Na ontvangst van een last als bedoeld in artikel 37a, vijfde lid, van de wet, brengt de commissie binnen dertig dagen gemotiveerd advies uit aan de officier van justitie.

De termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop de last is ontvangen.

Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de last vraagt de voorzitter schriftelijk een afschrift van het dossier met betrekking tot de behandeling van de weigerende observandus op bij de in de last genoemde behandelaren. Indien een dossier met betrekking tot de behandeling namen bevat van overige behandelaren van de weigerende observandus, vraagt de voorzitter ook bij die behandelaren schriftelijk een afschrift op van het dossier met betrekking tot de behandeling van betrokkene.

Bij dit verzoek stelt de voorzitter de behandelaar schriftelijk in kennis van de te volgen procedure en van de op hem rustende verplichting tot verstrekking van de gevraagde gegevens. Tevens voegt de voorzitter hierbij het als bijlage bij dit besluit opgenomen verstrekkingsformulier.

De behandelaar doet de commissie binnen vijf werkdagen na ontvangst van het verzoek tot verstrekking een afschrift toekomen van het dossier met betrekking tot de behandeling van de weigerende observandus, alsmede het ingevulde en ondertekende verstrekkingsformulier bedoeld in artikel 2.3, tweede lid. Indien hij niet, of niet langer, beschikt over een dossier met betrekking tot de behandeling van de weigerende observandus, geeft de behandelaar dit onder opgave van redenen aan op het verstrekkingsformulier.

De behandelaar verstrekt de gegevens bedoeld in het eerste lid langs elektronische weg aan de commissie. De behandelaar ontvangt daartoe van de commissie een unieke code waarmee deze toegang krijgt tot het elektronisch systeem van de commissie.

De termijn bedoeld in het eerste lid vangt aan met ingang van de dag na die waarop het verzoek is ontvangen.

Door de verstrekking van het afschrift van het dossier met betrekking tot de behandeling van de weigerende observandus langs elektronische weg wordt het ontvangen dossier in het informatiesysteem van de commissie geplaatst.

De commissie bevestigt aan de behandelaar de ontvangst van het afschrift van het dossier met betrekking tot de behandeling van de weigerende observandus.

De leden van de commissie kunnen het afschrift van het dossier inzien. Zij maken daartoe gebruik van een unieke persoonlijke toegangscode.

Indien ten aanzien van een weigerende observandus het dossier met betrekking tot de behandeling wordt opgevraagd bij meerdere behandelaren, worden deze dossiers door de commissie zoveel mogelijk gezamenlijk behandeld.

De commissie legt voor elk advies een kenmerk vast aan de hand waarvan kan worden herleid door welke behandelaren gegevens zijn verstrekt.

De commissie vergadert zo vaak als dat noodzakelijk is om haar taak goed te kunnen uitvoeren.

Op grond van het vaste vergaderrooster vergadert de commissie één maal per twee weken. Van dat rooster kan op initiatief van de voorzitter worden afgeweken.

De voorzitter bepaalt, in overleg met de secretaris, de agenda. De secretaris schrijft de vergaderingen uit. De secretaris draagt tevens zorg voor de verdere voorbereiding van de vergadering.

De leden ontvangen van de secretaris ten minste een week voor de vergadering de agenda en de ten aanzien van de te behandelen zaken afgegeven lasten tot het uitbrengen van advies als bedoeld in artikel 37a, vijfde lid, van de wet, vergezeld van de over de weigerende observandi opgestelde pro Justitia-rapportages. De van de behandelaren ontvangen dossiers met betrekking tot de behandeling en de verstrekkingsformulieren worden tijdig elektronisch toegankelijk gemaakt voor de leden.

De vergaderingen worden in beslotenheid gevoerd. De secretaris woont de vergaderingen bij.

De voorzitter kan een behandelaar die een dossier betreffende de behandeling van een weigerende observandus heeft verstrekt uitnodigen om een vergadering deels bij te wonen om de door hem verstrekte gegevens nader toe te lichten.

De voorzitter zit de vergaderingen voor en de secretaris draagt zorg voor de verslaglegging.

Rechtsgeldige besluiten kunnen slechts worden genomen in een vergadering die wordt bijgewoond door ten minste drie leden, die ieder een van de in artikel 37a, negende lid, van de wet genoemde disciplines vertegenwoordigen. Leden die niet aanwezig zijn, leveren hun bijdrage schriftelijk.

Bij de besluitvorming wordt naar eenstemmigheid gestreefd.

Bij het ontbreken van eenstemmigheid worden besluiten genomen met gewone meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, komt aan de stem van de voorzitter doorslaggevende betekenis toe.

De secretaris stelt het advies op en legt dit in concept voor aan de leden.

Het advies wordt schriftelijk vastgesteld. Indien geen sprake was van eenstemmigheid in de besluitvorming, kan op verzoek van een lid, in samenspraak met de voorzitter, het advies tijdens een vergadering van de commissie worden besproken en worden vastgesteld.

Het advies wordt ondertekend door de voorzitter.

De secretaris zendt het advies aan de officier van justitie.

Het advies van de commissie is gemotiveerd. De commissie benoemt in het advies de gegevens die zij bruikbaar acht voor het opstellen van een rapportage over de mogelijke aanwezigheid van een gebrekkige ontwikkeling of ziekelijke stoornis van de geestvermogens van de weigerende observandus tijdens het begaan van het feit, dan wel de mogelijke afwezigheid daarvan. De motivering bevat in ieder geval een aanduiding over het al dan niet aanwezig zijn van bruikbare gegevens betreffende:

1. a.

   een diagnose of een classificatie van een stoornis, dan wel overige symptomen of factoren die kunnen duiden op de mogelijke aanwezigheid van een stoornis;

2. b.

   de ontwikkeling van de persoonlijkheid van de verdachte en

3. c.

   het soort verleende zorg, het soort behandeling, de periodes van behandeling en het type behandelaar, alsmede over het al dan niet afronden van de behandeling en bijzonderheden met betrekking tot de behandeltrouw van de weigerende observandus.

Indien de voorzitter het wenselijk acht het advies mondeling nader toe te lichten voor de penitentiaire kamer, vermeldt het advies dit. In dit hoofdstuk wordt onder penitentiaire kamer verstaan: de meervoudige kamer, bedoeld in artikel 67 van de Wet op de rechterlijke organisatie, in de samenstelling, bedoeld in het derde lid van dat artikel.

Na ontvangst van het bericht van de officier van justitie dat de door de penitentiaire kamer verleende machtiging voor het gebruik van de persoonsgegevens door de rapporteurs onherroepelijk is, verstrekt de voorzitter de door de commissie bruikbaar bevonden gegevens onverwijld aan de rapporteurs. Indien de onherroepelijke machtiging volgt op een advies van de commissie dat ertoe strekt dat er geen bruikbare persoonsgegevens aanwezig zijn, verstrekt de voorzitter het afschrift van het dossier met betrekking tot de behandeling onverwijld aan de rapporteurs.

Terstond na het verstrekken van de gegevens aan de rapporteurs, stelt de voorzitter de behandelaar die deze gegevens heeft verstrekt daarvan op de hoogte.

De commissie vernietigt het afschrift van het dossier met betrekking tot de behandeling van de weigerende observandus en het ingevulde verstrekkingsformulier zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen negentig dagen na:

1. a.

   ontvangst van een bericht van de officier van justitie dat een afwijzende beschikking van de penitentiaire kamer onherroepelijk is,

2. b.

   ontvangst van een mededeling van de officier van justitie dat hij geen vordering zal doen als bedoeld in artikel 37a, zesde lid, van de wet of

3. c.

   de verstrekking van de bruikbare gegevens aan de rapporteurs.

Terstond na het vernietigen van het afschrift van het dossier met betrekking tot de behandeling en het ingevulde verstrekkingsformulier stelt de voorzitter de behandelaar die deze gegevens heeft verstrekt daarvan op de hoogte.

De commissie vervult haar taak zonder vooringenomenheid.

De leden onthouden of verschonen zich van elke deelname aan de behandeling van een advies indien dit kan leiden tot een verstrengeling van belangen of verantwoordelijkheden of tot een verlies van onafhankelijkheid of onpartijdigheid van de commissie.

De geautomatiseerde gegevensverwerking, bedoeld in de artikelen 2.4, 2.5, 2.10 en 2.11 geschiedt via een beveiligde netwerkverbinding.

De beveiliging van de gegevensverwerking voldoet aan de standaarden NEN-ISO-IEC 27001 en NEN-ISO-IEC 27002 of daaraan gelijkwaardige normen.