Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten omtrent de vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:

1. a.

   de taak van het betreffende overheidsorgaan;

2. b.

   de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

3. c.

   de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

4. d.

   het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

5. e.

   [vervallen]

Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar.

De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:

1. a.

   de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;

2. b.

   indien deze is benoemd de eilandarchivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager;

3. c.

   een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

Indien de bestuurscolleges van twee of alle openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba gezamenlijk een selectielijst ontwerpen, kan volstaan worden met de betrokkenheid van een aangewezen persoon als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, en met de betrokkenheid van een eilandarchivaris.

De zorgdrager benoemt de deskundige, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel c, op voordracht van de personen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdelen a en b.

De deskundige verricht anders dan uit hoofde van zijn benoeming geen werkzaamheden voor de zorgdrager, noch heeft hij anderszins belangen of functies waardoor de onafhankelijkheid van zijn inbreng of het vertrouwen in die onafhankelijkheid in het geding kan zijn.

Een selectielijst bestaat tenminste uit:

1. a.

   een titel waaruit blijkt op welk overheidsorgaan de selectielijst betrekking heeft;

2. b.

   een opsomming van taken van dat overheidsorgaan;

3. c.

   een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, waarin bij iedere categorie is aangegeven of de archiefbescheiden bewaard worden, dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen;

4. d.

   een toelichting die in ieder geval bevat:

   1. 1°.

      een verantwoording van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 3;

   2. 2°.

      een verslag van de wijze waarop derden en in elk geval de personen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, bij het ontwerpen van de selectielijst betrokken zijn en van de inhoud van het met hen gevoerde overleg; en

5. e.

   een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.

De systematische opsomming, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, is in overeenstemming met het voor het archief geldende documentair structuurplan.

Vernietiging van niet in een archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden geschiedt op last van de zorgdrager.

Tot vernietiging van in een archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden mag de beheerder slechts overgaan na machtiging van degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.

Van vernietiging van archiefbescheiden wordt een verklaring opgemaakt, die ten minste inhoudt een specificatie van deze archiefbescheiden alsmede aangeeft op grond waarvan de vernietiging is geschied.

Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door degene, onder wie de archiefbescheiden, indien zij niet waren vernietigd, zouden behoren te berusten.

De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 8 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 3, eerste lid, onderdelen c en d.

De zorgdrager betrekt bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden personen als bedoeld in artikel 4, onderdelen a en b, indien die archiefbescheiden tengevolge van de vervreemding niet komen te berusten in een archiefbewaarplaats.

De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop de personen, bedoeld in het eerste lid, bij de voorbereiding betrokken zijn en van de inhoud van het met hen gevoerde overleg, alsmede van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid.

Er zijn twee diploma’s in de archivistiek:

1. a.

   het diploma archivistiek A, dat wordt verkregen door met goed gevolg het afsluitend examen af te leggen, dat is verbonden aan een opleiding in het wetenschappelijk onderwijs, bedoeld in artikel 1.1, onderdeel c, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek; en

2. b.

   het diploma archivistiek B, dat wordt verkregen door met goed gevolg het afsluitend examen af te leggen, dat is verbonden aan een opleiding in het hoger beroepsonderwijs, bedoeld in artikel 1.1, onderdeel d, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Op aanvraag van een instelling voor wetenschappelijk onderwijs kan Onze Minister een opleiding als bedoeld in het eerste lid, onder a, aanwijzen als een opleiding ter verkrijging van het diploma archivistiek A, indien de onderwijseenheden van die opleiding de archivistiek naar zijn oordeel in voldoende mate betreffen.

Op aanvraag van een instelling voor hoger beroepsonderwijs kan Onze Minister een opleiding als bedoeld in het eerste lid, onder b, aanwijzen als een opleiding ter verkrijging van het diploma archivistiek B, indien de onderwijseenheden van die opleiding de archivistiek naar zijn oordeel in voldoende mate betreffen.

De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.

De zorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.

Van de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats wordt, door de zorgdrager en de beheerder van deze archiefbewaarplaats gezamenlijk, een verklaring opgemaakt, die ten minste inhoudt een specificatie van deze archiefbescheiden.

Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door degene onder wie de archiefbescheiden tot de overbrenging hebben berust alsmede door de beheerder van de archiefbewaarplaats, bedoeld in het eerste lid.

Wanneer bij de overbrenging beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld, wordt daarvan in de verklaring melding gemaakt.

Archiefbescheiden welke jonger zijn dat 20 jaar, mogen naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht, wanneer er naar het oordeel van de beheerder van deze archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

Een afwijzende beslissing krachtens het eerste lid kan door degene aan wie de beheerder onmiddellijk ondergeschikt is, worden herzien.

De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden.

De zorgdrager is verplicht zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zodanig te situeren, te bouwen en in te richten alsmede bij verbouwing en verandering van inrichting zodanige maatregelen te treffen dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen.

De zorgdrager beveiligt zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen op toereikende wijze tegen brand, inbraak en wateroverlast.

De zorgdrager is verplicht in zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen het klimaat zodanig te beheersen en de lucht zodanig te zuiveren dat het natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van archiefbescheiden worden beperkt.

Bij ministeriële regeling worden in overeenstemming met Onze Minister voor Wonen, Wijken en Integratie nadere regels gesteld omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats.