Het Maatschappelijke transformatie-programma (Matra-programma) is onderdeel van het overkoepelende kabinetsbeleid voor Veiligheid en Stabiliteit. Het kabinet stelt zich daarin ten doel de Nederlandse en internationale veiligheid en stabiliteit te bevorderen door doelgerichte bilaterale en multilaterale samenwerking en het bevorderen van democratische transitie in prioritaire gebieden. Ook draagt het Matra-programma bij aan de doelstelling II van de Beleidsnota Mensenrechten, Democratie en Internationale Rechtsorde, namelijk het tegengaan van democratische achteruitgang wereldwijd en het versterken van de democratische rechtsstaat.

Het Matra-programma is samen met het Shiraka-programma onderdeel van het Nederlands Fonds voor Regionale Partnerschappen (NFRP) dat zich richt op de ‘ring van instabiliteit’ rondom de Europese Unie. Het Matra-programma is daarbij gericht op de landen met een EU-toetredingsperspectief (hierna: pre-accessielanden²) en de landen van het Oostelijk Partnerschap (hierna: OP-landen³).

Sleutelbegrippen van het NFRP zijn democratisering, rechtsstaatontwikkeling, goed bestuur, maatschappelijke betrokkenheid en een gezonde verhouding tussen burger en overheid. Het Matra-programma is daarbij primair gericht op de capaciteitsopbouw en institutionele versterking van rechterlijke macht en publieke instituties, maatschappelijke organisaties en politieke partijen. Het Matra-programma loopt sinds 1993 onafgebroken en is daarmee één van de langstlopende programma’s die zich richten op deze aandachtsgebieden.

Het kabinet hecht bijzonder aan het Matra-programma, omdat het gaat om het bestendigen en bevorderen van gedeelde Europese waarden. Deze gedeelde Europese waarden verbinden Europese landen ondanks hun culturele diversiteit. Een stevige en pluriforme rechtsstaat, stabiele democratische processen en goed bestuur, waar dit subsidiebeleidskader zich op richt, zijn onderdeel van deze waarden en de agenda voor de regio’s die grenzen aan de Europese Unie.

Onderdeel van het Matra-programma is het onderhavige subsidieprogramma Matra ‘overheid tot overheid’ 2025–2029 (hierna: subsidieprogramma) dat voortbouwt op de twee subsidieprogramma’s die zijn opengesteld van 2017 tot 2020 en van 2020 tot 2024⁴.

Met het subsidieprogramma wordt ingezet op overdracht van kennis en vaardigheden tussen Nederlandse overheidsinstellingen en hun tegenhangers in de Matra-regio op het gebied van de pluriforme rechtsstaat en democratisch en goed bestuur. Daarmee is het subsidieprogramma primair gericht op het versterken van de capaciteit van (semi-)overheidsinstellingen in de pre-accessielanden en landen van het OP, voor zover zij een vergaand samenwerkingsakkoord (comprehensive and enhanced partnership agreement [CEPA]) hebben gesloten met de Europese Unie (hierna: CEPA-landen⁵).

Daarnaast is het subsidieprogramma gericht op de versterking van de bilaterale relaties met de hiervoor genoemde doellanden.

De Minister heeft de uitvoering van het subsidieprogramma opgedragen aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), agentschap van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. RVO zal het subsidieprogramma uitvoeren namens de Minister op grond van een aan RVO verleend mandaat.

In het subsidieprogramma wordt verstaan onder:

1. –

   Doelland: een van de landen waarvoor het subsidieprogramma openstaat.

2. –

   Kennisinstelling: een statutair in Nederland gevestigde onderwijs- of onderzoeksorganisatie die bijdraagt aan kennisuitwisseling. Om als kennisinstelling te kwalificeren moeten de kerntaken van de kennisinstelling onafhankelijk onderzoek en kennisoverdracht zijn, ongeacht of de kennisinstelling ook economische activiteiten uitvoert of behoort tot de overheid.

3. –

   Maatschappelijke organisatie: een statutair in Nederland gevestigde niet op winst gerichte, niet aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie, met een maatschappelijk oogmerk, beschikkend over rechtspersoonlijkheid, en ook als zodanig geregistreerd. De organisatie is niet door een overheidsinstantie opgericht, dan wel na oprichting door een overheidsinstantie geheel verzelfstandigd.

4. –

   Lokale maatschappelijke organisatie: een maatschappelijke organisatie die statutair is gevestigd in één van de doellanden.

5. –

   Minister: de Minister van Buitenlandse Zaken.

6. –

   Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen: de Ministeries, Hoge Colleges van Staat, zelfstandige bestuursorganen, rechtspersonen met een wettelijke taak, publiekrechtelijke bedrijfs- en beroepsorganisaties, en privaatrechtelijke rechtspersonen dan wel natuurlijke personen die bekleed zijn met enig openbaar gezag.

7. –

   (Semi-)Overheidsinstellingen in de doellanden: instellingen die in de lokale context van een doelland vergelijkbaar zijn met de Nederlandse (semi-) overheidsinstellingen.

8. –

   Penvoerder: een statutair in Nederland gevestigde partner in een samenwerkingsverband die namens het samenwerkingsverband de subsidie aanvraagt.

9. Samenwerkingsverband: een niet over rechtspersoonlijkheid beschikkend contractueel samenwerkingsverband bestaande uit partners met eigen rechtspersoonlijkheid, gericht op de realisering van gezamenlijk onderschreven doelstellingen door uitvoering van activiteiten op een zodanige wijze dat elk van de partners in het samenwerkingsverband een deel van de daartoe benodigde inspanningen levert en een deel van de daarmee gepaard gaande risico’s draagt. Elk samenwerkingsverband heeft een penvoerder en één of meerdere partners.

Het doel van het subsidieprogramma is primair om een bijdrage te leveren aan capaciteitsversterking van (semi-) overheidsinstellingen in de doellanden en secundair om de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de doellanden te versterken, door middel van financiële ondersteuning van projecten die zich hierop richten.

De doelgroep bestaat uit de (semi-)overheidsinstellingen in de volgende doellanden:

1. –

   de pre-accessielanden Albanië, Bosnië-Herzegovina, Georgië, Kosovo, Moldavië, Montenegro, Noord-Macedonië, Oekraïne, Servië en Turkije; en

2. –

   Landen van het Oostelijk Partnerschap die een vergaand samenwerkingsakkoord (comprehensive and enhanced partnership agreement [CEPA]) hebben gesloten met de Europese Unie: Armenië.

Het subsidieprogramma beoogt (semi-)overheidsinstellingen in de doellanden te koppelen aan (een) vergelijkbare Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en). De inzet van expertise van Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen is daarom een vereiste.

Capaciteitsversterking

Met capaciteitsversterking wordt bedoeld dat de capaciteit van één of meer (semi-) overheidsinstelling(en) in één of meer van de doellanden wordt versterkt door gebruik te maken van de capaciteit van een of meer relevante (semi-)overheidsinstelling(en) in Nederland.

Voor capaciteitsversterking in de pre-accessielanden geldt dat deze moet bijdragen aan de uitvoering van de afspraken die de Europese Unie heeft gemaakt met deze doellanden, welke betrekking hebben op de ontwikkeling van de rechtsstaat en goed bestuur in lijn met de toetredingscriteria voor de Europese Unie.

Voor zover het gaat om capaciteitsversterking in CEPA-landen (Armenië) geldt dat deze moet bijdragen aan de uitvoering van afspraken die de Europese Unie heeft gemaakt met dit doelland, welke betrekking hebben op rechtsstaatontwikkeling en goed bestuur zoals overeengekomen in de samenwerkingsakkoorden met de Europese Unie.

Versterking bilaterale betrekkingen

Met versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de doellanden wordt bedoeld dat de banden tussen de landen worden versterkt door:

1. (1)

   de samenwerking tussen Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en hun tegenhangers in de doellanden;

2. (2)

   de Nederlandse inzet zichtbaar te maken voor de overheid en het algemene publiek in het doelland middels (communicatie over) het project.

Feministisch Buitenlandbeleid

Nederland heeft sinds 2022 een feministisch buitenlandbeleid.⁶ Het doel van dit beleid is om ongelijkheid te verkleinen en wereldwijd te streven naar een gelijkwaardige positie van mannen, vrouwen en non-binaire mensen. Het heeft daarbij bijzondere aandacht voor de positie van LHBTIQ+ personen. Dat betekent dat gendergelijkheid een dwarsdoorsnijdend thema is in het beleid van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de uitvoering daarvan. Alhoewel het doel van dit subsidieprogramma niet gendergelijkheid en het verbeteren van de positie van LHBTIQ+ personen is, is het van belang dat projecten een genderanalyse doen en rekening houden met eventuele effecten van hun project op gender(on)gelijkheid. Negatieve effecten op gendergelijkheid moeten worden voorkomen, positieve effecten zijn vanzelfsprekend welkom.

Subsidie in het kader van dit subsidieprogramma zijn bedoeld voor de volgende soorten organisaties:

1. •

   een maatschappelijke organisatie; of

2. •

   een kennisinstelling; of

3. •

   een maatschappelijke organisatie of kennisinstelling als penvoerder namens een samenwerkingsverband van maatschappelijke organisaties en/of kennisinstellingen; het kan daarbij (zie de begripsbepalingen in paragraaf 3) gaan om statutair in Nederland gevestigde maatschappelijke organisaties en kennisinstellingen, maar ook om lokale maatschappelijke organisaties en/of statutair buiten Nederland gevestigde kennisinstellingen.

Indien de aanvraag van een penvoerder namens een samenwerkingsverband wordt gehonoreerd, is de penvoerder de subsidieontvanger en als zodanig volledig aanspreekbaar en verantwoordelijk jegens de Minister voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen.

Waar hierna staat ‘aanvrager’ wordt daarmee ook bedoeld ‘penvoerder’.

Een aanvrager moet:

1. –

   beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten gericht op het doelland van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd, ervaring welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan;

2. –

   beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten gericht op het (sub)thema waar het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd zich op richt, ervaring welke in de afgelopen 10 jaar is opgedaan; en

3. –

   in staat zijn tot een adequaat financieel beheer, en door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten kunnen waarborgen.

Wanneer een aanvrager als organisatie niet minimaal twee jaar ervaring heeft op bovenstaande punten, geldt ten aanzien van het aantonen en beoordelen van de aanwezige ervaring dat de aanvrager ook die ervaring mag opvoeren die door personeel van de aanvrager is opgedaan in dienst van een andere organisatie dan de organisatie waar het betreffende personeelslid op het moment van indienen van de aanvraag in dienst is.

Indien een organisatie betrokken is bij meer dan drie aanvragen kunnen alleen de drie aanvragen die het best voldoen aan de beoordelingscriteria in aanmerking komen voor subsidie.

Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen kunnen niet in aanmerking komen voor subsidie in het kader van dit subsidieprogramma (niet direct als aanvrager noch indirect als mede-indiener), maar vereist is wel dat ze worden betrokken of worden ingeschakeld bij de projecten in het kader van de te behalen doelstellingen. (Eventuele kosten van deze instellingen kunnen door de aanvrager worden opgevoerd als 'kosten derden' als bedoeld in paragraaf 7.3.2. (het zijn dan kosten die de aanvrager maakt door het betalen van een factuur van deze instelling).)

Integriteitsbeleid

De aanvrager moet aantonen dat hij, en in geval van een aanvraag namens een samenwerkingsverband ook alle andere partners in het samenwerkingsverband, een integriteitsbeleid heeft/hebben vastgesteld en procedures heeft/hebben ingevoerd om aan dat beleid invulling te kunnen geven binnen de eigen organisatie. Dit integriteitsbeleid en deze procedures zijn er om ernstige vormen van grensoverschrijdend gedrag, daaronder begrepen seksuele misdragingen, jegens medewerkers en derden bij de uitvoering van de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft, door de aanvragers, andere partijen in het samenwerkingsverband en de door hen ingeschakelde partijen, zo veel mogelijk te voorkomen, in voorkomend geval te onderzoeken, met passende maatregelen zo spoedig mogelijk te doen beëindigen en de gevolgen daarvan te mitigeren. De procedures zijn zodanig ingericht dat een tijdige melding van incidenten aan RVO is gewaarborgd.

Als een aanvrager overweegt een aanvraag voor subsidie in te dienen, dan geldt een verplicht adviestraject aan de hand van een daartoe ingediende ‘quick scan’.⁷

Het adviestraject eindigt met een advies van een RVO adviseur aan de aanvrager. De uitkomst van het adviestraject is niet bindend. Het is aan de aanvrager om wel of niet een subsidieaanvraag in te dienen. Als de aanvrager vervolgens besluit om een aanvraag in te dienen is en blijft het altijd de verantwoordelijkheid van de aanvrager om aan te tonen dat aan de vereisten om voor subsidie in aanmerking te komen wordt voldaan.

Een ‘quick scan’ wordt ingediend met behulp van een middel dat door RVO ter beschikking wordt gesteld en moet door RVO zijn ontvangen uiterlijk op dinsdag 2 juli 2024 om 12:00 Nederlandse tijd.

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van het subsidieprogramma moet het gaan om een samenhangend geheel van activiteiten (‘project’) dat gericht is op het bijdragen aan de doelen zoals genoemd in paragraaf 4.1.

Ten aanzien van de primaire doelstelling (e.g. bijdragen aan capaciteitsversterking van (semi-)overheidsinstellingen in doellanden) moet het project betrekking hebben op:

1. a.

   de overdracht van de inhoudelijke expertise en vaardigheden aan (semi-) overheidsinstellingen; en

2. b.

   het bewerkstelligen van institutionele versterking.

Het project moet tevens betrekking hebben op ten minste één van de in paragraaf 6 opgenomen thema’s, en per thema op ten minste één van de daaronder genoemde subthema’s.

Ten aanzien van de secundaire doelstelling (versterken bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de doellanden) geldt dat het project tevens betrekking moet hebben op het vergroten van de zichtbaarheid van de Nederlandse inzet in het doelland, daarom is het mogelijk om daarnaast subsidie te verkrijgen voor activiteiten waarmee middels strategische communicatie de zichtbaarheid van het project en daarmee de Nederlandse inzet in het doelland te vergroten.

Bij de subsidiabele activiteiten dient relevante inhoudelijke expertise van één of meerdere Nederlandse (semi-) overheidsinstellingen te worden ingebracht. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende activiteiten:

1. –

   trainingen, seminars, workshops;

2. –

   institutionele of wetgevende analyses;

3. –

   studiebezoeken en onderzoeksmissies;

4. –

   adviezen over en ondersteuning bij de ontwikkeling van bijvoorbeeld wetgeving, regelgeving, strategieën, beleid, uitvoeringstechnieken en -strategieën of proefprojecten.

Het project moet zijn gericht op ten minste één doelland. Het subsidieprogramma biedt ook ruimte voor projecten met een regionaal samenwerkingscomponent, waarbij binnen één project de samenwerking met (semi-)overheidsinstellingen in meer dan één doelland wordt gezocht alsook samenwerking tussen de (semi-) overheidsinstellingen in deze doellanden. De meerwaarde van een landoverstijgend project dient duidelijk te worden beschreven in de aanvraag.

Tevens biedt het subsidieprogramma ruimte om, in aanvulling op de vereiste samenwerking met één of meerdere Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen, samen te werken met Nederlandse decentrale overheden, indien dit de doelstelling van het voorziene project ten goede komt. Hierbij dient vermeld te worden dat een dergelijke samenwerking niet de verplichte samenwerking met een of meerdere hierboven genoemde Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen kan vervangen.

Lokale maatschappelijke organisaties die actief zijn in de doellanden op de in paragraaf 6.1. genoemde (sub)thema’s kunnen een belangrijke rol spelen bij het bereiken van de in paragraaf 4.1. genoemde doelstellingen en het duurzaam inbedden van de resultaten, bijvoorbeeld in een situatie waarin een groot deel van het ambtenarenapparaat wordt gewisseld na verkiezingen. Daarnaast kan een sterk en betrokken maatschappelijk middenveld (indirect) bijdragen aan het aanjagen van een verbeterde rechtsstaat, pluriformiteit en een versterkte overheid. Door, waar relevant, deze organisaties te betrekken bij een project kan tevens het draagvlak voor de hervormingen worden vergroot. Binnen de projecten kan daarom worden samengewerkt met het lokaal maatschappelijk middenveld, hetzij als mede-indiener in een samenwerkingsverband hetzij anderszins. Dit is evenwel geen verplichting.

Niet subsidiabel zijn in ieder geval de volgende activiteiten:

1. •

   initiatieven die proselitisme (mede) beogen;

2. •

   financiering van commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten;

3. •

   activiteiten waarvoor reeds rechtstreeks een subsidie of bijdrage ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen;

4. •

   activiteiten van een lokale maatschappelijke organisatie waarvoor reeds middellijk ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een bijdrage wordt ontvangen;

5. •

   activiteiten van organisaties die reeds ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een instellingssubsidie ontvangen waarvan de werkingsduur zich uitstrekt tot in het subsidietijdvak waarvoor subsidie in het kader van dit subsidieprogramma wordt aangevraagd.

Het NRFP-Matra richt zich op het versterken van de rechtsstaat en democratie in de doellanden. In dit subsidieprogramma zijn dit tevens de hoofdthema’s. Beide begrippen zijn echter niet vastomlijnd en omvatten diverse thema’s die soms verschillend worden geformuleerd. Om hierover meer duidelijkheid te bieden als ook richting te geven is een aantal (prioritaire) (sub)thema’s vastgesteld.

Zoals onder paragraaf 5 aangeduid moet een aanvraag betrekking hebben op ten minste één van deze thema’s, en per thema op ten minste één van de daaronder genoemde subthema’s, om voor subsidieverlening in aanmerking te kunnen komen (paragraaf 6.1.), waarbij per doelland prioritaire (sub)thema’s zijn geïdentificeerd die specifiek voor dat doelland of die regio extra aandacht behoeven (paragraaf 6.2.) en waarmee daarom bonuspunten kunnen worden gescoord, zie paragraaf 9.3. Alleen wanneer het inhoudelijk van toegevoegde waarde is voor het project is het wenselijk meerdere (sub)thema’s te kiezen.

De hoofdthema’s van dit subsidieprogramma zijn rechtsstaat, te weten pluriforme rechtsstaat, rechtspraak en rechtshandhaving, en democratie, te weten goed bestuur.

Deze thema’s worden hieronder verder verduidelijkt door het benoemen van subthema’s.

Dit thema bestaat uit de volgende drie subthema’s:

1. 1.

   Subthema professionalisering en modernisering van justitie door:

   1. a.

      Versterking van de gerechtelijke organisatie en management;

   2. b.

      Efficiënte ketensamenwerking;

   3. c.

      Versterking van gerechtelijke opleidingsinstituten;

   4. d.

      Versterking van onafhankelijkheid, integriteit, transparantie, onpartijdigheid en toegankelijkheid van het gerechtelijke apparaat;

   5. e.

      Versterking van de capaciteit op het gebied van bestrijding van corruptie en georganiseerde misdaad; en/of

   6. f.

      Incorporatie en implementatie van internationale strafrechtnormen, waarbij uitsluitend voor de pre-accessie-landen op de Westelijke Balkan⁸ en Turkije geldt dat hierbij ook specifieke aandacht voor lokale berechting van oorlogsmisdadigers, samenwerking met internationale tribunalen en transitional justice in de vorm van waarheidsvinding, verzoening en compensatie kan zijn.

2. 2.

   Subthema incorporatie en implementatie van internationale normen op het gebied van mensenrechten.

3. 3.

   Subthema Mediavrijheid

Dit thema bestaat uit het volgende subthema:

Subthema betrouwbaar, inclusief en democratisch overheidsoptreden door het vergroten van:

1. a.

   Transparantie;

2. b.

   Controleerbaarheid;

3. c.

   Integriteit; en/of

4. d.

   Democratisering van overheidsoptreden.

In de tabel hieronder zijn per doelland de prioritaire (sub)thema’s geïdentificeerd die specifiek voor dat doelland extra aandacht behoeven en daarmee de voorkeur hebben (hetgeen tot uiting komt doordat daarmee bonuspunten kunnen worden gescoord, zie paragraaf 9.3).

De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd hebben een minimale looptijd van twee jaar en een maximale looptijd van vier jaar. De activiteiten moeten starten binnen zes maanden na subsidieverlening.

De subsidie bedraagt per aanvraag minimaal € 500.000 en maximaal € 2.000.000.

Desgewenst kan een deel van de kosten door de aanvrager / partners van het samenwerkingsverband zelf worden gefinancierd, een eigen bijdrage. Deze eigen bijdrage mag in dat geval niet worden gefinancierd met middelen die verkregen zijn door middel van een directe of indirecte subsidie of bijdrage ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Voor het bepalen van de (omvang van de) kosten die in aanmerking kunnen worden genomen bij het bepalen van de hoogte van de te verlenen subsidie gelden de volgende uitgangspunten:

1. –

   kosten moeten redelijk, logisch en noodzakelijk zijn, voor de uitvoering van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt gevraagd, die naar hun aard passend zijn bij de betreffende organisatie die de kosten maakt;

2. –

   kosten moeten direct gerelateerd zijn aan de uitvoering van de activiteiten;

3. –

   kosten moeten worden gemaakt na de indiening van de aanvraag;

4. –

   kosten worden aan lokale maatstaven en op redelijkheid getoetst;⁹

5. –

   kosten voor strategische communicatie mogen maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten zijn.

De volgende kostensoorten zijn subsidiabel:

1. –

   Personeelskosten: het uurtarief berekend op basis directe loonkosten per uur vermenigvuldigd met het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van de activiteiten hebben gemaakt, vermeerderd met een 50% opslag voor indirecte kosten, maar nooit meer dan, gelet op de doelmatige besteding van deze subsidie, het maximale bedrag voor schaal 18 uit de Handleiding Overheidstarieven van het betreffende jaar¹⁰. De directe loonkosten zijn de bruto loonkosten, vermeerderd met de werkgeverslasten, de kosten van de secundaire arbeidsvoorwaarden, emolumenten en uitkering na ontslag. In afwijking van het voorgaande kunnen aanvragers die statutair in Nederland gevestigd zijn kiezen voor het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van de activiteiten hebben gemaakt vermenigvuldigd met € 87,50, waarin zowel de directe loonkosten als daaraan toegerekende indirecte kosten zijn begrepen.

2. –

   Kosten derden: op factuur aantoonbare aan derden verschuldigde kosten, bijvoorbeeld door uitbesteding van een deel van de subsidiabele activiteit en kosten van voor de subsidiabele activiteit geleverde goederen en diensten. Voor auditkosten geldt een maximum van € 5.000.

3. –

   Reiskosten: internationale reiskosten en interlokale reiskosten buiten Nederland op basis van economy class.

4. –

   Verblijfkosten: de maximale vergoeding voor verblijfkosten is het aantal overnachtingen maal de logies- en overige kosten conform de Daily Subsistence Allowance Rates van de Verenigde Naties¹¹ geldend op de startdatum van de activiteiten.

Niet subsidiabel zijn in ieder geval de volgende kosten:

1. –

   kosten voor het ontwikkelen van de aanvraag en het aanvragen van subsidie en andere kosten die voor indiening van de aanvraag zijn gemaakt;

2. –

   omzetbelasting (btw) voor zover dit geen kostenpost is;

3. –

   kosten veroorzaakt door inflatie en wisselkoersschommelingen;

4. –

   kosten van tenaamstelling en instandhouding van rechten van intellectueel eigendom.

Voordat een aanvraag voor subsidie voor een project kan worden ingediend in het kader van het subsidieprogramma moet een advies van RVO zijn verkregen zoals beschreven in paragraaf 4.3.

De aanvraag wordt ingediend in de Nederlandse of Engelse taal met gebruikmaking van een daartoe door RVO beschikbaar gesteld middel en voorzien van de daarin genoemde bijlagen waarvoor modellen beschikbaar worden gesteld door RVO.¹²

De aanvraag bevat in ieder geval:

1. –

   het referentienummer van het ontvangen RVO-advies;

2. –

   het ingevulde aanvraagformulier;

3. –

   bewijs van het hebben van de vereiste ervaring zoals opgenomen in paragraaf 4.2;

4. –

   het projectplan, inclusief een context-, stakeholder- en probleemanalyse (inclusief op gender(on)gelijkheid), theory of change en resultatenoverzicht (input, activiteiten, output, outcome, impact), een aanpak voor Monitoring, Evaluatie en Leren (MEL) conform de richtlijnen¹³, projectplanning en rolverdeling, een risicoanalyse en een communicatiestrategie voor de externe communicatie over het project en de daarmee beoogde/bereikte resultaten;

5. –

   Organisational Risk and Integrity Assessment (ORIA) van de aanvrager;

6. –

   begroting van de totale projectkosten; indien van toepassing, per partner in het samenwerkingsverband;

7. –

   de twee meest recente door een accountant geauditeerde jaarrekeningen;

8. –

   in geval van een samenwerkingsverband: een ondertekende samenwerkingsovereenkomst die de medewerking van de partners aan de uitvoering van de activiteiten en de naleving van de gemaakte afspraken waarborgt, evenals de naleving van de aan een subsidieverlening te verbinden verplichtingen;

9. –

   een verklaring waaruit de intentie blijkt van de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en) en de (semi-) overheidsinstelling(en) in het doelland om samen te werken in het kader van de uitvoering van het project waarop de aanvraag betrekking heeft.

Tevens moet worden verklaard dat er bij de bij het project betrokken partijen bekendheid is met, en gehandeld zal worden naar de OESO richtlijnen¹⁴. Ook dient er bekendheid te zijn met de FMO-uitsluitingslijst en mogen er geen activiteiten worden uitgevoerd die op deze lijst benoemd staan¹⁵. Indien zich feiten of omstandigheden voordoen die wijzen op het schenden van deze richtlijnen moet dit door de subsidieontvanger onverwijld bij RVO gemeld worden.

Vragen gericht aan RVO, het Ministerie van Buitenlandse Zaken of de Nederlandse ambassades in de doellanden, kunnen schriftelijk gesteld worden via het e-mailadres matra@rvo.nl. De vragen worden gebundeld en geanonimiseerd beantwoord op de website van het NFRP-Matra programma.¹⁶ Deze beantwoording vindt (zoveel mogelijk) driewekelijks plaats. Indien gebruikt gemaakt wenst te worden van de expertise van het Nederlandse ambassadenetwerk, meldt men zich bij het genoemde e-mailadres. Het is niet de bedoeling dat de ambassades rechtstreeks benaderd worden. Ambassades sturen in voorkomend geval aan hen gerichte vragen door naar genoemd e-mailadres.

In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de Minister (met gebruikmaking van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht) vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aanvulling is ontvangen; na de deadline voor het indienen van aanvragen is een aanvulling niet meer mogelijk. Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet volledig indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van (onderdelen van) de aanvraag mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van het niet of niet in voldoende mate voldoen aan de aan aanvragen gestelde vereisten en criteria.

Kortheidshalve verwijzen naar andere onderdelen van de aanvraag, websites of bijlagen is niet voldoende, tenzij in de aanvraagdocumenten uitdrukkelijk is aangegeven dat daarmee (geheel of gedeeltelijk) kan worden volstaan. Indien onderdelen van de aanvraagdocumenten niet worden ingevuld loopt de aanvrager het risico op afwijzing van de aanvraag.

De bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 zijn onverkort van toepassing op de beoordeling van aanvragen en de uiteindelijke subsidieverstrekking in het kader van het subsidieprogramma. De aanvragen worden beoordeeld met inachtneming van deze regelgeving en overeenkomstig de maatstaven die in het subsidieprogramma zijn neergelegd.

Om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen dient de aanvraag te voldoen aan de hiervoor, in het bijzonder in paragraaf 4 tot en met 7, opgenomen vereisten. Slechts de aanvragen die daaraan voldoen worden inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit aan de hand van de hierna volgende criteria in paragraaf 9.2., waaraan in voldoende mate (70 punten van de maximaal 100 te behalen punten¹⁷) moet worden voldaan om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie. Op het normaliter maximum aantal te behalen punten (100) kunnen aanvullend 3 bonuspunten worden behaald (paragraaf 9.3.) indien het project aansluit op één of meer van de prioritaire thema’s van een doelland (paragraaf 6.2.). Daarnaast kunnen bonuspunten worden verkregen voor samenwerking met lokale maatschappelijke organisaties (paragraaf 9.3).

Er is € 7,5 miljoen beschikbaar voor subsidieverlening in het kader van dit subsidieprogramma. De middelen worden verdeeld volgens de rangschikking van de aanvragen conform de uitkomsten van de beoordeling van de tijdig ingediende aanvragen volgens de hierna volgende criteria (paragraaf 9.2.). De Minister streeft naar een evenwichtige spreiding van middelen over de OP-landen enerzijds en de pre-accessie-landen in de Westelijke Balkan en Turkije anderzijds. Daarbij geldt bovendien dat binnen het subsidieprogramma er ten minste:

1. –

   één project gericht op Oekraïne,

2. –

   één project gericht op Armenië, Georgië en/of Moldavië, en

3. –

   één project gericht op Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Montenegro, Noord-Macedonië, Servië en/of Turkije

zal worden geselecteerd, mits er voor elk van deze landen of regio’s een kwalificerende aanvraag is ingediend (dat wil zeggen een aanvraag die voldoet aan de gestelde minimumcriteria en in voldoende mate voldoet aan de hierna volgende criteria (paragraaf 9.2. en verder).

Indien twee of meer aanvragen op dezelfde plaats in de rangschikking terechtkomen en deze plaats samenvalt met het resterende deel van het subsidieplafond, wordt door middel van loting de definitieve plaats in de rangschikking bepaald.

De volgende criteria zijn van toepassing bij de kwalitatieve beoordeling van de aanvragen voor subsidie:

1. a.

   De mate waarin de beoogde effecten van het project naar verwachting bijdragen aan (i) het primaire doel en (ii) secundaire doel van het subsidieprogramma.

2. b.

   De mate waarin het project aansluit op één of meerdere (sub)thema’s, zoals genoemd in paragraaf 6.1. Hierbij wordt gekeken in hoeverre het project inhoudelijk aansluit op een (sub)thema en niet naar de hoeveelheid (sub)thema’s.

3. c.

   De mate waarin het project toegevoegde waarde heeft en/of complementair is ten opzichte van bestaande activiteiten in het doelland/de regio, ook ten opzichte van door andere donoren ondernomen of ondersteunde activiteiten.

1. a.

   De mate waarin (i) het projectplan gebaseerd is op een gedegen en accurate context-, stakeholder- en probleemanalyse en (ii) hierin speciale aandacht is gegeven aan gender/inclusiviteit.

2. b.

   De mate waarin (i) er in de verandertheorie van het project sprake is van een logisch verband tussen doelstellingen, duidelijke, reële en meetbare resultaten, verifieerbare mijlpalen en activiteiten, en (ii) waarin deze verandertheorie aansluit bij de visualisatie van de Matra Government-to-Government (G2G) theory of change¹⁸.

3. c.

   De mate waarin het aannemelijk is dat uitvoering van het projectplan leidt tot het realiseren van de doelstellingen en resultaten van het project.

4. d.

   De mate waarin de voorgestelde Monitoring, Evaluatie en Leren (MEL) strategie, inclusief de gepresenteerde methodologieën en rolverdeling, geschikt is om de voortgang en resultaten te monitoren en beoordelen.

5. e.

   De mate waarin er sprake is van een heldere en realistische projectplanning.

6. f.

   De mate waarin er sprake is van een heldere externe communicatiestrategie (t.a.v. het doelland), gelet op de doelstellingen van het subsidieprogramma.

7. g.

   De mate waarin sprake is van adequaat risicomanagement, bestaande uit een adequate risicoanalyse en adequate mitigerende maatregelen.

1. a.

   De mate waarin de voorgenomen samenwerking tussen een Nederlandse (semi-) overheidsinstelling en een (semi-)overheidsinstelling in het doelland/de doellanden aantoonbaar bijdraagt aan het behalen van de beoogde projectresultaten.

2. b.

   De mate waarin het project bij de (semi-) overheidsinstelling(en) in het doelland/de doellanden voldoende commitment heeft en geborgd is in haar/hun organisatie(s).

1. a.

   De mate waarin de projectbegroting logisch en realistisch is.

2. b.

   De mate waarin de impact van de activiteiten in kwalitatief en kwantitatief opzicht opweegt tegen de kosten die hiervoor worden gemaakt.

1. a.

   De mate waarin aannemelijk is dat het project een langdurig effect in het doelland heeft en/of bijdraagt aan duurzame institutionele versterking, zonder dat hier na afloop van het project aanvullende financiering voor nodig is.

1. a.

   Indien het project aansluit op één of meer van de prioritaire thema’s (paragraaf 6.2.) worden 3 bonuspunten toegekend.

2. b.

   Indien één of meerdere lokale maatschappelijke organisaties worden betrokken bij de uitvoering, worden maximaal 3 bonuspunten toegekend. Het aantal toe te kennen bonuspunten volgt uit:

3. c.

   De mate waarin deze organisatie(s) toegevoegde waarde geven aan, en effectieve invloed hebben op, de totstandkoming, inhoud en monitoring/sturing van de activiteiten.

Naast het bepaalde in artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht wordt een aanvraag voor subsidie afgewezen als er niet voldaan wordt aan het bepaalde in dit subsidieprogramma of indien het beschikbare subsidieplafond ontoereikend is.

RVO zal een steekproefsgewijze controle uitvoeren op het correcte gebruik van de subsidie waarbij op grond van de afgegeven beschikkingen wordt gecontroleerd op rechtmatigheid en doelmatigheid.

Aan de subsidieverlening worden verplichtingen verbonden, die worden opgenomen in de beschikking. In de beschikking zal in ieder geval een meldingsplicht worden opgenomen. De subsidieontvanger heeft de plicht om aan RVO te melden wanneer hij niet (geheel) aan de verplichtingen van de subsidie kan voldoen en/of de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet (geheel) kan uitvoeren. Tevens zal worden opgenomen dat de subsidieontvanger moet meewerken aan de monitoring- en evaluatieactiviteiten van het subsidieprogramma. Om de voortgang van een project te monitoren zal voor elk project een baselinestudie moeten worden verricht. Tevens dient de subsidieontvanger ieder jaar een of meerdere rapportages op te leveren, met daarin onder meer de voortgang ten opzichte van de beoogde uitkomsten en doelstelling(en) en een overzicht van gemaakte kosten in relatie tot de oorspronkelijke begroting van het project. Na afronding van de projectactiviteiten wordt de subsidieontvanger gevraagd om een eindrapportage in te dienen en medewerking te verlenen aan de verspreiding van de projectresultaten.

Ter verantwoording van de administratieve lasten waarmee de aanvrager te maken krijgt is een toets uitgevoerd volgens een standaard kostenmodel. Daarbij is rekening gehouden met de indiening van een aanvraag voor subsidie, de beheerfase, de vaststelling van de subsidie en eventuele bezwaar- en beroepsprocedures. Uit de berekening blijkt dat het totale percentage administratieve lasten ten opzichte van het totaal beschikbare subsidiebudget 4,4% bedraagt.