Wijzigingen Officiële bron
Circulaire wijzigingen in de Regeling periodieke audit GBACirculaire wijzigingen in de Regeling periodieke audit GBA

Indien u nog vragen heeft over de inhoud van deze circulaire kunt u contact opnemen met de Servicedesk van het Agentschap BPR: telefoonnummer 088-9001000.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, A.Th.B.Bijleveld-Schouten

Op 1 juli 2007 start de derde GBA audit cyclus. De vernieuwing komt voort uit de evaluatie die na de tweede audit cyclus is uitgevoerd. De resultaten van die evaluatie zijn aanleiding geweest de Regeling periodieke audit GBA te wijzigen. De evaluatie wees uit dat de bestaande audit op onderdelen niet effectief genoeg is binnen de huidige GBA. Bovendien zou de audit in zijn huidige vorm minder toegesneden zijn op de ontwikkelingen in de gemoderniseerde GBA.

Een algehele aanpassing van de audit is op dit moment echter nog niet mogelijk omdat de modernisering nog in gang is. Daarom is ervoor gekozen dat de aanpassingen in de derde cyclus een opmaat dienen te zijn voor de toekomstige audit die past binnen de gemoderniseerde GBA. De belangrijkste wijziging die nu heeft plaatsgevonden betreft het procesmatige deel van de audit. Deze houdt in dat de vragenlijst is gewijzigd en dit onderdeel van de audit is omgevormd tot een zelfevaluatieinstrument. Ook het inhoudelijke deel en het privacydeel van de audit zijn gewijzigd, zij het minder vergaand dan het procesmatige deel.

De wijziging van de Regeling periodieke audit GBA is gepubliceerd in Staatscourant 2007, nr. 43 en als bijlage 1 bij deze circulaire gevoegd.

Hier zal kort worden ingegaan op de belangrijkste wijzigingen in het inhoudelijke deel van de audit (waaronder de zogenaamde onherstelbare fouten), het procesmatige deel en het privacydeel.

Deze circulaire besteedt tevens aandacht aan het belang van een goede naleving van de auditverplichtingen.

De nieuwe verdelingslijst waarin wordt aangegeven in welke periode uw gemeente de audit moet (laten) uitvoeren, is als bijlage 2 opgenomen..

Bekend is dat bij de controle van de persoonslijsten soms afwijkingen worden geconstateerd die door de gemeente niet meer kunnen worden gecorrigeerd, de zogenaamde onherstelbare fouten. Onder voorwaarden zullen deze afwijkingen niet als een fout worden aangerekend. De fouten die het betreft en de voorwaarden staan beschreven in Kwaliteitsbrochure nr. 40 (art. 8, derde lid, onder b, Regeling periodieke audit GBA).

– Een aantal vragen uit de vragenlijst van het privacydeel is overgeheveld naar de vragenlijst bij het procesdeel van de audit, omdat ze daar meer op hun plaats zijn. Voor de rest is de vragenlijst voor het privacydeel van de audit nagenoeg niet gewijzigd.

De gewijzigde Regeling periodieke audit GBA kunt u raadplegen via www.overheid.nl. De bij de regeling horende bijlagen zijn ter inzage gelegd bij het Agentschap BPR. De bijlagen zijn ook te raadplegen op de website van het Agentschap (www.bprbzk.nl).

Het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) heeft ondermeer als taak toe te zien of de gemeenten hun auditverplichtingen op een juiste wijze uitvoeren. Het Cbp heeft onlangs de gemeenten die hun (her)auditverplichtingen uit de eerste en tweede cyclus niet zijn nagekomen uitgenodigd voor een hoorzitting.

Ook gedurende de derde cyclus zal het Cbp er nauw op toezien dat de auditverplichtingen door de gemeenten worden nagekomen. Tussen het Cbp en het Agentschap BPR zijn hieromtrent afspraken gemaakt. BPR zal gemeenten rappelleren indien (her)audit termijnen dreigen te worden overschreden. Zodra een termijn is overschreden wordt het Cbp geïnformeerd. Het Cbp kan aan een gemeente die deze verplichtingen niet nakomt een dwangsom opleggen.

De concept verdelingslijst is op 16 februari 2007 aan de gemeenten toegestuurd (artikel 53a, derde lid, Besluit GBA). Naar aanleiding van de reacties is de verdeling op een aantal punten aangepast. De definitieve verdelingslijst is als bijlage 2 opgenomen bij deze circulaire.

(Deze is gepubliceerd in de Staatscourant van 1 maart 2007, nr. 43, pag. 9)