De inhoudingsplichtige legt voor iedere werknemer voor de eerste loonverstrekking in het kalenderjaar een loonstaat aan en houdt deze vervolgens bij. De loonstaat wordt opgemaakt overeenkomstig het door de inspecteur verstrekte model. De inhoudingsplichtige mag een van het model afwijkende loonstaat gebruiken, mits deze ten minste de mogelijkheid biedt op duidelijke wijze dezelfde gegevens te administreren als het model.

De inhoudingsplichtige wordt in ieder geval geacht aan het eerste lid te voldoen ingeval hij met behulp van elektronische apparatuur alle van belang zijnde gegevens vastlegt en hij die gegevens op elk gewenst tijdstip op schrift in de vorm van een van de loonstaten, bedoeld in het eerste lid, ter inzage kan verstrekken.

De inspecteur kan onder door hem te stellen voorwaarden ermee instemmen dat de inhoudingsplichtige de op de loonstaat te vermelden gegevens op een andere wijze administreert. De instemming kan te allen tijde worden ingetrokken indien de administratie niet zodanig is ingericht dat een deugdelijke controle gewaarborgd is.

De inhoudingsplichtige ontleent de in het hoofd van de loonstaat te vermelden gegevens aan:

1. a.

   de laatstelijk door de werknemer verstrekte loonbelastingverklaring; of

2. b.

   de door de werknemer verstrekte opgave van het door de inspecteur aan de werknemer toegekende identificatienummer, bedoeld in artikel 8.86, negende lid, van de Belastingwet BES.

In afwijking van het vierde lid, aanhef en onderdeel a, vermeldt de inhoudingsplichtige in het hoofd van de loonstaat de gegevens die hem bekend zijn:

1. a.

   indien hij weet dat informatie in de laatstelijk door de werknemer verstrekte loonbelastingverklaring onjuist is;

2. b.

   zolang de werknemer geen loonbelastingverklaring heeft verstrekt.

De inhoudingsplichtige houdt, behalve in de gevallen, bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet loonbelasting BES, de belasting in aan de hand van de gegevens die zijn vermeld in het hoofd van de loonstaat.

De inhoudingsplichtige houdt de loonadministratie op de plaats waar hij op de BES eilanden kantoor houdt of, indien zodanig kantoor niet wordt gehouden, op de plaats waar hij op de BES eilanden woont of gevestigd is, of op de plaats waar hij op de BES eilanden een vaste inrichting voor de uitoefening van zijn bedrijf of beroep of een op de BES eilanden wonende of gevestigde vaste vertegenwoordiger heeft. Bij gebreke daarvan houdt hij de loonadministratie onder zijn berusting. De inspecteur kan een andere plaats aanwijzen.

De inhoudingsplichtige reikt aan de werknemer een loonbelastingverklaring met de daarbij behorende toelichting uit:

1. a.

   zodra hij ten aanzien van de werknemer inhoudingsplichtige wordt;

2. b.

   op verzoek van de werknemer;

3. c.

   zodra hij weet dat zich een wijziging heeft voorgedaan in de gegevens die de werknemer in de laatstelijk ingeleverde loonbelastingverklaring heeft verstrekt en die wijziging tot gevolg heeft dat de werknemer een hoger bedrag aan belasting wordt verschuldigd.

De loonbelastingverklaring wordt opgemaakt volgens een door de inspecteur verstrekt model. De inhoudingsplichtige mag in plaats van het door de inspecteur verstrekte model van de loonbelastingverklaring gebruikmaken van een eigen model van de loonbelastingverklaring, mits dat model ten minste de gegevens bevat van het model van de inspecteur, inclusief de gebruiksaanwijzing en de toelichting op de vragen, tenzij deze duidelijk niet betrekking hebben op de werknemer.

De werknemer verzoekt de inhoudingsplichtige om uitreiking van een loonbelastingverklaring indien zich een wijziging voordoet in de eerder door hem verstrekte gegevens en die wijziging tot gevolg heeft dat een hoger bedrag aan belasting wordt verschuldigd.

De werknemer aan wie een loonbelastingverklaring is uitgereikt, is gehouden de daarbij gevraagde gegevens te verstrekken door de loonbelastingverklaring duidelijk, stellig en zonder voorbehoud ingevuld en ondertekend, in te leveren bij de inhoudingsplichtige. De werknemer levert de ingevulde en ondertekende loonbelastingverklaring in voor de eerste loonverstrekking.

De inhoudingsplichtige tekent na terugontvangst van de loonbelastingverklaring daarop aan of de belastingvrije som of de ouderentoeslag bij de werknemer wordt toegepast.

De inhoudingsplichtige doet de loonbelastingverklaring toekomen aan de inspecteur indien deze daarom verzoekt binnen een door deze gestelde termijn.

De inhoudingsplichtige bewaart de loonbelastingverklaring bij de loonadministratie tot ten minste zeven jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd, dan wel waarin de werknemer een andere loonbelastingverklaring heeft ingediend.

De inhoudingsplichtige verstrekt binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar aan de inspecteur een verzamelloonstaat. Indien de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar eindigt, verstrekt de inhoudingsplichtige de verzamelloonstaat binnen een maand na het einde van de inhoudingsplicht.

De verzamelloonstaat wordt opgemaakt op de door de inspecteur voorgeschreven wijze en overeenkomstig het door de inspecteur verstrekte model. De inhoudingsplichtige mag een van het model van de inspecteur afwijkende verzamelloonstaat gebruiken, mits deze ten minste de mogelijkheid biedt op duidelijke wijze dezelfde gegevens te administreren als het model.

Binnen een maand na afloop van het kalenderjaar verstrekt de inhoudingsplichtige aan de werknemer een jaaropgaaf. Indien de dienstbetrekking van de werknemer in de loop van het kalenderjaar eindigt, verstrekt de inhoudingsplichtige de jaaropgaaf binnen twee weken na beëindiging van de dienstbetrekking.

De jaaropgaaf bevat in elk geval de volgende gegevens:

1. a.

   de naam van de werknemer;

2. b.

   het door de inspecteur aan de werknemer toegekende identificatienummer, bedoeld in artikel 8.86, negende lid, van de Belastingwet BES;

3. c.

   de naam van de inhoudingsplichtige;

4. d.

   het in het voorafgaande kalenderjaar door de werknemer genoten loon;

5. e.

   de op het loon, bedoeld in onderdeel d, ingehouden loonbelasting, premies voor de volksverzekeringen en premie die verschuldigd is ingevolge het Besluit zorgverzekering BES;

6. f.

   de bij de berekening van de verschuldigde loonheffingen toegepaste belastingvrije som, bedoeld in artikel 24, tweede lid, van de Wet inkomstenbelasting BES;

7. g.

   de bij de berekening van de verschuldigde loonheffingen toegepaste ouderentoeslag, bedoeld in artikel 24, derde lid, van de Wet inkomstenbelasting BES.

De inhoudingsplichtige stelt voor de datum van aanvang van de werkzaamheden van de werknemer, of voor de aanvang van de werkzaamheden indien de dienstbetrekking is overeengekomen op de datum waarop de werkzaamheden aanvangen, de identiteit van de werknemer vast aan de hand van een document als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdelen a, b of d, van de Wet identificatieplicht BES en houdt een afschrift van het document voor controle beschikbaar bij de loonadministratie.

Indien uit het afschrift van het document, bedoeld in het eerste lid, niet de aard en het nummer van dat document blijken, administreert de inhoudingsplichtige de aard en het nummer van dat document bij de loonadministratie.

De inspecteur kan, al dan niet onder door hem te stellen voorwaarden, bepalen dat de in dit artikel bedoelde gegevens en afschriften op een andere plaats worden bewaard.

De inhoudingsplichtige bewaart de gegevens en afschriften, bedoeld in dit artikel, ten minste zeven jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.

De inhoudingsplichtige administreert bij de loonadministratie de gegevens met betrekking tot:

1. a.

   vergoedingen als bedoeld in artikel 6, vijfde lid, onderdeel g, van de Wet loonbelasting BES;

2. b.

   niet in geld genoten loon voor zover de verwerving van het loon het gebruik of verbruik daarvan meebrengt als bedoeld in artikel 6c, eerste lid, van de Wet loonbelasting BES.

Met betrekking tot vergoedingen van vervoerskosten als bedoeld in artikel 6, vijfde lid, onderdeel g, onder 2o, van de Wet loonbelasting BES administreert de inhoudingsplichtige bij de loonadministratie voor iedere werknemer per uitbetalingstijdvak tevens het aantal kilometers waarvoor de vergoeding is verstrekt.

Als loonbelasting- en premietabellen voor de eindheffing worden eindheffingstabellen vastgesteld.

Voor de toepassing van de eindheffingstabellen geldt als jaarloon het loon van de werknemer over het jaar waarop de naheffingsaanslag, bedoeld in artikel 20 van de Wet loonbelasting BES, betrekking heeft, met dien verstande dat indien het jaarloon van de werknemer niet in de eindheffingstabel wordt vermeld, aansluiting wordt gezocht bij het naast lagere in de eindheffingstabel vermelde jaarloon.

De eindheffingstabellen worden gepubliceerd op www.belastingdienst-cn.nl/onderwerpen/loonheffing/tabellen-en-rekenregels.