Alleen een in Nederland gevestigde literaire instelling kan een subsidie aanvragen voor een literaire manifestatie of project. Voor samenwerkingsverbanden met een buitenlandse literaire organisatie staat de regeling ook open. Uitgesloten zijn instellingen die zich uitsluitend bezighouden met wetenschap of onderwijs evenals organisaties met een winstoogmerk.

De aanvrager dient een rechtspersoon te zijn. Op verzoek dienen oprichtingsakte en statuten opgestuurd te worden.

Subsidie kan worden aangevraagd voor de kosten van een manifestatie of project met een literair karakter.

Het NLPVF maakt door middel van een brochure en zijn website de informatie over de regeling bekend.

Aanvragen kunnen per brief worden ingediend bij de commissie.

Aanvragen kunnen het hele jaar door worden ingediend, maar minimaal 3 maanden voor aanvang van de manifestatie of het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

Het NLPVF wijst een aanvraag af als niet voldaan is aan het bepaalde in artikel 3.

Aanvragen worden niet in behandeling genomen als de informatie, bedoeld in artikel 5, ontbreekt nadat de aanvrager gedurende een periode van twee weken in staat is gesteld de benodigde gegevens alsnog te verstrekken.

Het NLPVF wijst een aanvraag af als de aanvrager voor de in de aanvraag genoemde manifestatie of project een vierjarige instellingssubsidie van het ministerie van OCW of een meerjarige subsidie van het NLPVF ontvangt.

Binnen drie maanden na indiening van de volledige aanvraag geeft het NLPVF schriftelijk uitsluitsel over de subsidieverlening.

Indien de beslissing niet binnen de in het eerste lid bedoelde periode kan worden genomen, stelt het NLPVF de aanvrager daarvan schriftelijk in kennis en noemt daarbij de termijn waarbinnen de beslissing wordt bericht.

Subsidie kan slechts worden verleend voor zover de middelen van het NLPVF dat toelaten.

Het NLPVF kan nadere voorwaarden en verplichtingen aan de subsidieverlening verbinden.

Aan de verlening van subsidie kunnen geen rechten ontleend worden die betrekking hebben op een volgende aanvraag van de subsidieontvanger.

De aanvrager verplicht zich bij de ontvangst van de subsidieverlening tot vermelding van het NLPVF en opname van het logo van het NLPVF in alle publieksuitingen die betrekking hebben op de literaire manifestatie of het project. Verder dienen alle eventuele publicaties die betrekking hebben op de manifestatie direct na gereedkomen opgestuurd te worden naar het NLPVF en dient het NLPVF uitgenodigd te worden voor de manifestatie of de eventuele presentatie van het project.

Indien zich na verlening van de subsidie substantiële wijzigingen voordoen in de inhoud, vorm of doelstelling van de instelling of de manifestatie of het project, in de marketingplannen, in de planning of in de personele invulling van sleutelfuncties binnen de instelling, dient het NLPVF op de hoogte gesteld te worden. Dergelijke wijzigingen kunnen ertoe leiden dat de beslissing herzien wordt.

De aanvrager dient de subsidie daadwerkelijk te gebruiken voor de organisatie en de kosten van de literaire manifestatie of het project, en niet voor enige andere activiteit of last van zijn instelling behalve die in de aanvraag genoemd is.

De aanvrager zorgt voor een goed beleid en beheer van de financiële middelen, voor een efficiënt gebruik van de subsidie en voor een juiste, overzichtelijke en actuele financiële verantwoording.

Binnen drie maanden na voltooiing van de manifestatie of het project dient de subsidieontvanger een inhoudelijk verslag in dat een duidelijke inhoudelijke reflectie bevat inzake de realisering van de beoogde programmering en van de gestelde artistieke doelen, alsmede inzicht geeft in de publiekswaardering, het publieksbereik en de uitstraling van de manifestatie.

Binnen drie maanden na afloop van de manifestatie of het project dient de subsidieontvanger de financiële verantwoording in, vormgegeven volgens dezelfde opstelling als de begroting.

Op verzoek van het NLPVF moeten alle mogelijke bescheiden, rekeningen en andere bewijsstukken kunnen worden overlegd.

Na ontvangst van de in dit artikel genoemde gegevens stelt het bestuur van het NLPVF de definitieve subsidie binnen drie maanden vast.

Het NLPVF behoudt zich het recht voor nadere voorwaarden te stellen aan de inhoudelijke en financiële verantwoording.