Wie mag een subsidieaanvraag indienen, wat kan worden aangevraagd en hoe? Het antwoord op deze vragen staat in de Aanvraagprocedure van de Regeling Subsidieaanvragen van NWO. Het gaat hierbij feitelijk om de NWO-brede voorwaarden voor indiening van subsidieaanvragen. Meer specifieke regels en voorwaarden staan in de desbetreffende programmabrochures.

Is een aanvraag gehonoreerd, dan wordt de subsidie toegekend onder Algemene Bepalingen. Daarnaast kunnen er eventueel nog aanvullende bepalingen worden meegestuurd met de toekenningsbrief.

Hoe het beoordelingsproces verloopt, staat beschreven in de Regeling Beoordelings- en Besluitvormingsprocedure. In de Begripsbepalingen worden de gehanteerde definities beschreven.

Deze drie regelingen:

1. −

   Aanvraagprocedure;

2. −

   Regeling Beoordelings- en Besluitvormingsprocedure;

3. −

   Algemene Bepalingen (bij toekenning);

aangevuld met de

1. −

   Begripsbepalingen;

zijn van toepassing op alle NWO subsidie-instrumenten van alle NWO-onderdelen; dit betreft ook subsidie-instrumenten die deels door NWO en deels door externe subsidiegevers worden gefinancierd. Bovenstaande regelingen vormen tezamen de NWO Regeling Subsidies, die juridisch gesproken het karakter heeft van beleidsregels.

Deze NWO-Regeling bouwt voort op de wetgeving rond subsidies. Met name de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kent een vrij uitgebreide regeling over ‘Subsidies’ en ‘(Subsidie)besluiten’, zij het in abstracto. In relatie tot de Awb vormt de NWO-Regeling Subsidies een concrete (subsidie)regeling binnen de context van de Awb.

Uitzonderingen op het toepassingsbereik van de NWO-Regeling Subsidies zijn:

1. a.

   Kleine subsidies: een algemene uitzondering op het toepassingsbereik geldt voor subsidies die niet hoger zijn dan 50.000 Euro.

2. b.

   Subsidie-instrumenten die NWO uitvoert, maar geheel of overwegend door een andere partij worden gefinancierd, kunnen buiten het bereik van deze regeling blijven, wanneer dat met de externe subsidiegever is afgesproken en in de subsidiebrochure wordt vermeld welke regels wel van toepassing zijn.

De regelingen zijn dus van toepassing op alle NWO-onderdelen, inclusief de NWO- regieorganen en de rechtspersonen aan wie vanuit NWO een mandaat tot subsidieverlening is verstrekt, te weten de Stichting WOTRO, de Stichting NCF, de Stichting STW en de Stichting FOM.

Voor ZonMw geldt de regeling voor de subsidie-instrumenten die vanuit ZonMw ten behoeve van het gebied Medische Wetenschappen worden uitgevoerd.

Naast deze algemene regels kunnen er per subsidie-instrument of -ronde nog aanvullende, specifieke regels zijn. Die staan beschreven in de desbetreffende programmabrochure, c.q. worden meegestuurd met de toekenningsbrief. Het bestuursorgaan dat de specifieke regeling of brochure uitgeeft, draagt de verantwoordelijkheid dat deze verbijzonderingen passen binnen het kader van de NWO-Regeling Subsidies. Verder verwijst de regeling op een aantal punten naar meer specifieke regelingen, met name het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek en de Gedragscode Belangenverstrengeling.

Het doen van subsidieaanvragen staat open voor onderzoekers van de volgende kennisinstellingen:

1. a.

   Nederlandse universiteiten;

2. b.

   KNAW- en NWO-instituten;

3. c.

   het Nederlands Kanker Instituut;

4. d.

   het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen, en

5. e.

   de onderzoekers van de Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble;

6. f.

   NCB Naturalis¹;

7. g.

   Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL)².

Ook officiële vertegenwoordigers van deze instellingen mogen indienen, mits dit expliciet is aangegeven in de brochure.

A. Door het besluitnemend orgaan

De hierboven gegeven mogelijkheden tot indiening kunnen voor specifieke subsidie- instrumenten ten gunste van andere onderzoekers en/of kennisinstellingen als bedoeld in artikel 1.1 worden verruimd bij besluit van het bestuursorgaan, dat de relevante subsidiebesluiten zal nemen.

Besluiten tot indieningsverruiming kunnen niet op een hiërarchisch lager niveau worden genomen dan het niveau van het gebiedsbestuur.

Bij een dergelijk besluit kunnen nadere indieningsvoorwaarden worden gesteld. In beginsel wordt NWO gesubsidieerd onderzoek uitgevoerd aan een kennisinstelling.

In geval het besluit tot verruiming van de indieningsmogelijkheden strekt ten gunste van bepaalde organisaties en, waar van toepassing, hun medewerkers, dan gelden daarvoor in elk geval de volgende cumulatieve voorwaarden:

1. a.

   zo’n organisatie is gevestigd in Nederland, tenzij sprake is van

   1. –

      een internationaal subsidie-instrument waarbinnen een NWO- bestuursorgaan de verantwoordelijkheid draagt voor de aanvraag- en beoordelingsprocedure;

   2. –

      of een medefinancier van een NWO subsidie-instrument aanzienlijk bijdraagt aan het voor dit instrument beschikbare budget en tussen NWO en deze financier overeenstemming is bereikt over de typen en/of het percentage buitenlandse organisaties dat mag indienen;

2. b.

   zo’n organisatie heeft een publieke taak, dient onafhankelijk te zijn in de uitvoering van onderzoek;

3. c.

   en ontvangt minimaal 50% publieke financiering;

4. d.

   zo’n organisatie heeft geen winstoogmerk anders dan ten behoeve van verder onderzoek;

5. e.

   de onderzoekers genieten vrijheid van publicatie in de internationale wetenschappelijke literatuur.

B. Door het Algemeen Bestuur

Het Algemeen Bestuur kan, al dan niet op verzoek van een NWO-bestuursorgaan, besluiten tot verdere verruiming van de indieningsmogelijkheden voor een specifiek subsidie-instrument.

In alle subsidie-instrumenten, uitgevoerd door het tijdelijke aansturingsorgaan Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek (NRO), ingesteld bij convenant d.d. 19 juli 2012, kan het doen van subsidieaanvragen worden opengesteld voor onderzoekers en vertegenwoordigers van (niet in artikel 1.1.1 genoemde) niet-universitaire onderzoeksinstituten, van hbo-instellingen en van overige onderwijsinstellingen die onderzoek kunnen uitvoeren van vergelijkbaar niveau.

In alle subsidie-instrumenten, uitgevoerd door het tijdelijke aansturingsorgaan Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA, ingesteld bij convenant d.d. 15 april 2013, wordt het doen van subsidieaanvragen opengesteld voor onderzoekers en vertegenwoordigers van hbo-instellingen.

De hiervoor genoemde openstellingen dienen te worden vermeld in de brochure van het specifieke subsidie-instrument.

Indiening vindt in principe plaats op basis van open calls, tenzij het betrokken bestuursorgaan anders beslist en dit in de brochure vermeldt of anderszins kenbaar maakt.

Aan de NWO-bestuursorganen is voorts het recht voorbehouden om beperkingen te stellen aan het type aanvragers en hun kennisinstellingen en/of het aantal aanvragen, dat binnen een subsidieronde (eventueel in combinatie met aanvragen binnen andere subsidierondes) kan worden ingediend binnen een bepaalde periode. Daarvoor geldt dat deze beperkingen en de periode waarop deze van toepassing zijn – voor zover mogelijk – in de betrokken brochure(s) moeten zijn opgenomen.

Ook is aan de NWO-bestuursorganen voorbehouden te bepalen hoe vaak dezelfde aanvraag of een verbeterde versie daarvan mag worden ingediend binnen een subsidie-instrument, mits deze beperking in de betrokken brochure is opgenomen. Hierbij geldt dat een aanvrager geen rechten kan ontlenen aan de beoordeling van zijn aanvraag ingediend in een eerdere ronde.

Voor alle aanvragers van een subsidie gelden de volgende vereisten:

1. a.

   zij beschikken tenminste over een masterdiploma – of zijn op gelijkwaardige wijze gekwalificeerd;

2. b.

   zij dienen gedurende de periode waarover subsidie wordt gevraagd betrokken blijven bij het onderzoek waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft.

In die gevallen waarin de aanvrager niet tevens de projectuitvoerder van het onderzoeksvoorstel is, dient deze bovendien:

1. c.

   gepromoveerd en/of hoogleraar te zijn.

   In geval een aanvrager van buiten een universiteit afkomstig is, dient deze aantoonbaar te beschikken over voldoende ervaring op het betrokken onderzoeksgebied en met het begeleiden van onderzoek;

2. d.

   desgevraagd bij indiening van zijn aanvraag een verklaring van de betrokken kennisinstelling te overleggen waaruit blijkt dat voldaan wordt aan voorwaarde b.

Voor aanvragers van een subsidie bij NRO geldt, dat de hiervoor genoemde vereisten niet gelden indien indiening plaatsvindt door vertegenwoordigers van niet-universitaire onderzoeksinstituten, van hbo-instellingen en van overige onderwijsinstellingen die onderzoek kunnen uitvoeren van vergelijkbaar niveau.

Voor aanvragers van een subsidie bij NRPO-SIA geldt, dat de hiervoor genoemde vereisten niet gelden indien indiening plaatsvindt door vertegenwoordigers van hbo-instellingen.

Voor aanvragers van een subsidie bij NRO en NRPO-SIA geldt, dat de onder a) en b) genoemde vereisten van toepassing zijn indien indiening plaatsvindt door onderzoekers.

Subsidie kan worden aangevraagd voor het verrichten van wetenschappelijk onderzoek en daarmee samenhangende activiteiten zoals gespecificeerd in de brochure. Uitgangspunt is daarbij dat goed werkgeverschap wordt gegarandeerd door de instelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd.

Elke aanvraag moet voorzien zijn van een begroting aangaande de uit te voeren activiteiten, waarbij – voor zover van toepassing – in elk geval onderscheiden wordt tussen de volgende kostenposten:

1. a.

   personele kosten;

2. b.

   materiële kosten;

3. c.

   waar van toepassing, een benchfee verbonden aan de personele aanstelling(en).

Bij een subsidieaanvraag opgevoerde kosten zijn subsidiabel, mits:

1. a.

   het gaat om directe (onderzoeks)kosten samenhangend met het in de aanvraag beschreven doel en passend bij de doelstelling uit de brochure;

2. b.

   deze (onderzoeks)kosten zijn gemaakt na zowel de datum van het subsidieverleningsbesluit als de project startdatum, tenzij het subsidie verlenend bestuursorgaan vanwege bijzondere omstandigheden samenhangend met de (deels) externe financiering van een subsidie- instrument bij het subsidieverleningsbesluit expliciet anders heeft bepaald;

3. c.

   deze (onderzoeks)kosten niet uit andere middelen zijn of worden gefinancierd;

4. d.

   in geval de subsidie wordt gebruikt als vergoeding voor personele kosten zonder dat op dit personeel de CAO NU of UMC’s van toepassing is, het aanstellingsbesluit betreffende dit personeel naar het oordeel van NWO betaling uit publieke onderzoeksmiddelen rechtvaardigt.

Het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek geeft maximum tarieven voor de subsidiabele kosten. Hierbij geldt dat de in de begroting van de subsidieaanvraag opgenomen bedragen de standaardbedragen genoemd in het Akkoord, inclusief daarbij behorende opslagen, niet mogen overschrijden. Dat geldt ook waar het Akkoord niet wordt gevolgd, tenzij met expliciete toestemming van het Algemeen Bestuur. Voor tarieven die niet onder het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek vallen, kunnen nadere regels worden gesteld.

Aanvragen kunnen alleen worden ingediend via het aanvraagsysteem zoals dat in de brochure is aangegeven.

In de brochure wordt aangegeven in welke taal de aanvraag ingediend moet worden.

De beoordeling van aanvragen is

1. 1.

   non-discriminatoir;

2. 2.

   onafhankelijk;

3. 3.

   vertrouwelijk;

4. 4.

   efficiënt, en

5. 5.

   transparant.

Deze principes vormen de basis voor deze Regeling Subsidies. Het principe van onafhankelijke beoordeling impliceert dat inhoudelijke advisering en besluitneming functioneel gescheiden zijn. Hoe om te gaan met betrokkenheid wordt expliciet beschreven in de Gedragscode Belangenverstrengeling en ten aanzien van vertrouwelijkheid wordt onder het NWO Reglement een informatiebeleid uitgewerkt.

Bij het openstellen van een subsidie-instrument voor het indienen van aanvragen publiceert NWO een brochure met informatie over het instrument, waaronder in elk geval

1. –

   wie kunnen aanvragen,

2. –

   wat kan worden aangevraagd,

3. –

   het totale (maximale) budget,

4. –

   instructies voor het opstellen van de aanvraag,

5. –

   beschrijving van de beoordelingsprocedure,

6. –

   het tijdpad waarbinnen de beoordelings- en besluitvormingsprocedure zal worden afgerond,

7. –

   de selectiecriteria,

8. –

   administratieve criteria,

9. –

   zoals het maximaal aantal pagina’s van de aanvraag, opbouw van de begroting, etc.

10. –

    waar van toepassing, de beleidscriteria die door het bestuursorgaan worden gehanteerd,

11. –

    deze kunnen van invloed zijn op de uiteindelijke prioritering van de voorstellen.

Indien van toepassing bevat de brochure tevens de minimaal te behalen classificatie of score om voor honorering in aanmerking te komen.

Het bureau toetst op de administratieve volledigheid van de aanvraag aan de hand van de (administratieve) criteria die zijn opgenomen in de brochure. Indien wordt vastgesteld dat een aanvraag administratief niet compleet is, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld deze tekortkoming te herstellen zodat de aanvraag alsnog in het beoordelingsproces kan worden opgenomen.

De beoordelingscommissie kan concluderen dat een aanvraag niet tot het onderzoeksterrein van het onderzoeksprogramma behoort.

In beide gevallen kan NWO besluiten om de aanvraag af te wijzen (art. 4.5 Awb). Een dergelijk besluit kan door een gemandateerd bestuurslid of door de gebiedsdirecteur namens het bestuursorgaan worden genomen.

Voorwaarde voor indiening van subsidieaanvragen kan zijn dat een vooraanmelding is gedaan.

In geval van een vooraanmelding geldt:

1. 1.

   de vooraanmelding wordt in de brochure van het subsidie-instrument aangekondigd;

2. 2.

   de vooraanmelding houdt de indiening van een beknopte aanvraag in;

3. 3.

   de beknopte aanvraag wordt beoordeeld op de wijze zoals in de brochure is vermeld;

4. 4.

   in de brochure wordt aangegeven of de beoordeling van de beknopte aanvraag leidt tot een (niet bindend) advies of een besluit van het betrokken bestuursorgaan aan de aanvrager over het al dan niet indienen van een volledige aanvraag, en

5. 5.

   zonder vooraanmelding kan geen volledige aanvraag worden ingediend.

Een bestuursorgaan kan bij relatief grote aantallen ingediende aanvragen, in vergelijking met het aantal te honoreren aanvragen, besluiten tot een voorselectie van alle ingediende (volledige) aanvragen. Dit is alleen mogelijk als het aantal ingediende aanvragen groter is dan vier maal het maximum aantal te honoreren aanvragen.

Alle subsidieaanvragen worden in de regel globaal op de in de brochure beschreven selectiecriteria door een beoordelingscommissie beoordeeld. In de programmabrochure kan nadere uitwerking worden gegeven aan de wijze waarop de criteria gewogen worden ingeval van voorselectie.

De beoordelingscommissie geeft de aanvrager gelegenheid tot wederhoor en adviseert vervolgens het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan besluit op basis van dit advies de minder kansrijke aanvragen af te wijzen.

Indien de aanvraagdruk zo hoog is, dat een voorselectie onvoldoende soelaas biedt om het aantal te beoordelen aanvragen tot een aanvaardbaar aantal terug te brengen, kunnen aanvullende maatregelen getroffen worden. Bijvoorbeeld om in aanvulling op de voorselectie of zelfs in de plaats van zo’n voorselectie via een systeem van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ (beperkte toelating qua aantal aanvragen) te bepalen welke aanvragen in aanmerking komen voor verdere selectie met inschakeling van referenten.

In zijn algemeenheid zullen er bij de beoordeling van onderzoeksvoorstellen referenten worden ingeschakeld. Echter, een bestuursorgaan kan vanwege het bijzondere karakter van een subsidie-instrument besluiten dit niet te doen. Het bestuursorgaan dient dit besluit dan nader toe te lichten in de brochure van het subsidie-instrument.

Indien bij de beoordeling inschakeling van referenten plaatsvindt, worden in behandeling genomen subsidieaanvragen in principe beoordeeld door tenminste twee referenten die elk een beoordelingsrapport over de subsidieaanvraag opstellen.

Het verantwoordelijke bestuursorgaan kan besluiten om voor een bepaald subsidie- instrument het minimaal aantal te raadplegen referenten te verhogen. Hiervan wordt melding gemaakt in de brochure.

Van het minimale aantal referentenrapporten kan worden afgeweken onder de volgende voorwaarden:

1. 1.

   er is een redelijk aantal referenten tot die beoordeling uitgenodigd;

2. 2.

   het ontbreken van referentenoordelen wordt afdoende gecompenseerd in die zin dat de betrokken beoordelingscommissie voldoende materiaal in handen krijgt om zich een oordeel te kunnen vormen over de te beoordelen aanvragen.

Referentenrapporten die voor de deadline (die geldt voor deze rapporten) binnenkomen, worden altijd meegenomen bij de beoordeling van de desbetreffende aanvraag, tenzij ze kennelijk ongeschikt zijn als grondslag voor advisering.

Per aanvraagdossier vindt vervolgens een sluiting plaats voor opname van nieuwe rapporten. Zolang deze sluiting niet heeft plaatsgevonden, en het dossier nog niet het aantal beoogde referentenrapporten bevat, kan de deadline voor referentenrapporten worden uitgesteld, voor zover de procedure dit toelaat.

In geval er geen enkel referentenrapport beschikbaar komt, beslist het betrokken bestuursorgaan welke werkwijze wordt gevolgd.

Tenzij dit in de brochure wordt uitgesloten, kunnen referenten gewraakt worden op de volgende wijze: aanvragers hebben de mogelijkheid om bij indiening aan het bureau ‘non-referenten’ op te geven tot een maximum van drie. Daarmee wordt (buiten het bureau) de anonimiteit van deze non-referenten gewaarborgd.

De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om op de referentenrapporten te reageren door middel van een weerwoord. In de brochure wordt gespecificeerd hoe dit gebeurt. Het weerwoord wordt toegevoegd aan het te beoordelen materiaal.

In geval van een interview of site visit dient het doel van het interview respectievelijk de site visit binnen de procedure in de brochure vermeld te worden. Een interview respectievelijk een site visit vormt een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot een herijking van de rangorde waarin de aanvragen zijn geplaatst.

De uitnodiging voor een interview of de aankondiging van een site visit wordt tijdig verstuurd, zodat de aanvrager zich kan voorbereiden. Bij de uitnodiging, maar in elk geval minimaal één week voorafgaand daaraan, worden de namen van de leden van de interview- respectievelijk site visit-commissie aan de aanvrager bekend gemaakt.

Na afloop van het interview of de site visit vindt een verslaglegging plaats van de voor de beoordeling van de aanvraag relevante feiten die zich hebben voorgedaan tijdens het interview of de site visit, ten behoeve van het dossier van de betreffende aanvraag. Dit verslag wordt toegevoegd aan het te beoordelen materiaal.

Voor de beoordeling en vergelijking van de ontvangen aanvragen binnen een subsidieronde wordt een adviesorgaan, zijnde een beoordelingscommissie of een jury, ingesteld door het bestuursorgaan onder wiens verantwoordelijkheid de subsidieronde wordt uitgevoerd.

De samenstelling en werkwijze van een beoordelingscommissie of jury vinden plaats overeenkomstig de daarvoor door het bestuursorgaan opgestelde regels, voor zover deze regels niet in strijd zijn met onderstaande bepalingen.

De taak van de beoordelingscommissie of jury is om de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen. De beoordeling geschiedt op basis van de in de brochure gegeven selectiecriteria.

1. a.

   De werkwijze van de beoordelingscommissie bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

   1. 1.

      De commissie vergadert – bij voorkeur fysiek – over de kwaliteit van aanvragen.

   2. 2.

      Alvorens tot beoordeling over te gaan bespreekt de commissie eventuele gevallen van belangenverstrengeling en neemt daarover een besluit.

   3. 3.

      De commissie stelt een (absoluut) eindoordeel vast over elke aanvraag afzonderlijk op basis van de aanvraag en de aanvullend verkregen informatie, en op basis van de criteria zoals beschreven in de brochure.

   4. 4.

      De commissie stelt haar prioriteringsadvies vast, inclusief onderbouwing en een adequate beschrijving van de door haar gevolgde werkwijze. Over de prioritering van de aanvragen of een daarvan kan (ultimo) anoniem gestemd worden. In dat geval hoeft geen aanvullende onderbouwing van het kwaliteitsoordeel opgesteld te worden.

2. b.

   De werkwijze van de jury bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

   1. 1.

      De juryleden bepalen onafhankelijk van elkaar de kwaliteit van de aanvragen en de aanvullend verkregen informatie (waaronder het weerwoord), en stellen op basis van de criteria zoals beschreven in de brochure een (absoluut) eindoordeel vast over alle voorliggende aanvragen;

   2. 2.

      De uitkomsten worden gecompileerd en getoetst door het bureau, hetgeen een scorelijst oplevert die dienst doet als (voorlopige) prioritering.

In geval het aantal aanvragen te omvangrijk is om door één beoordelingscommissie of jury te worden afgehandeld, kan de beoordeling en prioritering worden ondergebracht in deelcommissies, mits bij de aanvang van de beoordelingswerkzaamheden een protocol beschikbaar is waarin de wijze van prioritering is opgenomen.

De beoordelingscommissie of jury kan bij haar afweging nieuwe informatie betrekken of haar eigen oordeel over een aspect van de aanvraag waarover de referenten geen oordeel hebben gegeven. In dat geval dient hierover terugkoppeling (= vorm van wederhoor) naar de aanvrager plaats te vinden, en dient de commissie of jury de reactie van de aanvrager bij haar oordeelsvorming mee te wegen.

De rangorde (classificatie) wordt bepaald op elk moment binnen het selectieproces waarop een aantal voorstellen van verdere beoordeling wordt uitgesloten en dient minimaal te voorzien in een aantal categorieën waarin de te selecteren voorstellen worden ondergebracht.

De besluitneming over de subsidieaanvraag vindt plaats door een bestuursorgaan.

Het bestuursorgaan neemt het besluit over de subsidieaanvragen op basis van het advies van de beoordelingscommissie of jury, en eventuele beleidsmatige criteria die vooraf zijn aangekondigd in de brochure. Het bestuursorgaan toetst daarbij eerst of het proces goed is verlopen en neemt vervolgens een beslissing. Het bestuursorgaan kan de aanvraag afwijzen, toewijzen, of voorwaardelijk toewijzen.

Voor zover in de brochure aangegeven, kan er in een subsidieronde sprake zijn van verschillende momenten van besluitneming over de beoordeelde aanvragen, waarbij voor een deelgroep van de aanvragen een besluit eerder valt.

In de brochure wordt informatie gegeven over het tijdpad, c.q. de beslissingstermijnen. Indien de besluitvorming vertraging heeft opgelopen, stelt het bestuursorgaan de aanvragers zo spoedig mogelijk, en in elk geval voor afloop van de (aanvankelijke) beslistermijn, op de hoogte van de vertraging. Dit onder mededeling van de reden en de uiterlijke datum waarop het besluit alsnog genomen zal worden.

Indien het bestuursorgaan het gevraagde advies (op onderdelen) niet overneemt, dan kan dit slechts vanwege

1. a.

   beleidsmatige overwegingen voor zover expliciet in de brochure vermeld, of

2. b.

   een procedurele fout, of

3. c.

   een aperte inhoudelijke onjuistheid of onvolkomenheid.

In deze gevallen dient de afwijking van het advies van de beoordelingscommissie met argumenten onderbouwd te zijn.

Bij het besluit wordt bepaald welk gedeelte van het beschikbare budget wordt ingezet. In aanmerking voor honorering komen slechts die aanvragen die, na het doorlopen van het hele selectieproces, aan de tevoren gestelde criteria voldoen. Voorstellen worden binnen het beschikbare budget in principe geheel toegewezen of afgewezen door NWO. Het besluitnemend orgaan heeft de mogelijkheid om gemotiveerd het bij een voorstel behorend budget in te korten of een deelonderzoek voor honorering af te wijzen.

Het subsidiebesluit van een bestuursorgaan wordt schriftelijk meegedeeld. In geval van honorering inhoudende een subsidieverleningsbesluit en in geval van niet- honorering inhoudende een afwijzingsbesluit.

Een subsidieverleningsbesluit bevat de volgende elementen:

1. a.

   de mededeling dat de subsidieaanvraag en de bijbehorende begroting zijn goedgekeurd waarbij er sprake kan zijn van een bijstelling op de begroting, of afwijzing van deelonderzoeken.

2. b.

   Het toegekende (maximale) subsidiebedrag met een onderverdeling op hoofdkostenposten, waarbij er per afzonderlijke begrotingspost maxima kunnen worden gesteld en/of eigen bijdragen van de subsidieontvangers kunnen worden gevraagd;

3. c.

   afspraken over de wijze van betaling;

4. d.

   de volgende termijnen:

   1. 1.

      de termijn waarbinnen het project uiterlijk van start moet zijn gegaan te rekenen vanaf de datum van het subsidieverleningsbesluit;

   2. 2.

      indien het subsidiebedrag niet hoger dan 50.000 euro bedraagt tevens:

      1. i.

         de eindeuitvoeringsdatum;

      2. ii.

         de uiterste datum waarop de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld;

5. e.

   de afspraken ten aanzien tussentijdse rapportages en de eindrapportage;

6. f.

   eventuele aanvullende afspraken, bijvoorbeeld over op te leveren output;

7. g.

   de Algemene subsidiebepalingen van NWO, en, waar van toepassing, Bijzondere en/of Gebiedsspecifieke subsidiebepalingen;

Bovendien wordt bij het subsidieverleningsbesluit een Project-Informatie Formulier (PIF) meegezonden.

Elk besluit over de al dan niet toekenning van middelen wordt voorzien van een voor de aanvrager – naar objectieve maatstaven – begrijpelijke motivering en een bezwaar- of beroepsclausule. Indien er nog vragen zijn over de gang van zaken of de toelichting, kan contact worden opgenomen met het programmasecretariaat.

Een belanghebbende bij een besluit kan een bezwaarschrift indienen bij het Algemeen Bestuur van NWO, binnen zes weken gerekend vanaf de datum van het besluit. Het Algemeen Bestuur neemt een besluit over dit bezwaarschrift op basis van een advies hierover van de Commissie Bezwaarschriften NWO.

In geval het Algemeen Bestuur overgaat tot herroeping van een bestreden besluit, neemt het Algemeen Bestuur in beginsel tegelijkertijd een nieuw besluit. Indien het Algemeen Bestuur voor het nemen van dit nieuwe besluit echter afhankelijk is van nadere informatie vanuit een ander bestuursorgaan (zoals bv. het betrokken NWO-gebied) zal het Algemeen Bestuur eerst die informatie moeten inwinnen alvorens te (kunnen) besluiten op het bezwaarschrift. Hiervan wordt dan onverwijld mededeling gedaan aan de belanghebbende, onder vermelding van de uiterste datum waarop het besluit op het bezwaarschrift alsnog zal worden genomen.

Na ontvangst van het ingevulde en ondertekende Project-Informatie Formulier (PIF) of zodra de acceptatie van de subsidie anderszins is gebleken, kan het project starten en het subsidieverlenende bestuursorgaan overgaan tot uitbetaling van subsidiegelden.

Daarbij gelden de volgende clausules:

1. a.

   De toegekende subsidie zal overeenkomstig het op deze subsidie toepasselijke betalingswijze worden gestort op de rekening van de kennisinstelling waaronder het project ressorteert. Voor afwijkingen is vooraf de goedkeuring van de betrokken NWO-directeur vereist.

   Deze kennisinstelling zal de ontvangen middelen ter beschikking stellen aan de projectleider, met in achtneming van het bij het subsidieverleningsbesluit behorende goedgekeurde subsidiebudget en, waar van toepassing, het geldende Akkoord.

2. b.

   De instellingsaccountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van de subsidiegelden in het kader van zijn jaarrekeningcontrole overeenkomstig het controleprotocol van het Ministerie van OCW. Dit onverminderd de bevoegdheid van NWO tot controle van de boeken respectievelijk tot onderzoek bij de instelling naar de naleving van aan de subsidie verbonden verplichtingen. De instelling verleent de door NWO gevraagde medewerking aan deze site visits.

3. c.

   Bij voorvallen in de werkgever-werknemerrelatie die afbreuk kunnen doen aan de onderzoeksresultaten, treedt de werkgever hierover onverwijld in contact met NWO, en zetten partijen zich in om, in overleg met de projectleider, tot een oplossing te komen, die de uitvoering van het onderzoek ten goede komt.

4. d.

   In geval de CAO NU of UMC’s niet van toepassing is op het personeel dat op het project is aangesteld, wordt NWO daarvan onverwijld op de hoogte gesteld onder toezending van het/de desbetreffende aanstellingsbesluit(en).

Gedurende de uitvoering van het project zal NWO de voortgang ervan volgen door het opvragen van output gegevens en waar gewenst tussentijdse rapportages of evaluaties. Bij het subsidieverleningsbesluit wordt de aanvrager hierover nader geïnformeerd. De algemene kaders voor het opvragen van output gegevens en tussentijdse rapportages/evaluaties worden beschreven in de ‘Algemene subsidiebepalingen NWO’.

Het project eindigt met de verstrekking van het vaststellingsbesluit. Dit besluit kan genomen worden nadat voldaan is aan artikel 24 van de Algemene Subsidiebepalingen NWO.

Publiciteit bij toekenning

1. 1.

   NWO kan een mededeling van de honorering op de website plaatsen, met een samenvatting van het onderzoeksvoorstel. Bij het indienen van de subsidieaanvraag kan de hoofdaanvrager – gemotiveerd – aangeven bij honorering geen toestemming te geven voor publicatie op de website.

2. 2.

   NWO gaat vertrouwelijk om met de bij haar ingediende aanvragen en onderzoeksrapportages. Echter, zij behoudt zich het recht voor om gegevens en resultaten van door haar gefinancierd onderzoek bekend te maken met uitzondering van inhoudelijke informatie die kan leiden tot de exploitatie van onderzoeksgegevens of -resultaten.

Projectleider en -medewerkers

1. 3.

   De projectleider is aanspreekpunt en verantwoordelijke.

   1. a.

      In geval de hoofdaanvrager van het onderzoeksvoorstel een onderzoeker is, wordt deze bij honorering van de subsidieaanvraag aangemerkt als projectleider, met de mogelijkheid dat voorafgaand aan de start van het gesubsidieerde project alsnog expliciet een andere onderzoeker in de plaats van de hoofdaanvrager als projectleider door NWO wordt geaccepteerd. Deze projectleider is verantwoordelijk voor het door NWO gesubsidieerde onderzoeksproject en is voor NWO het aanspreekpunt voor het onderzoeksproject.

   2. b.

      In geval de hoofdaanvrager van het onderzoeksvoorstel een vertegenwoordiger is van een kennisinstelling als bedoeld in artikel 1.1, is de onderzoeker die door deze kennisinstelling is aangewezen in de rol van projectleider voor NWO het aanspreekpunt voor de uitvoering van het onderzoeksproject.

   3. c.

      In geval de vertegenwoordiger van de kennisinstelling als hoofdaanvrager indient namens (een consortium van) meerdere kennisinstellingen, wordt deze door NWO aangemerkt als de penvoerder van het consortium. De penvoerder wijst een projectleider aan, die voor NWO het aanspreekpunt is voor de uitvoering van het onderzoeksproject.

   4. d.

      Het bepaalde onder (b) en (c) laat onverlet dat de vertegenwoordiger van de kennisinstelling de eindverantwoordelijkheid draagt voor de besteding van de subsidie. De projectleider is gehouden de vertegenwoordiger van de kennisinstelling op de hoogte te houden van alle relevante ontwikkelen.

2. 4.

   De aan te stellen projectmedewerkers dienen minimaal te beschikken over die kwalificaties, welke voor de door hen uit te voeren werkzaamheden door NWO als norm worden beschouwd.

3. 5.

   Medewerkers op door NWO gefinancierde projecten kunnen in beginsel in bescheiden mate neventaken verrichten, voor zover dit hun projecttaak niet schaadt. Indien de subsidiebrochure concrete maximumpercentages geeft voor neventaken, mogen deze maximum percentages niet worden overschreden.

Verantwoording

1. 6.

   Het bestuursorgaan kan de subsidieverlening, zo nodig met terugwerkende kracht, lager vaststellen of intrekken zolang de subsidie niet is vastgesteld (art. 4.48 Awb) als

   1. –

      de uit deze beschikking voortvloeiende verplichtingen niet dan wel niet tijdig worden nagekomen, of

   2. –

      de middelen niet zijn uitgegeven, of

   3. –

      worden besteed voor een ander doel dan waarvoor deze zijn bestemd dan wel op andere wijze niet verantwoord kunnen worden, of

   4. –

      de verstrekte informatie daartoe aanleiding geeft.

      Indien voldaan is aan de daartoe bij de Awb speciaal gestelde voorwaarden (artt. 4.49 en 4.50 Awb) kan het bestuursorgaan ook een subsidieverlenings- of vaststellingsbesluit intrekken of wijzingen.

2. 7.

   Onder verwijzing naar de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de geldende Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening (VSNU) dient bij de uitvoering en verslaglegging van het onderzoek en bij publicatie van de resultaten van dat onderzoek te worden gehandeld overeenkomstig hetgeen verwacht mag worden omtrent ethisch verantwoord en integer gedrag in het kader van wetenschappelijk en/of technologisch onderzoek. In geval van een vermoeden van schending van voornoemde normen in het kader van de uitvoering van door NWO geheel of gedeeltelijk gefinancierd onderzoek, dient de projectleider NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en alle ter zake relevante documenten aan NWO over te leggen.

3. 8.

   Als en voor zover de gesubsidieerde activiteiten kunnen leiden tot schadelijke gevolgen voor derden – zoals bijv. bij patiëntenonderzoek – dient de projectleider, subsidiair zijn werkgever, zich afdoende tegen de risico’s van desbetreffende aanspraken te verzekeren en vrijwaart deze NWO van elke aansprakelijkheid ter zake.

4. 9.

   De projectleider zal zich inspannen en, waar dit in de rede ligt, de nodige voorzorgen nemen die waarborgen dat de subsidieactiviteiten en/of de daarmee gegenereerde resultaten niet bij (kunnen) dragen aan terroristische activiteiten, de schending van mensenrechten of activiteiten waarbij de inzet van onwettige middelen niet geschuwd wordt. Daarnaast mogen de subsidieactiviteiten en/of de daarmee gegenereerde resultaten niet strijdig zijn met enige wettelijke bepaling of binnen het vakgebied algemeen erkende en in gebruik zijnde gedragsregels.

1. 10.

   Subsidieverlening vindt plaats op basis van de door NWO goedgekeurde subsidieaanvraag en de daarin opgenomen of de daarbij behorende goedgekeurde begroting. De projectleider voert het in deze aanvraag beschreven onderzoeksplan naar beste weten en kunnen uit, en maakt daarbij een zo doelmatig mogelijk gebruik van de subsidiegelden.

2. 11.

   Subsidiabel zijn uitsluitend kosten die zijn opgenomen in het subsidieverleningsbesluit en/of de daarbij behorende goedgekeurde begroting, en die rechtstreeks verband houden met het gesubsidieerde onderzoek.

3. 12.

   De vergoeding voor en betaling van zowel de personele als de materiële kosten zijn in het subsidieverleningsbesluit vastgelegd. Betaling vindt plaats op basis van voorschotten. De eerste betaling voor te maken kosten vindt plaats na goedkeuring door NWO van een door de aanvrager en de kennisinstelling ondertekend Project Informatie Formulier (PIF).

   Van de bij dit artikel gegeven bepalingen kan slechts bij gebiedsspecifieke subsidiebepalingen worden afgeweken mits dit geen afbreuk doet aan het uitgangspunt dat goed werkgeverschap wordt gegarandeerd door de instelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd.

4. 13.

   Met subsidie aangeschafte materiële zaken en apparatuur worden eigendom van de kennisinstelling waar het onderzoek plaatsvindt, tenzij in het subsidieverleningsbesluit anders wordt bepaald. Aan de vergoeding van kosten voor aanschaf van specifieke apparatuur kunnen bij het subsidieverleningsbesluit bijzondere voorwaarden worden verbonden, waaronder de verplichting om op aanschrijving van NWO deze apparatuur mede in gebruik te geven aan derden. Bij aanschaf van apparatuur dient in ieder geval de geldende regelgeving voor aanbesteding te worden gevolgd.

1. 14.

   De projectleider en de kennisinstelling dragen zorg voor het voeren van een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de subsidiemiddelen. Eventuele afspraken dan wel overeenkomsten met derden ter uitvoering van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt gegeven, worden schriftelijk vastgelegd.

2. 15.

   Voor elke substantiële inhoudelijke afwijking van het door NWO gehonoreerde onderzoeksvoorstel is voorafgaande toestemming van NWO nodig. De in het subsidieverleningsbesluit c.q. de goedgekeurde begroting opgenomen afzonderlijke begrotingsposten gelden als maxima. Schuiven tussen of binnen de posten personeel en materieel behoeft toestemming van NWO, tenzij te voren (bv. in de brochure of in het subsidieverleningsbesluit) andere afspraken zijn gemaakt.

3. 16.

   Zodra er aanleiding is voor de projectleider, subsidiair de kennisinstelling, om te veronderstellen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet of niet geheel vóór de eindeuitvoeringsdatum zullen worden verricht of vóór deze datum niet geheel aan de subsidiebepalingen zal worden voldaan, dient de projectleider, subsidiair de kennisinstelling, dit direct te melden aan de subsidiegever.

4. 17.

   Zodra voor het onderzoeksproject waarop een subsidieverleningbesluit betrekking heeft van andere zijde financiële steun is of wordt toegezegd of gegeven, stelt de projectleider NWO daarvan in kennis.

5. 18.

   NWO behoudt zich het recht voor om, als de verstrekte informatie daar aanleiding toe geeft, het betalingsritme (bevoorschotting) van de subsidie aan te passen.

6. 19.

   NWO kan voor subsidies een tussenrapportage opvragen en volgt daarbij de Regeling Rijkssubsidies. Ongeacht de hoogte van de subsidiewaarde kan jaarlijks een opgave van de onderzoeksresultaten worden gevraagd.

   Er kan maximaal één keer in de twee tot drie jaar een voortgangsverslag gevraagd voor:

   1. i.

      projecten met een subsidiewaarde van meer dan 50.000 tot en met 125.000 Euro en die bij een fulltime aanstelling langer dan drie jaar duren, of

   2. ii.

      projecten waarvan de toegekende NWO-subsidiewaarde meer dan 125.000 Euro bedraagt en waarvan de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt langer dan twaalf maanden duurt.

   Er kan maximaal één voortgangsverslag per twaalf maanden gevraagd voor:

   1. i.

      Projecten met een subsidiewaarde van meer dan 50.000 Euro, en waarvoor tevens geldt dat:

      1. –

         die uitgevoerd worden met of gefinancierd worden door externe partijen, ofwel

      2. –

         kennisvalorisatie een grote rol speelt en de periode voor uitvoering van de subsidieactiviteiten langer dan twaalf maanden bedraagt.

7. 20.

   Voor tussen- en eindrapportages over de gesubsidieerde activiteiten geldt dat deze:

   1. a.

      moeten worden aangeleverd via het door NWO aangegeven elektronische systeem en, voor zover vereist, in het daarvoor bestemde format;

   2. b.

      worden ondertekend door de projectleider. De kennisinstelling tekent de financiële rapportages mede voor akkoord, en de inhoudelijke rapportages mede voor gezien.

8. 21.

   Naar aanleiding van door NWO ontvangen tussentijdse rapportages kan NWO nadere aanwijzingen van inhoudelijke en/of financiële aard geven aan de projectleider.

1. 22.

   Voor de vaststelling van de subsidie wordt onderscheid gemaakt in drie categorieën:

   1. a.

      Indien tevoren geen realistische begroting is aangeleverd (en de subsidiewaarde meer dan 50.000 Euro bedraagt), dan moet de projectleider, subsidiair de kennisinstelling, binnen 13 weken na eindeuitvoeringsdatum de juistheid van het totale bedrag van de werkelijke subsidiabele kosten aantonen, inclusief de gerealiseerde eigen bijdrage en de eventuele bijdragen van derden.

   2. b.

      Voor subsidiewaardes tot en met 125.000 Euro moet de projectleider, subsidiair de kennisinstelling, binnen 13 weken na eindeuitvoeringsdatum aantonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, daadwerkelijk zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

   3. c.

      Voor subsidiewaardes boven de 125.000 Euro moet binnen dertien weken na de eindeuitvoeringsdatum zowel een inhoudelijk als een financieel eindverslag worden ingeleverd. Deze verslagen worden ondertekend door de projectleider als – waar betrokken – de kennisinstelling. Vooraf verstrekt NWO richtlijnen waarin wordt aangegeven op welke wijze een en ander moet worden aangeleverd of aangetoond.

2. 23.

   Het financiële eindverslag sluit aan op de ingediende en door NWO goedgekeurde begroting. Het bevat in ieder geval de benodigde gegevens over de omvang en looptijd van de aanstelling van de projectmedewerkers en een overzicht van de te vergoeden materiële kosten.

   Voor een eventuele toegekende benchfee, vindt in principe geen financiële eindafrekening plaats.

3. 24.

   Binnen dertien weken na ontvangst van het eindverslag neemt NWO een besluit omtrent de vaststelling van de subsidie. Echter, NWO kan het nemen van het subsidievaststellingsbesluit uitstellen tot een nader te bepalen datum onder opgave van redenen.

   Bij niet tijdige of onvolledige aanlevering van het eindverslag behoeft NWO niet over te gaan tot uitbetaling van het nog openstaande subsidiebedrag. Indien NWO een half jaar na afloop van de eindeuitvoeringsdatum nog steeds de subsidie niet kan vaststellen wegens het ontbreken van een (adequaat) eindverslag, stelt NWO deze situatie gelijk met afkeuring van het eindverslag. NWO kan bij afkeuring van het eindverslag besluiten dat beschikbaar gestelde middelen teruggevorderd worden.

1. 25.

   Onderzoeksresultaten tot stand gekomen met NWO middelen dienen zo veel en zo spoedig mogelijk voor het publiek en voor verder onderzoek toegankelijk te zijn. Met het oog op te verwachten exploitatierechten op onderzoeksresultaten kan de projectleider, subsidiair de kennisinstelling, de publicatie van onderzoeksresultaten uitstellen tot maximaal negen maanden na de totstandkoming daarvan.

2. 26.

   Met het oog op een optimale verspreiding, respectievelijk toepassing, van de resultaten van publiek gefinancierd onderzoek dient de projectleider, subsidiair de kennisinstelling, voorafgaand aan de uitvoering van het onderzoek er zorg voor te dragen, dat, in geval het onderzoek (mede) wordt uitgevoerd door personen die geen dienstverband hebben met de instelling, deze personen schriftelijk afzien van eventuele eigendomsrechten op de onderzoeksresultaten.

3. 27.

   Bijdragen in geld of anderszins aan het onderzoek door derden geven geen recht op gebruik en /of toepassing van de resultaten, tenzij bij schriftelijke overeenkomst voorafgaand aan de uitvoering van het onderzoek anders geregeld en mits via zo’n overeenkomst de geldende regelgeving op het gebied van staatssteun niet wordt ontweken of geschonden.

4. 28.

   Resultaten uit onderzoek gefinancierd met NWO-middelen, dienen, afgezien van andere publicatiemogelijkheden, op het moment van publicatie direct Open Access toegankelijk te zijn. Onder ‘Open Access toegankelijk’ wordt verstaan: vrije toegankelijkheid voor iedereen, zonder embargoperiode, als bedoeld in het Open Access beleid van NWO zoals gepubliceerd op de NWO website. Auteursrechten mogen slechts worden overgedragen aan derden voor zover daardoor de mogelijkheid om via Open Access te publiceren niet wordt geblokkeerd.

5. 29.

   Bij databestanden worden NWO en de kennisinstelling waar het onderzoek is uitgevoerd, tezamen beschouwd als de ‘producent van de databank’ zoals bedoeld in de Databankenwet.

6. 30.

   Door aanvaarding van een subsidie voor onderzoek dat resulteert in auteursrechtelijk werk en/of databanken, geeft de auteursrechthebbende respectievelijk de producent van de databank(en) toestemming voor het volgende:

   NWO kan ter bevordering van de kennisoverdracht van onderzoeksresultaten nadere voorwaarden stellen aan de auteursrechten en de extractierechten op databanken die in het kader van het onderzoek worden gecreëerd.

   Databanken met bijbehorende toelichting worden in elk geval op door NWO aan te geven wijze beschikbaar gesteld voor gebruik ten behoeve van verder wetenschappelijk onderzoek. De binnen een onderzoeksproject verzamelde gegevens dienen daarom goed en toegankelijk te worden gedocumenteerd en opgeslagen.

7. 31.

   Bij publicatie van resultaten van het gesubsidieerde onderzoek wordt de steunverlening van NWO vermeld. Hierbij dient tevens het projectnummer te worden vermeld.

   In het Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans wordt de naam van NWO als volgt vertaald:

   1. –

      Netherlands Organisation for Scientific Research;

   2. –

      Organisation Néerlandaise pour la Recherche Scientifique;

   3. –

      Niederländische Organisation für wissenschaftliche Forschung;

   4. –

      Organizzazione nazionale olandese per la ricerca scientifica;

   5. –

      Organización neerlandesa de investigaciones científicas.

1. 32.

   Onverminderd het bepaalde bij artikel 25, kan NWO de eigendom claimen van de onderzoeksresultaten die in aanmerking komen voor exploitatie, mits de specifieke doelstellingen van een subsidie-instrument dit vereisen en in de brochure de in dat geval voorgestane wijze van verdeling van octrooirechten en, waar relevant, de exploitatiewijze is aangegeven onder vermelding van de daarbij behorende randvoorwaarden.

   In een dergelijk geval worden, voorafgaand aan de uitvoering van het desbetreffende onderzoek, onder het subsidieverleningsbesluit de desbetreffende concrete afspraken vastgelegd in een schriftelijke (uitvoerings)overeenkomst als bedoeld in artikel 4:36, eerste lid, van de Awb. Dit gebeurt tussen de organisaties waar het onderzoek wordt uitgevoerd en NWO, tenzij het onderzoek geheel in het buitenland wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van een in dat buitenland gevestigde kennisinstelling.

   In geval het onderzoek geheel in het buitenland wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van een dat buitenland gevestigde kennisinstelling, mag deze kennisinstelling de in dit land toepasselijke octrooiwetgeving toepassen mits deze octrooiwetgeving in vergelijking met de Nederlandse octrooiwetgeving niet ten nadele werkt van de betrokken Nederlandse partij(en) en/of de onderzoeksresultaten.

   Een dergelijke overeenkomst is doorgaans maatwerk. De partijen bij deze overeenkomst dienen hierin alle nodige afspraken te maken over de voor de uitvoering van het onderzoek en de utilisatie van de onderzoeksresultaten relevante achtergrondkennis, waarover niet alle partijen vrijelijk kunnen beschikken. Indien sprake is van publiek-private samenwerking, dient deze overeenkomst bovendien afspraken te bevatten over de gevolgen van tussentijdse stopzetting van het onderzoeksproject.

   De projectleider, subsidiair de kennisinstelling, zorgt ervoor dat werknemers of anderen die exploitatierechten kunnen claimen op de resultaten, deze rechten overdragen aan degene(n) aan wie (volgens het bovenstaande) de onderzoeksresultaten toekomen.

2. 33.

   De projectleider, subsidiair de kennisinstelling, spant zich tijdens en na afloop van het project in voor een adequate en effectieve utilisatie van de resultaten. Waar relevant kan bij het vaststellingsbesluit worden aangegeven tot welke datum de projectleider, subsidiair de kennisinstelling, hierop kan worden aangesproken.

In deze NWO-Regeling Subsidieaanvragen, de Algemene Subsidiebepalingen en de Regeling Beoordelings- en Besluitvormingsprocedure wordt verstaan onder:

1. aanvrager: De persoon of instelling die de subsidieaanvraag indient bij NWO.

2. aanwijzingen voor subsidieverstrekking:Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, van 15 december 2009, nr. 3086451, houdende vaststelling van Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Stcrt. 2009, nr. 20306).

3. Akkoord: Het tussen subsidiegevers (NWO, ZonMw, Collectebusfondsen) en subsidieontvangers (VSNU, KNAW, NFU) overeengekomen Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek. De tekst van het Akkoord is te vinden op de NWO-website.

4. Algemeen Bestuur: Het Algemeen Bestuur van NWO.

5. Awb:Algemene wet bestuursrecht.

6. begroting: Het bij een ingediend voorstel behorende overzicht van alle uitgaven die direct betrekking hebben op de voorgestelde uit te voeren activiteiten, ongeacht de benaming (zoals ‘begroting’ of ‘bestedingsplan’) en/of het moment waarop dit overzicht bij het projectvoorstel is gevoegd (zoals: bij indiening, of na honorering voorafgaand aan de projectstartdatum).

7. benchfee: Voor sommige projecten kan een benchfee ter beschikking gesteld worden. Deze benchfee is bestemd voor de projectuitvoerder, maar wordt ter beschikking gesteld aan de projectleider, De uitvoerder heeft er dus recht op. Over de besteding van de benchfee dient overlegd te worden tussen projectleider en uitvoerder. Waar een benchfee van toepassing is, staat deze als categorie voorgedrukt in de begroting.

8. beoordelingscommissie: Een commissie ingesteld door het relevante bestuursorgaan die tot taak heeft om het bestuursorgaan van advies te dienen over de binnen een subsidieronde ingediende aanvragen.

9. bestuursorgaan: Een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Awb, dat tevens deel uitmaakt van de NWO- organisatie als gedefinieerd in artikel 1.2 van het Reglement van NWO, of een orgaan dat – zonder zelf een bestuursorgaan te zijn – gemandateerd is door een NWO-bestuursorgaan om een besluit te nemen over ingediende aanvragen.

10. brochure: Programmabrochure of Call for Proposals van een subsidie-instrument waarin de procedure van het aanvraagproces wordt beschreven en toegelicht. In de brochure zijn in ieder geval de criteria voor de beoordeling opgenomen, inclusief eventuele beleidsoverwegingen, en de subsidievoorwaarden voor zover die afwijken van deze subsidieregeling.

11. bureau: Het bureau van de NWO-organisatie als bedoeld in artikel 8 van de NWO-instellingswet, dat onder leiding staat van de Algemeen Directeur van NWO.

12. databank: Een verzameling van data, op gestructureerde wijze bijeengebracht, ongeacht waaruit deze bestaan, zoals cijfers, ingevulde enquêtelijsten, beeld- en geluidsmateriaal, lichaamsmateriaal.

13. eindeuitvoeringsdatum: De datum waarop de activiteiten waarop het subsidieverleningsbesluit betrekking heeft, uiterlijk (moeten) zijn verricht, of, in geval van een vroegtijdige projectbeëindiging, de datum waarop gestopt is met (verdere) uitvoering van de projectactiviteiten.

14. gebied: Een wetenschapsdomein waarvoor een gebiedsbestuur is ingesteld.

15. gebiedsbestuur: Een bestuur als genoemd in artikel 3.1 van het NWO Reglement.

16. interviewcommissie: Deze neemt, waar een interview deel uitmaakt van een beoordelingsprocedure, het interview af, en bestaat uit leden die zitting hebben in de betrokken beoordelingscommissie.

17. jury: Een beoordelingscommissie waarbinnen de leden elk een individueel oordeel geven maar niet in overleg treden om tot een gemeenschappelijk standpunt te komen.

18. kennisinstelling: Een in Nederland gevestigde publieke rechtspersoon of stichting die:

    1. a.

       als een van haar hoofddoelen heeft het verrichten van onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek en/of het beheren van wetenschappelijke kennis mede ten behoeve van verder wetenschappelijk onderzoek;

    2. b.

       een deel van haar basisfinanciering ontvangt uit publieke middelen;

    3. c.

       geen winstoogmerk heeft anders dan ten behoeve van verder onderzoek;

    4. d.

       waarbinnen de onderzoekers vrijheid van publicatie in de internationale wetenschappelijke literatuur genieten, en

    5. e.

       die beschikt over of toegang heeft tot een repository.

19. neventaken: Taken op het gebied van onderwijs, bestuur en beheer, die een kennisinstelling aan de in haar dienst werkzame onderzoekers kan opdragen met het oog op de verdere ontwikkeling van deze onderzoekers.

20. NWO-onderdeel: Naast de gebieden van NWO en haar onderzoeksorganisaties, elk onderdeel van NWO waarvoor een aansturingsorgaan als bedoeld in Hoofdstuk 3A van het NWO-Reglement is aangewezen.

21. (onderzoeks)organisatie: Een rechtspersoon, of een binnen een rechtspersoon opererende organisatie-eenheid met een daarvoor toereikend mandaat van het hoogste orgaan binnen die rechtspersoon.

22. (onderzoeks)resultaten: Alle uitvindingen, uitkomsten, materialen, methodes, processen, producten, programma’s, software, vindingen of ontdekkingen die binnen een project worden gegenereerd.

23. persoonsgebonden subsidie: Een subsidie gericht op de onderzoeker die zowel aanvrager als (hoofd)uitvoerder van het onderzoeksvoorstel is.

24. PIF: Het Project-Informatie Formulier dat door de projectleider en de betrokken kennisinstelling moet worden ingevuld en ondertekend alvorens de gesubsidieerde onderzoeksactiviteiten mogen worden gestart en de eerste subsidiebetaling kan plaatsvinden.

25. projectleider: De persoon die de eindverantwoordelijkheid draagt voor het welslagen van een gesubsidieerd onderzoeksproject. Doorgaans is deze persoon ook de hoofdaanvrager van de projectsubsidie, maar dat is niet noodzakelijk.

26. projectstartdatum: De datum waarop met de uitvoering van de projectactiviteiten feitelijk wordt gestart en welke niet mag liggen voor de datum waarop het subsidie verlenend bestuursorgaan een volledig ingevuld en ondertekend PIF heeft ontvangen.

27. projectuitvoerder: Een onderzoeker die een project (mede) uitvoert.

28. publicatie: De openbaarmaking van resultaten langs elke weg, met uitzondering van openbaarmaking voortvloeiend uit octrooiaanvragen op resultaten.

29. referent: Een onafhankelijke, externe deskundige die bij de beoordeling van een (enkele) aanvraag wordt ingeschakeld vanwege zijn vakinhoudelijke deskundigheid op het gebied van die aanvraag.

30. repository: Een voorziening van een kennisinstelling bedoeld voor systematische opslag van onderzoeksresultaten met toegangsfaciliteiten voor verder gebruik.

31. subsidiebepalingen: Voorschriften die gegeven worden bij het subsidieverleningsbesluit en waaraan de subsidieontvanger moet voldoen. Onderscheiden moet worden tussen: – de Algemene subsidiebepalingen NWO, als gegeven in deze regeling;- Bijzondere subsidiebepalingen, en- Gebiedsspecifieke subsidiebepalingen. Bijzondere subsidiebepalingen zijn verbonden aan een specifiek subsidieinstrument van NWO, en worden derhalve in de desbetreffende brochure gepubliceerd.

    Gebiedsspecifieke subsidiebepalingen zijn van toepassing op alle subsidieverleningsbesluiten binnen een specifiek NWO-onderdeel. Op de website en in de brochures van dat NWO-onderdeel worden deze bepalingen bekend gemaakt.

32. subsidie-instrument: Een instrument voortkomend uit het NWO- subsidiebeleid en opgezet als een geheel van regels via welke een bepaalde hoeveelheid subsidiemiddelen beschikbaar wordt gesteld aan het betrokken onderzoeksveld.

33. subsidieronde: Een subsidieronde is een uit een subsidie-instrument afgeleid gereguleerd proces. Elke subsidieronde begint met een uitnodiging voor indiening (Call for Proposals), omvat een op de ronde toegesneden beoordelingsprocedure, en eindigt met een besluit van het betrokken bestuursorgaan over de ingediende aanvragen.

34. subsidievaststellingsbesluit: Een besluit waarin, na goedkeuring van de eindrapportage(s), wordt vastgesteld of en in hoeverre de bij het subsidieverleningsbesluit toegekende middelen daadwerkelijk toekomen aan de subsidieontvanger.

35. subsidieverleningsbesluit: Een besluit waarbij voorafgaand aan de uit te voeren activiteiten – voorlopig – een maximaal subsidiebedrag wordt toegekend aan de subsidieontvanger onder oplegging van de bij het besluit meegegeven (subsidie)bepalingen.

36. uitgewerkte aanvraag: Een aanvraag die volledig is uitgewerkt op alle onderdelen die in de beoordeling worden betrokken.

37. utilisatie: Het geheel aan activiteiten dat tot doel heeft de kans op toepassing van de onderzoeksresultaten door derden te maximaliseren.

38. vooraanmelding: Een aanvraag op hoofdlijnen, die nog verdere uitwerking behoeft alvorens ter beoordeling te (kunnen) worden voorgelegd aan externe deskundigen in een vervolgfase van de beoordelingsprocedure.

39. voorselectie: Een fase voorin de beoordelingsprocedure waarin volledig uitgewerkte aanvragen zonder referenten worden beoordeeld op in de brochure beschreven selectiecriteria. In de programmabrochure kan nadere uitwerking worden gegeven aan de wijze waarop de criteria gewogen worden ingeval van voorselectie.