Ministeriële regeling · BWBR0032463
Beleidsregels sturing van en toezicht op Stichting VAM
Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 21 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen;
Besluit:
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
De Minister van Infrastructuur en Milieu,M.H.Schultz van Haegen-Maas Geesteranus.In deze beleidsregels wordt verstaan onder:
IBKI: het exameninstituut van de Stichting VAM;
Kaderwet: de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen;
Minister: de minister van Infrastructuur en Milieu;
Ministerie: het ministerie van Infrastructuur en Milieu;
Stichting VAM: Stichting VAM, voor zover het de publieke taken betreft die worden uitgevoerd in opdracht van de minister door IBKI.
De kostprijzen die ten grondslag liggen aan de tarieven conform artikel 2, eerste lid, onderdeel m, van de Wet rijonderricht motorrijtuigen 1993 en artikel 85a, zesde lid, van de Wegenverkeerswet 1994, alsmede aan de tarieven voor andere opgedragen taken voor zover deze taken mede een andere basis hebben in of krachtens die wetten, worden op basis van bedrijfseconomisch aanvaardbare verdeelsleutels bepaald:
- a.
de kostprijzen die ten grondslag liggen aan de tarieven of tariefclusters worden op basis van een kostprijsmodel berekend;
- b.
de tarieven of tariefclusters bestaan uit de integrale kosten (directe en indirecte kosten) van de door de minister opgedragen taken (integrale kosten afnemen examens, rijksgecommitteerden);
- c.
de tarieven of tariefclusters zijn kostendekkend;
- d.
de gebruikers worden gehoord bij de totstandkoming van nieuwe tarieven en tariefwijzigingen;
- e.
kruissubsidiëring, anders dan binnen taakclusters, is niet toegestaan.
Bij andere door de minister opgedragen taken, voor zover deze taken niet mede een andere basis hebben in of krachtens de wet, geeft de minister bij het opdragen van die taken aan welke tarieven voor die taken in rekening mogen worden gebracht en aan welke eisen deze tarieven moeten voldoen.
Indien voor deze tarieven een wettelijke basis noodzakelijk is, zorgt de minister hiervoor.
De minister besteedt bij de beoordeling van het voorstel voor de tarieven en tariefwijzigingen van Stichting VAM ten behoeve van de goedkeuring op grond van artikel 17 van de Kaderwet in ieder geval aan de volgende aspecten aandacht:
- a.
de voorgestelde tarieven per taak dan wel per cluster van taken;
- b.
voorgestelde wijzigingen in het tarievenbeleid;
- c.
de mate van kostendekkendheid, volumeontwikkeling en de kostenontwikkeling per taak dan wel per cluster van taken;
- d.
de invloed van efficiëntie-ontwikkelingen;
- e.
de invloed van loon- en prijsontwikkelingen;
- f.
de reactie van de gebruikers, zoals weergegeven door Stichting VAM;
- g.
departementsoverstijgende aangelegenheden;
- h.
maatschappelijke belangen;
- i.
ontwikkeling van de doelmatigheid;
- j.
ontwikkeling van de egalisatiereserve van Stichting VAM, op basis van het jaarverslag van het voorgaande jaar, de geprognosticeerde realisatie van het lopende jaar;
- k.
tariefstabiliteit;
- l.
consistentie tussen de tarieven;
- m.
de wijze waarop de tarieven zich verhouden tot de tarieven van het jaar ervoor, en
- n.
rechtmatigheid van de tarieven.
Om de minister in staat te stellen de rechtmatigheid van de tarieven als bedoeld in het eerste lid, te beoordelen, vermeldt Stichting VAM bij het in het eerste lid bedoelde voorstel bij ieder tarief de wettelijke grondslag.
Om de minister in staat te stellen de beoordeling als genoemd in het eerste lid voor te nemen, voegt Stichting VAM bij het in het eerste lid bedoelde voorstel een toelichting die aansluit op het eerste lid en ingaat op de consequenties van het streven naar kostendekkendheid per taak of taakcluster.
Stichting VAM informeert de minister bij voorgestelde tariefwijzigingen en tarieven voor nieuwe taken of clusters van taken inzake de mogelijk aan het voorstel gekoppelde gevoeligheden.
De aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn uitgewerkt in de bijlage bij deze beleidsregels.
De accountant van de Stichting VAM stelt een verslag van bevindingen op waarin de aandachtspunten, bedoeld in het eerste lid, zijn verwerkt.
De minister informeert Stichting VAM over het voornemen tot een besluit van de minister om een review van de accountantscontrole te laten uitvoeren door de accountantsdienst van het departement. Het besluit tot het uitvoeren van een review van de accountantscontrole wordt vergezeld van een toelichting waaruit de aanleiding blijkt, alsmede de procedure die zal worden gevolgd en de informatie die de dienst ten behoeve van dit onderzoek beschikbaar dient te stellen.
Bij de aanwijzing van de accountant bedingt Stichting VAM dat:
- a.
de controle en de verklaring daarover mede betreft een toereikende scheiding tussen de baten en lasten casu quo ontvangsten en uitgaven uit de bij of krachtens een wettelijke bepaling aan Stichting VAM opgedragen taken dan wel op andere activiteiten;
- b.
de controle en de verklaring daarover mede betreft de juiste en volledige hantering van de vastgestelde tarieven, en
- c.
de controle en de verklaring daarover mede betreft dat de tarieven zijn berekend op basis van het vastgestelde kostprijscalculatiemodel.
Bij de inrichting van de jaarrekening van de Stichting VAM wordt onderscheid gemaakt tussen de baten en lasten als ook ontvangsten en uitgaven uit de bij of krachtens de wet aan Stichting VAM opgedragen taken dan wel uit andere activiteiten.
De jaarrekening van de stichting VAM geeft inzicht in de stand van de egalisatiereserve.
Jaarlijks legt de directeur IBKI in een afzonderlijk directieverslag inclusief financieel overzicht verantwoording af over de wijze waarop de voor het Ministerie uitgevoerde taken zijn uitgevoerd en hoe het beheer van ermee gemoeide publieke middelen is gevoerd. Het financieel overzicht als onderdeel van het directieverslag sluit aan op de onder het eerste en tweede lid vermelde jaarrekening.
De onder het derde lid bedoelde verantwoording omvat in ieder geval gegevens over de kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening, de ingediende klachten, bezwaar en beroepschriften, de afgesproken kernprestatie-indicatoren, kengetallen en overige omstandigheden die van invloed zijn op de kwaliteit en de kwantiteit als bedoeld in artikel 7, de integriteit als bedoeld in artikel 9, het risicoprofiel als bedoeld in artikel 10 en relevante opmerkingen vanuit het toezicht door:
- a.
de RDW;
- b.
de Rijksgecommitteerden;
- c.
Agentschap NL, en
- d.
de Inspectie LenT.
Behoudens het bepaalde in artikel 20 van de Kaderwet verstrekt de Stichting VAM jaarlijks aan de minister inlichtingen omtrent:
- a.
Voor zover relevant de wijze van toepassing van de in artikel 41, eerste lid, van de Kaderwet bedoelde voorzieningen ter beveiliging van de gegevens van Stichting VAM;
- b.
de relevante gegevens over de gerealiseerde kwantiteit en kwaliteit van de dienstverlening;
- c.
het aantal bezwaar- en beroepsprocedures dat is gevoerd op grond van de Algemene wet bestuursrecht en de resultaten daarvan;
- d.
het aantal verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en de resultaten daarvan;
- e.
het aantal ingediende klachten, al dan niet gedaan op grond van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, en de resultaten daarvan;
- f.
het aantal klachten op grond van de Wet Nationale Ombudsman en de resultaten daarvan;
- g.
het aantal ingediende klachten en schade-claims, onderverdeeld naar taak, en de resultaten daarvan, en
- h.
mededelingen omtrent de verwachte gang van zaken; daarbij wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de omstandigheden waarvan de ontwikkeling van de omzet en van de kwaliteit van de taakuitoefening afhankelijk is.
Stichting VAM verleent medewerking aan een door de minister gedaan verzoek tot evaluatie van de uitvoering van nieuw of bijgesteld beleid dan wel nieuwe of bijgestelde wet- en regelgeving.
Bij het verzoek formuleert de minister de door Stichting VAM te beantwoorden vragen en wordt de termijn bepaald waarbinnen de evaluatie gereed dient te zijn.
De Minister reageert op de toegezonden evaluatie en geeft daarbij in ieder geval aan hoe de evaluatie in de besluitvorming is of zal worden betrokken.
Stichting VAM informeert de Minister over het gevoerde integriteitsbeleid.
De Minister stelt een risicoprofiel op mede op basis van de risicoanalyse van de Stichting VAM om risicogestuurd toezicht te kunnen houden. Het risicoprofiel wordt besproken met de Stichting VAM.
De Minister zet kernprestatie-indicatoren in. De kern prestatie indicatoren komen tot stand in afstemming tussen Stichting VAM en Minister mede op basis van het in het voorgaande lid genoemde risicoprofiel.
De Minister vormt zich een oordeel over de kwaliteit van de taakuitoefening van Stichting VAM. Daarbij baseert hij zich onder meer op:
- a.
de bevindingen voortvloeiend uit de in artikel 19, tweede lid, van de Kaderwet bedoelde voorzieningen;
- b.
de regelmatig door Stichting VAM gehouden klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken;
- c.
het in artikel 5 bedoelde verslag van bevindingen;
- d.
de in artikel 6 bedoelde jaarrekening en verantwoording;
- e.
het verslag van de Dienst Wegverkeer over het toezicht op de door de Stichting VAM uitgevoerde taken, en
- f.
de verslagen van de Rijksgecommitteerden.
De Minister legt de volgende voornemens tijdig aan de de Stichting VAM voor met het oog op een uitvoeringstoets:
- a.
voor het functioneren van de Stichting VAM relevante beleidsvoornemens;
- b.
voorgenomen wet- en regelgeving;
- c.
overige voornemens tot het opdragen van taken of het stellen van regels met betrekking tot de uitoefening van de taken bij of krachtens een wet waarvoor hij eerste verantwoordelijke is en
- d.
voornemens tot het stellen van Beleidsregels in de zin van artikel 21 Kaderwet.
De Minister reageert op de door de Stichting VAM toegezonden rapportage en geeft daarbij in ieder geval aan hoe de rapportage in de besluitvorming is of zal worden betrokken.
Indien de Minister nalaat tijdig te verzoeken om een uitvoeringstoets, informeert de Stichting VAM de Minister van de intentie van de Stichting VAM om een uitvoeringstoets uit eigen beweging uit te voeren.
Indien in de loop van het besluitvormingsproces het aan de Stichting VAM voorgelegde voornemen op voor de Stichting VAM relevante punten wordt gewijzigd, legt de Minister de wijzigingen ten behoeve van een finale uitvoeringstoets voor aan de dienst.
De Minister voert de evaluatie zoals bedoeld in artikel 39 van de Kaderwet uit conform de op het moment van evaluatie geldende evaluatierichtlijnen van de Minister van Financiën.
Deze beleidsregels worden aangehaald als: Beleidsregels sturing van en toezicht op Stichting VAM.
Op de jaarstukken 2012 worden de artikelen 5 en 6 niet toegepast voor zover deze bepalingen afwijken van de eerder met de Stichting VAM gemaakte afspraken en de Stichting VAM heeft aangegeven voor de jaarstukken 2012 niet te kunnen voldoen aan de onderhavige regeling.
Indien de Stichting VAM heeft aangegeven voor de jaarstukken 2012 niet te kunnen voldoen aan de onderhavige regeling, geldt voor de jaarstukken 2012 de regelgeving zoals deze voor inwerkingtreding van deze regeling van toepassing was.
Deze beleidsregels treden in werking met ingang van 1 januari 2013.
- a.
controle van de rechtmatigheid van de bestedingen en inning van de middelen door de Stichting VAM. Rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in de jaarrekening wordt verantwoord in overeenstemming is met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden;
- b.
een getrouwe weergave van de publieke middelen en lasten met betrekking tot de publieke taakuitoefening in de jaarrekening;
- c.
voor de verstrekking van de verklaring over de rechtmatigheid conform artikel 35, derde lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen en de kwalificatie van die verklaring gelden ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen financiële stromen en saldi inzake de publieke middelen de volgende tolerantiegrenzen:
Goedkeurende verklaring
Verklaring met beperking
Verklaring van oordeelonthouding
Afkeurende verklaring
Fouten in de jaarrekening
Kleiner dan of gelijk aan 1%
Tussen 1% en 3%
n.v.t.
Gelijk aan of meer dan 3%
Onzekerheden in de controle
Kleiner dan of gelijk aan 3%
Tussen 3% en 10%
Gelijk aan of meer dan 10%
n.v.t.
- a.
Controle van de juiste en volledige hantering van de door de Minister vastgestelde tarieven;
- b.
beoordeling of kosten en opbrengsten in de administratie zijn toegerekend op basis van het vastgestelde kostprijsmodel. Dit omvat het mogelijk voorkomen van kruissubsidiëring.
- a.
beoordeling of de tussen het Ministerie en de Stichting VAM afgesproken indicatoren consistent en controleerbaar tot stand zijn gekomen.
Boordeling van de voorzieningen ter beveiliging van de gegevens van de Stichting VAM.
Beoordeling van de kwaliteit van het gevoerde financieel beheer en de getroffen risico beheersingsmaatregelen met betrekking tot de publieke taakuitoefening.
Bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening wordt vastgesteld dat:
- a.
Stichting VAM een dusdanige bedrijfsvoering heeft opgezet casu quo heeft gehandhaafd dat de publieke taken en private activiteiten gescheiden worden uitgevoerd;
- a.
de jaarrekening op een juiste wijze onderscheid maakt tussen de baten en lasten casu quo ontvangsten en uitgaven uit de publieke taken en de private activiteiten;
- b.
Stichting VAM een financiële administratie voert die zodanig transparant is dat daaruit het onderscheid tussen publieke taken en werkzaamheden en private activiteiten blijkt.
Beoordeling van de juistheid en de volledigheid van de mutatie(s) van de egalisatiereserve.
- a.
De accountant stelt een rapport van bevindingen op waarin wordt ingegaan op de uitkomsten van de werkzaamheden;
- b.
De accountant rapporteert alle bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden, waarvan het belang individueel of in het totaal groter is dan 1% respectievelijk 3% van de financiële stromen en saldi inzake de publieke middelen;
- c.
De accountant rapporteert alle bij de controle geconstateerde relevante afwijkingen (niet financiële), niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden.