ZBO-regeling · BWBR0017292
Regeling Festivals en Concoursen (RFC) van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
fonds
de Stichting Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing, gevestigd te Den Haag;
- b.
statuten
de statuten van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing gevestigd te Den Haag;
- c.
commissie
de commissie die aan het Fonds een advies uitbrengt als bedoeld in artikel 8 van de statuten;
- d.
festivalorganisatie
organisatie waarin statutair is vastgelegd dat het produceren van een festival of festivals de kerntaak is;
- e.
concours
organisatie waarin statutair is vastgelegd dat het produceren van een concours of concoursen de kerntaak is.
Waar in deze regeling festival(s) of festivalorganisatie(s) staat kan ook concours(en) worden gelezen.
Het doel van de subsidieregeling is om met subsidie festivalorganisaties in staat te stellen:
- •
veelzijdigheid tot stand te brengen in de programmering van podiumkunsten;
- •
in te zetten op het zo optimaal bereiken van (potentieel) publiek;
- •
de programmering af te stemmen op een landelijke spreiding.
Subsidie kan uitsluitend worden aangevraagd door festivalorganisaties.
Een aanvrager voldoet aan de volgende verplichtingen:
- a.
de aanvrager is in Nederland gevestigd;
- b.
de aanvrager bezit rechtspersoonlijkheid.
De aanvrager overlegt op verzoek aan het fonds:
- a.
een afschrift van de oprichtingsakte of statuten;
- b.
een afschrift waaruit de inschrijving van de aanvrager in het geldende openbaar register blijkt.
De aanvraag dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:
- a.
het festival vindt plaats in Nederland;
- b.
het festival is openbaar toegankelijk;
- c.
het festival programmeert professioneel of semi-professioneel podiumkunstaanbod.
Bij de aanvraag overlegt u bij een eerste subsidieverzoek aan het fonds:
- a.
een afschrift van de oprichtingsakte of statuten;
- b.
een afschrift waaruit de inschrijving van de aanvrager in het geldende openbaar register blijkt.
Voor het indienen van aanvragen wordt gebruik gemaakt van het aanvraagformulier Regeling Festivals en Concoursen van het fonds. Dit formulier kan worden gedownload van www.fppm.nl of bij het fonds worden opgevraagd.
De aanvraag dient naar het volgende adres te worden gezonden:
Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing
Postbus 85699
2508 CJ Den Haag
onder vermelding 'Aanvraag RFC' op de envelop.
In het plan dient aannemelijk te zijn gemaakt dat de beschikbare financiële middelen, met inbegrip van de financiële steun verleend door het fonds, voldoende zijn om het project uit te voeren.
Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote uitgaven tevens financiële steun heeft aangevraagd bij één of meer andere bestuursorganen of particuliere fondsen of sponsors, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen.
In de begroting zijn de uitkoopsommen vermeld. Podia dienen reële afspraken met podiumkunstaanbieders te maken over de te betalen uitkoopsommen. Uitgangspunt daarbij wordt gevormd door de in de sector gangbare salaris- en honorariumregelingen waarbij voldoende ruimte voor differentiatie is.
In de begroting wordt de verhouding tussen de eigen inkomsten (recettes, sponsorgelden, bijdragen van particuliere fondsen, provinciale of lokale overheden) en de uitvoeringskosten duidelijk beschreven.
Een marketingplan bestaat in ieder geval uit de volgende delen:
- a.
een interne analyse:
- -
deze bevat een korte historische schets en beschrijving van de organisatie(s) met een analyse van sterke en zwakke punten;
- -
beschrijf uw (gewenste) imago;
- -
- b.
een programmeringsanalyse:
- -
deze bevat een beschrijving van de huidige programmering, en:
- -
de programmering die u wilt realiseren met het project waarvoor u subsidie aanvraagt;
- -
- c.
een publieksanalyse:
- -
deze bevat zowel een kwantitatieve als kwalitatieve beschrijving van het publiek en de doelgroepen die u nu bereikt en het publiek en de doelgroepen die u zou willen bereiken;
- -
geef hierbij ook duidelijk aan welke groeimogelijkheden u ziet;
- -
- d.
middelen:
- -
hierbij geeft u een beschrijving van de middelen die u tot dusver hebt ingezet om uw organisatie en programmering 'in de markt' te zetten, en
- -
een beschrijving van de middelen waarmee u de doelstelling van uw project wilt bewerkstelligen.
- -
De subsidiabele kosten zijn:
- a)
de kosten voor programmering van specifiek te benoemen risicovolle programmaonderdelen op het gebied van de podiumkunsten alsmede de kosten voor de marketing voor zover deze betrekking hebben op de te subsidiëren programmaonderdelen, en/of
- b)
de kosten voor extra te ontwikkelen marketingactiviteiten van het festival in zijn totaliteit.
Er zijn twee indientermijnen per jaar. Aanvragen voor festivals die plaatsvinden in de periode februari tot en met augustus worden medio november van het jaar daarvoor ingediend. Aanvragen voor festivals die plaatsvinden in de periode september tot en met februari van het volgend jaar worden medio maart ingediend. De exacte indientermijnen kunnen per jaar verschillen en worden vermeld op www.fppm.nl of zijn bij het fonds telefonisch op te vragen.
Aanvragen worden bij ontvangst getoetst op volledigheid. Aanvragers van wie het subsidieverzoek niet voldoet aan de artikelen 3 tot en met 8 worden in de gelegenheid gesteld om de aanvraag binnen een termijn van twee weken aan te vullen. Aanvragen die dan nog niet volledig zijn worden niet in behandeling genomen.
Het fonds maakt gebruik van een commissie die adviseert over de subsidieaanvragen. Tijdens de behandeling van een aanvraag wordt over de voortgang daarvan geen informatie verstrekt.
De commissies beoordelen de aanvragen aan de hand van de onderstaande toetsingscriteria. Acceptatie van de aanvraag is afhankelijke van de mate waarin de aanvraag beantwoordt aan deze criteria.
1. Programmering
De programmering levert een bijdrage aan de artistieke visie die ten grondslag ligt aan het festival. Getoetst wordt:
- •
in hoeverre de aanvrager een artistieke visie en/of een programmeringsdoelstelling heeft geformuleerd;
- •
hoe de programmering in de aanvraag zich verhoudt tot de programmering van eventuele vorige festivaledities. Wordt hierop voortgebouwd, wordt deze aangevuld of wordt een nieuwe ontwikkeling ingezet;
- •
of en in welke mate de risicovolle programmaonderdelen waarvoor subsidie wordt aangevraagd een kwalitatieve bijdrage leveren aan de programmeringsdoelstelling van het festival.
2. Spreiding
Het festival levert een bijdrage aan de spreiding van de podiumkunsten in Nederland.
Getoetst wordt:
• in hoeverre het festival een aanvulling is op het podiumkunstenaanbod in de plaats, stad, regio, provincie of het land.
3. Marketing
De marketingstrategie bevordert een gevarieerder en/of groter publieksbereik.
Getoetst wordt:
- •
in hoeverre de aanvrager een marketingstrategie heeft geformuleerd;
- •
hoe de marketingstrategie in de aanvraag zich verhoudt tot het huidige marketingbeleid. Wordt hierop voortgebouwd, wordt deze aangevuld of wordt een nieuwe ontwikkeling ingezet;
- •
of en in welke mate de aanvrager een concrete invulling heeft gegeven aan de marketing van de programmaonderdelen waarvoor subsidie wordt aangevraagd;
- •
of en in welke mate de extra te ontwikkelen marketingactiviteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd een kwalitatieve bijdrage leveren aan de marketingstrategie van het festival.
4. Bedrijfsvoering
Getoetst wordt de kwaliteit van het festival op het gebied van productie, organisatie en financieel beheer.
Het fonds geeft na uiterlijk tien weken, gerekend vanaf de voor dat jaar geldende beoordelingsrondes, uitsluitsel over de subsidieverlening met inachtneming van het advies van de commissie. Indien de beschikking niet binnen tien weken kan worden gegeven, stelt het fonds de aanvrager daarvan in kennis en noemt daarbij de termijn waarbinnen de beschikking kan worden tegemoet gezien. Het advies wordt met de subsidiebeschikking meegezonden. Wanneer het bestuur van het fonds afwijkt van het advies van de commissie wordt dit besluit gemotiveerd.
In de beschikking staat de hoogte van de verleende subsidie vermeld en voor welke activiteiten en voor welke periode de subsidieverlening geldt. In de beschikking kunnen voorwaarden en nadere verplichtingen worden vermeld.
Het subsidieplafond kan per kalenderjaar verschillen en wordt voor het betreffende jaar gepubliceerd in de Staatscourant. Gepubliceerd wordt het budget dat totaal voor de RFC beschikbaar is in dat jaar en het maximumbedrag dat per festivalorganisatie kan worden aangevraagd. Subsidie wordt slechts verleend voorzover de middelen van het fonds toereikend zijn. Onder meer vanwege de beperkte hoeveelheid middelen kan het voorkomen dat het fonds niet alle aanvragen kan honoreren of aanvragen met een positief advies voor het gevraagde bedrag kan honoreren.
De Subsidieverplichtingen maken deel uit van de Regeling Festivals en Concoursen (RFC) en zijn opgenomen in de Bijlage - Subsidieverplichtingen behorend bij de Regeling Festivals en Concoursen van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing.
Een aanvrager kan bezwaar maken tegen een beslissing van het fonds. Op de bezwaarschriftenprocedure is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Indien een brief van het fonds een beslissing bevat staat in de brief de bezwaarmogelijkheid aangegeven.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de derde dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Festivals en Concoursen (RFC) van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing.
Inleiding
U ontvangt van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing (FPPM) subsidie. Het verkrijgen van deze subsidie brengt een aantal verplichtingen met zich mee, zowel van u als aanvrager jegens het FPPM, als andersom.
Indien u aan deze verplichtingen geen gevolg geeft, kan het FPPM besluiten de subsidieverlening in te trekken of het subsidiebedrag te verlagen.
BTW
Alle verstrekte subsidies zijn inclusief eventuele BTW.
U zorgt ervoor dat de projectadministratie en de organisatie met betrekking tot het project op overzichtelijke en doelmatige wijze worden gevoerd. De projectadministratie dient aan te sluiten op de in de aanvraag goedgekeurde begroting. Deze administratie geeft een juist, volledig en actueel beeld van het (financiële) verloop van het project.
De administratie en de daarbij behorende bewijsstukken bewaart u ten minste gedurende vijf jaar na de vaststelling van de subsidie, en is op verzoek van het FPPM te overleggen.
Bij alle correspondentie dient u het dossiernummer te vermelden. Dit dossiernummer treft u aan op de subsidiebeschikking.
U dient het logo van het FPPM te plaatsen op al uw publiciteitsuitingen (drukwerk, website, etc.).
U vindt ons logo op de website: www.fppm.nl.
U dient een exemplaar van het drukwerk voor uw project aan ons toe te sturen.
Het FPPM blijft graag op de hoogte van door het fonds gesubsidieerde festivals. Daarom worden op verzoek van het FPPM maximaal 6 gratis toegangskaarten ter beschikking gesteld. De toegangskaarten worden door het FPPM uitsluitend ter beschikking gesteld aan medewerkers of adviseurs van het fonds. In overleg worden, indien redelijk en gemotiveerd, desgewenst meer dan 6 kaarten per jaar ter beschikking gesteld.
U brengt verslag uit van het project aan het FPPM. Dit verslag dient u binnen 3 maanden na afloop van de door het FPPM gesubsidieerde activiteiten toe te sturen. Het verslag dient goedgekeurd te zijn door een daartoe bevoegde functionaris en bestaat uit een inhoudelijk en een financieel verslag en (indien vereist) een goedkeurende accountantsverklaring (zie Model Accountsverklaring).
Het inhoudelijke verslag bevat:
- •
Een korte samenvatting van de beoogde doelstellingen van uw project in de betreffende periode;
- •
Een overzicht waarin u aangeeft of, hoe en in hoeverre u deze doelstellingen hebt behaald;
- •
Een overzicht van de aantallen voorstellingen en bezoekersaantallen.
U vindt een checklist van te behandelen onderwerpen bij deze subsidieverplichtingen.
Het financieel verslag bevat:
- •
Een overzicht van de werkelijke kosten en opbrengsten
De opzet van dit overzicht moet aansluiten bij de ingediende (herziene) begroting en de bepalingen in de subsidieregeling. Afwijkingen van 5% of meer ten opzichte van de (herziene) begroting moet u toelichten.
Het FPPM behoudt zich het recht voor om aanvullende bewijsstukken van kosten en inkomsten op te vragen. U dient deze stukken dan op verzoek te overleggen.
- •
Een accountantsverklaring
Een accountantsverklaring is uitsluitend vereist indien de begrote lasten van het project € 250.000 of meer bedragen en/of de maximale verleende subsidie € 25.000 of meer bedraagt.
U draagt er zorg voor dat uw accountant meewerkt aan een onderzoek naar de door uw accountant verrichte werkzaamheden, indien een externe accountant of medewerkers van het FPPM dit wenselijk achten. Alle daaraan verbonden kosten worden geacht te zijn inbegrepen in uw subsidie.
De subsidie is uitsluitend bestemd voor de uitvoering van het in de beschikking genoemde project, binnen de in de beschikking genoemde periode. Indien zich substantiële wijzigingen voordoen in de planning of anderszins inhoudelijk en/of financieel, dient u het FPPM daarvan per omgaande schriftelijk in kennis te stellen.
Als substantieel worden in ieder geval aangemerkt:
- 1.
wijziging van inhoud, vorm of doelstellingen van het project;
- 2.
wijziging in de marketingplannen
- 3.
wijziging van personele invulling van belangrijke projectfuncties.
- 4.
wijziging van de periode waarin de activiteiten plaats vinden.
Bij wijzigingen als vermeld onder 1. t/m 3. kan het FPPM het project opnieuw aan een adviescommissie voorleggen. Op basis van het hieruit voortkomende advies kan de oorspronkelijke subsidieverlening in stand blijven of wordt de subsidie verminderd of ingetrokken; dit beoordeelt het bestuur.
Bij wijziging van de periode (4.) waarin de activiteiten plaatsvinden, blijft de oorspronkelijke subsidieverlening in stand als de activiteiten - weliswaar later - maar nog steeds in hetzelfde seizoen plaatsvinden.
De intrekking van of mindering op de subsidie werkt terug tot het tijdstip waarop de subsidie is verleend, tenzij bij het besluit tot intrekking of wijziging anders is bepaald.
Mocht het voorkomen dat u teveel en/of ten onrechte betaalbaar gestelde voorschotten ontvangt, dan stort u dit binnen veertien dagen na ontvangst van de vaststelling terug, tenzij het FPPM heeft besloten tot verrekening op andere wijze.
De subsidie kan nooit meer bedragen dan het verleende bedrag of het tekort op de afrekening.
Indien de subsidie heeft bijgedragen tot het verwerven van eigendommen of anderszins tot de vorming van vermogen, bent u daarvoor aan het FPPM een door het FPPM te bepalen vergoeding verschuldigd. De vergoeding is slechts verschuldigd indien:
- •
u de voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt;
- •
u een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van de voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen;
- •
de activiteiten waarvoor subsidie is verleend geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;
- •
de verlening wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd;
- •
de rechtspersoon die subsidie ontving, wordt ontbonden.
Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde in het economisch verkeer van de eigendommen en andere vermogensbestanddelen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt. Een vergoeding is niet verschuldigd indien de ontvanger aan betreffende eigendommen een door het FPPM te bepalen bestemming geeft.
Het FPPM streeft er naar binnen zes weken na ontvangst van de verantwoording de subsidie vast te stellen. Binnen veertien dagen na deze vaststelling wordt de subsidie onder verrekening van eventueel reeds betaalde voorschotten per bank/giro uitbetaald.
De subsidie kan evenwel nooit meer bedragen dan het verleende bedrag.
U kunt een voorschot van maximaal 80% van de verleende subsidie aanvragen. Om hiervoor in aanmerking te komen dient u de volgende gegevens in te leveren:
- •
een schriftelijke bevestiging waarin u verklaart dat u het project, zoals beschreven in uw aanvraag gaat realiseren.
- •
een geactualiseerde begroting. Afwijkingen van 5% of meer ten opzichte van de oorspronkelijke begroting dient u toe te lichten. De herziene begroting is voorzien van de handtekening van een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van uw instelling.
- •
een opgave van uw (post-)bankrekeningnummer waarop bevoorschotting dient plaats te vinden. Deze opgave dient ondertekend te zijn door de daartoe bevoegde vertegenwoordiger van uw instelling.
Verzoeken tot voorschot die ingediend worden ná afloop van de gesubsidieerde activiteiten worden niet in behandeling genomen.
Het controleprotocol is een document behorend bij de subsidieregeling van het FPPM, dat uw accountant nodig heeft bij het opmaken van zijn verklaring. Dit Controleprotocol is conform het Bekostigingsbesluit Cultuuruitingen en Regeling Subsidies en uitkeringen, Bijlage II: Controleprotocol Projectsubsidies(incidentele verantwoording).
Bij de controle omtrent naleving van de subsidiebepalingen wordt aan de hieronder vermelde onderdelen de daarbij aangegeven aandacht besteed:
Hiervoor verwijzen wij u naar de artikelen volgens de bovengenoemde regeling.
Toelichting
• normale aandacht
controle met de diepgang van een jaarrekeningcontrole zoals omschreven in Richtlijn 200 en verder van de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (Koninklijk NIVRA, Amsterdam, 1996).
• procedurele aandacht
controle op het bestaan en de werking van procedures, die in het leven zijn geroepen om aan bepaalde voorschriften te voldoen overeenkomstig paragraaf 2 van Richtlijn 400 van de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (Koninklijk NIVRA, Amsterdam, 1996). Zoals gebruikelijk is bij de accountantscontrole op departementale rekeningen wordt het accountants-controlerisico gesteld op 5%.
• speciale aandacht
controle waarbij nadrukkelijk wordt bezien of de betreffende voorschriften zijn nageleefd. Deze controle wordt uitgevoerd met dezelfde diepgang als gebruikelijk is bij de accountantscontrole op de departementale rekeningen. Dat betekent dat een goedkeuringstolerantie van 1% bij een accountantscontrolerisico van 5% gehanteerd wordt.
Met betrekking tot de aandacht die door de accountant aan administratie en organisatie moet worden gegeven, wordt het volgende opgemerkt:
Het is geenszins de bedoeling dat door de accountant op grond van dit artikel een doelmatigheidsonderzoek wordt gedaan. Van de accountant wordt verwacht dat hij zich bij zijn oordeelsvorming laat leiden door binnen het maatschappelijk verkeer algemeen aanvaarde uitgangspunten met betrekking tot het financieel beheer. Met andere woorden: een oordeel of de subsidie-ontvanger zich als 'een goed huisvader' over de toegewezen gelden heeft ontfermd.
In de subsidiebeschikking kunnen aanvullende bepalingen zijn opgenomen. De accountant neemt van de subsidiebeschikking kennis en betrekt de naleving van de daarin eventueel opgenomen (nadere) subsidiebepalingen in zijn controle. Voor zover de subsidiebepalingen niet zijn nageleefd maakt de accountant hiervan melding in zijn verklaring.
Hieronder treft u het model voor de accountantsverklaring aan, behorend bij de subsidieregeling van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing, voor een verantwoording af te geven door een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
afgegeven ten behoeve van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing
Opdracht
Wij hebben de bijgevoegde subsidiedeclaratie van ......... (naam subsidie-ontvanger) te ......... (plaats) gecontroleerd. De subsidiedeclaratie is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van ......... (naam subsidie-ontvanger). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de subsidiedeclaratie te verstrekken.
Werkzaamheden
Onze controle is verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en met inachtneming van het Controleprotocol Projectsubsidies, als bijlage I gevoegd bij de subsidieregeling van het FPPM. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen, dat de subsidiedeclaratie geen onjuistheden van materieel belang bevat.
Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van deze bedragen en de toelichtingen in de subsidiedeclaratie. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.
Oordeel (indien goedkeurend)
Wij zijn van oordeel dat de subsidiedeclaratie voldoet aan de subsidiebepalingen van het Bekostigingsbesluit Cultuuruitingen (het Besluit) inzake de verantwoording.
Tevens delen wij mede dat de bepalingen van het Besluit genoemd in het Controleprotocol bij de projectsubsidies en de nader gestelde subsidiebepalingen in de brief met kenmerk ........., d.d. ......... zijn nageleefd.
Oordeel (indien niet goedkeurend)
Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat ........................
...................................................
...................................................
Plaats en datum
Handtekening
Naam accountant
Naam accountantskantoor
Adres
Postcode en woonplaats
Telefoon
Gebruikt u onderstaande checklist om alle onderwerpen te behandelen die vereist zijn voor de inhoudelijke verslaglegging van uw project.
Algemeen
- •
geef een korte samenvatting van de beoogde doelstellingen van uw project.
- •
omschrijf in hoeverre u de doelstellingen van het project heeft gehaald.
Programmering
• omschrijf in hoeverre u de beoogde programmering heeft gerealiseerd.
Marketing
- •
omschrijf in hoeverre u het doel van uw marketingstrategie heeft gehaald.
- •
geef een opgave van het aantal voorstellingen en/of concerten en bezoekersaantallen.
- •
geef zo specifiek mogelijk aan in hoeverre u het beoogde doelgroepbereik heeft gehaald.
- •
geef aan in hoeverre uw aanpak van het doelgroepbereik succesvol is geweest.
Aandachtspunten/verbeterpunten
geef aan welke aandachtspunten u heeft bij een eventuele volgende editie van uw festival of concours of welke verbeteringen u naar aanleiding van uw ervaringen zou willen inzetten.