Het Algemeen reglement is van toepassing op alle aanvragen die bij het bestuur worden ingediend en de subsidies die het Letterenfonds verstrekt.

Het Algemeen reglement is van toepassing naast en in aanvulling op de deelregelingen, tenzij in de betreffende deelregeling anders is bepaald.

Titel 4.2 van de Awb is van toepassing op de verstrekking van subsidie op basis van deze regeling.

Een subsidie kan slechts worden verleend, indien naar het oordeel van het bestuur:

1. a.

   de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd naar verwachting in aanzienlijke mate zullen bijdragen aan één van de doelstellingen zoals genoemd in artikel 3;

2. b.

   voldoende is aangetoond dat sprake is van een begrotingstekort of behoefte aan subsidie;

3. c.

   de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd ten tijde van het indienen van de aanvraag nog niet zijn voltooid tenzij in een deelregeling anders is bepaald;

4. d.

   voldoende vertrouwen bestaat dat de in de aanvraag omschreven activiteiten naar behoren zullen worden uitgevoerd;

5. e.

   de aanvrager subsidieverplichtingen uit eerdere subsidieverleningen door (de rechtsvoorgangers van) het Letterenfonds heeft nageleefd;

6. f.

   de aanvrager zich niet schuldig heeft gemaakt aan strafbaar gestelde handelingen of uitlatingen die gericht waren tegen ten behoeve van het Letterenfonds werkzame personen en die plaatsvonden in het kader een eerdere subsidieaanvraag in de vijf jaar voorafgaand aan de te beoordelen aanvraag.

Een subsidie kan slechts aan een aanvragende rechtspersoon worden verleend, indien:

1. a.

   de rechtspersoon naar het oordeel van het bestuur niet in overwegende mate is gericht op verkrijging van subsidie ten behoeve van één of enkele natuurlijke personen;

2. b.

   de rechtspersoon de subsidie daadwerkelijk gebruikt voor het te subsidiëren project en niet voor enige andere activiteit of last van de organisatie;

3. c.

   de mogelijkheid van het behalen van eigen (project)inkomsten in de aanvraag is betrokken;

4. d.

   de in Nederland gevestigde rechtspersoon, voor zover niet op winst gericht, werkt overeenkomstig de Code Cultural Governance.

Het bestuur kan per deelregeling één of meer subsidieplafonds vaststellen en bepalen hoe het beschikbare bedrag wordt verdeeld.

Een aanvraag voor een subsidie wordt afgewezen indien door het verlenen van de subsidie het subsidieplafond, genoemd in het eerste lid, wordt overschreden.

Het subsidieplafond kan per ronde of kalenderjaar verschillen en wordt gepubliceerd op de website van het Letterenfonds, www.letterenfonds.nl.

Onverminderd het bepaalde in de Awb, wordt een aanvraag voor een subsidie afgewezen, indien naar het oordeel van het bestuur niet wordt voldaan aan het bepaalde in het Algemeen reglement of de van toepassing zijnde deelregeling.

Een aanvraag voor subsidie kan verder worden afgewezen, indien de aanvrager voor dezelfde activiteiten en binnen hetzelfde tijdvak reeds subsidie ontvangt van het Letterenfonds of de Minister op grond van de Wet.

De aanvraag voor een subsidie wordt ingediend met behulp van een daartoe door het Letterenfonds vastgesteld aanvraagformulier.

Aanvraagformulieren zijn te downloaden via de website www.letterenfonds.nl.

Het bestuur kan besluiten dat de aanvraag digitaal kan worden ingediend.

Het aanvraagformulier is naar waarheid, volledig en volgens de bij het formulier vermelde richtlijnen ingevuld, voorzien van alle gevraagde bijlagen.

Het bestuur kan besluiten dat een aanvraag die niet voldoet aan het gestelde in het vorige lid, nadat de aanvrager gedurende een periode van twee weken in staat is gesteld in de tekortkoming te voorzien, niet wordt behandeld.

Indien de aanvraag binnen de gestelde termijn volledig is ingediend dan geldt de initiële datum van indiening.

Tenzij in de deelregeling anders is bepaald, bevat de aanvraag in ieder geval:

1. a.

   een gemotiveerd projectplan, waarin het doel, de aard, de noodzaak van de subsidie en de omvang van de voorgenomen activiteiten worden beschreven alsmede de mate waarin deze voldoen aan de beoordelingscriteria in de toepasselijke deelregeling;

2. b.

   een begroting die op duidelijke en eenvoudige wijze inzicht geeft in de baten en lasten van het project;

3. c.

   informatie over de resultaten van eerder door (een rechtsvoorganger van) het Letterenfonds aan de aanvrager verstrekte subsidies.

Voor zover de aanvrager voor dezelfde in de aanvraag begrote kosten tevens subsidie of andere geldelijke middelen heeft aangevraagd bij of ontvangen van een of meer andere publieke of private organisaties, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen.

Op verzoek van het Letterenfonds overlegt een rechtspersoon bij zijn aanvraag:

1. a.

   een afschrift van de meest recente oprichtingsakte of statuten, de laatst opgemaakte jaarrekening, het meest recente jaarverslag en een accountantsverklaring;

2. b.

   een verklaring waarin hij garandeert dat zijn financiële positie, en dan met name de relatie tussen beschikbare middelen en aangegane verplichtingen, voorafgaand aan de aanvraag geen negatieve ontwikkeling heeft gekend die bedreigend is geweest voor de stabiliteit en solvabiliteit van de aanvrager en, naar reële verwachting, deze ook niet zal kennen.

Het bestuur kan een aanvraag voor subsidie ter advisering voorleggen aan een adviescommissie bestaande uit leden van de raad van advies of aan externe adviseurs.

Het Huishoudelijk reglement van het Letterenfonds regelt de samenstelling, benoeming en werkwijze van de raad van advies.

Het bestuur betrekt de door de raad van advies of externe adviseurs uitgebrachte adviezen bij de beoordeling van de aanvraag.

Het bestuur legt aan de subsidieontvanger de verplichting op dat:

1. a.

   de activiteiten worden verricht waarvoor de subsidie is verleend en de subsidie niet aan andere activiteiten wordt besteed;

2. b.

   het Letterenfonds te allen tijde juist en waarheidsgetrouw wordt geïnformeerd;

3. c.

   op alle publieksuitingen die betrekking hebben op de gesubsidieerde activiteiten de naam en het logo van het Letterenfonds worden vermeld;

4. d.

   het Letterenfonds tijdig wordt uitgenodigd deel te nemen aan eventuele publieksactiviteiten waarvoor subsidie is verstrekt;

5. e.

   de subsidieontvanger geen inbreuk maakt op auteursrechten van derden;

6. f.

   de subsidieontvanger meewerkt aan door of namens het Letterenfonds ingesteld onderzoek dat er op is gericht het Letterenfonds inlichtingen te verschaffen ten behoeve van de ontwikkeling van het beleid.

De subsidieontvanger doet zo spoedig mogelijk een schriftelijke melding aan het bestuur van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie. Daarbij worden de relevante stukken overgelegd. Deze melding wordt in ieder geval gedaan, indien het aannemelijk is dat:

1. a.

   de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zijn verricht of zullen worden verricht, of

2. b.

   niet, niet tijdig of niet geheel aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan of zal worden voldaan of

3. c.

   substantiële wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de bij de aanvraag overgelegde gegevens die aan het Letterenfonds zijn verstrekt in het kader van subsidieverlening dan wel -vaststelling of met betrekking tot de uitvoering van het projectplan wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de aanvraag of bijzondere omstandigheden zich voordoen.

De subsidieontvanger verleent het Letterenfonds toestemming om (delen van) het projectverslag of de overige projectdocumentatie (inclusief beeldmateriaal) openbaar te maken of te verveelvoudigen in het kader van de verantwoording van de werkzaamheden van het Letterenfonds zonder dat daarvoor een vergoeding aan de subsidieontvanger of een eventuele derde rechthebbende wordt verstrekt.

Het Letterenfonds kan aan de subsidieontvanger de verplichting opleggen dat:

1. a.

   de administratie van de aanvrager een juist en volledig beeld geeft van de gesubsidieerde activiteiten en aansluit op de bij de aanvraag overgelegde begroting;

2. b.

   de bij de administratie behorende bewijsstukken, waaruit de aard en de omvang van de subsidiabele activiteiten duidelijk blijken, ten minste gedurende zeven jaar na de vaststelling van de subsidie worden bewaard;

3. c.

   de subsidieontvanger meewerkt aan dan wel er zorg voor draagt dat de accountant meewerkt aan onderzoeken naar de door hem verrichte (controle)werkzaamheden door een door het bestuur van het Letterenfonds aan te wijzen partij. De daaraan verbonden kosten worden geacht te zijn begrepen in de subsidie.

Het bestuur geeft, indien een subsidie wordt verstrekt, direct een beschikking tot subsidievaststelling tenzij in de deelregeling anders is bepaald.

De beschikking tot subsidieverlening of -vaststelling gaat vergezeld van een algemene motivering. Een nader op het individuele geval toegespitste motivering wordt op verzoek van de aanvrager verstrekt of wanneer het bestuur dit noodzakelijk acht.

Het bestuur beslist binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag of, indien sprake is van een subsidieplafond en de toekenning plaatsvindt in volgorde van rangschikking of evenredige verdeling, binnen 13 weken na afloop van de periode waarin aanvragen kunnen worden ingediend.

De termijn genoemd in het vorige lid bedraagt 22 weken, indien over de aanvraag advies wordt ingewonnen bij een adviescommissie dan wel een nader onderzoek wordt ingesteld.

Indien het bestuur een beschikking tot subsidieverlening heeft gegeven, wordt de aanvraag van een beschikking tot subsidievaststelling ingediend binnen 13 weken na het verrichten van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend dan wel binnen een in een deelregeling of verleningsbeschikking op te nemen afwijkende termijn. De beschikking tot subsidievaststelling wordt gegeven binnen 22 weken na de aanvraag daarvan.

Indien de beschikking tot subsidievaststelling direct wordt gegeven, wordt de wijze van betaling in de beschikking bepaald.

Een beschikking tot subsidieverlening vermeldt de wijze van bevoorschotting.

Binnen acht weken na dagtekening van het besluit tot subsidievaststelling wordt het subsidiebedrag betaald of verrekend met betaalde voorschotten, tenzij in de vaststellingsbeschikking anders is bepaald.

Het bestuur kan een steekproef laten uitvoeren. De subsidieontvanger toont in dat geval aan dat is voldaan aan de subsidieverplichtingen. Bij deelregeling of bij besluit kan worden aangegeven op welke wijze dit geschiedt.

Het bestuur kan met inachtneming van de drempelbedragen zoals genoemd in het uniform subsidiekader bepalen dat

1. a.

   de ontvanger van subsidie een activiteitenverslag indient over de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt. Het activiteitenverslag bevat een overzicht van de werkzaamheden waarvoor subsidie is verstrekt en van de daarmee bereikte resultaten. De inrichting van het verslag komt overeen met de inrichting van het projectplan. Het verslag bevat, voor zover van toepassing, een analyse van verschillen tussen de voorgenomen activiteiten en beoogde resultaten, vermeld in het activiteitenplan, en de feitelijke realisatie;

2. b.

   de subsidieontvanger rekening en verantwoording aflegt aan de hand van een financieel verslag. Artikel 4:76 van de Awb is dan van overeenkomstige toepassing. Het financieel verslag gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Het bestuur kan de subsidieverlening of -vaststelling intrekken of wijzigen als de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Als het bestuur constateert dat substantiële wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de bij de aanvraag verstrekte gegevens, kan het bestuur de subsidieverlening of -vaststelling intrekken of wijzigen.

indien de aanvrager een natuurlijk persoon is, is het bestuur bevoegd de subsidieverlening of -vaststelling te wijzigen dan wel in te trekken op grond van het overlijden van de aanvrager. De subsidieverlening of -vaststelling wordt niet verlaagd met reeds uitbetaalde gedeelten van subsidies of voorschotten, tenzij bij deelregeling anders is bepaald.

De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is verleend dan wel vastgesteld tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald.

Het bedrag waarmee de subsidie eventueel wordt verlaagd wordt verrekend met eventueel reeds betaalde gedeelten van de subsidie of teruggevorderd. Indien de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de meldplicht zoals genoemd in artikel 15, tweede lid, kan het bestuur de subsidie op nihil stellen en het subsidiebedrag inclusief de verschuldigde wettelijke rente terugvorderen.

Degene die als erfgenaam aanspraken jegens het Letterenfonds wil doen gelden bij overlijden van de subsidieontvanger dient een verklaring van erfrecht te overleggen waaruit blijkt dat hij daartoe gerechtigd is.

Zijn er meerdere gerechtigden, dan zijn deze gehouden één persoon aan te wijzen die in alles wat deze bepalingen bij overlijden aangaat, de gezamenlijke erfgenamen vertegenwoordigt. Betalingen aan deze vertegenwoordiger gedaan, hebben bevrijdende werking jegens alle erfgenamen.

Het bestuur behoudt zich het recht voor de erfgenamen een redelijke termijn te stellen waarbinnen zij hun aanspraak moeten doen gelden op straffe van verval van die aanspraak.

In een deelregeling kan het bestuur rechten en verplichtingen regelen die tussen het Letterenfonds en de erfgenamen bestaan vanaf het moment van overlijden en procedureregels vaststellen betreffende de uitoefening van genoemde rechten en verplichtingen.

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur.

Het bestuur kan om zwaarwegende redenen afwijken van deze regeling.

Deze regeling is vastgesteld op 19 november 2012 door het op die datum vigerende bestuur.

Deze regeling treedt onmiddellijk in werking met ingang van 1 januari 2013.

Het Algemeen Reglement zoals vastgesteld op 23 november 2000 wordt met ingang van 1 januari 2013 ingetrokken.

In afwijking van het vorige lid blijft het Algemeen Reglement zoals vastgesteld op 23 november 2000 van toepassing ten aanzien van voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling tijdig ingestelde bezwaar- en beroepsschriften.

Deze regeling wordt aangehaald als Algemeen reglement Nederlands Letterenfonds.