Ministeriële regeling · BWBR0031658
Beheersregeling archiefbeheer BZ 2012
Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995:
Besluit:
Deze regeling zal met de toelichting worden geplaatst in de Staatscourant.
De Minister van Buitenlandse Zaken,namens deze:de Chief Information Officer,Directeur-Generaal Consulaire Zaken en Bedrijfsvoering,M.T.G. vanDaalenIn dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a.
archief: geheel van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door het ministerie.
- b.
archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden.
- c.
Archiefbeheerder: degene die in opdracht van de minister is belast met het archiefbeheer van het ministerie of een onderdeel daarvan.
- d.
archiefbescheiden:
- 1°.
bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- 2°.
bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;
- 3°.
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
- 4°.
reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°., 2°. of 3°. bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd.
- 1°.
- e.
archiefruimte: een ruimte, bestemt of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging, en die voldoet aan de bij de wet gestelde eisen.
- f.
chef de Poste: hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken.
- g.
directeur: persoon bedoeld in artikel 1 lid f en g van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004.
- h.
minister: de Minister van Buitenlandse Zaken.
- i.
ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bestaande uit het departement, de posten en het agentschap Centrum tot Bevordering van de Import uit Ontwikkelingslanden (CBI).
- j.
overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.
- k.
overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie.
- l.
selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.
- m.
verklaring: een door de Directeur of Chef de Poste ondertekende verklaring van overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden.
- n.
vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden.
- o.
vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden.
De minister is zorgdrager in de zin van artikel 1 lid d van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden van het ministerie.
Indien een ander rechtspersoon namens de minister openbaar gezag uitoefent, berust de zorg voor de archiefbescheiden die in dit kader worden gevormd bij de minister.
Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden waarvoor de minister zorgdrager is.
De zorg van de minister eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de archiefbescheiden.
De Chief Information Officer is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het ministerie, ook indien hij dit heeft gemandateerd of uitbesteed.
De Chief Information Officer:
- a.
stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast;
- b.
stelt procedures en algemene voorschriften vast ten aanzien van het archiefbeheer;
- c.
vertegenwoordigt het ministerie in (inter)departementale en internationale gremia op het gebied van archiefbeheer;
- d.
coördineert, adviseert en informeert over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie zijn gediend;
- e.
houdt het toezicht op de naleving van de bepalingen van deze regeling;
- f.
verstrekt op aanvraag van de Erfgoedinspectie, Algemene Rekenkamer of andere toezichthouders informatie over de staat van archiefbescheiden en over de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven door het ministerie.
De Chief Information Officer kan alle bevoegdheden die de Directeuren of Chefs de Poste op grond van deze regeling verkrijgen, bij verwaarlozing van die bevoegdheden, uitoefenen.
De Directeur Informatiediensten:
- a.
voert het archiefbeheer uit voor de organisatieonderdelen op het departement;
- b.
houdt namens de Chief Information Officer toezicht op de kwaliteit van het archiefbeheer op de posten en hanteert hiertoe een kwaliteitsysteem;
- c.
bereidt de procedures en algemene voorschriften ten aanzien van het archiefbeheer voor;
- d.
is eigenaar van de hulpmiddelen die worden gebruikt voor het archiefbeheer;
- e.
stelt de selectielijsten voor het ministerie op;
- f.
adviseert de Chef de Poste bij de inrichting en uitvoering van het archiefbeheer;
- g.
kan op grond van een gemotiveerd verzoek van Chefs de Poste besluiten tot het bieden van tijdelijke bijzondere ondersteuning bij het archiefbeheer op de post;
- h.
verstrekt op verzoek van de Chief Information Officer informatie over de staat van archiefbescheiden en over de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven.
De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding, de Chief Information Officer of de Directeur Informatiediensten over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.
De directeur verleent op verzoek van de Directeur Informatiediensten medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.
De Chef de Poste:
- a.
is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de post overeenkomstig deze regeling en daarop gebaseerde voorschriften en procedures;
- b.
verleent op verzoek van de Directeur Informatiediensten medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.
De medewerker doet de door hem behandelde bescheiden ter archivering toekomen aan de archiefbeheerder.
De Directeur Informatiediensten en de Chefs de Poste beheren de archiefbescheiden zodanig dat bij het raadplegen van deze archiefbescheiden geen noemenswaardige achteruitgang van de archiefbescheiden is te constateren.
Voor zover instabiele, minder goed houdbare materialen zijn gebruikt, conserveert of vervangt de Directeur Informatiediensten en de Chef de Poste de betreffende archiefbescheiden.
De materialen die het ministerie gebruikt bij het opmaken van archiefbescheiden voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.
Afgesloten archiefdelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimtes.
De Directeur Informatiediensten en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het aanwijzen, inrichten, onderhouden en beveiligen van archiefruimtes voor de opslag van dynamische en semi-statische archiefdelen.
De Directeur Informatiediensten is verantwoordelijk voor het (doen) inrichten, onderhouden en beveiligen van de centrale archiefruimte van het ministerie of andere daartoe aangewezen ruimtes, overeenkomstig de Archiefregeling 2009.
De Directeur Informatiediensten en Chefs de Poste dragen zorg voor het zodanig situeren en inrichten van archiefruimten dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van calamiteiten zo min mogelijk gevaar lopen.
Registratie van bij het ministerie inkomende en uitgaande documenten vindt plaats door het desbetreffende organisatieonderdeel.
Bij de documentregistratie worden ten minste de verplichte metagegevens uit het Toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid vastgelegd.
De Directeur en Chef de Poste is verantwoordelijk voor de afdoening van documenten binnen de gestelde termijn, dan wel binnen een redelijke termijn, een en ander met in achtneming van hetgeen gesteld in wet- en regelgeving.
Archiefbescheiden worden op logisch samenhangende wijze geordend, zodanig dat:
- a.
de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden,
- b.
de archiefbescheiden binnen redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken zijn,
- c.
de selectie, bedoeld in artikel 14, op eenvoudige wijze kan plaatsvinden.
Bij de dossierregistratie worden ten minste de verplichte metagegevens uit het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid vastgelegd.
De Directeur Informatiediensten houdt bij het ontwerpen van een selectielijst, bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder c, rekening met:
- a.
de taak van het ministerie,
- b.
de verhouding van het ministerie tot andere overheidsorganen,
- c.
de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed,
- d.
het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Selectielijsten worden opgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar.
De artikelen 3 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 zijn van overeenkomstige toepassing.
Archiefbescheiden zijn beschikbaar ter raadpleging voor de medewerkers van het ministerie, tenzij deze zijn aangemerkt als gerubriceerde informatie of privacygevoelige informatie bevatten.
Van de beschikbaarstelling van dossiers wordt een administratie bijgehouden door de archiefbeheerder.
Het verwijderen van archiefbescheiden uit dossiers is niet toegestaan.
Archiefbescheiden worden door de Directeur of Chef de Poste op verzoek ter beschikking gesteld aan derden met inachtneming van de wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet openbaarheid van bestuur.
Verzoeken tot beschikbaarstelling van archiefbescheiden stemt de Directeur of Chef de Poste af met de Directeur Juridische Zaken.
Indien het verzoek tot beschikbaarstelling wordt ingewilligd kan de aanvrager de desbetreffende archiefbescheiden gedurende een periode van maximaal twee maanden tijdens kantooruren komen inzien.
Indien de aard of mate van beschikbaarstelling of gebruik van de opgevraagde archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is het mogelijk dat in plaats van de originele archiefbescheiden reproducties ter beschikking worden gesteld.
Van de beschikbaarstelling als bedoeld in het eerste lid wordt een administratie bijgehouden.
Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd indien:
- a.
de archiefbescheiden voorkomen op een vastgestelde selectielijst,
- b.
noodvernietiging, als bedoeld in artikel 22, moet worden toegepast,
- c.
de archiefbescheiden ingevolge artikel 18 zijn vervangen.
Voordat vernietiging plaatsvindt, dienen Directeur Informatiediensten en de Directeur of Chef de Poste van het dienstonderdeel dat de archiefbescheiden heeft gevormd schriftelijk toestemming te hebben verleend.
Vernietiging geschiedt zodanig dat het niet mogelijk is op enige wijze nog informatie uit de archiefbescheiden te herleiden.
Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vernietigde archiefbescheiden.
De Chief Information Officer kan besluiten tot de vervanging van archiefbescheiden.
Vervanging van archiefbescheiden geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Van de vervanging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervangen archiefbescheiden.
Directeuren en Chefs de Poste kunnen in overleg met Directeur Informatiediensten archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar het Nationaal Archief vervreemden.
Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijke voorschrift.
Bij vervreemding als bedoeld in het eerste lid wordt rekening gehouden met de belangen genoemd in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995.
Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde archiefbescheiden.
De Directeur Informatiediensten is belast met het archiefbeheer van alle semi-statische archiefbescheiden.
De Directeur of Chef de Poste draagt semi-statische archiefbescheiden over aan de Directeur Informatiediensten.
Overdracht van semi-statische archiefbescheiden geschiedt op basis van door de Directeur Informatiediensten vastgestelde procedures en voorschriften.
Van de overdracht wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgedragen semi-statische archiefbescheiden.
De semi-statische archiefbescheiden worden indien zij de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt binnen een periode van 10 jaar door directeur Informatiediensten in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar het Nationaal Archief.
De over te brengen semi-statische archiefbescheiden zijn voorzien van een document waarin is vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.
Met de over te brengen semi-statische archiefbescheiden, wordt voor zover onmisbaar voor raadpleging, ook de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren overgedragen.
Van de overbrenging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgebrachte semi-statische archiefbescheiden.
In de verklaring kunnen beperkingen aan de openbaarheid van de over te brengen semi-statische archiefbescheiden worden gesteld.
Organisatieonderdelen beschikken over een noodvernietigingsplan, waarin de noodvernietiging of overbrenging van archiefbescheiden is geregeld.
Noodvernietiging of overbrenging wordt uitgevoerd in overleg met of in ieder geval na kennisgeving aan de minister en de Directeur Informatiediensten.
De Directeur Informatiediensten stelt de Erfgoedinspectie op de hoogte van een noodvernietiging.
Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij overheidsorganen worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of meerdere taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt door de desbetreffende Directeur of Chef de Poste, in overleg met de Directeur Informatiediensten, een voorziening getroffen voor de desbetreffende archiefbescheiden.
Bij een organisatiewijziging wordt het deelarchief van het desbetreffende organisatieonderdeel afgesloten. Het nieuwe organisatieonderdeel of de geprivatiseerde organisatie begint een nieuw archief.
Bij de totstandkoming van de voorziening, bedoeld in het eerste lid, houdt de Directeur of Chef de Poste rekening met het gestelde in de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.
Bij de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen wordt, in overleg met Directeur Informatiediensten, een voorziening getroffen voor het archiefbeheer van de archiefbescheiden na opheffing van het organisatieonderdeel.
Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de minister worden uitgevoerd door een andere rechtspersoon bevatten een voorziening over het archiefbeheer overeenkomstig het gestelde in deze regeling.
De Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2009 wordt ingetrokken.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
De regeling kan worden aangehaald als ‘Beheersregeling archiefbeheer BZ 2012’.