In deze regeling wordt verstaan onder:

1. a.

   wet:Wet toezicht trustkantoren;

2. b.

   cliënt: degene met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een dienst laat verrichten;

3. c.

   integere bedrijfsvoering: een zodanige sturing van de organisatie van het trustkantoor en inrichting van de processen van en met betrekking tot het trustkantoor dat integriteitsrisico’s worden beheerst;

4. d.

   integriteitsrisico:

   1. 1°.

      het risico van ontoereikende naleving van hetgeen bij wettelijk voorschrift is bepaald;

   2. 2°.

      het risico van betrokkenheid van het trustkantoor of haar medewerkers bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad.

5. e.

   integriteitsgevoelige functie: elke functie behoudens die waaraan aantoonbaar geen bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico inhoudt voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor;

6. f.

   incident: gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor;

7. g.

   bestuur: ieder van de bestuurders van het trustkantoor genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel a, van de wet en ieder van degenen genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel b, van de wet;

8. h.

   procedurehandboek: de schriftelijke vastlegging van de uitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico’s, uitgewerkt in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen;

9. i.

   organisatieschema: het overzicht dat schematisch de verschillende functies binnen het trustkantoor weergeeft en waarin is aangegeven welke personen deze functies vervullen en welke functies niet integriteitsgevoelig zijn;

10. j.

    zakelijke relatie: zakelijke, professionele, of commerciële relatie tussen een trustkantoor en een natuurlijke persoon of een rechtspersoon, die verband houdt met diensten verleend door het trustkantoor en waarvan op het tijdstip dat het contact wordt gelegd, wordt aangenomen dat deze enige tijd zal duren;

11. k.

    identificeren en verifiëren van de identiteit van een politiek prominente persoon: hetgeen daaronder in artikel 1, eerste lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme wordt verstaan;

12. l.

    protector: een natuurlijke of rechtspersoon die ingevolge de akte waarbij een trust is ingesteld bevoegd is met betrekking tot de uitvoering van de taken van de ingevolge die akte aangewezen trustee toezicht uit te oefenen of aanwijzingen te geven;

13. m.

    compliancefunctie: de compliancefunctie, bedoeld in artikel 7, eerste lid;

14. n.

    auditfunctie: de auditfunctie, bedoeld in artikel 7, tweede lid.

In deze regeling wordt onder de begrippen ‘trust’, ‘trustee’ en ‘insteller’ verstaan: hetgeen daaronder in het Verdrag inzake het recht dat toepasselijk is op trusts en inzake de erkenning van trusts (Trb. 1985, 141) wordt verstaan.

Een trustkantoor draagt zorg voor een onafhankelijke en effectieve compliancefunctie ten aanzien van haar werkzaamheden. De compliancefunctie is gericht op het controleren van de naleving door het trustkantoor van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek.

Een trustkantoor draagt er zorg voor dat op onafhankelijke en effectieve wijze een auditfunctie wordt uitgeoefend ten aanzien van haar werkzaamheden en de compliancefunctie. De auditfunctie is gericht op het controleren van de naleving door het trustkantoor van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek en de uitvoering van de compliancefunctie.

Een trustkantoor creëert een adequate functiescheiding. Daarmee waarborgt het trustkantoor de onafhankelijke uitoefening van de compliancefunctie en de auditfunctie door vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Met deze functiescheiding draagt een trustkantoor er in elk geval zorg voor dat:

1. a.

   de uitvoering van werkzaamheden niet wordt gecombineerd met de uitoefening van de compliancefunctie ten aanzien van die werkzaamheden;

2. b.

   de uitvoering van werkzaamheden en de uitoefening van de compliancefunctie niet wordt gecombineerd met de uitoefening van de auditfunctie;

3. c.

   een bestuurder van een trustkantoor geen auditfunctie uitoefent en geen compliancefunctie uitoefent ten aanzien van de werkzaamheden van een andere bestuurder, indien de laatstbedoelde bestuurder de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend ten aanzien van werkzaamheden van de eerstbedoelde bestuurder.

De personen belast met de compliancefunctie of de auditfunctie rapporteren hun bevindingen, met name gesignaleerde tekortkomingen of gebreken in de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek, aan het bestuur.

Een trustkantoor houdt de rapportages, bedoeld in het vierde lid, gedurende vijf jaar beschikbaar voor de toezichthouder.

Een trustkantoor kan de compliancefunctie en de auditfunctie uitbesteden.

Een trustkantoor maakt een onderbouwde beoordeling van de betrouwbaarheid van personen die hij wil benoemen in een integriteitsgevoelige functie. Daartoe draagt het trustkantoor in elk geval zorg voor:

1. a.

   het controleren van de identiteit van betrokkene;

2. b.

   het controleren van de door betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid;

3. c.

   het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot het bekleden van een integriteitsgevoelige functie op een gegeven niveau.

Een trustkantoor voert een zodanige administratie dat uit het dossier van een personeelslid, benoemd in een integriteitsgevoelige functie, blijkt dat is voldaan aan het eerste lid.

Een trustkantoor hanteert objectieve, kenbare criteria om een functie te kwalificeren als een functie die geen wezenlijk risico inhoudt voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor.

Een trustkantoor draagt zorg voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van degenen die, anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst, werkzaamheden in een integriteitgevoelige functie verrichten.

Een trustkantoor kan de beoordeling van de betrouwbaarheid overlaten aan de werkgever van betrokkene als bedoeld in het eerste lid onder de volgende voorwaarden:

1. a.

   het trustkantoor inzicht heeft in de administratieve en organisatorische procedures en maatregelen van de betrokken werkgever en heeft vastgesteld dat deze geen afbreuk doen aan de eigen administratieve en organisatorische procedures en maatregelen;

2. b.

   het trustkantoor zich door middel van contractuele voorwaarden het recht voorbehoudt dat door of namens het trustkantoor een onderzoek wordt ingesteld naar de mate van naleving van de gedelegeerde werkzaamheden.

Het trustkantoor controleert onder alle omstandigheden zelf de identiteit van betrokkene als bedoeld in het eerste lid.

Indien een trustkantoor werkzaamheden uitbesteedt aan een derde, legt het trustkantoor de overeenkomst met de derde schriftelijk vast. Het trustkantoor draagt er zorg voor dat de derde het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek naleeft. Daartoe beschikt een trustkantoor over toereikende procedures, maatregelen, deskundigheid en informatie om de uitvoering van de uitbestede werkzaamheden te kunnen beoordelen.

Een trustkantoor informeert de toezichthouder onverwijld omtrent incidenten.

Een trustkantoor neemt naar aanleiding van een incident passende maatregelen die zijn gericht op het beheersen van de opgetreden risico’s en het voorkomen van herhaling.

Een trustkantoor draagt zorg voor de administratieve vastlegging van incidenten en de maatregelen, bedoeld in het tweede lid.

Een trustkantoor verricht cliëntenonderzoek.

Het cliëntenonderzoek stelt het trustkantoor in staat om:

1. a.

   de cliënt te identificeren en diens identiteit te verifiëren;

2. b.

   de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt te identificeren en zijn identiteit te verifiëren, en indien de cliënt een rechtspersoon is, inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt;

3. c.

   de aard en het beoogde doel van de zakelijke relatie vast te stellen;

4. d.

   een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van deze relatie verrichte transacties uit te oefenen, teneinde te verzekeren dat deze overeenkomen met de kennis die het trustkantoor heeft van de cliënt en diens risicoprofiel, met zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden;

5. e.

   vast te stellen of de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is;

6. f.

   op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om te verifiëren of de cliënt voor zichzelf optreedt dan wel voor een derde;

7. g.

   in voorkomend geval, de natuurlijke persoon, bedoeld in onderdeel e, te identificeren en diens identiteit te verifiëren.

Indien een cliënt geen uiteindelijk belanghebbende heeft, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

Een trustkantoor verricht het cliëntenonderzoek in de volgende gevallen:

1. a.

   indien hij een zakelijke relatie aangaat;

2. b.

   indien hij een dienst verleent.

In afwijking van het tweede lid stelt het cliëntenonderzoek, indien cliënten optreden als vennoten van een personenvennootschap, het trustkantoor in staat om:

1. a.

   de vennoten en de personen bevoegd inzake het beheer van de personenvennootschap te identificeren en op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om, voor zover toepasselijk, hun hoedanigheid van vennoot te verifiëren;

2. b.

   de natuurlijke persoon te identificeren die:

   1. 1°.

      bij ontbinding van de personenvennootschap recht heeft op een aandeel in de gemeenschap van meer dan 25 procent;

   2. 2°.

      recht heeft op een aandeel in de winsten van de personenvennootschap van meer dan 25 procent;

   3. 3°.

      bij besluitvorming ter zake van wijziging van de overeenkomst die ten grondslag ligt aan de personenvennootschap of ter zake van de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer, meer dan 25 procent van de stemmen kan uitoefenen voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is bedongen; of

   4. 4°.

      feitelijk zeggenschap kan uitoefenen over de personenvennootschap;

3. c.

   op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om de identiteit van de natuurlijke persoon bedoeld in onderdeel b te verifiëren;

4. d.

   het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen;

5. e.

   een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van deze relatie verrichte transacties uit te oefenen, teneinde te verzekeren dat deze overeenkomen met de kennis die het trustkantoor heeft van de personenvennootschap en haar risicoprofiel, met zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden;

6. f.

   vast te stellen of de natuurlijke persoon die de vennoten in de personenvennootschap vertegenwoordigt daartoe bevoegd is;

7. g.

   in voorkomend geval de natuurlijke persoon, bedoeld in onderdeel f, te identificeren en diens identiteit te verifiëren.

In afwijking van het tweede lid stelt het cliëntenonderzoek, indien de cliënt of het trustkantoor handelt als trustee, het trustkantoor in staat om inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de trust en daartoe:

1. a.

   de instellers, de protectors en de trustees van de trust te identificeren en hun identiteit te verifiëren;

2. b.

   de uiteindelijk belanghebbende van de trust te identificeren en diens identiteit te verifiëren;

3. c.

   het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen;

4. d.

   een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van de relatie verrichte transacties uit te oefenen, teneinde te verzekeren dat deze overeenkomen met de kennis die het trustkantoor heeft van de trust en het risicoprofiel van de trust, met zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden;

5. e.

   vast te stellen of de cliënt bevoegd is te handelen als trustee.

Voor zover de afzonderlijke personen die de begunstigden van de trust zijn, nog niet werden vastgelegd, legt het trustkantoor zoveel mogelijk de groep van personen vast in wier belang de trust hoofdzakelijk werd opgericht of werkzaam is.

In dit artikel wordt verstaan onder personenvennootschap: een maatschap als bedoeld in artikel 1655 van boek 7A van het Burgerlijk Wetboek, een vennootschap onder firma als bedoeld in artikel 16 van het Wetboek van Koophandel en een commanditaire vennootschap als bedoeld in artikel 19 van het Wetboek van Koophandel, alsmede een maatschap of vennootschap naar buitenlands recht die met deze rechtsvormen vergelijkbaar is.

Een trustkantoor kan het cliëntenonderzoek afstemmen op de risicogevoeligheid voor witwassen of financiering van terrorisme van het type cliënt, uiteindelijk belanghebbende van de cliënt, zakelijke relatie of dienst.

Een trustkantoor verricht, onverminderd artikel 13, verscherpt cliëntenonderzoek indien en naar gelang de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt, een zakelijke relatie of een dienst naar zijn aard of in verband met de staat waar de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt woonachtig of gevestigd is of zijn zetel heeft, een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme met zich brengt.

Als categorieën zakelijke relaties die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme als bedoeld in het tweede lid met zich brengen gelden in elk geval die, welke zijn aangewezen ingevolge artikel 8, eerste en tweede lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

Als cliënten en uiteindelijk belanghebbenden van cliënten die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme als bedoeld in het tweede lid met zich brengen gelden in elk geval politiek prominente personen. Een trustkantoor bepaalt op adequate wijze of de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende van de cliënt een politiek prominent persoon is die niet in Nederland woont of niet de Nederlandse nationaliteit heeft.

Een trustkantoor draagt er zorg voor dat, indien het tweede lid van toepassing is:

1. a.

   de beslissing tot het aangaan van die relatie of het verrichten van die dienst wordt genomen of wordt goedgekeurd door het bestuur in overleg met degene die de compliancefunctie uitvoert;

2. b.

   hij op risico gebaseerde en adequate maatregelen treft om de bron van het vermogen van de cliënt en de uiteindelijk belanghebbende vast te stellen; en

3. c.

   hij doorlopend controle uitoefent op de zakelijke relatie.

Een trustkantoor dat uitvoering heeft gegeven aan de artikelen 13, 14 en 15 legt de daartoe gebruikte gegevens vast.

Een trustkantoor legt van de in artikel 13 bedoelde personen de in artikel 33, eerste en tweede lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme bedoelde gegevens vast.

Een trustkantoor neemt op risico gebaseerde maatregelen om ervoor te zorgen dat de in het tweede lid bedoelde gegevens actueel gehouden worden.

Een trustkantoor gaat geen zakelijke relatie aan en verleent geen dienst, voordat:

1. a.

   hij zelf ten aanzien van die cliënt onderzoek heeft verricht conform artikel 13, of ten aanzien van die cliënt onderzoek is verricht conform artikel 13 of op daarmee overeenkomende wijze door een instelling als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onderdeel a, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme die behoort tot dezelfde groep;

2. b.

   dit onderzoek heeft geleid tot het in artikel 13 bedoelde resultaat; en

3. c.

   het trustkantoor beschikt over alle identificatie- en verificatiegegevens en overige gegevens inzake de identiteit van de in artikel 13 bedoelde personen.

Indien een trustkantoor met betrekking tot een zakelijke relatie blijvend niet kan voldoen aan artikel 13 beëindigt het trustkantoor die zakelijke relatie.

Een trustkantoor dat een dienst verleent aan een doelvennootschap heeft kennis van:

1. a.

   de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en de uiteindelijk belanghebbende;

2. b.

   de relevante delen van de structuur van de groep waartoe de doelvennootschap behoort;

3. c.

   het doel waarmee de structuur, bedoeld in onderdeel b, is opgezet;

4. d.

   de herkomst en bestemming van de middelen van de doelvennootschap.

Een trustkantoor dat een dienst verleent aan een doelvennootschap beschikt over:

1. a.

   gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en de uiteindelijk belanghebbende;

2. b.

   gegevens waaruit de relevante delen en het doel van de structuur, bedoeld in het eerste lid, onderdelen b en c, blijken;

3. c.

   gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap.

Een trustkantoor verleent geen dienst aan een doelvennootschap voordat aan het eerste lid, onderdelen a, b en c, en het tweede lid, onderdelen a en b, is voldaan.

Bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door een trustkantoor, kent het trustkantoor de identiteit van de koper en van de natuurlijke persoon die een rechtstreeks of middellijk belang van ten minste vijfentwintig procent van het geplaatste aandelenkapitaal of een daarmee vergelijkbaar belang houdt in de koper, of rechtstreeks of middellijk ten minste vijfentwintig procent van de stemrechten of een daarmee vergelijkbare zeggenschap kan uitoefenen in de koper. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan is bepaald welke natuurlijke persoon dergelijk belang houdt of dergelijke zeggenschap kan uitoefenen en aan de hand waarvan de identiteit van deze natuurlijke persoon en van de koper is vastgesteld.

Indien bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen geen natuurlijke persoon als bedoeld in het eerste lid kan worden aangewezen, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

Het trustkantoor heeft kennis van de herkomst van het vermogen van de koper en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast.

Bij het bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door het trustkantoor zijn het eerste en tweede lid van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de verkoper.

Een trustkantoor sluit geen overeenkomst ter zake van het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen, voordat met betrekking tot de cliënt aan het eerste en tweede lid is voldaan.

Bij het bemiddelen bij de verkoop van een rechtspersoon voldoet een trustkantoor met betrekking tot de wederpartij van de cliënt aan het eerste, tweede en vierde lid voordat het trustkantoor de overeenkomst tussen die partijen tot stand brengt.

Een trustkantoor dat optreedt als trustee verricht onverminderd artikel 13 aanvullend cliëntenonderzoek, dat het trustkantoor in staat stelt om de insteller, de protector, de uiteindelijk belanghebbende van de trust en andere trustees van de trust te identificeren en hun identiteit te verifiëren. Voorts heeft het trustkantoor kennis van de herkomst van het vermogen van de insteller en van de herkomst en bestemming van middelen van de trust.

Een trustkantoor dat optreedt als trustee beschikt over:

1. a.

   de gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie de insteller is en welke personen kwalificeren als protector, trustee of uiteindelijk belanghebbende van de trust;

2. b.

   de gegevens aan de hand waarvan de identiteit van de insteller, de protector, de andere trustees en de uiteindelijk belanghebbende van de trust is geverifieerd;

3. c.

   in voorkomend geval, de gegevens aan de hand waarvan is bepaald dat er geen uiteindelijk belanghebbende van de trust is;

4. d.

   de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen van de insteller;

5. e.

   de gegevens waaruit de herkomst en bestemming van de middelen van de trust blijkt;

6. f.

   een kopie van de trustakte of een gelegaliseerde verklaring van de trustee met een samenvatting van de inhoud van de trustakte of andere stukken ter onderbouwing.

Voor zover de afzonderlijke personen die de begunstigden van de trust zijn, nog niet werden vastgelegd, legt het trustkantoor zoveel mogelijk de groep van personen vast in wier belang de trust hoofdzakelijk werd opgericht of werkzaam is.

Een trustkantoor treedt niet op als trustee voordat aan het eerste lid, onderdelen a en b, het tweede lid, onderdelen a, b, c, d en f, en het derde lid is voldaan.

Een trustkantoor dat ten behoeve van een cliënt gebruikmaakt van een vennootschap, die tot dezelfde groep behoort als waarvan het trustkantoor deel uitmaakt:

1. a.

   heeft kennis van de herkomst en bestemming van de middelen die aan die vennootschap ter beschikking worden gesteld;

2. b.

   beschikt over gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van die middelen;

3. c.

   kent de identiteit van de persoon die ter zake het risico draagt;

4. d.

   heeft kennis van gestelde zekerheden;

5. e.

   treft adequate maatregelen om te waarborgen dat de vennootschap aan haar verplichtingen kan voldoen.

Een trustkantoor heeft kennis van het doel van zijn dienstverlening en onderzoekt mede aan de hand van de uitkomst van de in deze paragraaf voorgeschreven onderzoeken of aan die dienstverlening integriteitsrisico’s zijn verbonden.

Naar gelang de uitkomst van het onderzoek bedoeld in het eerste lid vergewist een trustkantoor zich ervan dat integriteitsrisico’s verbonden aan zijn dienstverlening adequaat zijn ondervangen.

Een trustkantoor beschikt over de gegevens waaruit het doel van zijn dienstverlening blijkt, de gegevens omtrent het in het eerste lid bedoelde onderzoek en de gegevens waaruit blijkt dat aan het tweede lid is voldaan.

Een trustkantoor beschikt over een cliëntacceptatiedossier voor iedere doelvennootschap, voor iedere cliënt en ter zake van iedere verkoop en bemiddeling bij de verkoop van een rechtspersoon en ter zake van iedere trust waarbij het trustkantoor als trustee optreedt. Een cliëntacceptatiedossier bevat tenminste de volgende bescheiden:

1. a.

   de schriftelijke overeenkomsten tussen het trustkantoor en de doelvennootschap en andere overeenkomsten die het trustkantoor heeft gesloten ter zake van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet;

2. b.

   een overzicht van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet en, voor zover van toepassing, de gegevens bedoeld in de artikelen 13, derde lid, 16, 17, eerste lid, onderdeel c, 19, tweede lid, onderdelen a en b, 20, eerste, tweede, derde, vierde en zesde lid, 21, eerste lid, onderdelen a en b, tweede lid, onderdelen a, b, c, d en f, en derde lid, 22, eerste lid, onderdelen c en d, en 23, derde lid;

3. c.

   de vastlegging van incidenten en maatregelen, bedoeld in artikel 11, derde lid, voor zover gerelateerd aan de desbetreffende doelvennootschap, cliënt of dienst.

Een trustkantoor houdt het cliëntacceptatiedossier beschikbaar voor de toezichthouder.

Met inachtneming van toepasselijke wettelijke voorschriften wordt een cliëntacceptatiedossier ten minste vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening bewaard.

Het eerste tot en met het derde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van andere ingevolge artikel 1, onderdeel d, onder 6°, van de wet aangewezen diensten.