De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid toetst aan de hand van de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het relevante juridisch kader, zoals voornamelijk vastgelegd in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, of de aanvrager rechtspersoonlijkheid heeft.

Bij twijfel over de vraag of een buitenlandse rechtsvorm vergelijkbaar is met rechtspersoonlijkheid naar Nederlands recht, doet de Minister nader onderzoek naar de buitenlandse rechtsvorm.

De inspectie-instelling is door de Raad voor Accreditatie geaccrediteerd op basis van de internationale standaard ISO/IEC 17020 en de eisen uit het normenkader, inspectieschema en deze beleidsregel (hierna gezamenlijk te noemen: het ‘Accreditatieschema’).

De in het buitenland gevestigde inspectie-instelling kan volstaan met het overleggen van een accreditatie op basis van het Accreditatieschema van de nationale accreditatie-instantie van het desbetreffende land.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid toetst aan de hand van de accreditatierapportage en het openbaar register van de Raad voor Accreditatie, dan wel een andere nationale accreditatie-instantie, indien de inspectie in het buitenland gevestigd is, of de inspectie-instelling is geaccrediteerd, of de accreditatie nog steeds geldig is, en of de accreditatie van toepassing is op de desbetreffende werkzaamheden.

Binnen de organisatie van de inspectie-instelling zijn in ieder geval de functies van inspecteur en technisch manager aanwezig. Voor iedere functie zijn in Bijlage 1 bijbehorende eisen aan kennis en deskundigheid geformuleerd.

De inspectie-instelling beschikt over een gedocumenteerde procedure voor de opleiding van inspecteurs. De opleidingsprocedure bestaat in ieder geval uit:

1. a.

   een inwerkperiode;

2. b.

   een periode van begeleid werken met ervaren inspecteurs; en

3. c.

   permanente bijscholing om kennis en vaardigheden op peil te houden.

De inspectie-instelling beschikt voorts over een gedocumenteerde procedure voor de monitoring van de prestaties van inspecteurs. De resultaten van deze controles worden eveneens gebruikt om de opleidingsbehoeften voor inspecteurs in kaart te brengen.

Onder ‘uitbesteding’, bedoeld in artikel 1b:9, eerste lid, onderdeel e, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs, wordt verstaan het laten uitvoeren van inspectiewerkzaamheden door een andere rechtspersoon, die werkt onder een eigen kwaliteitssysteem.

Bij uitbesteding van inspectiewerkzaamheden vergewist de inspectie-instelling zich ervan dat de onderaannemer voldoende deskundig en toegerust is om de inspecties naar behoren uit te voren, conform de eisen die ISO/IEC 17020 aan uitbesteding stelt.

Onder ‘uitbesteding aan of raadpleging van extern personeel’ wordt verstaan het inhuren van extern personeel om extra capaciteit of expertise te leveren. Dit wordt niet gezien als uitbesteding in voornoemde zin, op voorwaarde dat de desbetreffende personen zijn opgenomen in het kwaliteitssysteem van de inspectie-instelling en aantoonbaar zijn geïnstrueerd om te opereren in overeenstemming met het kwaliteitssysteem van de inspectie-instelling als ware het intern personeel.

Het opvragen van informatie bij inleners om te toetsen of een uitlener voldoet aan eisen in het normenkader die betrekking hebben op de naleving van de artikelen 8 en 8a van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs geldt niet als uitbesteding aan of raadpleging van extern personeel.

Tot de gegevens die samenhangen met en betrekking hebben op de uitvoering van de taken van de inspectie-instelling, bedoeld in art. 1b:9, eerste lid, onderdeel f, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs, behoren in ieder geval:

1. a.

   de backoffice voor planning, capaciteitsbeheer en monitoring van inspecties;

2. b.

   het kwaliteitssysteem van de inspectie-instelling;

3. c.

   de inspectiedossiers; en

4. d.

   de contracten met uitleners, intern en extern personeel en derden aan wie inspectiewerkzaamheden worden uitbesteed.

De administratie moet zijn ingericht conform geldende Administratieve Organisatie en Interne Controle principes en voldoen aan de eisen van ISO/IEC 17020.

De inspectie-instelling draagt er op grond van artikel 1b:9, eerste lid, onderdeel h, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs, zorg voor dat de activiteiten van verbonden ondernemingen, onderaannemers, bestuurders en feitelijk leidinggevenden geen afbreuk doen aan de vertrouwelijkheid, integriteit, objectiviteit of onpartijdigheid van de inspectiewerkzaamheden met betrekking tot de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs. Hieronder wordt in ieder geval verstaan dat de inspectie-instelling risico’s voor de vertrouwelijkheid, integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid van controles identificeert en op een passende wijze mitigeert.

Een verbonden onderneming, als bedoeld in artikel 1b:9, eerste lid, onderdeel h, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs, is een onderneming waarover de inspectie-instelling zeggenschap kan uitoefenen of die zulke zeggenschap kan uitoefenen over de inspectie-instelling. Zeggenschap kan zowel direct als indirect worden uitgeoefend. In de volgende gevallen is sprake van zeggenschap:

1. a.

   ondernemingen maken onderdeel uit van dezelfde groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, zijnde een economische eenheid waarin deze rechtspersonen en vennootschappen organisatorisch zijn verbonden;

2. b.

   een onderneming heeft direct of indirect de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van een andere onderneming;

3. c.

   een onderneming heeft direct of indirect het recht de meerderheid van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een andere onderneming te benoemen of te ontslaan;

4. d.

   een onderneming heeft direct of indirect het recht een overheersende invloed op een andere onderneming uit te oefenen op grond van een met deze onderneming gesloten overeenkomst of een bepaling in de statuten van laatstgenoemde onderneming; of

5. e.

   een onderneming die direct of indirect aandeelhouder of vennoot is van een andere onderneming en die op grond van een met andere aandeelhouders of vennoten van die andere onderneming gesloten overeenkomst als enige zeggenschap heeft over de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van laatstgenoemde onderneming.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan een netwerktekening op laten stellen om inzicht te krijgen in onderlinge relaties, faillissementen en ontbindingen. De Minister gebruikt de netwerktekening om te beoordelen of de activiteiten van verbonden ondernemingen, onderaannemers, bestuurders en feitelijk leidinggevenden afbreuk kunnen doen aan de vertrouwelijkheid, integriteit, objectiviteit of onpartijdigheid van de inspectiewerkzaamheden. De netwerktekening kan ook worden gebruikt om te toetsen of de inspectie-instelling voldoet aan de eisen ten aanzien van de onafhankelijkheid.

De klachtenprocedure van de inspectie-instelling bestaat uit een schriftelijke procedure waaruit blijkt hoe:

1. a.

   een uitlener de bevindingen en resultaten van een inspectie bij de inspectie-instelling ter discussie kan stellen. Deze procedure moet voldoen aan de voorschriften over hoor en wederhoor zoals opgenomen in het inspectieschema.

2. b.

   uitleners of derden andersoortige klachten kunnen indienen bij de inspectie-instelling en hoe die klachten worden behandeld.

Deze procedure moet voldoen aan de voorschriften over klachtbehandeling (‘complaints’) opgenomen in ISO/IEC 17020.

Indien een uitlener na de hoor- en wederhoorprocedure nog een blijvende klacht heeft over een feitelijke bevinding van de inspectie-instelling, is in afwijking van het bepaalde in ISO/IEC 17020 voor de aanwijzing niet vereist dat de inspectie-instelling hiervoor een bezwaar- en beroepsprocedure heeft opengesteld.

Bij de aanvraag tot aanwijzing legt de inspectie-instelling de volgende documenten over:

1. a.

   Een volledig ingevuld aanvraagformulier zoals beschikbaar gesteld op de website www.toelatinguitleenmarkt.nl.

2. b.

   De volledige accreditatierapportage met betrekking tot het accreditatieschema van de Raad voor Accreditatie of een andere nationale accreditatie-instantie, indien de inspectie-instelling in het buitenland gevestigd is.

Na ontvangst van een volledige aanvraag neemt de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de aanvraag in behandeling en plant een verificatiebezoek in. Tijdens dit bezoek, dat plaatsvindt op kantoor van de inspectie-instelling, wordt nader onderzocht of de inspectie-instelling voldoet aan alle voorwaarden voor aanwijzing.

Zowel voorafgaand, tijdens als na afloop van het verificatiebezoek kan de Minister inzage vragen in aanvullende inlichtingen en gegevens. Daartoe behoren in ieder geval de volgende inlichtingen en gegevens:

1. a.

   de wijze waarop de inspectie-instelling de onafhankelijkheid van de controles naleving normenkader waarborgt, risico’s voor de onafhankelijkheid van controles identificeert en deze risico’s mitigeert;

2. b.

   een overzicht van verbonden ondernemingen, onderaannemers en nevenactiviteiten van bestuurders en feitelijk leidinggevenden;

3. c.

   een lijst met inspecteurs en technisch managers met onderbouwing van de kwalificaties van de desbetreffende medewerkers en aanduiding van de aard van het dienstverband;

4. d.

   de wijze waarop de inspectie-instelling ervoor zorgt dat de kwaliteit en vaardigheden van medewerkers op orde is, en dit ook blijft, d.m.v. een intern opleidingsprogramma, externe trainingen/cursussen of anderszins;

5. e.

   het beloningsbeleid van de inspectie-instelling;

6. f.

   het register met uitbestede activiteiten;

7. g.

   loonstroken, facturen en/of betalingsafschriften betreffende intern of extern personeel;

8. h.

   relevante onderdelen van de administratie, zoals het kwaliteitssysteem van de inspectie-instelling, de inspectiedossiers of de contracten met uitleners, intern en extern personeel en (andere) derden aan wie inspectiewerkzaamheden worden uitbesteed;

9. i.

   beleid ten aanzien van interne audits, resultaten van interne audits en de opvolging die aan bevindingen is gegeven;

10. j.

    een kopie van de polis waaruit blijkt dat de inspectie-instelling is verzekerd tegen beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid of een schriftelijke verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van de verzekering;

11. k.

    bewijs van premiebetaling van de verzekering;

12. l.

    een klachtenprocedure ten behoeve van de behandeling van klachten over de door de inspectie-instelling aangeboden dienstverlening.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bewaakt de kwaliteit en de onafhankelijkheid van de inspectie-instellingen door gebruik te maken van de volgende instrumenten:

1. a.

   informatieverzoeken;

2. b.

   verificatiebezoeken;

3. c.

   meeloopinspecties; en

4. d.

   overleggen voor kennisuitwisseling en harmonisatie.

Een aangewezen inspectie-instelling wordt aan het begin van ieder kalenderjaar verzocht om voor 1 maart, of een andere door de Minister aangegeven – latere – datum, informatie aan te leveren over de door haar in verband met de aanwijzing verrichte werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar. Het informatieverzoek heeft betrekking op de volgende onderwerpen:

1. a.

   eventuele wijzigingen in de inschrijving in het handelsregister;

2. b.

   eventuele wijzigingen in de status en scope van de accreditatie van de inspectie-instelling;

3. c.

   de uitkomsten en rapportages van controle- en herbeoordelingen met betrekking tot het Accreditatieschema uitgevoerd door de Raad voor Accreditatie of een andere nationale accreditatie-instantie, indien de inspectie-instelling in het buitenland gevestigd is;

4. d.

   door de inspectie-instelling ontvangen klachten en de wijze van afhandeling daarvan;

5. e.

   de door de inspectie-instelling uitgevoerde controles naleving normenkader, inclusief uitgevoerde herstelinspecties en toepassing van de 4O-systematiek;

6. f.

   de termijn waarbinnen de inspectie-instelling een controle op verzoek van een uitlener heeft uitgevoerd;

7. g.

   het gevoerde beleid ten aanzien van permanente educatie.

Indien daartoe aanleiding bestaat kan de Minister tussentijds aanvullende informatie opvragen bij een aangewezen inspectie-instelling.

De Minister voert jaarlijks een verificatiebezoek uit. Tijdens dit bezoek, dat plaatsvindt op kantoor van de inspectie-instelling, wordt nader onderzocht of de inspectie-instelling voldoet aan alle voorwaarden voor behoud van de aanwijzing. De informatie genoemd onder het tweede lid fungeert als vertrekpunt voor een gesprek hierover met de inspectie-instelling. Indien daartoe aanleiding bestaat kan ook tussentijds een extra verificatiebezoek plaatsvinden.

Zowel voorafgaand, tijdens als na afloop van het verificatiebezoek kan de Minister inzage vragen in aanvullende inlichtingen en gegevens. Daartoe behoren in ieder geval de gegevens genoemd in artikel 10. Ook kan inzage worden gevraagd in werkinstructies, om te controleren of afspraken gemaakt tijdens overleggen voor kennisuitwisseling en harmonisatie daarin zijn verwerkt.

Ambtenaren kunnen namens de Minister periodiek meelopen met een of meerdere inspecties om te beoordelen of de inspecties worden uitgevoerd met de vereiste deskundigheid en conform het inspectieschema.

De Minister organiseert periodiek overleggen voor kennisuitwisseling en harmonisatie tussen aangewezen inspectie-instellingen, als bedoeld in artikel 1b:10, tweede lid, van het Besluit allocatie arbeidskrachten door intermediairs.

Bij de besluitvorming om al dan niet over te gaan tot schorsing of intrekking van de aanwijzing worden in ieder geval de volgende belangen afgewogen:

1. a.

   belang bij deskundige en integere controles; en

2. b.

   evenredigheid van het middel.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid houdt rekening met de volgende factoren:

1. a.

   de aard, ernst en duur van de tekortkoming;

2. b.

   de opzettelijke of nalatige aard van de tekortkoming;

3. c.

   de door de inspectie-instelling genomen maatregelen om de tekortkoming te herstellen;

4. d.

   eerdere relevante tekortkomingen door de inspectie-instelling;

5. e.

   de wijze waarop de Minister kennis heeft gekregen van de tekortkoming, met name of, en zo ja, in hoeverre, de inspectie-instelling de tekortkoming heeft gemeld aan de Minister; en

6. f.

   de mate waarin de inspectie-instelling de Minister in staat stelt zich een goed beeld te vormen van de kwaliteit van uitgevoerde inspecties, onder andere door mee te werken aan informatieverzoeken en meeloopinspecties.