Het is mogelijk deze handleiding te downloaden via internet. Dit gaat als volgt:

1. 1.

   Op de site http://www.minbuza.nl gaat u via ‘Europese Samenwerking’ en ‘subsidies’ naar ‘Matra’.

2. 2.

   Vervolgens kiest u in het Dossier Matra Subsidieprogramma ‘doelstellingen’ en ‘goed bestuur’

3. 3.

   Tot slot kiest u ‘Subsidiehandleiding 2008’.

Mocht het downloaden niet lukken dan kunt u deze handleiding ook op verzoek per e-mail toegestuurd krijgen. Op de website treft u bij het dossier Matra ook de sluitingstermijnen voor aanvragen en ander nieuws over recente ontwikkelingen van belang voor het Matra-projectenprogramma.

Voor nadere inlichtingen over het Matra-programma kunt u zich wenden tot:

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Directie Zuidoost en Oost-Europa en Uitvoering Matra

Afdeling Uitvoering Matra (DZO/UM)

Postbus 20061

2500 EB DEN HAAG

tel : (070) 348 65 95

fax : (070) 348 47 97

@ : matra@minbuza.nl

Deze subsidiehandleiding biedt u wegwijs bij aanvragen voor subsidie in het kader van het Matra-projectenprogramma. De doelstelling van het Matra-projectenprogramma is het bieden van ondersteuning aan het maatschappelijke middenveld en lokale bestuur in geselecteerde landen in Midden- en Oost-Europa alsook in geselecteerde buurlanden van de Europese Unie. Deze handleiding geeft aan wie kwalificeert als aanvrager van subsidie (par. 3.3) en welke landenlijst (par. 3.1) en selectiecriteria (par. 3.6) het ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert. Ook treft u een beschrijving aan van de beoordelingsprocedure (par. 3.5) en de vormvereisten aan een aanvraag (par. 3.4) .

Deze subsidiehandleiding vormt het formele kader voor de behandeling en beoordeling van subsidieaanvragen. De sjablonen voor het opstellen van aanvraag en de begroting treft u aan in de bijlagen bij de handleiding. Deze handleiding biedt uitleg over het programma en geeft de subsidievoorschriften weer.

Deze handleiding betreft uitsluitend het Matra-projectenprogramma. Voor de overige deelprogramma’s van Matra wordt u aangeraden de website www.minbuza.nl (Europese samenwerking resp. dossier Matra) te bezoeken.

Het programma Maatschappelijke Transformatie (Matra) werd ingesteld bij brief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal van 17 november 1993 (Kamerstuk 23 125, nr. 4) en valt onder de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken (Stb. 739) van 24 december 1998), het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken van 19 februari 2005 (Stb. 137) en artikel 2.2. en 2.3. van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Stcrt. 251) van 21 december 2005.

De begroting en memorie van toelichting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, in het bijzonder de beleidsartikelen 2 (goed bestuur en vredesopbouw) en 3 (Europese Integratie) geven aanvullende informatie over de uitvoering van het Matra-programma, waarvoor de minister van Buitenlandse Zaken verantwoordelijk is. De beleidsvoornemens voor de Nederlandse hulp aan Midden- en Oost-Europa zijn laatstelijk nader omschreven in de brief van de staatssecretaris voor Europese Zaken aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal van 21 september 2004 (Kamerstuk 23 987, nr. 39).

Tegen het eind van ieder jaar wordt door middel van een besluit van de minister van Buitenlandse Zaken in de Staatscourantpublicatie gemeld wanneer de sluitingsdatum is voor het indienen van aanvragen. Gewoonlijk wordt tweemaal per jaar een subsidietender gehouden met sluitingsdata in maart en september. Uiterlijk 6 weken voor de sluitingsdatum wordt in het besluit in de Staatscourant het subsidieplafond aangegeven evenals onder welke nadere voorwaarden het Matra-projectenprogramma het daaropvolgende jaar zal opereren.

Vanaf 1989 is in de landen van Midden- en Oost-Europa een proces op gang gekomen van politieke, economische en maatschappelijke transformatie naar een democratisch marktgeoriënteerd bestel. Het uiteenvallen van het centralistische, communistische bewind dat sturing trachtte te geven aan alle terreinen van het maatschappelijke leven, bood gelegenheid voor een veranderingsproces gericht op democratische structuren, rechtsbeginselen en een (sociale) markteconomie. Dat proces is overigens divers van karakter, zowel in tempo en richting als in de vorm waarin het zich voltrekt. Dat wordt onder meer veroorzaakt door de verschillen tussen de landen onderling en de mate waarin deze landen in het verleden al ervaring hebben opgedaan met democratische en meer decentrale structuren.

Een noodzakelijke voorwaarde voor een succesvolle transformatie is dat deze niet van buiten wordt opgelegd maar primair de verantwoordelijkheid is van de samenlevingen in de betrokken landen zelf. Dit vereist niet alleen bestuurlijke, wetgevende en andere institutionele ingrepen, maar ook een, per definitie tijdrovende, mentaliteitsverandering en/of cultuuromslag. Hierbij kunnen andere landen zoals Nederland zinvolle ondersteuning bieden, in het bijzonder waar het gaat om het creëren van de noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvol hervormingsbeleid.

Gezien de verschillen tussen en binnen landen in de ‘Matra-regio’ is het niet voorspelbaar wanneer ontwikkelingen in een land onomkeerbaar kunnen worden genoemd. Soms is sprake van positieve ontwikkelingen op één gebied, bijvoorbeeld economische hervormingen, terwijl op een ander terrein (politiek of sociaal) het resultaat achterblijft bij de verwachtingen. Hervormingen kunnen op langere termijn slechts slagen wanneer op alle terreinen voortgang wordt geboekt. Maatschappelijke transformatie is in feite een proces zonder einde. Het is niet goed mogelijk een eindpunt te definiëren of te bepalen hoe lang ondersteuning nodig zal zijn. Op een bepaald moment kan wél worden geconcludeerd dat de maatschappelijke transformatie zover is voortgeschreden, dat hulp van buitenaf voor het transformatieproces, of op deelgebieden daarvan, niet meer nodig is. Dit punt is bijvoorbeeld in ieder geval geacht te zijn bereikt indien een op de Matra-landenlijst voorkomend land toetreedt tot de Europese Unie.

Voor de landen waarmee geen onderhandelingen worden gevoerd over toekomstig EU-lidmaatschap dient het Matra-projectenprogramma gezien te worden als een bilaterale aanvulling op het Europese Nabuurschapsbeleid (ENB). Dit beleid is gebaseerd op de behoefte een bijdrage te leveren aan de stabiliteit en goed bestuur in de aangrenzende landen van de EU. De EU wil samenwerkingsrelaties onderhouden met een ring van goed geleide landen ten Oosten van de EU en aan de grens van het Middellandse Zeegebied.

Het specifieke karakter van Marokko als Zuiderbuur van de EU binnen het Matra-projectenprogramma verdient hier een nadere toelichting. In Marokko vindt een geleidelijk democratiseringsproces plaats. De hervormingen zijn de laatste jaren geïnspireerd door het staatshoofd koning Mohammed VI. De parlementaire verkiezingen in 2002 worden beschouwd als de eerste vrije en eerlijke verkiezingen met deelname van verscheidene politieke partijen. Het huidige kabinet bevordert sociale, economische en administratieve hervormingen. De verruiming van de persvrijheid, de hervorming van de veiligheidsdiensten, de herziening van het familierecht en de instelling van een waarheids- en verzoeningscommissie worden gezien als belangrijke stappen van de Marokkaanse regering. De Marokkaans-Nederlandse betrekkingen hebben een speciale betekenis naar aanleiding van de migratie van Marokkanen naar Nederland gedurende afgelopen decennia. De ervaring opgedaan met integratie van de Marokkaanse gemeenschap in Nederland kan relevant zijn voor projecten gericht op het aanhalen van contacten met Marokko. De gezaghebbende ‘Arab Human Development Reports’ van de UNDP bieden verder een waardevol referentiekader voor de bepaling van de relevantie van Matra-projecten in Noord-Afrika en het Midden-Oosten. In de strategische visie¹ voor de ontwikkeling van de Arabische wereld wordt bijvoorbeeld bescherming van de vrijheid van meningsuiting, vereniging en vergadering als een centraal thema genoemd. In de UNDP-rapporten wordt gemeld dat de vrijheid van ngo’s in Marokko de afgelopen jaren verder is verbeterd. Onafhankelijke en vrije organisaties zijn in Marokko wijd verspreid. Het is dus aannemelijk dat er een goede voedingsbodem is voor samenwerking in Matra-kader. Wel is de absorptiecapaciteit van deze veelal kleine organisaties niet groot en is het zaak de ambities van projecten niet te hoog te stellen.

Het Matra-projectenprogramma richt zich in het algemeen op de ondersteuning van de overgang naar een pluriforme, democratische rechtsstaat in landen in Midden- en Oost-Europa evenals in geselecteerde buurlanden ten zuiden van de Europese Unie. Het programma ondersteunt activiteiten die het proces van verandering stimuleren van de staat, zijn instituties, organisaties van burgers en hun onderlinge verbanden. De opzet van het programma is zodanig, dat tevens wordt beoogd een bijdrage te leveren aan de opbouw en versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen.

Op projectniveau is het doel institutionele versterking te bewerkstelligen door middel van twinning tussen de Nederlandse organisatie en de lokale partner. Het programma beoogt vraaggestuurd dergelijke projecten te subsidiëren waarbij de beoordeling grotendeels op projectniveau geschiedt. Er is geen sprake van prioriteiten per land en thema. De ervaring met Matra heeft geleerd dat de prioriteiten van de transformatie voor een land zijn weerslag vinden in de vraag van maatschappelijke organisaties naar ondersteuning via het type Matra-projecten.

De invulling van het Matra-projectenprogramma wordt vanuit twee invalshoeken benaderd, te weten die van de burgers en die van de lokale overheid. Van belang is de vraag welke invloed de activiteit heeft op de positie van de burger en/of de overheid en op de interactie tussen beide. De ondersteuning en beïnvloeding van het beleid van de centrale en/of lagere overheden binnen Matra verloopt als regel via maatschappelijke organisaties. Directe assistentie aan lokale overheden staat eveneens open voor subsidieverlening (zie verder par. 3.2 voor kwalificerende thema’s).

Vanuit het oogpunt van de burgers gaat het om de opbouw van een maatschappelijk middenveld of ‘civil society’ waarin burgers zich verantwoordelijk voelen voor de inrichting van hun eigen samenleving. Het gaat hierbij om het versterken van de rechtszekerheid en rechtsbescherming van burgers en het stimuleren van burgerschap, mondigheid, pluriformiteit, en particulier initiatief. Vanuit het oogpunt van de overheid richt het programma zich op de bevordering van goed bestuur, d.w.z. de verbetering van het functioneren van de overheid; de bevordering van democratie, openbaar bestuur en sociaal beleid; de bevordering van transparantie en verantwoording van overheidsoptreden; een verbeterde toegankelijkheid van overheden en het versterken van de rechtsstaat.

Voor subsidies onder het Matra-projectenprogramma komen alleen voorstellen in aanmerking die betrekking hebben op de volgende landen: Albanië, Armenië, Bosnië-Herzegovina, Georgië, Kroatië, Marokko, Macedonië, Moldavië, Oekraïne, Russische Federatie, Servië, Montenegro, Turkije en Wit-Rusland. Projectvoorstellen met een regionaal bereik, d.w.z. die in meer dan één van de hierboven genoemde landen tegelijk worden uitgevoerd, kunnen ook voor subsidiëring in aanmerking komen.

Om het gehele maatschappelijke spectrum te kunnen bedienen is een aantal thema’s vastgesteld waarbinnen projectvoorstellen in overweging worden genomen. De thema’s vertegenwoordigen aspecten van het maatschappelijke leven die van belang worden geacht voor het proces van transformatie en zijn daarom ondergeschikt aan de hoofddoelstelling van het Matra-programma (zie ook sectie 3.5 Beoordelingscriteria – Relevantie, toegevoegde waarde). Kwalificerende thema’s zijn:

1. 1.

   Wetgeving en recht

   1. –

      wetgeving: nieuwe of te wijzigen wetgeving, zowel wetgevingsproces als inhoud, en assistentie bij de implementatie van wetgeving

   2. –

      rechterlijke organisatie, onafhankelijke rechtspraak, rechtshandhaving en rechtshulp, inclusief het Openbaar Ministerie

   3. –

      gevangenishervormingen en reclassering

2. 2.

   Openbaar bestuur/openbare orde/politie

   1. –

      ‘Good Governance/Goed Bestuur’ ondersteuning en beïnvloeding van het beleid van decentrale en/of lagere overheden als regel via maatschappelijke organisaties.² Het gaat met name om (1) vergroting van de controleerbaarheid, legitimiteit, transparantie en democratisering van overheidsoptreden; (2) decentralisatie en deregulering, beheer en financiering van openbare voorzieningen; (3) beleidsvormingsprocessen; (4) hervorming openbare diensten

   2. –

      lokale intergemeentelijke samenwerking

   3. –

      professionalisering van het politieapparaat met betrekking tot de relatie politie-burger, politie-openbaar bestuur/Openbaar Ministerie, preventie, integriteit, wijkgerichte politiezorg

3. 3.

   Mensenrechten/ minderheden

   1. –

      activiteiten op het terrein van de mensenrechten en de integratie van minderheden

4. 4.

   Milieu

   1. –

      opbouw en versterking van milieu- en natuurbeschermingsorganisaties³ en hun netwerken

   2. –

      milieueducatie

   3. –

      ondersteuning en beïnvloeding van milieu-overheden door maatschappelijke organisaties bij de inrichting en uitvoering van milieutaken

5. 5.

   Volkshuisvesting

   1. –

      ontwikkeling/hervorming volkshuisvestingsbeleid, voornamelijk duurzaam bouwen, betaalbaarheid (subsidiebeleid en voorzieningen), verbetering van de woonomgeving, stedelijke vernieuwing, financiering, ordening

   2. –

      ondersteuning woningbouwcorporaties en gemeentelijke woonvoorzieningsdiensten

   3. –

      rechtszekerheid, integrale aanpak en participatie op lokaal niveau (onderdelen Habitat Agenda)

6. 6.

   Voorlichting/media

   1. –

      overheidsvoorlichting op provinciaal en lokaal niveau

   2. –

      informatievoorziening aan de burger in het belang van het beter functioneren van democratische samenleving

   3. –

      ondersteuning van vrije media: radio en televisie; journalistiek, kranten en tijdschriften, inclusief het ondersteunen van de gebruikmaking van nieuwe media

   4. –

      bewustwordingscampagnes van NGO’s (indien het gaat om milieu NGO’s, dan bij de aanvraag het thema milieu aanhouden)

7. 7.

   Cultuur

   1. –

      ontwikkeling culturele infrastructuur, met name in het licht van de nieuwe relatie tussen de overheid en het culturele veld; cultureel management

   2. –

      concrete vernieuwende culturele projecten, opbouwen onafhankelijke cultuuruitingen

8. 8.

   Welzijn

   1. –

      ontwikkeling vrijwilligerswerk en particulier initiatief; verenigingswezen

   2. –

      kwaliteitsverbetering van de professionele ouderen- en gehandicaptenzorg

   3. –

      ‘children at risk’: straatkinderen, kinderen en AIDS, kinderprostitutie, jeugdcriminaliteit, kinderarbeid

9. 9.

   Gezondheidszorg

   1. –

      ‘public health’: hervorming en stelselherziening, bewustwording (educatie, voorlichting en preventie)

   2. –

      eerstelijnsgezondheidszorg

   3. –

      extramurale geestelijke gezondheidszorg

   4. –

      verslavingszorg

   5. –

      patiëntenrechten

10. 10.

    Arbeid en sociaal beleid

    1. –

       arbeidsverhoudingen en -wetgeving, vakbeweging en werkgeversorganisaties

    2. –

       hervorming sociale zekerheid

    3. –

       arbeidsmarktbeleid: gericht op het versterken van het institutionele kader, verbetering re-integratie en arbeidsbemiddeling

    4. –

       gezondheid en veiligheid op de werkplek, arbeidsinspectie

11. 11.

    Onderwijs (voor zover betrekking hebbend op één of meer van de hierboven onder Matra kwalificerende thema’s)

    1. –

       onderwijsmanagement en onderwijsvernieuwing, medezeggenschap en ouderparticipatie

    2. –

       curriculumontwikkeling, onderwijsstandaarden en evaluatie, opleiding en nascholing leerkrachten (bepalend is de maatschappelijke relevantie van curricula)

    3. –

       beroepsonderwijs: stelselontwikkeling, inclusief ontwikkeling, evaluatie, opleiding en scholing leerkrachten, aansluiting onderwijs-arbeidsmarkt (bepalend is de vraag waar studenten na afloop van de studie een werkkring vinden, d.w.z. de relevantie van de beroepsrichtingen voor de maatschappelijke en dus niet de economische transformatie)

Subsidies uit het Matra-projectenprogramma kunnen worden aangevraagd door:

1. –

   in Nederland gevestigde niet-gouvernementele organisaties (NGO’s) en onderwijsinstellingen zonder winstoogmerk, decentrale en semi-overheden;

2. –

   Nederlandse vestigingen van internationale NGO’s die als een zelfstandige Nederlandse rechtspersoon bij een Kamer van Koophandel in Nederland zijn ingeschreven.

Een subsidie kan slechts worden aangevraagd door rechtspersonen.

De projectindiener dient op directe wijze inhoudelijke, voor het land en thema relevante, expertise in het project in te brengen.

Adviesbureaus en organisaties met een winstoogmerk kunnen niet zelfstandig een aanvraag indienen voor subsidie. Niet-gouvernementele organisaties en decentrale of semi-overheden kunnen wel experts van profit-organisaties opvoeren in de begroting van een project indien de aard van het project of de activiteiten dat vereist.

De enige uitzondering die op het voorgaande wordt gemaakt is voor organisaties met een winstoogmerk, waarbij echter de zeggenschap over de bedrijfsvoering volledig is toebedeeld aan een non-profit of not-for-profit organisatie. Feitelijk is er dan sprake van een vehikel, gebruikt door de non-profit of not-for-profit organisatie, bijvoorbeeld wegens fiscale redenen. De statutaire doelstelling(en) van beide rechtspersonen moeten aansluiten bij de MATRA doelstellingen én de non-profit of not-for-profit organisatie moet zelfstandig voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de eerste alinea van paragraaf 3.3. Voorbeeld: een universiteit, zijnde een not-for-profit onderwijsinstelling wier statutaire doelstellingen passen binnen MATRA, heeft een besloten vennootschap (bv) opgericht ten behoeve van specifieke onderzoeks- en onderwijstaken. Mits zij alle aandelen bezit van de bv, over deze bv volledige zeggenschap heeft en de statuten van de bv passen binnen MATRA, zou de bv als aanvrager van subsidie kunnen kwalificeren.

Het projectvoorstel moet voldoen aan de navolgende algemene vormvereisten.

Een subsidieaanvraag die op één of meerdere van de navolgende punten onvolledig is en waarvoor aanvullende informatie desgevraagd niet binnen de daartoe aangegeven termijn wordt verstrekt, wordt niet in behandeling genomen. De wettelijke beoordelingstermijn wordt opgeschort door de minister van Buitenlandse Zaken in geval van vragen naar aanleiding van de subsidieaanvraag.

1. 1.

   Een voorstel dient schriftelijk en in een elektronische versie (‘word’ of ‘pdf’ of ‘excel’ formaat, conform indeling van annex 1) te worden ingediend voorzien van de naam van de aanvrager(s), ondertekening door een tekenbevoegde persoon van de eindverantwoordelijke Nederlandse organisatie en datum evenals van alle gegevens die voor een beslissing op de aanvraag nodig zijn. Een voorstel dient in de Engelse taal en voor Marokko in de Franse taal gesteld te zijn. Het aantal in te dienen schriftelijke exemplaren van het voorstel is als volgt te bepalen: het aantal landen waarin het project wordt uitgevoerd plus drie.

2. 2.

   De maximale projectduur is 36 maanden. Per subsidieaanvraag kan ten hoogste een subsidie van EUR 700.000 worden toegekend, terwijl de minimumsubsidie EUR 25.000 bedraagt. Bij een maximale projectduur van minder dan 36 maanden kan ten hoogste een naar rato lager subsidiebedrag dan EUR. 700.000 worden toegekend.

3. 3.

   Een voorstel dient een beschrijving te geven van de probleemstelling, de doelstellingen, projectresultaten en -⁠activiteiten en benodigde middelen via een logisch denkraam (‘Logical Framework’). Deze beschrijving vormt de basis voor de beoordeling van de aanvraag, voor de monitoring van de voortgang van het project en de evaluatie van de resultaten. Bondigheid en helderheid van het voorstel strekken tot aanbeveling. Voor het opstellen van een projectdocument zijn bij deze brochure richtlijnen gevoegd. Toepassing van dit zogenoemde logisch denkraam is hierbij een vereiste. Een voorbeeld hiervan is toegevoegd in annex 2.

4. 4.

   Ook dient een omgevingsanalyse te worden gegeven. In deze analyse dient ondermeer te worden ingegaan op het beleid van de centrale en/of lokale overheid op het desbetreffende terrein alsook op andere – voor de uitvoering van het project relevante – ontwikkelingen in het betrokken land.

5. 5.

   Voorts dient het voorstel inzicht te geven in de uitvoeringscapaciteit van de indiener en de lokale partnerorganisatie (is het team in omvang en kwaliteit toereikend voor de beoogde activiteiten, etc.) en moeten de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken partijen goed gedefinieerd zijn.

6. 6.

   Tenzij er van een dusdanige politieke of bestuurlijke situatie sprake is dat geen steunbrieven van relevante overheden mogen worden verwacht, dienen de bij de aanvraag te voegen steunbrieven zicht te geven op de mate van politieke/bestuurlijke steun voor het voorstel. In de steunbrieven moeten de bijzondere betrokkenheid en het belang van de afgevende instantie bij het project tot uiting komen.

7. 7.

   Een voorstel gaat vergezeld van een inzichtelijke (in euro gestelde) begroting welke direct verband houdt met de uit te voeren activiteiten. De begroting dient te worden opgesteld conform het model dat als annex 3 bij deze brochure is gevoegd. Deze begroting dient te worden vergezeld van een getekende zendbrief (annex 3.2), een liquiditeitsplanning (annex 3.3), een beknopte samenvatting van de begroting (annex 3.4), een gedetailleerde begroting (annex 3.5), een inkomensverklaring voor de in te zetten experts (annex 3.6) en bijbehorende curricula vitae (annex 3.7).

8. 8.

   Een substantiële eigen bijdrage van de aanvrager, de lokale partner, de relevante centrale of lokale overheden, eventueel ‘in natura’ strekt tot aanbeveling. Een dergelijke eigen bijdrage dient in de projectbegroting zichtbaar gemaakt te zijn.

9. 9.

   In geval van cofinanciering van een project door een andere donor en/of de lokale partnerorganisatie worden in de begroting tevens de kosten opgenomen die niet vanuit het Matra-projectenprogramma worden gefinancierd.

10. 10.

    De aanvraag dient voorts vergezeld te gaan van een inhoudelijk en financieel jaarverslag (inclusief bijbehorende accountantsverklaring) van de indienende organisatie over het voorafgaande jaar. Het jaarverslag dient inzicht te geven in het vermogen en de lange termijn-/ korte termijnschulden.

11. 11.

    De aanvragers en de lokale organisaties die het project uitvoeren, dienen een effectieve en efficiënte uitvoering van het project te kunnen waarborgen en in staat te zijn tot een adequaat financieel beheer van de subsidiefondsen.⁴

Een projectvoorstel wordt voor advies voorgelegd aan relevante vakministeries, de Nederlandse ambassade in het land, resp. in de landen waar de voorgestelde activiteiten zullen worden uitgevoerd, en de regionale afdeling van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Met inachtneming van deze adviezen en de inhoudelijke en financiële beoordeling van het projectvoorstel zal de minister van Buitenlandse Zaken een besluit nemen op basis van de hierboven omschreven vereisten en criteria.

Begrensde financiële middelen leiden ertoe dat gedurende iedere subsidieronde (zie par. 2.1.) een keuze moet worden gemaakt tussen op zichzelf kwalificerende subsidieaanvragen. Dit gebeurt aan de hand van de in sectie 3.6 beschreven beoordelingscriteria, waarbij tevens gestreefd wordt naar een redelijke spreiding van activiteiten over de verschillende thema’s en de diverse landen. Ook beleidsmatige overwegingen kunnen ertoe leiden dat bij vergelijkbare kwalificaties, subsidies worden toegekend aan activiteiten die slechts bepaalde thema’s of landen bestrijken. Daarnaast wordt gestreefd naar een verantwoorde verdeling van subsidiefondsen over de aanvragers.

Binnen dertien weken zal de minister van Buitenlandse Zaken beslissen over de subsidieaanvraag. Het is mogelijk deze termijn éénmaal met maximaal dertien weken te verlengen.

Indien de minister om aanvullende informatie verzoekt, wordt deze termijn opgeschort.

De volgende beoordelingscriteria worden gehanteerd bij de vergelijkende beoordeling van aanvragen (zie par. 3.5):

Een aanvraag dient op projectniveau een bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het Matra-projectenprogramma zoals beschreven in paragraaf 2.3. Het bereiken van inhoudelijk bevredigende resultaten op een bepaald terrein betekent nog niet automatisch dat daarmee ook een bijdrage wordt geleverd aan de algemene Matra-doelstelling. Bij de uitvoering van het Matra-programma wordt getoetst of een voorgestelde activiteit toegevoegde waarde heeft voor de maatschappelijke transformatie. Het moet duidelijk zijn welke maatschappelijke doelen worden nagestreefd. Het project dient binnen de lokale context een innovatief karakter te dragen.

Het basisconcept van het programma op projectniveau is de institutionele versterking door middel van twinning tussen de Nederlandse organisatie en de lokale counterpart. Daarmee wordt tevens bijgedragen aan de opbouw en versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen. Onder twinning wordt verstaan: het aangaan van een organisatorische relatie tussen gelijkgerichte maatschappelijke organisaties met het oog op de uitvoering van het ingediende project en op de uitdrukkelijke wens van de organisaties om ook na afloop van het project een duurzame relatie te onderhouden. De thematiek van het project dient aantoonbaar tot de belevings- en ervaringswereld van de indienende organisatie en lokale projectpartner te worden gerekend. In de aanvraag zal dan ook moeten worden aangegeven wat de inhoudelijke bijdragen zijn van respectievelijk de Nederlandse en de lokale partner(s) in het project en op welke wijze de twinning (d.w.z. een langdurige relatie) wordt bevorderd. De meerwaarde van de inbreng vanuit Nederland en van de betrokken Nederlandse en lokale organisaties en hun samenwerking moet duidelijk in het voorstel naar voren komen. De Nederlandse organisatie dient hoofdzakelijk te werken met in Nederland wonende personen. Subsidieaanvragers dienen aantoonbare ervaring in de regio te hebben.

Projectvoorstellen die aantoonbaar de betrokkenheid van burgers bij de herstructurering van hun maatschappij bevorderen dan wel de basis leggen voor een dergelijke betrokkenheid genieten de voorkeur.

Een projectvoorstel moet duidelijk maken welke problemen in betrokken land(en) zijn geïdentificeerd, welke activiteiten zullen worden ontwikkeld en welke concrete resultaten moeten worden bereikt zodat de in het voorstel geformuleerde doelstellingen worden gehaald. Projectresultaten dienen concreet, tastbaar, meetbaar en in tijd te zijn omschreven. Bij de aangevraagde subsidie dient sprake te zijn van een goede kosten/baten verhouding, d.w.z. dat de subsidie in evenredige verhouding staat tot aard, omvang en beoogde resultaten van de activiteiten.

Het Matra-projectenprogramma kent een vraaggestuurd karakter, hetgeen tot uiting komt in de volgende eisen aan de indiening van het voorstel door de voorgestelde partners:

1. –

   de projectindiener dient aan te tonen dat de lokale partner binnen het project betrokken is als volwaardige twinningspartner in het project;

2. –

   projecten moet een gezamenlijk initiatief zijn van de lokale projectpartner(s) en de indienende organisatie in Nederland.

Uit de aanvraag moet verder blijken dat in de betrokken plaats, regio en land voldoende draagvlak voor het project bestaat. Dat draagvlak blijkt uit het expliciete verzoek van betrokkenen (counterpart resp. doelgroep) om de voorgestelde activiteit uit te voeren en – bij voorkeur – uit een voldoende eigen bijdrage van de aanvragende partij c.q. doelgroep en/of relevante overheden. Dit draagvlak bepaalt mede of een project haalbaar in de lokale context wordt geacht.

Elk voorstel dient duidelijk aan te geven op welke wijze de resultaten zullen worden verankerd, hoe de verkregen kennis wordt ‘geïnstitutionaliseerd’ en op welke wijze de projectresultaten worden verspreid. Het meezenden van een ‘businessplan’ of een vergelijkbare inschatting van de termijn waarbinnen en de manier waarop dit zelfstandig opereren wordt nagestreefd strekt tot voordeel. Projecten moeten een voorbeeld zijn voor de doelgroep en/of anderen in de omgeving.

Naast deze beoordelingscriteria gelden er twee op zichzelf staande, inhoudelijke afwijzingsgronden:

Projecten die hoofdzakelijk een voortzetting zijn van eerdere of nog lopende projecten gesubsidieerd door het Matra-projectenprogramma of uit middelen van andere donoren (d.w.z. projecten met dezelfde doelstellingen en vergelijkbare activiteiten en resultaten) zonder een aantoonbare toegevoegde innovatieve waarde t.o.v. deze eerdere of lopende projecten hebben een lagere prioriteit.

Een projectvoorstel kan te allen tijde worden afgewezen op grond van onverenigbaarheid van de projectdoelstellingen met de politieke beleidsdoelstellingen van de minister van Buitenlandse Zaken. Op grond van politieke overwegingen kunnen ook reeds ingediende voorstellen afgewezen worden. Ook kunnen een of meerdere landen vanwege buitenlands-politieke overwegingen worden uitgesloten van Matra-subsidies. Dit landenbeleid wordt openbaar gemaakt tezamen met de publicatie in de Staatscourant over de sluitingsdata van de subsidieronden.

De projecten dienen hoofdzakelijk te zijn gericht op overdracht van kennis en ervaring: technische assistentie en advisering, training en opleiding. Het accent van de activiteiten ligt in de landen in de regio. Subsidie wordt verleend voor de noodzakelijke kosten van de voorgenomen activiteiten in het licht van de doelstellingen die door het project worden beoogd. Het betreft de volgende hoofdkostensoorten:

1. 1.

   de inzet van personen;

2. 2.

   de aanschaf van voor de uitvoering van de projectactiviteiten benodigde goederen met een levensduur langer dan de projectduur;

3. 3.

   de noodzakelijke operationele kosten;

4. 4.

   trainingen en cursussen (n.b. de kosten/tarieven voor trainers of docenten vallen onder ‘inzet van personen’);

5. 5.

   de accountantsverklaring na afloop van het project (inclusief lokale accountants kosten), deze kostensoort is alleen van toepassing indien deze als vereiste is opgenomen in de beschikking;

6. 6.

   onvoorziene uitgaven (n.b. een subsidie wordt niet verleend ter dekking van tekorten na afloop van een project).

Voor een gedetailleerde beschrijving van subsidiabele kosten binnen deze hoofdcategorieën wordt verwezen naar annex 3 (en wel specifiek de onderdelen 3.1 ‘Overview of tariff rates’ en 3.5 ‘Itemised budget’).

Ten aanzien van de voornaamste kostenpost ‘inzet van personen’ gelden de volgende uitgangspunten:

1. –

   de loonkosten worden vergoed conform de aard van de werkzaamheden. Eventuele overkwalificatie komt niet voor vergoeding in aanmerking. De inzet van een directeur als projectdeskundige wordt bijvoorbeeld vergoed tegen een tarief van een projectdeskundige.

2. –

   Voor de inzet van personen die in Nederland in loondienst zijn, dient op basis van het bruto basis jaarinkomen van de personen gebruik te worden gemaakt van de gestandaardiseerde saximum tarieven van annex 3.1 (een eigen bijdrage van de Nederlandse organisatie kan ook blijken uit lagere dan de maximumtarieven) . Hierin zijn overheadkosten⁵, voorbereidingskosten evenals eventuele acquisitiekosten, het werkgeversaandeel in de loonkosten en niet door te berekenen tijd reeds verdisconteerd. Aangezien voor de beoordeling van het tarief inzage in het jaarinkomen van de werknemer noodzakelijk is, dient voor elke niet-lokale deskundige die in loondienst werkt, een ondertekend ‘formulier specificatie bruto basisjaarinkomen (werknemer)’ toegezonden te worden (zie annex 3.6).

3. –

   Er wordt een onderscheid gemaakt in tarieven die werknemers van non-profitorganisaties kunnen hanteren en externe experts opgevoerd in de begroting en werkzaam voor profitorganisaties (die overigens niet als hoofdindiener van een voorstel kunnen optreden, zie paragraaf 3.3).

4. –

   Wanneer een deskundige (die niet in loondienst is van de subsidieaanvrager of een andere werkgever) extern wordt ingehuurd, zal het ministerie op basis van het cv van deze zelfstandig adviseur beoordelen in welke (bruto) basisjaarinkomensklasse deze wordt ingedeeld (zie ook annex 3.1). Afhankelijk van de inkomensklasse kan een bijbehorend maximumtarief voor profitorganisaties worden gebruikt, alleen indien de verrekening ook met de werkgever plaatsvindt.

5. –

   Eventuele eerder gemaakte tariefafspraken met het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn voor dit programma niet van kracht.

De volgende activiteiten komen niet voor subsidiëring in aanmerking:

1. –

   de aanloop- en voorbereidingsactiviteiten van het project;

2. –

   de leverantie van uitsluitend of overwegend materialen of goederen;

3. –

   infrastructurele of bouwactiviteiten;

4. –

   éénmalige uitwisselingen, evenementen en conferenties;

5. –

   beurzen of studies;

6. –

   humanitaire hulpacties;

7. –

   (haalbaarheids-)studies

8. –

   overwegend academische projecten, gericht op onderzoek.

In geval van goedkeuring van een projectvoorstel zal het ministerie van Buitenlandse Zaken de aanvrager een subsidiebeschikking toesturen waarin de verplichtingen staan vermeld die aan de subsidieverlening zijn verbonden. Een model beschikking kan op verzoek worden toegezonden.

Betaling van de subsidie geschiedt als regel in vier termijnen bij wijze van voorschot en verrekening van reeds verantwoorde kosten. Bij de subsidieverlening wordt een werkvoorschot verstrekt van maximaal 20%. De tweede en derde betaling zijn afhankelijk van ontvangst en goedkeuring van de jaarlijkse rapportages en de liquiditeitspositie van de subsidieontvanger. Het betreft dan een afrekening van de gemaakte en verantwoorde kosten en een voorschot van maximaal zes maanden plus twee maanden voorschot voor de indieningstermijn van de rapportage. Tussentijdse liquiditeitsaanvragen zijn mogelijk voor een maximumperiode van zes maanden. Deze moeten vergezeld zijn van een overzicht van de gerealiseerde en voorziene uitgaven conform annex 6.1. Gedurende de looptijd van het project wordt maximaal 80% van de subsidie als voorschot verstrekt, de resterende 20% wordt verstrekt bij de subsidievaststelling, achteraf aan de hand van de eindrapportage.

Jaarlijks dient de subsidieontvanger inhoudelijk en financieel te rapporteren over de voortgang van de projectuitvoering op basis van de richtlijnen en het daarvoor ontwikkelde model. De rapportages dienen in het Engels (voor projecten in Marokko in het Frans) te worden gesteld. De interim-verslagen dienen als inleiding een korte samenvatting van het projectdocument te geven. Voorts dient een verslag een overzicht van voorgenomen en uitgevoerde activiteiten te bevatten met een beschrijving van de resultaten alsmede eventuele ontstane knelpunten en de redenen voor afwijkingen van het plan van aanpak. Belangrijk is verder dat het rapport een zelfevaluatie bevat met de mening van de uitvoerder over de voortgang van het project en de opinies van de ontvangende partijen. Tevens dienen alle in de rapportageperiode gedane uitgaven en een prognose voor de uitgaven in de volgende periode te worden vermeld. Bij cofinanciering dienen ook de uitgaven die door andere donoren worden gefinancierd te worden vermeld. Belangrijke financiële en inhoudelijke wijzigingen in de uitvoering van het project dienen niet alleen tussentijds separaat te worden toegelicht en voor akkoord te zijn voorgelegd maar bovendien expliciet te worden vermeld in de aanbiedingsbrief bij de rapportages. Tweemaal per jaar zal met de subsidieontvanger een voortgangsgesprek worden gevoerd.

Na afronding van de projectactiviteiten dient de subsidieontvanger een aanvraag in voor subsidievaststelling vergezeld van een inhoudelijk eindrapport alsook een financiële eindverantwoording op basis van de richtlijnen en het daarvoor ontwikkelde model (zie annex 4). Een accountantsverklaring van een registeraccountant of een accountant administratieconsulent is verplicht in het geval van subsidies van meer dan € 500.000 danwel wanneer door de minister nodig geacht. Deze verplichting wordt in de subsidiebeschikking opgenomen. Deze verklaring dient betrekking te hebben op alle uitgaven ten laste van Matra. Wanneer dat nodig wordt geacht zal de minister van Buitenlandse Zaken aangeven dat ook een lokale accountantsverklaring van een ter plekke gevestigde accountant bij de eindrapportage wordt gevoegd betreffende de lokale uitgaven.

Na goedkeuring van de inhoudelijke en financiële eindrapportage zal de minister van Buitenlandse Zaken binnen dertien weken beslissen over subsidievaststelling. De eindafrekening geschiedt op basis van de werkelijk gemaakte kosten tot een maximum van de toegekende subsidie.

Tijdens de looptijd van het project is de Nederlandse organisatie eigenaar van eventueel aangeschafte projectgoederen. Vóór de beëindiging van het project zal eigendomsoverdracht aan de lokale partner dienen plaats te vinden.