnen is de uitkomst:

Ad b) Als de PO-school niet de beschikking heeft over een PGN, dan meldt de PO-school met dit bericht de set van WPO/WEC-inschrijvingsgegevens van een leerling aan BRON zonder PGN (dus met naamsgegevens). De verwerking van dit bericht omvat ook de identificatie; het is dus niet noodzakelijk om vooraf middels een identificatieverzoek de identificatie uit te voeren/afgerond te hebben.

BRON beoordeelt allereerst of het bericht verwerkt kan worden. Vervolgens vinden identificatie en inhoudelijke inschrijvingscontrole plaats. Op hoofdlijnen is de uitkomst:

Uitkomst van de identificatie is:

De identificatie zelf zal niet leiden tot een afkeuring van de melding.

Zowel voor variant a als b geldt dat de gehele historie van de betreffende inschrijving geleverd wordt, of het nu gaat om initiële opvoer van een inschrijving of om wijzigingen van een inschrijving.

Als het gaat om een correctie op de datum inschrijving dan en alléén dan wordt de datum inschrijving van de oorspronkelijke inschrijving meegeleverd.

Als er een inschrijving wordt aangeleverd die al eerder in BRON was geregistreerd en vervolgens verwijderd dan wordt binnen BRON voor deze inschrijving (van dezelfde leerling en met dezelfde datum inschrijving) de datum aanlevering van de oorspronkelijke inschrijving gebruikt voor de verdere verwerking binnen BRON.

Na de start passend onderwijs worden er geen LGF-indicatie meer afgegeven. WPO Inschrijvingen met een datum inschrijving op of na de start van passend onderwijs mogen de gegevensgroep LGF-indicatie niet bevatten. Voor inschrijvingen die starten voor de start van passend onderwijs en waarbij deze indicatie was aangeleverd, moet men ook bij wijzigen van deze inschrijvingen na de start passend onderwijs deze gegevensgroep wel meeleveren.

Met de invoering van Passend Onderwijs komen WEC en Ambulante begeleiding WEC niet meer voor. Dit betekent niet dat deze gegevensgroepen verdwijnen maar dat de rubrieken met ingang van het Passend Onderwijs voor nieuwe inschrijvingen niet meer gevuld worden.

Daarnaast komt de soort onderwijs voor cluster 3 & 4 scholen vanaf start passend onderwijs te vervallen. Dit betekent dat deze gegevensgroep niet meer verplicht aanwezig is maar optioneel wordt; namelijk alleen door cluster 1 & 2 scholen aan te leveren.

Bij de melding inschrijving WEC komt er vanaf de invoering van Passend Onderwijs voor cluster 3 en 4 inschrijvingen een nieuwe gegevensgroep bij; de toelaatbaarheidsverklaring.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht verzoekt de PO-school om een verwijdering van een inschrijving. Dit bericht kan alleen worden gebruikt om inschrijvingen die reeds in BRON aanwezig zijn te verwijderen.

Uitkomst van dit traject is:

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht verzoekt de PO-school om een registratie-overzicht van de situatie in BRON. Zo’n registratie-overzicht geeft de school inzicht in de wijze waarop de leerlingen in BRON zijn geregistreerd; dit kan voor de school van belang zijn in (specifieke) situaties zoals het aanleveren van nieuwe standen, het herstellen van de stand in de eigen administratie of het toetsen van een bekostigingsbesluit van DUO.

Een verzoek om een registratie-overzicht gaat vergezeld van een peildatum. Tevens kan in het bericht worden aangegeven welke specifieke persoon of personen het verzoek betreft. Als er geen persoonsgegevens gevuld zijn, dan worden alle op de PO-school ingeschrevenen geleverd (voor zover deze op de peildatum ingeschreven zijn).

In het verzoek om een registratie-overzicht kan ook aangegeven worden (optioneel dus) voor welke vestiging de selectie moet plaatsvinden; als dit niet gevuld wordt, dan vindt de selectie voor alle vestigingen van de betreffende PO-school plaats.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht verzoekt het aanleverpunt van de school om alle resultaten die voor dat aanleverpunt klaar zijn gezet bij DUO sinds de laatste keer dat een terugkoppeling heeft plaatsgevonden, terug te koppelen aan de school.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht geeft BRON een (synchrone!) terugkoppeling op een verzoek tot terugkoppeling. Ingeval het verzoek is afgekeurd, worden alleen de kopgegevens en een signalering geleverd.

Als het verzoek is goedgekeurd, worden de terugkoppelingen die klaar staan opgenomen in dit bericht. Hierbij worden ook alle aanwezige retourberichten geleverd aan de school, zoals wijziging sleutelgegevens BRON.

De terugkoppeling bestaat dus uit antwoorden met voorafgaand bericht vanuit de school (zoals melding inschrijving of een identificatieverzoek), maar ook uit antwoorden zonder voorafgaand bericht vanuit de school.

Om de terugkoppeling zo optimaal mogelijk te laten verlopen is een aantal afspraken gemaakt die in de volgende paragrafen worden genoemd.

De terugkoppeling kent een maximale omvang.

Aangezien de terugkoppelvoorraad variabel is en dus klein maar ook heel groot kan zijn, kan de performance zwaar belast worden. Om performance problemen te voorkomen wordt de voorraad gecontroleerd. Indien deze groot is zal de terugkoppeling niet in één maar in meer bundels plaatsvinden.

NB De grootte van de terugkoppelvoorraad wordt niet alleen bepaald door het aantal terug te koppelen berichten. Immers de voorraad kan bestaan uit één terugkoppelbericht met een registratieoverzicht voor alle ingeschrevenen op een PO-school, welke groter is dan de voorraad van 500 diverse overige terugkoppelberichten.

Afspraak:

Indien een maximale waarde wordt overschreden dan wordt de voorraad niet in één bericht teruggekoppeld maar in meerdere terugkoppelberichten totdat er geen terugkoppelvoorraad meer is.

De terugkoppeling is een iteratief proces totdat er geen terugkoppelvoorraad meer is.

BRON en de school moeten dezelfde status toekennen aan een terugkoppelbericht. Met andere woorden, BRON heeft een bericht verzonden en moet weten of de school deze heeft ontvangen.

Om dit te bewerkstelligen is een iteratief proces uitgedacht dat door de school wordt gestart en beëindigd.

BRON reageert op de inhoud van een verzoek terugkoppeling afhankelijk van de Berichtidentificatie en de terugkoppelvoorraad.

Afspraken:

Let op: deze terugkoppeling eindigt dus altijd met een bericht, slechts bestaand uit kopgegevens als er geen inhoudelijk terugkoppelbericht (meer) aanwezig is.

Inhoud

NB. De berichten 14 en 15 uit PvE 0.8 zijn opgenomen in het nieuwe bericht 15. De overige berichten behouden het oorspronkelijke nummer.

Beschrijving

Met dit bericht geeft BRON een positieve terugkoppeling op een identificatieverzoek, zowel met als zonder PGN. In dit bericht staan de te gebruiken identificerende gegevens, alsmede eventuele signalen. In dit bericht is in ieder geval het PGN (Burgerservicenummer of onderwijsnummer) en de geboortedatum/het geslacht opgenomen.

Dit bericht komt overigens niet als zelfstandige terugkoppeling voor, maar is opgenomen in het bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht geeft BRON een positieve terugkoppeling op de verwerking van gewijzigde sleutelgegevens. Onder ‘situatie nieuw’ staan de nieuw te gebruiken sleutelgegevens.

Mocht er op basis van die nieuwe sleutelgegevens een BRP-relatie zijn gelegd, dan worden de BRP-gegevens ook opgenomen in de terugkoppeling.

Dit bericht komt overigens niet als zelfstandige terugkoppeling voor, maar is opgenomen in het bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht geeft BRON, n.a.v. een melding inschrijving van de PO-school, aan wat de nieuwe geregistreerde stand is in BRON van een specifieke leerling. Deze terugkoppeling is mogelijk als terugkoppeling op de melding inschrijving met PGN, maar ook zonder PGN. De terugkoppeling gaat altijd gepaard met het PGN (Burgerservicenummer of onderwijsnummer) en de controlegegevens geboortedatum en geslacht. Tevens worden alle persoonsgegevens, voor zover geldig tijdens de inschrijvingsperiode, en natuurlijk de geregistreerde inschrijvingsgegevens meegeleverd.

Dit bericht komt overigens niet als zelfstandige terugkoppeling voor, maar is opgenomen in het bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht koppelt BRON de succesvolle verwijdering van een inschrijving terug.

Dit bericht komt overigens niet als zelfstandige terugkoppeling voor, maar is opgenomen in het bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht koppelt BRON de totale registratie van nul, één of meerdere personen terug als antwoord op het verzoek om een registratie-overzicht. Dit bericht bevat de specifieke registraties van WPO of WEC-inschrijvingen en alle (persoons)gegevens voor zover deze de inschrijvingsperiode betreffen.

Met dit bericht worden geen signalen teruggekoppeld; dat betekent overigens niet dat er geen signalen of mogelijke onjuistheden zijn.

Als op de aangegeven peildatum geen registratie van WPO of WEC-inschrijving aanwezig is dan wordt een leeg registratie-overzicht teruggekoppeld. Als van een of meerdere personen waarvoor het Verzoek registratieoverzicht was aangevraagd geen inschrijving aanwezig is op de peildatum dan wordt deze persoon niet opgenomen in de terugkoppeling.

Dit bericht komt overigens niet als zelfstandige terugkoppeling voor, maar is opgenomen in het bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht geeft BRON aan welk bericht (identificatieverzoek, melding inschrijving) is afgekeurd en waarom. Dit bericht wordt ook aangemaakt als het identificatieverzoek met PGN niet tot een positieve identificatie heeft geleid.

Dit bericht komt overigens niet als zelfstandige terugkoppeling voor, maar is opgenomen in het bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht koppelt BRON een wijziging van de persoonsgegevens (inclusief persoonsgebonden nummer) terug. Met persoonsgegevens worden ook de adres-, migratie- en nationaliteitgegevens bedoeld.

Aan dit bericht is geen 'vraag' vanuit de PO-school vooraf gegaan; het betreft hier een wijziging van sleutel- en/of persoonsgegevens als gevolg van een spontane mutatie vanuit BRP of als gevolg van een wijziging van het persoonsgebonden nummer. Dit nummer kan wijzigen indien DUO het Burgerservicenummer achterhaalt of indien DUO persoonsgegevens omhangt.

Bij een fusie van gemeenten waarbij alleen de ‘Datum ingang adres BRP’ wijzigt stuurt BRON geen spontane mutatie.

Indien de sleutelgegevens wijzigen, worden de oude en de nieuwe sleutelgegevens teruggekoppeld. Is er dankzij deze wijziging een BRP-relatie gelegd, worden ook de geregistreerde (actuele, dus niet de gehele registratie) persoonsgegevens van de betreffende persoon geleverd.

Bij een wijziging van de persoonsgegevens anders dan de sleutelgegevens, wordt de totale geregistreerde situatie van persoonsgegevens geleverd, voor zover vallend in de inschrijvingsperiode.

Dit bericht wordt teruggekoppeld aan de school waar de betrokken leerling staat ingeschreven en wordt aan het aanleverpunt van de PO-school verstuurd, dat ook de leerlinggegevens had geleverd aan BRON.

Wanneer er geen (actieve) aanleverpunt binnen BRON wordt gevonden, dan wordt de spontane mutatie naar alle aanleverpunten gestuurd.

Dit bericht wordt niet verstuurd indien de spontane mutatie vanuit BRP betrekking heeft op adresgegevens waarbij de indicatie geheim al van toepassing is.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht koppelt BRON periodiek de ontstane dubbele inschrijvingen terug. In feite is dit bericht een service richting de PO-scholen om onderling e.e.a. af te stemmen en evt. gegevens aan BRON te leveren.

Dubbele inschrijvingen zijn slechts in een beperkt aantal gevallen toegestaan. Er is sprake van een dubbele inschrijving als een leerling op meerdere scholen tegelijkertijd ingeschreven staat. Deze dubbele inschrijving wordt gesignaleerd, tenzij:

De signalering van een niet toegestane dubbele inschrijving wordt verzonden aan alle betrokken PO-scholen waar de leerling staat ingeschreven. Met ‘betrokken’ wordt bedoeld alle scholen waarbij sprake is van een gezamenlijke inschrijfperiode en de gezamenlijke inschrijfperiode valt geheel of gedeeltelijk in de controleperiode. Deze controleperiode loopt vanaf de begindatum van het huidige schooljaar tot en met de controledatum.

De signalering wordt aan de scholen verzonden totdat er geen sprake meer is van de dubbele inschrijving of totdat het eindpunt van de gezamenlijke inschrijfperiode buiten de controleperiode valt.

Het bericht dubbele inschrijving wordt verstuurd per combinatie onderwijsontvangende/instelling.

Onder de kop ‘situatie dubbele inschrijving’ staat de geconstateerde situatie. Dus meerdere scholen per persoon. Voor de verduidelijking zijn in bijlage 9.4 een aantal voorbeelden opgenomen van welke scholen bij een dubbele inschrijving worden bericht.

De 'dubbele inschrijvingen' staan overigens gewoon in BRON geregistreerd en worden gewoon aan de afdeling Bekostiging van DUO doorgegeven. Bij Bekostiging vindt de uiteindelijke beslissing plaats omtrent al dan niet bekostigen van dubbele inschrijvingen. Dit bericht komt overigens niet als zelfstandige terugkoppeling voor, maar is opgenomen in het bericht ‘terugkoppeling verzoek terugkoppeling’.

Inhoud

Beschrijving

Met dit bericht koppelt BRON terug of een bericht is ontvangen en verwerkt kan worden. Dit is een synchroon bericht en wordt onmiddellijk na ontvangst van een verzoek verstuurd.

Een ontvangstbevestiging betekent overigens niet dat het ontvangen bericht inhoudelijk gecontroleerd is. De inhoudelijke verwerking, met als uitkomst: ‘goedgekeurd’ of ‘afgekeurd’ moet nog plaatsvinden. De uiteindelijke resultaten van de verwerking kan (het aanleverpunt van) een PO-school middels het ‘verzoek terugkoppeling’ opvragen.

Inhoud

Toelichting:

Voor de uitwisseling met het PO veld moet er een technische infrastructuur komen waarbij de Beschikbaarheid, Exclusiviteit en Integriteit van de gegevens zijn gewaarborgd.

Er is een aantal wettelijke bepalingen waaraan de uitwisseling moet voldoen. Deze wettelijke bepalingen zijn: Voorschrift Informatievoorziening Rijksoverheid, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Wet op de computercriminaliteit. Ook conformeert DUO zich aan de Code voor informatie beveiliging. Om niet te verzanden in een wirwar van regelingen heeft de Informatie Beheergroep een vastgesteld beveiligingsbeleid waarin bovenstaande is verwerkt en daarnaast een vastgestelde security baseline waaraan applicaties minimaal moeten voldoen. Deze baseline voldoet niet altijd voor een vastgestelde risicoklasse zodat additionele maatregelen noodzakelijk kunnen zijn.

In dit hoofdstuk staan de eisen met betrekking tot de uitwisseling geformuleerd waaraan de PO-scholen moeten voldoen. Uitgangspunt is dat de aanlevering van de gegevens van de PO-scholen aan BRON valt onder ‘risicoklasse II’. Dat impliceert dat de PO-scholen gebonden zijn aan de beveiligingsvoorwaarden die horen bij de risicoklasse II.

NB:

De PO-scholen zullen zelf adequate beveiligingsmaatregelen moeten treffen met betrekking tot de (lokale) identificatie, autorisatie, controle, logging welke opgenomen kunnen worden in het schoolpakket en eigen verantwoordelijkheid moeten nemen voor de lokale beveiliging. Specifieke maatregelen op het gebied van de lokale beveiliging worden door DUO niet voorgeschreven en zijn daarom geen onderdeel van dit PvE.

Eis 1 > Ontkoppeling van de data en de beveiliging

Vanuit DUO is gesteld dat in het bericht geen informatie wordt opgenomen ten aanzien van informatiebeveiliging.

Eis 2 > PO-scholen mogen uitsluitend voor de eigen school mutaties doorgeven

Aan het bericht moet zijn af te lezen welke school het bericht heeft verstuurd. Een PO-school mag niet in staat zijn om gegevens van een andere school op te voeren danwel te wijzigen. Er moet derhalve een relatie zijn tussen school en Instellingsnummer en het verstrekte certificaat.

Eis 3 > Eisen ten aanzien van de berichtenuitwisseling

De te verzenden berichten en communicatie dienen te voldoen aan de geldende specificaties zoals beschreven in dit document voor berichtuitwisselingen. Dit om te voorkomen dat de Firewall of Intrusion Detection Systeem het verkeer blokkeert.

Eis 4 > Aansluitvoorwaarden

De PO-scholen zijn gebonden zich te conformeren aan de aansluitvoorwaarden, nog nader te specificeren in het aansluitingsprotocol.

Eis 5 > Polling

Uit het proces blijkt dat de PO-scholen regelmatig kunnen ‘kijken’ of er berichten van BRON aan de PO-scholen klaar staan.

Nadat BRON een leeg terugkoppelbericht heeft verzonden naar de school, mag er pas na een interval van 30 minuten weer een verzoek terugkoppelbericht van de school naar BRON worden verzonden. Dit om te voorkomen dat het intrusion detection systeem de verzoeken ziet als misbruik van de webservice, of dat onze netwerk verbinding wordt overbelast.

Om verstoring van de dienstverlening te voorkomen behoudt DUO zich het recht voor om passende maatregelen te nemen, waaronder het verlengen van de interval termijn

Eis 6 > Enrollment

De PO-scholen zijn verantwoordelijk voor de juiste verwerking van de initiële handelingen

Om te komen tot een geïdentificeerde uitwisseling moeten medewerkers een eerste maal geïdentificeerd worden. De school doet een schriftelijke aanvraag waarna een gebruikersnaam en wachtwoord per aangetekende brief wordt verzonden. Deze combinatie wordt gebruikt om later het certificaat op te halen. Hiervoor dient er een registratie systeem aanwezig te zijn met minimaal de NAW gegevens en contactpersoon van de school.

Uitgifte van het certificaat kan pas plaatsvinden indien schriftelijk is aangegeven akkoord te gaan met het aansluitvoorwaarden uit eis 4.

Eis 7 > Certificaten

Een client certificaat van de school en een server certificaat van DUO worden gebruikt voor het opzetten van client/server SSL verbinding.

Client en server certificaat zijn van het type X509 en compliant met ITU standaard X.509 V3.

Trusted CA’s zijn: IB-Groep.

Certificate Revocation List (CRL) support is vereist.

Kenmerken van deze verbinding:

Eis 8 > Tijdigheid

De PO-scholen zijn verantwoordelijk voor de tijdigheid van het doorgeven van de mutaties aan BRON

De PO-scholen dragen zorg voor de beschikbaarheid van de eigen programmatuur (het schoolpakket) om de berichten naar BRON te versturen conform de gestelde specificaties.

De volgende tabellen worden gebruikt bij controles. Deze tabellen zijn onderdeel van dit PvE. Zodra er een element in een tabel wijzigt of een nieuw element wordt toegevoegd, dan zal dit doormiddel van een nieuwe versie van het PvE worden gecommuniceerd. Tevens zal daarbij afgesproken worden wanneer de gewijzigde tabel geldig is.

NB. Indicatie 26 is alleen van toepassing op reguliere WEC-inschrijvingen. Omdat er echter maar 1 school is die deze indicatie zal gebruiken is ervoor gekozen om 1 tabel voor zowel WPO als WEC te hanteren

De volgende referentietabellen worden gebruikt bij controles, maar worden niet door de organisatie BRON beheerd. Hierdoor kan het geen onderdeel zijn van het PvE. Dit houdt in dat de school zelf verantwoordelijk is om hiervan de nieuwste versie te gebruiken om zo geen onnodige afkeuring van berichten te krijgen.

PO-scholen en BRON wisselen gegevens uit met behulp van berichten in XML-formaat. De berichtopmaak wordt gecontroleerd aan de hand van het XSD.

Deze bijlage verschaft inzicht in het verschil van naamgeving van begrippen die worden genoemd in het PVE en in de XSD. Niet alle verschillen worden genoemd, bijvoorbeeld:

NB In onderstaande voorbeelden wordt geen rekening gehouden met de controleperiode.

Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw.

Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. Dit wordt geregeld in een Programma van Eisen (PvE). Dit PvE gaat over de aanlevering van de organisatiegegevens.

Op basis van de wijzigingswet in verband met de invoering van het persoonsgebonden nummer en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC zijn er vier gebieden waarvoor verplichte elektronische gegevensleveringen vanuit het bevoegd gezag volgen: de organisatie, de leerlingen, het personeel en de financiën. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt: voor bekostiging, controle op de bekostiging of voor beleid.

De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoefte en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden is het de verwachting dat er wijzigingen kunnen voorkomen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering.

Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen (en instellingen voor visueel gehandicapte kinderen (VGK)) voor primair onderwijs.

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

In dit PvE worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via www.duo.nl kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRINnummer) en adresgegevens.

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Vanaf 1 augustus 2007 moet het bevoegd gezag van scholen (en VGK-instellingen) de wijzigingen in de communicatie gegevens, genoemd in de volgende paragraaf van dit PvE, elektronisch aanleveren.

Voor wijzigingen in andere gegevens blijven de huidige procedures gehandhaafd.

Voor instellingen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag gaat het om de naam, de datum opheffing, het centraal rekeningnummer, de salarisverwerkende instelling, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daarvoor op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

Onderscheiden worden de volgende gegevens:

Het domein geeft de mogelijke waarden van een attribuut aan.

Bevoegd gezagnummer

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van 5 cijfers.

BRINnummer

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van twee cijfers gevolgd door twee letters.

BRINvestiging

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van twee cijfers gevolgd door twee letters, gevolgd door twee cijfers.

Alle wijzigingen worden aangeleverd binnen vier weken na mutatiedatum.

De aanlevering geschiedt elektronisch. U dient hiervoor gebruik te maken van het onderwerp instellingsinformatie onder www.duo.nl.

Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw.

Als gevolg hiervan is het van belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. Dit wordt geregeld in een Programma van Eisen (PvE). Dit PvE gaat over de aanlevering van financiële gegevens.

Op basis van de wijzigingswet in verband met de invoering van het persoonsgebonden nummer en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC zijn er vier gebieden waarvoor verplichte elektronische gegevensleveringen vanuit het bevoegd gezag volgen: de organisatie, de leerlingen, het personeel en de financiën. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt: voor bekostiging, controle op de bekostiging of voor beleid.

De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van één maal bevragen, meer keren gebruiken. Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoefte en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden is het de verwachting dat er wijzigingen kunnen voorkomen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering. Het PvE zal daarom periodiek worden geëvalueerd en geactualiseerd. De PvE’s hebben met elkaar te maken, soms zijn er overlappingen, soms hebben de gegevens betrekking op dezelfde onderwerpen. Getracht is de definities in de PvE’s zoveel mogelijk op elkaar te laten aansluiten

Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen en instellingen voor primair onderwijs en besturen van samenwerkingsverbanden.

In dit PvE wordt beschreven welke financiële gegevens een bevoegd gezag één maal per jaar in een voorgeschreven formaat moet aanleveren. De gegevens op bestuursniveau maken onderdeel uit van de jaarrekening. Ze worden gedetailleerd beschreven in de ‘Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs’ en de daarbij behorende toelichtende brochure 'Richtlijn jaarverslag onderwijs’. Deze gegevens worden gecontroleerd door de accountant.

Het bevoegd gezag moet eenmaal per jaar de jaarrekening aanleveren conform de ‘Regeling jaarverslaggeving onderwijs’ en de daarbij behorende toelichtende brochure ‘Richtlijn jaarverslag onderwijs’. De jaarrekening wordt op papier (voorzien van accountantsverklaring) én elektronisch ingestuurd. Dit kan door gebruik te maken van het Elektronisch Financieel Jaarverslag (EFJ) voor de jaarrekening.

Indien een bevoegd gezag geen gebruik maakt van EFJ, moet het bevoegd gezag behalve een papieren, een elektronische levering doen met betrekking tot de in dit PvE genoemde financiële gegevens.

De naam van het op te leveren bestand met de financiële gegevens op schoolniveau is:

fkXXXXX.csv, waarbij XXXXX staat voor het bevoegd gezagnummer (zie domein)

Het bestand bevat op de eerste rij de namen van de kolommen, overeenkomend met de naam van de gegevens zoals in paragraaf 2.3 is vermeld.

Het bestand bevat de waarden conform de onderstaande definities, gescheiden door puntkomma’s waarbij de regels gescheiden zijn door het nieuwe regelteken.

Indien het bevoegd gezag EFJ gebruikt voor het maken van de jaarrekening worden de gegevens uit de onderstaande tabel automatisch via EFJ aangeleverd. Het bevoegd gezag hoeft dan voor deze paragraaf geen aparte actie te ondernemen. Maakt het bevoegd gezag geen gebruik van EFJ dan volgt aanlevering zoals aangegeven in paragraaf 2.2.

Alle posten dienen conform de specificaties zoals aangegeven in de ‘Regeling Jaarverslag Onderwijs’ en de daarbij behorende toelichtende brochure ‘Richtlijn jaarverslag onderwijs’ te worden opgenomen.

Het domein geeft de mogelijke waarden van een attribuut aan.

Hoeveelheid in euro’s in de vorm van een getal met 2 decimalen. Een bedrag kan worden voorafgegaan door een min-teken en mag worden afgerond op hele euro’s.

Het identificerende nummer van een bevoegd gezag van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van 5 cijfers. Dit nummer is te vinden op www.duo.nl. Formaat: N5

Aanduiding van het kalenderjaar waarop een bepaald gegeven betrekking heeft, bestaande uit 4 cijfers in de vorm JJJJ.

Het bevoegd gezag verstrekt jaarlijks vóór 1 juli de financiële gegevens over het voorafgaand kalenderjaar aan DUO.

De aanlevering geschiedt elektronisch. Maakt u gebruik van EFJ, dan voldoet u aan de eisen van dit PvE. Maakt u geen gebruik van EFJ, dan levert u, gelijk met de jaarrekening, een bestand aan conform de eisen van dit PvE.

Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw.

Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. Dit wordt geregeld in een Programma van Eisen (PvE). Dit PvE gaat over de aanlevering van personele gegevens. Meer informatie is beschikbaar via de website van DUO (http://www.duo.nl/zakelijk/klantenservice/softwareleveranciers/Levering_personeelsgegevens.asp)’.

Op basis van de wijzigingswet in verband met de invoering van het persoonsgebonden nummer en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC zijn er vier gebieden waarvoor verplichte elektronische gegevensleveringen vanuit het bevoegd gezag volgen: de organisatie, de leerlingen, het personeel en de financiën. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt: voor bekostiging, controle op de bekostiging of voor beleid.

De besturen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal het Ministerie van OCW zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren te laten plaatsvinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en ontlast de schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoefte en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden is het de verwachting dat er wijzigingen kunnen voorkomen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering. Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Het PvE zal daarom periodiek worden geëvalueerd en geactualiseerd.

Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen (en instellingen voor visueel gehandicapte kinderen (VGK)) in het primair onderwijs.

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties en op het niveau van de instellingen. Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De aangeleverde gewogen gemiddelde leeftijd (GGL) per school gebruikt DUO voor de lumpsumbekostiging. Verder worden de personele gegevens en salarisgegevens gebruikt voor het opstellen en analyseren van financiële gegevens en kengetallen uit de jaarrekening.

In dit PvE wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de bestaande praktijk van de leveringen die nu aan het ministerie worden gedaan.

Om de op basis van dit PvE aan te leveren gegevens te kunnen gebruiken voor een vergelijking met gegevens over reeds geleverde periodes zijn ook bestaande indelingen zoveel mogelijk gehandhaafd. Waar nodig zijn de indelingen aangepast of aangevuld.

Vanaf 1 augustus 2007 is het bevoegd gezag verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen (en instellingen) de in dit PvE opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren. De reikwijdte van dit PvE strekt zich ook uit tot het bovenschoolse personeel dat een arbeidsrelatie heeft met het betreffende bevoegd gezag.

De personele gegevens hebben betrekking op:

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

Het bevoegde gezag levert de in dit PvE vermelde gegevens voor alle personen met wie het bevoegde gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon werkzaam is bij een school (met een BRINnummer) dan wel een bovenschoolse aanstelling heeft (zoals bij een door het bevoegd gezag in stand gehouden organisatie of instelling zoals een centrale dienst of bestuursbureau).

A. Gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke arbeidsrelaties

De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

Omdat de gegevens per onderdeel kunnen worden aangeleverd, zijn in elk onderdeel de velden opgenomen die voor een eenduidige koppeling van de gegevens uit de verschillende onderdelen nodig zijn (sleutelvelden). Deze velden worden de eerste keer dat zij voorkomen, gedefinieerd en inhoudelijk toegelicht. Daarna wordt alleen aangegeven met welk doel (c.q. welke koppeling) zij in dat onderdeel van de gegevensset zitten. De inhoud van deze onderdelen wordt uitgewerkt in de paragrafen 2.3.1 tot en met 2.3.3 en paragraaf 4.

Naast maandgegevens worden over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd, verzameld over de looptijd van de desbetreffende arbeidsrelatie in dat jaar. Het betreft de gegevens die in de paragrafen 2.3.1 tot en met 2.3.4 zijn beschreven, per persoon en arbeidsrelatie voor elke situatie die zich in een kalenderjaar (peiljaar) heeft voorgedaan. Financiële gegevens (loon, toelagen en kortingen) worden gecumuleerd voor de periode waarin een bepaalde situatie ongewijzigd heeft bestaan. Het jaarbestand geeft een samenvattend overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan.

Bij levering van het jaarbestand is van het gegeven peilmaand in deze gevallen alleen het peiljaar dus van toepassing. In dit bestand moet het gegeven mutatiedatum worden opgenomen (zie verder paragraaf 4).

B. Gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke instellingen

De volgende gegevens dienen op het niveau van de afzonderlijke instellingen te worden geleverd:

de gewogen gemiddelde leeftijd.

De inhoud van dit onderdeel wordt uitgewerkt in paragraaf 2.3.5.

Het domein geeft de mogelijke waarden aan.

AKnummer

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van een reeks van drie cijfers.

Formaat: N3

Bedrag

Hoeveelheid in euro’s in de vorm van een getal met 2 decimalen. Een bedrag kan worden voorafgegaan door een min-teken (indien van toepassing)

Bevoegd gezagnummer

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van een reeks van 5 cijfers. Dit nummer is te vinden op www.duo.nl

Formaat: N5

BRINnummer

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van twee cijfers gevolgd door twee hoofdletters.

Formaat: A4

Code arbeidsrelatie

De aanduiding of de aanstelling of benoeming in vaste dienst of tijdelijke dienst is, zoals bedoeld in artikel 53 van de WPO en artikel 56 van de WEC. Daarnaast wordt de tewerkstelling zonder aanstelling onderscheiden.

Formaat: N2

Code bron

Formaat: N2

Code salarisadministratie

Aanduiding van de (salaris)administratie waaruit de gegevens afkomstig zijn.

Besturen die zelf aan DUO leveren, laten dit veld leeg.

Bovenstaande opsomming is voorlopig. Er kunnen nieuwe toeleveranciers komen.

Formaat: N6

Datum

Aanduiding van een bepaalde dag, bestaande uit een reeks van 8 cijfers in de vorm JJJJMMDD.

Formaat: N8

Functiecategorie

De toedeling van de functie aan een van de volgende categorieën:

Toelichting op de indeling in functiecategorieën

Management (directie en bestuur): de leidinggevenden die integraal (eind)verantwoordelijk zijn voor (algehele) onderwijsinstelling (zoals leden van het schoolbestuur, directeuren en schoolleiders). Hieronder worden de categorieën 1 tot en met 4 geschaard.

Middenmanagement: personen die (al dan niet functioneel) leiding geven aan onderdelen of afdelingen binnen een onderwijsinstelling. Hieronder worden de categorieën 5 tot en met 7 geschaard.

Onderwijsgevend personeel: personen die in direct contact met de leerlingen of deelnemers onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig de leerlingen of deelnemers ondersteunt bij de verwerving van kennis, inzicht en vaardigheden. Hieronder worden de categorieën 8 tot en met 11 geschaard. Code 8 wordt alleen gebruikt voor leerkrachten die (vrijwel) dagelijks de verantwoordelijkheid dragen voor een ‘eigen’ klas, niveaugroep of stamgroep. Leerkrachten die (vrijwel) uitsluitend les geven in één bepaald vak (zoals een muziekdocent, docent lichamelijke oefening of docent tekenen) en geen ‘eigen’ klas, niveau- of stamgroep hebben vallen onder code 9.

Onderwijsondersteunend personeel: personen die onder verantwoordelijkheid van een leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten. Hieronder worden de categorieën 12 tot en met 15 geschaard.

Beheer- en administratief personeel: het ondersteunend personeel exclusief de vier hierboven onderkende rubrieken dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het direct in contact met leerlingen of deelnemers verzorgen van onderwijs dat systematisch en planmatig de leerlingen of deelnemers ondersteunt bij de verwerving van kennis, inzicht en vaardigheden). Hieronder worden de categorieën 16 tot en met 18 geschaard.

Formaat: N2

Geslacht

De sekse van een persoon zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand.

Formaat: A1

Getal

Aanduiding van een hoeveelheid.

Reeks cijfers zonder komma.

Formaat: Nx (bijvoorbeeld N8: 12345678)

Getal met decimalen

Aanduiding van een hoeveelheid.

Reeks cijfers met een komma gevolgd door twee of vier cijfers.

Formaat: Nx,y (bijvoorbeeld N7,2: 12345,67); bij GGL Nx,4 (bijvoorbeeld: N8,4: 1234,5678)

Ja_nee

Aanduiding of iets wel of niet het geval is.

Formaat: A1

Jaar

Aanduiding van het kalenderjaar waarop een bepaald gegeven betrekking heeft, bestaande uit 4 cijfers in de vorm JJJJ.

Formaat: N4

Jaar_mnd

Aanduiding van het jaar en de maand waarop een bepaald gegeven betrekking heeft of een levering is gedaan, bestaande uit 6 cijfers in de vorm JJJJMM.

Formaat: N6

Peilmaand verlof

Aanduiding van de peilmaand waarop het verlof betrekking heeft, bestaande uit 6 cijfers in de vorm JJJJMM.

Formaat: N6.

P-nummer

Nummer van maximaal 20 cijfers.

Het personeelsnummer dient een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door dezelfde gegevensleverancier wordt aangeleverd. Bovendien dient het personeelsnummer over de leveringen heen steeds dezelfde persoon te identificeren.

Formaat: N20

Salarisnummer

Deel van de beloningssystematiek zoals vermeld in het Kaderbesluit rechtspositie PO.

Waarden

01 tot en met 20.

Formaat: N2

Salarisschaal

Deel van de beloningssystematiek zoals vermeld in het Kaderbesluit rechtspositie PO.

Waarden

01 tot en met 18,

LA, LB, LC, LD, LE

AA, AB, AC, AD, AE

DA, DB, DC, DD

LIOA, LIOB

ID1, ID2, ID3.

Formaat: A4

Soort loon, toelage of korting

Toelichting brutoloon

Brutoloon: het persoonlijk salarisbedrag zoals vermeld in het Kaderbesluit rechtspositie PO, berekend op basis van de feitelijke betrekkingsomvang en de aanstellingsperiode in de peilmaand

Toelichting bij soort loon, toelage of korting.

In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-nettosysteem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal toelagen wordt specifiek genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Deze toelagen dienen expliciet met de daarvoor geldende code te worden opgegeven. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: bruto toelagen overig of netto toelagen overig, al naargelang deze als een bruto- dan wel nettobedrag worden toegekend.

Formaat: N4

Soort verlof

Aanduiding van de reden of doel van het verlof

Formaat: N2

De gegevens genoemd in de paragrafen 2.3.1, 2.3.2 en 2.3.3, dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de paragrafen 2.3.1 tot en met 2.3.4 dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 15 maart van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

Voor de gegevens genoemd in paragraaf 2.3.5, geldt de aanleverdatum uit het bekostigingsbesluit. Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat vóór 1 december de gegevens van peildatum 1 oktober van dat jaar bij DUO zijn geleverd.

Een bevoegd gezag, dat voor de aanlevering van de GGL gebruik maakt van een geautomatiseerd systeem voor de salarisverwerking dient er rekening mee te houden dat de gegevensverwerking door een geautomatiseerd systeem een doorlooptijd vergt.

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen aanstellingen en benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit PvE is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband.

In een aantal situaties kan er één akte van benoeming of aanstelling zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

Een bevoegd gezag kan een persoon aanstellen of benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen werkzaam te zijn. (In het vervolg van deze bijlage worden alleen de termen benoemen, benoemde en benoeming(en) gebruikt. Voor het openbaar onderwijs dient hiervoor aanstellen, aangestelde respectievelijk aanstelling(en) gelezen te worden.) Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die op basis van het PvE personeel en salarisgegevens geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één instelling uitoefent.

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie.

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

De in de paragrafen 2.3.1, 2.3.2 en 2.3.3 beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de bapofactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 maart beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.

Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.

Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd.

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

Omdat een persoon met hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie met het bevoegde gezag te identificeren. Indien binnen een administratie per arbeidsrelatie een nieuw personeelsnummer wordt toegekend, mag dit personeelsnummer als volgnummer worden gebruikt. Dit laat onverlet dat in de levering één identificatienummer aanwezig moet zijn dat de betreffende persoon uniek binnen de administratie identificeert.

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.

Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

Bij een verandering van het soort verlof (zoals onderscheiden in dit PvE) wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding en daarmee de verzuimperiode begint binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van de eerste. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

De aanlevering van de beleidsgegevens, vermeld in de paragrafen 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3 en 2.3.4 geschiedt elektronisch.

De aanlevering van personeelsgegevens dient via de beveiligde site van DUO plaats te vinden. Deze site is bereikbaar via het adres http://www.duo.nl/zakelijk. Om een levering van personeelsgegevens via de beveiligde site te verrichten, zijn toegangsnaam, wachtwoord en aanvullende beveiligingsmiddelen (token) nodig. De procedure om deze te verkrijgen staat ook vermeld op www.duo.nl/zakelijk.

De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen. De verdere werking van de beveiligde site (inloggen, encrypten, etc.) staat vermeld in de gebruikershandleiding (te vinden via www.duo.nl/zakelijk). Op werkdagen controleert DUO regelmatig of er op de beveiligde site leveringen met personeelsgegevens zijn aangeboden. Als er een levering met personeelsgegevens is aangetroffen, wordt deze verwerkt.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat er een terugkoppeling gereed staat om opgehaald te worden van de beveiligde site. In die terugkoppeling staat aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.

Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens 2013’ dat via de website van DUO (http://www.duo.nl/zakelijk/klantenservice/softwareleveranciers/Levering_personeelsgegevens.asp)’ beschikbaar is.

De aanlevering van de GGL geschiedt elektronisch door aanlevering van een bestand in CSV-formaat. Per instelling wordt één regel geleverd met de volgende specificaties:

De leerlingenadministratie omvat per leerling de volgende gegevens:

Daartoe zijn vanaf het moment van inschrijving in de leerlingenadministratie de volgende documenten opgenomen:

Voor iedere leerling:

Indien van toepassing:

Voorbeelden van een inschrijfformulier en een ouderverklaring zijn beschikbaar op de website van DUO.

Het verzuim dient per dagdeel geregistreerd te worden en bevat van iedere leerling de volgende gegevens:

Voor alle genoemde basisdocumenten geldt een bewaartermijn van vijf jaar na de datum van uitschrijving van de leerling. De documenten mogen eventueel ook in gedigitaliseerde vorm worden opgeslagen. De documenten worden binnen 8 weken na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd (artikel 9 Besluit bekostiging WPO; artikel 8 Besluit bekostiging WEC).