In deze bijlage worden gegevens gespecificeerd die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 2.111 en 5.48 van de wet, verplicht zijn om aan de Minister te leveren.

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen.

De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen.

1. 1.

   gegevens over de onderwijsinstelling en samenwerkingsverband

2. 2.

   gegevens over onderwijspersoneel

   1. –

      persoon

   2. –

      arbeidsrelatie

   3. –

      loon, toelagen en kortingen

   4. –

      verlofgegevens

   5. –

      WIA

3. 3.

   Gegevens van regelingen waarvoor een aanvraag moet worden ingediend.

Voor de aanvraagprocedure geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daar aanleiding toe is. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren.

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRIN-nummer) en adresgegevens.

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties, op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De personele gegevens hebben betrekking op:

1. •

   de persoon

2. •

   de arbeidsrelatie, de functie en betrekkingsomvang

3. •

   de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten

4. •

   de perioden van verlof

5. •

   gegevens met betrekking tot de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA-gegevens)

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

1. •

   gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke arbeidsrelaties van een individueel persoon

2. •

   gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke scholen

3. •

   gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties

Deze gegevens worden opgenomen in OWP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.

Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).

Gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel, uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht (of zeer kleine kans) op herstel is.

Conform de begripsbepalingen van artikel 1.1 WVO 2020 wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden die in dienst zijn, maar dat de verplichte informatielevering over personeel zich ook uitstrekt tot het personeel niet in loondienst.

Onder personeel niet in loondienst (PNIL) vallen (ingehuurde) personen die tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst zijn van dit bestuur. Hierbij kan het gaan om personeel dat in dienst is van derden (zoals uitzend-, detacherings- en payrollbureaus) en om zelfstandig personeel (zoals zzp’ers). Ook inhuur van personeel van andere schoolbesturen of (inval)pools valt onder PNIL. Vrijwilligers worden niet tot PNIL gerekend. Tot de PNIL-kosten worden ook eventueel bijkomende kosten zoals BTW en bemiddelingskosten gerekend.

Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De gegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming staan opgenomen in onderstaande tabel. Voor deze groep gaat het om een sterk beperkte levering ten opzichte van personeel dat in loondienst is. De grondslag is hier artikel 2.111 WVO 2020 en niet mede artikel 5.48 WVO 2020. Hiermee is duidelijk dat het geen bekostigingsinformatie betreft maar slechts beleidsinhoudelijke informatie.

Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en mbo, zo veel als mogelijk op elkaar af stemmen.

1. •

   Arbeidsrelatie versus benoeming

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds.

In deze regeling is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband.

In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

1. −

   benoemingen bij meer dan één school

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

1. −

   benoemingen in meer dan één functie

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent.

1. −

   veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.

1. −

   verandering van betrekkingsomvang in verband met vervanging

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

1. −

   begin en einde verlofperiode

Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

1. −

   begin- en einddatum

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

1. •

   bevoegdheid

Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO 2020, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:

1. 1.

   volledig bevoegd

2. 2.

   benoembaar

3. 3.

   onbevoegd of benoembaar onder artikel 7.14 van de WVO 2020 (of het corresponderende artikel 4.2.1., vijfde lid van de WEB).

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden.

1. •

   leseenheden per graadsector en per vak

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.

1. •

   extractiedatum

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

1. •

   financieringsbron

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

1. 1.

   regulier lumpsumbudget (personele en materiële bekostiging) en/of andere door OCW verstrekte budgetten, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc.

2. 2.

   loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van de Wet werk en bijstand.

3. 3.

   door Risicofonds, middelen die een school op grond van een verzekering ontvangt van een risicofonds in verband met (vervanging bij) ziekte of afwezigheid om andere redenen

4. 4.

   overige middelen.

5. 5.

   niet van belang in vo.

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

1. •

   maand waarop betrekking

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.

Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).

1. •

   opeenvolgende periodes van ziekteverlof

Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

1. •

   opbouw jaarbestand

De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.

Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.

Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd.

1. •

   peilmaand en peildatum

De in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van deze bijlage beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de BAPOfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

1. •

   terugwerkende kracht mutaties

Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

1. •

   vakantie-, snipper- en feestdagen

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

1. •

   vervanging

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

1. •

   volgnummer

Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden.

De typering van de functie vindt plaats aan de hand van toedeling aan één van de volgende categorieën:

1. •

   Management: directie en bestuur

Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

1. •

   Midden management

Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

1. •

   Onderwijsgevend personeel

Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

1. •

   Onderwijsondersteunend personeel

Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

1. •

   Beheer- en administratief personeel

Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-netto systeem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal specifieke toelagen wordt genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: toelagen overig.

Functiecategorie personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Deze functiecategorieën komen overeen met de functiecategorieën beschreven in paragraaf 2.4.

In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 2.111 en 5.48 van de WVO 2020, verplicht zijn om aan de overheid te leveren.

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 4. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO.

Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd.

De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de aanlevering van organisatie- en van personeelsgegevens.

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Elektronische wijzigingen zijn mogelijk via de website van DUO, na geautoriseerd inloggen op het daartoe bestemde deel van de website.

Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag worden de meeste gegevens via de Kamer van Koophandel doorgegeven. De wijzigingen van het centraal rekeningnummer, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag, dienen wel met het BRIN-mutatieformulier te worden doorgegeven. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daar op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

Achtereenvolgens zal in worden gegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering en periodieke bijstellingen.

De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 4:

1. •

   onderdeel persoon

2. •

   onderdeel arbeidsrelatie

3. •

   onderdeel loon, toelagen en korting

dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

1. •

   uiterlijk 1 juli de gegevens over februari, maart en april

2. •

   uiterlijk 1 oktober de gegevens over mei, juni en juli

3. •

   uiterlijk 1 januari de gegevens over augustus, september en oktober

4. •

   uiterlijk 1 april de gegevens over november, december en januari.

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 4

1. •

   onderdeel persoon;

2. •

   onderdeel arbeidsrelatie;

3. •

   onderdeel loon, toelagen en korting;

4. •

   onderdeel verlofgegevens;

dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

De gegevens uit tabel 2.1.5 van bijlage 4 «WIA», dienen één keer per kalenderjaar te worden geleverd aan DUO. Deze gegevens dienen geleverd te worden uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie gedurende het peiljaar en na afloop van het peiljaar, maar voor de extractiedatum administratief zijn verwerkt.

De gegevens, genoemd in paragraaf 2.2 van bijlage 4, dienen eenmaal per jaar aan DUO te worden aangeleverd: uiterlijk 1 juli moeten de gegevens over het voorafgaande kalenderjaar worden aangeleverd.

De aanlevering van personeelsgegevens dient via de beveiligde site van DUO plaats te vinden. Deze site is bereikbaar via het adres http://www.duo.nl/zakelijk. Om een levering van personeelsgegevens via de beveiligde site te verrichten, zijn toegangsnaam, wachtwoord en aanvullende beveiligingsmiddelen (token) nodig. De procedure om deze te verkrijgen staat ook vermeld op www.duo.nl/zakelijk.

De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen. De verdere werking van de beveiligde site (inloggen, encrypten, etc.) staat vermeld in de gebruikershandleiding (te vinden via www.duo.nl/zakelijk). Op werkdagen controleert DUO regelmatig of er op de beveiligde site leveringen met personeelsgegevens zijn aangeboden. Als er een levering met personeelsgegevens is aangetroffen, wordt deze verwerkt.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat er een terugkoppeling gereed staat om opgehaald te worden van de beveiligde site. In die terugkoppeling staat aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.

Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens 2013’ dat via de website van DUO:

https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/levering-personeelsgegevens.jsp

De bovenstaande procedure geldt zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar.

Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten:

1. •

   de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 4. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 4 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 4 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;

2. •

   de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 4.

De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelsgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de Minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen voor gaan komen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering.

Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Deze regeling zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.