De Secretaris-generaal is namens de minister, gesteld de eisen vanuit vigerende wet en regelgeving en de belangen voor de bedrijfsvoering, verantwoordelijk voor:

1. •

   de zorg voor en de sturing op het informatiebeheer van het concern OCW;

2. •

   de voorwaarden om een adequaat informatiebeheersysteem en een kwalitatief goed informatiebeheer mogelijk te maken;

De Secretaris-generaal mandateert de zorg voor het informatiebeheer aan de informatiebeheerders van het concern OCW als bedoeld in artikel 4.

Voor het concern OCW worden hierin onderscheiden:

1. •

   de (plv.) Secretaris-generaal;

2. •

   de hoofden van inspecties;

3. •

   de hoofden van baten-lastendiensten;

4. •

   de hoofden van buitendiensten;

5. •

   de hoofden van (advies)raden;

6. •

   de hoofden van colleges;

7. •

   secretarissen van (tijdelijke) commissies en andere samenwerkingsverbanden;

Gelet op artikel 11, 1e lid van het organisatie- en mandaatbesluit OCW kunnen de informatiebeheerders hun verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het informatiebeheer ondermandateren aan onder hen ressorterende functionarissen;

De informatiebeheerders zijn namens de Secretaris-generaal verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief een efficiënt informatiebeheer, dit in overeenstemming met het bepaalde in de Archiefwet 1995, deze beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving;

De informatiebeheerders zorgen voor het vastlegging van de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het informatiebeheer gerelateerd aan de bedrijfsprocessen in de keten OCW;

De informatiebeheerders zorgen voor een zo uniform mogelijk informatiesysteem voor concern OCW, waarin optimale uitwisseling van informatie mogelijk is;

De informatiebeheerders stellen nadere richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het informatiebeheer vast;

Het feitelijk informatiebeheer wordt gefaciliteerd door de onder de informatiebeheerders ressorterende informatiebeherende onderdelen;

De informatiebeheerders leggen jaarlijks op grond van de P&C-cyclus en via het informatiebeherend onderdeel van het bestuursdepartement, in het kader van de aan dit onderdeel opgedragen centrale regieorganisatie taken voor concern OCW, verantwoording af aan de Secretaris-generaal.

Het informatiebeherend onderdeel van het bestuursdepartement is belast met het verzorgen van het kaderstellend beleid en de centrale regietaken voor concern OCW op het gebied van het informatiebeheer;

De informatiebeherende onderdelen stellen periodiek een informatiebeleidsplan op;

De informatiebeherende onderdelen hebben tot taak de archiefvormende onderdelen, als bedoeld in artikel 6, te ondersteunen om hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren en de daarvoor in aanmerking komende informatie te vernietigen;

De informatiebeherende onderdelen stellen nadere richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het informatiebeheer op;

De informatiebeherende onderdelen maken waar nodig afspraken met (het management van) archiefvormende onderdelen over de ondersteuning van hun informatiebeheer;

De informatiebeherende onderdelen leggen over de uitvoering van beheertaken verantwoording af aan hun informatiebeheerder.

De archiefvormende onderdelen zijn de binnen concern OCW te onderscheiden organisatieonderdelen;

Onder archiefvormende onderdelen worden ook begrepen:

1. •

   Publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid;

2. •

   Zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen voor zover de archieven van vóór de verzelfstandiging dan wel privatisering onder het zorgdragerschap van OCW vallen;

De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen, produceren en archiveren informatie die nodig is bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen;

De archiefvormende onderdelen zijn in die zin als gegevenseigenaar aan te merken;

De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het laten beheren van hun informatie in overeenstemming met het bepaalde in deze beheersregels en de met hun informatie beherend onderdeel gemaakte afspraken.

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de (digitaal) inkomende, interne en uitgaande informatie die daarvoor in aanmerking komt, wordt geregistreerd in het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel wordt opgenomen in de daarvoor bedoelde bedrijfstoepassing;

Bij de registratie van informatie worden de voor concern OCW geldende interne voorschriften gevolgd;

Aan de hand van de aan de registratie gekoppelde metadata moeten te allen tijde de aspecten, bedoeld in het 1e lid van artikel 9, kunnen worden herleid.

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat van de te bewaren informatie te allen tijde kan worden vastgesteld:

1. •

   de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan, voor zover deze aspecten kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces;

2. •

   wanneer, van wie, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces de informatie is ontvangen of opgemaakt;

3. •

   de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte informatie;

4. •

   de met betrekking tot de informatie uitgevoerde beheersactiviteiten;

5. •

   de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de informatie wordt bewaard of beheerd;

Op basis van een uit te voeren risicoanalyse kan het bepaalde in lid 1 ook gelden voor op termijn te vernietigen informatie.

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat van digitaal gecreëerde informatie, naast de in artikel 8 en 9 genoemde registratiekenmerken ten minste de volgende kenmerken worden vastgelegd en bewaard:

1. •

   de oorspronkelijke technische aard van de digitaal gecreëerde informatie, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

2. •

   de actuele technische aard van de digitaal gecreëerde informatie, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

3. •

   voor zover gebruik is gemaakt van de digitale handtekening:

   1. ○

      de houder van de digitale handtekening;

   2. ○

      het moment van validiteit van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;

   3. ○

      de voor validatie verantwoordelijke functionaris;

4. •

   voor zover bekend ten tijde van het werkproces:

   1. ○

      de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat afdoeningtermijnen worden vastgesteld voor de uitvoering van onder hun verantwoordelijkheid vallende bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin, een en ander met inachtneming van de bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving;

De behandelende actoren voeren de bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin waarvoor zij verantwoordelijk zijn, binnen de geldende termijnen uit;

De afdoeningtermijnen en de voortgang van informatie wordt vastgelegd en bewaakt in het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel bedrijfstoepassingen.

De archiefvormende onderdelen treffen zodanig passende maatregelen, dat de risico's van verlies van toegankelijkheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie voor de geldende bewaartermijn wordt beperkt;

Het informatiesysteem dan wel een bedrijfstoepassing waarborgt de toegankelijkheid van de informatie zodanig dat informatie, binnen de in bedrijfsprocessen vastgestelde termijn, kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is.

De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor een adequate conversie-, migratie- of emulatiestrategie van informatie;

Van conversie of migratie wordt een door het archiefvormend onderdeel ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde informatie bevat en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat na de conversie of migratie getoetst is of aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat wordt voldaan.

Van alle ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden wordt tijdens de registratie de relatie met het archiefbestanddeel waarop de informatie betrekking heeft vastgelegd in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;

Van elk ondertekend uitgaand document dient een authentieke versie aanwezig te zijn in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;

Van het archief van concern OCW wordt door de informatiebeherende onderdelen, op aanwijzing van de archiefvormende onderdelen, een logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden, geordend overeenkomstig de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen;

Archiefvorming geschiedt zodanig:

1. •

   dat het conform het vastgestelde ordeningsplan is;

2. •

   dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met het vastgestelde selectiedocument;

3. •

   dat archiefbescheiden, betrekking hebbend op een (keten-)bedrijfsproces, worden samengevoegd in één archiefbestanddeel, tenzij dat niet doelmatig is en als zodanig is gedocumenteerd.

De openbaarheid van informatie binnen concern OCW geschiedt met inachtneming van het departementale beleid met betrekking tot openbaarheid;

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat medewerkers van concern OCW in staat worden gesteld om informatie te raadplegen die benodigd is voor de uitvoering van hun taken, een en ander in overeenstemming met het gestelde in lid 1.

Informatieverstrekking uit eigen beweging door concern OCW geschiedt met inachtneming van door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;

Verzoeken van derden om verstrekking over of uit informatie en verzoeken om informatie te mogen raadplegen, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;

Verzoeken van derden om raadpleging van, verstrekking over, of uit informatie op grond van toezichtstaken, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen.

De informatiebeherende onderdelen zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat ten behoeve van concern OCW een relevant, toepasbaar en vastgesteld selectiedocument beschikbaar is en wordt toegepast;

Het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van het selectiedocument vindt plaats met inachtneming van de bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving.

Informatie wordt uitsluitend vernietigd op grond van een vastgesteld selectiedocument, op grond van noodvernietiging of na vervanging van de betreffende informatie door reproducties als bedoeld in art. 20 van deze beheersregels;

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat vernietiging plaatsvindt van de daarvoor in aanmerking komende informatie, met de daarbij horende metagegevens, zodra de daarvoor in het selectiedocument vastgestelde termijn is verstreken;

Van de vernietiging van informatie wordt een door het archiefvormend onderdeel en door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde informatie bevat en die aangeeft op grond waarvan, op welke wijze en datum de vernietiging heeft plaatsgevonden.

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de voor permanente bewaring in aanmerking komende informatie uit afgesloten archiefbestanddelen, conform de gestelde periode in de Archiefwet, wordt overgebracht naar het Nationaal Archief;

In overleg met het Nationaal Archief kan, voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatie uit afgesloten archiefbestanddelen die niet meer veelvuldig geraadpleegd hoeft te worden, eerder worden overgebracht;

Na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan de overbrenging naar het Nationaal Archief van nog veelvuldig geraadpleegde informatie uit afgesloten archiefbestanddelen worden opgeschort;

Bij de overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen kan het archiefvormend onderdeel, in overleg met het Nationaal Archief, voor een bepaalde periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van over te brengen informatie. Dit besluit wordt geplaatst in de Staatcourant;

De overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen wordt vastgelegd in een door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring die ten minste een specificatie van de informatie bevat en die, indien van toepassing, is voorzien van een bijlage bestaande uit het in de Staatscourant geplaatste besluit met betrekking tot de beperkingen aan de openbaarheid.

Bij de vervanging van informatie(dragers) door reproducties wordt voldaan aan het gestelde in de artikelen 7 en 9 van de Archiefwet, de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit en hoofdstuk 3A van de Archiefregeling;

Van de vervanging van informatie wordt een door het archiefbeherend onderdeel ondertekende verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen informatie bevat en aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied.

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat informatie, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging aan het Nationaal Archief, is opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan de aansluitvoorwaarden van het Nationaal Archief;

Als dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd vindt overleg plaats met de beheerder van het Nationaal Archief over een alternatief bestandsformaat;

Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet een zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de gestelde eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale informatie kan worden voldaan.

De archiefvormende onderdelen kunnen informatie die niet naar het Nationaal Archief is overgebracht vervreemden;

Voor de vervreemding van informatie is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift;

Bij het aanvragen van een machtiging dan wel het bekend maken van een besluit tot vervreemding wordt rekening gehouden met de in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit genoemde belangen;

Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde informatie en die aangeeft op grond waarvan en op welke wijze en wanneer vervreemding is geschied.

De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat bij een verandering in de bedrijfsprocessen door reorganisatie, opheffing, samenvoeging, splitsing of door overdracht van taken, voorzieningen worden getroffen met betrekking tot:

1. •

   de verantwoordelijkheid voor en de uitvoering van de betreffende bedrijfsprocessen;

2. •

   de bestemming en het beheer van uit deze bedrijfsprocessen voortvloeiende informatie;

Bij de totstandkoming van de voorzieningen, als bedoeld in het eerste lid, wordt rekening gehouden met het gestelde in de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie 1988 (BARA);

Ten aanzien van de overbrenging, overdracht, vervreemding of ter beschikkingstelling zoals die voortvloeit uit een organisatieverandering als bedoeld in het 1e lid, wordt een verklaring opgesteld, getekend en bewaard overeenkomstig de bepalingen in de voorgaande artikelen;

Bij de instelling van bijzondere samenwerkingsverbanden, zoals commissies en projecten, wordt in het instellingsbesluit een voorziening opgenomen voor het archiefbeheer;

Het instellend archiefvormend onderdeel is er verantwoordelijk voor dat de informatiebeherende onderdelen, voor vaststelling van het instellingsbesluit, worden geïnformeerd over de instelling van een bijzonder samenwerkingsverband zoals bedoeld in lid 4.

De archiefvormende onderdelen treffen zodanige voorzieningen ten aanzien van door dat onderdeel opgemaakte informatie, die voor permanente bewaring in aanmerking komt, dat bij het raadplegen van deze informatie na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren;

Voor het vormen en bewaren van door concern OCW permanent te bewaren informatie worden materialen gebruikt die voldoen aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving;

De archiefvormende onderdelen dragen er zorg voor dat, tot het tijdstip van vernietiging dan wel het tijdstip van overbrenging conform het bepaalde in de Archiefwet naar het Nationaal Archief, informatie in goede materiële staat wordt gehouden;

Indien informatie door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen niet (langer) voldoet aan het in het eerste en derde lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging van de informatie door reproducties op de wijze als in artikel 20 van deze regeling wordt omschreven.

Afgesloten archiefbestanddelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten;

Het informatiebeherend onderdeel zorgt voor archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd, gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende informatie zo min mogelijk gevaar loopt ingeval van een calamiteit;

Archiefruimten waarin permanent te bewaren informatie berust in afwachting van overbrenging naar het Nationaal Archief voldoet aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving.