In deze bevoegdhedenregeling gelden de begripsbepalingen zoals opgenomen in artikel 1.1 van het concept-Bestuursreglement NWO 2017. Daarnaast wordt in deze bevoegdhedenregeling verstaan onder:

1. a.

   Algemeen budgethouder: Het algemeen bestuur. Deze stelt het doel en de omvang van het budget vast, en neemt, waar dit niet anders is geregeld via toekenning van bevoegdheden (mandaat of volmacht) zelf de besluiten.

2. b.

   Autorisatie: Het geven van goedkeuring voor het aangaan van een feitelijke verplichting met een derde, binnen het vastgestelde budget, door middel van een paraaf.

3. c.

   Awb: Algemene wet bestuursrecht.

4. d.

   Begroting en budget: Deze bevatten de maximaal toegestane verplichtingen, die jaarlijks mogen worden aangegaan per organisatieonderdeel.

5. e.

   Budgetverantwoordelijke: De budgetverantwoordelijke (directeur) heeft ten aanzien van uitvoeringsbesluiten tekenbevoegdheid. Ten aanzien van civielrechtelijke verplichtingen geeft de budgetverantwoordelijke autorisatie voor het aangaan van de desbetreffende verplichting(en) binnen de financiële kaders, tenzij anders in deze bevoegdhedenregeling aangegeven.

6. f.

   Gebied: een of meer wetenschapsgebieden waarvoor een gebiedsbestuur is ingesteld

7. g.

   Gemandateerd budgethouder: Het orgaan danwel de functionaris, door het algemeen bestuur gemandateerd als budgethouder. Het gemandateerd budgethouderschap beperkt zich tot het vastgestelde budget. Er kan geen ondermandaat worden verleend door de gemandateerd budgethouder, tenzij dit expliciet in deze bevoegdhedenregeling is toegestaan door het algemeen bestuur.

8. h.

   Mandaat: De bevoegdheid om namens het algemeen bestuur of een, ten opzichte van de gemandateerde, hoger gelegen orgaan van NWO besluiten te nemen. De mandaatgever blijft zelf bevoegd.

9. i.

   Portefeuillehouder BF: Het lid van het algemeen bestuur met de portefeuille bedrijfsvoering en financiën.

10. j.

    Register: Het register waarin de (onder)mandaten en volmachten zijn opgenomen.

11. k.

    Regieorgaan: een orgaan als bedoeld in artikel 5 van het concept-Bestuursreglement NWO 2017, belast met een specifieke NWO-activiteit.

12. l.

    Uitvoeringsbesluit: Een besluit met rechtsgevolgen voor derden, zowel bestuursrechtelijk als civielrechtelijk, genomen door de algemeen danwel gemandateerd budgethouder.

13. m.

    Volmacht: De bevoegdheid om namens het algemeen bestuur civielrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

1. 1.

   De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de onderscheiden organen en organisatieonderdelen van NWO is op hoofdlijnen vastgesteld in het concept-Bestuursreglement NWO 2017. Deze bevoegdhedenregeling is een nadere uitwerking en concretisering van specifieke bevoegdheden die zijn toegekend aan de onderscheiden organen, organisatieonderdelen en functionarissen binnen NWO.

2. 2.

   Deze bevoegdhedenregeling is vastgesteld door het algemeen bestuur op 7 december 2016 en treedt in werking – na publicatie in de Staatscourant – op 1 januari 2017.

3. 3.

   Alle lopende (onder)mandaten en verstrekte volmachten op basis van de Bevoegdhedenregeling NWO 2013 aan organen, organisatieonderdelen en/of functionarissen die deel uitmaken van NWO komen te vervallen, zulks met uitzondering van het mandaat van de algemeen directeur. Functionarissen alsmede organen en organisatieonderdelen van NWO (zoals bedoeld in artikel 1.2 concept-Bestuursreglement NWO 2017) van wie het mandaat respectievelijk volmacht is komen te vervallen, kunnen hun bevoegdheden uitsluitend nog ontlenen aan onderhavige bevoegdhedenregeling.

4. 4.

   Deze regeling kan worden aangehaald als “Bevoegdhedenregeling NWO 2017”.

1. 1.

   Op grond van de wet komen alle bevoegdheden van NWO toe aan het algemeen bestuur, tenzij uitdrukkelijk is bepaald dat een ander orgaan, organisatieonderdeel en/of functionaris over de desbetreffende specifieke bevoegdheid beschikt krachtens mandaat of volmacht.

2. 2.

   Aan het algemeen bestuur komen de bevoegdheden toe die aan NWO zijn toegekend op grond van de wet NWO. Het algemeen bestuur wordt in dat verband aangemerkt als orgaan met openbaar gezag bekleed, zoals bedoeld in de Kaderwet Zelfstandige Bestuursorganen. Het algemeen bestuur is algemeen budgethouder van NWO. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast van NWO, waarin zijn opgenomen de budgetten voor de onderscheiden organen en organisatieonderdelen: de vier gebieden, NWO-I, de regieorganen, de afdeling bedrijfsvoering en het bureau van het algemeen bestuur.

1. 1.

   Het algemeen bestuur is gezamenlijk bevoegd tot het uitoefenen van zijn (algemene) bestuurstaak, alsmede de wettelijke taken van NWO. Een lid van het algemeen bestuur is niet individueel bevoegd.

2. 2.

   De voorzitter (of bij diens afwezigheid of ontstentenis de vice-voorzitter) is individueel bevoegd NWO in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

3. 3.

   De portefeuillehouder BF is bevoegd om een besluit te nemen naar aanleiding van een verzoek in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens alsmede overige wettelijke regelingen, met uitzondering van het nemen van subsidiebesluiten.

1. 1.

   Indien een belanghebbende bezwaar maakt tegen een besluit van (een orgaan van) NWO, wordt de beslissing op bezwaar genomen door het algemeen bestuur, gehoord een Awb-hoorcommissie als bedoeld in artikel 7:13, eerste lid, Awb, ongeacht de aard van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt. De beslissing op bezwaar wordt ondertekend door de portefeuillehouder BF. Echter, een beslissing op bezwaar tegen een besluit als bedoeld in artikel 2.2, derde lid, wordt ondertekend door de voorzitter van het algemeen bestuur.

2. 2.

   Indien tegen een beslissing op bezwaar van het algemeen bestuur beroep wordt ingesteld, wordt daartegen namens NWO verweer gevoerd in een gerechtelijke procedure door het algemeen bestuur. Het voeren van verweer is gemandateerd aan de portefeuillehouder BF.

1. 1.

   Op grond van deze bevoegdhedenregeling verleent het algemeen bestuur bevoegdheden aan organen, organisatieonderdelen en/of functionarissen van NWO. Daartoe worden mandaten verleend (ten aanzien van de bestuursrechtelijke bevoegdheden) respectievelijk volmachten (ten aanzien van de civielrechtelijke bevoegdheden). Genoemde organen, organisatieonderdelen en/of functionarissen hebben de bevoegdheid om namens NWO verplichtingen aan te gaan met juridische en/of financiële consequenties, binnen de aangegeven (financiële) kaders.

2. 2.

   Uitsluitend het algemeen bestuur is bevoegd om mandaat respectievelijk volmacht te verlenen. Het is de gemandateerde danwel de gevolmachtigde niet toegestaan om de hem toegekende bevoegdheden vervolgens te ondermandateren of een subvolmacht te verlenen aan anderen, tenzij deze mogelijkheid uitdrukkelijk in deze regeling is opgenomen, danwel na expliciete goedkeuring door het algemeen bestuur.

3. 3.

   De verleende mandaten en volmachten worden opgenomen in een bevoegdhedenmatrix en gepubliceerd op de website van NWO. De matrix maakt als bijlage onderdeel uit van deze bevoegdhedenregeling. Uitsluitend het algemeen bestuur is bevoegd tot vaststelling, wijziging en intrekking van deze regeling (inclusief matrix; als bijlage bij deze regeling gevoegd).

1. 1.

   De dagelijkse leiding van het bureau algemeen bestuur berust bij het hoofd. Het hoofd is budgetverantwoordelijke voor het bureau en daarmee bevoegd autorisatie te geven voor het aangaan van financiële verplichtingen met derden, indien en voor zover deze passen binnen de begroting en budget van het bureau.

1. 1.

   Het gebiedsbestuur is gemandateerd budgethouder en daarmee bevoegd subsidies te verstrekken ten behoeve van onderzoeksprojecten en onderzoeksprogramma’s binnen het eigen gebied, met inachtneming van de financiële kaders en de geldende NWO-subsidieregeling.

2. 2.

   Het gebiedsbestuur behoeft voorafgaande goedkeuring door het algemeen bestuur met betrekking tot het aangaan van financiële en/of juridische verplichtingen in het kader van de activiteiten genoemd in artikel 6.3, achtste lid, concept-Bestuursreglement NWO 2017.

1. 1.

   Het gebiedsbestuur is gezamenlijk bevoegd tot het uitoefenen van de hem toegekende bevoegdheden. Een lid van het gebiedsbestuur is niet individueel bevoegd.

2. 2.

   De voorzitter (of bij diens afwezigheid of ontstentenis de vice-voorzitter) is individueel bevoegd het gebied te vertegenwoordigen.

1. 1.

   Het gebiedsbestuur is in het kader van zijn taakuitoefening en binnen de grenzen van de goedgekeurde begroting bevoegd namens het algemeen bestuur civielrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

2. 2.

   Het gebiedsbestuur kan binnen de grenzen van het bepaalde in het eerste lid, subvolmacht verlenen aan de gebiedsdirecteur voor de in dit lid genoemde rechtshandelingen, na expliciete goedkeuring door het algemeen bestuur.

1. 1.

   De gebiedsdirecteur is budgetverantwoordelijke voor het eigen gebied.

2. 2.

   De gebiedsdirecteur ondertekent de uitvoeringsbesluiten, genomen door het gebiedsbestuur [3.1, eerste lid, en 3.3, eerste lid, van deze regeling].

3. 3.

   De gebiedsdirecteur heeft volmacht tot het aangaan van financiële verplichtingen, met in achtneming van de in de matrix genoemde volmachtbedragen (bijlage).

4. 4.

   De gebiedsdirecteur wijst een onder hem staande functionaris aan, die tekenbevoegdheid krijgt voor akkoord van de geleverde prestatie.

1. 1.

   Bovengenoemde bevoegdheden van het gebied zijn van overeenkomstige toepassing op regieorganen, zoals bedoeld in artikel 5 van het concept-Bestuursreglement NWO 2017. In dat geval kan voor ‘gebiedsbestuur’ worden gelezen het bestuur van het regieorgaan en voor ‘gebiedsdirecteur’ kan worden gelezen de directeur van het regieorgaan.

1. 1.

   De portefeuillehouder BF is de gemandateerde budgethouder voor de afdeling bedrijfsvoering en stelt het doel en de middelen vast voor de afdeling.

1. 1.

   De dagelijkse leiding van de afdeling bedrijfsvoering berust bij de directeur bedrijfsvoering.

2. 2.

   De directeur is de budgetverantwoordelijke voor de afdeling bedrijfsvoering. De hoofden binnen de afdeling bedrijfsvoering hebben ondermandaat van de directeur bedrijfsvoering, tot het nemen van besluiten, binnen de grenzen van het eigen afdelingsbudget, voor die aangelegenheden waarover de afdeling gaat.

3. 3.

   De directeur bedrijfsvoering is bevoegd civielrechtelijke rechtshandelingen te verrichten ten laste van het eigen afdelingsbudget, met inachtneming van de in de matrix genoemde volmachtbedragen.

4. 4.

   In geval van het aangaan van financiële verplichtingen met derden kan de directeur hiertoe overgaan na verkregen autorisatie van een andere bevoegde NWO-functionaris.

1. 1.

   De dagelijkse leiding van de bedrijfsvoeringsafdelingen (Financiën, Communicatie, Personeel en Organisatie, Informatisering en Automatisering, Facilitair Beheer en Juridische Zaken) berust bij het desbetreffende afdelingshoofd.

2. 2.

   Het afdelingshoofd van de in het eerste lid genoemde afdelingen is ondergemandateerd budgetverantwoordelijke voor de eigen afdeling en geeft autorisatie voor het aangaan van financiële verplichtingen ten laste van het eigen afdelingsbudget.

1. 1.

   De portefeuillehouder BF is bevoegd tot het nemen van personeelsbesluiten voor medewerkers in tijdelijke danwel vaste dienst vanaf salarisschaal 16 en hoger.

2. 2.

   Het afdelingshoofd Personeel en Organisatie is bevoegd tot het nemen van personeelsbesluiten voor medewerkers in tijdelijke danwel vaste dienst tot en met salarisschaal 15 (waaronder ook begrepen alle tijdelijke inhuur van extern personeel), met uitzondering van besluiten op grond van artikel 11.1 Cao Onderzoekinstellingen (Disciplinaire maatregelen) en met inachtneming van het door het algemeen bestuur vastgestelde personeelsbeleid. Afwijkende afspraken over salariëring behoeven voorafgaande goedkeuring van de portefeuillehouder BF.

3. 3.

   Het afdelingshoofd Personeel en Organisatie geeft voor opleidingen ondermandaat aan alle directeuren alsmede aan de afdelingshoofden van de bedrijfsvoeringsafdelingen tot maximaal € 1000,– per medewerker per jaar.

1. 1.

   Ieder orgaan, organisatieonderdeel of functionaris is gehouden zijn taken te vervullen binnen de grenzen van deze bevoegdhedenregeling. De bevoegde mag die handelingen verrichten die redelijkerwijs nodig zijn voor een goede vervulling van zijn taken.

2. 2.

   De bevoegde mag zijn bevoegdheid niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor deze bedoeld is.

1. 1.

   Een orgaan of functionaris is niet bevoegd tot het nemen of ondertekenen van een besluit of overeenkomst of het autoriseren van een budgetuitgave, waarbij hij zelf belanghebbende is, dan wel een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van NWO.

2. 2.

   Het is niet toegestaan verplichtingen te splitsen om de begrenzing van bevoegdheden te omzeilen.

Bij afwezigheid of ontstentenis van een bevoegd functionaris vindt vervanging plaats door de vaste functionele plaatsvervanger of bij diens afwezigheid of ontstentenis: bij de gebieden een functionaris met een vergelijkbare positie in de hiërarchie binnen de organisatie en binnen de afdeling bedrijfsvoering een functionaris met een hogere positie binnen de organisatie, mits opgenomen in het register.

1. 1.

   De afdeling Financiën voert het beheer en de controle uit over het register waarin de geldende respectievelijk afgegeven (onder)mandaten zijn opgenomen.

2. 2.

   Een aan een functionaris toegekend (onder)mandaat blijkt uit de combinatie van:

   1. a.

      het op functieniveau toegekende (onder)mandaat waarvan een kopie is opgenomen in het register;

   2. b.

      de functie van de medewerker volgens de centrale personeelsadministratie;

   3. c.

      een mandaatformulier, met handtekening- en paraaf van de functionaris/ mandaatnemer.

      Bij waarneming van een functie aangevuld met de vastlegging van deze waarneming in de centrale personeelsadministratie.

3. 3.

   De volmachten die aan functionarissen zijn toegekend blijken uit deze regeling (en de als bijlage bijgevoegde matrix). Deze zijn niet opgenomen in het register.

1. 1.

   De ondertekenaar van een besluit vermeldt onder zijn handtekening zijn naam en functie en geeft aan namens wie het besluit is genomen.

   Onder alle bestuursrechtelijke uitvoeringsbesluiten dient in de voettekst de volgende formulering te worden opgenomen: ‘Het [naam orgaan en/of functionaris] is bevoegd dit besluit te nemen krachtens een mandaat van het algemeen bestuur van NWO. Zie de website van NWO voor de volledige Bevoegdhedenregeling NWO 2017.’