In deze regeling wordt verstaan onder:

1. a)

   Awb: de Algemene wet bestuursrecht.

2. b)

   Beklaagde: een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject en over wiens gedraging een klacht is ingediend bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

3. c)

   Commissie wetenschappelijke integriteit instelling beklaagde: De commissie wetenschappelijke integriteit van de instelling waar de beklaagde werkzaam is (geweest).

4. d)

   Commissie wetenschappelijke integriteit NWO: een door de raad van bestuur ingestelde commissie die de klacht inhoudelijk beoordeelt en de raad van bestuur informeert en adviseert over de bevindingen aangaande de klacht. De raad van bestuur kan een ad hoc commissie of een permanente commissie instellen.

5. e)

   Klacht: een schriftelijke melding (waaronder tevens wordt verstaan e-mail) over (een vermoeden van) schending van de wetenschappelijke integriteit begaan door een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject.

6. f)

   Klager: Degene die zich met een klacht wendt tot het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit, al dan niet via de raad van bestuur of de vertrouwenspersoon.

7. g)

   LOWI: Landelijk Orgaan voor Wetenschappelijke Integriteit.

8. h)

   Raad van bestuur: de raad bestuur van NWO.

9. i)

   Schending van de wetenschappelijke integriteit: het overtreden van nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen, zoals uitgewerkt in de geldende Nederlandse Gedragscode wetenschappelijke integriteit.

10. j)

    Secretariaat Meldpunt: de afdeling Juridische Zaken van NWO die fungeert als secretariaat van het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

11. k)

    Vertrouwenspersoon: een persoon die als vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit is benoemd door de raad van bestuur.

Waar in deze regeling de termen ‘hij’, ‘hem’ of ‘zijn’ worden gebezigd, kan tevens worden gelezen ‘zij’ of ‘haar’.

Een ieder kan een klacht als bedoeld in art. 1 sub e indienen bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

De klacht is opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal, en bevat tenminste:

1. a)

   naam en adres van de klager. Een anonieme klacht wordt niet in behandeling genomen;

2. b)

   dagtekening;

3. c)

   ondertekening door de klager;

4. d)

   een omschrijving van de (vermeende) schending van de wetenschappelijke integriteit (uitgaande van de principes en de normen voor goede onderzoekspraktijken genoemd in de geldende Nederlandse Gedragscode wetenschappelijke integriteit);

5. e)

   naam of omschrijving van de persoon/personen tegen wie de klacht zich richt, waarbij wordt aangegeven welke relatie er bestaat tussen de beklaagde en NWO-financiering.

Klager dient de klacht in onder gelijktijdige toezending van alle bewijsmiddelen die zijn klacht onderbouwen, voor zover hij hierover beschikt.

Gedurende de besluitvorming omtrent een aanvraag, wordt de behandeling van een klacht aangehouden. Behandeling van de klacht zal plaatsvinden zodra een financieringsrelatie met NWO ontstaat en indien de klacht niet op enige grond aan een commissie wetenschappelijk integriteit van de betrokken instelling kan worden voorgelegd.

Indien de klacht aan een commissie wetenschappelijk integriteit van de betrokken instelling kan worden voorgelegd, maakt NWO -onder overhandiging van het haar ter beschikking gestelde dossier – melding van de klacht bij de commissie wetenschappelijke integriteit van de betrokken instelling, ter afdoening volgens de procedure die is neergelegd in de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit 2018.

Indien de klacht een herhaling is van een reeds eerder door NWO behandelde klacht, kan de raad van bestuur de klacht afdoen overeenkomstig 9:8 Awb onder verwijzing naar zijn eerdere beslissing, tenzij klager aantoont dat sprake is van nieuw gebleken feiten of veranderde omstandigheden.

De raad van bestuur benoemt één of meerdere vertrouwenspersonen voor een periode van vijf jaar. Een eenmalige herbenoeming voor een aansluitende periode van maximaal vijf jaar is mogelijk.

Een vertrouwenspersoon dient over ten minste de volgende kwalificaties te beschikken:

1. a.

   heeft ervaring met conflictmanagement en/of mediation;

2. b.

   geniet een onbesproken wetenschappelijke reputatie.

De raad van bestuur kan de benoeming van een vertrouwenspersoon tussentijds beëindigen:

1. a.

   op eigen verzoek van de vertrouwenspersoon;

2. b.

   indien een vertrouwenspersoon niet langer voldoet aan de in lid 2 genoemde vereisten voor benoembaarheid;

3. c.

   wegens disfunctioneren als vertrouwenspersoon.

Op de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon is de Gedragscode Belangenverstrengeling, dan wel, na inwerkingtreding, de Code omgang met persoonlijke belangen van toepassing.

De afdeling Juridische Zaken van NWO fungeert als secretariaat van het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

Het secretariaat:

1. a)

   adviseert de raad van bestuur over de vraag of de klacht door NWO in behandeling kan worden genomen en rapporteert hierover aan de vertrouwenspersoon;

2. b)

   ondersteunt de vertrouwenspersoon bij de uitvoering van zijn taken;

3. c)

   ondersteunt de commissie wetenschappelijke integriteit NWO bij de uitvoering van haar taak.

Het secretariaat bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen één week.

Het secretariaat informeert de klager binnen drie weken na ontvangst van de klacht, dan wel – indien sprake is van een aanvraag waarop nog dient te worden beslist – na beslissing omtrent de aanvraag, of de klacht door NWO in behandeling wordt genomen en over het verdere verloop van de procedure.

De raad van bestuur kan besluiten tot het niet in behandeling nemen van een klacht indien:

1. a)

   deze niet voldoet aan de in artikel 2 tweede lid, van deze regeling gestelde vereisten, mits de klager de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde redelijke termijn;

2. b)

   geen financieringsrelatie met NWO ontstaat of de klacht aan het oordeel van een commissie wetenschappelijke integriteit van een andere instelling kan worden onderworpen;

3. c)

   deze reeds aan het oordeel van een commissie wetenschappelijke integriteit van een andere instelling of rechterlijke instantie is onderworpen, of onderworpen is geweest.

Zodra NWO overgaat tot behandeling van de klacht informeert de vertrouwenspersoon beklaagde over de inhoud van de klacht en stelt hem in de gelegenheid hierop (schriftelijk) te reageren. Naar aanleiding hiervan tracht de vertrouwenspersoon door middel van bemiddeling tussen de betrokken partijen de klacht in der minne op te lossen.

Indien de klacht niet in der minne kan worden opgelost of indien dit niet wenselijk is adviseert de vertrouwenspersoon de raad van bestuur om de klacht te laten onderzoeken door de commissie wetenschappelijke integriteit NWO.

Indien de klacht inhoudelijk wordt behandeld door de commissie wetenschappelijke integriteit NWO, gaat de commissie over tot het horen van de betrokkenen.

1. •

   De commissie hoort de naar haar oordeel in aanmerking komende betrokkenen bij de klacht, waaronder in ieder geval klager en beklaagde.

2. •

   Betrokkenen kunnen zich laten bijstaan door een gemachtigde.

3. •

   Het horen geschiedt niet in het openbaar.

4. •

   De commissie kan getuigen en deskundigen horen.

5. •

   Van het horen wordt een verslag of geluidsopname gemaakt.

6. •

   De betrokkenen worden gehoord in elkaars aanwezigheid, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval wordt/worden de niet-aanwezige betrokkene(n) op de hoogte gesteld van hetgeen tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid is besproken.

De commissie wetenschappelijke integriteit NWO kan inzage vragen in alle documentatie en correspondentie die zij voor de beoordeling van de klacht van belang acht.

Binnen 10 weken nadat is overgegaan tot inhoudelijke beoordeling van de klacht door de commissie wetenschappelijke integriteit NWO, brengt de commissie schriftelijk advies uit aan de raad van bestuur over de gegrondheid van de klacht. De commissie kan deze termijn eenmaal met ten hoogste vier weken verlengen.

In het advies van de commissie is ten minste opgenomen:

1. a)

   Een beschrijving van de gevolgde procedure;

2. b)

   Een omschrijving van de standpunten van de betrokken partijen, alsmede de zienswijze van eventueel geraadpleegde getuigen en/of deskundigen;

3. c)

   Of de klacht naar oordeel van de commissie gegrond of ongegrond is en, in geval van gegrondbevinding, welke van de kwalificaties als bedoeld in paragraaf 5.2 van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit daar naar haar oordeel aan moet worden toegekend;

4. d)

   De motivering van het oordeel van de commissie.

Het advies van de commissie wordt ter kennisgeving voorgelegd aan de vertrouwenspersoon.

De raad van bestuur stelt in zijn eerstvolgende vergadering na ontvangst van het advies van de commissie wetenschappelijke integriteit NWO zijn aanvankelijk oordeel ten aanzien van de klacht vast.

De raad van bestuur stelt de bij de klacht betrokken partijen, waaronder in ieder geval klager en beklaagde(n) terstond schriftelijk in kennis van het aanvankelijk oordeel, onder gelijktijdige toezending van het advies van de commissie. Indien de raad van bestuur in zijn aanvankelijk oordeel afwijkt van het advies van de commissie, wordt in het aanvankelijk oordeel de reden van afwijking vermeld.

Klager en beklaagde(n) kunnen binnen zes weken na dagtekening van het aanvankelijk oordeel van de raad van bestuur het LOWI verzoeken advies uit te brengen over dit aanvankelijk oordeel. Op de procedure is het geldende LOWI reglement van toepassing.

Indien klager niet binnen de in het derde lid genoemde termijn een verzoek om advies bij het LOWI heeft ingediend, wordt het aanvankelijk oordeel omgezet in een definitief oordeel. Betrokken partijen worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

Indien klager het LOWI om advies heeft verzocht stelt de raad van bestuur zijn definitieve oordeel vast na ontvangst van dat advies. Indien de raad van bestuur in zijn definitieve oordeel afwijkt van het advies van het LOWI, wordt in het oordeel de reden van afwijking vermeld.

De raad van bestuur stelt de bij de klacht betrokken partijen, waaronder in ieder geval klager, beklaagde(n) en in voorkomend geval de betrokken instelling, terstond schriftelijk in kennis van het definitieve oordeel.

Bij gegrondverklaring van de klacht kan de raad van bestuur, afhankelijk van de aard van de gedragingen en onverminderd het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, de subsidie van beklaagde (deels) intrekken of de subsidie lager vaststellen. In een dergelijk geval neemt de raad van bestuur hiertoe een afzonderlijk besluit.

Alle bij de klacht betrokken partijen zijn verplicht aan de vertrouwenspersoon of de commissie alle medewerking te verlenen die zij redelijkerwijs kunnen vragen bij de uitoefening van hun bevoegdheden. Indien deze medewerking niet wordt verleend, kan de raad van bestuur daaraan de gevolgtrekking verbinden die hij geraden acht.

Eenieder die is betrokken bij de behandeling van een klacht is geheimhouding verschuldigd over al hetgeen hem ten aanzien van de klacht bekend is geworden.

Het indienen van een klacht ingevolge deze regeling kan voor de klager tot generlei nadeel, direct of indirect, leiden, tenzij de klager niet te goeder trouw heeft gehandeld. Er is onder andere geen sprake van handelen te goeder trouw indien een klacht is ingediend om de goede naam of eer van een persoon bewust te schenden. Hetzelfde geldt voor getuigen, deskundigen, de vertrouwenspersonen of de commissieleden.

Deze regeling treedt in werking op 1 juni 2019 en vervangt de Klachtenregeling wetenschappelijke integriteit – subsidieverlening.

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit NWO’ en wordt gepubliceerd op de website van NWO.