Gebruik dit formulier voor het opgeven van de organisatiegegevens van uw school.

Voor het opsturen van dit formulier kunt u gebruikmaken van onderstaand e-mailadres.

caribisch.nederland@duo.nl

Gegevens over personeel worden verzameld op het niveau van arbeidsrelaties. Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector onderwijs – is het van belang dat ontwikkelingen kunnen worden gevolgd. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd.

Het bevoegd gezag is verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen en instellingen de in dit gegevenswoordenboek opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren. In deze bijlage wordt de functionele uitwerking gegeven van de gegevensleveringen. De technische uitwerking is opgenomen in de documentatie op de site van DUO, vindbaar via de volgende link: https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp

De personele gegevens hebben betrekking op:

1. •

   −de persoon;

2. •

   −de arbeidsrelatie;

3. •

   −de functie en betrekkingsomvang;

4. •

   −de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten;

5. •

   −de perioden van verlof.

Het bevoegde gezag levert de volgende gegevens voor alle personen met wie het bevoegde gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon ook feitelijk werkzaam is bij een school of instelling dan wel een bovenschoolse benoeming heeft:

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit gegevenswoordenboek is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband. In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de volgende situaties:

A. Benoemingen bij meer dan één instelling

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit gegevenswoordenboek sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes van benoeming dan wel arbeidsovereenkomsten zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die op basis van deze regeling geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

B. Benoemingen in meer dan één functie

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één instelling uitoefent.

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie.

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de ‘aard arbeidsrelatie’ de code iii (Voor bepaalde tijd in verband met vervanging) te vermelden.

In deze regeling wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming of aanstelling is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden waarmee een expliciete werknemersrelatie bestaat. Ook personeel in dienst van derden (zoals uitzend- en payrollbureaus) en zelfstandig personeel (zoals zzp-ers) dat reguliere werkzaamheden op de school verricht, wordt hier beschouwd als personeel. Dit wordt aangegeven met de code iv bij de ‘aard arbeidsrelatie’.

De beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de omvang verlof wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

Omdat een persoon met hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie met het bevoegde gezag te identificeren.

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is. De einddatum is de laatste kalenderdag waarvoor de situatie van de regel van toepassing is.