Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instantie Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2012

Besluit van het bestuur van het Productschap Pluimvee en Eieren van 12 april 2012 tot vaststelling van erkenningsvoorwaarden voor controle-instanties die door ondernemers kunnen worden ingeschakeld ten behoeve van de controle op de naleving van de Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2011 (Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instantie Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2012)Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instantie Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2012Het bestuur van het Productschap Pluimvee en Eieren;

Gelet op artikel 5, vierde lid, van de Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2011,

Besluit:

Zoetermeer12 april 2012B.J.KrouwelvoorzitterB.M.Dellaertsecretaris

Artikel 1

De voorwaarden voor erkenning van de controle-instantie als bedoeld in artikel 5, vierde lid, van de Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2011 luiden als volgt:

a)
De controle-instantie is geaccrediteerd volgens NEN-EN-norm 17020 of 45011 en beschikt over voldoende gekwalificeerd personeel. De controle-instantie stelt het rapport van de Raad voor Accreditatie ter zake van de vereiste accreditatie beschikbaar aan de voorzitter van het Productschap Pluimvee en Eieren bij de aanvraag van de erkenning;
b)
De controle-instantie staat toe en verleent haar medewerking aan een door de voorzitter van het Productschap Pluimvee en Eieren, voorafgaand aan de verlening van de erkenning, in voorkomend geval opgedragen toets door een door hem aangewezen keuringsinstantie van zowel de opzet als de werking van het door de controle-instantie gevoerde accreditaat;
c)
De controle-instantie voldoet aan de eisen die zijn opgenomen in de Bijlage.

Artikel 2

1

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instantie Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2012.

2

Dit besluit zal worden gepubliceerd in het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie en treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dag van dagtekening van het Verordeningblad Bedrijfsorganisatie waarin het wordt geplaatst.

Bijlage bij het Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instantie Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2012

Eisen controle-instantie

1.
Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
De controle-instantie en alle bij de controle betrokken personen mogen binnen een periode van één jaar voorafgaand aan de controle geen consultancy of trainingsactiviteiten uitgevoerd hebben bij de te controleren onderneming.

2.

Eisen aan coördinatoren en controleurs

2.1
Coördinator
De controle-instantie stelt één persoon aan als coördinator voor de controle op de naleving van de Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik pluimveesector (PPE) 2011 (hierna: de Verordening). Deze coördinator is verantwoordelijk voor het controleproces en treedt op als contactpersoon naar het productschap. Deze coördinator heeft minimaal een HBO-niveau en is aantoonbaar deskundig en verantwoordelijk voor het controleproces. Daarnaast beoordeelt deze coördinator de rapportages van de controleurs op volledigheid, begrijpelijkheid, en correctheid.
2.2
Controleur
Ten behoeve van de controles kunnen controleurs worden ingezet met een MBO-niveau in een relevant studiegebied (bijvoorbeeld MAS primair). Daarnaast dient de controleur aantoonbaar ervaring te hebben, door minimaal één jaar in de betreffende branche actief te zijn geweest en adequaat intern geschoold te worden. Een controleur mag maximaal gedurende vijf jaar aaneengesloten de vereiste controles bij een onderneming uitvoeren.
2.3
Scholingsprogramma
De controle-instantie verzorgt tevens adequate interne scholing van de coördinatoren en controleurs. Het scholingsprogramma dient een goed inzicht te geven in de meest actuele voorschriften, de interpretatie van de controlevragen, het gebruik van de toetslijsten en de rapportage. Daarnaast dient het (bij)scholingsprogramma de betreffende controleur of coördinator op de hoogte te stellen van gewijzigde of nieuwe regelgeving die van belang is voor de sector waarin de controleur actief is. Het programma dient aan te sluiten bij het opleidingsniveau van de betreffende medewerker. Op verzoek van het productschap dient de controle-instantie aan te kunnen tonen dat het scholingsprogramma op adequate wijze is ingevuld.

Onderstaand tabel geeft een overzicht van de kwalificaties waar coördinatoren en controleurs minimaal aan moeten voldoen.

Criterium	Minimale vereisten	Aantoonbaar document ter beoordeling
Persoonlijke kenmerken	Ethisch, open geest, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig.	Functioneringsbeoordeling. Rapportage toezicht op controleur.
Opleiding	Relevante agrarische opleiding op minimaal MBO niveau (minimaal HBO niveau voor coördinatoren).	Diploma, CV (formulier)
Vereiste kennis	Kennis van regelgeving op het gebied van I&R, voedselveiligheid, welzijn en hygiëne in de pluimveesector. Kennis over wettelijk toegestaan gebruik en toepassing van diergeneesmiddelen bij pluimvee.	Intern scholingsprogramma
Controlevaardigheden	Ervaring als zelfstandig controleur op relevant werkterrein.	CV (formulier)
Ervaring	Minimaal één jaar werkervaring in de intensieve veehouderij (pluimveehouderij of varkenshouderij) dan wel de pluimveeverwerkende industrie in relevante functie (productie, vertegenwoordiger, kwaliteitszorg) of minimaal 20 controles uitgevoerd bij representatieve bedrijven in de pluimveesector.	CV (formulier)

3.
Uitvoering controle
1. 3.1
  Controlewerkzaamheden
  1. 1.
    De controle-instantie voert op initiatief van de ondernemer controles uit op de naleving van het bepaalde in de Verordening, voor zover van toepassing op het betreffende bedrijf.
  2. 2.
    De controle-instantie hanteert bij het uitvoeren van een controle een door het productschap vastgestelde toetslijst en een door het productschap opgestelde controle- en beoordelingsprocedure.
  3. 3.
    De controle-instantie legt per ondernemer een dossier aan. Het dossier wordt tenminste vijf jaar bewaard De controle-instantie verschaft de voorzitter van het productschap desgevraagd inzage in deze dossiers.
  4. 4.
    De controle-instantie kan, met instemming van het productschap, controlewerkzaamheden uitbesteden aan derden, voor zover deze derden aan de vereisten in dit besluit voldoen.
2. 3.2
  Beoordelingswerkzaamheden
  1. 1.
    De controle-instantie beoordeelt controlerapporten uiterlijk binnen veertien dagen na de dag waarop de controle is uitgevoerd aan de hand van een door het productschap opgestelde controle- en beoordelingsprocedure.
  2. 2.
    De controle-instantie brengt de kosten van de controlewerkzaamheden en de beoordelingswerkzaamheden in rekening bij de ondernemer. Deze kosten verantwoordt de controle-instantie aan het productschap.
4.
Geheimhoudingsplicht en beschikbaarheid controlegegevens
De controle-instantie is bij de uitoefening van zijn taken als omschreven in de Verordening verplicht tot geheimhouding met betrekking tot commerciële en bedrijfseigen technische informatie van de te controleren ondernemingen. Daarnaast heeft de controle-instantie geheimhoudingsplicht ten aanzien van de informatie, verkregen tijdens de controle. De rapportages dienen uitsluitend te worden verstrekt aan de gecontroleerde ondernemer en aan de voorzitter van het productschap (zie punt 5). Gegevens dienen minimaal zes jaar te worden bewaard door de controle-instantie.
De controle-instantie dient zijn geheimhoudingsplicht bij de te controleren onderneming te melden. Alle bij de controle- en beoordelingswerkzaamheden betrokken personen dienen een geheimhoudingverklaring te ondertekenen bij aanvang van de werkzaamheden.
De controle-instantie is gehouden de gegevens die naar aanleiding van de controle en beoordeling op de naleving van de Verordening worden gegenereerd niet aan derden te verstrekken.
5.
Controlerapportages
1. 1.
  De controle-instantie is in staat een adequate controlerapportage van de controle- en beoordelingswerkzaamheden op te stellen.
2. 2.
  De controle-instantie registreert de controlerapportages binnen acht weken na de dag waarop de controle is uitgevoerd in een centrale database op een door het productschap voorgeschreven wijze.
3. 3.
  De controle-instantie betracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij het registreren van de controlerapportages in de centrale database.
4. 4.
  De voorzitter van het productschap kan de in de database geregistreerde controlerapportages controleren op juistheid, volledigheid en tijdigheid. De gegevens in de centrale database zijn eigendom van het productschap.
6.
Periodieke rapportage
Nadat de controle-instantie is erkend dient deze ten minste één maal per jaar een rapportage aan de voorzitter van het productschap te overleggen. In deze rapportage zijn minimaal de volgende gegevens opgenomen:
1. 6.1
  Organisatie
  1. a.
    Eventuele voorgenomen wijzigingen in accreditaat;
  2. b.
    Eventuele voorgenomen wijzigingen in procedures;
  3. c.
    Aantal controleurs;
  4. d.
    Verloop in de controleurs;
  5. e.
    Beschrijving uitgevoerde afstemmingsactiviteiten en bijscholingsactiviteiten controleurs en coördinator.
2. 6.2
  Overzicht aantal gecontroleerde en nog te controleren ondernemingen per sector
3. 6.3
  Controles
  1. a.
    Aantal uitgevoerde controles per schakel (bijvoorbeeld opfok-, fok- en vermeerderingsbedrijven, vleeskuikenbedrijven);
  2. b.
    Aantal weigeringen;
  3. c.
    Gemiddelde duur controle per schakel;
  4. d.
    Aantal geconstateerde afwijkingen per norm per schakel;
  5. e.
    Gemiddeld aantal geconstateerde afwijkingen per controle.
4. 6.4
  Knelpunten en evaluatieoverzicht
  Overzicht van reacties en klachten van de gecontroleerde ondernemingen en van knelpunten in uitvoering van de controlewerkzaamheden door de controle-instantie ten behoeve van de evaluatie van de Verordening.
Indien de voorzitter van het productschap in het belang van de Verordening dit noodzakelijk acht, kan aan de controle-instantie gevraagd worden (onderdelen uit) deze rapportage vaker aan te leveren.
7.
Aansprakelijkheid
Op de controlewerkzaamheden is een aansprakelijkheidsverzekering met een adequate dekking van toepassing.
8.
Harmonisatieoverleg
De controles in het kader van de Verordening kunnen door verschillende controle-instanties uitgevoerd worden. Om de kwaliteit, onafhankelijkheid, onpartijdigheid en uniformiteit te kunnen waarborgen organiseert de voorzitter minimaal één maal per jaar een harmonisatieoverleg met alle controle-instanties. De controle-instantie is verplicht om hier een vertegenwoordiger naar af te vaardigen. De voorstellen uit het harmonisatieoverleg worden vastgelegd in een verslag.
Voorstellen die door de voorzitter van het productschap worden aangenomen zijn voor alle controle-instanties bindend.