Deze selectielijst bestaat uit een aantal onderdelen.

In hoofdstuk 1 is de aanleiding, reikwijdte en het afsluiten of intrekken van oude selectielijsten geformuleerd.

Hoofdstuk 2 documenteert de totstandkoming van de selectielijst. Het bevat een verantwoording van de waardering, waarbij de bewaartermijnen van informatie worden vastgelegd. Informatie van permanente waarde is 'blijvend te bewaren'.

Hoofdstuk 3 beschrijft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de organisatie.

Hoofdstuk 4 vormt het feitelijke ‘hart’ van de selectielijst, namelijk de waarderingen van de processen. De processen zijn beschreven in procesblokken. Voor de indeling van deze procesblokken wordt verwezen naar bijlage 2.

De waardering ‘SA-B’ betekent ‘blijvend bewaren’ en overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Het bijhorende nummer verwijst naar het Systeem Analyse – Bewaarcriterium dat van toepassing is. Dit wordt nader uitgelegd in hoofdstuk 2. De waardering ‘V x jaar’ moet (tenzij anders aangegeven) gelezen worden als ‘vernietigen x jaar na sluiting van het desbetreffend dossier’’. Bij sommige processen kan de waardering ‘V x jaar na…’ staan. De vernietigingstermijn start dan na de betreffende aanduiding in de selectielijst.

De producten die genoemd worden in de beschrijving van het proces zijn niet uitputtend. De namen van de producten die een proces oplevert, kunnen namelijk veranderen in de loop der tijd. Daarnaast is het mogelijk dat een proces een product oplevert dat bij het opstellen van de lijst (nog) niet bekend was. Ook kunnen er nieuwe producten ontstaan of juist verdwijnen, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving.

Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht te beschikken over een actuele selectielijst.¹ Met behulp van een selectielijst selecteert een organisatie overheidsinformatie voor vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In een selectielijst is aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Ook geeft een selectielijst de termijnen aan, waarna vernietiging moet plaatsvinden.

Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet alleen papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.² Ook digitaal vastgelegde overheidsinformatie valt dus onder de archiefwet- en regelgeving. Te denken valt daarbij aan digitale documenten, databases, websites en uitingen op sociale media.

Deze selectielijst is opgesteld omdat een aanpassing in proces 28 nodig was. In de oude selectielijst waren alle petities gewaardeerd als blijvend te bewaren in hun oorspronkelijke vorm. Een deel van de petities bleek echter niet hanteerbaar of veilig te zijn voor het depot van het Nationaal Archief. In deze selectielijst is daarom aan de toelichting bij proces 28 toegevoegd dat het in sommige gevallen mogelijk is foto’s te maken van de petitie en die foto’s over te brengen naar het Nationaal Archief voor blijvende bewaring in plaats van de originele petities.

De Tweede Kamer der Staten-Generaal (verder in de tekst ‘Tweede Kamer’) is een Hoog College van Staat³ en haar taken vallen daarom geheel onder de werking van de Archiefwet 1995.

De Tweede Kamer heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom de zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Het presidium van de Tweede Kamer heeft het beheer van de archieven belegd bij de Griffier van de Tweede Kamer. De Griffier heeft mandaat verleend aan de ambtelijke organisatie tot het uitoefenen van zijn bevoegdheden op het gebied van de archivering. Het presidium houdt toezicht op de wijze waarop de Griffier leiding geeft aan de ambtelijke organisatie. Dit is geregeld in het Reglement van Orde van de Tweede Kamer (RvOTK) en de Regeling Archiefzorg.

De processen met betrekking tot de huisvesting van de Tweede Kamer vallen onder de verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, die deze taak op zijn beurt heeft gemandateerd aan het Rijksvastgoedbedrijf. De daar uitgevoerde processen vallen buiten de werking van deze selectielijst. In de voorliggende selectielijst zijn wel de processen inzake de bemoeienis van de Tweede Kamer met de eigen huisvesting opgenomen. Dit betreft de inrichting en het gebruik van de panden.

Personeelsdossiers vallen niet onder de reikwijdte van deze selectielijst, maar onder de Selectielijst Tweede Kamer der Staten-Generaal deelbeleidsterrein van personeelszaken, te weten het personeelsdossier over de periode vanaf 1945, Stcr. 11 juni 2009 nr. 105, voor het selecteren van de personeelsdossiers van ambtenaren van de Tweede Kamer. Deze dossiers worden sinds 1 januari 2019 beheerd door P-Direkt. Ook de archieven van de fracties uit de Tweede Kamer vallen niet onder deze selectielijst: de fracties zijn zelf verantwoordelijk voor hun archieven.

Deze selectielijst gaat met terugwerkende kracht in vanaf 5 mei 1945 en is na publicatie in de Staatscourant maximaal 20 jaar geldig.

Met de datum van 5 mei 1945 wordt zoveel mogelijk aangesloten bij voorgaande selectielijsten van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, waarin vermeld stond dat die betrekking hadden op de periode vanaf het einde van de Tweede Wereldoorlog. Om hiaten te voorkomen tussen de voorgaande en voorliggende selectielijsten is gekozen voor de (symbolische) datum van 5 mei 1945. In de concordans in bijlage 3 zijn de verwijzingen naar de oude handelingen opgenomen.

Met de vaststelling van deze selectielijst wordt de Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945, Stcrt. 10766, d.d. 25 februari 2020, ingetrokken.

De selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief is in 2010 in een Kamerbrief als volgt geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

1. 1.

   representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;

2. 2.

   representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving;

3. 3.

   door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.⁴

Het Nationaal Archief heeft met het oog op de operationalisering van deze nieuwe selectiedoelstelling een nieuwe waarderingsmethodiek (NWM) ontwikkeld, die in 2015 vorm kreeg in de handreiking Belangen in Balans (BiB). De nieuwe aanpak omvat de toepassing van drie instrumenten:

1. •

   Systeemanalyse

2. •

   Risicoanalyse

3. •

   Hotspotmonitor

Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. De resultaten van de systeemanalyse en de risicoanalyse zijn vastgelegd in de voorliggende selectielijst. Deze selectielijst wordt aangevuld met een periodiek en afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst, het resultaat van de uitvoering van de hotspotmonitor.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Concreet vermeldt de selectielijst welke grondslag – en in het geval van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens ook welke uitzonderingsgrond – van toepassing is bij de verwerking van persoonsgegevens. De grondslagen en uitzonderingsgronden zijn te vinden in onderstaand schema.

Grondslagen voor verwerking van gewone persoonsgegevens

Uitzonderingsgronden voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Uitzonderingsgronden voor verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens

Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse. De uitzonderingsgrond BP-10 ‘archivering in het algemeen belang’ wordt bijgevolg niet expliciet benoemd.

Voor de Tweede Kamer geldt dat de parlementaire processen (paragrafen 4.1 en 4.2) worden uitgevoerd op basis van een wettelijke taak. De in deze processen voorkomende persoonsgegevens vallen onder grondslag 3.⁵ De bedrijfsvoeringsprocessen (paragrafen 4.3, 4.4 en 4.5) worden uitgevoerd op basis van een gerechtvaardigd belang en vallen onder grondslag 6.⁶ Voor de soort persoonsgegevens (gewoon, bijzonder of strafrechtelijk) wordt verwezen naar het AVG-verwerkingsregister van de Tweede Kamer. In enkele gevallen is er een andere grondslag. Dit betreft de volgende processen:

Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.

De systeemanalyse bij de Tweede Kamer heeft bestaan uit het in kaart brengen en analyseren van de informatieknooppunten, omdat daar de belangrijkste stukkenstromen langs komen. In onder meer onderdeel 3.2.3 is de verwerking hiervan terug te vinden.

Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf selectiecriteria (SA-B1 t/m SA-B5) geformuleerd.

Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient te blijven, dan wel wanneer deze vernietigd moet worden. Het doel van een risicoanalyse is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang vast te stellen van een bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijkheid die hij heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang bewaren van informatie. Van ieder werkproces moeten de risico’s van vernietiging van overheidsinformatie op een bepaald moment in de tijd worden bepaald.

Bij het opstellen van deze selectielijst is voor de vernietigbare archiefbescheiden een risicoanalyse uitgevoerd. Bij elke categorie is met proceseigenaren besproken hoe lang de informatie nodig is voor de taakuitvoering. Daarnaast is per categorie gekeken naar de politieke, financiële, juridische en maatschappelijke (jegens de recht- en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is hierin meegenomen. Gezamenlijk is gekomen tot een termijn waarin de informatie nodig is.

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek voorziet in een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingscriteria benoemd worden.

Hotspots

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

1. •

   Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.⁷

2. •

   Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los.⁸

3. •

   Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.⁹

4. •

   Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de Minister of het Kabinet ernstig is bedreigd.¹⁰

De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om ervoor te zorgen dat de archiefstukken die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze stukken in de selectielijst.

Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijke gepubliceerde hotspotlijst. In de selectielijst wordt vastgelegd welke procedure wordt gevolgd en welke criteria worden gehanteerd voor het aanwijzen van hotspots.

Andere uitzonderingen

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit 1995 kunnen archiefstukken en dossiers, die normaal gesproken voor vernietiging in aanmerking komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende klassieke uitzonderingen:

1. •

   Het betreft zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie of werkveld uniek of bijzonder karakter.

2. •

   Het betreft personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn of zijn geweest voor het werkgebied of de organisatie.

3. •

   Kopieën of afschriften van informatieobjecten die als blijvend te bewaren zijn aangemerkt, maar die teloorgegaan zijn.

4. •

   Archiefbescheiden, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

Te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en andere uitzonderingen

De archivaris van de Tweede Kamer identificeert in overleg met de organisatie de onderwerpen die als hotspot of uitzondering kunnen worden gezien. Hiervan wordt een interne lijst bijgehouden. De archivaris legt de geïdentificeerde onderwerpen voor aan het Strategisch Informatie Overleg ter vaststelling. In het voorafgaande traject wordt over de lijst met onderwerpen advies gevraagd aan het Nationaal Archief. De definitieve hotspotlijst wordt uiteindelijk gepubliceerd op de websites van de Tweede Kamer en het Nationaal Archief.

Overigens worden veel zaken die als hotspot kunnen worden gezien, al in de Kamer behandeld. De neerslag van deze behandeling wordt hoe dan ook permanent bewaard.

In februari 2024 is de conceptselectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met het verzoek om de selectielijst vast te stellen. Dit concept werd in februari 2024 voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het Archiefbesluit 1995. Van het daaropvolgend overleg over de selectielijst is een verslag opgesteld (zie bijlage 4).

Vanaf 1 april 2024 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de balie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

Daarop werd de selectielijst op voordracht van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (d.d. [datum] met kenmerk NA/[kenmerk] bij klein koninklijk besluit (KB) van [datum] nr. [nummer] vastgesteld. Dit besluit is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. nr. [nummer] d.d. [datum]).

De voorliggende selectielijst is zoveel mogelijk tijdsonafhankelijk opgesteld, maar indien noodzakelijk moet deze tussentijds op onderdelen bijgewerkt worden op grond van wettelijke wijzigingen, wijziging in taken, spoedeisende bepalingen of vanwege termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch blijken te zijn.

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de taken van de Tweede Kamer en de inrichting van de organisatie van de Tweede Kamer.

De Staten-Generaal is een Hoog College van Staat dat ononderbroken zitting houdt en bestaat uit de Eerste en de Tweede Kamer en de Verenigde Vergadering. De Koning heeft het recht de Kamers van de Staten-Generaal, elk afzonderlijk of beiden tezamen, te ontbinden. De Staten-Generaal en met name de Tweede Kamer, heeft tot belangrijkste taak het vertegenwoordigen van de bevolking. De Tweede Kamer is stevig verankerd in de Grondwet. Het wettelijke kader wordt verder met name aangevuld met de Kieswet en de Comptabiliteitswet.

De Tweede Kamer bestaat uit 150 leden (tot 1956 waren dat er 100), die rechtstreeks worden gekozen. De Kamer is onafhankelijk. De leden genieten parlementaire onschendbaarheid en stemmen zonder last. Het lidmaatschap van de leden van de Tweede Kamer duurt in beginsel 4 jaar, afgezien van de mogelijkheid van voortijdige Kamerontbinding. In individuele gevallen kan het lidmaatschap voortijdig (tijdelijk) beëindigd worden bij overlijden, zwangerschap, ziekte, door het nemen van ontslag, wanneer één van de grondwettelijke vereisten voor het lidmaatschap wegvalt of als Kamerlid een betrekking gaat vervullen die onverenigbaar is met het Kamerlidmaatschap. Andere redenen voor beëindiging zijn er niet: de Kamerleden hebben recht op voortdurende uitoefening van het mandaat.

De Tweede Kamer heeft twee hoofdtaken:

1. •

   (Mede)wetgeving

2. •

   Controle van de regering

(Mede)wetgeving uit zich vooral in het recht van initiatief en het recht van amendement. Het recht van initiatief houdt in dat de Kamer zelf wetsvoorstellen mag indienen. Het recht van amendement houdt in dat de Kamer voorstellen tot wijziging van een wet mag indienen op één of meer artikelen uit die wet, maar dat mag de bedoeling van de wet niet veranderen. Onder (mede)wetgeving vallen ook Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB) en Rijkswetten.

De Tweede Kamer is bevoegd de regering te controleren. De Ministers zijn op grond van artikel 68 van de Grondwet verplicht inlichtingen te verstrekken. De Kamer heeft verschillende middelen om de regering te kunnen controleren, zoals het interpellatie- en vragenrecht (zowel mondeling als schriftelijk), het recht om een motie in te dienen (op elk onderwerp, of een motie van wantrouwen aan een Minister of het kabinet) en het onderzoek- en enquêterecht. Dit recht bestaat uit parlementair onderzoek door een onderzoekscommissie of een parlementaire enquêtecommissie.¹¹ Daar is sinds 2016 ook de parlementaire ondervraging aan toegevoegd. Dit is een middel tussen een hoorzitting en een parlementaire enquête in. Net als bij een parlementaire enquête zijn getuigen verplicht te verschijnen en kunnen zij onder ede worden gehoord. Er vindt geen uitgebreid literatuuronderzoek vooraf plaats.

Een bijzonder recht van de Kamer is het budgetrecht. Hierin komen de twee hoofdtaken samen: de begroting heeft de vorm van een wet, waarin de Kamer wijzigingen kan aanbrengen (via het recht van amendement). Na aanname van de begroting houdt de Kamer toezicht op de uitvoering ervan.

De Kamer kent naast de twee hoofdtaken nog enkele neventaken:

1. •

   Het ratificeren van verdragen;

2. •

   Het behandelen van verzoekschriften;

3. •

   Het benoemen van de Griffier en andere hoge ambtenaren van de Kamer;

4. •

   Het voordragen van leden van de Hoge Raad, de Algemene Rekenkamer en de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (CTIVD);

5. •

   Het benoemen van de Nationale ombudsman en de Kinderombudsman;

6. •

   Het opstellen van een Reglement van Orde (RvO) en huishoudelijke regels.

Sinds 2006 hebben burgers het recht een burgerinitiatief in te dienen om een onderwerp op de agenda van de Tweede Kamer te plaatsen. Om deze onderwerpen op de agenda te krijgen moeten steunbetuigingen verzameld worden en de onderwerpen moeten niet al door de Kamer besproken worden.

De Tweede Kamer bestaat uit twee organisatieonderdelen: de Kamer zelf (de parlementaire processen) en de ambtelijke organisatie.

De Tweede Kamer is samengesteld uit de Kamerleden die samenkomen in de Plenaire Vergadering. De Plenaire Vergadering kiest uit hun midden een Voorzitter en een presidium. De Kamer organiseert zich verder in commissies en zorgt zelf voor de inrichting van de parlementaire processen, daarbij ondersteund door de Griffier en de ambtelijke organisatie. Alle Kamervergaderingen zijn in beginsel openbaar en kunnen alleen bij uitzondering achter gesloten deuren worden gehouden. De verslagen van het overleg met gesloten deuren worden achter slot bewaard.

Er zijn binnen de Kamer verschillende soorten commissies, namelijk:

1. •

   Vaste commissies (voor ieder ministerie, met uitzondering van Algemene Zaken, voor Europese Zaken en voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken);

2. •

   Algemene commissies (ingesteld voor de duur van één zitting, om onderwerpen te behandelen die van bijzonder belang zijn voor de taken van de Kamer dan wel die vrijwel alle ministeries aangaan);

3. •

   Algemene commissies (ingesteld voor een beleidsterrein dat is toegewezen aan een Minister zonder portefeuille, bijvoorbeeld de Algemene commissie voor buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking);

4. •

   Themacommissies (ingesteld voor onderwerpen van groot maatschappelijk belang die niet specifiek één ministerie aangaan);

5. •

   Tijdelijke commissies (voor specifieke onderwerpen);

6. •

   Enquête- en onderzoekscommissies (ten behoeve van parlementair onderzoek);

7. •

   Commissies van advies (ten behoeve van advisering over de werkzaamheden van het presidium);

8. •

   Overige commissies (ingesteld voor specifieke taken zoals:

   1. ○

      Commissie voor het Onderzoek van de Geloofsbrieven;

   2. ○

      Commissie voor de Verzoekschriften en de Burgerinitiatieven;

   3. ○

      Commissie voor de Werkwijze;

   4. ○

      Commissie voorde Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten).

De Kamerleden zijn lid van fracties, die elk ondersteund worden door eigen fractiemedewerkers. De fracties vallen buiten de (ambtelijke) organisatie van de Kamer en beheren hun eigen archieven. Elke fractie heeft een ambtelijk secretaris die de bevoegdheid heeft de fractie te vertegenwoordigen. De fractie wijst zelf de ambtelijk secretaris aan.

Van alle plenaire vergaderingen wordt een geredigeerd woordelijke verslag opgesteld door de Dienst Verslag en Redactie (DVR, tot 2004 de Stenografische Dienst) over het ‘verhandelde’ in de Plenaire Vergaderingen van de Tweede Kamer, de zogenaamde ‘Handelingen’. Er is één serie beschikbaar op papier. Deze wordt bewaard in de ‘Handelingenkamer’ van de Tweede Kamer. Dit geldt niet als formeel archief. Van alle Handelingen wordt ook een archiefexemplaar naar het Nationaal Archief overgebracht. Sinds het vergaderjaar 2015/2016 gebeurt dit alleen nog digitaal. Waar in de selectielijst wordt verwezen naar het product ‘Handelingen’ wordt dit exemplaar bedoeld, ongeacht uit welk proces zij voortkomt.

De Handelingen van de Staten-Generaal vanaf 1995 worden via www.officielebekendmakingen.nl gepubliceerd op internet, samen met de agenda’s, de vragen van Kamerleden aan bewindspersonen en de antwoorden daarop en de documenten van de regering. De gedigitaliseerde stukken van 1814 tot 1945 worden aangeboden via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/uitgebreidzoeken/historisch.

De organisatie van de parlementaire processen sinds 1945 is redelijk stabiel.¹² De taken en werkzaamheden van de Tweede Kamer zijn immers grotendeels in de Grondwet verankerd. Uiteraard zijn er wel veranderingen geweest in de organisatie van de werkzaamheden van de Tweede Kamer.

Met name de positie van de verschillende commissies is veranderd. Zo zijn er vanaf 1953 vaste commissies voor elk departement. Deze commissies bereiden de plenaire behandeling van wetsvoorstellen en de begrotingshoofdstukken van hun departement voor. Ook is er steeds meer aandacht voor de controlerende taak van de Kamer. In de jaren 1960 wordt het instituut van de openbare commissievergadering ingevoerd. Vanaf de jaren 1980 hebben de Commissies ook de mogelijkheid moties en amendementen in te dienen. In de jaren 1990 deden nieuwe vormen van overleg hun intrede, zoals het Algemeen Overleg, het notaoverleg en het wetgevingsoverleg.

In 1994 vindt er een grote herziening plaats van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer (RvOTK). Hierin is met name het commissiestelsel grondig herzien. Dit heeft geleid tot het instellen van commissies per departement, met uitzondering van Algemene Zaken. Aanvullend zijn er enkele commissies die horizontaal van betekenis zijn voor alle departementen (zoals Europese Zaken). Daarnaast schrijft het RvOTK ook enkele commissies voor met specifieke taken, zoals de Commissie voor het onderzoek van de geloofsbrieven en een Commissie voor de verzoekschriften en burgerinitiatieven. Voor nadere informatie over deze commissies wordt naar het RvOTK verwezen.

Sinds 2002 zijn er niet veel veranderingen geweest. In algemene zin kan gezegd worden dat door de toename van de hoeveelheid wetten en de grotere nadruk op de controle op het regeringsbeleid er steeds meer werk bij de verschillende Kamercommissies komt te liggen. Met name de toegenomen druk van pers en burgers leidt ertoe dat er steeds meer aandacht komt voor de Tweede Kamer. Dit heeft tot gevolg dat de parlementaire stukkenstroom gestaag toeneemt. Dit heeft tot nu toe nog geen grote wijzigingen tot gevolg had in de inrichting van het parlementaire proces.¹³

De Kamer wordt ondersteund door een ambtelijke organisatie onder aansturing van de Griffier. De Griffier wordt benoemd door de Tweede Kamer.

De Griffier heeft binnen de Kamer een adviserende rol voor wat betreft de procedurele en staatsrechtelijke aspecten van de werkzaamheden van de Kamer. De Griffier heeft de volgende taken:

1. •

   Het voorbereiden, vastleggen en uitwerken van de beslissingen van de Tweede Kamer en het presidium;

2. •

   Het adviseren van de Voorzitter en het presidium;

3. •

   Het leiden van de ambtelijke organisatie;

4. •

   Het uitoefenen van het griffierschap van de Commissie voor de Werkwijze van de Tweede Kamer;

5. •

   Het beheren van de archieven van de Tweede Kamer.

Het Managementteam (MT) wordt gevormd door de Griffier en de directeuren van de diensten. De directeuren worden door het presidium benoemd. De Griffier is eindverantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de ambtelijke organisatie. De organisatieonderdelen die direct ressorteren onder de Griffier zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke en procesmatige begeleiding van het constitutionele proces en vallen daarmee vooral onder de parlementaire processen.

De ambtelijke organisatie ondersteunt het parlementaire proces door ‘het bieden van een politiek neutrale, adequate en innovatieve ondersteuning van alle leden in alle facetten van hun werk als volksvertegenwoordiger.’ Binnen de ambtelijke dienstverlening is sprake van:

1. •

   Procesondersteuning gericht op zaken als de administratieve organisatie, bedrijfsvoering, ICT, communicatie, verslaglegging, informatievoorziening, beheer van archieven en parlementaire objecten

2. •

   Facilitaire ondersteuning gericht op onder andere de huisvesting, inrichting, beveiliging, restauratieve voorzieningen en bodediensten

3. •

   Inhoudelijke ondersteuning gericht op de representatieve functie, de controlefunctie of de wetgevingsfunctie van de Tweede Kamer

Er zijn twee soorten ondersteunende diensten: de diensten die direct de parlementaire processen ondersteunen (en daarmee eigenlijk bij het primaire proces horen) en de bedrijfsvoeringsprocessen, die zich met name bezighouden met de zogenaamde PIOFACH-taken.¹⁴ Aan de PIOFACH-taken is als apart onderwerp ook beveiliging toegevoegd.

De ambtelijke ondersteuning van de Tweede Kamer is sinds 1945 ingrijpend veranderd. In eerste instantie is alleen de Griffier verantwoordelijk voor het leiden van de ambtelijke organisatie, die tot dan toe ook ‘de Griffie’ heette. Het leiden van de ambtelijke organisatie wordt echter te veelomvattend. In 1972 is er daarom een Directeur der Diensten aangesteld met als hoofdtaak het leiden en coördineren van de ondersteunende en verzorgende diensten en de informatievoorziening. In 1989 is deze directeur vervangen door drie directies (Informatievoorziening, Verzorgende Diensten, en Griffiediensten).

Vanaf 1994 zijn er nog maar twee directies: de Directie Constitutioneel Proces en de Directie Facilitair Bedrijf¹⁵. Het Institutioneel Onderzoek (RIO) beschrijft de situatie tot 2002. Na 2002 zijn er nog verschillende organisatorische wijzigingen doorgevoerd in de ambtelijke organisatie (zie bijlage 4 voor de organogrammen van 2006, 2012 en 2019).

In 2006 bestaat de organisatie uit een MT bestaande uit de Griffier, de Directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel & Organisatie en de Directeur Informatiseringsbeleid. In totaal zijn er twaalf afdelingen die ressorteren onder een Directeur en negen stafdiensten die direct onder de Griffier ressorteren.

In 2012 is het organogram nog grotendeels ongewijzigd. Wat vooral is veranderd, is de benaming van sommige stafdiensten en onderdelen. Het ‘Onderzoeks- en Verificatiebureau’ dat in 2006 nog opgenomen is, komt in 2012 niet meer voor. Dit bureau werd in 2002 opgezet en had een adviserende rol bij het begeleiden, verrichten en uitbesteden van onderzoeken door de Tweede Kamer. In 2009 is dit bureau samen met de staf van de Commissie voor de Rijksuitgaven, opgegaan in het ‘Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven’ (BOR). BOR is in 2017 opgegaan in de Dienst Analyse en Onderzoek.

Het organogram van 2019 is in enkele opzichten vereenvoudigd. Er zijn nog zeven diensten die rechtstreeks onder de Griffier vallen. De verdeling van de taken van de Directeuren is ook veranderd. Er is nu een Directeur Bedrijfsvoering en Informatisering en een Directeur Huisvesting, Renovatie en Financiën. De taakwijziging heeft vooral te maken met de verbouwing en renovatie van het Binnenhof (tussen de jaren 2020 en 2025). Onder de elf diensten die vallen onder de Directeuren, valt ook het Programma Tijdelijke Huisvesting en Renovatie Binnenhof. De dienst Communicatie is samengevoegd met de Dienst Voorlichting en vormt nu de Stafdienst Communicatie, ressorterend onder de Griffier.

Opvallend is dat waar veel overheidsorganisaties ondersteunende diensten hebben uitbesteed, de Tweede Kamer ervoor heeft gekozen dit in eigen beheer te blijven doen. Zo is er tot op heden een eigen Beveiligingsdienst en Restaurantbedrijf. Ook zijn er verschillende diensten uniek voor de Tweede Kamer, zoals de Dienst Verslag en Redactie (DVR, tot 2004 de Stenografische Dienst) die zorgt voor de verslaglegging van het handelen van de Tweede Kamer. Een uitzondering betreft de schoonmaakdienst: die is sinds 2018 ondergebracht bij de Rijksschoonmaakorganisatie.

De Tweede Kamer kent een aantal belangrijke overlegorganen. Het gaat hier om overleggen die gehouden worden tussen de Kamer en de ambtelijke organisatie. Hier komen veel informatiestromen samen. Het gaat dus niet over overleggen die gevoerd worden in de Tweede Kamer zelf. Dat is namelijk onderdeel van het primaire proces van de organisatie. Het betreft:

1. •

   Overleg tussen de ambtelijk secretarissen van de fracties en het Managementteam van de Tweede Kamer (het AS-MT), waarin vooral constitutionele zaken van overwegend organisatorische aard en facilitaire zaken worden besproken;

2. •

   Overleg tussen de Griffier en het presidium.

Daarnaast zijn er enkele informatieknooppunten, waar veel stukkenstromen samenkomen:

1. •

   De Griffie;

2. •

   De Griffies Commissies;

3. •

   Het MT van de Tweede Kamer, bestaande uit de Griffier en de Directeuren;

4. •

   De Dienst Analyse en Onderzoek (DAO), waar veel voorbereidend onderzoek plaatsvindt;

5. •

   De Dienst Verslag en Redactie (DVR), die zorgt voor de creatie en publicatie van notulen, verslagen en Handelingen;

6. •

   De Medezeggenschapsfunctie.¹⁶

De Tweede Kamer der Staten-Generaal heeft uiteraard een belangrijke relatie met de Eerste Kamer, aangezien zij gezamenlijk de Staten-Generaal vormen. Sinds 1815 bepaalt de Grondwet limitatief in welke gevallen de beide Kamers der Staten-Generaal in Verenigde Vergadering bijeen kunnen komen. Het betreft de opening van het parlementaire jaar, aangelegenheden betreffende de erfopvolging van de Koning en de inhuldiging van de Koning. De voorzitter van de Eerste Kamer heeft de verantwoordelijkheid over de Verenigde Vergadering. Om de samenwerking te faciliteren is er een Griffie voor de Interparlementaire Betrekkingen. De Eerste en Tweede Kamer delen de diensten van DVR, Beveiligingsdienst en de Dienst Automatisering. Overigens is overleg in gezamenlijke commissies van de Eerste en de Tweede Kamer een mogelijkheid die door de Grondwet wel wordt opengehouden. Dit gaat bijvoorbeeld over een gezamenlijke parlementaire enquête of vieringen die van belang zijn voor de Staten-Generaal als geheel, zoals de viering van 200 jaar kiesrecht. In de praktijk wordt er niet vaak gebruik gemaakt van deze optie.

Ook heeft de Kamer interparlementaire betrekkingen met andere parlementen. Dit kan plaatsvinden op niveau van de Europese Unie (EU), maar ook met parlementen uit andere Europese en niet-Europese landen. Daarnaast is er nauwe samenwerking tussen de parlementen van de Benelux. De Tweede Kamer stuurt een delegatie naar de Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad. In totaal hebben twaalf leden uit de Tweede Kamer zitting in deze Raad. Tevens zijn twaalf plaatsvervangers aangewezen. De Raad kent verschillende commissies waarin steeds vijf van de Nederlandse leden zitting hebben.

Er zijn uiteraard veel contacten met (de instituties van) de Europese Unie (EU). De Kamer heeft namelijk ook tot taak het Europese besluitvormingstraject te controleren. De Kamer bespreekt Europese onderwerpen met de regering. Het gaat om zaken als de interne markt, de EU-begroting, verdragswijzigingen en uitbreiding van de EU. Deze taak maakt integraal onderdeel uit van de overige parlementaire processen (bijvoorbeeld via de Vaste Commissie voor Europese Zaken) en is daarom niet apart opgenomen in de selectielijst.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is het ministerie dat het budget levert voor de Tweede Kamer. Het presidium van de Tweede Kamer levert een raming aan voor het uitvoeren van de eigen werkzaamheden. De raming wordt vervolgens vastgesteld door de Tweede Kamer. Daarna wordt de raming doorgestuurd naar BZK, dat zorgt voor de financiering door het leveren van dat budget.

Naast het leveren van budget, zorgt BZK als eigenaar van de panden gelegen aan het Binnenhof, ook voor de huisvesting van de Tweede Kamer. Het beheer van de panden is door BZK belegd bij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). De Kamer heeft inspraak in het beheer en onderhoud van de panden en gaat over inrichting ervan.

De Tweede Kamer kent verschillende systemen en registraties waarin informatie wordt bijgehouden. Momenteel vindt archivering hybride plaats: een deel is digitaal en een deel is papier. Bijna alle parlementaire documenten van de Kamer worden digitaal gepubliceerd. Dit betreft bijvoorbeeld de Kamerstukken en de Handelingen, maar ook beeldverslagen van vergaderingen. Een klein deel van deze stukken wordt nog in papieren vorm gearchiveerd, maar het grootste deel is digitaal.

De Handelingen werden tot en met het vergaderjaar 2014/2015 in papieren vorm overgebracht naar het Nationaal Archief. Vanaf het vergaderjaar 2015/2016 worden de Handelingen alleen nog in digitale vorm overgedragen. Tevens wordt het audiovisuele materiaal van de plenaire vergaderingen vanaf dat vergaderjaar daags na creatie gearchiveerd bij het Nationaal Archief en het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid.

De primaire ordening is van oudsher op basis van functie of dienstonderdeel, waarbij er een secundaire ordening op onderwerp en op jaar is aangebracht.¹⁷ Zo zijn er archiefblokken van de Voorzitter, de Griffier, het presidium, de Commissies en de verschillende (staf)diensten.

De parlementaire stukkenstroom is vaak geordend op soort document: motie, notulen, brieven van derden, kopij-stukken. Deze ordening is zowel in het papieren archief als in de applicatie van de parlementaire stukken terug te vinden. In de parlementaire applicatie vindt ordening plaats door middel van metadata. De verschillende documenten worden bovendien gekoppeld aan onder meer zaken, dossiers en activiteiten (bijvoorbeeld vergaderingen en stemmingen).

De primaire ordening van de digitale informatiehuishouding van de ambtelijke processen is veelal ook gebaseerd op basis van functie of dienstonderdeel. De secundaire ordening is afhankelijk van het proces, de inrichting door de gremia zelf, of het soort applicatie dat wordt gebruikt, of een combinatie van deze drie aspecten.

De ordening van de archieven op basis van functie of dienstonderdeel wordt in de selectielijst aangehouden, zolang er nog papieren archieven zijn. Daarmee sluiten de fysieke archieven aan op de archieven die reeds naar het Nationaal Archief zijn overgebracht en wordt de continuïteit tussen de archiefblokken gewaarborgd. De voorliggende selectielijst is ook gebaseerd op het procesgericht werken, zodat het aansluit bij een digitale werkwijze.

Om de selectielijst toepasbaar te maken voor beide archiveringswijzen, is er voor gekozen ook actoren (‘entiteiten’) op te nemen in de procesblokken in hoofdstuk 4.

De Tweede Kamer houdt enkele registers bij die inzicht geven in de werkwijze van de Kamer. Het betreft de volgende registers:

1. •

   Geschenkenregister: In het geschenkenregister worden geschenken vermeld met een waarde van meer dan 50 euro. Kamerleden dienen ontvangen geschenken te melden bij de Griffie Plenair. De lijst van ontvangen geschenken is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer;

2. •

   Reizenregister: De Griffie Plenair houdt een lijst bij van buitenlandse reizen van Kamerleden waarvan vervoers- en verblijfskosten geheel of gedeeltelijk door derden worden betaald. Het reizenregister is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer;

3. •

   Nevenfuncties: de Griffie Plenair houdt een register bij waarin de Kamerleden hun nevenactiviteiten en de (te verwachten) inkomsten vermelden, alsmede belangen die redelijkerwijs als relevant kunnen worden beschouwd. Het register is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer.

De processen worden beschreven in blokken. Een leeswijzer is opgenomen in bijlage 2. De bij de grondslag genoemde afkortingen zijn opgenomen in de lijst met afkortingen in bijlage 1. De verwijzing naar de handelingen in de oude selectielijsten is opgenomen in bijlage 3 (‘Concordans’).

Waar bij de entiteit ‘Plenaire Vergadering’ is opgenomen, is ook altijd de Griffie Plenair betrokken, alsmede het Bureau Wetgeving (BW). Zij zijn alleen als entiteit genoemd als het proces alleen door hen wordt uitgevoerd.

(1)

(2)

Proces: Het aanwijzen van de verkenner(s) en de kabinets(in)formateur(s)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)

(35)

Zie voor de gezamenlijke processen van de Verenigde Vergadering der Staten-Generaal de daarvoor opgestelde Selectielijst. De hier genoemde taken zijn specifiek voor de Tweede Kamer.

(36)

(37)

(38)

(39)

(40)

(41)

(42)

(43)

(44)

(45)

(46)

(47)

(48)

(49)

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

(55)

(56)

(57)

(58)

(59)

(60)

(61)

(62)

(63)

(64)

(65)

(66)

(67)

(68)

(69)

(70)

(71)

(72)

(73)

(74)

(75)

(76)

(77)

(78)

(79)

(80)

(81)

(82)

(83)

(84)

(85)

(86)

(87)

(88)

(89)

(90)

In de procesblokken komt de volgende informatie voor:

In onderstaand schema is de relatie tussen werkprocesnummers uit de vroegere Basis Selectie Documenten met de nummers in de nieuwe selectielijst weergegeven. In sommige gevallen zijn werkprocessen samengevoegd of is een oude handeling verdeeld over meerdere processen.

1. •

   Handeling 3 uit de selectielijst voor de Verenigde Vergadering is voor de Tweede Kamer te komen vervallen, omdat deze onder verantwoording valt van de Eerste Kamer.

2. •

   De Handelingen 25 en 57 uit de Selectielijst van de Tweede Kamer zijn komen te vervallen, omdat zij niet meer voorkomen en de neerslag al is verwerkt en overgebracht naar het Nationaal Archief. Sinds 03-07-2008 is deze taak ook komen te vervallen in het RvOTK.

In deze bijlage zijn de organogrammen van de ondersteuning van de Tweede Kamer opgenomen uit 2006, 2012 en 2019. Dit geeft een duidelijk beeld van de ontwikkeling van de organisatie.

Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen de Tweede Kamer der Staten-Generaal en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de documentaire neerslag van de Tweede Kamer der Staten-Generaal over de periode vanaf 1945.

Selectiedoelstelling en belangen

Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijs-zoekenden en voor historisch onderzoek.

Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

1. a.

   representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;

2. b.

   representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving;

3. c.

   door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.

(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).

Het overleg

Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats van december 2023 tot en met januari 2024. De concept-selectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995.

Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:

als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager:

Aliza Selles, adviseur informatiehuishouding

als vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris:

Douwe van der Galiën, senior adviseur waardering en selectie

als externe deskundige:

Jenny Goldschmidt

Verslag van het overleg

Reikwijdte van de selectielijst

De voorliggende selectielijst geldt voor de periode 5 mei 1945 tot heden en is van toepassing op de parlementaire en ondersteunende processen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag

Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven opgenomen, in 2010 geformuleerde selectiedoelstelling. De grondslag voor het bepalen van de blijvend te bewaren archief-bescheiden in deze selectielijst vormen de vijf systeemanalyse bewaarcriteria, geformuleerd in paragraaf 2.3.1.

Deze criteria worden aangevuld met de mogelijkheid tot uitzondering van vernietiging van archief-bescheiden op basis van artikel 5 eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit. In paragraaf 2.3.3 van de selectielijst zijn de uitzonderingen geformuleerd.

Opmerkingen bij de toelichtende tekst

Deze selectielijst is opgesteld omdat een aanpassing in werkproces 28 nodig was. Verder zijn er geen wijzigingen aangebracht in de selectielijst. Zie voor de totstandkoming van de rest van de selectielijst en het overleg over de overige processen de Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945, Stcrt. 10766, d.d. 25 februari 2020, die met de vaststelling van deze selectielijst is ingetrokken.

Op 19 september 2023 stelde de Dienst Informatie en Archief van de Tweede Kamer de Notitie Principebesluit inzake het Petitie-archief op. In deze notitie werd de moeilijkheid van de overbrenging van een deel van het petitie-archief naar het Nationaal Archief aangekaart.

Elke week krijgt de Tweede Kamer petities aangeboden. Het is één van de belangrijkste en meest toegankelijke manieren voor burgers om aandacht te vragen voor een specifiek onderwerp. In het archief van de Tweede Kamer bevindt zich op het moment van schrijven een collectie van ongeveer 350 petities uit de periode van de jaren zeventig tot heden. In de loop der tijd is het aantal ingezonden petities geleidelijk gegroeid. De collectie kenmerkt zich in alle opzichten door veelzijdigheid en diversiteit. Er komt een grote verscheidenheid aan onderwerpen aan de orde, meegaand met de actualiteit. Tegelijkertijd worden de petities ook op zeer uiteenlopend manieren vormgegeven, gebruikmakend van verschillende materialen en objecten, op talloze formaten. Daarnaast is te zien hoe de ondertekening van de petities in de loop der tijd verandert. Bij de oudere petities worden ‘natte’ handtekeningen gevoegd (pen op papier), terwijl later steeds vaker ook USB-sticks worden bijgevoegd (digitale ondertekening).

Volgens de vorige selectielijst van de Tweede Kamer moesten de petities in hun oorspronkelijke vorm blijvend worden bewaard en op termijn worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Bij de inventarisatie, bewerking en beschrijving van archieven worden normaal gesproken de normen van het Nationaal Archief ten aanzien van de materiële staat van de archieven gehanteerd. De archiefbescheiden moeten onder meer op de voorgeschreven manier worden verpakt, waarbij paperclips, nietjes enzovoorts worden verwijderd. Het gebruik van kunststoffen, lijm en plakband wordt zo veel mogelijk vermeden. Voor zover de fysieke toestand dit toeliet is in het verleden reeds een deel van het petitie-archief overgebracht naar het Nationaal Archief. Vanwege de grote verscheidenheid aan materialen en objecten kan het petitie-archief echter grotendeels niet aan de eisen van het Nationaal Archief voldoen. De petities bevatten onderdelen van metaal, plastics en lijm die de conservering bemoeilijken en op de lange termijn onmogelijk maken. De materialen en kunststoffen kunnen bovendien niet alleen van negatieve invloed zijn op de petities zelf, maar ook nadelige effecten hebben op de conservering van andere archiefbescheiden in het depot van het Nationaal Archief. Door de uiteenlopende formaten is het materiaal daarnaast moeilijk te verpakken en op te slaan in het depot. Ook het aanbieden van het materiaal aan bezoekers op de studiezaal van het Nationaal Archief zal te zijner moeizaam gaan, met aanzienlijke risico’s op beschadigingen. De duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden kan dus niet worden geborgd, zeker niet op de langere termijn.

In het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van 31 oktober 2023 is de Notitie Principebesluit inzake het Petitie-archief besproken. De deelnemers van het SIO kwamen tot de conclusie dat de petities blijvend moeten worden bewaard, maar dat overbrenging naar het Nationaal Archief niet in alle gevallen mogelijk is. In het SIO is besloten dat van petities die niet aan de normen en de vereisten van het Nationaal Archief voldoen foto’s worden verworven. Voorzien van metadata worden de foto’s op termijn overgebracht naar het Nationaal Archief in plaats van de originele petities. In het SIO is vervolgens besloten dat de selectielijst aangepast moet worden om deze verandering door te voeren.

Bespreking van afzonderlijke werkprocessen

Proces 28: Het behandelen van verzoekschriften en petities

Naar aanleiding van het bovenstaande is de tekst in het veld ‘Opmerking’ aangevuld met een uitleg over petities die niet in hun oorspronkelijke vorm overgebracht kunnen worden naar het Nationaal Archief. Op verzoek van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris heeft de vertegenwoordiger van de zorgdrager deze toelichting verder verduidelijkt en aangescherpt.

De externe deskundige is van mening dat men ervan kan uitgaan dat, in bepaalde gevallen, de bijzondere vorm die men kiest voor het aanbieden van een petitie voor een indiener/indieners deel uit kan maken van de boodschap die men in de petitie verwoordt. Aan de andere kant is het belang van het deugdelijk kunnen bewaren van de objecten, dat wil zeggen zonder risico voor schade aan deze of andere objecten, essentieel. Het komt de externe deskundige voor dat de Tweede Kamer een zorgvuldige afweging heeft gemaakt. In plaats van de originele objecten worden foto’s gearchiveerd, die een volledig beeld geven van de stukken en die voorzien worden van alle relevante aanvullende informatie. De selectie vindt plaats op basis van een vastgestelde criteriumlijst: gelet op het belang van een transparante afweging is het aan te bevelen deze criteriumlijst als bijlage toe te voegen. Immers, in de praktijk hangt de zorgvuldigheid van de afweging nauw samen met de criteria die gehanteerd worden.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris zijn het hiermee eens. De vertegenwoordiger van de zorgdrager heeft daarom bij de toelichting van het proces een link toegevoegd naar de website van de Tweede Kamer, waar de vastgestelde criteriumlijst staat vermeld. De criteriumlijst is een veranderlijk document. Mogelijk moeten in de toekomst bijvoorbeeld schadelijke stoffen worden toegevoegd die nu nog niet bekend zijn. In overleg met de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris heeft de vertegenwoordiger van de zorgdrager er daarom voor gekozen de criteriumlijst niet op te nemen in de selectielijst. In de selectielijst wordt enkel verwezen naar de criteriumlijst op de website van de Tweede Kamer. Bij opname van de criteriumlijst in de selectielijst zou een kleine wijziging in de criteriumlijst immers betekenen dat opnieuw de gehele vaststellingsprocedure van de selectielijst doorlopen moet worden.

Verslag van het overleg

De Tweede Kamer der Staten-Generaal en de algemene rijksarchivaris hebben deze selectielijst geaccordeerd in het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Het SIO vond bij uitzondering schriftelijk plaats, omdat alleen de toelichting bij werkproces 28 is aangepast in deze selectielijst. Het SIO leidde niet tot andere inzichten of aanpassingen.