Verklaring in het kader van het verlenen van de-minimis steunbedragen als bedoeld in de de-minimis verordening (PbEU 2006, L 379).

Aanbevolen wordt om voor het invullen van deze verklaring eerst de toelichting in de bijlage van dit formulier te lezen!

Deze verklaring bestaat uit twee pagina’s. De bijlage bij de verklaring bestaat uit drie pagina’s. Aanbevolen wordt om zorgvuldig te controleren of alle pagina’s aanwezig zijn.

Hierbij verklaart ondergetekende, dat aan de hierna genoemde onderneming, evenals aan het eventuele gehele moederconcern waartoe de onderneming behoort,

1. o

   geen de-minimissteun is verleend.

   1. −

      Over de periode van het huidige belastingjaar en de twee voorgaande belastingjaren heeft uw onderneming niet eerder de-minimissteun ontvangen.

2. o

   wel de-minimissteun is verleend maar voor andere kosten dan die waarvoor u nu steun vraagt.

   1. –

      Over de periode van het huidige belastingjaar en de twee voorgaande belastingjaren heeft uw onderneming eerder de-minimissteun ontvangen voor andere kosten tot een totaal bedrag van € ......

   Indien deze optie op u van toepassing is dient u een kopie waaruit het verlenen van de steun blijkt, mee te sturen.

1. o

   wel de-minimissteun is verleend voor dezelfde kosten als die waarvoor u nu steun vraagt.

   1. −

      Over de periode van het huidige belastingjaar en de twee voorgaande belastingjaren heeft uw onderneming eerder de-minimissteun ontvangen voor dezelfde kosten tot een totaal bedrag van € .....

   Indien deze optie op u van toepassing is dient u een kopie waaruit het verlenen van de steun blijkt mee te sturen.

1. o

   eerder andere steun is verleend voor dezelfde kosten als die waarvoor u nu steun vraagt.

   1. –

      Voor dezelfde in aanmerking komende kosten is reeds staatssteun verleend tot een totaal bedrag van € ......

   Deze staatssteun is verleend op grond van een vrijstellingsverordening, kaderregeling, beschikking of besluit van de Europese Commissie op .. .. ....

   Indien deze optie op u van toepassing is dient u een kopie waaruit het verlenen van de steun blijkt mee te sturen.

Aldus volledig en naar waarheid ingevuld door:

Deze toelichting dient als hulpmiddel bij het invullen van de de-minimisverklaring. Aan de toelichting kunnen geen rechten worden ontleend. De ‘Verordening betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun’ (PbEU 2006, L 379) is bepalend¹.

Wanneer overheden² steun aan ondernemingen³ willen verlenen kan deze steun ervoor zorgen dat de concurrentieverhoudingen worden verstoord. Omdat dit ongunstig kan zijn voor het handelsverkeer stelt het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie (VWEU) beperkingen aan de mogelijkheden om steun te geven (artikel 107 en 108 VWEU).

In de de-minimisverordening heeft de Europese Commissie verklaard dat steunmaatregelen (zoals subsidieverlening) tot een bepaalde drempel het handelsverkeer tussen de lidstaten niet ongunstig beïnvloeden en de mededinging niet vervalsen en daarom niet beschouwd worden als staatssteun in de zin van het VWEU. Deze drempel is gesteld op een bedrag van € 200.000,– (€ 100.000,– voor ondernemingen in de sector wegvervoer). Voor de visserijsector geldt een drempel van € 30.000,–. Voor de landbouwproductiesector is de drempel gesteld op € 7.500,–. Dit bedrag geldt per onderneming over een periode van drie belastingjaren. Steun die genoemde drempelbedragen niet overschrijdt, wordt aangemerkt als ‘de-minimissteun’.

Deze verklaring is nodig voor de overheden om na te gaan of bij de steunverlening aan uw onderneming aan de eisen van de de-minimisverordening is voldaan. Door middel van deze verklaring geeft u aan dat met de huidige subsidieverlening aan uw onderneming de steundrempels niet worden overschreden.

De de-minimisverordening kan gebruikt worden voor kleine, middelgrote of grote ondernemingen in alle sectoren in heel Nederland. De de-minimisverordening mag echter niet worden toegepast indien de steun in één van de volgende sectoren valt:

1. −

   Steun aan ondernemingen die in moeilijkheden verkeren

2. −

   Steun aan ondernemingen die actief zijn in de visserijsector

3. −

   Steun aan ondernemingen die actief zijn in de kolenindustrie

4. −

   Steun aan ondernemingen die landbouwproducten produceren.⁴

5. −

   Exportsteun of steun waarbij binnenlandse producten worden bevoordeeld ten opzichte van ingevoerde producten

6. −

   Steun aan ondernemingen voor de aanschaf van vrachtwagens.

1. −

   uw onderneming, evenals het gehele eventuele moederconcern, heeft gedurende het huidige en de twee voorafgaande belastingjaren in het geheel geen de-minimissteun ontvangen,

2. −

   uw onderneming, evenals het gehele eventuele moederconcern, heeft gedurende het lopende en de twee voorafgaande belastingjaren de-minimissteun ontvangen voor andere kosten dan waarvoor u op dit moment steun vraagt. Opgeteld bij het bedrag van de huidige subsidieverlening wordt echter het bedrag van € 200.000,– niet overschreden (respectievelijk € 100.000,–/ € 30.000,–/ € 7.500,–),

3. −

   uw onderneming, evenals het gehele eventuele moederconcern, heeft gedurende het lopende en de twee voorafgaande belastingjaren de-minimissteun ontvangen voor dezelfde kosten als waarvoor u op dit moment steun vraagt, of

4. −

   uw onderneming, evenals het gehele eventuele moederconcern, heeft voor dezelfde kosten die in aanmerking komen voor de huidige subsidie andere vormen van staatssteun ontvangen.

Een onderneming wordt als ‘zelfstandig’ beschouwd indien deze niet voor 25% of meer van het kapitaal of van de stemrechten in handen is van één onderneming of van verscheidene verbonden ondernemingen gezamenlijk.⁵ Als uw onderneming niet als een zelfstandige onderneming kan worden aangemerkt dan dient voor de bepaling van de hoeveelheid ontvangen steun ook rekening te worden gehouden met de steun verstrekt aan het gehele moederconcern waartoe uw onderneming behoort.

Mogelijk heeft uw onderneming voor dezelfde kosten die in aanmerking komen voor de huidige de-minimissteun reeds andere steun ontvangen. Hierbij kan gedacht worden aan steun die door de Europese Commissie is goedgekeurd of binnen het toepassingsgebied van een groepsvrijstellingsverordening valt.

Het totaalbedrag van deze staatssteun en de andere ontvangen staatssteun mag de maxima niet overschrijden die op basis van het relevante besluit van de Europese Commissie of groepsvrijstellingsverordening zijn toegestaan.

Als u twijfelt of bepaalde steun die u hebt ontvangen goedgekeurde of vrijgestelde steun is, kunt u hierover contact opnemen met de overheid of uitvoeringsinstantie van wie u de steun heeft ontvangen.

Vul de vragen in die van toepassing zijn. Vul alle bedragen in euro’s in. Rond de bedragen af op hele euro’s.

Het is niet relevant in welke vorm of voor welk doel de steun is verleend. Evenmin is van belang of de steun wel of niet daadwerkelijk is uitbetaald. Alle bedragen die dienen te worden gebruikt bij het invullen van de verklaring, zijn brutobedragen vóór aftrek van belastingen. Behalve om subsidieverlening kan het daarbij gaan om leningen tegen gunstige voorwaarden, de verkoop van grond tegen een lagere prijs dan de marktwaarde, vrijstellingen, verlagingen of kwijtschelding van directe of indirecte belastingen, garant- of borgstelling etcetera. Het gaat daarbij niet alleen om steun die u hebt ontvangen van het Rijk, maar ook om steun die u heeft ontvangen van andere overheidsinstanties. Europese subsidies dienen ook te worden meegerekend.

Het tijdstip waarop de steun aan uw onderneming wordt geacht verleend te zijn is het tijdstip waarop uw onderneming een wettelijke aanspraak op de steun verwerft. Dit betekent concreet de datum waarop voor uw onderneming de juridische aanspraak op het voordeel is ontstaan, zoals de beschikking tot subsidieverlening of het aangaan van een lening of borgstelling).

De Europese Commissie kan onrechtmatige steun nog gedurende tien jaar na de verlening terugvorderen. De mogelijkheid bestaat dan ook dat de Europese Commissie naderhand bij (de) Nederland(se overheidsinstantie) nog informatie opvraagt over hoe de steun is besteed om na te kunnen gaan of er wellicht sprake is van onrechtmatige steun. De overheidsinstantie van wie u de steun heeft ontvangen kan – indien zij zelf niet over die informatie beschikt – in een dergelijk geval aan u vragen om documenten waarmee kan worden aangetoond dat de steun besteed is aan die activiteiten waarvoor deze is verleend. Het gaat daarbij dan om documenten die u op grond van de algemene administratie- en bewaarverplichting voor ondernemers moet bewaren.⁶

Het is belangrijk om zorgvuldig na te gaan of in uw geval de steundrempel niet wordt overschreden. Immers bij overschrijding van de drempel kan geen beroep meer worden gedaan op de de-minimis verordening. Handelen in strijd met de staatssteunregels uit het VWEU kan in het ergste geval leiden tot terugvordering van de verleende steun!

Uiteraard vult u alléén de rubriek(en) in die op uw situatie van toepassing is/zijn. Vergeet u vooral niet om de bijlage(n) bij te sluiten!

Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant, die is belast met de controle van de, door de subsidie-ontvanger, bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu in te dienen aanvraag om subsidievaststelling. De controle kan worden uitgevoerd door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

De Auditdienst van het ministerie kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake deze subsidie. De accountant, die de controle uitvoert, verstrekt de Auditdienst desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met de review zijn niet voor rekening van het ministerie.

Voor de controle van de rechtmatigheid volgens dit protocol is de volgende wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) van toepassing:

1. −

   De Tijdelijke subsidieregeling stimuleren bundeling van goederenstromen voor vervoer op het spoor

2. −

   specifieke subsidievoorwaarden volgens de beschikking tot subsidieverlening met directe financiële gevolgen voor de subsidieverantwoording

3. −

   standaard formulier aanvraag vaststelling subsidie

4. −

   Kaderwet subsidies Verkeer en Waterstaat

5. −

   Algemene wet bestuursrecht

De controle dient te voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de fusieorganisatie van NIVRA/NOvAA zijn vastgesteld.

Zonder de in voorgaande alinea geformuleerde voorschriften in te perken zijn voor de controle van specifieke financiële verantwoordingen ten behoeve van de vaststelling van bijdragen vanuit het ministerie met name de volgende voorgeschreven controlewerkzaamheden van toepassing:

1. 1.

   De accountant stelt een risico-analyse op inzake het risico dat de specifieke financiële verantwoording een materiële fout bevat. Deze risico-analyse wordt specifiek gemaakt voor deze controle; niet volstaan kan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse maakt de accountant zichtbaar welke (eventuele aanvullende) controles gericht op de (significante) risico’s zullen worden uitgevoerd.

2. 2.

   De accountant ontwikkelt op grond van de risico-analyse een controleplan waarin zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden die door leden van het opdrachtteam moeten worden uitgevoerd om toereikende controle-informatie te verkrijgen om het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren.

3. 3.

   In het controleplan worden de feitelijk gebruikte controletolerantie (in relatie tot de financiële verantwoording) in euro’s vastgelegd. Hierbij wordt de goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2) vertaald naar toegepaste controletolerantie, waarbij de goedkeuringstolerantie het maximum is.

4. 4.

   Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten, met in achtneming van de gestelde marges (zie paragraaf 2.2), rechtmatig (zie definitie in paragraaf 2.3) zijn besteed.

5. 5.

   De accountant controleert of de financiële verantwoording voldoet aan de daarvoor gestelde eisen ***verwijzen naar bron en eisen eventueel opsommen**.

6. 6.

   De accountant controleert de bij de aanvraag om subsidievaststelling verstrekte informatie op de volgende punten:

   1. a)

      de juiste en volledige weergave van de door andere bestuursorganen of door de Europese Commissie verstrekte subsidies (en indien van toepassing bijdragen van andere derden) ter zake van de kosten van de gesubsidieerde activiteiten.

   2. b)

      de juistheid van de verstrekte informatie over het al dan niet in aftrek kunnen brengen van de BTW.

7. 7.

   De accountant kan bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden, die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening. Een enkele verwijzing hiernaar is onvoldoende documentatie. In het controledossier voor de specifieke verklaring dienen deze werkzaamheden te worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier voor de specifieke verklaring moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken in dat dossier zelf opgenomen moeten worden en dat de informatie uit het jaarrekeningdossier voor dit doel gekopieerd en indien nodig bewerkt moet worden.

8. 8.

   De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie, waaruit blijkt dat de werkzaamheden c.f. het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn alsmede dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke partner. Deze documentatie omvat in ieder geval stukken waaruit blijkt:

   1. −

      dat de cijfermatige juistheid van de verantwoording is nagegaan

   2. −

      dat de verantwoording aansluit met de financiële administratie

   3. −

      welke de aard en de omvang is van verrichte deelwaarnemingen op in de verantwoording opgevoerde kosten

   4. −

      dat een cijferbeoordeling is uitgevoerd van de werkelijk verantwoorde kosten ten opzichte van de begrote kosten

   5. −

      dat de accountant heeft gecontroleerd of de Europese aanbestedingsrichtlijnen door de instelling – indien van toepassing – zijn nageleefd

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de meest waarschijnlijke afwijking in de financiële verantwoording niet groter is dan één procent van het totaal financieel belang van die verantwoording. De hierna vermelde tabel is van toepassing.

Genoemde percentages zijn ontleend aan het Handboek Auditing Rijksoverheid (HARo) van het Interdepartementaal Overleg Departementale Auditdiensten (IODAD).

Van een afwijking in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet voldoet aan de geldende wet- en regelgeving (zie ook paragraaf 1.3). Afwijkingen van wet- en regelgeving worden in absolute zin opgevat; saldering van afwijkingen is daarom niet toegestaan.

Er is sprake van het niet in staat zijn om voldoende en/of geschikte controle-informatie te verkrijgen wanneer op basis van de beschikbare controle-informatie niet kan worden vastgesteld of een (gedeelte van een) post voldoet aan de eisen in de geldende wet- en regelgeving.

Materiële afwijkingen, die niet worden gecorrigeerd, leiden tot een aangepast oordeel (cf. tabel par. 2.2). Voor afwijkingen, die bij de accountantscontrole blijken, is het uitgangspunt dat gevonden afwijkingen voor zover mogelijk worden gecorrigeerd.

Een accountant: Een openbaar accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidie-ontvanger de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren.

Subsidie-ontvanger: Een natuurlijke of rechtspersoon of diens gemachtigde aan wie namens de minister een subsidie is verstrekt.

Controleverklaring: Een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de juistheid en volledigheid van een verantwoording, in dit geval van de aanvraag tot subsidievaststelling.

Rechtmatigheid: Rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie in overeenstemming is met de in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 1.3) opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring. Hiervoor wordt de actuele NBA voorbeeldtekst HRA 3 sectie II hoofdstuk 10.3: ‘Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector’ gehanteerd.