Indien de indiener van een aanvraag tot toelating als bedoeld in hoofdstuk 5 van de wet geen woonplaats of zetel in de Europese Unie heeft, is hij verplicht binnen de Europese Unie domicilie te kiezen bij een gemachtigde, welke keuze geacht wordt van kracht te blijven totdat schriftelijk aan de Raad kennis is gegeven van de wijziging van het gekozen domicilie.

In beginsel communiceert de Raad in de Nederlandse taal en, indien opportuun, in de Engelse taal.

Bij de Raad ingediende stukken en tot de Raad gerichte stukken worden, ter bepaling van het tijdstip waarop zij zijn ingediend, onmiddellijk na ontvangst door het bureau van de Raad voorzien van een aantekening houdende uur, dag, maand en jaar van die ontvangst.

Stukken die worden bezorgd buiten de uren waarop het bureau van de Raad is geopend worden, behoudens tegenbewijs, geacht te zijn ontvangen op het eerst volgende tijdstip waarop het bureau wordt geopend.

Stukken met hetzelfde tijdstip van ontvangst worden geacht te zijn ontvangen in de volgorde van agendering.

Bij afgifte van stukken, anders dan per post, verstrekt het bureau van de Raad desverlangd een ontvangstbewijs.

De ondertekening van stukken moet desverlangd worden gelegaliseerd.

De afdelingen van de Raad zijn belast met de besluitvorming en de uitvoering van de taken die ingevolge de hoofdstukken 4, 5 en 7 van de Zaaizaad- en plantgoedwet 2005 aan de Raad zijn opgedragen. De taakverdeling tussen de afdelingen is als volgt:

1. a.

   de Afdeling Tuinbouwgewassen is belast met de besluitvorming en de uitvoering van de taken ten aanzien van:

   1. 1°.

      groentegewassen als bedoeld in artikel 3 van de Regeling werkzaamheden Raad voor plantenrassen;

   2. 2°.

      fruitgewassen als bedoeld in artikel 3a van de Regeling werkzaamheden Raad voor plantenrassen;

   3. 3°.

      siergewassen. Voor de toepassing van dit Bestuursreglement zijn dit tuinbouwgewassen die niet voor voedsel worden gebruikt, maar primair worden gebruikt voor hun decoratieve waarde.

2. b.

   de Afdeling Landbouwgewassen is belast met de besluitvorming en de uitvoering van de taken ten aanzien van landbouwgewassen als bedoeld in artikel 4 van de Regeling werkzaamheden Raad voor plantenrassen;

3. c.

   de Afdeling Bosbouwgewassen is belast met de besluitvorming en de uitvoering van de taken ten aanzien van bosbouwgewassen als bedoeld in artikel 5 van de Regeling werkzaamheden Raad voor plantenrassen.

De Raad vergadert zo dikwijls als nodig is voor een goede voortgang van de behandeling van de bij de Raad ingediende aanvragen, verzoeken en bezwaarschriften. Bij elke vergadering van de Raad is de secretaris of een adjunct-secretaris aanwezig.

Periodiek doch ten minste één keer per jaar belegt de Raad een bijeenkomst met vertegenwoordigers van de Nederlandse belangenorganisatie of belangenorganisaties van plantenveredelaars en van telers om gedachten uit te wisselen over algemene onderwerpen die de Raad aangaan en over de werkwijze van de Raad in het bijzonder.

De secretaris roept de vergaderingen van de Raad en andere door de Raad belegde bijeenkomsten bijeen.

De oproeping van aanvragers, verzoekers en andere belanghebbenden alsmede van getuigen en deskundigen, die de Raad wenst te horen, geschiedt schriftelijk onder opgave van het voor de verschijning bepaalde tijdstip.

Bij de oproeping moet tussen de dag van de verzending en die van de verschijning een termijn van ten minste drie dagen in acht worden genomen.

Van het verhoor van getuigen en deskundigen wordt een verslag gemaakt, dat hen ter kennisneming wordt gestuurd.

Van de door getuigen en deskundige afgelegde eed of belofte wordt in het verslag melding gemaakt.

Voor het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) behoeft de Raad ten minste het onderstaande aantal uitgebrachte stemmen, waarbij een blanco stem wordt gerekend als een uitgebrachte stem:

de Centrale Afdeling: 2;

de Afdeling Landbouwgewassen: onderscheidenlijk, Tuinbouwgewassen: 3;

de Afdeling Bosbouwgewassen: 2.

De Raad besluit met meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter of, bij diens ontstentenis, de plaatsvervangend voorzitter.

Onverminderd artikel 11, derde lid, worden de besluiten van de Raad, voor zover zij besluiten zijn in de zin van de Awb, gedagtekend en ondertekend door de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter en de secretaris of een adjunct-secretaris.

De Raad kent een adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften. De Raad kan één of meer nadere adviescommissies instellen.

De voorzitter van de Raad benoemt, gehoord de betrokken afdeling, de leden van een adviescommissie.

De secretaris van de Raad kan deskundigen, al dan niet in commissieverband, benoemen.

De secretaris informeert de Raad over de ingevolge het eerste lid benoemde deskundigen.

De Raad stelt een aan de leden van de door de Raad ingestelde adviescommissie toe te kennen vergoeding (vacatiegeld) vast voor het deelnemen aan een zitting of vergadering van de Raad.

De reis- en verblijfskosten van de voorzitter, de vice-voorzitters en de overige leden van de Raad, voor zover gemaakt ter uitoefening van hun functie, worden vergoed overeenkomstig de regels daaromtrent voor rijksambtenaren.

Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing op getuigen en deskundigen, die naar aanleiding van een oproeping van de Raad zijn verschenen.

Het hoofd van het Bureau voor plantenrassen stelt vacatiegelden en vergoedingen voor reis- en verblijfkosten vast voor de ingevolge artikel 8 benoemde deskundigen.

Met betrekking tot aanvragen tot verlening van kwekersrecht en/of toelating van rassen of opstanden, die blijkens de onderliggende technische rapporten voor toewijzing in aanmerking komen en die overigens geen nadere overweging behoeven, is de secretaris bevoegd namens de Raad te besluiten.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op de aanwijzing van instandhouders en de door de betrokken instandhouder verzochte intrekking van een dergelijke aanwijzing.

Met betrekking tot de vaststelling van rasnamen is de secretaris bevoegd namens de Raad te besluiten, tenzij de belanghebbende uitdrukkelijk een beslissing van de Raad eist.

In afwijking van artikel 6, derde lid, worden ingevolge het eerste of het tweede lid genomen besluiten namens de Raad door de secretaris ondertekend.

De secretaris informeert de Raad over de aanvragen onderscheidenlijk de aanwijzingen en intrekkingen, die onder toepassing van het eerste onderscheidenlijk het tweede lid zijn afgehandeld.

De Raad behandelt de rapportages over het toezicht op de uitvoering van het onderzoek op basis waarvan van de technische rapporten worden opgesteld.