De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en het college bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.

Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de Minister en de gemeente mede uit.

De Minister en de gemeente kunnen met het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in artikel 2b genoemde taken en bevoegdheden.

Er is een openbaar lichaam genaamd Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’.

Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ is gevestigd te Groningen.

Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden.

De Minister wijst twee leden aan.

Het college wijst uit zijn midden twee leden aan.

De Minister en het college kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor het college uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de gemeente afloopt.

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de Minister of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

Het vierde lid is niet van toepassing:

1. a.

   ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

2. b.

   voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ toegekende taak alle bevoegdheden toe die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie en tot gemeentearchivaris van Groningen benoemen

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de vastgestelde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 20, 20a en 21.

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan raad van de gemeente en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de Minister verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan het college en aan de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die organen gevraagde inlichtingen.

Het college en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een lid van het dagelijks bestuur aan alsmede een lid van buiten de kring van het algemeen bestuur.

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur of de termijn van aanwijzing van het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur eindigt.

Artikel 4, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’.

De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld.

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

Bij de start van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

De Minister en het college dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het achtste lid.

De bijdrage van de Minister en de gemeente kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.

Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister en het college vast te stellen percentage als bedoeld in het vijfde lid.

Indien het toetreden tot deze regeling van andere bestuursorganen of het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met derden, er toe leidt dat een deel van de lasten voortvloeiende uit de investeringen als bedoeld in de in het tweede lid aangegeven investerings- en exploitatiebegroting, door deze bestuursorganen en/of derden worden gedragen, worden de financiële voordelen die daardoor ontstaan op de door de Minister en de gemeente verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato in mindering gebracht.

Indien de Minister of de gemeente een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister of de gemeente opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister en de raad van de gemeente.

De Minister en het college maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raad van de gemeente en de Minister.

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 19, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raad van de gemeente en de Minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

De ontwerpbegroting wordt door de zorg van het college en de Minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

De raad van de gemeente en de Minister kunnen bij het algemeen bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit.

Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raad van de gemeente en de Minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

De artikelen 18 en 19, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

De Minister en de gemeente voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

In afwijking van het eerste lid kunnen de Minister en de gemeente de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raad van de gemeente. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeente in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raad van de gemeente voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, raad van de gemeente en de Minister.

Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister en de gemeente.

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister en de gemeente van dat jaar.

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

Het algemeen bestuur neemt de besluiten, bedoeld in het eerste en tweede lid, met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen.

Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’.

De archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

De Minister en de het college van de gemeente kunnen de staat waarin de onder hun verantwoordelijkheid bij het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ berustende archieven zich bevinden onderzoeken.

Het college, de Minister en het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.

De Minister en het college kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

Het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ stelt de Minister en het college te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeente.

Het college en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ van belang zijn.

Het college en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente of Minister kenbaar maken.

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

Met inachtneming van artikel 14, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de gemeente Groningen.

Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde rechtspositieregeling, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkende besluit van de Minister en het college. Het college overlegt daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente.

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

De kosten van uittreding komen voor rekening van het uittredend college van burgemeester van wethouders van een gemeente of, in geval van uittreding van de Minister, voor rekening van de Minister.

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de Minister en van het college.

Het college heeft voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raad van zijn gemeente nodig.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

Het college zendt de regeling in aan gedeputeerde staten van de provincie.

De gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’, gepubliceerd als bijlage bij het Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 28 maart 2001, nr. DCE/01/1720 (Stcrt. 2001, 206), wordt ingetrokken.

De rechten en verplichtingen van het Regionaal Historisch Centrum ‘Groninger Archieven’ zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.