Ministeriële regeling · BWBR0041335
Organisatie-, Mandaat- en Volmachtbesluit besluit DSU 2018
Gelet op de artikelen 3, aanhef en onderdeel k, en 8 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal 2009 SZW;
Besluit:
Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.
Den Haag5 september 2018De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,namens deze,W.L.J. van deGriendtDirecteur Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering- a.
directie: de Directie Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering;
- b.
directeur: de Directeur Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering;
- c.
UVB: de Directie Uitvoering van Beleid;
- d.
FDC: het samenwerkingsverband Financieel Dienstencentrum;
- e.
LO-plein: het samenwerkingsverband Leer- en Ontwikkelplein;
- f.
afdeling: een afdeling van de directie UVB, het FDC of het LO-plein;
- g.
afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling van de directie UVB, het FDC of het LO-plein;
- h.
clustermanager: een functionaris die leiding geeft aan een cluster binnen een afdeling van het FDC;
- i.
teamleider: een functionaris die leiding geeft aan een team binnen een afdeling van de directie UVB, het LO-plein onderscheidenlijk binnen een cluster binnen het FDC.
De directie bestaat uit de volgende dienstonderdelen:
- a.
de directie UVB, met aan het hoofd een directeur;
- b.
het FDC, met aan het hoofd een afdelingshoofd;
- c.
het LO-Plein, met aan het hoofd een afdelingshoofd.
De directeur is tevens directeur van de directie UVB.
UVB staat onder leiding van de directeur Uitvoering van Beleid.
Onder de directeur Uitvoering van Beleid ressorteren:
- a.
de afdeling Uitvoering I;
- b.
afdeling Uitvoering II;
- c.
de afdeling Financiële Zaken;
- d.
de afdeling Diensten, Informatie en Advies.
De afdelingen staan onder leiding van een afdelingshoofd.
De hoofden van de afdelingen Uitvoering I, Uitvoering II en Diensten, Informatie en Advies worden bijgestaan door onder hen ressorterende teamleiders.
De directeur en de hoofden van de afdelingen vormen tezamen het Managementteam van UVB.
De hoofden van de afdelingen Uitvoering I en Uitvoering II zijn verantwoordelijk voor:
- a.
het uitvoeren van de subsidie- en bekostigingsregelingen en andere opdrachten binnen het uitvoeringsdomein van de directie;
- b.
het beoordelen van subsidieaanvragen, -rapportages en -declaraties;
- c.
het vaststellen van subsidies;
- d.
het uitvoeren van subsidieverleningen;
- e.
het terugvorderen in het kader van onverschuldigd betaalde bedragen;
- f.
het verlenen van voorschotten;
- g.
het geven van voorlichting aan (potentiële) aanvragers;
- h.
het onderhouden van contacten met subsidie aanvragers, inclusief het brengen van werkbezoeken;
- i.
het voeren van de regelingenadministratie en het bewaken van de voortgang van individuele projecten;
- j.
het bewaken en verbeteren van uitvoeringsinstrumenten;
- k.
het opstellen van tussentijdse betalingsaanvragen en eindafrekeningen aan de Europese Commissie;
- l.
het opstellen van dienstverleningsafspraken met (potentiële) opdrachtgevers;
- m.
het opstellen van periodieke en financiële rapportages ten behoeve van opdrachtgevers, met uitzondering van de Geïntegreerde Verplichtingen- en Kasadministratiemodellen;
- n.
het leveren van informatie en deskundigheid over de ontwikkelingen in het veld;
- o.
het uitvoeren van controles op projecten;
- p.
het beschrijven en periodiek toetsen van de werking van het misbruik en oneigenlijk gebruik;
- q.
het vooraf formuleren van de eisen waaraan de beheersstructuur van subsidievragende instanties moet voldoen;
- r.
het uitvoeren of laten uitvoeren van bijzondere onderzoeken in geval van vermoedens van onregelmatigheden en fraude;
- s.
het vooraf formuleren van eisen voor een systeem van controle en toezicht op regelingen die voor opdrachtgevers worden uitgevoerd;
- t.
het opleveren van informatie aan verschillende instanties voor het doen van meldingen betreffende onregelmatigheden in het kader van het structuurbeleid en terugvordering van in dat kader onverschuldigd betaalde bedragen;
- u.
het opstellen van managementinformatie over de uitkomsten van controles;
- v.
het adviseren van de directeur Uitvoering van Beleid over te nemen acties ter voorbereiding en naar aanleiding van controles en audits betreffende de uitvoering;
- w.
het beoordelen en afhandelen van verzoeken tot vergoeding van schade geleden als gevolg van de implementatie van artikel 7 van Richtlijn 2003/88/EG.
Het hoofd van de afdeling Financiële Zaken is verantwoordelijk voor:
- a.
het uitvoeren van werkzaamheden die bijdragen aan de uitvoering van de planning- en controlcyclus, inclusief het opstellen van rapportages aan de plaatsvervangend secretaris-generaal;
- b.
het adviseren van de directeur Uitvoering van Beleid met betrekking tot het risicomanagement over de bedrijfsprocessen en de beheersing daarvan;
- c.
het uitvoeren van de controllersrol binnen UVB;
- d.
het uitvoeren van de cyclus van voorbereiding, uitvoering en rapportage van de begroting van UVB;
- e.
het verzorgen van periodieke financiële rapportages en managementinformatie;
- f.
het adviseren over de inrichting van de bedrijfsprocessen en de administratieve organisatie;
- g.
het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden, waaronder de inkoop en het beheer van contracten en het tijdschrijfsysteem;
- h.
het voorbereiden van rapportages aan de Europese Commissie, waaronder declaraties voor de technische bijstand;
- i.
het uitvoeren van de financiële administratie, van de door de directie uitgevoerde regelingen, alsmede het mede-ontwikkelen en mede-onderhouden van de daarvoor noodzakelijke systemen en het maandelijks opstellen van de Geïntegreerde Verplichtingen- en Kasadministratiemodellen.
Het hoofd van de afdeling Diensten, Informatie en Advies is verantwoordelijk voor:
- a.
het samen met de afdelingen Uitvoering I en Uitvoering II opstellen en actueel houden van uitvoeringsbeleid;
- b.
de acquisitie, voorbereiding en implementatie van nieuwe opdrachten;
- c.
het adviseren van potentiële opdrachtgevers;
- d.
het strategisch adviseren van de directeur Uitvoering van Beleid;
- e.
het deelnemen aan diverse (internationale) gremia;
- f.
de continuïteit en de verdere ontwikkeling van de ICT-infrastructuur, onder andere door het vervullen van de opdrachtgeverrol richting ontwikkelaars en het onderhouden van contacten met leveranciers;
- g.
het uitvoering geven aan het functioneel beheer voor de UVB;
- h.
de informatiebeveiliging;
- i.
de interne en externe communicatie van UVB, onder andere door het onderhouden van contacten met opdrachtgevers en de Europese Commissie;
- j.
de informatieoverdracht aan subsidieaanvragers, door het organiseren van seminars en het verzorgen van nieuwsbrieven en promotiemateriaal;
- k.
het afhandelen van klachten;
- l.
het gestalte geven aan het kennismanagement binnen de directie Uitvoering van Beleid, door middel van deskundigheidsbevordering en de ontwikkeling van personeel door middel van onder andere opleidingsplannen;
- m.
de voorbereiding en verslaglegging met betrekking tot de bijeenkomsten van het managementteam van de directie Uitvoering van Beleid;
- n.
het voeren van de regie over taken op het gebied van postverwerking, archiefbeheer en documentaire informatievoorziening;
- o.
bedrijfsmatige ondersteuning in samenspraak met FMH en OBP;
- p.
het adviseren over monitoring en evaluatie van regelingen binnen het uitvoeringsdomein van de directie.
Alle afdelingshoofden zijn, naast de specifieke verantwoordelijkheden, ook verantwoordelijk voor de directe aansturing van de onder hen ressorterende functionarissen en het jaarlijks opstellen van een jaarplan voor de eigen afdeling.
Aan de hoofden van de afdelingen, genoemd in artikel 2, eerste lid, onderdeel a wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
- a.
de taken van de eigen afdeling,
- b.
de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
- i.
het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
- ii.
het houden van personeelsgesprekken;
- iii.
verlof van medewerkers;
- iv.
het tekenen van (reis)declaraties als budgethouder, met een waarde van ten hoogste € 1.000,– per (reis)declaratie.
- i.
De afdelingshoofden zijn gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van de eigen afdeling:
- a.
het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten op basis van een binnen het ministerie afgesloten raamovereenkomst;
- b.
het afsluiten van koop-, huur- en leaseovereenkomsten voor de afdeling met een waarde van ten hoogste € 18.510,– per overeenkomst;
- c.
het aangaan van overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de afdeling welke voortvloeien uit het vastgestelde opleidingsplan van UVB.
De afdelingshoofden en teamleiders worden gemachtigd tot het paraferen en ondertekenen van stukken, niet zijnde besluiten, die betrekking hebben op taken van de eigen afdeling of het eigen team, een en ander met uitzondering van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur Uitvoering van Beleid afgedaan moeten worden.
Aan de afdelingshoofden Uitvoering I en Uitvoering II wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de subsidieregelingen en opdrachten waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Aan de afdelingshoofden Uitvoering I en Uitvoering II wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend met betrekking tot de afhandeling van verzoeken tot vergoeding van schade geleden als gevolg van de implementatie van artikel 7 van richtlijn 2003/88/EG, waaronder in ieder geval wordt begrepen de bevoegdheid om vaststellingsovereenkomsten af te sluiten en schadevergoeding uit te betalen.
Bij afwezigheid van de directeur Uitvoering van Beleid worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door de functionaris die is aangewezen als plaatsvervangend directeur;
Bij afwezigheid van de directeur Uitvoering van Beleid wordt, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures waargenomen door het hoofd van de afdeling Diensten, Informatie en Advies of het hoofd van de afdeling Financiële Zaken.
Bij afwezigheid van het hoofd van de afdeling Uitvoering I, worden, voor de duur van de afwezigheid, diens taken en bevoegdheden waargenomen door:
- a.
het hoofd van de afdeling Uitvoering II;
- b.
een teamleider van de afdeling Uitvoering I, bij afwezigheid van het onder a genoemde afdelingshoofd.
Bij afwezigheid van het hoofd van de afdeling Uitvoering II, worden, voor de duur van de afwezigheid, diens taken en bevoegdheden waargenomen door:
- a.
het hoofd van de afdeling Uitvoering I;
- b.
een teamleider van de afdeling Uitvoering II, bij afwezigheid van het onder a genoemde afdelingshoofd.
Het afdelingshoofd FDC is verantwoordelijk voor:
- a.
de dagelijkse leiding van de afdeling;
- b.
het uitoefenen van het budgethouderschap ten aanzien van aan de afdeling toegewezen budgetten;
- c.
het voorbereiden en het financieel vastleggen van de overdracht van financiële middelen aan derden, zoals gemeenten, zelfstandige bestuursorganen en externe organisaties;
- d.
het verstrekken van informatie over financiële regels, richtlijnen en uitvoeringsprocedures aan gemeenten, zelfstandige bestuursorganen en externe organisaties;
- e.
het ontvangen, controleren en registreren van verantwoordingsdocumenten;
- f.
het uitvoeren van het sanctiebeleid in het kader van de bekostigingsfunctie;
- g.
het administratief afwikkelen van de vastgestelde periodieke verantwoordingsdocumenten van gemeenten, zelfstandige bestuursorganen en externe organisaties;
- h.
het verwerken van de financiële gevolgen van het administratief afwikkelen van de vastgestelde periodieke verantwoordingsdocumenten van gemeenten, zelfstandige bestuursorganen en externe organisaties;
- i.
het verstrekken van managementinformatie over de uitvoering van de bekostigingsfunctie;
- j.
het controleren, vastleggen en wijzigen van bestaande financiële verplichtingen;
- k.
het bewaken van de doorlooptijden van factuurafhandeling en het rappelleren van directies op uit te voeren handelingen;
- l.
het verstrekken van informatie over financiële regels en richtlijnen aan interne budgethouders en leveranciers;
- m.
het verstrekken van managementinformatie over de uitvoering van de verplichtingenadministratie en de factuurafhandeling;
- n.
het uitvoeren van de betalingsordonnantie en het voeren van het kas- en vorderingenbeheer, waaronder het beheer van de bestuurlijke boetes opgelegd door de Inspectie SZW tot 2007;
- o.
het inrichten en verzorgen van de financiële administratie en het beheren van de stamgegevens van de financiële administratie;
- p.
het opstellen van verantwoordingsdocumenten en het vastleggen van mutaties in de financiële administratie;
- q.
het verstrekken van departementsbrede informatie over het financiële beheer;
- r.
het achteraf controleren op aanwezigheid en juistheid van de door P-Direkt uitbetaalde declaraties, waaronder de declaraties in Ceres, ten behoeve van het ministerie;
- s.
het achteraf controleren op aanwezigheid en juistheid van de door P-Direkt uitbetaalde declaraties;
- t.
het archiveren van Ceres-formulieren in het departementale document managementsysteem;
- u.
het borgen van de verantwoording van de personeels- en salarisuitgaven in P-Direkt en Payroll in de financiële administratie van het ministerie;
- v.
het beheren van het financieel administratief systeem dat de begrotings- en uitvoeringsadministratie uitvoert en het beheren van andere ondersteunende financiële systemen die bij de afdeling zijn ondergebracht;
- w.
het bieden van ondersteuning bij het gebruik van de financiële systemen onder beheer van de afdeling;
- x.
het realiseren van de activiteiten voor de verdere ontwikkeling van de financiële systemen onder beheer van de afdeling.
Het afdelingshoofd LO-Plein is verantwoordelijk voor:
- a.
de dagelijkse leiding van de afdeling;
- b.
het uitoefenen van het budgethouderschap ten aanzien van aan de afdeling toegewezen budgetten;
- c.
het geven van leer- en ontwikkeladvies op basis van vraagarticulatie en het faciliteren van leerinterventie, die afgestemd zijn op de doelen van de organisaties en meerjarige personele planning, aan de bij het samenwerkingsverband aangesloten ministeries;
- d.
het ontwikkelen, aanbieden en onderhouden van het leer- en ontwikkelaanbod en maatwerk die ondersteunend zijn en inspelen op rijksbrede ontwikkelingen voor de bij het samenwerkingsverband aangesloten ministeries;
- e.
vanuit het perspectief van innovatie en kwaliteitsverbetering leveren van leer- en ontwikkelmaatwerk aan de bij de afdeling aangesloten organisaties;
- f.
het ontwikkelen van een leer- en ontwikkelaanpak afgestemd op politieke opdracht en meerjarige personele planning aan de bij het samenwerkingsverband aangesloten ministeries;
- g.
het inrichten en laten uitvoeren van inkoopprocessen van de afdeling en bijbehorend contractbeheer;
- h.
het verstrekken van managementinformatie op het gebied van leren en ontwikkelen;
- i.
het bewaken van de afspraken in de dienstverleningsafspraken met de aangesloten ministeries.
De afdelingshoofden zijn bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voor zover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van de directie, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal of de directeur DSU.
De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is beperkt tot overeenkomsten met een waarde van € 5.000,– per overeenkomst:
- a.
overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een raamovereenkomst;
- b.
overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de afdeling;
- c.
overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;
- d.
overeenkomsten met betrekking tot onderzoek.
Aan de afdelingshoofden wordt volmacht en machtiging verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen organisatorische eenheid, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen en bijzondere beloningen.
Aan de clustermanagers en teamleiders wordt volmacht en machtiging verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen organisatorische eenheid, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen en bijzondere beloningen.
Aan de clustermanagers en teamleiders wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot:
- a.
het afdoen van informatieve brieven, die betrekking hebben op de taken van de eigen organisatorische eenheid;
- b.
het paraferen van stukken waar de afdeling geen voortouw in heeft, met uitzondering van stukken waarvan gelet op het belang daarvan redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de het afdelingshoofd afgedaan moeten worden.
Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd FDC worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door de daartoe aangewezen clustermanager.
Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd LO-plein worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door de teamleider.
Het Organisatie-, Mandaat- en Volmachtbesluit Agentschap SZW 2013 wordt ingetrokken.
Het Organisatie-, Mandaat en Volmachtbesluit DSU wordt ingetrokken.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 januari 2018.
Deze regeling kan worden aangehaald als Organisatie-, Mandaat- en Volmachtbesluit besluit DSU 2018.