U ontvangt van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing (FPPM) subsidie. Het verkrijgen van deze subsidie brengt een aantal verplichtingen met zich mee, zowel van u als aanvrager jegens het FPPM, als andersom. Indien u aan deze verplichtingen geen gevolg geeft, kan het FPPM besluiten de subsidieverlening in te trekken of het subsidiebedrag te verlagen.

Alle verstrekte subsidies zijn inclusief eventuele BTW.

1. I.

   Verplichtingen aanvrager

   1. a.

      Administratie en organisatie

      U zorgt ervoor dat de projectadministratie en de organisatie met betrekking tot het project op overzichtelijke en doelmatige wijze worden gevoerd. De projectadministratie dient aan te sluiten op de in de aanvraag opgenomen begroting. Deze administratie geeft een juist, volledig en actueel beeld van het (financiële) verloop van het project. De administratie en de daarbij behorende bewijsstukken bewaart u ten minste gedurende vijf jaar na de vaststelling van de subsidie, en is op verzoek van het FPPM te overleggen.

   2. b.

      Correspondentie

      Bij alle correspondentie dient u het dossiernummer te vermelden. Dit dossiernummer treft u aan op de subsidiebeschikking.

   3. c.

      Samenwerkingspartners

      Het FPPM kan verzoeken om de volgende gegevens van de samenwerkingspartners:

      1. 1.

         een recent uittreksel uit het geldende openbaar register van de Kamer van Koophandel (maximaal één jaar oud)

      2. 2.

         een afschrift van de oprichtingsakte of statuten

      3. 3.

         het meest recente financieel jaarverslag (maximaal één jaar oud)

   4. d.

      Vermelding van het FPPM in uw publiciteitsuitingen

      U dient het logo van het FPPM te plaatsen op al uw publiciteitsuitingen (drukwerk, website, etc.).

      U vindt ons logo op de website: www.fppm.nl.

      U dient een exemplaar van het drukwerk voor uw project aan ons toe te sturen.

   5. e.

      Toegangskaarten

      Op verzoek van het FPPM worden ten behoeve van monitoring tot 6 gratis toegangskaarten per subsidiejaar ter beschikking gesteld voor de door het FPPM gesubsidieerde voorstellingen. Het FPPM handelt dit zoveel mogelijk direct met het betrokken podium af, maar de aanvrager is er medeverantwoordelijk voor dat samenwerkingspartners hieraan hun medewerking verlenen. De ontvangen toegangskaarten worden door het FPPM uitsluitend ter beschikking gesteld van medewerkers of adviseurs van het fonds. In overleg worden, indien redelijk en gemotiveerd, desgewenst meer dan 6 kaarten per jaar ter beschikking gesteld.

   6. f.

      Jaarlijkse verslaglegging en verantwoording

      U brengt jaarlijks verslag uit van het project aan het FPPM. Dit verslag dient u binnen 3 maanden na afloop van de door het FPPM gesubsidieerde activiteiten toe te sturen. Het verslag dient goedgekeurd te zijn door een daartoe bevoegde functionaris en bestaat uit een inhoudelijk en een financieel verslag en (indien vereist) een goedkeurende accountantsverklaring (zie Model Accountantsverklaring).

      Het inhoudelijke verslag bevat:

      1. –

         Een korte samenvatting van de beoogde doelstellingen van uw project in de betreffende periode;

      2. –

         Een overzicht waarin u aangeeft of, hoe en in hoeverre u deze doelstellingen hebt behaald;

      3. –

         Een overzicht van de aantallen voorstellingen en bezoekersaantallen.

      U vindt een checklist van te behandelen onderwerpen bij deze subsidieverplichtingen.

      Het financieel verslag bevat:

      1. –

         Een overzicht van de werkelijke kosten en opbrengsten

         De opzet van dit overzicht moet aansluiten bij de ingediende (herziene) begroting en de bepalingen in de subsidieregeling. Afwijkingen van 5% of meer ten opzichte van de (herziene) begroting moet u toelichten.

         Het FPPM behoudt zich het recht voor om aanvullende bewijsstukken van kosten en inkomsten op te vragen. U dient deze stukken dan op verzoek te overleggen.

      2. –

         Een accountantsverklaring

         Een accountantsverklaring is uitsluitend vereist indien de begrote lasten van het project € 250.000 (per jaar) of meer bedragen en/of de maximale verleende subsidie € 25.000 (per jaar) of meer bedraagt.

         U draagt er zorg voor dat uw accountant meewerkt aan een onderzoek naar de door uw accountant verrichte werkzaamheden, indien een externe accountant of medewerkers van het FPPM dit wenselijk achten. Alle daaraan verbonden kosten worden geacht te zijn inbegrepen in uw subsidie.

   7. g.

      Wijzigingen in uw project

      De subsidie is uitsluitend bestemd voor de uitvoering van het in de beschikking genoemde project, binnen de in de beschikking genoemde periode. Indien zich substantiële wijzigingen voordoen in de planning of anderszins inhoudelijk en/of financieel, dient u het FPPM daarvan per omgaande schriftelijk in kennis te stellen.

      Als substantieel worden in ieder geval aangemerkt:

      1. 1.

         wijziging van inhoud, vorm of doelstellingen van het project;

      2. 2.

         wijziging in de marketingplannen;

      3. 3.

         wijziging in (de samenstelling van) de samenwerkingspartners of hun functie binnen het project;

      4. 4.

         wijziging van personele invulling van belangrijke projectfuncties;

      5. 5.

         wijziging van de periode waarin de activiteiten plaats vinden.

      Bij wijzigingen als vermeld onder 1. t/m 4. kan het FPPM het project opnieuw aan een adviescommissie voorleggen. Op basis van het hieruit voortkomende advies kan de oorspronkelijke subsidieverlening in stand blijven of wordt de subsidie verminderd of ingetrokken; dit beoordeelt het bestuur.

      Bij wijziging van de periode (5.) waarin de activiteiten plaatsvinden, blijft de oorspronkelijke subsidieverlening in stand als de activiteiten – weliswaar later – maar nog steeds in dezelfde seizoenen of jaren plaatsvinden.

      Bij substantiële wijziging (meer dan enkele maanden) van de startdatum of einddatum van de meerjarige activiteiten (5.) waarin de activiteiten plaatsvinden, neemt het bestuur een besluit inzake de mogelijke gevolgen (vermindering, intrekking) voor de subsidiëring.

      De intrekking van of mindering op de subsidie werkt terug tot het tijdstip waarop de subsidie is verleend, tenzij bij het besluit tot intrekking of wijziging anders is bepaald.

   8. h.

      Verrekening na vaststelling subsidie

      Mocht het voorkomen dat u teveel en/of ten onrechte betaalbaar gestelde voorschotten heeft ontvangen, dan stort u dit binnen veertien dagen na ontvangst van de vaststelling terug, tenzij het FPPM heeft besloten tot verrekening op andere wijze.

      De subsidie kan nooit meer bedragen dan het verleende bedrag of het tekort op de afrekening.

   9. i.

      Verwerven van eigendommen of de vorming van vermogen

      Indien de subsidie heeft bijgedragen tot het verwerven van eigendommen of anderszins tot de vorming van vermogen, bent u daarvoor aan het FPPM een door het FPPM te bepalen vergoeding verschuldigd. De vergoeding is slechts verschuldigd indien:

      1. –

         u de voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt;

      2. –

         u een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van de voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen;

      3. –

         de activiteiten waarvoor subsidie is verleend geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;

      4. –

         de verlening wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd;

      5. –

         de rechtspersoon die subsidie ontving, wordt ontbonden.

   Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde in het economisch verkeer van de eigendommen en andere vermogensbestanddelen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt. Een vergoeding is niet verschuldigd indien de ontvanger aan betreffende eigendommen een door het FPPM te bepalen bestemming geeft.

2. II.

   Verplichtingen FPPM

   1. a.

      Vaststelling van de subsidie – Financiële Afwikkeling

      Het FPPM streeft ernaar binnen zes weken na ontvangst van de verantwoording de subsidie vast te stellen. Binnen veertien dagen na deze vaststelling wordt de subsidie onder verrekening van eventueel reeds betaalde voorschotten per bank/giro uitbetaald.

      De subsidie kan evenwel nooit meer bedragen dan het verleende bedrag.

      Het FPPM behoudt zich het recht voor de (slot-)betaling aan te houden indien en zolang de aanvrager niet voldoet aan zijn verplichtingen in een andere subsidierelatie met het FPPM.

   2. b.

      Bevoorschotting

      U kunt een voorschot van maximaal 80% van de verleende subsidie (per jaar) aanvragen. Om hiervoor in aanmerking te komen dient u de volgende gegevens in te leveren:

      1. –

         een schriftelijke bevestiging waarin u verklaart dat u het project, zoals beschreven in uw aanvraag gaat realiseren.

      2. –

         een geactualiseerde begroting. Afwijkingen van 5% of meer ten opzichte van de oorspronkelijke begroting dient u toe te lichten. De herziene begroting is voorzien van de handtekening van een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van uw instelling.

      3. –

         een opgave van uw (post-)bankrekeningnummer waarop bevoorschotting dient plaats te vinden. Deze opgave dient ondertekend te zijn door de daartoe bevoegde vertegenwoordiger van uw instelling.

      4. –

         U kunt u een voorschot, van 80%, aanvragen voor het eerste jaar. Na goedkeuring van uw jaarlijkse verslag ontvangt u het restant van 20%. Tegelijk met het verslag kunt u een verzoek om bevoorschotting voor het volgende jaar indienen.

      5. –

         Het FPPM behoudt zich het recht voor om de uitbetaling van voorschotten aan te houden indien en zolang de aanvrager niet voldoet aan zijn verplichtingen in een andere subsidierelatie met het FPPM.

Het controleprotocol is een document behorend bij de subsidieregeling van het FPPM, dat uw accountant nodig heeft bij het opmaken van zijn verklaring. Dit Controleprotocol is conform het Bekostigingsbesluit Cultuuruitingen en Regeling Subsidies en uitkeringen, Bijlage II : Controleprotocol Projectsubsidies (incidentele verantwoording) van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

Bij de controle omtrent naleving van de subsidiebepalingen wordt aan de hieronder vermelde onderdelen de daarbij aangegeven aandacht besteed:

Hiervoor verwijzen wij u naar de artikelen volgens de bovengenoemde regeling.

1. –

   normale aandacht

   controle met de diepgang van een jaarrekeningcontrole zoals omschreven in Richtlijn 200 en verder van de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (Koninklijk NIVRA, Amsterdam, 1996).

2. –

   procedurele aandacht

   controle op het bestaan en de werking van procedures, die in het leven zijn geroepen om aan bepaalde voorschriften te voldoen overeenkomstig paragraaf 2 van Richtlijn 400 van de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (Koninklijk NIVRA, Amsterdam, 1996). Zoals gebruikelijk is bij de accountantscontrole op departementale rekeningen wordt het accountants-controlerisico gesteld op 5%.

3. –

   speciale aandacht

   controle waarbij nadrukkelijk wordt bezien of de betreffende voorschriften zijn nageleefd. Deze controle wordt uitgevoerd met dezelfde diepgang als gebruikelijk is bij de accountantscontrole op de departementale rekeningen. Dat betekent dat een goedkeuringstolerantie van 1% bij een accountantscontrolerisico van 5% gehanteerd wordt.

Met betrekking tot de aandacht die door de accountant aan administratie en organisatie moet worden gegeven, wordt het volgende opgemerkt:

Het is geenszins de bedoeling dat door de accountant op grond van dit artikel een doelmatigheidsonderzoek wordt gedaan. Van de accountant wordt verwacht dat hij zich bij zijn oordeelsvorming laat leiden door binnen het maatschappelijk verkeer algemeen aanvaarde uitgangspunten met betrekking tot het financieel beheer. Met andere woorden: een oordeel of de subsidieontvanger zich goed over de toegewezen gelden heeft ontfermd.

In de subsidiebeschikking kunnen aanvullende bepalingen zijn opgenomen. De accountant neemt van de subsidiebeschikking kennis en betrekt de naleving van de daarin eventueel opgenomen (nadere) subsidiebepalingen in zijn controle. Voor zover de subsidiebepalingen niet zijn nageleefd maakt de accountant hiervan melding in zijn verklaring.

Hieronder treft u het model voor de accountantsverklaring aan, behorend bij de subsidieverplichtingen van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing,

voor een verantwoording af te geven door een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Accountantsverklaring

afgegeven ten behoeve van het Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing

Opdracht

Wij hebben de bijgevoegde subsidiedeclaratie van ............................................... (naam subsidie-ontvanger) te ........................................................ (plaats) gecontroleerd. De subsidiedeclaratie is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van ......................................................... (naam subsidie-ontvanger). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de subsidiedeclaratie te verstrekken.

Werkzaamheden

Onze controle is verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en met inachtneming van het Controleprotocol Projectsubsidies, als bijlage I gevoegd bij de subsidieregeling van het FPPM. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen, dat de subsidiedeclaratie geen onjuistheden van materieel belang bevat.

Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van deze bedragen en de toelichtingen in de subsidiedeclaratie. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Oordeel (indien goedkeurend)

Wij zijn van oordeel dat de subsidiedeclaratie voldoet aan de subsidiebepalingen van het Bekostigingsbesluit Cultuuruitingen (het Besluit) inzake de verantwoording.

Tevens delen wij mede dat de bepalingen van het Besluit genoemd in het Controleprotocol bij de projectsubsidies en de nader gestelde subsidiebepalingen in de brief met kenmerk ...................................., d.d. ............................................. zijn nageleefd.

Oordeel (indien niet goedkeurend)

Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat ...............................................................................................................................................................................................

Plaats en datum

Handtekening

Naam accountant

Naam accountantskantoor

Adres

Postcode en woonplaats

Telefoon

Gebruikt u onderstaande checklist om alle onderwerpen te behandelen die vereist zijn voor de jaarlijkse inhoudelijke verslaglegging van uw project.

1. –

   geef een korte samenvatting van de beoogde doelstellingen van uw project.

2. –

   omschrijf in hoeverre u de doelstellingen van het project heeft gehaald.

3. –

   geef aan of de door u beoogde kwalitatieve en kwantitatieve meting uitgevoerd kunnen worden.

1. –

   omschrijf in hoeverre u de beoogde programmering heeft gerealiseerd.

2. –

   omschrijf in hoeverre u de beoogde ontwikkeling van de programmering heeft ingezet, en waar dit uit blijkt.

1. –

   omschrijf in hoeverre u het doel van uw marketingstrategie heeft gehaald.

2. –

   geef aan wat uw nulmeting is en wat uw eerste resultaten zijn ten opzichte van de nulmeting.

3. –

   geef een opgave van het aantal voorstellingen en/of concerten en bezoekersaantallen.

4. –

   geef zo specifiek mogelijk aan in hoeverre u het beoogde doelgroepbereik heeft gehaald.

5. –

   geef aan in hoeverre uw aanpak van het doelgroepbereik succesvol is geweest.

1. –

   omschrijf het verloop van de samenwerking.

2. –

   omschrijf of en in hoeverre u de beoogde meerwaarde van de samenwerking heeft gehaald en waaruit dat blijkt.

1. –

   geef aan welke verbeterpunten u naar aanleiding van uw eerste ervaringen inzet voor het vervolg van het project.

2. –

   omschrijf eventuele bijstellingen in de doelstellingen van het project en of u doelstellingen laat vallen.