OpenWet Connect

Ministeriële regeling · BWBR0031719

Regeling Waadi

Wijzigingen Officiële bron
Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 21 juni 2012, nr. AV/SDA/2012/8970 tot aanwijzing van de bewerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en tot vaststelling van de inhoud van het verslag overtreding Waadi (Regeling Waadi)Regeling WaadiDe Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Handelende in overeenstemming met de Minister van Financiën;

Gelet op de artikelen 14b, vierde lid, en 15, derde lid, van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs;

Besluit:

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag21 juni 2012De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,H.G.J.Kamp

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

  1. wet: de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs.

De normen NEN 4400-1:2010 en NEN 4400-2:2014 worden aangewezen als normen als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel f, van de wet.

De Stichting Normering Arbeid wordt aangewezen als bewerker in de zin van artikel 14b, vierde lid, van de wet.

1

Het verslag, bedoeld in artikel 15, eerste lid, van de wet, bevat in ieder geval de volgende elementen:

  1. a.

    de dagtekening van het verslag;

  2. b.

    de periode waar het onderzoek betrekking op heeft;

  3. c.

    de onderneming waar het onderzoek betrekking op heeft;

  4. d.

    de wettelijke bepaling of bepalingen waar het onderzoek betrekking op heeft;

  5. e.

    de aanleiding van het onderzoek;

  6. f.

    de onderzoekshandelingen;

  7. g.

    de bevindingen van het onderzoek;

  8. h.

    de conclusie;

  9. i.

    de bijlagen.

2

Indien niet-naleving is geconstateerd zendt de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid het conceptverslag naar de onderzochte onderneming en stelt de onderzochte onderneming in de gelegenheid om binnen vier weken te reageren op eventuele kennelijke feitelijke onjuistheden in het conceptverslag.

3

Het conceptverslag wordt gelijktijdig ter informatie verstrekt aan de betrokken arbeidskracht of werkzoekende, aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging of aan de daarvoor in aanmerking komende organisatie van werknemers, indien deze partij de melding van de niet-naleving heeft gedaan die de aanleiding was voor het onderzoek.

4

Bij de vaststelling van het verslag betrekt de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de reactie van de onderzochte onderneming als bedoeld in het tweede lid. Deze reactie wordt in het verslag verkort weergegeven, waarbij met redenen omkleed wordt aangegeven op welke punten al dan niet tot aanpassing van de bevindingen van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt overgegaan.

5

Verstrekkingen gebeuren schriftelijk of elektronisch.

Treedt op een later tijdstip in werking.

Het normenkader, bedoeld in artikel 12q, eerste lid, van de wet, is opgenomen in bijlage I bij deze regeling.

Treedt op een later tijdstip in werking.

1

Indien een toegelaten uitlener niet langer voldoet aan het normenkader, bedoeld in artikel 12q, eerste lid, van de wet, deelt de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de toegelaten uitlener schriftelijk mee dat hij voornemens is de toelating of voorlopige toelating te schorsen.

2

Indien sprake is van een minder ernstige overtreding, als bedoeld in bijlage I bij deze regeling, wordt, onverminderd artikel 4:8 van de Algemene wet Bestuursrecht, de toegelaten uitlener ten minste vier maanden na verzending van de mededeling, bedoeld in het eerste lid, in de gelegenheid gesteld een zienswijze naar voren te brengen.

Treedt op een later tijdstip in werking.

1

De inspectie-instelling inspecteert overeenkomstig het inspectieschema, bedoeld in bijlage II bij deze regeling.

2

Het rapport, bedoeld in artikel 12r, eerste lid, van de wet, komt tot stand volgens, en voldoet aan, het inspectieschema, bedoeld in bijlage II van deze regeling.

Treedt op een later tijdstip in werking.

1

Degene die een aanvraag tot toelating, als bedoeld in artikel 12i van de wet, doet onderscheidenlijk de toegelaten uitlener doet het rapport, bedoeld in artikel 12r, eerste lid, van de wet, aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid verstrekken ten hoogste vijfenzeventig werkdagen na aanvang van de inspectie door de inspectie-instelling.

2

De toegelaten uitlener doet het rapport, bedoeld in artikel 12r, eerste lid, van de wet, elke 12 maanden aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid verstrekken gedurende de looptijd van de toelating.

3

Indien een toegelaten uitlener niet langer aan het normenkader voldoet, kan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, in afwijking van het tweede lid, op enig moment een toegelaten uitlener verplichten binnen zes maanden een rapport als bedoeld in artikel 12r, eerste lid, van de wet, te doen verstrekken.

1

De vergoeding voor de behandeling van een aanvraag tot aanwijzing, bedoeld in artikel 1b:9, tweede lid, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs, bedraagt € 1.960.

2

De vergoeding voor de behandeling voor het behoud van een aanwijzing, bedoeld in artikel 1b:9, tweede lid, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs, bedraagt € 13.427.

3

De bedragen, genoemd in het eerste en tweede lid, worden door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid voor 31 december van elk kalenderjaar voor het daaropvolgende kalenderjaar vastgesteld op basis van het benodigde uitvoeringsbudget van de Nationale Autoriteit Uitleenmarkt, door de totale verwachte kosten van de aanwijzingsprocedure te delen door het verwachte aantal aanvragen tot aanwijzing.

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2012.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Waadi.

Treedt op een later tijdstip in werking.

Normenkader terbeschikkingstelling arbeidskrachten in het kader van toelatingsstelsel uitleners (Nederlandse en buitenlandse ondernemingen)

Eisen aan ondernemingen die in Nederland arbeidskrachten ter beschikking stellen

Hoofdstuk 1 Inleiding

Hoofdstuk 2 Toepassingsgebied

Hoofdstuk 3 Termen en definities

Hoofdstuk 4 Algemeen

Hoofdstuk 5 Terbeschikkingstelling van arbeidskrachten

1. Inleiding

Rechtspersonen of ondernemingen mogen alleen arbeidskrachten ter beschikking stellen in Nederland indien zij daartoe zijn toegelaten door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (de minister). Het toelatingsstelsel heeft een tweeledige doelstelling: (1) het verbeteren van de positie van ter beschikking gestelde arbeidskrachten en in het bijzonder die van arbeidsmigranten; en (2) het waarborgen van een gelijk speelveld voor alle in- en uitleners.

Een van de voorwaarden voor toelating is dat de rechtspersoon of onderneming, eerst bij aanvraag en vervolgens periodiek, kan aantonen dat hij voldoet aan het normenkader. Het normenkader bestaat uit eisen die betrekking hebben op de naleving van arbeidswetten, sociale zekerheidswetten en fiscale wet- en regelgeving. De eisen dienen ter bescherming van de belangen van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten, de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het normenkader bevat bijvoorbeeld eisen over afdracht van loonheffingen en het betalen van een juiste beloning conform de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Ook inleners hebben belang bij naleving van het normenkader door de uitlener.

De periodieke controles op naleving van het normenkader zullen plaatsvinden door private inspectie-instellingen die daarvoor door de minister zijn aangewezen. De kwaliteit en de onafhankelijkheid van de controles van deze inspectie-instellingen wordt gewaarborgd door de verplichte accreditatie door de Raad voor Accreditatie (RvA) en via de aanwijzingsprocedure door de minister. De inspectie-instelling richt zich tijdens een conformiteitsbeoordeling op de volgende aspecten die zijn opgenomen in het normenkader:

a) Normeisen algemeen:

– eisen aan de identificatie van de onderneming;

– verplichtingen inzake Nederlandse loonheffingen;

– verplichtingen inzake Nederlandse omzetbelasting;

– verwerking van de financiële administratie;

– het voeren van een adequate (kas)administratie;

– hanteren van een g-rekening;

– verstrekking van inlichtingen en documenten.

b) Normeisen ter beschikking stellen van arbeid:

– eisen met betrekking tot de identificatie van de arbeidskracht;

– eisen met betrekking tot de arbeidsovereenkomst;

–

– huisvesting;

– het voeren van een adequate loonadministratie;

– verbandlegging uren;

– het in- en doorlenen van personeel.

De inspecteur van de inspectie-instelling beoordeelt of de onderneming voldoet aan alle eisen en legt haar bevindingen vast in een inspectierapport.

2. Toepassingsgebied

Dit normenkader bevat eisen voor het toetsen en beoordelen van de personeels- loon- en financiële administratie van rechtspersonen of ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Dit normenkader bevat eveneens eisen voor het toetsen en beoordelen van rechtspersonen of ondernemingen (die al dan niet in Nederland zijn gevestigd) die arbeidskrachten in Nederland ter beschikking stellen.

3. Termen en definities

Voor de toepassing van dit document gelden de volgende termen en definities.

A1-verklaring/certificate of coverage

verklaring afgegeven op grond van Verordening (EG) nr. 883/2004 door het daartoe bevoegde sociale zekerheidsorgaan van het land waar de arbeidskracht voor vertrek naar het werkland is verzekerd, inhoudende dat de socialezekerheidswetgeving van het land waar de arbeidskracht gewoonlijk werkzaam is, van toepassing blijft

all-in loon

loon waarin het loon voor de (wettelijk) vastgelegde vakantiedagen en de vakantietoeslag is geïntegreerd

arbeidsduurverkorting

ADV-dagen of ATV-dagen (roostervrije dagen) die een generiek karakter, gericht op alle werknemers vallend onder de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), hebben en die bedoeld zijn om de werkduur te verkorten

dienstontvanger

natuurlijke persoon die in Nederland zijn woonplaats of gewone verblijfplaats heeft of de onderneming of rechtspersoon, bedoeld in artikel 5, onderscheidenlijk artikel 6, van de Handelsregisterwet 2007, die in Nederland is gevestigd, dan wel de onderneming die in Nederland werkzaam is of er werkzaamheden doet verrichten maar niet in Nederland is gevestigd, voor wie/waarvoor een gedetacheerde arbeidskracht in het kader van transnationale dienstverrichting werkzaamheden verricht

doorlener

degene die een arbeidskracht die aan hem ter beschikking is gesteld, vervolgens ter beschikking stelt aan een derde om onder diens toezicht en leiding werkzaam te zijn

duur van de overeenkomst

looptijd van de overeenkomst

identificatiedocument

identificatiedocument als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder 1 tot en met 3, van de Wet op de identificatieplicht

doen voorzien in huisvesting

een onderneming doet voorzien in huisvesting wanneer sprake is van het betrekken van een derde partij door de onderneming, waarbij de derde partij de huisvesting voorziet aan de arbeidskracht

doorlenen

activiteit waarbij een inlener een arbeidskracht die hem ter beschikking is gesteld, op zijn beurt weer ter beschikking stelt aan een derde om onder diens toezicht en leiding werkzaam te zijn

inhoudingsplichtige

degene die op het loon de loonheffingen, in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964, moet inhouden

initiële loonsverhoging

structurele algemene loonsverhoging afgesproken door cao-partijen dan wel conform bedrijfseigen regeling

inlener

degene aan wie de arbeidskracht ter beschikking is gesteld om onder diens toezicht en leiding arbeid te verrichten

inspecteur

medewerker van een inspectie-instelling die de conformiteit met de normen toetst

inspectie

toetsen van de personeels-, loon- en financiële administratie van ondernemingen op conformiteit met het normenkader, door een inspecteur van een inspectie-instelling

inspectie-instelling

een inspectie-instelling als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel h, van de wet

inspectierapport

rapport waarin de inspectie-instelling gemotiveerd haar bevindingen van een inspectie weergeeft

loon

feitelijk overeengekomen brutoloon

loonheffingen

door de inhoudingsplichtige verplicht in te houden heffingen op het loon, waaronder loonbelasting, premies volksverzekering en werknemersverzekering en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet

major

ernstige overtreding

minor

minder ernstige overtreding

non-conformiteit

het niet voldoen aan een gespecificeerde eis uit het normenkader

normale arbeidsduur

de arbeidsduur, zoals geldend bij de inlener, die in overeenkomstige arbeidsverhoudingen in de regel geacht wordt een volledige dienstbetrekking te vormen met dien verstande dat hierbij een arbeidsduur van ten hoogste veertig uren per week in aanmerking wordt genomen

onderneming

uitlener die een arbeidskracht ter beschikking stelt aan een derde om onder diens toezicht en leiding werkzaam te zijn, en onderwerp is van een inspectie

overeengekomen arbeidsduur

omvang van de arbeid die werkgever en arbeidskracht hebben afgesproken

ter beschikking stellen van arbeidskrachten

het tegen vergoeding ter beschikking stellen van arbeidskrachten aan een ander voor het onder diens toezicht en leiding, anders dan krachtens een met deze gesloten arbeidsovereenkomst, verrichten van arbeid

toelatende instantie

toelatende instantie, onder de verantwoordelijkheid van de minister

voorspelbaar arbeidspatroon

van een voorspelbaar arbeidspatroon is sprake indien de tijdstippen waarop de arbeid door de arbeidskracht moet worden verricht geheel of grotendeels voorspelbaar zijn

werkvergunning

tewerkstellingsvergunning als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van de Wet arbeid vreemdelingen, of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid, als bedoeld in artikel 1, onderdeel h en i, van de Wet arbeid vreemdelingen dan wel een vergelijkbaar door een andere lidstaat afgegeven document

zaakwaarnemer

degene die zaken voor een ander behartigt of uitvoert

Weging

4. Algemeen

4.1 Identificatie van de onderneming

De volgende eisen gelden voor de identificatie van de onderneming.

a) De onderneming moet aantonen dat zij een juridische entiteit is door het overleggen van een of meer uittreksels uit het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel dan wel gelijkwaardige, officiële documenten uit het land van vestiging als de onderneming buiten Nederland gevestigd is, die:

Major

1) kenbaar maken wie statutair de natuurlijke dan wel publiekrechtelijke bestuurder(s) zijn van de onderneming;

Major

2) kenbaar maken dat de doelomschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel (mede) gericht is op het ter beschikking stellen van arbeid.

b) Verder moet de onderneming:

Minor

1) inzicht geven in de bedrijfsactiviteiten van de onderneming die betrekking hebben op het ter beschikking stellen van arbeid in Nederland, waarbij deze verschillende bedrijfsactiviteiten gegroepeerd uit de financiële administratie moeten blijken;

Major

2) aantonen dat de gegevens uit de financiële administratie van de onderneming in overeenstemming zijn met de doelomschrijving op het uittreksel uit het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel en een gelijkwaardig document uit het land van vestiging als de onderneming buiten Nederland gevestigd is.

Voor ondernemingen buiten Nederland gevestigd, geldt aanvullend dat:

Major

3) de onderneming aantoont een identificeerbare entiteit te zijn, via de volgende vastgelegde registratienummers:

– loonbelastingnummer in het land van vestiging of een equivalent daarvan;

– aansluitnummer sociale verzekeringen in het land van vestiging of een equivalent daarvan;

– omzetbelastingnummer in het land van vestiging of een equivalent daarvan.

Major

4) indien gewerkt wordt met arbeidskrachten die beschikken over een A1-verklaring, er substantiële bedrijfsactiviteiten zijn in het land van vestiging.

4.2 Verplichtingen inzake Nederlandse loonheffingen

De onderneming moet de verplichtingen inzake loonheffingen juist, volledig en tijdig aangeven. De onderneming moet hiervoor waarborgen dat:

Major(/Minor)1

a) de aangiften loonheffingen worden volgens wet- en regelgeving uitgevoerd, waaronder mede begrepen de van toepassing zijnde WW-premiepercentage en sectorindeling;

Major(/Minor)

b) de onderneming de verschuldigde loonheffingen volledig en tijdig aangeeft en afdraagt.

4.3 Verplichtingen inzake omzetbelasting

De onderneming moet een juiste, volledige en tijdige omzetadministratie voeren. De onderneming moet hiervoor waarborgen dat:

Major(/Minor)

a) de factuur minimaal voldoet aan de eisen die de Wet op de omzetbelasting 1968 stelt;

Major(/Minor)

b) de aangiften en afdracht van de omzetbelasting tijdig en volledig gebeuren.

4.4 Verwerking van de financiële administratie

De onderneming moet zorgen dat:

Minor

a) de financiële administratie uiterlijk binnen drie maanden volledig is bijgewerkt;

Major(/Minor)

b) de aangiften loonheffingen aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie;

Major(/Minor)

c) de aangiften omzetbelasting aansluiten op de verplichtingen uit de financiële administratie.

4.5 Het voeren van een adequate (kas)administratie

De onderneming moet de (kas)transacties juist, volledig en tijdig verwerken. De onderneming moet hiervoor waarborgen dat:

Major(/Minor)

a) de kastransacties binnen maximaal één kalendermaand zijn verwerkt;

Major(/Minor)

b) ongebruikelijke transacties volledig zijn te verklaren;

Major(/Minor)

c) de kwitering van transacties volledig is;

Major(/Minor)

d) de loonbetaling per kas door de arbeidskracht getekend is voor ontvangst én de handtekening overeen komt met de handtekening op de arbeidsovereenkomst met, en het identificatiedocument van, de desbetreffende arbeidskracht.

4.6 Juist hanteren van een g-rekening

Major(/Minor)

De onderneming moet waarborgen dat de g-rekening wordt gebruikt conform de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004, en conform de g-rekeningovereenkomst.

4.7 Verstrekken van inlichtingen en documenten

Major

De onderneming verstrekt gedurende de inspectieperiode relevante inlichtingen en documenten voor een inspectie aan de inspectie-instelling. De onderneming moet hiervoor onder meer waarborgen dat:

Major

a) zij minimaal de door de Belastingdienst per kwartaal afgegeven verklaringen omtrent het betalingsgedrag inzake loonheffingen en omzetbelasting overlegt;

Major

b) de meest recente jaarrekening aanwezig moet zijn en dat deze jaarrekening voldoet aan de deponeringstermijnen;

5 Terbeschikkingstelling van arbeidskrachten

5.1 Eisen met betrekking tot de identificatie van de arbeidskracht

De onderneming moet op basis van doeltreffende beheersmaatregelen een juiste, volledige en tijdige personeelsadministratie voeren. Zij moet hiervoor het volgende waarborgen:

a) De onderneming moet met betrekking tot de identiteit van de arbeidskrachten waarborgen dat:

Minor(/Major)2

1) bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst de identiteit van de arbeidskracht, ook op het aspect van de persoonsverwisseling, aan de hand van een geldig aan hem afgegeven authentiek identificatiedocument is vastgesteld en dat kopieën van alle pagina’s uit dit document met daarop persoonsgegevens, foto, persoonlijkheidskenmerken, handtekening en fiscaal relevante aspecten aanwezig zijn;

Minor(/Major)

2) van de arbeidskracht die geen onderdaan is van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte dan wel Zwitserland, na het verlopen van de geldigheidsduur van het identificatiedocument opnieuw zijn identiteit aan de hand van het dan geldige en authentieke identificatiedocument wordt vastgesteld en dat eveneens kopieën van alle relevante pagina’s uit dit identificatiedocument aanwezig zijn met daarop persoonsgegevens, foto, persoonlijkheidskenmerken, handtekening en fiscaal relevante aspecten aanwezig zijn;

b) De onderneming moet met betrekking tot het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland waarborgen dat:

Minor(/Major)

1) bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst met een arbeidskracht die geen onderdaan is van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte dan wel Zwitserland, het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland is vastgesteld aan de hand van een geldig aan hem afgegeven authentiek identificatiedocument en een voor hem afgegeven werkvergunning en dat kopieën van alle pagina’s waarop relevante informatie staat voor het gerechtigd zijn in Nederland te werken, aanwezig zijn;

Minor(/Major)

2) na het verlopen van de geldigheidsduur van een van deze documenten, het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland opnieuw wordt vastgesteld aan de hand van het dan geldige en authentieke identificatiedocument of de werkvergunning en dat eveneens kopieën van alle relevante pagina’s uit het desbetreffende document aanwezig zijn;

Minor(/Major)

3) van de arbeidskracht die geen onderdaan is van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte dan wel Zwitserland, aantoonbaar kopieën van alle relevante pagina’s van zijn identiteitsdocumenten en indien van toepassing de werkvergunningen aan de inlener en doorlener ter beschikking zijn gesteld;

Voor ondernemingen buiten Nederland gevestigd geldt aanvullend dat:

Minor(/Major)

4) vóór het gaan verrichten van arbeid in Nederland door de arbeidskracht er een melding gedaan is over de werkzaamheden in Nederland in het online meldloket voor buitenlandse arbeidskrachten (postedworkers.nl).

c) Ondernemingen die de feitelijke identiteitsvaststelling door een derde laten verrichten omdat zij niet in de gelegenheid zijn dit zelf te doen, moeten dit contractueel vastleggen met de derde.

1) In dit contract moet minimaal zijn vastgelegd dat de derde:

Minor(/Major)

a) een goed leesbare kopie van het identificatiedocument en, indien van toepassing, van de werkvergunning verstrekt;

Minor(/Major)

b) een getekende verklaring verstrekt waaruit blijkt dat de identiteit, ook op het aspect van persoonsverwisseling, is gecontroleerd, en door wie. Deze verklaring moet ook door de desbetreffende in dienst tredende arbeidskracht worden ondertekend;

Minor(/Major)

c) toestaat dat de onderneming waarvoor hij de feitelijke identiteitsvaststelling verricht deze procedure steekproefsgewijze op locatie bij hem controleert;

Minor(/Major)

d) indien hij zelf de verlofregistratie bijhoudt, ervoor zorgt dat deze ook toegankelijk is voor de onderneming waarvoor hij de feitelijke identiteitsvaststelling verricht.

Minor

2) De onderneming die de feitelijke identiteitsvaststelling door een derde laat verrichten, moet aantoonbaar de verklaring beschreven in norm 5.1.c.1.b in de personeelsadministratie hebben opgenomen.

5.2 Eisen met betrekking tot de arbeidsovereenkomst

a) De onderneming moet op basis van doeltreffende beheersmaatregelen een juiste, volledige en tijdige personeelsadministratie voeren. Zij moet hiervoor waarborgen dat:

Minor

1) met alle arbeidskrachten die voor de onderneming arbeid verrichten of hebben verricht, aantoonbaar een schriftelijke arbeidsovereenkomst3 is aangegaan, die is ondertekend en verstrekt aan de arbeidskracht, waarin de afspraken zoals hieronder benoemd, zijn opgenomen4:

Minor

a) naam en woonplaats van partijen;

Minor

b) de datum van indiensttreding;

Minor

c) indien de overeenkomst voor bepaalde tijd is gesloten, de duur van de overeenkomst;

Minor

d) de aanspraak op vakantie of de wijze van berekening van de aanspraak;

Minor

e) de duur van de door partijen in acht te nemen opzegtermijnen of de wijze van berekening van deze termijnen;

Minor

f) het loon en de termijn van uitbetaling alsmede, indien het loon afhankelijk is van de uitkomsten van de te verrichten arbeid, de per dag of per week aan te bieden hoeveelheid arbeid, de prijs per stuk en de tijd die redelijkerwijs met de uitvoering is gemoeid;

Minor

g) de overeengekomen arbeidsduur;

Minor

h) of de arbeidskracht wel of niet gaat deelnemen aan een pensioenregeling;

Minor

i) of de arbeidsovereenkomst een uitzendovereenkomst is als bedoeld in artikel 690 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek of een payrollovereenkomst als bedoeld in artikel 692 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek of een oproepovereenkomst als bedoeld in artikel 628a, negende en tiende lid van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.

Minor

2) Indien de verstrekking van de arbeidsovereenkomst uitsluitend plaatsvindt via een portal waar de arbeidskracht toegang tot heeft, moet de onderneming er voor zorgdragen dat de portal tot ten minste 12 maanden na einde dienstverband voor de desbetreffende arbeidskracht toegankelijk blijft.

Minor(/Major)

3) Bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst een opgaaf gegevens voor de loonheffingen heeft plaatsgevonden, tenzij in Nederland geen loonheffingen moeten worden afgedragen.

Minor

4) Mutaties in de arbeidsovereenkomst met betrekking tot het aangaan, wijzigen en beëindigen daarvan, alsmede mutaties in het gerechtigd zijn tot werken, zodra alle relevante gegevens aanwezig zijn, binnen één werkdag zijn verwerkt.

Voor ondernemingen buiten Nederland gevestigd, geldt aanvullend dat:

Minor

5) een procedure is vastgesteld, is ingevoerd en wordt onderhouden voor het tijdig melden van arbeidskrachten die werkzaamheden uitvoeren in Nederland in het online meldloket voor buitenlandse arbeidskrachten (postedworkers.nl).

5.3 Doorsturen van informatie

De onderneming bevestigt bij aanvang van iedere terbeschikkingstelling de volgende punten schriftelijk aan de arbeidskracht:

Minor

1) de verwachte ingangsdatum;

Minor

2) de naam en contactgegevens van de inlener, waaronder een eventuele contactpersoon en werkadres;

Minor

3) de functienaam en indien beschikbaar, de functienaam volgens de beloningsregeling van de inlener;

Minor

4) indien van toepassing de vermoedelijke einddatum van de terbeschikkingstelling.

5.4 Huisvesting5

Minor

Voorzien of doen voorzien in huisvesting ten behoeve van de terbeschikkingstelling in Nederland, is toegestaan indien de verhuurder:

1) een toegelaten instelling is als bedoeld in artikel 19, eerste lid, van de Woningwet; of

2) gecertificeerd is overeenkomstig de bij cao vastgestelde normen over de kwaliteit van huisvesting van arbeidsmigranten na een conformiteitsbeoordeling van een door de Raad voor Accreditatie daartoe geaccrediteerde instelling.

5.5 Het voeren van een adequate loonadministratie

De onderneming moet een juiste, volledige en tijdige loonadministratie voeren. De onderneming moet hiervoor het volgende waarborgen:

Minor

a) Mutaties in de loonadministratie zijn uiterlijk binnen één maand verwerkt;

Minor

b) Alle van toepassing zijnde parameters en persoonsgebonden gegevens zijn ingevoerd in de loonadministratie. Onder deze gegevens worden ten minste verstaan:

Minor

1) premiepercentages, belastingtabellen en reserveringspercentages;

Minor

2) naam, adres, woonplaats, geboortedatum, burgerservicenummer, bankrekeningnummer, soort arbeidsovereenkomst en indien van toepassing, A1-verklaring;

Minor

3) alle elementen genoemd onder 5.3.

Minor

c) De onderneming zorgt ervoor dat alle gewerkte uren (rekening houdende met de overeengekomen arbeidsduur) ten minste worden verloond op basis van:

Minor

1) periodeloon in de schaal;

Minor

2) arbeidsduurverkorting indien deze in geld wordt uitgekeerd;

Minor

3) alle toeslagen;

Minor

4) initiële loonsverhoging;

Minor

5) periodieken.

Minor

d) Indien all-in-loon wordt toegepast, wordt dit gespecificeerd op de loonstrook.

e) Voor de uitbetaling geldt dat:

Minor(/Major)

1) ieder gewerkt uur doch ten minste de overeengekomen arbeidsduur (behalve als er sprake is van uitsluiting loondoorbetalingsverplichting), ten minste volgens het geldende Nederlandse wettelijk minimumuurloon wordt uitbetaald;

Minor(/Major)

2) de betaling van het verschuldigde Nederlandse wettelijk minimumuurloon door girale betaling geschiedt;

Minor(/Major)

3) indien er inhoudingen of verrekeningen op het Nederlandse wettelijk minimumloon gedaan worden, deze inhoudingen of verrekeningen voldoen aan de eisen gesteld bij of krachtens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag;

Minor(/Major)

4) op het moment van uitbetalen van de vakantiebijslag de som van het brutoloon en vakantiebijslag over de voorafgaande periode tenminste 108% van het bruto geldende Nederlandse wettelijk minimumloon bedraagt;

Minor(/Major)

5) bij einde dienstverband aantoonbaar is dat de opgebouwde vakantiebijslag volledig is uitbetaald aan de arbeidskracht;

Minor

f) De opgave van de door de arbeidskrachten gewerkte uren is volledig en tijdig verwerkt in de urenregistratie.6

Minor

g) De methode van urenregistratie is sluitend en maakt controle daarop mogelijk. De werkbriefjes en elektronische gegevensuitwisseling moeten daarom minimaal zijn voorzien van de volgende gegevens:

– naam arbeidskracht;

– week-, periode- of maandnummer van verrichte arbeid;

– begin- en eindtijd per dag of shift inclusief eventuele niet betaalde pauzes7;

– locatie werkplek. Bij arbeidskrachten zonder vaste werkplek is dit de plek van degene van de inlener.

De facturen moeten minimaal zijn voorzien van de volgende gegevens:

– naam arbeidskracht;

– week-, periode- of maandnummer van verrichte arbeid;

– aantal gewerkte uren.

Minor

h) De onderneming verstrekt aan de arbeidskracht bij iedere loonbetaling schriftelijk of elektronisch een loonstrook.

Minor

i) De loonstrook is minimaal voorzien van de volgende gegevens:

– naam inlener (indien technisch mogelijk);

– bruto loonbedrag;

– samenstelling loon in gespecificeerde bedragen;

– inhoudingen, waarbij elke inhouding is gespecificeerd, de inhouding aantoonbaar schriftelijk met arbeidskracht is overeengekomen, tenzij dit niet vereist is conform wetgeving;

– wettelijk minimum(jeugd)loon;

– naam van de werkgever en de arbeidskracht;

– termijn waarop de betaling betrekking heeft;

– de overeengekomen arbeidsduur;

– of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die schriftelijk is aangegaan of dat er sprake is van een oproepovereenkomst als bedoeld in artikel 628a, negende en tiende lid, van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.

Minor

j) Indien de verstrekking van de loonstrook uitsluitend plaatsvindt via een portal waar de arbeidskracht toegang tot heeft, moet de onderneming er voor zorgdragen dat de portal tot ten minste 12 maanden na einde dienstverband voor de desbetreffende arbeidskracht toegankelijk blijft.

Minor

k) De uitbetaling vindt conform de loonstrook plaats door middel van bank of kas met inachtneming van het bepaalde onder 5.5e.2.

Minor

l) Bij einde dienstverband worden de nog niet opgenomen vakantiedagen aantoonbaar uitgekeerd.

Minor

m) Een procedure voor het vaststellen van vakantie- en verlofrechten is vastgesteld en ingevoerd en wordt onderhouden.

Minor

n) Het recht op vakantiedagen voldoet minimaal aan artikel 634 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.

Minor

o) De verlofregistratie is volledig en tijdig verwerkt.

Minor

p) Onbelaste vergoedingen en verstrekkingen zijn toegekend overeenkomstig belastingwetgeving en beleidsregels dan wel in overeenstemming met ondernemings-specifieke afspraken met de Belastingdienst. Voor ondernemingen buiten Nederland gevestigd geldt tevens dat de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen in overeenstemming zijn met de eisen uit de Europese detacheringsrichtlijn.

Minor(/Major)

q) Het loon van de arbeidskracht wordt niet overgemaakt aan de inlener of de zaakwaarnemer van de inlener.

Voor ondernemingen buiten Nederland gevestigd, geldt aanvullend dat:

Minor

r) Indien arbeidskrachten in Nederland ter beschikking worden gesteld die niet over een A1-verklaring beschikken wordt voldaan aan de verplichtingen met betrekking tot de sociale verzekeringspremies van de werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet;

Minor

s) Indien A1-verklaringen niet binnen drie maanden na aanvang van de werkzaamheden in Nederland in de administratie zijn opgenomen, met terugwerkende kracht tot de eerste werkdag de in Nederland wettelijk verplichte sociale verzekeringspremies bij de eerstvolgende verloning worden aangegeven en afgedragen.

Minor(/Major)

t) Al hetgeen in verband met het verrichten van arbeid in Nederland feitelijk in welke vorm dan ook wordt uitbetaald, wordt meegenomen in de berekening van in Nederland verschuldigde loonheffingen.

5.6 Verbandlegging uren

De gewerkte uren, verloonde uren, gefactureerde uren en uitbetaalde uren moeten met elkaar in overeenstemming zijn, rekening houdend met de verlofuren, ziekte-uren, compensatie-uren en leegloopuren8. De onderneming moet hiervoor waarborgen dat:

Minor(/Major)

a) de gewerkte uren en gefactureerde uren met elkaar in overeenstemming zijn;

Minor(/Major)

b) de gewerkte uren, verloonde uren en uitbetaalde uren met elkaar in overeenstemming zijn (daarbij, voor zover van toepassing, rekening houdend met de verlofuren, ziekte-uren, compensatie-uren en leegloopuren).

5.7 Het in- en doorlenen van personeel

In- en doorlenen van arbeidskrachten is toegestaan onder de volgende voorwaarden:

Minor(/Major)

a) Bij het in- en doorlenen van arbeidskrachten wordt alleen gebruik gemaakt van ondernemingen die beschikken over een toelating, als bedoeld in artikel 12i, eerste lid, van de wet of een ontheffing, als bedoeld in artikel 12e, eerste lid, van de wet.

Minor(/Major)

b) Het inlenen van personeel wordt schriftelijk vastgelegd.

Minor(/Major)

c) De onderneming heeft op basis van de schriftelijke verklaring van de uitlener vastgesteld wie de formele werkgever is van de in- en doorgeleende arbeidskrachten die ter beschikking zijn gesteld en heeft dit ook aantoonbaar doorgegeven aan de inlenende partij.

Minor(/Major)

d) De onderneming moet aantonen dat een procedure is vastgesteld, is ingevoerd en wordt onderhouden waaruit blijkt dat bij het in- en doorlenen van een in het buitenland gevestigde onderneming voldaan wordt aan haar controleplicht als dienstontvanger.

e) Er geen arbeidskrachten met een A1-verklaring afgegeven op basis van artikel 12 Verordening (EG) nr. 883/2004 worden in- en doorgeleend.

f) Indien een arbeidskracht die beschikt over een A1-verklaring op basis van artikel 13 Verordening (EG) nr. 883/2004 wordt in- en doorgeleend, is er sprake van een organische band van die arbeidskracht met de in het buitenland gevestigde werkgever.

Minor(/Major)

g) Indien arbeidskrachten die onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte, dan wel Zwitserland, worden ingezet, moet de onderneming aantonen dat de identiteit van deze personen is vastgesteld.

Hierbij is ten minste het volgende vastgelegd:

– naam;

– het soort identiteitsdocument;

– het nummer van het identiteitsdocument;

– de geldigheidsduur van het identiteitsdocument;

– (indien van toepassing) het soort A1-verklaring (artikel 12, artikel 13, of artikel 16 van Verordening (EG) nr. 883/2004).

Minor(/Major)

h) Indien arbeidskrachten die geen onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte, dan wel Zwitserland, worden ingezet, moet de onderneming aantonen dat:

1) de identiteit van deze personen is vastgesteld. Hierbij moet ten minste het volgende zijn vastgelegd:

– een kopie van de relevante pagina’s van het identificatiedocument;

– een kopie van de werkvergunning.

2) de in- en doorlenende ondernemingen bij aanvang van de arbeid door de onderneming in het bezit zijn gesteld van kopieën van alle relevante pagina’s van het aan de arbeidskrachten afgegeven geldige en authentieke identificatiedocument en hun werkvergunning.

Minor(/Major)

i) Er is altijd een volledige aansluiting tussen de inkoop- en de verkoopfacturen met betrekking tot de arbeidskrachten die zijn in- en doorgeleend en de door hen gewerkte uren.

Minor(/Major)

j) De onderneming de ontvangen informatie over de arbeidsvoorwaarden van de inlener bij wie de arbeid wordt verricht en die betrekking heeft op in- en doorgeleende arbeidskrachten, heeft doorgestuurd naar de uitlener.

1 Indien de uitlener het normelement niet structureel en niet substantieel overtreedt, wordt de major bij de normelementen met de tekst Major(/Minor) een minor.

2 Indien men in de steekproef twee keer of meer een afwijking heeft op hetzelfde normelement dan wordt de minor bij de normelementen met de tekst Minor(/Major) een major.

3 Een bevestiging van uitzending wordt ook als schriftelijke arbeidsovereenkomst aangemerkt.

4 De onderneming doet richting de arbeidskracht na het begin van de werkzaamheden schriftelijk opgave van de gegevens uit de arbeidsovereenkomst.

5Op de eis, bedoeld onder 5.4, wordt niet geïnspecteerd indien de onderneming voorziet of doet voorzien in huisvesting aan arbeidskrachten die minimaal 1,5 keer het bruto wettelijk minimumuurloon verdienen.

De eis, bedoeld onder 5.4, is niet van toepassing op terbeschikkingstelling van arbeidsmigranten in de zeevaart, binnenvaart en olie- en gasplatforms.

6 De eis, bedoeld onder f, is niet van toepassing indien langdurig wordt gewerkt op basis van vaste contractueel overeengekomen uren.

7 Dit gegeven is niet van toepassing indien wordt gewerkt volgens een voorspelbaar arbeidspatroon én vaste week- of maandbetaling én minimaal 1,5 keer bruto geldende Nederlands wettelijk minimumuurloon.

8 Uren waarop er door de arbeidskracht niet gewerkt wordt vanwege wegvallen van het werk en er op grond van de arbeidsovereenkomst een loondoorbetalingsverplichting geldt voor deze niet gewerkte uren.

Treedt op een later tijdstip in werking.

Dit inspectieschema bevat regels waaraan inspectie-instellingen zich moeten houden bij het uitvoeren en vastleggen van de inspecties op het naleven van het normenkader dat is opgesteld voor de toelating van uitleners (zie bijlage 1). Na de inwerkingtreding van de Wet toelating terbeschikkingstelling arbeidskrachten mogen uitleners alleen arbeidskrachten ter beschikking stellen indien zij daartoe zijn toegelaten door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Het onderwerp van de inspecties is de personeels- loon- en financiële administratie van rechtspersonen of ondernemingen (die al dan niet in Nederland zijn gevestigd) die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Het inspectieschema schrijft voor welke taken inspectie-instellingen in het kader van een inspectie moeten verrichten (paragraaf 3) en geeft instructies voor de wijze waarop zij deze taken moeten uitvoeren (paragraaf 4). Het inspectieschema stelt geen competentie-eisen aan inspecteurs. Hiervoor wordt verwezen naar artikel 1b:9, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs. Hier worden ook de mogelijkheden en beperkingen omtrent inhuur van zelfstandigen geregeld. De tabel in paragraaf 5 bevat specifieke voorschriften voor de controle op bepaalde normeisen.

De inspectie-activiteiten worden uitgevoerd door type-A geaccrediteerde inspectie-instellingen. Deze inspectie-instellingen zijn volledig onafhankelijk en voeren alleen inspecties uit voor derden.

  1. –

    inspectie-instelling: een inspectie-instelling als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel h, van de wet;

  2. –

    inspectieschema: de nadere regels over de inhoud en totstandkoming van het inspectierapport als bedoeld in artikel 12r, derde lid, van de wet;

  3. –

    normenkader: het normenkader als bedoeld in artikel 12q, van de wet.

Deze paragraaf beschrijft welke taken een inspectie-instelling bij de toetsing aan het normenkader in het kader van het toelatingsstelsel moet verrichten.

a. Inspecteren

Dit schema maakt onderscheid tussen een volledige inspectie en een vervolginspectie. Een volledige inspectie heeft betrekking op alle in het normenkader opgenomen eisen, voor zover van toepassing op de uitlener. Bijlage A bevat een checklist op basis waarvan de inspectie-instelling moet bepalen welke normeisen bij een volledige inspectie worden getoetst. Bij een vervolginspectie toetst de inspectie-instelling een deel van de normeisen, eveneens voor zover deze van toepassing zijn. Voor het bepalen van de te toetsen normeisen bij een vervolginspectie gebruikt de inspectie-instelling Bijlage B.

Bij de eerste toelatingsaanvraag verricht de inspectie-instelling een volledige inspectie. De inspectie-instelling voert de volledige inspectie alleen uit als er ten minste twee maanden verloond is en er minimaal één aangifte en betaling loonheffingen heeft plaatsgevonden. De eerste daarop volgende inspectie is eveneens een volledige. Hierna verricht de inspectie-instelling afwisselend vervolginspecties en volledige inspecties.

Let wel, bij een inspectiefrequentie van minimaal eens per 12 maanden, geldt dat de inspectiecyclus enkel uit volledige inspecties bestaat. Dit betekent dat elke inspectie een volledige inspectie is en er dus geen vervolginspecties zijn, waarbij slechts een deel van de normeisen wordt getoetst.

Indien tijdens de volledige of vervolginspectie non-conformiteiten zijn vastgesteld, zal er ook een herstelinspectie plaats vinden om vast te stellen of de non-conformiteiten conform zijn voordat het inspectierapport aan de minister wordt verstrekt.

De toetsingsperiode van iedere inspectie betreft steeds de periode vanaf de begindatum van de laatst uitgevoerde volledige inspectie tot aan de begindatum van de nieuwe inspectie.

De toetsingsperiode van de inspectie betreft twee jaar (huidig en voorgaand boekjaar) indien de eerste inspectie voor de toelating plaatsvindt op grond van de overgangsregeling conform artikel 23b Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten.

De inspectie-instelling houdt bij toetsing van de normeisen rekening met de datum van inwerkingtreding van wet- en regelgeving die ten grondslag liggen aan de normeisen.

b. Dossiervorming

De inspectie-instelling legt per onderneming waar ze een inspectie heeft uitgevoerd een dossier aan. Een dossier dient minimaal te bestaan uit:

  1. a)

    De gegevens van de onderneming;

  2. b)

    De inspectieovereenkomst;

  3. c)

    De inspectierapporten;

  4. d)

    De jaarverslagen of publicatiestukken van de onderneming;

  5. e)

    Per inspectie: (i) de namen van de arbeidskrachten van wie de dossiers zijn geïnspecteerd; (ii) een volledige reproduceerbare representatieve lijncontrole met onderliggende documenten en gegevens; (iii) de onderbouwing van de vastgestelde (non)conformiteiten met de nodige documenten; (iv) de inspectiegegevens met startdatum inspectie en uitvoerende inspecteurs en (v) alle inhoudelijke correspondentie tussen de inspectie-instelling dan wel inspecteur en de onderneming en andere relevante informatie die betrekking heeft op de inspectie.

De inspectie-instelling bewaart het dossier van de geïnspecteerde onderneming in ieder geval tot het moment van de volgende inspectie en in ieder geval niet langer dan vijf jaar.

c. Het opstellen van een inspectierapport

De inspectie-instelling geeft aan het einde van de inspectie aan welke eisen uit het normenkader de onderneming op het moment van de toetsing wel of niet voldoet. De inspectie-instelling stelt de resultaten van de toetsing vast in een inspectierapport.

Een inspectierapport kent minimaal de volgende bestanddelen:

  1. a)

    Naamgeving van het document, dat wil zeggen een inspectierapport met type inspectie;

  2. b)

    Identificatie van het document, datum afgifte en unieke identificatie;

  3. c)

    Identificatie inspectie-instelling;

  4. d)

    Identificatie onderneming;

  5. e)

    In het definitieve inspectierapport wordt onderscheid gemaakt tussen:

    1. i.

      De inspectieresultaten van de volledige of vervolg inspectie;

    2. ii.

      De inspectieresultaten van de herstelinspectie;

  6. f)

    Beschrijving van het uitgevoerde inspectiewerk;

  7. g)

    Datum (data) inspectie

    1. –

      Aanvang inspectie

    2. –

      Data waarop de inspectie heeft plaatsgevonden

    3. –

      Datum rapportage;

  8. h)

    Identificatie van het geïnspecteerde object en, indien van toepassing, de identificatie van de specifieke componenten die zijn geïnspecteerd;

  9. i)

    Informatie over wat er is weggelaten uit de oorspronkelijke inspectieopdracht;

  10. j)

    Identificatie of korte beschrijving van de gebruikte inspectiemethode(s) en gebruikte procedure(s), vermelding van de afwijkingen, aanvulling op of uitsluitingen van de overeengekomen methoden en procedures;

  11. k)

    De resultaten van de inspectie en een verklaring van overeenstemming (eventuele gebreken of andere non-conformiteiten inbegrepen);

  12. l)

    Namen van de medewerkers die de inspectie hebben verricht (en in gevallen waarin beveiligde elektronische verificatie niet is uitgevoerd hun handtekening).

Deze paragraaf bevat algemene instructies voor het uitvoeren van de taken door inspectie-instellingen. Daarnaast gelden specifieke voorschriften voor de toetsing aan bepaalde eisen in het normenkader. Deze voorschriften zijn in paragraaf 5 vermeld.

a. Inspectierapport

De inspectie-instelling geeft opvolging aan de opdracht van een toegelaten uitlener tot het uitvoeren van een inspectie. Voor iedere toegelaten uitlener die periodiek een nieuwe inspectie aanvraagt dan wel voor iedere toegelaten uitlener die op grond van artikel 3d, derde lid, een tussentijdse inspectie aanvraagt, verstrekt de inspectie-instelling het rapport aan de minister.

b. Duur inspecties

De (herstel)inspectie1 door de inspectie-instelling mag maximaal vijf werkdagen duren. De inspectie-instelling kan alleen de feitelijke bevindingen die plaatsvinden binnen deze vijf werkdagen meenemen voor het vaststellen van de conformiteitsbeoordeling in het inspectierapport. De termijn vangt aan op het moment dat de inspectie-instelling start met het toetsen van de normeisen. Dat is exclusief alle voorbereidende werkzaamheden.

c. Steekproeven trekken

Volledige inspectie

De inspectie-instelling voert de volledige inspectie uit op basis van een aselect getrokken steekproef bestaande uit arbeidskrachten die ter beschikking worden gesteld. Uit alle vestigingen waarvoor de onderneming verantwoordelijk is wordt een steekproef getrokken.

De inspectie-instelling bepaalt met tabel A.1. de te toetsen eisen voor de volledige inspectie. De antwoorden op de introductievragen uit tabel A.1. geven een indicatie. De inspectie-instelling kan tijdens de inspectie vaststellen dat de feitelijke situatie anders is dan blijkt uit de gegeven antwoorden op de introductievragen. Indien dit het geval is, moet de inspectie-instelling de te controleren normeisen hierop aanpassen.

De steekproefgrootte bestaat uit 10 of 15 dossiers van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten.2 inspectie-instelling gebruikt tabel A.2. uit Bijlage A om de steekproefgrootte vast te stellen. De uitkomst op de vragen bepaalt de steekproefgrootte. Mocht uit de steekproef en/of inspectie blijken dat de vragen uit tabel A.2. in werkelijkheid afwijken van het gegeven antwoord, dan wordt de inspectie-instelling geacht de steekproefgrootte overeenkomstig aan te passen.

Indien het voor de inspectie-instelling niet mogelijk is om een aselecte steekproef te nemen uit de reeks van verkoopfacturen, omdat er meerdere activiteiten zijn bij de onderneming, neemt de inspectie-instelling de steekproef aselect uit de activiteiten die betrekking hebben op het ter beschikking stellen van arbeidskrachten.

Voor de steekproeftrekking voor de specifieke controle van normeis 5.7, die betrekking heeft op het in- en doorlenen van personeel, gebruikt de inspectie-instelling tabel A.4.

Het dossier per getrokken terbeschikkinggestelde arbeidskracht bevat minimaal de gegevens die nodig zijn om alle van toepassing zijnde normeisen te kunnen toetsen. De inspectie-instelling vraagt bij de onderneming voor het dossier van ieder getrokken terbeschikkinggestelde arbeidskracht uit de steekproef hiervoor in ieder geval het volgende op: verkoopfactuur, loonstrook, urenregistratie, arbeidsovereenkomst, loonbelastingverklaring, identificatiedocument, beloningselementen, bevestiging van de beloningselementen door de werkgever aan de terbeschikkinggestelde arbeidskracht, uitbetalingsbewijs en eventuele A1-verklaring. Voor de verdeling van de loonstroken maakt de inspectie-instelling de verdeling conform tabel A.3.

Voor de toetsing van de uitbetaling van reserveringen bij uitdiensttreding en de uitbetaling vakantiegeld vraagt de inspectie-instelling een verzamelloonstaat in- en uitdienstlijst (over de inspectieperiode) op persoonsniveau met gewerkte tijdvakken/periodes op bij de onderneming. Daaruit trekt de inspectie-instelling de loonstroken van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten op aselecte wijze. Indien de onderneming deze lijsten niet kan produceren of de lijsten onvoldoende inzicht geven, vraagt de inspectie-instelling meer gegevens op om loonstroken aselect te trekken.

Herstelinspectie binnen maximaal 75 werkdagen

De verdeling van het minimale steekproefaantal bij een herstelinspectie is afhankelijk van verschillende factoren. De inspectie-instelling bepaalt de verdeling op basis van zijn professionele oordeel. Waar mogelijk verdeelt de inspectie-instelling het evenredig. Per non-conformiteit trekt de inspectie-instelling een aselecte steekproef bestaande uit minimaal twee dossiers (dit zijn andere dossiers dan waar tijdens de vorige inspectie de non-conformiteiten zijn vastgesteld), waarbij de gevraagde stukken voor de beoordeling van meerdere non-conformiteiten gebruikt mogen worden. Naast de nieuwe getrokken steekproef, stelt de inspectie-instelling vast of de non-conformiteiten uit de voorgaande inspectie conform zijn (de dossiers hiervoor zijn select getrokken en zijn dus dezelfde dossiers dan waar tijdens de vorige inspectie de non-conformiteiten zijn vastgesteld).

Vervolginspectie

De inspectie-instelling bepaalt met tabel B.1. of eisen uit hoofdstuk 5 getoetst worden. De uitkomst van tabel B.1. is afhankelijk van meerdere elementen:

  1. –

    of de onderneming voor de volledige inspectie een inspectierapport heeft aangeleverd bij de minister met non-conformiteiten op normeisen uit hoofdstuk 5,

  2. –

    of de onderneming bij de volledige inspectie procedures had in opzet en bestaan en werking procedures;

  3. –

    de steekproefgrootte bij de volledige inspectie.

Indien uit tabel B.1. blijkt dat de inspectie-instelling moet toetsen op normeisen uit hoofdstuk 5, trekt de inspectie-instelling de steekproef op dezelfde wijze als staat omschreven onder het kopje ‘volledige inspectie’ van deze paragraaf. Indien uit tabel B.1. blijkt dat alleen het controleren van de normeisen uit hoofdstuk 4 van toepassing is, heeft de inspectie-instelling geen steekproef nodig bestaande uit dossiers van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten.

d. Rapportageproces

De inspectie-instelling doet het inspectierapport uiterlijk 75 werkdagen na aanvang van de inspectie laten verstrekken aan de minister middels de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

De inspectie-instelling stelt vast of vereiste procedures, voor zover van toepassing bij de onderneming, er zijn in opzet en bestaan. Hiervoor is het nodig dat de procedures van de onderneming op schrift gesteld of geautomatiseerd zijn. Indien de procedures op schrift staan, neemt de inspectie-instelling hiervan een kopie op in het dossier. De inspectie-instelling gebruikt tabel A.5 voor de vaststelling van procedures in opzet en bestaan. De inspectie-instelling gebruikt tabel A.6. voor de vaststelling van de werking van de procedures.

Indien de uitlener niet voldoet aan een in het normenkader gespecificeerde eis legt de inspectie-instelling de non-conformiteit vast in een inspectierapport. Niet elke non-conformiteit heeft eenzelfde gewicht. Er wordt onderscheid gemaakt in non-conformiteiten die te kwalificeren zijn als:

  1. (i)

    een minor non-conformiteit;

  2. (ii)

    een minor non-conformiteit die direct wordt omgezet in een major in het geval sprake is van twee of meerdere afwijkingen op één en hetzelfde onderdeel bij de norm waar de weging ‘minor/major’ aan hangt;

  3. (iii)

    een major non-conformiteit; en

  4. (iv)

    een major non-conformiteit die wordt omgezet in een minor in het geval de norm niet structureel en niet substantieel wordt overtreden. Deze wegingen dient de inspectie-instelling te onderbouwen en inzichtelijk te maken in het inspectierapport.

In het normenkader (Hoofdstuk 4 en hoofdstuk 5) is de weging per normeis te vinden. De inspectie-instelling stelt de conformiteitsbeoordeling vast in het eerste concept-inspectierapport.

Als de inspectie-instelling non-conformiteiten op het normenkader constateert, geeft zij gelegenheid tot hoor en wederhoor aan de desbetreffende uitlener. Ook in het geval van een rapport op verzoek van de minister (artikel 12t, eerste lid, van de wet) wordt er gelegenheid tot hoor en wederhoor gegeven. In het inspectierapport wordt gedocumenteerd wat er in de hoor- en wederhoorprocedure is besproken en welke conclusies er zijn getrokken. Hierna stelt de inspectie-instelling het eerste inspectierapport vast.

Voorts kan de uitlener vragen om een herstelinspectie bij de inspectie-instelling, die binnen de termijn van de lopende 75 werkdagen plaats moet vinden. De uitlener heeft minimaal 30 werkdagen, gerekend vanaf het vaststellen van het eerste inspectierapport nadat er hoor en wederhoor is toegepast, de tijd om de non-conformiteiten, die zijn opgenomen in het inspectierapport, te herstellen. De inspectie-instelling stelt de conformiteitsbeoordeling gedurende de herstelinspectie vast in een tweede concept-inspectierapport. Ook hierna past de inspectie-instelling hoor en wederhoor toe met de desbetreffende uitlener en documenteert het verloop en de uitkomsten van de hoor- en wederhoorprocedure in het inspectierapport. Hierna stelt de inspectie-instelling het tweede inspectierapport vast. Indien er ook na de hoor- en wederhoorprocedure nog een blijvende klacht is over een feitelijke bevinding van de inspectie-instelling, kan de uitlener in een bezwaarprocedure tegen het besluit dat op basis van deze feitelijke beslissing is genomen, met die klacht terecht bij de minister. Hiervoor wordt verwezen naar artikel 1b:5 van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs.

Het definitieve rapport bestaat uit het eerste inspectierapport en het tweede inspectierapport (indien er een herstelinspectie heeft plaats gevonden). Er wordt dus geen nieuw rapport opgesteld. Het definitieve rapport deelt de inspectie-instelling – na schriftelijke toestemming van de uitlener – met de toelatende instantie zoals zij dat voorschrijft. Indien het rapport op grond van artikel 12t, eerste lid, van de wet, op verzoek van de minister is vastgesteld, deelt de inspectie-instelling het rapport zonder toestemming.

e. 4-O systematiek vaststellen (niet onder accreditatie)

De inspectie-instelling stelt tijdens de herstelinspectie de gehanteerde 4-O systematiek door de onderneming bij het herstellen van non-conformiteiten vast. De 4-O systematiek houdt in:

  1. –

    Oorzaak: de onderneming heeft vastgesteld wat de oorzaak is van de geconstateerde non-conformiteit;

  2. –

    Omvang: de onderneming heeft vastgesteld wat de omvang is van de geconstateerde non-conformiteit;

  3. –

    Oplossing: de onderneming heeft vastgesteld wat de oplossing is voor de desbetreffende oorzaak en kan dit, voor zover mogelijk, inzetten om de geconstateerde non-conformiteit met terugwerkende kracht te herstellen;

  4. –

    Operationalisatie: de onderneming voert de oplossing toekomstbestendig door voor de volledige populatie ter beschikking gestelde arbeidskrachten.

De inspectie-instelling stelt vast of de onderneming alle stappen in de 4-O systematiek juist heeft doorlopen. De inspectie-instelling toetst of de onderneming onderzocht heeft wat de oorzaak van de fout is en stelt vast of de onderneming de omvanganalyse op een juiste en volledige wijze heeft vastgesteld.

Niet voor iedere onderneming is altijd duidelijk hoe een major non-conformiteit m.b.t. onjuiste identiteit en gerechtigd zijn tot arbeid kan worden hersteld. In alle gevallen moeten belastingen en indien van toepassing premies alsnog op de juiste wijze worden afgerekend door de uitlener. In concreto betekent dit veelal dat het anoniementarief van toepassing is. Voorts moet, wanneer er nog een dienstverband bestaat en de vereiste papieren niet in orde zijn te krijgen, alles in het werk worden gesteld door de uitlener om het dienstverband te verbreken.

Omschrijving normeis en bijzonderheden1

Toets inspecteur

Uitvoeringsinstructie

De normeisen 4.1 t/m 4.7 zien op de identificatie van de onderneming, de verplichtingen inzake Nederlandse loonheffingen, omzetbelasting, verwerking van de financiële administratie, het voeren van een adequate (kas)administratie, juist hanteren van een g-rekening, en verstrekking van inlichtingen en documenten door de uitlener.

Bevindingen die naar boven komen bij de toets op de normeisen 5.1 t/m 5.7 kunnen alsnog leiden tot een non-conformiteit bij de normeisen uit hoofdstuk 4, als blijkt dat (toch) niet is voldaan aan de desbetreffende normeis uit hoofdstuk 4.

De inspecteur toetst de normeisen uit hoofdstuk 4 door documenten en relevante administraties op te vragen, waaronder: inschrijving KvK, aangiften voor de loonheffingen, girale afschriften, grootboekkaarten, verkoopfacturen, kasadministratie indien aanwezig, jaarrekening, balans, winst- en verliesrekening, g-rekening indien de uitlener deze gebruikt etc.

4.1 Identificatie van de onderneming

Komen de gegevens van de onderneming overeen met de werkelijkheid?

De inspecteur doet dit op basis van een bewijs van inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel dat niet ouder is dan drie maanden. Indien de onderneming buiten Nederland gevestigd is, doet de inspecteur dit op basis van gelijkwaardige, officieel afgegeven documenten uit het land van vestiging. Uit dat document moet blijken dat de onderneming een juridische entiteit is.

De inspecteur stelt vast wie statutair de natuurlijke dan wel publiekrechtelijke bestuurder(s) is (zijn) van de onderneming.

De inspecteur doet dit door uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, en indien nodig oprichtingsakten of vergelijkbare officiële documenten, te raadplegen.

Is de onderneming actief op de Nederlandse markt met het ter beschikking stellen van arbeidskrachten?

De inspecteur kijkt naar hoe de activiteiten voor het ter beschikking stellen van arbeidskrachten aan de verkoop- en inkoopkant zijn verwerkt in de financiële administratie. De inspecteur kijkt niet naar de juiste classificatie van activiteiten die volgens de onderneming niet onder ter beschikking van arbeidskrachten vallen.

De inspectie vindt in principe plaats op locatie, maar de inspecteur kan de inspectie om gegronde redenen (deels) bij het administratiekantoor van de onderneming uitvoeren. Voor de inspectie ter plaatse dient de inspecteur contact te leggen met de verantwoordelijke (rechtspersoon) van de onderneming, ook is de aanwezigheid van deze persoon noodzakelijk tijdens de inspectie ter plaatse.

Volgt de desbetreffende onderneming haar opgegeven activiteiten en procedures?

4.2 Verplichtingen inzake Nederlandse loonheffingen

Heeft de onderneming gewaarborgd dat de aangiften loonheffingen volgens wet- en regelgeving worden uitgevoerd, waaronder de WW-premiepercentages en opgave en sectorindeling?

Zijn de verschuldigde loonheffingen tijdig en volledig aangegeven en afgedragen?

De inspecteur doet dat aan de hand van de datering van de loonheffing aangiften en girale afschriften. Indien nodig, kan de inspecteur ook grootboekkaarten opvragen.

De inspecteur doet dat aan de hand van de beschikking van de Belastingdienst. De inspecteur rekent de gestelde percentages na.

Is de sectorindeling door de Belastingdienst toegepast door de onderneming? Komt de sectorindeling overeen met de gerichte activiteiten door de onderneming?

Zijn de aangiftes ingediend? Zijn de loonheffingen afgedragen conform de ingediende aangiftes?

De inspecteur toetst de aangiftes niet op persoonsniveau, maar beperkt zich tot de gecumuleerde aangifte met de percentages.

Bijzonderheid: controle WW-premiepercentage

De onderneming stelt per ter beschikking gestelde arbeidskracht vast welk WW-premiepercentage van toepassing is.

Heeft de vaststelling van de WW-premiepercentage op juiste wijze plaatsgevonden?

De inspecteur volgt onderstaand schema om vast te stellen of er sprake is van een hoog of laag WW-premiepercentage:

In twee gevallen is met terugwerkende kracht alsnog de hoge WW-premie van toepassing: (i) als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd uiterlijk twee maanden na aanvang van de dienstbetrekking eindigt; of (ii) als er in een kalenderjaar 30% meer uren verloond zijn dan in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd en het aantal uren in de arbeidsovereenkomst minder is dan 35 uur per week.

4.3 Aangifte en afdracht omzetbelasting.

Zijn de aangiftes omzetbelasting tijdig ingediend en voldaan met hetgeen is aangegeven?

De inspecteur vraagt de aangiftes over de inspectieperiode en daarbij behorende betaalbewijzen op. Ook vraagt de inspecteur de factuurreeks over de inspectieperiode op, waaruit de inspecteur een aselecte steekproef aan facturen trekt voor de controle op deze normeis.

Bijzonderheid: Facturerende eenheid

Het kan voorkomen dat de onderneming onderdeel is van een zogenaamde facturerende eenheid. Dit houdt in dat één onderneming (facturerende eenheid) voor één of meerdere ondernemingen binnen of namens een eenheid de facturatie naar inleners verzorgt.

Voorbeeld: een holding kan factureren voor één of meerdere werkmaatschappijen of een werkmaatschappij kan factureren voor één of meerdere andere werkmaatschappijen.

Het inrichten van een dergelijk facturatieconstructie is toegestaan, mist wordt voldaan aan voorwaarden.

(1) De onderneming heeft inzicht gegeven in de administratieve structuur;

(2) Binnen de facturerende eenheid zijn de verschillende activiteiten van elkaar te onderscheiden;

(3) Wanneer voor meerdere ondernemingen wordt gefactureerd, blijkt uit de factuur welke werkmaatschappij de gefactureerde werkzaamheden heeft uitgevoerd.

(4) Alle betrokken ondernemingen verlenen alle benodigde medewerking om een juiste, volledige en tijdige aangifte en afdracht van de omzetbelasting door de desbetreffende ondernemingen vast te kunnen stellen.

(5) Alle betrokken ondernemingen verlenen alle benodigde medewerking om een juiste, volledige en tijdige aangifte en afdracht van de loonheffingen door de desbetreffende ondernemingen vast te kunnen stellen.

Is voldaan aan de voorwaarden waaronder een facturerende eenheid is toegestaan?

De inspecteur gebruikt de verkoopfacturen onder andere om vast te stellen of de facturen voldoen aan de gestelde eisen.

4.4 Verwerking van de financiële administratie

Is sprake van correcte verwerking van de financiële administratie?

De inspecteur inspecteert dat door controle van de correcte verwerking van loonjournaalposten, verkoopfacturen, bankafschriften, et cetera, in de financiële administratie.

Sluit de loonjournaalpost, verzamelloonstaat en de ingediende loonaangiftes op elkaar aan? Sluit het ook aan met de balans en winst- en verliesrekening?

Sluit de balans en winst- en verliesrekening aan met de ingediende aangiftes omzetbelasting?

De inspecteur inspecteert dat op basis van de balans en winst- en verliesrekening.

4.5 Het voeren van een adequate (kas) administratie

Zijn er tijdens het verloop van de inspectie ongebruikelijke transacties zichtbaar die niet verklaarbaar zijn door de onderneming? Dan leidt dit tot een non-conformiteit.

Zijn de kwitering van transacties volledig?

Is voldaan aan de eisen die voortvloeien uit de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml) inzake toegestane contante betalingen?

Is ten minste het verschuldigde minimumuurloon giraal betaald aan de arbeidskracht?

Zijn reserveringen die jaarlijks/bij einde dienstverband worden uitbetaald, zoals de vakantiebijslag, uitbetaald?

Indien aanwezig, vraagt de inspecteur de kasadministratie op. De kwitering van transacties zijn volledig als ten minste bij loonbetaling per kas de arbeidskracht getekend heeft voor ontvangst en deze handtekening overeenkomst met de handtekening op de arbeidsovereenkomst met, en het identificatiedocument van, de desbetreffende arbeidskracht.

4.6 Juist hanteren van een g-rekening

Het hanteren van een g-rekening is niet verplicht. Indien een g-rekening wel wordt gebruikt, moet deze juist gebruikt worden, d.w.z. conform de normeis.

Wordt de g-rekening juist gehanteerd?

De inspecteur vraagt de g-rekening transacties van de onderneming over de toetsperiode op, dan wel inzage. De inspecteur kijkt daarbij specifiek naar transacties met ronde bedragen of zonder betalingskenmerk. De inspecteur toetst niet of de hoogte van het bedrag wordt voldaan of is ontvangen.

4.7 Verstrekken van inlichtingen en documenten

Is de meest recente jaarrekening aanwezig?

De inspecteur vraagt over de periode waarop de inspectie betrekking heeft, de meest recente jaarrekening op die voldoet aan de deponeringstermijnen.

Voldoet de meest recente jaarrekening aan de deponeringstermijnen?

Is de door de Belastingdienst afgegeven verklaring(en) omtrent betalingsgedrag aanwezig?

Indien deze afgegeven verklaring door de Belastingdienst omtrent het betalingsgedrag een voorbehoud kent voor een betalingsregeling of bezwaar en beroep, neemt de inspecteur dit op in het inspectierapport evenals het gevolg voor de conformiteitsbeoordeling van de onderneming met de normeis.

De normeisen uit hoofdstuk 5 van het normenkader

Voor het toetsen van deze normeisen heeft de inspecteur een steekproef getrokken, conform de beschrijving in hoofdstuk 4 van dit inspectieschema.

Voor de arbeidskrachten uit de steekproef vraagt de inspecteur de volgende gegevens op:

– Verkoopfactuur,

– Arbeidsovereenkomst;

– Loonbelastingverklaring;

– Identificatiedocument;

– Document waaruit blijkt dat de arbeidskracht gerechtigd is tot het werken in Nederland;

– Bevestiging van beloningselementen vanuit de inlener en de onderneming;

– Urenregistratie behorende bij de verkoopfactuur;

– Urenregistratie behorende bij de salarisstrook;

– Uitbetalingsbewijs;

– Onderbouwing onkostenvergoeding;

– Onderbouwing inhoudingen en/of verrekeningen;

De inspecteur heeft de vrijheid, indien noodzakelijk, extra stukken op te vragen voor de conformiteitsbeoordeling.

5.1 De identificatie van de arbeidskracht

Voert de onderneming op basis van doeltreffende beheersmaatregelen een juiste, volledige en tijdige personeelsadministratie?

Toont de onderneming aan dat voor alle eisen aan de administratie er procedures zijn vastgesteld, zijn ingevoerd en worden onderhouden?

De inspecteur kijkt bij de toets op de opzet, bestaan en werking van de procedures ook of de procedure voldoet aan de wettelijke bewaartermijn van de stukken in de personeelsadministratie.

Voor de inspecteur moet uit de administratie van de onderneming blijken op welke wijze de onderneming haar controle op de identiteit van de arbeidskracht en het gerechtigd zijn om te mogen werken in Nederland uitvoert.

De wijze waarop een onderneming haar controle op de identiteit van de arbeidskracht en het gerechtigd zijn om te mogen werken in Nederland, moet in ieder geval voldoen aan het ‘stappenplan verificatieplicht’ van de Nederlandse Arbeidsinspectie.

De inspecteur toetst de identificatiedocumenten op basis van kopieën in de personeelsadministratie. Indien kopieën van relevante pagina’s uit het identificatiedocument geen gegevens bevat uit de eis 5.1.a.2, omdat het redelijkerwijs niet mogelijk is deze op te nemen in het identificatiedocument, dan is de eis conform.

De inspecteur toetst elk identificatiedocument in normeis 5.1 die publiekskenmerken bevat, op basis van gepubliceerde tools (rekenregels) door de overheid op authenticiteit. Voor de BSN is dit de elfproef.

Bij afwijkingen op de kopie van het document dat in de administratie van de onderneming is opgenomen, documenteert de inspecteur deze.

5.2 De arbeidsovereenkomst

Zijn alle verplichte inhoudelijke elementen opgenomen in de arbeidsovereenkomst?

De elementen uit deze normeis die terugkomen bij normeis 5.5 worden aldaar gecontroleerd op conformiteit.

De inspecteur merkt de uitzendbevestiging aan als schriftelijke arbeidsovereenkomst.

Van de inspecteur wordt niet verwacht dat hij controleert of inhoudelijk sprake is van een arbeidsovereenkomst dan wel uitzendovereenkomst als bedoeld in artikel 690 of payrollovereenkomst als bedoeld in artikel 692.

Is de arbeidsovereenkomst door de uitlener verstrekt aan de arbeidskracht?

In de situatie waarbij geen sprake is van digitale verstrekking van de arbeidsovereenkomst mag de inspecteur uitgaan van verstrekking als de arbeidsovereenkomst getekend is door de desbetreffende arbeidskracht.

Indien in de arbeidsovereenkomst is opgenomen dat de personeelsgids of het bedrijfsreglement onderdeel is van de arbeidsovereenkomst of er in de arbeidsovereenkomst een cao van toepassing verklaard wordt en er voor bepaalde eisen verwezen wordt naar deze documenten of de cao, dan wordt voldaan aan de eisen als deze uiteraard in de betreffende documenten of cao zijn benoemd.

Zijn de betreffende documenten in de portal van de arbeidskrachten gezet?

Voor de arbeidskrachten die uit dienst zijn, stelt de inspecteur vast of de portal toegankelijk is, indien de toetsingsperiode valt binnen 12 maanden na uitdiensttreding.

5.3 Doorsturen van informatie

De manier waarop de inlener de onderneming informatie schriftelijk verstrekt is vormvrij. De informatie van de inlener is leidend. De inlener heeft conform artikel 12a Waadi een meewerkplicht. De inspecteur toetst niet op deze meewerkplicht.

5.4 Huisvesting

Voldoet de huisvesting aan de eisen gesteld in de norm?

De inspecteur gaat na of sprake is van een inhouding op het loon of vergoeding door de arbeidskracht voor huisvesting, een huurovereenkomst met de arbeidskracht, of een ander schrijven waaruit blijkt dat de onderneming huisvesting voorziet of doet voorzien.

De inspecteur stelt op basis van de huisvestingsadministratie vast waar de desbetreffende arbeidskracht gedurende de periode van de desbetreffende loonstrook gewoond heeft, wie de desbetreffende huisvester was en of de desbetreffende huisvester huivesting aanbiedt zoals bedoeld in artikel 12b Waadi.

De onderneming doet voorzien in huisvesting wanneer er sprake is van het betrekken van een derde partij door de onderneming, waarbij de derde partij de huisvesting voorziet aan de arbeidskracht.

Indien de onderneming voorziet of doet voorzien in huisvesting aan arbeidskrachten die minimaal 1,5 keer het Wettelijk bruto minimumuurloon verdienen, wordt deze normeis niet gecontroleerd.

5.5 een adequate loonadministratie

Voldoet de onderneming aan de gestelde eisen aan de loonadministratie?

De inspecteur stelt de juiste, volledige en tijdige verwerking van de gewerkte uren in de urenregistratie vast aan de hand van de werkbriefjes/elektronische gegevensuitwisseling en de loonstroken (bij vast overeengekomen uren kan dit met het contract).

Zijn onbelaste vergoedingen en verstrekkingen toegekend overeenkomstig belastingwetgeving en beleidsregels, dan wel in overeenstemming met specifieke afspraken tussen onderneming en de Belastingdienst?

Komt de afgegeven sectorindeling overeen met de verrichte werkzaamheden van de onderneming?

Is sprake geweest van initiële loonsverhoging in de van toepassing zijnde cao van de inlener (of in het geval er geen cao is, de bedrijfseigen regelingen), waar de desbetreffende arbeidskracht voor gewerkt heeft?

De inspecteur stelt vast of er sprake is geweest van een initiële loonsverhoging in de van toepassing zijnde cao (of bedrijfseigen regeling) van de inlener, waar desbetreffende arbeidskracht voor gewerkt heeft over de toetsingsperiode.

Indien de inspecteur vaststelt dat de initiële loonsverhoging met terugwerkende kracht is toegepast en uitbetaald aan de arbeidskracht, dan is deze eis conform.

Is sprake geweest van periodieken in de van toepassing zijnde cao van de inlener (of in het geval er geen cao is, de bedrijfseigen regelingen) voor wie de desbetreffende arbeidskracht gewerkt heeft?

De inspecteur stelt vast of er sprake is geweest van periodieken in de van toepassing zijnde cao van de inlener, waar desbetreffende arbeidskracht voor gewerkt heeft over de toetsingsperiode. Indien de inspecteur vaststelt dat de peridoeken met terugwerkende kracht zijn toegepast en uitbetaald aan de arbeidskracht, dan is deze eis conform.

Heeft de onderneming de betreffende documenten in de portal van de arbeidskracht gezet?

Voor de arbeidskracht die uit dienst zijn, stelt de inspecteur vast of de portal nog toegankelijk is 12 maanden na uitdiensttreding als dit termijn valt binnen de toetsingsperiode.

In het geval van buitenlandse ondernemingen stelt de inspecteur op basis van de buitenlandse loonstrook vast of desbetreffende arbeidskracht daadwerkelijk betaald heeft gekregen waar ze volgens de Nederlandse loonstrook en norm 5.5 recht op hebben.

Bijzonderheid: uitzondering op de verplichting om de werkbriefjes en elektronische gegevensuitwisseling te voorzien van de begin- en eindtijd per dag of shift inclusief eventuele niet betaalde pauzes.

Is er sprake van een voorspelbaar arbeidspatroon én vaste maandbetaling én minimaal 1,5 keer bruto geldende Nederlands wettelijk minimumuurloon?

Indien de tijdstippen waarop de arbeid door de arbeidskrachten moet worden verricht geheel en grotendeels voorspelbaar zijn, is de onderneming ingevolgde artikel 655 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek verplicht aan de arbeidskracht een opgave te verstrekken van de duur van de normale dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd en regelingen in verband met arbeid buiten de normale dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd en het loon daarvoor en, in voorkomend geval, alle regelingen over het wisselen van diensten. Deze opgave moet de onderneming aan de inspecteur laten zien om aan te tonen dat er sprake is van een voorspelbaar arbeidspatroon.

Bijzonderheid: Wml

Heeft de onderneming gewaarborgd dat ten minste volgens de Wml wordt betaald?

De inspecteur gebruikt hiervoor de verkregen loonstroken uit de getrokken steekproef, zoals omschreven in hoofdstuk 5 van dit schema. De inspecteur beoordeelt per loonstrook of het verloonde/uitbetaalde brutoloon bij de van toepassing zijnde arbeidsduur tenminste op het niveau ligt van het geldende wettelijk minimumuurloon. Ook in het geval er sprake is van leegloopuren, verlofuren, compensatie-uren, doorbetaalde feestdagen en/of ziekte-uren in het eerste ziektejaar, moeten deze uren ook volgende het geldende wettelijk minimumuurloon worden uitbetaald.

Bijzonderheid: inhoudingen

Indien de onderneming inhoudt op het minimumuurloon, na aftrek sociale lasten, pensioenpremies (voor zover van toepassing), mag dit alleen onder de volgende voorwaarden:

Inhoudingen algemeen

a) De inhoudingen dienen zich te beperken tot de huisvestingskosten en de kosten voor de zorgverzekeringspremie;

b) Inhoudingen mogen alleen plaatsvinden indien de arbeidskracht daar een schriftelijke volmacht (eenzijdige wilsverklaring) voor heeft gegeven;

c) Aan de volmacht moet een overeenkomst ten grondslag liggen waar een betalingsverplichting uit blijkt;

d) De inhouding op het loon is gelijk aan het in de volmacht en onderliggende overeenkomst vastgelegde bedrag;

e) De inhoudingen die betrekking hebben op betalingen uit naam van de arbeidskracht door de onderneming gedaan worden;

Inhoudingen voor huisvestingskosten

f) De huisvestingskosten zijn gemaximeerd tot 25 procent van het van toepassing zijnde minimumuurloon (als in de cao een lager maximum is afgesproken, dan is dat leidend). Hierbij wordt rekening gehouden met leeftijd en parttime percentage.

g) Huisvestingkosten, d.w.z.: de huurprijs, kosten voor nutsvoorzieningen en servicekosten voor de huisvesting waar de arbeidskracht wordt gehuisvest;

h) De aangeboden huisvesting is conform artikel 12b van de Waadi;

i) De onderneming overlegt een afschrift van de huurovereenkomst tussen de arbeidskracht en (uiteindelijke) verhuurder en de schriftelijke volmacht;

Inhoudingen voor kosten voor de zorgverzekeringspremie

j) De inhouding van de zorgverzekeringspremie is gemaximeerd tot het jaarlijks door de Minister van VWS vastgestelde raming van de nominale premie zorgverzekering van dat jaar;

k) Zorgverzekeringspremie, d.w.z.: de verschuldigde premie voor een zorgverzekering zoals omschreven in de Zorgverzekeringswet, als de verschuldigde premie ter afdekking van het verplicht eigen risico, bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de Zorgverzekeringswet;

l) De arbeidskracht is verzekeringnemer van de verzekering;

m) De onderneming toont door middel van afschriften van de zorgpolis en (indien van toepassing) de polis van de herverzekering van het eigen risico aan dat de inhouding overeenkomt met de polis;

n) De onderneming toont aan dat de zorgverzekeringspremie ook daadwerkelijk namens de arbeidskracht aan de verzekeraar wordt betaald.

Indien er inhouden op het minimumuurloon plaatsvinden, voldoen deze inhoudingen aan de eisen gesteld in wet- en regelgeving?

De inspecteur ziet een volmacht als bijlage bij een overeenkomst als een (separate) eenzijdige wilsverklaring. Deze volmacht moet wel door de desbetreffende arbeidskracht ondertekend zijn.

Als in de volmacht een duidelijk bedrag is opgenomen en de mogelijkheid van (jaarlijkse) indexatie van dit bedrag benoemd wordt, is dit transparant en toegestaan. De inspecteur toetst niet of de onderneming in dat geval periodiek de volmacht heeft aangepast. De onderneming moet aan de inspecteur kunnen laten zien dat aan de desbetreffende arbeidskracht duidelijk gemaakt is wat bedoeld wordt met indexatie en de gevolgen daarvan en wat het nieuw in te houden bedrag is.

Bijzonderheid: verrekeningen

De onderneming moet waarborgen dat indien er verrekeningen zijn met het minimumuurloon, deze verrekeningen voldoen aan de eisen gesteld in wet- en regelgeving.

Deze verrekening mag plaatsvinden met een ontvangen voorschot op het loon van de arbeidskracht, indien dit vooraf schriftelijk met de desbetreffende arbeidskracht is overeengekomen. In het geval de verrekening met het voorschot leidt tot betaling onder het minimumuurloon, dient dit voorschot ook giraal te zijn voldaan. Verrekening zijn verder alleen mogelijk met het loon wat hoger is dan het (netto equivalent van het) minimumuurloon. De toegestane verrekeningen zijn opgenomen in artikel 7:632 BW.

Het is wel toegestaan om teveel betaald loon te verrekenen, indien wordt voldaan aan de volgende vereisten:

– Er wordt niet meer verrekend dan 10% van het minimumuurloon van de desbetreffende betaalperiode;

– De arbeidskracht is op de hoogte van de verrekening;

– De verrekening van het teveel betaalde loon heeft geen betrekking op loon van een periode langer dan 6 maanden geleden voor de verrekening.

Teveel betaald loon, d.w.z. loon waar de werknemer geen recht op heeft op basis van contractuele afspraken. De definitie van loon in artikel 6 Wml is leidend. Een onterecht uitbetaalde netto vergoeding voor bijvoorbeeld reiskosten wordt niet gezien als te veel betaald loon.

Verrekening en inhouding bij einde dienstverband

Bij uitdiensttreding van een arbeidskracht mogen op de laatste loonbetaling inhoudingen en verrekeningen plaatsvinden tot het minimumuurloon. Alle looncomponenten die niet tot het minimumuurloon behoren, kan de onderneming gebruiken voor verrekening van de opeisbare vorderingen.

Indien er verrekeningen zijn met het minimumloon, voldoen deze aan de vereisten gesteld in wet- en regelgeving?

De inspecteur toetst of voldaan wordt aan de vereisten.

Bijzonderheid: vakantiebijslag

Is op het moment van het uitbetalen van de vakantiebijslag de som van het brutoloon en vakantiebijslag over de voorafgaande periode tenminste 108% van het geldende minimumloon?

Voorafgaande periode, d.w.z. de periode tussen de huidige uitbetaling van de vakantiebijslag en de voorafgaande uitbetaling van de vakantiebijslag.

Indien de onderneming vakantiebijslag reserveert, toetst de inspecteur bij iedere volledige inspectie of de uitbetaling van de vakantiebijslag plaatsvindt.

Bijzonderheid: vakantiebijslag bij einde dienstverband

Is de opgebouwde vakantiebijslag bij einde dienstverband aantoonbaar uitbetaald?

De inspecteur vraagt voor de toetsing hierop de laatste twee loonstroken van de desbetreffende arbeidskracht op. de inspecteur toetst of in de eindafrekening het bedrag wat op de één na laatste loonstrook als opgebouwd bedrag staat vermeld, bij de eindafrekening is overgemaakt aan de arbeidskracht.

Indien er geen arbeidskrachten uitdienst zijn gegaan, wordt dit normonderdeel als ‘niet van toepassing’ (n.v.t.) geregistreerd.

Vergoedingen voor noodzakelijke kosten vanwege detachering, zoals reiskosten, verblijfkosten en kosten voor voeding, kwalificeren niet als (minimum)loon (artikel 6, eerste lid, onderdeel e, WML). De bewijslast of een vergoeding wordt gegeven in het kader van de terbeschikkingstelling naar Nederland ligt bij de onderneming. De inspecteur kan aannemen dat een vergoeding te maken heeft met de terbeschikkingstelling naar Nederland, tenzij de onderneming kan aantonen dat dit niet het geval is. Als de onderneming dit niet kan aantonen, mag de inspecteur de vergoedingen niet meenemen bij de bepaling of voldaan is aan de uitbetaling van ten minste het minimumuurloon. Verder dienen alle vergoedingen duidelijk gespecificeerd te zijn op de loonstrook van het land van herkomst.

Bijzonderheid: arbeidskrachten die in het buitenland sociaal verzekerd zijn

De inspecteur kijkt naar bewijsstukken waaruit de bijdrage voor socialezekerheidsregelingen blijkt, zoals de A1-verklaring.

5.6 Verbandlegging uren

Zijn de gewerkte uren, verloonde uren en gefactureerde uren, waarbij onderscheid wordt gemaakt met verlofuren, ziekte-uren, compensatie-uren en leegloopuren, met elkaar in overeenstemming?

Bijzonderheid: jaarurenmodellen

De inspecteur legt vast of de gewerkte uren, verloonde uren, gefactureerde en uitbetaalde uren met elkaar in overeenstemming zijn. Bij jaarurenmodellen is het aantal te werken uren per jaar vastgelegd. Arbeidskrachten werken meer uren als het druk is en minder uren in tijden dat het minder druk is. Hierdoor kunnen fluctuaties ontstaan in het aantal gewerkte uren per week. Indien de uitlener gebruik maakt van jaarurenmodellen, moet de uitlener dit kunnen onderbouwen indien bij de controle op de normeis verbandlegging uren de gewerkte uren, verloonde uren, gefactureerde en uitbetaalde uren niet met elkaar in overeenstemming zijn door deze fluctuaties. Als de uitlener dit niet sluitend kan onderbouwen, is de eis non-conform.

In het geval het jaarurenmodel afloopt, dient de uitlener aan te tonen dat bij het de eerst volgende loonbetalingsmoment aantoonbaar alle gewerkte uren over de periode waar het jaarurenmodel van toepassing was, zijn uitbetaald.

5.7 Het in- en doorlenen van personeel

Is er aansluiting tussen inkoop en verkoop van uren?

De inspecteur vraagt de benodigde procedure op. Bij de opvraag van ontvangen facturen door de onderneming, vraagt de inspecteur ook de verkoopfactuur op.

Zijn de opgevraagde arbeidsvoorwaarden doorgestuurd aan de uitlener?

Bestaat er een organische band tussen de in het buitenland gevestigde werkgever en arbeidskracht?

De inspecteur kijkt in ieder geval naar het volgende:

• ligt de verantwoordelijkheid inzake de aanwerving bij de in het buitenland gevestigde werkgever?

• ligt de bevoegdheid om de arbeidsovereenkomst aan te passen en te beëindigen uitsluitend bij de in het buitenland gevestigde werkgever en arbeidskracht?

• berust de verplichting ten aanzien van het loon van de arbeidskracht bij de in het buitenland gevestigde werkgever, onverminderd eventuele overeenkomsten tussen deze werkgever en de in- of doorlener in het land van tewerkstelling over de manier waarop de betalingen aan de arbeidskracht worden voldaan?

• zijn de in het buitenland gevestigde werkgever en arbeidskracht overeengekomen waar de arbeidskracht gaat werken en is de in het buitenland gevestigde werkgever daartoe een (inleen)overeenkomst aangegaan met de uiteindelijke inlener in Nederland?

De inspecteur controleert niet de juistheid van de A1-verklaring.

1 Met bijzonderheden worden bijzonderheden genoemd binnen normeisen, die in de praktijk voor kunnen komen.

Tabel A.1 – Checklist indicatie te toetsen eisen

Vragen

Aanpassing te toetsen modules en/of eisen

1

Heeft de onderneming personeel in dienst dat op basis van TBA te werk wordt gesteld?

Indien nee (in- en doorlenen zonder eigen personeel), vallen de normeisen onder 5.1, 5.2 / 5.3 / 5.4 / 5.5 af.

2

Wordt de identiteitsvaststelling van de arbeidskrachten door een derde gedaan?

Indien nee, dan vallen de normeisen onder 5.1.c af.

3

Zijn er arbeidskrachten werkzaam die onderdaan zijn van een lidstaat buiten de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte, dan wel Zwitserland?

Indien nee, dan vallen normeisen 5.1.a2 / 5.1.b af.

4

Heeft de onderneming een g-rekening?

Indien nee, dan valt normeis 4.6 af.

5

De onderneming voorziet of doet voorzien in huisvesting

Indien nee, dan valt normeis 5.4 af.

6

Is er sprake van in- en doorlenen van personeel van onderneming(en)

Indien nee, dan valt normeis 5.7 af.

Tabel A.2. – Checklist steekproefgrootte bij een volledige inspectie

Vragen

Ja /nee

1

Voorziet of doet de onderneming voorzien in huisvesting?

2

Is er sprake van een verloop van 20% of meer in het personeelsbestand (saldo in- en uitdienst op basis van verzamelloonstaat)?

3

Ligt het brutoloon op of maximaal 15% boven het WML?

4

Vinden er inhoudingen op het loon plaats in het kader van huisvesting?

5

Vinden er inhoudingen op het loon plaats in het kader van de zorgverzekering?

6

Wordt de ET-regeling toegepast bij minimaal één arbeidskracht?

7

Zijn er arbeidskrachten in dienst die onderdaan zijn van een lidstaat van buiten de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte, dan wel Zwitserland?

8

Zijn de inleners werkzaam in één of meerdere van de volgende sectoren: Land- en tuinbouw, Metaal & industrie, Horeca, Detailhandel, Schoonmaak, Bouw, Rail, Vlees, Transport?

9

Is de onderneming in het bezit van een voorlopige toelating of heeft de onderneming de afgelopen 12 maanden een voorlopige toelating gehad?

10

Worden de urenadministratie en de loonadministratie bijgehouden via niet aan elkaar gekoppelde systemen (ingrijpen/ aanpassen is dan mogelijk)?

Indien het een onderneming betreft die in het buitenland is gevestigd, dan worden de vragen 6 en 10 uit bovenstaande tabel A.2 vervangen door onderstaande vragen.

6

Worden er onbelaste vergoedingen verstrekt (waaronder ET-regeling, home-leavevergoeding)?

10

Worden arbeidskrachten die niet in Nederland sociaal verzekerd zijn in Nederland tewerkgesteld?

Mocht uit de steekproef en/of inspectie blijken dat bovenstaande vragen in werkelijkheid afwijken van het gegeven antwoord, dan wordt de inspecteur geacht de steekproefgrootte overeenkomstig aan te passen.

  1. •

    0 t/m 5 vragen met het antwoord ja, > aantal dossiers: 10

  2. •

    6 t/m 10 vragen met het antwoord ja, > aantal dossiers: 15

Tabel A.3 – Verdeling loonstroken naar steekproefgrootte

Steekproefgrootte met aantal dossiers 10

Steekproefgrootte met aantal dossiers 15

2 loonstroken met uitbetaling van reserveringen bij uitdiensttreding

3 loonstroken met uitbetaling van reserveringen bij uitdiensttreding

2 loonstroken met uitbetaling vakantiebijslag

3 loonstroken met uitbetaling vakantiebijslag

6 reguliere loonstroken (gelijkmatig verdeeld over de inspectieperiode)

9 reguliere loonstroken (gelijkmatig verdeeld over de inspectieperiode)

Tabel A.4 – Steekproef in- en doorlenen van personeel

Controle van aspecten

Steekproef

Is er sprake van het in- en doorlenen van arbeidskrachten, naast het inlenen van arbeidskrachten voor de eigen onderneming en/of naast het ter beschikking stellen van arbeidskrachten in eigen dienst

Conform steekproef en als dit niet voldoende is in aantallen, dan vanuit de kolommenbalans en/of het grootboek:

< 10 → 3 ondernemingen (3 werknemers per onderneming)

≥ 10 < 20 → 5 ondernemingen (2 werknemers per onderneming)

≥ 20 → 7 ondernemingen (2 werknemers per onderneming)

Is er sprake van enkel in- en doorlenen van arbeidskrachten (zonder eigen personeel)

Conform steekproef en als dit niet voldoende is in aantallen, dan vanuit de kolommenbalans en/of het grootboek:

< 10 → 3 ondernemingen (4 werknemers per onderneming)

≥ 10 < 20 → 5 ondernemingen (3 werknemers per onderneming)

≥ 20 → 7 ondernemingen (3 werknemers per onderneming)

Tabel A.5 – Vaststelling procedures in opzet en bestaan

Opzet en bestaan aanwezig: ja/nee/n.v.t.

Personeelsadministratie

Identiteitsvaststelling (door een derde) en procedure opbouw personeelsdossier

Inhoudingen en/of verrekeningen waaronder huisvesting en/of zorgverzekering

(Digitale) ondertekening documenten personeelsdossier

Loonadministratie

Vaststelling brutoloon

Vaststelling vakantie- en verlofrechten

Doorvoeren loonsverhoging

Urenverwerking/registratie

Financiële administratie

Scheiding activiteiten van de onderneming, zowel aan de inkoop- als verkoopzijde

Huisvesting

Huisvesting van een gecertificeerde verhuurder of woningcorporatie.

Tabel A.6 – Vaststelling werking procedures

Procedure

Werkt de procedure?

Identiteitsvaststelling (door een derde) en procedure opbouw personeelsdossier

ja/nee/n.v.t.

Inhoudingen en/of verrekeningen waaronder huisvesting

ja/nee/n.v.t.

(Digitale) ondertekening documenten personeelsdossier

ja/nee/n.v.t.

Vaststelling brutoloon

ja/nee

Vaststelling vakantie- en verlofrechten

ja/nee

Doorvoeren loonsverhoging

ja/nee

Urenverwerking/registratie

ja/nee.

Scheiding activiteiten van de onderneming

ja/nee/n.v.t.

Verwerking van de financiële administratie

ja/nee

Opstellen, verzenden en betalen van btw-aangiftes en loonaangiftes

ja/nee/n.v.t.

Huisvesting van een gecertificeerde verhuurder of woningcorporatie.

ja/nee/n.v.t.

Tabel B.1 – Schema vervolginspectie

Optie

Zijn er non- conformiteit(en) bij de volledige inspectie

Zijn er procedures opzet, bestaan en goed werkend

Steekproefgrootte bij volledige inspectie

Vervolginspectie

A

Nee

Nee

10

Hoofdstuk 4, Algemeen

B

Nee

Nee

15

Hoofdstuk 4, Algemeen + controle op risicogebieden binnen de onderneming1

C

Nee

Ja

10

Hoofdstuk 4, Algemeen

D

Nee

Ja

15

Hoofdstuk 4, Algemeen

E

Ja

Nee

10

Hoofdstuk 4, Algemeen + controle op vastgestelde non-conformiteiten

F

Ja

Nee

15

Hoofdstuk 4, Algemeen + controle op risicogebieden onderneming + controle op vastgestelde non-conformiteiten

G

Ja

Ja

10

Hoofdstuk 4, Algemeen + controle op vastgestelde non-conformiteiten

H

Ja

Ja

15

Hoofdstuk 4, Algemeen + controle op vastgestelde non-conformiteiten

1 De risicogebieden onderneming, d.w.z., de normeisen die betrekking hebben op de onderdelen uit tabel A.2. waar de uitkomst ‘ja’ is.